{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":37,"n_cols":23,"rows_kept":37,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[36,15,36,17],[23,19,23,22],[23,13,23,17],[24,15,24,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[6,21,7,21],[8,22,10,22],[8,21,10,21],[6,14,7,14],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[35,0,35,1],[25,15,25,17],[35,15,35,17],[25,0,25,1],[5,4,7,4],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[0,0,1,2],[28,2,28,6],[29,4,29,6],[30,4,30,6],[23,0,23,2],[24,0,24,2],[24,3,24,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[2,0,2,22],[3,0,3,2],[6,20,7,20],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[8,0,10,0],[18,0,19,0],[8,1,10,1],[8,2,10,2],[34,4,34,6],[36,4,36,6],[35,4,35,6],[18,1,19,1],[18,2,19,2],[31,4,31,6],[32,4,32,6],[33,4,33,6],[23,3,23,4]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"AMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","1. Realizada la verificación de la gestión realizada por el proceso para el cumplimiento de las actividades documentadas en el procedimiento JEP-PT-09-01, se observan las siguientes debilidades, así:   \n-El formato utilizado para ingreso a almacén no se encuentra codificado en el sistema de gestión de calidad \n-Algunos registros de ingresos a almacén y actas únicas de inventarios carecen de firmas en los campos de recepción, jefe de inventarios, jefe de la dependencia que recibe, jefe de la dependencia que entrega, la firma de quien entrega o incluso la totalidad de las firmas .\n-Se observó que, en el formato de ingreso al almacén, no se incluyen los campos de nombres y cargos de quien recibe o entrega los bienes al pie de su firma, así mismo en el formato de acta única de inventarios no se establece el campo del nombre y cargo de quien recibe y el cargo de quien entrega.\n-En el registro de los formatos ingreso al almacén y actas únicas de inventarios, se evidencian firmas escaneadas de los responsables de la gestión en el proceso auditado.\n-Se observaron diferentes tipos de anotaciones en los registros de los formatos ingreso al almacén y actas únicas de inventarios .\n-En cuanto a la organización documental, los registros se encuentran en AZ, con ganchos metálicos y de cosedora, sin foliación, manchas y perforaciones, desconociendo los establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de Archivos de Gestión del 17/07/2019 y de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN en el acuerdo 042 de 2002 ","\nDebilidades en el control y verificación de las actas únicas de inventario\n\n","Acción de Mejora-AM","Revisar y corregir actas de inventario ","Realizar revisión de cada una de las actas de inventario para verificar que se estén suscribiendo en los formatos codificados, sin anotaciones que vulneren su contenido, con la totalidad de las firmas de los involucrados en original, con los respectivos nombres y números de identificación.","2020-01-07","2020-06-30","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2020-10-05","Se continua con el reporte con el fin de que se evalué la eficacia de la actividad y se proceda con el cierre definitivo de la misma. \nDurante el tercer trimestre se suscribieron 11 actas únicas de inventarios JEP-FR-09-19, de ingreso a almacén, así: 5 en julio, 3 en agosto y 3 en septiembre, en la ultima versión dispuesta para ello del 10 de junio de 2020, con las correspondientes firmas, nombres, identificación y cargos, tanto de quien realiza la entrega como de quien recibe. (Evidencia: Carpeta. Actividad 1, Subcarpeta Ingresos almacén, Julio-2020, Agosto-2020, Septiembre-2020)\nDurante el tercer trimestre se suscribieron 94 actas únicas de inventarios JEP-FR-09-19, de entregas de almacén, así:  36 en julio, 14 en agosto y 44 en septiembre, en la ultima versión dispuesta para ello del 10 de junio de 2020, con las correspondientes firmas, nombres, identificación y cargos, tanto de quien realiza la entrega como de quien recibe. (Evidencia: Carpeta. Actividad 1, Subcarpeta Entregas almacén, Julio-2020, Agosto-2020, Septiembre-2020)","Cerrada","Asesor SFI","2020-10-13","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes evidenciados en el one drive se verifa que cumple con lo establecido en la metodologia definida por el sistema de gestión de calidad. La Subdirección de control interno determino como cerrada la actividad, informando  al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, se observa que la actividad fue declarada cerrada en el trimestre anterior , de igual forma se evidencia el  cumplimiento de la actividad toda vez que se presentaron los siguientes documentos, así:\n\n1. Una carpeta denominada \"Ingresos almacén\"\n2. Una carpeta denominada \"Entregas almacén\"\n\nCada una con las respectivas subcarpetas de los respectivos meses de julio, agosto y septiembre que corresponden al tercer trimestre una vez analizadas estas se observa que  se suscribieron 11 actas únicas de inventarios de ingreso a almacén, que corresponden a  5 en el mes de julio, 3 en agosto y 3 para el mes de septiembre, estas en la versión 2.0 de fecha  10 de junio de 2020,  se analizaron  aleatoriamente actas de ingreso a almacén y de las observadas se pudo constatar que presentaban  firmas, nombres, numero de  identificación así como el  respectivo cargo, tanto de quien realiza la entrega como de quien recibe el inventario del almacén. \n\nAhora bien, con relación a la carpeta \"entregas almacén\"  se observan 94 archivos adjuntos los cuales corresponden a actas únicas de inventarios  de entregas de almacén, así:  36 en julio, 14 en agosto y 44 para el mes de septiembre, estas en la versión 2.0 de fecha  10 de junio de 2020, se analizaron  aleatoriamente actas de entrega de almacén y de las observadas se pudo constatar que presentaban  firmas, nombres, numero de  identificación así como el  respectivo cargo, tanto de quien realiza la entrega como de quien recibe el inventario del almacén. \n\nLa Subdirección de Control Interno determinó como cerrada la actividad en el trimestre anterior; no obstante,  se recomendó al proceso  para este monitoreo , registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción, a lo que el proceso acudió celeremente y describió en el monitoreo los avances y situación actual en el marco de lo establecido en el plan de mejoramiento.\n","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se actualizó el procedimiento JEP-PT-09-01,  y el mismo se encuentra en implementación."]
[null,null,null,"Falencias en la organización documental, según el procedimiento JEP-PT-13-02 y los lineamientos emitidos por AGN","Acción de Mejora-AM","Organizar archivo ","Organizar los documentos de conformidad con el procedimiento JEP -PT-13-02 y los lineamientos emitidos por AGN ","2020-01-07","2020-12-31","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2020-10-05","En el marco del contrato JEP 391 de 2020, ejecutado por la Compañía de servicios archivísticos y tecnológicos se organizo la totalidad de las unidades documentales del almacén con la respectiva foliación y de conformidad con lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de Archivos de Gestión y de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN, dando cumplimiento al 100% de la actividad por lo que se solicita su cierre. (Evidencia: Carpeta. Actividad 2, Acta 37 Tercera entrega septiembre).","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-13","Conforme al monitoreo del proceso y las evidencias en one drive el porceos solicito apoyo por medio del contrato JEP 391 de 2020,  por la compañía de servicios archivísticos y tecnológicos se organizo la totalidad de las unidades documentales del almacén con la respectiva foliación y de conformidad con lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02, esto se puede evidencia por medio de acta de reunión con el contratista hace la entrega formal de las unudades documentales al grupo de Almacen.","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso de administración de bienes y servicios, se observa  el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se presentaron los siguientes documentos así:\n\n1. Acta 37 Tercera entrega septiembre (1)\n\nCon relación al archivo este corresponde a copia del acta 037 de fecha 30 de septiembre de 2020 y cuyo objetivo fue generar acta de entrega de archivos físicos y digitales creados y cargados en el sistema CONTI de la dirección administrativa y financiera, lo cual bsuca claramente atacar las falencias en la organización documental, según el procedimiento JEP-PT-13-02 y los lineamientos emitidos por AGN, esta incluyó la clasificación de las series y subseries así como foliación y generación de hojas de control,  el prOceso solicitó apoyo por medio del contrato JEP 391 de 2020,  por la compañía de servicios archivísticos y tecnológicos se organizo la totalidad de las unidades documentales del almacén.\n\nPor consiguiente se la Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.","Cerrada"]
[null,null,null,"\n\nDesconocimiento sobre el manejo de formatos según el SGC y la importancia de conservar su información  \n\n","Acción de Mejora-AM","Capacitar equipo de inventarios sobre el manejo de formatos según el SGC","Realizar capacitación sobre el uso adecuado de los formatos codificados y la importancia de conservar su información  ","2020-02-03","2020-03-31","N/A","2020-10-05","Cumplida al 100%","Cerrada","Asesor SFI","2020-10-13","Esta actividad la dio por cerrada la Subdirección de Control Interno con fecha  29-04-2020.  La Subdirección de control interno determino como cerrada la actividad, informando  al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-04-29","\nConforme con las evidencias presentadas  en el trimestre anterior por la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura,  se observó el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se constató con los documentos compartidos en el Drive, una presentación en  PowerPoint sobre el uso de formatos codificados.  De igual manera,  se presentó la lista de asistencia de la respectiva capacitación impartida al grupo de almacén conformada por 5 personas, una vez revisados aletoriamente los formatos codificados de actividades del proceso se observó que estas se encuentran diligenciadas en debida forma, por lo que la actividad se encuentra cerrada.\n\nSe recomienda al proceso continuar con capacitaciones de actualización para mantener en constante actualización y procurar el mejoramiento continuo dentro del proceso.","Cerrada"]
[2,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","2. Se evidencia la autorización de comisiones a Servidores públicos o desplazamiento a contratistas, que tienen pendientes legalizaciones, lo anterior incumpliendo el punto de control establecido en la actividad No. 5 del procedimiento JEP-PT-09-07 .","Debilidades en el cumplimiento de los controles establecidos en el procedimiento JEP-PT-09-07\n\nFalta de herramientas ofimáticas que permitan realizar verificación y control de manera automática. ","Acción de Mejora-AM","Implementar solicitud de comisiones en línea mediante SharePoint","Implementar la solicitud de comisión o autorización de desplazamiento mediante la herramienta SharePoint, con el fin de generar alertas al correo electrónico de legalizaciones pendientes antes y después del plazo de vencimiento y en caso de presentar legalizaciones vencidas no permitir el diligenciamiento de nuevas solicitudes de comisión o autorización de desplazamiento.","2020-02-03","2020-07-31","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2020-10-05","Se continua con el reporte con el fin de que se evalué la eficacia de la actividad y se proceda con el cierre definitivo de la misma. \nDurante el tercer trimestre se tramitaron 41 solicitudes de comisión y autorizaciones de desplazamiento así: 1 en julio, la cual fue derogada;6 en agosto, que se cumplieron y 34 en septiembre, cumplidas. Es importante mencionar que a la fecha las 40 solicitudes de comisión que fueron cumplidas, se encuentran legalizadas en los tiempos establecidos para ello. Se adjunta la evidencia con las legalizaciones radicadas oportunamente de las 40 comisiones. (Evidencia: Carpeta. Actividad 4-8-9, Subcarpetas Julio-2020, Agosto-2020 y Septiembre-2020) ","Cerrada ","Asesor SFI","2020-10-13","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes evidenciando la trazabilidad del 100% de la legalización de las comisiones en los tiempos establecidos (3 días habíles ). La Subdirección de control interno determino como cerrada la actividad, informando  al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso de administración de bienes y servicios, se observa cumplimiento de la actividad toda vez que, presentan los siguientes documentos, así:\n\nJULIO: COMISON 1 -PASO 1 SOLICITUD Y SOPRTES, COMISON 1 -PASO 2 TGRAMITE COMISION SRFI, COMISON 1 -PASO 3 CANCELACION COMISION, SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORA JULIO 2020.\nAGOSTO: COMISIÓN  1,COMISIÓN  2,COMISIÓN  3,COMISIÓN  4,COMISIÓN  5, COMISIÓN  6 y SEGUIMIENTO PLAN MEJORA AGOSTO 2020\nSEPTIEMBRE: COMISIÓN  1 a la COMISIÓN  24 y SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORA COMISONES SEPTIEMBRE SHARE POINT-EXCELL\n\nUna vez revisadas estas evidencias se observa el respectivo formato JEP-FR-09-11 que corresponde al formato de comisión o autorización de desplazamiento y concepto de viabilidad  de seguridad en su versión 4.0   y de fecha 28 de enero de 2020, correctamente diligenciado con la firma del comisionado y de la persona que autoriza con los respectivos soportes, aportan copia de la resolución 449 del 2020  en donde se ordena el gasto y pago de viáticos de la comisión de servicios al conductor número 6 de la JEP para desplazarse a la ciudad de santa marta y al mismo tiempo aportan copia de la resolución 047 de 2020 en donde se dejó sin efectos la Resolución No. 046  de 2020 por causa de fuerza mayor, observando que se generaron los respectivos documentos, esto para el mes de julio y una vez revisados los soportes del mes de agosto y septiembre se observa de igual forma que se aportaron las evidencias respectivas de 6 comisiones para el mes de agosto y 24 comisiones para el mes de septiembre dato diferente al indicado por el proceso el cual expreso que se presentaron 34 comisiones para un total de 40 comisiones, observando tan solo 30 comisiones mas 1 derogada por lo que se recomienda al proceso revisar dicha información, ahora bien , con relación a  la solicitud en línea de comisiones y autorizaciones de desplazamiento se encuentra en la intranet, en el botón de \"Tramites, Solicitudes y Servicios\", en el sitio denominado \"Comisión de Servicios\" en el  siguiente enlace: https://n9.cl/n86as. se verificó el estado de funcionamiento de la herramienta y se evidencia que se encuentra el  \"FORMATO COMISIÓN O AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO Y CONCEPTO DE VIABILIDAD DE SEGURIDAD\" para su diligenciamiento en la herramienta SharePoint de manera funcional. \n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se resalta el hecho de que existe ausencia de la totalidad de comisiones reportadas en el monitoreo, por lo que se espera su respectiva revisión y validadción,  no se registran novedades  en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se observa la  implementación de la solicitud de comisiones en línea mediante SharePoint y  la misma se encuentra en operación."]
[3,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","1. No se logra evidenciar como se realiza “la medición de la satisfacción de los servicios prestados ”; por lo anterior, se hace necesario realizar la documentación de las actividades a desarrollar en este aspecto, para fortalecer la implementación del Sistema de Control Interno. \nAsí mismo, se requiere contemplar la revisión periódica del apartado “Marco Normativo” establecido  en la caracterización del proceso, toda vez que, las mismas se deben mantener actualizadas de acuerdo con las funciones que le fueron asignadas al proceso, tales como las de austeridad en el gasto público.","Debilidades en el proceso de revisión y actualización del proceso de Administración de Bienes y Servicios","Acción de Mejora-AM","Actualizar proceso de Administración de Bienes y Servicios","Ajustar y actualizar la caracterización del proceso de Administración de Bienes y Servicios, de acuerdo con las observaciones de la auditoria. ","2020-02-03","2020-06-30","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2020-10-05","Se continua con el reporte con el fin de que se evalué la eficacia de la actividad y se proceda con el cierre definitivo de la misma. \nSe ajusto y actualizó la caracterización del proceso, de acuerdo con las observaciones de la auditoria realizada por la Subdirección de Control Interno, en cuanto a la adecuada definición del alcance, la actualización de la normativa y la inclusión del PAA. Se encuentra cargado en la intranet y se adjunta para su verificación. (Evidencia Actividad 5, Archivo Caracterización Administración de Bienes y Servicios)","Cerrada","Asesor SFI","2020-10-13","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, se encuentra anexa la actualización de la caracterización del proceso \"Administración de Bienes y Servicios JEP-PR-09\" con fecha 23-04-2020 Versión 2.  La Subdirección de control interno determino como cerrada la actividad, informando  al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso de administración de bienes y servicios, se observa  cumplimiento de la actividad, toda vez que, se presenta la actualización del  documentos JEP-PR-09-Caracterización proceso Admistracion de Bienes y Servicios versión 2.0 de fecha de actualización 23/04/2020 ,el cual se encuentra publicado en el enlace  https://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F09%20Proceso%20Administraci%C3%B3n%20de%20bienes%20y%20servicios%2F1%2E%20Proceso%2FJEP%2DPR%2D09%2DCaracterizacion%20proceso%20Admistracion%20de%20Bienes%20y%20Servicios%2Epdf&parent=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F09%20Proceso%20Administraci%C3%B3n%20de%20bienes%20y%20servicios%2F1%2E%20Proceso, el proceso aportó la caracterización del proceso mediante documento en formato PDF denominado \"Caracterización proceso Admiración de Bienes y Servicios (1)\".\n\nSe revisó el respectivo enlace y  esta conforme con las recomendaciones dadas  en la auditoría en la actualización se contempla,  ajuste al alcance del proceso: Inicia con la solicitud de bienes, insumos y servicios por parte de las dependencias (servicios en gestión logística, almacén y seguridad) y finaliza con su provisión de estas, asi mismo se actualizó la normatividad interna.  Dando cumplimiento a la actividad documentada, no obstante, revisión periódica del apartado “Marco Normativo” establecido  en la caracterización del proceso, toda vez que, las mismas se deben mantener actualizadas de acuerdo con las funciones que le fueron asignadas al proceso, tales como las de austeridad en el gasto público.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad, a la fecha del reporte no se presentan  novedades en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se realizó la actualización de la caracterización dando cierre a la oportunidad de mejora identificada."]
[4,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","2.De acuerdo con el procedimiento documentado JEP-PT-09-01, se observa la necesidad de actualización, toda vez que:\n-Los registros documentados no son acordes a los utilizados en la gestión (formatos sin adoptar al sistema ).\n-Respecto de la actividad No. 5, no se establece como se realiza la evaluación para determinar la viabilidad de entrega de bienes o insumos .\n-En la actividad No. 6, se define que en caso de no existencia del bien se le informa al solicitante que inicie el proceso de adquisición, sin embargo, si no es de su competencia no se define que se hace .\n-En la actividad No. 10, no se cuenta con un formato documentado para la devolución del bien, el cual no debe realizarse por medio de correo electrónico .\n-No se documentan los criterios para la solicitud de reposición de un bien a un servidor o contratista, así como para determinar la obsolescencia del bien.\n-No se define la secuencia de actividades para dar de baja a un bien y quien lo aprueba; así mismo las actividades para las donaciones o cesiones de bienes que ingresan a la JEP .\n-Revisar la pertinencia de modificar el literal h) de los lineamientos generales del procedimiento, toda vez que, la póliza no es modificada mensualmente.","Debilidades en el procedimiento JEP-PT-09-01","Acción de Mejora-AM","Actualizar Procedimiento JEP-PT-09-01 ","Ajustar procedimiento JEP-PT-09-01 de acuerdo con las observaciones de la auditoria ","2020-02-03","2020-09-30","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2021-02-15","La actividad  se encuentra cerrada y  cumplida al 100%, sin embargo se continua reportando para que sea evaluada su eficacia y proceder con su cierre definitivo. \nEl procedimiento JEP-PT-09-01 Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos se ha venido cumpliendo de conformidad con los formatos, lineamientos y actividades establecidas, tanto para el ingreso de bienes e insumos como para la asignación correspondiente, logrando así la suscripción de actas únicas de inventario JEP-FR-09-19 con la firma, nombre, numero de cedula y cargo de los responsables en calidad de ingreso a almacén de la siguiente manera: 2 actas en octubre, 6 actas de noviembre y 23 de  diciembre de 2020, las cuales se adjuntan en la carpeta denominada \"1. Cumplimiento procedimiento almacen y bajas\", subcarpeta denominada \"Ingreso de almacén\" -(\"Octubre\") (\"Noviembre\") (\"Diciembre\").\nAsí mismo, se suscribieron actas únicas de inventario JEP-FR-09-19 con la firma, nombre, numero de cedula y cargo de los responsables en calidad de asignación de bienes, de la siguiente manera: 13 actas en octubre, 23 actas de noviembre y 25 de  diciembre de 2020, las cuales se adjuntan en la carpeta denominada \"1. Cumplimiento procedimientos\", subcarpeta denominada \"Asignación de bienes\" -(\"Octubre\") (\"Noviembre\") (\"Diciembre\").\nDe otra parte, se ha venido dando cumplimiento al procedimiento disposición final de Bienes JEP-PT-09-10 y como evidencia se adjunta acta del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, con la información correspondiente a reunión llevada a cabo el 16 de diciembre de 2020, en la cual se evidencia que se informó  sobre la baja de bienes por perdida, fueron aprobadas, teniendo en cuenta que se srtió el debido proceso de reclamación y se ha obtenido la indemnización correspondiente por parte de la aseguradora. Se adjunta acta en la carpeta denominada \"1. Cumplimiento procedimientos\", subcarpeta denominada \"Procedimiento bajas\" (Acta del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable)\n","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-02-18","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, la Subdirección de control interno determina como cerrada la actividad, toda vez que, una vez revisado el procedimiento JEP-PT-09-01 Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos en su versión 2.0 del 11/06/2020, se realizaron los  ajustes.\n\n El proceso evidencia en su monitoreo el cumplimiento al procedimiento en el cuarto trimestre.\n\n",null,"EDISON PATIÑO ÁLVAREZ","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad toda vez que, una vez revisado el procedimiento JEP-PT-09-01 Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos en su versión 2.0 del 11/06/2020, se realizaron los siguientes ajustes:\n\n -Respecto de la actividad No. 5, se modificó debido a que se aclaró que en realidad no se realiza una evaluación para proceder con la entrega de bienes verificar si existe en el inventario\n-En la actividad No. 6, se definió que en caso de no existencia del bien se le informa al solicitante que inicie el proceso de adquisición y también el paso a seguir en caso de no ser de su competencia.\n-En la actividad No. 10, se implementó formato para la devolución de bienes JEP -FR-09-18 Solicitud de almacén, bienes e insumos.\n-Se documentaron los criterios para la solicitud de reposición de un bien y se implementó el procedimiento JEP-PT-09-10 para determinar la obsolescencia del bien.\n-Se definió la secuencia de actividades para dar de baja a un bien y quien lo aprueba, mediante resolución 487 de 2020 la cual fue aportada dentro de las evidencias, en la que se incluye dentro del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable la baja y obsolescencia de bienes; así mismo las actividades para las donaciones o cesiones de bienes que ingresan a la JEP, mediante el procedimiento JEP-PT-09-10 de baja de bienes el cual también fue aportado dentro de la carpeta compartida.\n\nAsí mismo, se evidencia se adoptaron los siguientes formatos: JEP-FR-09-18 Formato Solicitud de Almacén, Bienes e Insumos JEP-FR-09-19 Formato Acta única de inventarios, JEP-FR-09-27 Formato informe de conciliación y JEP-FR-06-01 Acta de Servicios en equipos de cómputo.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","SI","Se declara la eficacia de la acción, toda vez que, se realizaron los ajustes y la actualización del procedimiento JEP-PT-09-01 Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos,  versión 2.0 del 11/06/2020. Adicionalmente, la SCI observa que se realizó una actualización posterior, versión 3.0 del 15/12/2020, la cual se encuentra disponible en el Sistema de Gestión de Calidad a través del link: \n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F09%20Proceso%20Administraci%C3%B3n%20de%20bienes%20y%20servicios%2F2%2E%20Procedimientos%2FJEP%2DPT%2D09%2D01%20Almac%C3%A9n%20recepci%C3%B3n%20de%20bienes%20e%20insumos%20V3%2E0%2Epdf&parent=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F09%20Proceso%20Administraci%C3%B3n%20de%20bienes%20y%20servicios%2F2%2E%20Procedimientos"]
[5,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","3. Se logró evidenciar que el objetivo propuesto en el procedimiento JEP-PT-09-01, se ejecuta con el apoyo de una herramienta ofimática in house diseñada por el proceso para subsanar la necesidad de controlar los bienes e insumos a corto plazo; la cual no permite garantizar la seguridad e integridad de la información registrada en esta, toda vez que carece de controles de acceso (usuarios y contraseñas), no guarda la trazabilidad de modificaciones o eliminaciones de registros, no determina consecutivos automáticos, entre otros.  Por lo anterior expuesto se observa la necesidad de adquirir una solución tecnológica que permita controlar los bienes e insumos adquiridos por la JEP . ","Debilidades en la herramienta ofimática implementada para el manejo y control de inventarios de bienes e insumos.","Acción de Mejora-AM","Adquirir un software para el adecuado manejo y control de inventarios ","Adelantar el proceso de contratación para adquirir un software para el adecuado manejo y control de inventarios ","2020-02-03","2020-12-31","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2021-02-15","Durante el ultimo trimestre de 2020, se logró el cumplimiento del 100% de la actividad, teniendo en cuenta que se implementó la parametrización del modulo de inventarios como herramienta para seguimiento, control y auditoría de los bienes de la JEP, correspondiente al contrato JEP- 440-2020, el cual permite garantizar la seguridad e integridad de la información registrada, contiene controles de acceso (usuarios y contraseñas), guarda la trazabilidad de modificaciones o eliminaciones de registros, determina consecutivos automáticos, entre otras funciones, para lo cual fue necesaria la realización de capacitaciones, pruebas del sistema y ejecución del mismo, con el fin de verificar su adecuado funcionamiento y aplicación, de lo cual se adjuntan los informe de pruebas funcionales realizadas por el consultor de HEINSOHN HGS para la implementación de HEINSOHN APOTEOSYS en la JEP, los informes de actividades 1 y 2 en los que se detalla toda la gestión realizada para la puesta en marcha del sistema y acta de reunión en donde se relacionan las capacitaciones brindadas. Se adjuntan soportes en la carpeta denominada \"2. Puesta en marcha modulo de inventarios\"","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-02-18","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad toda vez que, se  realizó una fase de parametrización y capacitación del funcionamiento del \" modulo de inventarios \", en los meses de octubre y novimebre. \n\nSe evidenció en el one drive un \" informe de actividades 1 y 2 \" desarrollo de la parametrización e implementación del modulo de inventarios;   acta de reunión en la que se consolidad las capacitaciones realizadas al equipo de almacen de inventarios de la Subdirección de recursos fisicos e infraestructura.\nDos (2) Informes de pruebas funcionales realizadas por el consultor funcional de HEINSOHN HGS para la implementación del modulo de inventarios. De esta forma se da cumplimiento a la acción de mejora.\n","Cerrada","EDISON PATIÑO ÁLVAREZ","2021-02-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se evidenciaron los siguientes documentos:\n\ni) Dos (2) informes de actividades de implementación del contrato 440 de 2020 de fechas 26 de noviembre y 23 de diciembre de 2020, en los cuales se informa que se cumplió con la implementación Sigep de los módulos de Activos fijos y compras en la JEP y a la fecha se tiene disponibilidad del aplicativo en producción y pruebas.\nii) Dos (2) documentos denominados  \"Informe de pruebas funcionales realizadas por el consultor funcional de  Heinsohn HGS para la implementación de  Heinsohn Apoteosys en la JEP\", ambos de fecha diciembre de 2020, en los cuales se presentan los pasos que realizó el consultor funcional Heinsohn, como prueba técnica de verificación del funcionamiento de la parametrización de la Heinsohn Apoteosys en LA JEP.\niii) \"Acta finalización de capacitación\" de fecha 26 de noviembre de 2020, cuyo objetivo fue \"Dejar constancia de la finalización de la etapa de Capacitaciones realizadas durante la implementación de Heinsohn APOTEOSYS\". \nDe acuerdo con lo anterior, se evidencia el cumplimiento de la acción  \"Adquirir un software para el adecuado manejo y control de inventarios\".\n\nSe informa al proceso que la  declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","Si","Se declara la eficacia de la acción \"Adquirir un software para el adecuado manejo y control de inventarios\", establecida en la columna F, toda vez que, se realizó la implementación del aplicativo HEINSOHN APOTEOSYS para el manejo, control y seguimiento de inventarios. Así mismo, el proceso aportó el  \"Informe ejecutivo puesta en marcha módulo de inventarios\", en el cual se describen y se adjuntan las evidencias de las gestiones adelantadas durante el primer trimestre del 2021 para la integración del modulo de inventarios, así:\n1. Gestión articulada con la Dirección de Tecnologías de la Información, la Subdirección de Talento Humano y la Subdireccion de Recursos Físicos e Infraestructura para llevar a cabo el proceso de contratación por medio del cual se integró el modulo de inventarios, mediante el contrato JEP-442-2021, que permite darle continuidad al licenciamiento y funcionalidad del módulo de inventarios, validando de esta forma las pruebas realizadas durante el último trimestre de 2020.\n2. Migración de la información contenida en SharePoint del inventario de la JEP al módulo de inventarios por medio del servidor HEINSOHN HGS.\n3. Contrato JEP-442-2021 y su correspondiente acta de inicio."]
[6,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","4. Se hace necesario continuar con el fortalecimiento del autocontrol, con el propósito de lograr que las legalizaciones sean realizadas en los términos establecidos.","Falta de herramientas ofimáticas que permitan realizar verificación y control de manera automática. ","Acción de Mejora-AM","Implementar solicitud de comisiones en línea mediante SharePoint","Implementar la solicitud de comisión o autorización de desplazamiento mediante la herramienta SharePoint, con el fin de generar alerta de legalizaciones pendientes antes y después del plazo de vencimiento y en caso de presentar legalizaciones vencidas no permitir el diligenciamiento de nuevas solicitudes de comisión o autorización de desplazamiento.","2020-02-03","2020-07-31","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2020-10-05","Se continua con el reporte con el fin de que se evalué la eficacia de la actividad y se proceda con el cierre definitivo de la misma. \nDurante el tercer trimestre se tramitaron 41 solicitudes de comisión y autorizaciones de desplazamiento así: 1 en julio, la cual fue derogada;6 en agosto, que se cumplieron y 34 en septiembre, cumplidas. Es importante mencionar que a la fecha las 40 solicitudes de comisión que fueron cumplidas, se encuentran legalizadas en los tiempos establecidos para ello. Se adjunta la evidencia con las legalizaciones radicadas oportunamente de las 40 comisiones. (Evidencia: Carpeta. Actividad 4-8-9, Subcarpetas Julio-2020, Agosto-2020 y Septiembre-2020) ","Cerrada",null,null,null,null,"EDISON PATIÑO ÁLVAREZ","23/02/2021"]
[7,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","5. De acuerdo con el procedimiento documentado JEP-PT-09-07, se observa la necesidad de actualización, toda vez que:\n-El alcance debe culminar con la custodia y conservación de las unidades documentales de la gestión realizada .\n-Las actividades documentadas no establecen tiempos de ejecución .\n-Es necesario determinar cuales son los soportes para la legalización de la comisión y la articulación con el procedimiento de Gestión Financiera .\n-Documentar las modificaciones o cancelaciones de comisiones y autorizaciones de desplazamiento .\n-Se recomienda documentar un punto de control para garantizar la fecha de viabilidad de comisión o desplazamiento otorgada por la oficina de seguridad .\n-Se recomienda documentar un punto de control seguido de la actividad No. 21 con el propósito de generar alertas para la legalización en el término de 3 días .\n-Tener en cuenta que el procedimiento finaliza con la custodia de acuerdo con las TRD.","Falencias en el procedimiento JEP-PT-09-07","Acción de Mejora-AM","Actualizar Procedimiento JEP-PT-09-07 ","Ajustar procedimiento JEP-PT-09-07 de acuerdo con las observaciones de la auditoria ","2020-02-03","2020-06-30","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2020-10-05","Se continua con el reporte con el fin de que se evalué la eficacia de la actividad y se proceda con el cierre definitivo de la misma. \nSe realizó la actualización del procedimiento  JEP-PT-09-07   Comisiones y autorizaciones de desplazamiento, de acuerdo con las observaciones realizadas por la Subdirección de Control Interno, para lo cual fue necesario remitir el documento en versión borrador y los diferentes profesionales de la SCI, indicaron los diferentes comentarios, que fueron atendidos y posterior a ello se procedió con el proceso de actualización ante Fortalecimiento Institucional. A la fecha se encuentra actualizado en la intranet. \nSe esta cumpliendo con lo descrito en el procedimiento  JEP-PT-09-07   Comisiones y autorizaciones de desplazamiento y a la fecha se han legalizado oportunamente las comisiones tramitadas y cumplidas durante el tercer trimestre. (Evidencia: Carpeta. Actividad 4-8-9, Subcarpetas Julio-2020, Agosto-2020 y Septiembre-2020) ","Cerrada",null,null,null,null,"EDISON PATIÑO ÁLVAREZ","23/02/2021"]
[8,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","6. Se hace necesario realizar las gestiones pertinentes para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades, lo anterior para dar cumplimiento de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000 . ","Se realizó un nuevo acuerdo de custodio de los documentos de comisiones y autorizaciones de desplazamiento y por tanto no se había considerado dentro del procedimiento JEP-PT-09-07","Acción de Mejora-AM","Definir TRD para SRFI","Realizar la identificación de las series y subseries para la custodia y conservación de los documentos que recibe y genera el proceso de Administración de Bienes y Servicios. ","2020-02-03","2020-12-31","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2021-02-15","De acuerdo con la evaluación realizada por la Subdirección de Control Interno, se declarará la eficacia de la acción una vez se cuente con los informes de seguimiento a la implementación de las TRD por parte del Departamento de Gestión Documental.","Cerrada ","Profesional Especializado II","2021-02-18","Conforme al monitoreo realizado por el proceso, la Subdirección de control interno determinara   la declaración de la eficacia de la acción una vez se cuente con los informes de seguimiento a la implementación de las TRD por parte del Departamento de Gestión Documental.\n ",null,"EDISON PATIÑO ÁLVAREZ","27/07/2020\n26/10/2020","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso de administración de bienes y servicios, se observa cumplimiento de la actividad toda vez que, presentan los siguientes documentos, así:\n\n1. Acta Comite aprobación TRD\n\nCon relación al la oportunidad de mejora definida como \"Se hace necesario realizar las gestiones pertinentes para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades, lo anterior para dar cumplimiento de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000 \"    se observa que el proceso cuenta con TRD del proceso aprobada y se aportó acta del Comité de Gestión para la Administración de Justicia en su versión 1.0 formato JEP-FR-02-02  de fecha 2018-11-21 en la cual se realizó la aprobación.\n\n26/10/2020: La SCI realizará la declaración de la eficacia de la acción una vez se cuente con los informes de seguimiento a la implementación de las TRD por parte del Departamento de Gestión Documental.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada",null,"Se aplaza la declaración de la eficacia, toda vez que, la misma depende del seguimiento a realizar por el Departamento de Gestión Documental a la implementación de las TRD, el cual se realizará de acuerdo con el cronograma previsto en la vigencia 2021.\n\n"]
[9,"Informe de Seguimiento a almacén (mantenimiento locativo y controles). Oportunidad de mejora y recomendaciones ","Implementación de los formatos aprobados para la gestión de solicitud de mantenimiento locativo y adecuaciones.","Debilidades en la articulación con la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, en el seguimiento y revisión permanente del cargue de formatos en intranet, en el espacio del SGC.","AM","Solicitar cargue del formato en el SGC","Solicitar a la Subdireccion de Fortalecimiento Institucional el cargue del formato JEP -FR-09-07 en la intranet en el espacio del  Sistema de Gestión de Calidad","2020-11-12","2020-11-30","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2021-02-15","Durante el ultimo trimestre se dio cumplimiento al 100% de la actividad, teniendo en cuenta que el 23 de noviembre de 2020 se solicitó a la Subdireccion de Fortalecimiento Institucional el cargue del formato JEP -FR-09-07 en la intranet en el espacio del  Sistema de Gestión de Calidad del proceso de Administración de Bienes e Insumos y actualmente se encuentra debidamente cargado. Se adjunta como evidencia el correo de solicitud y   la ubicación del formato JEP -FR-09-07 en la intranet en el espacio del  Sistema de Gestión de Calidad en la carpeta denomina \"3. Formato Planilla mantenimiento\"","Cerrada ","Profesional Especializado II","2021-02-18","Conforme al monitoreo del proceso, se dio cumplimiento a la actividad, evidenciando  el cargue del formato JEP -FR-09-07 \" planilla de mantenimiento\" en la intranet en el espacio del  Sistema de Gestión de Calidad del proceso de Administración de Bienes e Insumos .","Cerrada","EDISON PATIÑO ÁLVAREZ","2021-02-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observó la captura de pantalla tanto de la solicitud de cargue del formato en la intranet de fecha 23 de noviembre de 2020, como del cargue del formato JEP-FR-09-07 \"Plantilla de mantenimiento preventivo, correctivo y adecuaciones\" en la intranet en el espacio del  Sistema de Gestión de Calidad del proceso Administración de Bienes y Servicios. Por lo tanto la Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad.\n\nSe informa al proceso que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","Si","\nSe declara la eficacia de la acción \"Solicitar cargue del formato en el SGC\", establecida en la columna F, toda vez que, se presentó la solicitud de cargue del formato JEP-FR-09-07 a la Subdirectora de Fortalecimiento Institucional y el mismo se cargó en el sistema de gestión de calidad."]
[null,null,null,"Debilidades en la implementación de buenas practicas en cuanto a la utilización de los formatos en el Sistema de Gestión de Calidad","AM","Brindar capacitación","Capacitar al equipo de mantenimiento sobre las buenas practicas y uso adecuado de los formatos que se encuentran incluidas en el SGC (Descargar siempre de la intranet)","2020-11-12","2020-11-30","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2021-02-15","Durante el ultimo trimestre se dio cumplimiento al 100% de la actividad, teniendo en cuenta que se brindó capacitación el 25 de noviembre de 2020 al equipo de mantenimiento sobre las buenas practicas y uso adecuado de los formatos que se encuentran incluidas en el SGC (Descargar siempre de la intranet), así mismo se realizó en envió del enlace en donde se encuentra el formato planilla de mantenimiento JEP-FR-09-07 y el procedimiento   Mantenimiento, adecuaciones e infraestructura JEP-PT-09-05. Se adjunta como evidencia la lista de asistencia de la capacitación brindada, la presentación con el contenido de la capacitación y el correo de envió de la ubicación del formato y el procedimiento en la intranet en el espacio  del SGC, en la carpeta denominada \"4. Capacitación formato y procedimiento\".","Cerrada ","Profesional Especializado II","2021-02-18","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias en el one drive por parte del proceso, se dio cumplimineto a la actividad , evidenciando \" lista de asistencia de la capacitación, presentación y correo electronico \" del 25 de noviembre de 2020 al equipo de mantenimiento sobre las buenas practicas y uso adecuado de los formatos que se encuentran incluidas en el SGC .","Cerrada","EDISON PATIÑO ÁLVAREZ","25/02/2021","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se evidenciaron los siguientes documentos:\n\ni)  Lista de asistencia de capacitación realizada el 25 de noviembre de 2020 cuyo objetivo fue: \"Capacitar al equipo de mantenimiento sobre las buenas prácticas y uso adecuado de los formatos que se encuentran incluidas en el SGC\", la cual contó con 4 participantes.\nii) Presentación con el contenido de la capacitación.\niii) Correo electrónico del 2/12/2020 en el cual se envía al equipo de la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura, la presentación con el contenido de la capacitación, así como la ubicación del formato y el procedimiento en la intranet en el espacio del SGC.\nDe acuerdo con lo anterior, se evidencia el cumplimiento de la actividad planificada, por lo tanto la Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad.\n\nSe informa al proceso que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","Si","Se declara la eficacia de la acción \"Brindar capacitación\", establecida en la columna F, toda vez que, se llevó a cabo capacitación sobre las buenas prácticas y uso adecuado de los formatos que se encuentran incluidos en el SGC y se envió correo electrónico al equipo de mantenimiento con la presentación de la capacitación."]
[10,"Informe de Seguimiento a almacén (mantenimiento locativo y controles). Oportunidad de mejora y recomendaciones ","Implementar controles que permitan garantizar los saldos del inventario de bienes, tanto de entrada como de salida, con el propósito de evitar las inconsistencias reflejadas en el archivo control de consumo.\n\nFortalecer los controles respecto a ingresos y salidas de almacén que garanticen los saldos de los inventarios y la razonabilidad de la información a reportar en los Estados Financieros.","Falta de parametrización  del  sistema de inventarios adquirido ","AM","Parametrizar sistema de inventarios","Parametrizar sistema de inventarios SIGEP\n","2020-11-12","2020-12-31","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2021-02-15","Durante el ultimo trimestre de 2020, se logró el cumplimiento del 100% de la actividad, teniendo en cuenta que se implementó la parametrización del modulo de inventarios como herramienta para seguimiento, control y auditoría de los bienes de la JEP, correspondiente al contrato JEP- 440-2020, el cual permite garantizar la seguridad e integridad de la información registrada, contiene controles de acceso (usuarios y contraseñas), guarda la trazabilidad de modificaciones o eliminaciones de registros, determina consecutivos automáticos, entre otras funciones, para lo cual fue necesaria la realización de capacitaciones, pruebas del sistema y ejecución del mismo, con el fin de verificar su adecuado funcionamiento y aplicación, de lo cual se adjuntan los informe de pruebas funcionales realizadas por el consultor de HEINSOHN HGS para la implementación de HEINSOHN APOTEOSYS en la JEP, los informes de actividades 1 y 2 en los que se detalla toda la gestión realizada para la puesta en marcha del sistema y acta de reunión en donde se relacionan las capacitaciones brindadas. Se adjuntan soportes en la carpeta denominada \"2. Puesta en marcha modulo de inventarios\"","Cerrada "," Profesional Especializado II","2021-02-18","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad toda vez que, se  realizó una fase de parametrización y capacitación del funcionamiento del modulo de inventarios en los meses de octubre y novimebre. \n\nSe evidenció en el one drive un \" informe de actividades 1 y 2 \" desarrollo de la parametrización e implementación del modulo de inventarios;   acta de reunión en la que se consolidad las capacitaciones realizadas al equipo de almacen de inventarios de la Subdirección de recursos fisicos e infraestructura.\nDos (2) Informes de pruebas funcionales realizadas por el consultor funcional de HEINSOHN HGS para la implementación del modulo de inventarios. De esta forma se da cumplimiento a la acción de mejora.\n","Cerrada","EDISON PATIÑO ÁLVAREZ","2021-02-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observaron documentos que evidencian la realización de una fase de parametrización y capacitación del funcionamiento del modulo de inventarios en los meses de octubre y noviembre de 2020, así:\n\ni) Dos (2) informes de actividades de implementación del contrato 440 de 2020 de fechas 26 de noviembre y 23 de diciembre de 2020, en los cuales se informa que se cumplió con la implementación Sigep de los módulos de Activos fijos y compras en la JEP y a la fecha se tiene disponibilidad del aplicativo en producción y pruebas.\nii) Dos (2) documentos denominados  \"Informe de pruebas funcionales realizadas por el consultor funcional de  Heinsohn HGS para la implementación de  Heinsohn Apoteosys en la JEP\", ambos de fecha diciembre de 2020, en los cuales se presentan los pasos que realizó el consultor funcional Heinsohn, como prueba técnica de verificación del funcionamiento de la parametrización de la Heinsohn Apoteosys en LA JEP.\niii) \"Acta finalización de capacitación\" de fecha 26 de noviembre de 2020, cuyo objetivo fue \"Dejar constancia de la finalización de la etapa de Capacitaciones realizadas durante la implementación de Heinsohn APOTEOSYS\". \nDe acuerdo con lo anterior, se evidencia el cumplimiento de la actividad propuesta, por tal motivo se determina el cierre de la misma.\n\nSe informa al proceso que la  declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","Si","Se declara la eficacia de la acción \"Parametrizar sistema de inventarios\", establecida en la columna F, toda vez que, se realizó la parametrización del software de inventarios HEINSOHN APOTEOSYS a través del contrato JEP- 440-2020, lo cual se pudo evidenciar a través de los informes de pruebas funcionales realizadas por el consultor de HEINSOHN HGS."]
[11,"Informe de Seguimiento a almacén (mantenimiento locativo y controles). Oportunidad de mejora y recomendaciones ","Se hace necesario adoptar un documento en el cual se registre las devoluciones o sobrantes de los bienes con su respectiva justificación, así como documentar las actividades a desarrollar en el procedimiento para el ingreso al almacén de dichos bienes\n\nSe recomienda actualizar el procedimiento JEP-PT-09-01 “Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos”, con el propósito de incluir en el mismo, todas las actividades, roles, responsabilidades y puntos de control que se ejecutan por el proceso para la gestión de administración de los bienes.","Falta de descripción de las actividades para la devolución de insumos en el procedimiento JEP-PT-09-01, en cuanto a la devolución de insumos.","AM","Actualizar procedimiento ","Actualizar procedimiento incluyendo las actividades todas las actividades, roles, responsabilidades y puntos de control relacionadas con la devolución de insumos \n","2020-11-12","2020-12-31","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura","2021-02-15","Durante el ultimo trimestre de 2020, se logró el cumplimiento del 100% de la actividad, teniendo en cuenta que se actualizó el procedimiento incluyendo las actividades, roles, responsabilidades y puntos de control relacionadas con la devolución de insumos de la siguiente manera:\nDefiniciones: Se incluyeron las siguientes definiciones: devolución insumos inservibles y devolución de insumos sin utilizar:\nLineamientos: Se modificaron de manera general los lineamientos así: Lineamientos de inventarios: Lineamientos de bienes e insumos: se incluyeron los literales g) En caso de ser necesario realizar devolución de insumos sin utilizar, deben encontrarse en el mismo estado que fueron entregados por almacén y  diligenciar el formulario en SharePoint que se encuentra en la página de la JEP (Intranet), en el siguiente enlace: https://n9.cl/z6wta en la opción “Seleccione el tipo de solicitud que requiere” se selecciona de la lista desplegable: “Devolución Insumos sin utilizar” y en el ítem No. 16 incluir el nombre de los insumos a devolver \nh)Para el caso de insumos en estado inservible, deben ser entregados para realizar la disposición final, de los mismos, mediante el diligenciamiento del formulario en SharePoint que se encuentra en la página de la JEP (Intranet), en el siguiente enlace: https://n9.cl/z6wta en la opción “Seleccione el tipo de solicitud que requiere” se selecciona de la lista desplegable “Devolución Insumos inservibles” y en el ítem No. 17 incluir el nombre de los insumos a devolver.\ni)La disposición final de insumos se realizará de acuerdo con la clasificación y parámetros establecidos en el Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA.\nActividades:\nSe ajustaron las actividades 1 y 2, en las que se incluyó el acta de inicio como requisito para el ingreso de bienes e insumos en el inventario. \nEn la actividad 4 se ajustó en el sentido de incluir control en la solicitud de insumos de ferretería requeridos en los mantenimientos.\nEn las actividades 11,12 y 18 se ajustaron las actividades en las que se incluyó lo requerido para la devolución de insumos sin utilizar e insumos inservibles.\nRelación de formatos:\nSe eliminó codificación del formato JEP-FR-09-18 Solicitud de Almacén, Bienes e Insumos de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento \"Elaboración y control de documentos JEP-PT-02-01\" del proceso de Gestión de Calidad,  literal \"j, sin embargo, el formato continuará funcionando en SharePoint. \nSe adjunta como evidencia la solicitud de actualización del procedimiento enviada el 14 de diciembre de 2020, la confirmación por parte de Fortalecimiento Institucional y el procedimiento actualizado en la carpeta denominada \"5. Actualización procedimiento almacen\"","Cerrada "," Profesional Especializado II","2021-02-18","Conforme del monitoreo y las evidenciadas presentadas por el proceso, se evidenica el cumplimiento de la acción de mejora, toda ves de que se actualizó el procedimiento \" Almacen, recepción y entrega de bienes e insumos JEP-PT-09-01 \" incluyendo las actividades solicitadas por la SCI, roles, responsabilidades y puntos de control relacionadas con la devolución de insumos.\n\nSe eliminó el  formato JEP-FR-09-18 Solicitud de Almacén, Bienes e Insumos de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento \"Elaboración y control de documentos JEP-PT-02-01 \" en el literal J.  El formato continuará funcionando en SharePoint. \n\nSe evidencio en el one drive la solicitud de la actualización del procedimiento remitida el 14 de diciembre de 2020, con los ajustes relacionados con la devolución de insumos sin utilizar e inservible, el procedimiento se encuentra actualizado y publicado en la intraner en el sitio sistema de gestión de calidad.","Cerrada","EDISON PATIÑO ÁLVAREZ","2021-02-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se evidencia que se actualizó el procedimiento  JEP-PT-09-01 \"Almacen, recepción y entrega de bienes e insumos\" versión 3.0 del 15/12/2021, incluyendo las actividades solicitadas por la SCI, roles, responsabilidades y puntos de control relacionadas con la devolución de insumos, así mismo, se aportó captura de pantalla del correo de solicitud de modificación del procedimiento de fecha 14 de diciembre de 2020 y confirmación de la modificación de fecha 16 de diciembre de 2020.\nDe acuerdo con lo anterior, se evidencia el cumplimiento de la actividad propuesta, por tal motivo se determina el cierre de la misma.\n\nSe informa al proceso que la  declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","Si","Se declara la eficacia de la acción \"Actualizar procedimiento\", establecida en la columna F, toda vez que, se evidenció la actualización del procedimiento JEP-PT-09-01 \"Almacen, recepción y entrega de bienes e insumos\" versión 3.0 del 15/12/2020, con los ajustes relacionados con la devolución de insumos sin utilizar e inservibles, así mismo, se observó que el procedimiento se encuentra publicado en el SGC."]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"GABRIEL AMADO PARDO\nSUBDIRECTOR NACIONAL"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-05-11","Subdirección de Control Interno","Se realizá modificación de la fecha de finalización de las actividades No. 1, 2 y 10 de acuerdo a solicitud remitida mediante correo electronico por parte del proceso."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-06","Subdirección de Control Interno","Se realizá modificación de la fecha de finalización de las actividades No.4 y 5 de acuerdo a solicitud remitida mediante correo electronico por parte del proceso, asi mismo, se amplian monitoreos de los item 1 (actividad 1) y item 8 para reevaluaciòn."]
[null,null,"2020-10-26","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-11-12","Subdirección de Recursos Físicos e Infraestrura","En atencion a las recomendaciones y oportunidades de mejora realizadas por la Subdirección de Control Interno en el marco del \" Informe de Seguimiento a almacén (mantenimiento locativo y controles)\",  del 30 de septiembre de 2020, se incluyen los ítems 9-10-11 en la ventana denominada \"Plan de mejoramiento\" y el analisis de causa en la ventana denominada \"Analisis de Causa 2020\"."]
[null,null,"2021-02-25","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

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["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
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[]
[]
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["Escriba la causa raíz"]