{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":1,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":26,"n_cols":23,"rows_kept":26,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[25,4,25,6],[26,4,26,6],[27,4,27,6],[6,14,7,14],[0,0,1,2],[22,2,22,6],[23,4,23,6],[24,4,24,6],[17,0,17,2],[18,0,18,2],[18,3,18,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[29,0,29,1],[19,15,19,17],[29,15,29,17],[19,0,19,1],[2,0,2,22],[5,4,7,4],[3,0,3,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,20,7,20],[30,15,30,17],[17,19,17,22],[17,13,17,17],[18,15,18,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[6,21,7,21],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1," Auditorias Internas de Calidad y ambiental","El proceso Gestión de Conocimiento e Innovación realizó en el alcance de la presente auditoria un total de ocho (8) comisiones, de las cuales seis (6) equivalentes a un 75% fueron legalizadas de manera extemporánea, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”.","Debilidades en el conocimiento del procedimiento  JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” ","Acción Mejora - AM","Capacitación sobre la ejecución y legalización de comisiones dentro de los plazos establecidos","Coordinar con el proceso de Administración de Bienes y Servicios capacitación sobre el cumplimiento de los requisitos para la legalización de las comisiones y desplazamientos y dar así cumplimiento a lo contemplado en el procedimiento JEP-PT-09-07 ","2020-12-01","2021-01-30","Subdirectora de Fortalecimiento Institucional","2021-02-05","El día 30 de noviembre del 2020 se llevó a cabo por parte del Proceso de Administración de Bienes y Servicios, capacitación sobre legalización de las comisiones y desplazamientos(JEP-PT-09-07) al equipo de Fortalecimiento Institucional (proceso de gestión del Conocimiento y Proceso de Gestión de Calidad) sobre legalización de las comisiones y desplazamientos. Como evidencia se anexa en el Drive establecido para tal fin pantallazo de reunión y asistentes","Cerrada","Asesor III","2021-02-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto a la capacitación dada por el proceso Administración de Bienes y Servicios, sobre ejecución y legalización de comisiones celebrada el día 30 de noviembre del 2020.(Drive Actividad 1)","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se anexo los pantallazos de la citación y asistencia a la capacitación sobre el tema \"Comisiones y desplazamientos\" que contó con la participación de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional (Gestión del Conocimiento e Innovación) y fue dirigida por el proceso de Administración de Bienes y Servicios el día 30 de noviembre del 2020. Lo anterior, permite verificar la gestión realizada por el proceso frente a la actividad programada en el PM.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[2," Auditorias Internas de Calidad y ambiental","Se seleccionó y analizó un total de tres (3) PQRSDF asignadas al proceso Gestión de Conocimiento e Innovación en el marco de sus funciones durante el I semestre de 2020, observando que no se identificaron los radicados de respuesta emitidos por el proceso para el 100% de las PQRSDF, de manera que no fue posible determinar si hubo oportunidad en la respuesta y notificación al peticionario en los términos que establece la ley según la modalidad de petición.","Falta de control en la verificación del registro de las respuestas en la herramienta Orfeo o Conti","Acción Mejora - AM","Registro de expuestas en la herramienta CONTI","Control mensual sobre el estado en CONTI de las manifestaciones generadas al proceso de Gestión del Conocimiento ","2020-11-13","2020-12-31","Subdirectora de Fortalecimiento Institucional","2021-02-05","La Subdirección de Fortalecimiento Institucional, lider del Proceso Gestión del Conocimiento ha mantenido un control permanente sobre el estado de las solicitudes generadas para el proceso. Como evidencia se anexan en el Drive el balance de  estado de las PQRSDF en CONTI del proceso Gestión del conocimiento. ","Cerrada","Asesor III","2021-02-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto mantener control sobre las respuestas que se deben dar a las PQRSDF que se presentan al proceso de Gestión del Conocimiento.\nSe recomienda al proceso mantener un control sobre el estado de las PQRSDF contenidas en el CONTI de forma permanente (Drive Actividad 2)","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se anexo matriz en formato excel extraida del gestor documental CONTI que registra el estado detallado de cuatro (4) PQRSDF designadas en el mes de diciembre del 2020 al proceso Gestión del Conocimiento para el trámite respectivo. Lo anterior, permite verificar la gestión de control realizada por el proceso frente a la actividad programada en el PM.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia. Así mismo, evidenciar que se continúo ejecutando la acción con una frecuencia mensual conforme lo planificado en la columna G \"Control mensual sobre el estado en CONTI de las manifestaciones generadas al proceso de Gestión del Conocimiento\". \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[3," Auditorias Internas de Calidad y ambiental","Continuar con las acciones tendientes para la aprobación del documento Modelo de Gestión del Conocimiento, dado que, se cuenta con el documento preliminar (versión borrador) denominado “MARCO CONCEPTUAL PARA UN MODELO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ” de fecha noviembre del 2019, el cual hace parte de la fase planear de la caracterización y es un insumo relevante para la planificación de la gestión del conocimiento.","Ausencia de un Modelo de Gestión del Conocimiento referente que fuese aplicable en su totalidad a  una entidad con las particularidades de la JEP y que exprese en detalle sus necesidades de identificación, socialización y apropiación de conocimiento. ","Acción de Mejora - AM","Contar con un Modelo de Gestión del Conocimiento propio la JEP","Presentar y lograr la aprobación del Modelo del Gestión del Conocimiento por parte del Comité de Gestión ","2020-11-13","2020-12-30","Subdirectora de Fortalecimiento Institucional","2021-02-05","El día 09 de diciembre de 2020 se celebró reunión del comité de Gestión, oportunidad en la que se presentó para aprobación el Modelo de Gestión del Conocimiento, el cual fue aprobado por sus integrantes, como evidencia se adjunta en el Drive destinado para tal fin Acta de Comité de Gestión del 09 de diciembre 2020 en cuyo contenido se puede apreciar lo mencionado ","Cerrada","Asesor III","2021-02-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto a la aprobación del Modelo de Gestión del Conocimiento por parte del Comité de Gestión el día 9 de diciembre de 2020 (Drive Actividad 3)","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se anexo formato de Acta de Comité correspondiente a la celebración virtual el día 9 de diciembre del 2020 de la quinta sesión del Comité de Gestión para la Administración de Justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz –JEP - Sesión ordinaria, en la cual se aprobó por unanimidad en el numeral 5.1 el Modelo de Gestión del Conocimiento - MGC como instrumento del Modelo de Gestión de la JEP. Lo anterior, permite verificar la gestión realizada por el proceso frente a la actividad programada en el PM.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[4," Auditorias Internas de Calidad y ambiental","En relación con la etapa del “Actuar” de la caracterización JEP-PR-03 que señala “Definir acciones de mejora”, el proceso como ejercicio de autocontrol identificó la necesidad de actualizar los documentos del proceso correspondientes a la caracterización y los procedimientos de capacitación, inducción y reinducción, de pedagogía y de lecciones aprendidas, con el propósito de ajustar el nombre del lineamiento, los objetivos, el alcance, las entradas y salidas, las actividades, entre otros. Por lo anterior, se observa la necesidad de continuar con las acciones tendientes a la aprobación en el Sistema de Gestión de Calidad de dichos documentos.","Desajustes en la documentación del proceso de Gestión del Conocimiento, debido a las particularidades de la entidad y lo novedoso del modelo de gestión del conocimiento.","Acción de Mejora - AM","Actualización de la documentación del proceso Gestión del Conocimiento","Actualizar dentro del Sistema de Gestión de Calidad, la  caracterización, procedimientos y formatos del proceso Gestión del Conocimiento que lo requieran","2020-11-13","2021-01-30","Subdirectora de Fortalecimiento Institucional","2021-02-05","Con fecha 29 de enero de 2021 el Proceso de Gestión del Conocimiento, aprobó la actualización de los siguientes documentos del proceso:\n* Caracterización del proceso Gestión del Conocimiento\n* Procedimiento\nCapacitación, inducción y reinducción\n* Procedimiento Pedagogía\n* Procedimiento Experiencias institucionales y lecciones\naprendidas\n* Formato matriz de necesidades de formación\n* Formato Matriz de seguimiento de necesidades de formación\nComo evidencia se adjunta correos de evaluación de solicitud y correos de aprobación. Los documentos se encuentran en la intranet SGC/Proceso de Gestión del Conocimiento/proceso/procedimientos/formatos","Cerrada","Asesor III","2021-02-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto a la actualización de los documentos (caracterización, procedimientos y formatos) del proceso Gestión del Conocimiento  en el SGC de la JEP (Drive Actividad 4)","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se observó correos electrónicos que dan constancia de la solicitud, actualización o creación, validación y publicación en el Sistema de Gestión de Calidad del proceso Gestión del Conocimiento e Innovación de los siguientes documentos:\n\n- JEP-PR-03 Caracterización \"Proceso Gestión de Conocimiento\" versión 2.0 del 29 enero del 2021.\n- JEP-PT-03-01 Procedimiento \"Capacitación, Inducción y Reinducción\" versión 1.0 del 29 enero del 2021.\n- JEP-PT-03-02 Procedimiento \"Pedagogía\" versión 1.0 del 29 enero del 2021.\n- JEP-PT-03-03 Procedimiento \"Experiencias institucionales y lecciones aprendidas\" versión 1.0 del 29 enero del 2021.\n- JEP-FR-03-01 Formato \"Matriz de necesidades de formación\" versión 1.0 del 29 enero del 2021.\n- JEP-FR-03-05 Formato \"Matriz de seguimiento a actividades de formación\" versión 0.0 del 29 enero del 2021.\n\nLo anterior, permite verificar la gestión realizada por el proceso frente a la actividad programada en el PM.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[5," Auditorias Internas de Calidad y ambiental","En cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento JEP-PR-03, actividad No. 10 “En el marco del proceso de gestión del conocimiento se debe recolectar todo el material pedagógico utilizado en las acciones pedagógicas para su almacenamiento, uso y disposición por parte de los servidores públicos de la JEP”, el proceso a través de correo electrónico del 21 de agosto del 2020 informó: “Una vez se van desarrollando las acciones pedagógicas, las entidades contratadas entregan los materiales pedagógicos utilizados y/o productos resultantes de los convenios/contratos. Estos se van organizando en una carpeta interna. Se tiene previsto que en la intranet, en el sitio denominado: Gestión del Conocimiento, exista un botón en el cual se pueda tener acceso a todo el material pedagógico que haya.","Debilidades que conllevaron a retrasos para concluir las acciones de almacenamiento, clasificación, caracterización, cargue y socialización de la documentación de gestión del conocimiento\n","Acción de Mejora - AM","Consolidar el REDpositorio virtual de la JEP.","Clasificar, caracterizar, cargar y socializar la documentación resultante de la gestión del conocimiento","2020-11-13","2021-07-30","Subdirectora de Fortalecimiento Institucional","2021-02-05","En desarrollo, el plazo esta vigente hasta el 30/07/2021","Abierta ","Asesor III","2021-02-18","Aunque no se adelantaron gestiones realacionadas con el cumplimiento de esta actividad, esta se enceuntra dentro del plazo de cumplimiento (hasta el mes de julio del 2021) ","Abierta","Contratista SCI","2021-02-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo suministrado por el proceso la actividad se encuentra en desarrollo y no se suministran evidencias durante este periodo, toda vez que la fecha de finalización está programada hasta el 30 de julio del 2021. Por lo anterior, no aplica la evaluación por parte de la Subdirección de Control Interno.\n\nPor lo anterior, la acción queda en estado \"Abierta\" y se recomienda al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo aportado por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Abierta"]
[6," Auditorias Internas de Calidad y ambiental","Fortalecer los mecanismos de control y verificación de la información registrada en las bases de datos internas frente a lo reportado por el contratista, toda vez que, se evidenciaron diferencias entre los datos cuantitativos suministrados, que relacionan un total de veinte (20) temáticas con el respectivo listado de los servidores que fueron certificados en el marco de la ejecución del plan de capacitación vigencia 2019 y la cantidad de servidores certificados de acuerdo con lo relacionado en el informe final del convenio No. 211 de 2019 (UNAL) para los cursos y/o talleres","Falta de una base de datos única para la estadísticas de los participantes en los cursos de formación","Acción de Mejora - AM","Unificar y controlar los registros de asistencia en una única bases de datos.","Realizar cargue de asistencia en una única base de datos para las actividades de formación ","2021-02-01","2020-12-31","Subdirectora de Fortalecimiento Institucional","2021-02-05","La Subdirección de Fortalecimiento Institucional estableció una base de datos única para el registro de las actividades y la asistencia por parte de los participantes, la cual ha sido revisada de manera que refleje las actividades realizadas en la JEP y de la UNAL pudiendoase verificar la consistencia de la información. Como evidencia se adjunta la base de datos única de actividades de formación 2020. ","Cerrada","Asesor III","2021-02-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto a contar con la \"base de datos unica para asistencia a las actividades de formación\" lo que permite la consistencia de la información\nSe recomienda al proceso mantener un control sobre la información registrada en esta única base de datos para continuar con la consistencia de la información entre la JEP y la entidad que ofrece la formación (Drive Actividad 6)","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se creó una base de datos única de actividades de formación vigencia 2020 que registra de manera consolidada los datos estadísticos relacionados con asistencia bruta y neta, asistencia por tipología, asistencia por dependencia, entre otra información detallada.  Lo anterior, permite verificar la gestión realizada por el proceso frente a la actividad programada en el PM.\n\nEs preciso mencionar que, la fecha de inicio de la actividad (1/02/2021) establecida en el PM es posterior a la fecha de finalización (31/12/2020).\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[7," Auditorias Internas de Calidad y ambiental","Con el propósito de fortalecer los procesos pedagógicos de la JEP, se requiere incluir en el informe final las lecciones aprendidas, conforme lo dispuesto en el procedimiento JEP-PT-03-01 en su actividad No. 12 “(…) el Informe Final que debe contener las lecciones aprendidas para fortalecer los procesos de capacitación de la JEP”, toda vez que, al analizar el informe final Plan de Capacitación JEP-2019 este carece en su contenido de las lecciones aprendidas respecto de la actividad No. 12.","\nFalta de inclusión de lecciones aprendidas en la estructura del informe final de Plan de capacitación ","Acción de Mejora - AM","Lecciones aprendidas en las evaluación del plan anual de capacitación y de plan anual de pedagogía","Hacer explicitas las lecciones aprendidas en los informe de evaluación de plan de capacitación y plan de pedagogía ","2020-12-01","2020-12-30","Subdirectora de Fortalecimiento Institucional","2021-02-05","Los documentos de informe de evaluación del Plan Anual de Capacitación 2020 y Plan Anual de Pedagogía 2020, cuentan con un apartado específico sobre conclusiones y lecciones aprendidas.Como evidencia se anexa en el DRIVE el informe de evaluación al Plan Anual de Pedagogía 2020 y el Informe de evaluación de Capacitación 2020","Cerrada","Asesor III","2021-02-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad dado que el Informe de evaluación del Plan de Capacitación y el informe de Plan de Pedagogía cuentan con un espacio que comenta las lecciones aprendidas. \nSe lo anterior, se recomienda al proceso continuar recopilando las lecciones aprendidas que arrojan las actividades de gestión del conocimiento para futuras toma de decisiones (Drive Actividad 7)","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se anexó el Informe del plan anual de pedagogía 2020 emitido por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional como líder del proceso de Gestión del Conocimiento el 21 de enero del 2021, el cual contiene en la página 19 el capítulo \"Conclusiones y lecciones aprendidas\" que relaciona las lecciones aprendidas derivadas de la implementación del Plan Anual de Pedagogía 2020. Lo anterior, permite verificar la gestión realizada por el proceso frente a la actividad programada en el PM.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[8," Auditorias Internas de Calidad y ambiental","Se remitieron los correos electrónicos enviados masivamente por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional en los meses de octubre y diciembre de 2019, en los cuales se solicita a los asistentes el diligenciamiento de una encuesta de evaluación, con el propósito de conocer la percepción del curso realizado, la pertinencia de los conocimientos transmitidos y la utilidad del ejercicio en el marco del contrato suscrito por la JEP con la UNAL; lo anterior, en cumplimiento de la actividad 8 del procedimiento JEP-PT-03-01. Sin embargo, se observó que para los cursos establecidos en la siguiente tabla la respuesta fue cero (0), (Informe final Plan de Capacitación JEP-2019 - Apartado 3.1.8. Evaluación de curso y talleres con entidades externas). Por consiguiente, se hace necesario realizar acciones orientadas al diligenciamiento de las encuestas de evaluación por parte de los participantes a las actividades de formación y/o capacitación.","Falta de mecanismos para lograr la evaluación de las actividades de formación","Acción de Mejora - AM","Definir estrategias para evaluar los cursos de formación y realizar seguimiento a la misma.","Solicitar las evaluaciones y hacer seguimiento a los resultados de las actividades de formación una vez culminen su realización.","2020-12-01","2020-12-30","Subdirectora de Fortalecimiento Institucional","2021-02-05","La Subdirección de Fortalecimiento  Institucional, estableció un estricto seguimiento a las evaluaciones que se remitÍan a los participantes, en cuyos mails se indicaba que estas eran requisito para el otorgamiento del certificado de asistencia. Como evidencia se adjunta el informe final de Evaluacion del Plan Anual de Capacitación 2020 que da cuenta de las calificaciones obtenidas y los mails remitidos a los funcionarios. ","Cerrada","Asesor III","2021-02-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto a las evalauciones que se debieron surtir para contar con bases solidas sobre la percepción de las capacitaciones ofrecidas.\nSe recomienda continuar con la actividad permanente de evaluar la percepción de las actividades de formacón ofrecidas (Drive Actividad 8)","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se anexó los siguientes:\n\n- Base de datos consolidada en formato excel que contiene el reporte de las evaluaciones 2020 por tipología y por asistente, entre otra información detallada.\n- Informe de evaluación del plan de capacitación JEP - 2020 emitido por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional como líder del proceso Gestión del Conocimiento en diciembre del 2020 que registra el análisis cualitativo desde diferentes aspectos a las diferentes evaluaciones aplicadas como resultado de las capacitaciones ejecutadas.\n- Evaluaciones generadas tras los diferentes cursos y capacitaciones realizadas.\n\nLo anterior, permite verificar la gestión realizada por el proceso frente a la actividad programada en el PM.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"LUZ AMANDA GRANADOS URREA\nSubdirectora de Fortalecimiento Institucional"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-11-12","Luz Amanda Granados Urrea","Plan de Mejoramiento inicial"]
[null,null,"2021-02-28","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":27,"n_cols":9,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Escriba la causa raíz"]