{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":1,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":33,"n_cols":23,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[32,4,32,6],[31,4,31,6],[19,0,19,2],[20,0,20,2],[20,3,20,4],[31,0,31,1],[13,4,14,4],[30,4,30,6],[10,0,12,0],[10,1,12,1],[10,2,12,2],[10,3,12,3],[13,0,14,0],[13,1,14,1],[13,2,14,2],[21,0,21,1],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[32,15,32,17],[19,19,19,22],[19,13,19,17],[20,15,20,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[6,14,7,14],[21,15,21,17],[31,15,31,17],[6,21,7,21],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[0,0,1,2],[2,0,2,22],[3,0,3,2],[6,10,7,10],[13,3,14,3],[27,4,27,6],[28,4,28,6],[10,21,12,21],[5,4,7,4],[6,20,7,20],[10,22,12,22],[13,21,14,21],[13,22,14,22],[29,4,29,6],[24,2,24,6],[25,4,25,6],[26,4,26,6]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"GESTIÓN JURIDICA "]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Auditorías Internas y externas","Conforme a lo documentado en las actividades número 2 y 3 del procedimiento JEP-PT-11-01, que indican que: “Se verifica el cumplimiento de los requisitos previstos en la Circular emitida por el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica…”.  y “Se realiza consulta de la normatividad, jurisprudencia y doctrina aplicables al caso consultado y se recopila la misma de forma sistemática para proceder a la proyección de respuestas”, respectivamente.  No se encontró evidencia que soporte el cumplimiento de dichas actividades. ","Según el informe de auditoría, no se encontró evidencia que soporte el cumplimiento de las actividades 2 y 3 del procedimiento JEP-PT-11-01. ","Correctiva - AC","Corrección del Procedimiento JEP-PT-11-01 a fin de actualizarlo a la realidad actual del proceso de  gestión jurídica  dentro del  Departamento de Conceptos y Representación Jurídica y de la JEP","a.  Documentar nuevamente el procedimiento Asesorías Jurídicas JEP-PT-11-01 del 2019-06-04 \nb. Aprobación del procedimiento Asesorías Jurídicas JEP-PT-11-01 del 2019-06-04,  por parte de la Subdirección de Fortalecimiento"," 03/02/2020","2020-12-31","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-09-30","Se observa que a través de correo del 13 de agosto de 2020 la Subdirección de Fortalecimiento Institucional le informó a la Directora de Asuntos JurÍdicos lo siguiente: De acuerdo con su solicitud de modificación del proceso “ Gestión Asuntos Jurídicos” y la modificación de los  procedimientos “asesoría jurídicas”,  “representación judicial “ y la  elaboración del procedimiento “ respuesta a tutelas,  le informo que dicha solicitud fue atendida y se encuentra disponible en la intranet en Link:\n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica\n  ","Cerrada","Profesional Especializada II","2020-10-16","Conforme al monitoreo realizado por el proceso se  evidencia cumplimiento de la actividad planificada, toda ves que se realizo la actualización del procedimiento \" Asesorias Jurídicas\" el 13/08/2020 y se encuentra publicado en la intranet en el subsitio del sistema de gestión de calidad. Asegurando el cumplimiento de la actividad.\n\nLink de consulta :\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica%2F2%2E%20Procedimientos","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó cumplimiento en la ejecución de la actividad planificada, toda vez que se realizó la actualización del procedimiento \"Asesorias Jurídicas\".  En correo electrónico del 13 de agosto de 2020 , la Subdirección de Fortalecimiento Institucional le manifestò a la  Dirección de Asuntos Jurídicos, lo siguiente: \"De acuerdo con su solicitud de modificación del proceso 'Gestión Asuntos Jurídicos y la modificación de los  procedimientos 'asesoría jurídicas', 'representación judicial' y la  elaboración del procedimiento 'respuesta a tutelas,  le informo que dicha solicitud fue atendida y se encuentra disponible en la intranet en Link: \n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica%2F2%2E%20Procedimientos\"\n\nFinalmente, La Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.\n","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se observa que se realizó la actualización del procedimiento \"JEP-PT-11-01  Procedimiento asesoría jurídica\" Versión 1.0 de 13/08/2020, el mismo se encuentra vigente y disponible en la intranet de la página web de la entidad, específicamente en el Sistema de Gestión de Calidad del proceso Gestión Jurídica.\n\nEn el siguiente link:\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica\n"]
[2,"Auditorías Internas y externas","Se evidenció que la Dirección de Asuntos Jurídicos no cuenta con un procedimiento documentado que determine la secuencia de actividades a desarrollar para el trámite de las tutelas que son notificadas y sobre las cuales esa Dirección proyecta la respuesta para la firma de la Secretaria Ejecutiva, sin embargo, se observó el proyecto de elaboración del procedimiento, el cual se encuentra en construcción para la aprobación de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional. Por lo anterior y con el fin de fortalecer el Sistema de Control Interno, se recomienda continuar con las acciones tendientes a la documentación y aprobación de dicho procedimiento.   ","Según  el informe de auditoría, el proceso de Gestión Jurídica no cuenta con  un procedimiento documentado que determine la secuencia de actividades a desarrollar para el trámite de las tutelas.","Correctiva - AC","Continuar con las acciones tendientes a la documentación y aprobación del  procedimiento para el trámite de tutelas","a.  Documentar Avalar,  Corregir e implementar el  procedimiento ya existente para el trámite de las tutelas. \n\nb. Aprobación  del  procedimiento para el trámite de tutelas  por parte de la Subdirección de Fortalecimiento. ","2020-02-03","\n31/12/2020 ","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica ","2020-09-30","Se Observa que a través de correo del 13 de agosto de 2020 la Subdirección de Fortalecimiento Institucional le informó a la Directora de Asuntos Jurídicos lo siguiente: De acuerdo con su solicitud de modificación del proceso “ Gestión Asuntos Jurídicos” y la modificación de los  procedimientos “asesoría jurídicas”,  “representación judicial “ y la  elaboración del procedimiento “ respuesta a tutelas,  le informo que dicha solicitud fue atendida y se encuentra disponible en la intranet en Link:\n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica","Cerrada","Profesional Especializada II","2020-10-16","Conforme al monitoreo realizado por el proceso se  evidencia cumplimiento de la actividad planificada, toda ves que se realizo la definición de un procedimiento denominado \" Respuestas a tutelas \" el cual fue aprobado el  13/08/2020 y se encuentra publicado en la intranet en el subsitio del sistema de gestión de calidad. Asegurando el cumplimiento de la actividad.\n\nLink de consulta :\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica%2F2%2E%20Procedimientos\"","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento en la ejecución de la actividad planificada, toda vez que se definió el procedimiento \"Respuestas a Tutelas\". Según correo electrónico del 13 de agosto de 2020 , la Subdirección de Fortalecimiento Institucional le informó a la  Dirección de Asuntos Jurídicos, lo siguiente: \"De acuerdo con su solicitud de modificación del proceso 'Gestión Asuntos Jurídicos y la modificación de los  procedimientos 'asesoría jurídicas', 'representación judicial' y la  elaboración del procedimiento 'respuesta a tutelas,  le informo que dicha solicitud fue atendida y se encuentra disponible en la intranet en Link: \n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica%2F2%2E%20Procedimientos\"\n\nFinalmente, La Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.\n","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se observa la creación del procedimiento \"JEP-PT-11-03  Procedimiento Respuesta a Tutelas\" Versión 0.0 de 13/08/2020,  el mismo se encuentra vigente y disponible en la intranet de la página web de la entidad, específicamente en el Sistema de Gestión de Calidad del proceso Gestión Jurídica.\n\nEn el siguiente link:\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica"]
[3,"Auditorías Internas y externas","Realizado el análisis de los conceptos y respuestas a tutelas tomadas en la muestra aleatoria significativa, se pudo observar los siguiente:\n\n Los documentos se encuentran custodiados en carpetas sin foliar, \n No se cuenta con un archivo físico o digital que contenga la recopilación de las tutelas notificadas y sobre las cuales se debe proyectar la respuesta para la firma de la Secretaria Ejecutiva,\n No se cuenta con la identificación de Serie y Subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales recibidas y generadas por el proceso.\n\nLo anterior en desconocimiento de los lineamientos del Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000 y en el acuerdo 042 de 2002.\n\n\nSe observó que los archivos físicos de respuestas dadas a las tutelas en las cuales se vincula a la Secretaría Ejecutiva se encuentran archivadas en AZs y sin foliar, desconociendo lo establecido en el parágrafo del artículo 27 del Acuerdo 2 de 2014 del Archivo General de la Nación sobre la organización de archivos públicos, que establece: “NO se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integralidad física de los documentos”.  ","Según el informe de auditoría, el archivo físico de conceptos y respuesta a tutelas no cumple con los  lineamientos del Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000, el acuerdo 042 de 2002 y el artículo 27 del  Acuerdo 02 de 2014","Correctiva - AC","2. Organizar  el archivo físico del departamento, de Conceptos y Representación Judicial ,  especialmente el de Tutelas.","Se realizará una jornada de organización del archivo físico del departamento, con la colaboración del departamento de Gestión Documental","\n\n17/12/2019\n","\n31/12/2020","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-09-30","Se evidencia: 1. Que el  16 de diciembre de 2019, se llevó a cabo una reunión liderada por el Jefe del Departamento de Conceptos, y el jefe del Departamento de Gestión  Documental a fin de revisar el archivo de gestión del Departamento de Conceptos y determinar los lineamientos para su organización.\n2. Que el 10 de febrero de 2020 el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica,  le entregó  el archivo de gestión, al Departamento de Gestión Documental dando  inicio al proceso de organización de los archivos de gestión y la aplicación de los requisitos técnicos.      \nQue el 10 de febrero de 2020, el departamento de Gestión Documental llevo a cabo la entrega del archivo físico a la Profesional Especializada II del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica, junto con el FUID correspondiente.\n\nSegún el resultado de la evaluación llevada a cabo por la Subdirección de Control Interno, La verificación de los expedientes será realizada por la Subdirección de Control Interno, una vez se pueda tener acceso a los expedientes físicos. Por tanto la actividad quedara abierta hasta tanto ello sea posible\n\nNo se dice nada sobre lo encontrado por control interno  conforme al Formato Único de Inventario Documental FUID, se encuentran relacionados 7 expedientes de la subserie Acciones de Tutela, de los años 2018, 2019 y 2020, sin número de identificación, ni número de expediente ORFEO.  Esto dado a que debido a la calamidad causada por la pandemia del Covid 19  no se ha logrado realizar. Una vez se retomen las actividades de oficina se cumplirá y reportará.","Cerrada","Profesional Especializada II","2020-10-16","Conforme al monitoreo realizado por el proceso, se observa el cumplimiento de la acción.\n\nLa Subdirección de Control Interno hará la verificación física de los expedientes, una vez se normalice las actividades en las instalaciones de la Jurisdicción. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó cumplimiento en la ejecución de la actividad planificada, toda vez que, se llevó a cabo la organización del archivo físico del Departamento de Conceptos y Representación Judicial- DCRJ con la colaboración del Departamento de Gestión Documental.  Esta actividad de intervención de 66 archivos inició el 16 de diciembre de 2019 y terminó el 10 de febrero de 2020 , tal y como consta en acta de la misma fecha .  Por otra parte, se aporta el Formato Único de Inventario Documental FUID, donde se relacionan 7 expedientes de la subserie Acciones de Tutela, de los años 2018, 2019 y 2020, sin número de identificación, ni número de expediente ORFEO. \n\nFinalmente, La Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad en el entendido que la verificación física de los expedientes se llevará a cabo una vez se normalicen las actividades en la entidad.  No obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","N/A","Se aplaza la declaración de la eficacia, toda vez que, la misma depende del seguimiento a realizar por el Departamento de Gestión Documental, el cual se realizará de acuerdo al cronograma previsto en la vigencia 2021.\n\n\n"]
[null,null,null,null,"Mejora - AM","3. Clasificar los documentos que componen el archivo físico del departamento de Conceptos y Representación Jurídica.","Con la organización del archivo físico, se llevara a cabo la identificación de las Series y Subseries para la custodia y conservación de las unidades documentales.","2020-01-01","2020-12-31","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-09-30","Se observa,  que a través del Formato Único de Inventario Documental - FUID entregado por el Departamento de Gestión Documental en Comité del 10/02/2020, se identificaron las Series y Subseries para la custodia y conservación de las unidades documentales.\nFueron identificadas las siguientes series/subseries: \n*-Acciones Constitucionales/Acciones de Cumplimiento - Acciones de Tutela.\n- Conceptos.\n- Conciliación Prejudicial/Conciliación Prejudicial.\n- Procesos / Procesos Judiciales ante la JEP.\n- Acciones Contencioso Administrativas / Acciones Contenciosas Administrativa.\n- Órdenes Judiciales / Órdenes Judiciales de Salas y Secciones de la JEP.\n- Derechos de Petición.De acuerdo con el acta de entrega de archivo (ver anexo) se cuenta con 66 expedientes.\n\nSegún el resultado de la evaluación llevada a cabo por la Subdirección de Control Interno, La verificación de los expedientes será realizada por la Subdirección de Control Interno, una vez se pueda tener acceso a los expedientes físicos. Por tanto la actividad quedara abierta hasta tanto ello sea posible","Cerrada","Profesional Especializada II","2020-07-23","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias registradas en el one drive, se observa que para el segundo trimestre  se realizaron las recomendaciones realizadas por la Subdirección de control interno el 29/04/202 donde solicitaba al proceso realice la ampliación del reporte del monitoreo, toda vez que el mismo carece de detalles sobre la realización de la actividad, como: fecha de aprobación o entrega del FUID, detalle de las series y subseries levantadas, etc., conforme a las evidencias presentadas.   ","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó cumplimiento en la ejecución de la actividad planificada, toda vez que,  a través del Formato Único de Inventario Documental - FUID entregado por el Departamento de Gestión Documental en reunión celebrada el 10/02/2020, se identificaron las Series y Subseries para la custodia y conservación de las unidades documentales.\nFueron identificadas las siguientes series/subseries: \n*-Acciones Constitucionales/Acciones de Cumplimiento - Acciones de Tutela.\n- Conceptos.\n- Conciliación Prejudicial/Conciliación Prejudicial.\n- Procesos / Procesos Judiciales ante la JEP.\n- Acciones Contencioso Administrativas / Acciones Contenciosas Administrativa.\n- Órdenes Judiciales / Órdenes Judiciales de Salas y Secciones de la JEP.\n- Derechos de Petición.\n\nFinalmente, La Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad en el entendido que la verificación física de los expedientes se llevará a cabo una vez se normalicen las actividades en la entidad.  No obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,"Mejora - AM","4. Implementar el archivo digital del departamento de Conceptos y Representación Jurídica"," a. Se crearán los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica, especialmente para el procedimiento de tutelas \n\nb. Las unidades documentales generadas en el proceso se mantendrán en archivos digital exclusivamente. ","2020-01-02","2020-07-01","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-10-23","A través de la consulta del Sistema de Gestión Documental CONTI, se evidencia que, en el mismo, se encuentran los siguientes expedientes creados el 23 de diciembre de 2019 por el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica para el archivo digital de cada una de las unidades documentales generadas en el proceso Gestión Jurídica, especialmente para el procedimiento de tutelas cuyo expediente es el número 2019632020600008E y se denomina Acciones de Tutela. 2019632014000003E Actas de Reunión, 2019632020100038E Habeas Corpus,  2019632020700001E Acción de cumplimiento, 2019632270300014E Acciones Contenciosas Administrativas, 2019632500100001E Convenios,  2019632070200003E Comunicaciones Oficiales Internas, 2019632070100008E Comunicación Oficiales Externas, 2019632080100094E Derechos de Petición, 2019632120200001E Informe de Gestión, 2019632123500001E Informe de Actividades, 2019632161800001E Procesos Penales, 2019632161900002E Procesos de inconstitucionalidad, 2019632531500006E Solicitudes Autoridades Públicas, 2019632531600001E Requerimiento de Autoridades Judiciales Ordinaria, 2019632710300002E Órdenes Judiciales de Salas y Secciones de la JEP.  Como evidencias del monitoreo se subió al One Drive correspondiente el PDF del resultado de la consulta para cada uno de los expedientes relacionados, esto es “Ficha del Expediente” y Resultado de Consulta Expediente.”","Cerrada","Profesional Especializada II","2020-10-16","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, no se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad planificada toda ves que no se  especifica en el monitoreo por el proceso  las caráctarísticas del archivo digital ni se evidencia en one drive.\n\n\nLa Subdirección de Control Interno solicito en evaluación de II trimestre que el proceso solicitara  la ampliación de la fecha de terminación de la acción, teniendo en cuenta que finalizó el 01/07/2020 y la acción aún se encuentra abierta.\" la cual no se evidencia ampliación de la fecha de finalización de la actividad.\n\nSe da  alcance al seguimiento de las actividades  \" a.) Se crearán los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica, especialmente para el procedimiento de tutelas b.) Las unidades documentales generadas en el proceso se mantendrán en archivos digital exclusivamente\", por compromiso adquirido en mesa de trabajo con el proceso y la Subdirección de Control Interno el dia 21 de octubre, permitiendole al proceso realizar ajuste al monitoreo de las actividades con soporte de evidencia en el one drive.\n\nConforme al monitoreo realizado por el proceso se logro evidenciar que se esta realizando el  archivo digital en el sistema de gestión documental CONTI                  con la creación de 16  expedientes, verificados en el one drive, de esta manera se asegura el cumplimiento de las actividades planificadas.  ","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimientoe en la ejecución de la actividad planificada, toda vez que fueron creados a través del gestor documental ORFEO, los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica.  Según documento  \"TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL\", se evidencia la creación del expediente número 2019632020600008E para la subserie Acciones de Tutela, información que fue migrada al Sistema de Gestión Documental CONTI, nuevo Gestor Documental de la JEP .\n\nEl proceso subió al One Drive en archivo PDF del resultado de la consulta efectuada en el sistema CONTI para cada uno de los expedientes del archivo digital que contiene información relacionada con “Ficha del Expediente” y \"Resultado de Consulta Expediente”; específicamente para el procedimiento de tutelas el expediente corresponde al número 2019632020600008E, denominado \"Acciones de Tutela\", que fue creado el 23 de diciembre de 2019 por el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica. \n\nPor otra parte, el proceso solicitó la ampliación del término para el cumplimiento de la actividad, para lo cual se prorroga el término hasta el 31 de diciembre de 2020.\n\nFinalmente, La Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.\n","Cerrada"]
[4,"Auditorías Internas y externas","Al analizar los expedientes físicos, los mismos se encuentran perforados y legajados con ganchos plásticos, contraviniendo lo establecido en los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación el -AGN en el Acuerdo 042 de 2002.","Según el informe de auditoría, los expedientes físicos que contienen el archivo de los conceptos y las respuestas a tutelas,  no cumplen con lo establecido en los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación el -AGN en el Acuerdo 042 de 2002. \n","Correctiva - AC","1. Organizar  archivo físico del departamento, especialmente el de Asesorías Jurídicas","Se realizará una jornada de organización del archivo físico del departamento, con la colaboración del departamento de Gestión Documental","\n17/12/2019","\n31/12/2020","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-09-30","Se evidencia: 1. Que el  16 de diciembre de 2019, se llevó a cabo una reunión liderada por el Jefe del Departamento de Conceptos, y el jefe del Departamento de Gestión  Documental a fin de revisar el archivo de gestión del Departamento de Conceptos y determinar los lineamientos para su organización.\n2. Que el 10 de febrero de 2020 el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica,  le entregó  el archivo de gestión, al Departamento de Gestión Documental dando  inicio al proceso de organización de los archivos de gestión y la aplicación de los requisitos técnicos.      \nQue el 10 de febrero de 2020, el departamento de Gestión Documental llevo a cabo la entrega del archivo físico a la Profesional Especializada II del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica, junto con el FUID correspondiente. Se organizaron 66 expedientes para la muestra de Control Interno.\n\nSegún el resultado de la evaluación llevada a cabo por la Subdirección de Control Interno, La verificación de los expedientes será realizada por la Subdirección de Control Interno, una vez se pueda tener acceso a los expedientes físicos. Por tanto la actividad quedara abierta hasta tanto ello sea posible","Cerrada","Profesional Especializada II","2020-10-16","Conforme al monitoreo realizado por el proceso, se observa el cumplimiento de la acción.\n\nLa Subdirección de Control Interno hará la verificación física de los expedientes, una vez se normalice las actividades en las instalaciones de la Jurisdicción. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la ejecución de la actividad planificada, toda vez que  se llevó a cabo la organización del archivo físico del Departamento de Conceptos y Representación Judicial con la colaboración del Departamento de Gestión Documental.  Esta actividad de intervención de 66 archivos inició el 16 de diciembre de 2019 y terminó el 10 de febrero de 2020 , tal y como consta en acta de la misma fecha .  Se aporta además el Formato Único de Inventario Documental FUID y relacionan un expediente de la Serie Conceptos, Subserie Conceptos 2019, sin número de identificación, ni número de expediente ORFEO. \n\nFinalmente, La Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad en el entendido que la verificación física de los expedientes se llevará a cabo una vez se normalicen las actividades en la entidad.  No obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","N/A","Se aplaza la declaración de la eficacia, toda vez que, la misma depende del seguimiento a realizar por el Departamento de Gestión Documental, el cual se realizará de acuerdo al cronograma previsto en la vigencia 2021.\n\n\n"]
[null,null,null,null,null,"2. Implementar el archivo digital del departamento de Conceptos y Representación Jurídica"," a. Se crearán los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica, especialmente para el procedimiento de tutelas\nb. Las unidades documentales generadas en el proceso se mantendrán en archivos digital.","2020-01-01","2020-05-30","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-10-23","A través de la consulta del Sistema de Gestión Documental CONTI, se evidencia que, en el mismo, se encuentran los siguientes expedientes creados el 23 de diciembre de 2019 por el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica para el archivo digital de cada una de las unidades documentales generadas en el proceso Gestión Jurídica, especialmente para el procedimiento de tutelas cuyo expediente es el número 2019632020600008E y se denomina Acciones de Tutela. 2019632014000003E Actas de Reunión, 2019632020100038E Habeas Corpus,  2019632020700001E Acción de cumplimiento, 2019632270300014E Acciones Contenciosas Administrativas, 2019632500100001E Convenios,  2019632070200003E Comunicaciones Oficiales Internas, 2019632070100008E Comunicación Oficiales Externas, 2019632080100094E Derechos de Petición, 2019632120200001E Informe de Gestión, 2019632123500001E Informe de Actividades, 2019632161800001E Procesos Penales, 2019632161900002E Procesos de inconstitucionalidad, 2019632531500006E Solicitudes Autoridades Públicas, 2019632531600001E Requerimiento de Autoridades Judiciales Ordinaria, 2019632710300002E Órdenes Judiciales de Salas y Secciones de la JEP.  Como evidencias del monitoreo se subió al One Drive correspondiente el PDF del resultado de la consulta para cada uno de los expedientes relacionados, esto es “Ficha del Expediente” y Resultado de Consulta Expediente.”","Cerrada","Profesional Especializada II","2020-10-16","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, no se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad planificada toda ves que no se  especifica en el monitoreo por el proceso  las caráctarísticas del archivo digital ni se evidencia en one drive.\n\nSe da  alcance al seguimiento de las actividades  \" a.) Se crearán los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica, especialmente para el procedimiento de tutelas b.) Las unidades documentales generadas en el proceso se mantendrán en archivos digital exclusivamente\", por compromiso adquirido en mesa de trabajo con el proceso y la Subdirección de Control Interno el dia 21 de octubre, permitiendole al proceso realizar ajuste al monitoreo de las actividades con soporte de evidencia en el one drive.\n\nConforme al monitoreo realizado por el proceso se logro evidenciar que se esta  realizando el archivo digital en el sistema de gestión documental CONTI con la creación de  16 expedientes, verificados en el one drive ; de esta manera se asegura el cumplimiento de las actividades planificadas.  ","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la ejecución de la actividad planificada, toda vez que fueron creados a través del gestor documental ORFEO, los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica.  Según documento  \"TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL\", se evidencia la creación del expediente número 2019632020600008E para la subserie Acciones de Tutela, información que fue migrada al Sistema de Gestión Documental CONTI, nuevo Gestor Documental de la JEP .\n\nEl proceso subió al One Drive en archivo PDF del resultado de la consulta efectuada en el sistema CONTI para cada uno de los expedientes del archivo digital que contiene información relacionada con “Ficha del Expediente” y \"Resultado de Consulta Expediente.”  Específicamente para el procedimiento de tutelas el expediente corresponde al número 2019632020600008E, denominado \"Acciones de Tutela\", que fue creado el 23 de diciembre de 2019 por el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica. \n\nPor otra parte, el proceso solicitó la ampliación del término para el cumplimiento de la actividad, para lo cual se prorroga el término hasta el 31 de diciembre de 2020.\n\nFinalmente, La Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[5,"Auditorías Internas y externas","Realizada la verificación de actividades documentadas en el procedimiento, (de Representación Judicial) se observa inconsistencia en el punto de control de la actividad No. 16, “Notificación de la Sentencia” que señala: ”…Si el fallo es adverso a la JEP, continúa en la actividad 16 si es del caso”,  toda vez que, se remite a la misma actividad, por lo anterior, se recomienda actualizar el procedimiento y tener en cuenta complementar las actividades concernientes al pago de sentencias en el evento que el fallo sea en contra de la JEP.  Si bien, hasta la fecha no existen fallos condenatorios, se debe definir las actividades a seguir para el pago de sentencias o implementar un procedimiento específico que contenga el paso a seguir para el pago y que defina los servidores responsables del mismo en la entidad.\n\nDe otra parte, en el objetivo del procedimiento se señala realizar el seguimiento a la Política de Prevención del Daño Antijurídico, sin embargo, no se encuentran documentadas las actividades para realizar dicho seguimiento, por lo que se recomienda que sean determinadas en la secuencia de actividades del procedimiento. ","Según el informe de auditoría, en el procedimiento de Representación Judicial JEP-PT-11-02, existe una  inconsistencia en el punto de control de la actividad No. 16 y, no se encuentran documentadas las actividades para realizar el seguimiento a la Política de Prevención del Daño Antijurídico.","Correctiva - AC","Corregir el procedimiento de Representación Judicial."," a. Corregir e implementar el  procedimiento ya existente \nb. Aprobación  del  procedimiento para la Representación Judicial por parte de la Subdirección de Fortalecimiento","\n 01/04/2020","\n31/12//2020","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-09-30","Se observa que a través de correo del 13 de agosto de 2020 la Subdirección de Fortalecimiento Institucional le informó a la Directora de Asuntos Jurídicos lo siguiente: De acuerdo con su solicitud de modificación del proceso “ Gestión Asuntos Jurídicos” y la modificación de los  procedimientos “asesoría jurídicas”,  “representación judicial “ y la  elaboración del procedimiento “ respuesta a tutelas,  le informo que dicha solicitud fue atendida y se encuentra disponible en la intranet en Link:\n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica","Cerrada","Profesional Especializada II","2020-10-16","Conforme al monitoreo realizado por el proceso se  evidencia cumplimiento de la actividad planificada, toda ves que se realizo la actualización del procedimiento \" Representación Judícial\" el 13/08/2020 y se encuentra publicado en la intranet en el subsitio del sistema de gestión de calidad. Asegurando el cumplimiento de la actividad.\n\nLink de consulta :\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica%2F2%2E%20Procedimientos\"","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó cumplimiento en la ejecución de la actividad planificada, toda vez que se definió el procedimiento \"Representación Judicial\". Según correo electrónico del 13 de agosto de 2020 , la Subdirección de Fortalecimiento Institucional le informó a la  Dirección de Asuntos Jurídicos, lo siguiente: \"De acuerdo con su solicitud de modificación del proceso 'Gestión Asuntos Jurídicos y la modificación de los  procedimientos 'asesoría jurídicas', 'representación judicial' y la  elaboración del procedimiento 'respuesta a tutelas,  le informo que dicha solicitud fue atendida y se encuentra disponible en la intranet en Link: \n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica%2F2%2E%20Procedimientos\".\n\nFinalmente, La Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se observa la actualización del procedimiento \"JEP-PT-11-02  Procedimiento Representación judicial\" Versión 1.0 de 13/08/2020,  el mismo se encuentra vigente y disponible en la intranet de la página web de la entidad, específicamente en el Sistema de Gestión de Calidad del proceso Gestión Jurídica.\n\nEn el siguiente link:\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F11%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Jur%C3%ADdica"]
[]
[16]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"JEFE DE CONCEPTOS Y REPRESENTACIÓN JURÍDICA"]
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[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-05-18","Subdirección de Control Interno","Se amplia la fecha de terminación de los ítem 1,2 y 5 de acuerdo a solicitud de correo electrónico por parte del proceso, así mismo se amplia el reporte de monitoreo."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-28","Subdirección de Control Interno","Se amplia la fecha de terminación de las actividades 4, 7 y 8 de acuerdo a solicitud de correo electrónico por parte del proceso."]
[null,null,"2020-10-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-02-24","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-04-20","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

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["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]