{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":3,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Informe de Seguimiento al trámite de atención PQRDSF","Continuar con los planes de contingencia y de acción para la mejora continua del proceso de atención de PQRSDF y cumplir con los términos legales de cada una de las solicitudes de acuerdo con su tipificación.(ítem 7) ",null,"Mejora - AM","Fortalecer las herramientas tecnológicas existentes y crear de acuerdo a las necesidades del Departamento de Atención al Ciudadano aquellas que se consideren necesarias dentro del Costumer Relationship Managment (CRM)  de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que permitan  visualizar y controlar en tiempo real las diferentes canales de comunicación de la entidad,  para tener un control en la gestión de respuestas de PQRSDF satisfactoria.","1. Realizar mesas de trabajo con el Departamento de Gestión Documental para mejorar los mecanismos de reportes existentes de acuerdo a las necesidades de la entidad.\n","2019-09-01","2020-12-31","Constanza Cañon Charry","2021-04-15","Durante los meses de octubre y noviembre del 2020 se realizaron reuniones y se enviaron correos electrónicos a las áreas de Tecnologías de la Información, al proveedor del aplicativo Conti (Servisoft), y otras áreas involucradas, con el fin de ajustar el reporte de PQRSDF que es generado con el aplicativo Conti.  Se revisó que el filtro de las radicaciones que entran a la ruta de PQRSDF, contengan todas las PQRSDF, se reviso la contabilización del tiempo entre la fecha de radicación y el tiempo transcurrido o la fecha de respuesta, se revisó el tiempo de respuesta que tiene cada tipo de documento, se revisó que esté tipificado de manera correcta el tipo de documento, se reviso que el aplicativo Conti contenga todos los códigos o asuntos de documentos establecidos en los artículos 15 de la Ley 24 de 1992, 14 de la Ley 1755 de 2015 y demás normas especiales.\n\nEvidencias: Revisión Reporte PQRSDF Conti 06_10_2020, Revisión Reporte PQRSDF Conti 13_10_2020, Revisión reporte Conti 16_10_2020, ALINEAR PROCESO DE PQRSDF 19_10_2020, REVISAR FUNCIONALIDAD DE REPORTES DAC 21_10_2020, reunión Conti 22_10_2020, REVISAR INFORME TERCER TRIMESTRE PQRSDF 27_10_2020, revisión informe 29_10_2020, informe PQRSDF 30_10_2020, Ajustes Conti 04_11_2020, Temas PQRSDF 09_11_2020, Mesa técnica Integración Conti CRM DAC 11_11_2020, Solicitud Información con respecto al área de quien proyecta respuesta PQRSDF - 27_10_2020.\"\n\nPara declarar la eficacia de la actividad se realizo informe que evidencia la tipificación que se realiza en el aplicativo CONTI, que permite mostrar los tiempos de respuesta para cada una de las PQRSFD y que se refleja en el reporte que arroja el sistema de gestión documental.  Evidencia Informe tipificación de las PQRSDF del DAC.\nPara el primer trimestre de 2021 se realizaron 6  (1, 2, 3, 17, 24 y 25 de marzo 2021) reuniones toda vez que se presentaron novedades en los siguientes temas:\n1. Algunos registros no muestran las áreas, ni los usuarios que gestionaron la PQRSDF. (salen en blanco en el reporte de CONTI)\n2. A pesar de que el asunto es “PETICIÓN DE INTERÉS GENERAL Y/O PARTICULAR” los tiempos de respuesta varían.\n3. Existen PQRSDF vencidas a pesar de que el estado del documento es archivado\n4. Se observa que en el reporte de PQRSDF en el radicado No 202101002224 el tiempo de respuesta que reporta es de 5 días cuando realmente se realizaron cambios en la ruta o flujo y debería quedar de 15 días que es la última ruta. Adicionalmente se muestra como archivado.\n5. Se observa que en el radicado No 202101003212 la ruta se muestra en desorden y además no toma el tiempo de la última ruta.\n6. La radicación 202101003514 se respondió en termino y se envió a ventanilla, pero en el reporte no parece la fecha de envió a ventanilla, se explica por parte de la usuaria que eran 4 radicados de los cuales el más antiguo se envió a ventanilla y los demás se relacionaron, pero en el reporte no aparece lo anterior. (202101003081, 202101002861, 202101003514)\n7. Si la petición es anónima se le da respuesta, pero no se envía a ventanilla sin embargo en el reporte sale vencida y sigue contando el tiempo.\n8. Si la petición no tiene dirección de envío entonces se notifica por aviso, pero en el reporte sigue corriendo los tiempos y aparece como vencida (ejemplo 202101002853)\nDichas novedades a la fecha del reporte se encuentran ajustadas.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-16","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad propuesta toda vez que se han realizado mesas de trabajo con el proveedor del sistema Conti y otras dependencias involucradas para el mejoramiento de los reportes que genera el Sistema de Gestión Documental de la JEP relacionado con las PQRSDF.\nAdicionalmente y conforme a la evaluación de la Subdirección de Control Interno (SCI), en donde declaró como cerrada la actividad y se esperaba para el próximo seguimiento evidenciar la eficacia. Esta Subdirección observa en el informe presentado por el Departamento de Atención al Ciudadano que la herramienta ya se encuentra parametrizada acorde a la normatividad y genera los reportes necesarios para realizar seguimiento a las PQRSDF de la entidad; adicional a ello, continúan con reuniones de reporte de novedades con el fin de continuar con el mejoramiento de la herramienta.\nPor lo anterior se sugiere a la SCI determinar la eficacia.","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-24","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se observa la realización de  mesas de trabajo con el Departamento de Gestión Documental para mejorar los mecanismos de reportes existentes, al respecto en los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2020 se llevaron a cabo ocho (8) mesas de trabajo y/o capacitaciones virtuales a través de Teams con el contratista SERVISOFT - CONTI y otras áreas involucradas, en temas relacionados con: \n\n- Revisar funcionalidad de reportes DAC, de fecha 14/09/2020.\n- Gestión  y atención de las PQRSDF: Revisar formulario PQRSDF niños y adolescentes, de fecha 01/10/2020.\n- Capacitación alarmas CONTI por vencimiento de las PQRSDF, de fecha 15/10/2020.\n- Alinear proceso de PQRSDF:  Departamento de Atención al Ciudadano-Dirección Jurídica: Gestión Documental-Ventanilla Única, de fecha 19/10/2020.\n- Revisión reportes, de fecha 19/10/2020\n- Atención de PQRSDF por redes sociales, de fecha 20/10/2020.\n- Revisar funcionalidad de reportes DAC, de fecha 21/10/2020.\n- Revisión procedimiento documentos protegidos y sin acceso, de fecha 15/12/2020.\nDe lo anterior, el proceso aportó las capturas de pantalla y/o registros que permiten evdenciar los asistentes a las mesas de trabajo y capacitaciones realizadas con el fin de: realizar ajuste al reporte de PQRSDF generado desde el aplicativo Conti, así mismo revisar lo siguiente: la contabilización del tiempo entre la fecha de radicación y el tiempo de respuesta, el tiempo de respuesta que tiene cada tipo de documento, la tipificación correcta, entre otros. Dando así cumplimiento a la actividad planificada, por lo tanto la Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad.\n\nSe informa al proceso que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este recomienda al proceso adjuntar evidencias precisas, con el fin de identificarlas en el One Drive conforme a lo reportado y establece estado abierta.","Cerrada","Si","Se declara la eficacia de la acción establecida en la columna F,  toda vez que, a través de la realización de diferentes reuniones y mesas de trabajo con el Departamento de Gestión Documental y el CRM se gestionaron acciones orientadas al fortalecimiento de las herramientas tecnológicas (parametrización del CONTI) para la gestión de respuestas de las PQRSDF. Como evidencia, el proceso elaboró un informe que contiene capturas de pantalla que muestran la tipificación que se realiza en el aplicativo CONTI, la cual permite mostrar los tiempos de respuesta según el tipo de PQRSDF. Así mismo, se observó el documento \"Sistema de alarmas en Conti\" y correos electrónicos que evidencian las alertas que reciben los servidores cuando un documento en CONTI está proximo a vencer  y/o vencido por gestionar."]
[null,null,null,null,null,null,"\n2. Articular mesas de trabajo con el CRM para que se creen  aplicativos eficientes que generen alertas  que permitan evidenciar el estado de las PQRSDF y generar los reportes requeridos en tiempo real.","2019-09-01","2020-12-31",null,"2021-04-15","El 9 de diciembre se llevo a cabo reunión con el contratista del CRM, donde se trataron los siguientes temas:\n\n* Validación de los flujos de atención diseñados desde la perspectiva de la interoperabilidad.\n* Revisión de los ajustes y levantamiento de nuevos requerimientos del canal de atención presencial.\n* Revisión se los requerimientos del canal de atención ContactCenter.\n* Revisión de los requerimientos del canal de atención Gestion territorial.\n* Plan de lanzamiento de nuevos canales de atención.\n \nPara demostrar la eficacia de esta actividad, es importante aclarar que si bien se realizaron mesas de trabajo con el aplicativo que permite el relacionamiento con la ciudadania y almacenamiento de  datos (CRM), es a través  del sistema de gestión documental CONTI que se generan las alertas.  \nA la fecha los funcionarios encargados de dar respuestas a las PQRSDF, reciben un correo automatico alertando el recibido del documento en CONTI y un posterior correo si la respuesta esta proxima a vencer; adicionalmente los jefes inmediatos reciben un correo con la informacion de las personas que integran su equipo de trabajo y responde PQRSDF donde pueden verificar el estado de las mismas.\nEvidencia: 1. Manual de alertas y 2. correos de alertas.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-16","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad propuesta toda vez que se adjuntan ejemplos de las alertas que se generan mediante la herramienta tecnológica del Sistema de Gestión Documental relacionado con las PQRSDF.\nAdicionalmente y conforme a la evaluación del trimestre anterior de la Subdirección de Control Interno (SCI), en donde declaró como cerrada la actividad y se esperaba para el próximo seguimiento evidenciar la eficacia. Esta Subdirección sugiere determinar la eficacia teniendo en cuenta que las evidencias aportadas permiten identificar que el sistema de información ya se encuentra parametrizado (manual de alertas) y genera las alertas para realizar seguimiento en tiempo real a las PQRSDF de la entidad;","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-24","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se reportó la realización de una (1) reunión con el contratista del CRM, para lo cual se aportó mediante correo electrónico del 1 de marzo de 2020, acta de la mesa de trabajo con el CRM para el módulo DAC, que se llevó acabo por Teams el 9 de diciembre de 2020 y en la que se abarcaron los siguientes temas:\n\n1.Validación de los flujos de atención diseñados desde la perspectiva de la interoperabilidad.\n2.Revisión de los ajustes y levantamiento de nuevos requerimientos del canal de atención presencial.\n3.Revisión de los requerimientos del canal de atención ContactCenter.\n4.Revisión de los requerimientos del canal de atención Gestión territorial.\n5.Plan de lanzamiento de nuevos canales de atención.\n6. Entre otros.\n\nA partir de lo anterior, se evidencia que el proceso dio cumplimiento con lo referente a la articulación de mesas de trabajo con el CRM, por lo tanto la Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad.\n\nSe informa al proceso que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este establece estado abierta pero no especifica el porque.","Cerrada"]
[2,"Informe de Seguimiento al trámite de atención PQRDSF","Iniciar acciones integrales de depuración del sistema de información Orfeo, que vinculen a todas las áreas de la JEP, para establecer que trámites se encuentran en gestión, cuales se encuentran resueltos sin archivar o cuáles son trámites judiciales.","Falta de depuración del sistema ORFEO respecto de la tipificación.\n\n","Mejora - AM","Depuración del sistema Orfeo de acuerdo a las Tabla de Retención Documental -TRD- en el corto plazo \n\n","Realizar mesas de trabajo con el Dpto de Gestión Documental donde se generen mecanismos que permitan la depuración de ORFEO por cada una de las áreas.  ","2019-10-01","2020-12-31","Constanza Cañon Charry","2020-10-05","\nEn la segunda sesión del Comité de Gestión para la Administración de Justicia de la JEP llevada a cabo el 28 de mayo de 2020 de manera virtual (Herramienta Teams) que registra en el acta en el numeral 4.3 “Instrumentos Archivísticos de la JEP” la aprobación por unanimidad de las Tablas de Retención Documental (TRD), asi mismo se encuentran publicadas https://www.jep.gov.co/Paginas/tablasretencion.aspx y parametrizadas en el aplicativo Conti para implementación por parte de cada una de las Dependencias, lo que permitió la depuración del Sistema de Gestión Documental ORFEO, por parte de el Deparatamento de Gestión Documental y su aplicación actualmente en el Sistema CONTI.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-16","El proceso no realiza monitoreo de esta acción que ya se había declarado su cierre, para lo cual informaron en reunión con esta Subdirección, que la declaratoria de eficacia se realizaría con el Departamento de Gestión Documental por parte de la Subdirección de Control Interno.","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-24","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo registrado por el proceso, se reporta la aprobación de las Tablas de Retención Documental  (TRD) de la entidad, en sesión del Comité de Gestión para la Administración de Jusiticia de fecha 28 de mayo de 2020, así como la publicación de éstas en la página web institucional. De igual forma, se indicó que, las TRD se encuentran parametrizadas en el sistema Conti para implementación por parte de cada una de las Dependencias, logrando la depuración del sistema Orfeo por parte del Depto. de Gestión Documental y su aplicación en el actual SGD Conti. De acuerdo con lo anterior, se da cumplimiento a la actividad planificada, por lo tanto la Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad.\n\nSe informa al proceso que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, se indica que el proceso no presenta reporte de monitoreo, no obstante, sí se observa su registro, así mismo, se indica el estado de la acción como \"Abierta-Vencida\", sin embargo, se observa inconsistencia por cuanto la fecha de finalización de la acción es 9-oct-2020 y el periodo de reporte es con corte al 30-sep-2020. Por lo anterior, se requiere revisar la pertinencia del seguimiento.","Cerrada",null,"Se aplaza la declaración de la eficacia, toda vez que, la misma depende del seguimiento a realizar por el Departamento de Gestión Documental, el cual se realizará de acuerdo con el cronograma previsto en la vigencia 2021.\n\n"]
[3,"Informe de Seguimiento al trámite de atención PQRDSF","Adoptar medidas para identificar que tipo de PQRSDF deben ser atendidas en el primer nivel de atención al ciudadano para agilizar los tiempos de respuesta. (Ítem 6, 8, 9)","No se encuentra definido el  primer nivel (segundo nivel) de identificación para las PQRSDF.","Mejora - AM","Identificar las PQRSDF de primer nivel (segundo nivel) y que las mismas se encuentren documentadas y socializadas al interior de la entidad. ","1. Aplicación de los modelos de respuesta para acreditación de víctimas; presentación de comparecientes ante la JEP; orientación normativa; orientación sobre la búsqueda de decisiones judiciales; para dar respuesta a las peticiones de 2do nivel.\n2. Adoptar medidas para identificar y atender otras peticiones de Primer Nivel (2do nivel).\n3. Establecer criterios de respuesta para las solicitudes de Primer Nivel (2do nivel). \n4. Contratar un profesional de apoyo para la gestión de respuestas de primer nivel.  ","2019-09-01","2019-12-31",null,null,null,null,"N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-10-30","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se evidencia cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa 1 listado de asistencia de mesa de trabajo realizada el 3 de septiembre de 2019, cuya temática abordada hace referencia a la unificación de la resolución de PQRSDF y el establecimiento del primer nivel de servicio, la Resolución No. 3351 expedida el 3 de octubre de 2019, en la cual se establecieron entre otros aspectos, las medidas para la identificación y atención de las PQRSDF de primer, segundo y tercer nivel de servicio.\n\nAsí mismo, se realizó consulta en el SECOP I del Contrato No. 262 de 2019 cuyo objeto es: \"Prestación de servicios profesionales para apoyar y acompañar en los procesos administrativos, financieros y jurídicos al departamento de atención al ciudadano para el cumplimiento de las obligaciones misionales de la JEP\", de igual forma, en el informe de actividades del contratista del periodo del 2 al 30 de septiembre de 2019, se evidenciaron actividades relacionadas con la coordinación de la recepción y gestión interna de las PQRSDF. (https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=19-12-9859807).\n\nEn relación con los modelos de respuesta, en correo electrónico del 24-abr-2020 el proceso informó: \"Los modelos de respuesta algunos ya estaban construidos y se procedió a su aplicación, otros se fueron construyendo de acuerdo a la necesidad y una vez aprobados por la Secretaria Ejecutiva se continúan aplicando. Se trata de todas las respuestas que emite el DAC\". Con lo anterior, se determina el cumplimiento a las actividades planteadas por el proceso.","Cerrada","SI","De acuerdo con el monitoreo registrado y teniendo en cuenta que el proceso aportó las evidencias del cumplimiento de las actividades planteadas, la SCI considera que la actividad queda en estado \"CERRADA\".\n\nAdemás, se determina la \"EFICACIA\" de la acción, teniendo en cuenta que, mediante la expedición de la Resolución No. 3351 de 2019, en el artículo 24, se establecieron los niveles de servicio (primero, segundo y tercero) para la atención de las PQRSDF recibidas en la JEP, de acuerdo con su complejidad, dando así cobertura a la causa que dio origen a la presente oportunidad de mejora. "]
[4,"Informe de Seguimiento al trámite de atención PQRDSF","Evaluar la posibilidad de unificar los cinco canales de recepción de PQRSDF en el Departamento de Atención al Ciudadano, con el propósito de ejercer un efectivo control desde la recepción hasta la contestación al usuario. ","Desarticulación en el ingreso de PQRSDF","Mejora - AM","Unificación de la recepción de las PQRSDF de los Canales de Atención en el DAC ","1. Realizar mesas de trabajo entre el Dpto de Atención al Ciudadano y de Gestión Documental para el levantamiento de mecanismos que permitan conocer y analizar la recepción, asignación  y respuesta de las PQRSDF de todos los canales por el DAC.\n\n.\n","2019-09-01","2019-12-31",null,null,null,null,"N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-10-30","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se evidencia cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observan dos (2) listados de asistencia de mesas de trabajo realizadas el 5 de septiembre y 15 de noviembre de 2019, cuya temática abordada hace referencia al levantamiento de requerimientos por cada canal, definición de ruta y puntos de control para la asignación de las PQRSDF, entre otros; dando así cumplimiento a las actividades planteadas.\n\nNo obstante, en el monitoreo no se observa puntualmente la descripción y las evidencias de los reportes que permitan constatar la unificación de la recepción de las PQRSDF realizadas a través de los diferentes canales de atención de la JEP, es decir, que efectivamente estas son canalizadas a través del Departamento de Atención al Ciudadano, a fin de ejercer mayor control de la gestión y trámite de las PQRSDF.","cerrada","SI","De acuerdo con el monitoreo registrado y teniendo en cuenta que el proceso aportó las evidencias del cumplimiento de las actividades planteadas, la SCI considera que la actividad queda en estado \"CERRADA\".\n\nAdemás, se determina la \"EFICACIA\" de la acción, teniendo en cuenta que, se logro unificar los cinco canales de recepción de PQRSDF en el Departamento de Atención al Ciudadano, con el propósito de ejercer un efectivo control desde la recepción hasta la contestación al usuario.  Dando así cobertura la causa que dio origen a la presente oportunidad de mejora. "]
[5,"Informe de Seguimiento al trámite de atención PQRDSF","Revisar el formulario  de autorización para el tratamiento de datos que se encuentra en el \"botón\" de las PQRSDF, específicamente lo que tiene que ver con los datos sensibles. ","No información de datos sensibles","Correctiva - AC","Informar a los usuarios, de acuerdo a la Política de protección, sobre los datos sensibles.","1. Realizar mesa de trabajo con las áreas Dpto Atención al Ciudadano y Gestión Documental, con el acompañamiento y asesoría de la Subdirección de Control Interno,  para proponer modificaciones al formulario de tratamiento de datos.\n2. Incorporar las modificaciones en el formulario de tratamiento de datos de la página web. \n","2019-09-01","2019-12-31",null,null,null,null,"N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-10-30","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se evidencia cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observan dos (2) correos electrónicos del 2-sep-2019 mediante los cuales el proceso de Atención al Ciudadano solicitó la publicación de la Autorización de Tratamiento de Datos Personales en la página web de la entidad, así como la inclusión del mensaje y el link que dan acceso a esta, a fin de que sea diligenciada y/o aceptada por los ciudadanos antes de formular la PQRSDF.\n\nAsí mismo, se observa correo electrónico del 4-sep-2019 en el cual se solicitaron correcciones y ajustes al formato de Autorización de Tratamiento de Datos Personales, además se incluyó lo relacionado con los datos sensibles, lo cual fue corroborado por la SCI al ingresar a la página de la JEP en el sitio donde se diligencia el formulario para radicación de las PQRSDF, donde se evidenció que se solicita la Autorización de Tratamiento de Datos previamente a la radicación de la solicitud, a través del link: https://www.jep.gov.co/ServicioAlCiudadano/Paginas/pqrsf.aspx\n\nFinalmente, se evidencia el Acuerdo AOG No. 005 de 2019 \"Por la cual se adopta la Política de Tratamiento de Datos Personales\" y el formato de Autorización de Tratamiento de Datos Personales.","Cerrada","SI","De acuerdo con el monitoreo registrado y teniendo en cuenta que el proceso aportó las evidencias del cumplimiento de las actividades planteadas, la SCI considera que la actividad queda en estado \"CERRADA\".\n\nAdemás, se determina la \"EFICACIA\" de la acción, teniendo en cuenta que, mediante Acuerdo AOG No. 005 de 2019 la JEP adoptó la Política de Tratamiento de Datos Personales y llevó a cabo la publicación del formato de Autorización de Tratamiento de Datos Personales, a fin de que sea diligenciada y/o aceptada por los ciudadanos antes de formular la PQRSDF, a través del link: https://www.jep.gov.co/ServicioAlCiudadano/Paginas/pqrsf.aspx. Dando así cobertura la causa que dio origen a la presente oportunidad de mejora. "]
[6,"Informe de Seguimiento al trámite de atención PQRDSF","Dar instrucciones a través de una circular o memorando a todos los servidores de la JEP, sobre la obligación de cumplir los términos legales y las posibles sanciones disciplinarias por la transgresión del derecho fundamental de petición.(ítem 12)","Inexistencia de reglamento","Mejora - AM","Proyectar reglamento para tramite de PQRSDF","1. Realizar mesas de trabajo del DAC con  los Departamentos de Conceptos y representación Jurídica y Gestión Documental para proyección y aprobación de tramite interno de PQRSDF.\n2.Documento aprobado y firmado.\n3.  Solicitar la divulgación del tramite a través de la Subdirección de Comunicaciones.","2019-09-01","2019-12-31",null,null,null,null,"N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-10-30","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se evidencia cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observan dos (2) listados de asistencia de mesas de trabajo realizadas el 3 y 5 de septiembre de 2019 y dos (2) correos electrónicos del 10 y 13 de septiembre de 2019, en los cuales se evidencia la trazabilidad y gestiones realizadas entre los Departamentos de Atención al Ciudadano y Gestión Documental para la expedición de la Resolución No. 3351 de 2019.\n\nAsí mismo, se evidencia la Resolución No. 3351 expedida el 3 de octubre de 2019, a través de la cual la JEP reglamentó el trámite interno de las PQRSDF, la cual se encontró publicada en la página de la JEP en el enlace: Normativa/Secretaría Ejecutiva.  Con lo anterior, se determina el cumplimiento a las actividades planteadas por el proceso.","Cerrada ","SI","De acuerdo con el monitoreo registrado y teniendo en cuenta que el proceso aportó las evidencias del cumplimiento de las actividades planteadas, la SCI considera que la actividad queda en estado \"CERRADA\".\n\nAdemás, se determina la \"EFICACIA\" de la acción, teniendo en cuenta que, mediante la expedición de la Resolución No. 3351 de 2019,  la JEP reglamentó el trámite interno de las PQRSDF, la cual incluye, entre otros aspectos, lo siguiente: modalidades de las peticiones, términos para resolverlas, acuerdos de niveles de servicio para la atención de las PQRSDF, de acuerdo con su complejidad, es de anotar que, la resolución en mención  se encontró publicada en la página de la JEP en el enlace Normativa/Secretaría Ejecutiva. Dando así cobertura la causa que dio origen a la presente oportunidad de mejora."]
[7,"Informe de Seguimiento al trámite de atención PQRDSF","Publicación de informes sobre el trámite dado a las PQRSDF en los términos establecidos en el procedimiento del Departamento de Atención al Ciudadano.","No publicación en termino","Mejora - AM","Informes Publicados en término. ","Publicar dentro del mes siguiente a la finalización del trimestre el informe de PQRSDF correspondiente. \n\n","2019-09-01","2020-06-30","Constanza Cañon Charry","2020-10-05","El Departamento de Atención al ciudadano solicito  la modificación del proceso de PQRSFD a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, en cuanto a la ampliación de los términos para la publicación de los informes de PQRSDF a 45 días, después de finalizado el trimestre.\nPara el 1 informe de 2020 se realizó proyección  desde el 13 de abril de 2020 se procede a elegir el modelo de Informe 22/04/2020\nBorrador 28/04/2020  remitido a la jefatura del DAC\nEL 8/05/2020 se incorpora información y se realizan ajustes según las observaciones solicitadas por el DAC\nEl 11/05/2020 se remite a la Subsecretaria\n11/05/2020 y el 13/05/2020 se realizan ajustes según las observaciones solicitadas por la subsecretaria\nEl 14 se remite a la Subsecretaria para aprobación. \n15/05/2020 se envía para ser publicado a la Subdirección de comunicaciones.\nPara el informe del segundo trimestre se informa que la actividad iniciara el 01/07/2020\nInforme segundo Trimestre PQRSDF\n12.08-2020 Se envía informe a Subsecretaria para revisión\n12-08-2020 Se realizan ajustes solicitados por Subsecretaria\n14-08-2020 Se realizan nuevos ajustes solicitados por la Subsecretaria\n14-08-2020 Se aprueba presentación por la subsecretaria\n14-08-2020 Solicitud publicación Informe II Trimestre pagina Web \n14-08-2020 Publicación pagina web \nPara el reporte del tercer trimestre se informa que la actividad inicio el 1 de octubre del 2020","Cerrada ","Profesional especializado II","2020-10-09","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso se observa:\n1, Se explica al proceso que la fecha de monitoreo (columna K) es la fecha en que se realiza el reporte, no las fechas de las diferentes acciones realizadas.\n2, Se solicita solo reportar en el monitoreo (columna L) lo respectivo al trimestre en seguimiento, no dejar el historial.\n3, Teniendo en cuenta la actualización del procedimiento de Atención de PQRSDF el  21-04-2020, donde se establece la publicación en la página web de la entidad  a los 45 días de cumplido el trimestre, se evidencia la publicación en la pagina web de la JEP el segundo informe trimestral de PQRSDF el 14 de agosto de 2020, Dando cumplimiento a los tiempos establecidos.\nLa actividad ya se encuentra cerrada por la Subdirección de Control Interno y se invita al proceso para continuar con la publicación de los informes de manera oportuna.","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-30","\nEVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se reporta la gestión realizada por el proceso para llevar a cabo la elaboración y publicación del informe de PQRSDF del II trimestre en la página web de la entidad. Al respecto, la SCI verificó el cumplimiento de la publicación oportuna de los informes trimestrales de PQRSDF del I y II trimestre de 2020, en el botón de transparencia de la entidad, en la categoría “10. Instrumentos de Gestión de Información Pública”, subcategoría “10.10 Informes de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información”, así como en el link de Servicio al Ciudadano: https://www.jep.gov.co/ServicioAlCiudadano/Paginas/informes-PQRSFD.aspx. Lo anterior, en consonancia con lo establecido en el procedimiento JEP-PT-12-01 \"Atención de PQRSDF\" versión 1.0 del 21-abr-2020, Actividad 11 y en la Ley 1712 de 2014.\n\nDado que la acción se encuentra en estado \"Cerrada\", que transcurrieron tres (3) meses después de cumplida la actividad (30-jun-2020) y que se logró evidenciar la publicación oportuna de los informes de PQRSDF del I y II trimestre de 2020 conforme a lo dispuesto en el procedimiento JEP-PT-12-01, la Subdirección de Control Interno declara la eficacia de la acción, de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso para dar cumplimiento a la publicación oportuna del informe de PQRSDF del II trimestre de 2020 e invita al proceso a continuar con la publicación oportuna de estos informes. De otra parte, registra las observaciones respectivas relacionadas con el correcto diligenciamiento de la matriz de plan de mejoramiento, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada ","SI","Se declara la eficacia de la acción teniendo en cuenta que:\n\n1. Se realizó la actualización del procedimiento JEP-PT-12-01.\n2. Se logró evidenciar la publicación oportuna de los informes de PQRSDF del I y II trimestre de 2020, conforme a lo dispuesto en el procedimiento.\n3. La acción se encuentra en estado \"Cerrada\" desde el 30-jun-2020.\n4. Transcurrieron tres (3) meses después de cumplida la actividad."]
[8,"Informe de Seguimiento al trámite de atención PQRDSF","Continuar con las capacitaciones al personal del Departamento de Atención al Ciudadano y de Gestión Documental (personal de Ventanilla Única), en temas relacionados con la atención de las PQRSDF y acceso de los ciudadanos.","Desconocimiento de temas. ","Mejora - AM","Fortalecer las capacidades del Talento Humano de Ventanilla Única. ","Realizar jornadas de capacitación al personal de ventanilla única de gestión Documental  sobre la normatividad de la JEP, preguntas frecuentes y la práctica de casos reales. ","2019-09-01","2019-12-31","Constanza Cañón Jefe Departamento Atención al Ciudadano. \n","1. 31.08-2019\n2. 17-12-2019","Se realizaron capacitaciones al personal de ventanilla única de la JEP.","cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-29","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se evidencia cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observan tres (3) listados de asistencia de capacitaciones realizadas al personal de la ventanilla única, en temas relacionados con la atención de las PQRSDF y acceso de los ciudadanos, así:\n\n1) El 31-ago-2019 cuya temática fue \"cualificación ventanilla PQRSDF\" (23 participantes). \n2) 17-dic-2019 cuya temática fue \"sobre la JEP y PQRSDF\" (28 participantes).\n3) Agenda de la capacitación del 17-dic-2019.\n\nCon lo anterior, se determina el cumplimiento a las actividades planteadas por el proceso.","CERRADA","SI","De acuerdo con el monitoreo registrado y teniendo en cuenta que el proceso aportó las evidencias del cumplimiento de las actividades planteadas, la SCI considera que la actividad queda en estado \"CERRADA\".\n\nAdemás, se determina la \"EFICACIA\" de la acción, teniendo en cuenta que el proceso llevó a cabo dos (2) jornadas de capacitación  al personal de la ventanilla única, en los meses de agosto y diciembre de 2019 sobre temas relacionados con la atención de las PQRSDF, la JEP y acceso de los ciudadanos, las cuales contaron con un total de 51 participantes, dando así cobertura la causa que dio origen a la presente oportunidad de mejora. "]
[9,"Auditoria Interna Proceso de Atención al Ciudadano","Se requiere implementar las acciones pertinentes para dar cumplimiento a la elaboración y presentación a la Alta Dirección del informe anual sobre el estado y comportamiento del Proceso de Atención al Ciudadano, toda vez que, no se evidencio su presentación. Lo anterior, conforme a lo señalado en el procedimiento JEP-PT-12-02, numeral 2. Lineamientos Generales, literal g: “(…) anualmente se presentará informe a la Alta Dirección sobre el estado del Proceso de Atención al Ciudadano”; de igual forma, en la Actividad No. 10, que establece: “Se remite informe anual sobre el estimativo del\ncomportamiento del Proceso Administración del Servicio al Ciudadano a la Alta Dirección, emitiendo recomendaciones”."," Se registró en el procedimiento JEP-PT-12-02 un lineamiento y actividad para la generación de un informe anual que no se requiere","Acción Correctiva","Modificar el procedimiento \"JEP-PT-12-02 Relacionamiento con el ciudadano\" específicamente en el lineamiento general g) y la actividad No. 10 en lo relacionado con el informe anual que se debe presentar a la Alta Dirección, actividad que se debe eliminar toda vez que con la generación del informe trimestral brinda la información necesaria para la Alta Dirección, ","Solicitud de modificación del procedimiento a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional","25/11/2020\n","30/12/2020\n","Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2020-12-30","Se realiza reunión con Fortalecimiento Institucional y Subsecretaria Ejecutiva, para solicitar la modificación del procedimiento","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-02-17","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto a la solicitud de modificación del procedimiento \"JEP-PT-12-02 Relacionamiento con el ciudadano\"","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-24","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se observaron las gestiones realizadas a través de correos electrónicos del 3 de diciembre de 2020 entre el  Departamento  de Atención al Ciudadano y la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, en el que se aprobaron las modificaciones realizadas al procedimiento \"JEP-PT-12-02 Relacionamiento con el ciudadano\" y se indica el link de publicación en la Intranet del procedimiento actualizado. De acuerdo con lo anterior, se evidencia cumplimiento de la actividad  concerniente a la solicitud de modificación del procedimiento a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, por lo tanto la Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad.\n\nSe informa al proceso que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados y registra observación sobre el cargue de evidencias, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada","SI","Se declara la eficacia de la acción establecida en la columna F, toda vez que, se observa la modificación del procedimiento \"JEP-PT-12-02 Relacionamiento con el ciudadano\" versión 1.0 del 03/12/2020, específicamente en el numeral 2. Lineamientos Generales, literal g) y el numeral 3. Actividades, actividad No. 10, en lo relacionado con el informe anual que se debe presentar a la Alta Dirección, actividades que fueron eliminadas, teniendo en cuenta que, con la elaboración y presentación del informe trimestral de PQRSDF se brinda la información necesaria a la Alta Dirección. El procedimiento se encuentra debidamente publicado en el SGC."]
[null,null,null,null,null,null,"Modificación al Procedimiento JEP-PT-12-02","2020-11-25","2020-12-30","Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2020-12-30","Se realiza reunión con Fortalecimiento Institucional y Subsecretaria Ejecutiva, para solicitar la modificación del procedimiento","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-02-17","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el proceso se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto a la modificación del procedimiento \"JEP-PT-12-02 Relacionamiento con el ciudadano \"con relación al informe anual; esto se evidencia al consultar el subsitio del Sistema de Gestión de Calidad de la JEP, donde se encuentra publicada la actualización del procedimiento ","Cerrada","Contratista SCI","2021-02-24","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se observa el procedimiento JEP-PT-12-02 \"Relacionamiento con el ciudadano\" versión 1.0 del 3 de diciembre de 2020,  en cumplimiento de la actividad y acción de mejora definida, se observó la eliminación del lineamiento general g) y la actividad No. 10 en lo relacionado con el informe anual que se debe presentar a la Alta Dirección. El procedimiento se encuentra disponible para consulta en el SGC a través del link:\n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F12%20Proceso%20de%20Atenci%C3%B3n%20al%20Ciudadano%2F2%2E%20Procedimientos%2FJEP%2DPT%2D12%2D02%20Relacionamiento%20con%20el%20ciudadano%20V1%2Epdf&parent=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F12%20Proceso%20de%20Atenci%C3%B3n%20al%20Ciudadano%2F2%2E%20Procedimientos\n\nDe acuerdo con lo anterior, se evidencia cumplimiento de la actividad  concerniente a la solicitud de modificación del procedimiento a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, por lo tanto la Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad.\n\nSe informa al proceso que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados y registra observación sobre el cargue de evidencias, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada"]
[10,"Auditoria Interna Proceso de Atención al Ciudadano","El proceso Gestión de Atención al Ciudadano realizó en el alcance de la presente auditoria un total de diez (10) comisiones, de las cuales ocho (8) equivalentes a un 80% fueron legalizadas de manera extemporánea, incumpliendo lo establecido en el ProcedimientoJEP-PT-09-07 “Comisiones y\nautorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o  autorización de desplazamiento” y de la resolución 1119 del 22 de abril de 2019 por medio de la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicios\nde los servidores públicos y las autorizaciones de desplazamiento de los contratistas de la Jurisdicción Especial para la Paz - JEP.","Falta de seguimiento a la legalización de comisiones","Acción de mejora ","Realizar legalización de comisiones y autorizaciones de desplazamiento de manera oportuna, para dar cumplimiento a lo establecidos en el procedimiento \"JEP-PT-09-07 Comisiones y autorizaciones de desplazamiento”","1. Elaborar cuadro de control para hacer seguimiento a las fechas de legalización, con el fin de evitar vencimiento de los terminos establecidos en la resolución  1119 del 22 de abril de 2019.\n\n2. Se incluirá un punto dentro del orden de día del Comité Primario del Departamento de Atención al Ciudano en el que se realizará seguimiento a la legalización de las comisiones de servicios.  ","2020-12-01","2021-06-30","Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano"," 15/04/2021 ","Se elabora cuadro control de seguimiento a comisiones, el cual fue revisado por Fortalecimiento Institucional.\nPara este seguimiento se informa que en comité primario del 26 de febrero de la presente vigencia se dedico en la agenda un punto para socializar el cuadro de seguimiento a comisiones.  No obstante no se ha presentado ninguna comisión a la fecha del reporte.\nEvidencia:  Acta de comité, listado de asistencia y cuadro de control de seguimiento a comisiones.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-16","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el proceso en el seguimiento anterior se observó el avance al cumplimiento de la actividad propuesta (cuadro control seguimiento a comisiones) y para este seguimiento se adjunta acta de comité donde se evidencia la inclusión de un punto relacionado con las comisiones judiciales; adicionalmente no se ha presentado ninguna comisión durante este trimestre, por lo que no es viable determinar el mejoramiento conforme a la debilidad identificada. \nSe espera para el próximo seguimiento se presente una comisión con el fin de evidenciar la información en el instrumento diseñado y continuidad de la evidencia de la inclusión del punto de control en el comité primario.","Abierta ","Contratista SCI","2021-04-19","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se observó avance de la actividad, con el cumplimiento de la actividad 1, para lo cual se aportó una matriz en Excel denominada \"Cuadro Control de Seguimiento a Comisiones\",  del Departamento de Atención al Ciudadano en su contenido relaciona información para que se registren datos como: fecha inicial y final de la comisión, soporte de la legalización, fecha máxima de legalización, fecha en que legalizó, entre otros.\n\nAsí mismo, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad 2, toda vez que, se observó el acta de Comité Primario del Departamento de Atención al Ciudadano, de fecha 26 de febrero de 2021, en el cual, en el numeral 7 se informó sobre la construcción del cuadro de control para el seguimiento de las comisiones que realice el DAC, con el propósito de dar cumplimiento a los plazos establecidos para la entrega de la documentación requerida para la legalización. Se indica además, que dicho documento se cargará en el One Drive. Sin embargo, el proceso en el monitoreo informa que, no se han presentado comisiones a la fecha del reporte.\n\nPor lo anterior, la acción continúa en estado \"Abierta\" y se recomienda al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción. Se recomienda que, para el próximo seguimiento, en caso de realizarse comisiones, el proceso presente los resultados de la implementación del cuadro de control diseñado, así como la evidencia de la inclusión del punto de control en el próximo comité primario.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta "]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"CONSTANZA EUGENIA CAÑÓN CHARRY\nJEFE DE DEPARTAMENTO"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-06-23","Subdirección de Control Interno","Se ocultan lo items 3, 4, 5, 6 y 8 toda vez que se encuentran cerrados con eficacia."]
[null,null,"27/072020","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-08-06","Subdirección de Control Interno","Se solicita mediante correo electronico ampliaciòn de la fecha de terminaciòn del Item 2."]
[null,null,"2020-10-30","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento, se oculta el item 7 toda vez que se encuentra cerrado con eficacia."]
[null,null,"2020-11-17","Departamento de Atención al Ciudadano","Incluye los items 9 y 10 de acuerdo a los resultados de auditoria vigencia 2020"]
[null,null,"2021-02-24","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-04-19","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":27,"n_cols":9,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9],[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
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[]
["Escriba la causa raíz"]