{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":33,"n_cols":23,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[11,4,13,4],[11,5,13,5],[8,0,10,0],[11,2,13,2],[11,0,13,0],[11,1,13,1],[11,3,13,3],[8,5,10,5],[8,4,10,4],[8,3,10,3],[8,2,10,2],[8,1,10,1],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[6,21,7,21],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[38,15,38,17],[25,19,25,22],[25,13,25,17],[26,15,26,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[37,0,37,1],[27,15,27,17],[37,15,37,17],[27,0,27,1],[2,0,2,22],[5,4,7,4],[3,0,3,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,20,7,20],[33,4,33,6],[34,4,34,6],[35,4,35,6],[6,14,7,14],[0,0,1,2],[30,2,30,6],[31,4,31,6],[32,4,32,6],[25,0,25,2],[26,0,26,2],[26,3,26,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"Tratamiento especial individual - Despacho magistrada Heydi Baldosea"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Auditorías Internas y externas","Se hace necesario fortalecer las acciones de control que permitan optimizar los tiempos para la gestión de los trámites judiciales al interior del Despacho, con el propósito de dar cumplimiento al término de cinco (5) días hábiles para proferir la resolución que asume conocimiento, una vez se recibe por reparto la solicitud de sometimiento voluntario del Tercero Civil, conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a: “Recibido por reparto la solicitud de sometimiento, la SDSJ debe proferir resolución que asume conocimiento en un término de cinco (5) días”, por cuanto en el análisis realizado se observó se superó el término antes mencionado en ciertos casos","Alto volumen de la carga laboral al interior de despacho","Mejora - AM","Realizar control y segumiento para las solictudes de sometimiento voluntario de terceros en la base de datos que contine el reparto del despacho con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02","Incluir dos (2) variables en la base de datos del reparto denominadas: i) \"tiempo máximo de respuesta\", la cual permite generar una alerta a los profesionales informandoles el vencimiento de los términos y ii) \"Fecha en que se asume conocimiento\"  la cual permite conocer la fecha en que le profesional asume el conocimiento del caso","2021-02-15","2021-02-22","Heydi Baldosea","2021-04-07","Se crearon las dos variables en la base como se propusó inicialmente. Igualmente, se alertó a los profesionales y a la magistrada de estos casos para su revisión con prioridad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-13","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho de la magistrada Heydi Baldosea, se observa el cumplimiento de la actividad propuesta evidenciado en la inclusión de 2 variables \"tiempo máximo de respuesta\" y \"Fecha en que se asume conocimiento\" en el archivo de Excel \"Ítem 1-Actividad 1 y 2 Variables\"\nPor lo anterior se observa su cumplimiento y se sugiere el cierre de esta actividad por parte de la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Contratista SCI","2021-04-22","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidencia la base de datos del reparto asignado al Despacho, en la cual se incluyeron dos columnas para el control de los plazos establecidos, denominadas: \"tiempo máximo de respuesta\" y \"fecha en que se asume conocimiento\", dando así cumplimiento a la actividad propuesta, por tal motivo, el estado de la actividad es \"Cerrada\".\n\nSe informa al proceso que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:  Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"Diligenciamiento de las variables inlcuida en la base de datos del reparto del despacho.                                ","2021-02-23","2021-07-31","Heydi Baldosea","2021-04-07","Si se realizó el diligenciamiento de la base con las observaciones pertinentes en cada caso. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-13","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho de la magistrada Heydi Baldosea, se observa el cumplimiento de la actividad propuesta evidenciado en el diligenciamiento de las variables \"tiempo máximo de respuesta\" y \"Fecha en que se asume conocimiento\" tal como se observa en el archivo de Excel   \"Ítem 1-Actividad 1 y 2 Variables\"\nSe espera para el próximo seguimiento la continuidad de la actividad propuesta con el fin de solicitar el cierre de la misma y posteriormente determinar la eficacia de la acción","Abierta ","Contratista SCI","2021-04-22","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidencia la base de datos del reparto asignado al Despacho, en la cual se incluyeron dos columnas para el control de los plazos establecidos, denominadas: \"tiempo máximo de respuesta\" y \"fecha en que se asume conocimiento\". En dicha base de datos se observan dos solicitudes de \"Tercero\" asignadas al Despacho en el I trimestre de 2021, en las cuales se diligenciaron las columnas mencionadas y se registraron las observaciones pertinentes, así: una se encuentra priorizada en la Subsala C de Macrocasos y ya se había emitido resolución de asume conocimiento, previamente. La segunda solicitud llegó en reparto como sujeto \"Tercero\", sin embargo, al realizar la verificación por parte del Despacho, esta corresponde a una solicitud de ex integrante de fuerza pública. \n\nDe acuerdo con lo anterior, la acción continua en estado \"Abierta\" y se recomienda al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción, mediante el diligenciamiento permanente de las columnas incluidas en la base de datos del reparto, de tal forma que se logre evidenciar el cumplimiento de los términos para proferir resolución que asume conocimiento, en las solicitudes que se reciban de sometimiento voluntario de Terceros Civiles, conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a: “Recibido por reparto la solicitud de sometimiento, la SDSJ debe proferir resolución que asume conocimiento en un término de cinco (5) días” lo cual dio origen a la debilidad identificada. Lo anterior, a fin de medir el impacto de la implementación de la actividad propuesta en la debilidad identificada. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:  Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,"Incluir el reporte en las reuniones del despacho de los casos asignados al reparto y el trámite que se realizó con cada uno de ellos indicando si se asumió o no.","\n01/03/2021","2021-07-31","Heydi Baldosea","2021-04-07","Aun se encuentra pendiente debido a que el unico caso repartido como tercero es del 5 de abril de 2021 y la siguiente reunión de despacho en la cual se abordará el téma esta programada para el 15 de abril del 2021.","Abierta ","Profesional Especializado II","2021-04-13","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho de la magistrada Heydi Baldosea, se observa que al corte del presente monitoreo, la actividad aún se encuentra pendiente por desarrollar teniendo en cuenta que el único caso repartido como tercero es del 5 de abril de 2021 y la siguiente reunión de despacho en la cual se abordará el tema esta programada para el 15 de abril del 2021\".\nPor lo anterior, se espera para el próximo seguimiento observar la ejecución de esta actividad","Abierta ","Contratista SCI","2021-04-22","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo suministrado por el proceso, no se presenta ejecución de la actividad, toda vez que, a la fecha del reporte, se encuentra pendiente de realizar la reunión de despacho en la cual se abordará el téma de las solicitudes de \"Tercero\" recibidas. \n\nDe acuerdo con lo anterior, la acción continúa en estado \"Abierta\" y se requiere al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta"]
[2,"Auditorías Internas y externas","Incumplimiento a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo”, sustituido por el Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. (…)\nParágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.\nArtículo 30. Peticiones entre autoridades. Cuando una autoridad formule una petición de información o de documentos a otra, esta deberá resolverla en un término no mayor de diez (10) días. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14”.\nAsí mismo, los lineamientos internos emitidos en la JEP para reglamentar el trámite interno de las PQRSDF, mediante las resoluciones No. 3351 del 3 de octubre de 2019 adicionada por la Resolución No. 311 de 2020 y la Resolución No. 602 emitida el 22 de septiembre de 2020","El despacho cuenta con una base de datos pero esta no se encuentra consolidada ni permite su retroalimentación ya que unicamente se remite por correo electronico de manera informativa sobre los PQRSDF que se recepcionarón.","Mejora - AM","\nRealizar seguimiento y control de las respuestas o trámites de las PQRSDF que se reciben en el despacho","Unificar y cargar a One Drive la base de datos que la magistrada Heydi Baldosea remite por correo electronico","2021-02-15","2021-02-22","Heydi Baldosea","2021-04-07","Se unificó la base y se cargo en One Drive, lo que ha permitido un mejor seguimiento de las solicitudes que llegan al despacho y del trámite que debe darse a cada una de ellas. Igualmente se pudo identificar en esta base que algunas correspondian a tramites judiciales, mientras que otras si corresponden a derechos de petición","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-13","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho de la magistrada Heydi Baldosea, se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que se informa la unificación de la base de datos y cargue en el OneDrive,(que aunque no se presenta evidencia de su unificación y cargue en el One Drive), se presenta un archivo denominado \"Seguimiento PQRS\".\nPor lo anterior se observa su cumplimiento y se sugiere el cierre de esta actividad por parte de la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Contratista SCI","2021-04-22","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el proceso informa sobre la unificación de la base de datos de los documentos que se allegan al Despacho, en la cual se observa que, consta de 252 registros de los meses de febrero y marzo de 2021 tipificados como PQRSDF o trámite judicial y se especifican datos como: fecha de radicado, asunto, fecha de respuesta, tipo de solicitud, radicado de respuesta/número de resolución, entre otros.\n\nDe acuerdo con lo anterior, la acción continúa en estado \"Abierta\" y se requiere al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción. Se recomienda que, para el próximo seguimiento, se aporte el registro o evidencia del cargue de la base de datos mencionada, en el OneDrive respectivo, conforme a la actividad planificada.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el monitoreo realizado por el proceso. Así mismo, indica que no se presenta evidencia de la unificación y cargue en el One Drive de la base de datos de PQRSDF, sin embargo se da cierre a la actividad, por lo que se recomienda tener en cuenta que la actividad se cierra cuando se presentan las evidencias de la ejecución de la actividad según lo planificado y de esta forma brindar el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,"Realizar el diligenciamiento de la base de datos en linea por parte de cada profesional, en donde se reportaran los solicitudes que se remiten e igualmente la respuesta que se dieron en cada caso."," 23/02/2021  "," 31/07/2021   ","Heydi Baldosea","2021-04-07","La base se ha venido diligenciando y ha permitido generar alertas a los profesionales frente a lo que se encuentra pendiente e igualmente se ha logrado identificar aquellos casos que se deben priorizar.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-13","Conforme a lo informado por  el despacho de la magistrada Heydi Baldosea, se informa sobre el diligenciamiento de la base única por parte de los profesionales, para lo cual se presenta un archivo denominado \"Seguimiento PQRS\" que cuenta con 252 registros de los meses de febrero y marzo de 2021. \nPor lo anterior se observa el cumplimiento a la actividad propuesta y se espera para el próximo seguimiento la continuidad de la actividad propuesta con el fin de solicitar el cierre de la misma y posteriormente determinar la eficacia de la acción","Abierta ","Contratista SCI","2021-04-22","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el proceso aporta la base de datos de los documentos que se allegan al Despacho, en la cual se observa que, consta de 252 registros de los meses de febrero y marzo de 2021 tipificados como PQRSDF o trámite judicial y se especifican datos como: fecha de radicado, asunto, fecha de respuesta, tipo de solicitud, radicado de respuesta/número de resolución, entre otros. Se observa que, en la columna \"radicado de respuesta/número de resolución\" se diligencia el trámite dado al documento o si este se encuentra en \"Trámite\".\n\nDe acuerdo con lo anterior, la acción continúa en estado \"Abierta\" y se requiere al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción. Se recomienda que, para el próximo seguimiento, se realice un reporte estadístico que permita evidenciar el cumplimiento de los términos en las respuestas a las PQRSDF que se reciban en el Despacho. Lo anterior, a fin de medir el impacto de la implementación de la actividad propuesta en la debilidad identificada. \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,"Realizar seguimiento al trámite de las PQRSDF con el fin de relacionar en el sistema CONTI las respuestas que se dierón, evacuar los radicados que ya cuentan con una respuesta y cargar al sistema LEGALI las respuestas a las solicitudes allegadas por ese medio. Todo lo anterior, para tener un mejor control y organización de los documentos pendientes por trámitar. ","2021-03-01"," 31/07/2021   ","Heydi Baldosea","2021-04-07","Los profesionales han ido cargando las respuestas cuando corresponden a trámites judiciales. ","Abierta ","Profesional Especializado II","2021-04-13","Conforme a lo informado por  el despacho de la magistrada Heydi Baldosea, se informa sobre el diligenciamiento (cargue de respuestas) de la base única por parte de los profesionales cuando corresponden a trámites judiciales, para lo cual se presenta un archivo denominado \"Seguimiento PQRS\" que cuenta con 252 registros de los meses de febrero y marzo de 2021. No obstante, no se informa el resultado del seguimiento al trámite de las PQRSDF (relacionar en el sistema CONTI las respuestas, evacuar los radicados con respuesta y cargar al sistema LEGALI las respuestas a las solicitudes allegadas).\nPor lo anterior se observa que el despacho ha realizado las labores tendientes al cumplimiento de la actividad y se espera para el próximo seguimiento la continuidad de la actividad propuesta y lograr evidenciar el seguimiento a las PQRS con el fin de solicitar el cierre de la misma y posteriormente determinar la eficacia de la acción","Abierta ","Contratista SCI","2021-04-22","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el proceso aporta la base de datos de los documentos que se allegan al Despacho, en la cual se observa que, consta de 252 registros de los meses de febrero y marzo de 2021 tipificados como PQRSDF o trámite judicial y se especifican datos como: fecha de radicado, asunto, fecha de respuesta, tipo de solicitud, radicado de respuesta/número de resolución, entre otros. Se observa que, en la columna \"radicado de respuesta/número de resolución\" se diligencia el trámite dado al documento o si este se encuentra en \"Trámite\".\n\nDe acuerdo con lo anterior, la acción continúa en estado \"Abierta\" y se requiere al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción. Se recomienda que, para el próximo seguimiento, se aporten las evidencias del seguimiento al trámite de las PQRSDF, las respuestas asociadas en el sistema CONTI, control de los radicados que ya cuentan con una respuesta y el cargue en el sistema LEGALI de las respuestas a las solicitudes allegadas por ese medio. Lo anterior, conforme a la actividad planificada.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta"]
[3,"Auditorías Internas y externas","Legalización de manera extemporánea de ciertos casos, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”.","Uno de los documentos para legalizar la comisón solictada por la Magistrada,  es el certificado de permanencia que es expedido por un tercero a la JEP. Documento que no se pueden obtener en la mayorìa de los casos dentros de los tres (3) dìas hábiles previstos para la respectiva legalización. ","Mejora - AM","\nPreparar (previo a la comisión de servicios) los documentos necesarios para su legalización.","Elaborar un documento que permita validar el certificado de permanencia en los casos donde no se posible obetener  el certificado de permanencia el mismo dia de la comisión ","2021-02-15"," 31/07/2021   ","Heydi Baldosea","2021-04-07","Durante el tiempo de moniterio, se llevó a cabo una sola comisión y se logró su legalización a tiempo cumplimiendo con la actividad propuesta, es decir, elaborando el certificado de permanencia. Igualmente, se realizaron alertas al funcionario frente al tiempo maximo de legalización.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-13","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho de la magistrada Heydi Baldosea, se observa el cumplimiento de la presentación y legalización de la única comisión que se presentó en este primer trimestre, con el respectivo seguimiento de la funcionaria Camila Ortiz. De otra parte, en la actividad propone la elaboración de un documento que permita validar el certificado de permanencia en los casos donde no se posible obtener  el certificado de permanencia el mismo día de la comisión, caso que no se presentó para esta comisión.\nPor lo anterior, se observa el acatamiento de los tiempos para la legalización de comisiones y se espera para el próximo seguimiento evidenciar el documento propuesto y así solicitar el cierre de la acción.","Abierta ","Contratista SCI","2021-04-22","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidencian dos (2) correos electrónicos de fecha 24/03/2021 que soportan el trámite de legalización ante la Subdirección Financiera de la comisión realizada por un funcionario del Despacho durante el primer trimestre de 2021, la cual fue legalizada conforme a los plazos establecidos en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento”.\n\nDe acuerdo con lo anterior, la acción continúa en estado \"Abierta\" y se requiere al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción, mediante el seguimiento permanente al proceso de legalización de las comisiones, a fin de que este se realice en los términos establecidos procedimentalmente, así mismo, la elaboración del documento que permita validar el certificado de permanencia en los casos donde no sea posible obtener este documento el mismo dia de la comisión. Lo anterior, con el propósito de dar cobertura a la causa identificada en la debilidad y conforme quedó establecido en la actividad planificada. \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta"]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"Heydi Patricia Baldosea Perea\nMagistrada SDSJ"]
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[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2021-04-22","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":92,"n_cols":9,"rows_kept":92,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[90,0,90,9],[91,0,92,9],[83,0,89,1],[83,2,89,3],[83,4,89,5],[83,6,89,7],[83,8,89,9],[78,0,78,9],[79,0,79,9],[80,0,80,9],[81,0,81,9],[82,0,82,1],[82,2,82,3],[82,4,82,5],[82,6,82,7],[82,8,82,9],[67,0,68,9],[69,0,73,9],[74,0,75,9],[76,0,76,9],[77,0,77,9],[58,0,58,9],[59,0,60,9],[64,0,64,9],[65,0,65,9],[66,0,66,9],[51,0,57,1],[51,2,57,3],[51,4,57,5],[51,6,57,7],[51,8,57,9],[48,0,48,9],[49,0,49,9],[50,0,50,1],[50,2,50,3],[50,4,50,5],[50,6,50,7],[50,8,50,9],[42,0,43,9],[44,0,44,9],[45,0,45,9],[46,0,46,9],[47,0,47,9],[32,0,32,9],[33,0,33,9],[34,0,34,9],[35,0,36,9],[37,0,41,9],[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9],[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Se hace necesario fortalecer las acciones de control que permitan optimizar los tiempos para la gestión de los trámites judiciales al interior del Despacho, con el propósito de dar cumplimiento al término de cinco (5) días hábiles para proferir la resolución que asume conocimiento, una vez se recibe por reparto la solicitud de sometimiento voluntario del Tercero Civil, conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a: “Recibido por reparto la solicitud de sometimiento, la SDSJ debe proferir resolución que asume conocimiento en un término de cinco (5) días”, por cuanto en el análisis realizado se observó se superó el término antes mencionado en ciertos casos"]
["FECHA: 25/02/2021"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
["El alto volumen de la carga laboral al interior de despacho. ",null,"El proceso mediante ejercicio interno identificó la causas raiz"]
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["Escriba la causa raíz"]
["El alto volumen de la carga laboral al interior de despacho. "]
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["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Incumplimiento a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo”, sustituido por el Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. (…)\nParágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.\nArtículo 30. Peticiones entre autoridades. Cuando una autoridad formule una petición de información o de documentos a otra, esta deberá resolverla en un término no mayor de diez (10) días. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14”.\nAsí mismo, los lineamientos internos emitidos en la JEP para reglamentar el trámite interno de las PQRSDF, mediante las resoluciones No. 3351 del 3 de octubre de 2019 adicionada por la Resolución No. 311 de 2020 y la Resolución No. 602 emitida el 22 de septiembre de 2020"]
["FECHA: 25/02/2021"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
["El despacho cuenta con una base de datos pero esta no se encuentra consolidada ni permite su retroalimentación ya que unicamente se remite por correo electronico de manera informativa sobre los PQRSDF que se recepcionarón.",null,"El proceso mediante ejercicio interno identificó la causas raiz"]
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["Escriba la causa raíz"]
["El despacho cuenta con una base de datos pero esta no se encuentra consolidada ni permite su retroalimentación ya que unicamente se remite por correo electronico de manera informativa sobre los PQRSDF que se recepcionarón."]
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["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Legalización de manera extemporánea de ciertos casos, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”."]
["FECHA: 25/02/2021"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
["Uno de los documentos para legalizar la comisón solictada por la Magistrada,  es el certificado de permanencia que es expedido por un tercero a la JEP. Documento que no se pueden obtener en la mayorìa de los casos dentros de los tres (3) dìas hábiles previstos para la respectiva legalización. ",null,"El proceso mediante ejercicio interno identificó la causas raiz"]
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["Escriba la causa raíz"]
["Uno de los documentos para legalizar la comisón solictada por la Magistrada,  es el certificado de permanencia que es expedido por un tercero a la JEP. Documento que no se pueden obtener en la mayorìa de los casos dentros de los tres (3) dìas hábiles previstos para la respectiva legalización. "]