{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":30,"n_cols":23,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[29,4,29,6],[17,0,17,2],[28,4,28,6],[28,0,28,1],[18,15,18,17],[28,15,28,17],[18,0,18,1],[27,4,27,6],[24,4,24,6],[25,4,25,6],[26,4,26,6],[21,2,21,6],[22,4,22,6],[23,4,23,6],[17,3,17,4],[29,15,29,17],[16,19,16,22],[16,13,16,17],[17,15,17,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[6,14,7,14],[6,21,7,21],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[0,0,1,2],[2,0,2,22],[3,0,3,2],[6,20,7,20],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[5,2,7,2],[16,0,16,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,2,10,2],[5,3,7,3],[9,3,10,3],[9,4,10,4],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[5,4,7,4],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"Gestión de Calidad"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Auditorías Internas y externas","1.\tSe requiere contemplar la actualización del apartado “Marco Normativo” establecido en la caracterización del proceso, toda vez que, es necesario la inclusión de las normas de origen externo e interno por medio de las cuales el proceso realiza su gestión, tales como el Decreto 1499 de 2017, normas de seguridad y salud en el trabajo, ambientales, de gestión documental entre otros.  ","Debido a lo nuevo del SGC de la JEP los lideres del proceso aun no interiorizan su responsabilidad en el registro y actualización de las normas del proceso, aspecto que afecta el formato de caracterización y su versión","Mejora - AM","Revisión y actualización de la normatividad de los procesos (SE) de la JEP","Solicitar a los líderes de los procesos de la JEP la revisión y actualización de la normatividad interna y externa que orienten y sustenten el actuar de los procesos; así mismo, informar sobre su responsabilidad respecto a la permanente actualización de la normatividad que pueda afectar la gestión del proceso a cargo","2020-03-16","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional","2021-02-15","Actividad cerrada por la Subdirección de Control Interno. Durante este trimestre no se presentaron ajustes a la normatividad vigente","Cerrada","profesional especializado II","2021-02-18","Actividadcerrada por control interno en seguimiento anterior y conforme al monitoreo no se han presentado ajustes al normograma de la entidad durante el IV trimestre","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se verificaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional con los líderes de los procesos, la Dirección Jurídica de la JEP y el Departamento de Gestión Documental para llevar a cabo la revisión y actualización de la normatividad interna y externa de los procesos. Como evidencia de dichas gestiones se observaron los siguientes documentos:\n1. Correos electrónicos de fechas: \n* 9-jul-2020 que tienen adjunta matriz de Excel denominada \"Normograma con ajustes revisado por Jurídica 3 julio 2020\", \n* 27-ago-2020 que remite al DRIVE creado por la subdirección de Fortalecimiento Institucional en el que reposa la matriz de normas de procesos consolidada y los PDF de cada norma por proceso.\n* 1-sep-2020 que tiene adjunto los formatos JEP-FR-02-01 \"Solicitud de elaboración, modificación o elimnación de documentos\" con la solicitud de modificación a la caracterización del proceso Gestión de Calidad y JEP-FR-02-05 correspondiente a la Caracterización con modificaciones en el apartado de Marco Normativo con el propósito de ser incluidos en el Sistema de Gestión de Calidad.\n* 2-sep-2020 que comunica la publicación del Normograma con las actualizaciones solicitadas para verificar en el link: https://www.jep.gov.co/Normativa/Paginas/Normograma.aspx \n2. Matriz de Excel denominada \"Normatividad procesos SGC\".\n3. Pieza comunicativa con socialización del normograma institucional mediante correo electrónico del 22 de septiembre de 2020.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","SI","Se declara la eficacia de la acción, toda vez que, se evidencia la modificación del apartado “Marco Normativo” de las caracterizaciones de los\nprocesos de la entidad documentadas en el SGC, por cuanto indica que: \"La normatividad asociada al proceso se encuentra disponible en la página web de la JEP “www.jep.gov.co”, en el subsitio de normativa, donde se puede descargar el  normograma institucional en archivo Excel para realizar las consultas respectivas. Nota: el archivo Excel contiene dos hojas de cálculo, así: i) Normograma general y misional, en el cual se encuentra la normatividad asociada a la misionalidad de la JEP, su puesta en marcha, disposiciones internas del Órgano de Gobierno, Presidencia y Secretaria Ejecutiva; y ii) Normograma por procesos, en el cual se encuentra la normatividad asociada a los\nprocesos de relacionamiento, gestión, y evaluación y control”.\nLo anterior, con el propósito de facilitar su acceso, consulta y actualización, en cumplimiento de lo\nestablecido en el procedimiento JEP-PT-02-01 Elaboración y control de documentos, numeral 2.\nLineamientos Generales, literal a."]
[2,"Auditorías Internas y externas","2.\tSe hace necesario la documentación de los lineamientos transversales para la actualización del normograma de cada proceso, con el propósito de dar cumplimiento a la categoría No. 4 del botón de transparencia y acceso a la información pública, determinada en la Ley 1712 de 2014, Articulo 9°, literal d “La normatividad que rige al sujeto obligado, que determina su competencia y la que le es aplicable de acuerdo con su actividad, además de la que produce para el desarrollo de sus funciones.  Toda esta información debe ser descargable”.  ","Debido a lo nuevo del SGC de la JEP los lideres del proceso aun no interiorizan su responsabilidad en el registro y actualización de las normas del proceso, aspecto que afecta el formato de caracterización y su versión","Mejora - AM","Actualización permanente de la normatividad de los procesos","Incluir en el manual de calidad de la JEP un lineamiento respecto a la responsabilidad de los líderes de los procesos en la actualización permanente de la normatividad que afecta el desarrollo de las actividades de su proceso. Ahora bien, después de tomar la decisión en comité de gestión del liderazgo del normograma, dicho responsable será quien actualice y consolide el mismo.","2020-03-16","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\n* 1 Asesora\n* 2 Profesionales especializado II\n* 1 profesional de gestión II","2021-02-15","Actividad cerrada por la Subdirección de Control Interno","Cerrada","profesional especializado II","2021-02-18","Actividad cerrada por la Subdirección de Control Interno en el trimestre anterior","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se verificaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para llevar a cabo la adopción de lineamientos sobre la responsabilidad de los líderes de los procesos de la actualización permanente de la normatividad de cada proceso. Como evidencia de dichas gestiones se observó el siguiente documento:\n\n1. Formato de listado de asistencia y pantallazo del 27 de agosto de 2020 que da constancia de la reunión que se llevó a cabo entre la Dirección Jurídica, el Departamento de Gestión Documental y la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, con el propósito de tratar temas transversales asociados a la administración del normograma Institucional concluyendo que cada líder será el responsable de actualizar de manera permanente el normograma del proceso, los responsables de consolidar y revisar el normograma, la descripción del contenido del normograma y la publicación del mismo, con lo anterior, se da cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 de 2014, Artículo 9°, literal d; por lo que se hace necesario determinar estos lineamientos como fortalecimiento del Sistema de Control Interno y sus líneas de defensa.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","SI","Se declara la eficacia de la acción, toda vez que, se observa la adopción de lineamientos sobre la responsabilidad de los líderes de los procesos de la actualización permanente de la normatividad de cada proceso, en el Manual del Sistema de Gestión de Calidad, numeral 5.4.Caracterización de procesos, que contempla: \"Marco normativo:es el apartado donde se indican las normas que reglamentan el actuar del proceso tanto internas como externas. Es responsabilidad de los líderes de proceso verificar y actualizar la normatividad que regulalas actividades desu proceso\"."]
[null,null,null,null,null,"Verificación de la normatividada de los procesos (SE) de la JEP","Verificación del normograma publicado en la página web versus la normatividad contenida en los procesos de la entidad, con el fin de informar al responsable definido por el comité de gestión para la administración de justicia, sobre las normas que se deben incluir.","2020-05-16","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\n* 1 Asesora","2021-02-15","Acción cerrada por la Subdirección de Control Interno","Cerrada","profesional especializado II","2021-02-18","Actividad cerrada por la Subdirección de Control Interno en el trimestre anterior","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se observaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional mediante correo electrónico del 2 de septiembre de 2020 que informa sobre la publicación del normograma y las respectivas actualizaciones que se realizaron al mismo.\n\nEs preciso mencionar que, dicho normograma se encuentra publicado en el botón de transparencia de la página web de la Jurisdicción Especial para la Paz en el enlace de \"Normativa\".\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","SI","Se declara la eficacia de la acción, toda vez que, se evidencia la modificación del apartado “Marco Normativo” de las caracterizaciones de los\nprocesos de la entidad documentadas en el SGC, por cuanto indica que: \"La normatividad asociada al proceso se encuentra disponible en la página web de la JEP “www.jep.gov.co”, en el subsitio de normativa, donde se puede descargar el  normograma institucional en archivo Excel para realizar las consultas respectivas. Nota: el archivo Excel contiene dos hojas de cálculo, así: i) Normograma general y misional, en el cual se encuentra la normatividad asociada a la misionalidad de la JEP, su puesta en marcha, disposiciones internas del Órgano de Gobierno, Presidencia y Secretaria Ejecutiva; y ii) Normograma por procesos, en el cual se encuentra la normatividad asociada a los\nprocesos de relacionamiento, gestión, y evaluación y control”.\nLo anterior, con el propósito de facilitar su acceso, consulta y actualización, en cumplimiento de lo\nestablecido en el procedimiento JEP-PT-02-01 Elaboración y control de documentos, numeral 2.\nLineamientos Generales, literal a."]
[3,"Auditorías Internas y externas","3.\tSe hace necesario realizar las gestiones pertinentes para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades, lo anterior para dar cumplimiento de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000.","Debido a lo reciente de la creación de la JEP,  solo hasta ahora el proceso de gestión documental está implementando los lineamientos para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades","Mejora - AM","Identificación de las TRD ","Solicitar y construir en coordinación con el proceso de Gestión documental para la identificación de series y subseries  ","2020-03-16","2020-04-15","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\n* 1 Asesora\n* 1 Profesional especializado II\n* 1 profesional de gestión II\"","2021-02-15","Acción cerrada por la Subdirección de Control Interno","Cerrada","profesional especializado II","2021-02-18","Actividad cerrada por la Subdirección de Control Interno en el trimestre anterior","Cerrada","Contratista SCI","27/07/2020\n26/10/2020","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se observaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para la identificación de las series y subseries (Tablas de Retención Documental - TRD) de la documentación que recibe y genera el proceso. Como evidencia de dichas gestiones se verificaron los siguientes documentos:\n1. Memorias de reunión del 21-may-2020 entre la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, personal de la firma contratista Servisoft y el Departamento de Gestión Documental, en la cual se verificaron términos para reiterar la aprobación de las series y subseries (TRD) de los procesos que administra la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\n2. Formato de las TRD con la aprobación de la Subdirectora de Fortalecimiento Institucional.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que el proceso dio cumplimiento a la actividad planificada, consistente en la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales recibidas y generadas por el proceso. Sin embargo, con el fin de declarar la eficacia de la acción se espera la aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD por parte del Comité de Gestión con funciones de Comité de Archivo, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 303 de 2020 y de esta manera proceder a evaluar su implementación.\n\n26/10/2020: La SCI realizará la declaración de la eficacia de la acción una vez se cuente con los informes de seguimiento a la implementación de las TRD por parte del Departamento de Gestión Documental.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que conforme al informe generado por el Departamento de Gestión Documental las TRD se encuentran aprobadas, parametrizadas en el aplicativo Conti e implementadas por los líderes de cada una de las Dependencias de la JEP.\n"]
[5,"Auditorías Internas y externas","5.\tDe acuerdo con el procedimiento documentado para “Elaboración y Control de Documentos JEP-PT-02-01 del 01-11-2019”, se observa la necesidad de su actualización, así:\n\n\tSe hace necesario incluir la socialización de documentos transversales.\n\n\tLos procedimientos deben contar con tiempos de ejecución en sus actividades, cuando así se establezca por Ley o en puntos de control.\n\n\tEn cuanto a actividades, se requiere documentar el análisis de la justificación para eliminación de documentos del SGC.\n\n\tCuando los documentos son elaborados por la Subdirección de Fortalecimiento, se requiere que los mismos sean aprobados por otra instancia.\n\n\tDocumentar las actividades de publicación o retiro de documentos en la intranet.","Debido a la reciente implementación del SGC en la JEP, el procedimiento de “Elaboración y Control de Documentos JEP-PT-02-01 del 01-11-2019”, no contempla en su contenido aspectos de gran preponderancia que se deben documentar para dejar el procedimiento mas completo y entendible para los usuarios del SGC de la JEP","Mejora - AM","Actualización del procedimiento \"Elaboración y Control de Documentos\"","Actualizar el procedimiento de “Elaboración y Control de Documentos JEP-PT-02-01 del 01-11-2019” asi: \n* Incluir un lineamiento respecto a la socialización de los documentos transversales.\n* Los procedimientos deben contar con tiempos de ejecución en sus actividades, cuando así se establezca por Ley o en puntos de control\n* Revisar el procedimiento en mención para ajustar las actividades que se refieren a la eliminación de documentos, con el fin de estructurarla de forma clara.\n* Documentar la revisión de los documentos transversales del SGC por otra instancia.\n* Documentar las actividades de publicación o retiro de documentos en la intranet","2020-03-02","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\n* 2 Profesionales especializado II\n* 1 profesional de gestión II\"","2021-07-06","Conforme a cada una de las observaciones, nos permitimos informar que:\n- Se actualizó el procedimiento JEP-PT-02-01 Elaboración y Control de Documentos\" del 30 de abril del 2021, con la inclusión de los lineamientos respecto a la socialización de documentos transversales . \n- Se presentó el procedimiento JEP-PT-02-01 Elaboración y Control de Documentos\"  al comité de Gestión del 30 de abril de 2020.\n\nDe acuerdo a lo anterior se solicita el cierre de la acción.","Cerrada","Asesor SFI","2021-07-14","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso se encuentra acta de comié de gestión de fecha de 30 de abril de 2021 donde se evidencia que la Subdirección de fortalecimiento Institucional llevó para su socialización el procedimiento JEP-PT-02-01 Elaboración y Control de Documentos\" donde se inclye lineamientos respecto a la socialización de documentos transversales . \n\nAsi mismo se evidencia el procedimiento JEP-PT-02-01 Elaboración y Control de Documentos\"  actualizado V3.0 del 30 de abril de 2020 con dicho lineamiento.\n\nPor lo anterior se solicita el cierre de la acción","Cerrada","Profesional Especializado I ","2021-07-21","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo realizado por parte del proceso y al cargue de evidencias, se observa cumplimiento de la ejecución de la actividad planificada, toda vez que se aportó el acta del Comité de Gestión No. 1  del 30/04/2021 donde se  presentó la actualización del  procedimiento JEP-PT-02-01 \"Elaboración y Control de Documentos\", el cual inclye los lineamientos respecto a la socialización de documentos transversales.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"LUZ AMANDA GRANADOS URREA\nSUBDIRECTORA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL "]
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[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-08-03","Subdirección de Control Interno","Se solicita mediante correo electronico por parte del proceso ampliaciòn de las fechas de terminaciòn de los item 1, 2, 3 y 6 hasta el 31/12/2020."]
[null,null,"2020-10-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-02-26","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-04-22","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-07-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":27,"n_cols":9,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]