{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,31]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":38,"n_cols":23,"rows_kept":38,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,2,10,2],[9,3,10,3],[9,4,10,4],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[5,6,7,6],[38,15,38,17],[25,19,25,22],[25,13,25,17],[26,15,26,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[9,21,10,21],[9,22,10,22],[6,21,7,21],[1,3,1,20],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[37,0,37,1],[27,15,27,17],[37,15,37,17],[27,0,27,1],[5,4,7,4],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[6,14,7,14],[0,0,1,2],[30,2,30,6],[31,4,31,6],[32,4,32,6],[25,0,25,2],[26,0,26,2],[26,3,26,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[2,0,2,22],[3,0,3,2],[6,20,7,20],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[0,3,0,20],[37,4,37,6],[36,4,36,6],[33,4,33,6],[34,4,34,6],[35,4,35,6]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"GESTIÓN DOCUMENTAL"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Auditorías Internas y externas","Iniciar acciones integrales de depuración del sistema de información ORFEO, que vinculen a todas las áreas de la JEP, para establecer que tramites se encuentran en gestión, cuales se encuentran resueltos sin archivar o cuales son trámites judiciales. ","Malas prácticas en el gestor documental y desconocimiento de la herramienta frente al trámite y cierrer de los procesos en el aplicativo Orfeo - Jade","Mejora - AM","\n\n1) Realizar nuevas inducciones con respecto al uso del gestor documental CONTi de acuerdo a las necesidades de cada área y proceso de gestión documental en el sistemas de CONTi.","1.1. Realizar un informe de la migración de los documentos del aplicativo ORFEO  a CONTi y LEGALi","2019-10-01","2020-12-31","Técnico I y Profesional de Gestiín II","2020-09-30","De acuerdo con el último reporte del Plan de Mejoramiento, el Departamento de Gestión Documental documento la finalización de esta actividad dado a los informes entregados de la migración realizada desde el sistema Orfeo al sistema Conti de la JEP.","Cerrada","profesional Especializada II","2020-10-14","Conforme al monitoreo realizado por el proceso , se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta mediante la remisión del \"Informe final de Migración\" por parte de la firma Servisoft el cual reposa en la carpeta PM- II TRIMESTRE Subcarpeta \"Proceso de Gestión Documental en la actividad 1.1. asegurando el cumplimiento de actividad propuesta.","Cerrada","Contratista SCI","27/07/2020\n26/10/2020","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó avance en la ejecución de actividades orientadas al cumplimiento de lo planificado, toda vez que, se evidenció \n\nEl Informe Final de Migración \"Base de datos de Orfeo a Base de datos de CONTI\" presentado el 10 de junio de 2020 por el contratista SERVISOFT S.A, en el cual se relacionan aspectos como la extracción de datos y cargue de los mismos en diferentes etapas y los resultados obtenidos, así mismo, las incidencias, ajustes, verificaciones, entre otros; lo anterior, en el marco de la implementación del sistema CONTI y por ende la depuración de registros que contenía el aplicativo ORFEO.  \n\nLo anterior, permite verificar la gestión realizada por el proceso frente a la actividad programada en el PM, de otra parte, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, el proceso realizó el informe de migración de los documentos del aplicativo ORFEO a CONTi y LEGAli, y actualmente se encuentra vigente y operando el gestor documental en la JEP. "]
[2,"Auditorías Internas y externas","Actualizar las tablas de retención documental, con el fin de mejorar la tipificación y asignación de los tramites a las diferentes dependencias de la entidad, con el fin de evitar devoluciones o reasignaciones entre áreas ","1) La inadecuada asignación de trámites por Ventanilla Única\n\n2) La inadecuada tipificación documental que afecta los tiempos de respuesta ","Correctiva - AC","1) Actualización de las TRD de todas las dependencias de la JEP.\n\n2) Realizar la aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD por los jefes de las dependencia, \n\n3) Realizar la presentación ante el Cómite de Archivo Interno para la aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD.","2.1. Presentar las Tablas de Retención Documental – TRD, aprobadas por el Cómite Interno de Archivo de todas las Dependencias de la JEP","2019-10-01","2020-12-31","Contratista","2020-09-09","Durante el III trimestre del año 2020, la Subdirección de Planeación remitió al Departamento de Gestión Documental el acta aprobada por todos los miembros del Cómite Interno de Archivo de la JEP, en la cual, se aprueban las Tablas de Retención Documental - TRD. \n\nPor lo anterior, se adjunta a la carpeta compartida el acta y las TRD firmadas por cada directivo a cargo en la JEP.","Cerrada","profesional Especializada II","2020-10-14","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes evidenciados en el one drive se verifica cumplimineto en la actividad que dice \" presentar las TRD al cómite de gestión para su aprobación\" por medio de correo electrónico emitido por la Subdirección de Planeación el dia 9 de septiembre.  mostrando aseguramiento del cumplimiento de las acción.","Cerrada","Contratista SCI","27/07/2020\n26/10/2020","\nEVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó cumplimiento en la ejecución de la actividad planificada, toda vez que, se suministró 47 formatos en excel correspondientes a las tablas de retención documental de las dependencias de la JEP, así mismo, acta de la segunda sesión del Comité de gestión para la administración de justicia de la JEP, en la que se aprobaron dichos instrumentos archivísticos por unanimidad. \n\nFinalmente, La Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que conforme al informe generado por el Departamento de Gestión Documental las TRD se encuentran aprobadas, parametrizadas en el aplicativo Conti e implementadas por los líderes de cada una de las Dependencias de la JEP."]
[null,null,null,null,null,"1) Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD para evaluación técnica y convalidación. ante el Archivo General de la Nación.\n\n2) Realizar los ajustes a las Tablas de Retención Documental - TRD, solcitadas por el Archivo General de la Nación. \n\n3) Solicitar el certificado de convalidación de las Tablas de Retención Documental - TRD.","2.2.Solicitud del certificado de convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD, al l Archivo General de la Nación","2019-10-01","2021-03-31","Contratista","2021-04-05","Durante el IV trimestre del año 2020, el Departamento de Gestión Documental realizo el envió del oficio y soportes establecidos en el Acuerdo 04 de 2019, para el proceso de evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD de la Jurisdicción Especial para la Paz - JEP, para lo cual el AGN mediante oficio No. 2-2021-33  dio inicio al proceso de evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental –TRD e informa que se progrmara la reunion de apertura del proceso para el mes de febrero, el dia 16 de marzo mediante oficio No. 2.2021-2249 el AGN realiza la devolucion de las Tablas de Retención Documental -TRD de la Entidad argumentando que el AGN no tiene la competencia para la convalidación de sus TRD, como quiera que no hace parte de las entidades de la administración central del orden nacional\n\nDe acuerdo con lo anterior el AGN informa que con la aprobación dada a las TRD por el Comité de Gestión para la administración de justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz – JEP, el 28 de mayo de 2020, estas pueden ser implementadas por la entidad.\n\nPor lo anterior, se adjunta al presente informe  los oficios: oficio No. 2-2021-33  del 5 de enero de 2021, oficio No. 2-2021-2249, del 16 de marzo de 2021 respuestas proceso de  convalidación  AGN.","Cerrada","profesional Especializada II","2021-04-12","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes evidenciados en el one drive se verifica cumplimiento en la actividad que dice \" solicitud del ceritificado de convalidación de las tablas de retención documental -TRD por parte del archivo general\"  evidenciado por correo electrónico emitido el 16 de marzo por el Archivo General de la Nación, donde informan que por la naturaleza jurídica de la Jurisdicción Especial para la Paz debe dar cumplimiento a lo establecido en la ley 594 del 2000 en referencia a la elaboración e implementación de las tablas de retención documental- TRD, argumentando que el Archivo General de la Nación no tiene la competencia para convalidad  las TRD, como quiera que no hace parte de la administración central del orden nacional; asi las cosas teniendo en cuenta las recomendaciónes de la AGN las TRD quedaron aprobadas el 28 de mayo del 2020 por parte del comité de Gestión, asegurando asi el cumplimiento de la acción.","Cerrada","Contratista SCI","2021-04-20","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó cumplimiento en la ejecución de la actividad planificada, toda vez que, se suministró dos (2) documentos en formato pdf, en los cuales se corroboró lo siguiente:\n\n1). Mediante el radicado No. 2-2021-33 con fecha del 05 de enero del 2021, el Archivo General de la Nación (AGN), le indicó al jefe del Departamento de Gestión Documental el inicio del proceso de evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental-TRD e informó que se programaría la reunión de apertura en el mes de febrero.\n2). Mediante el radicado No. 2-2021-2249 con fecha del 16 de marzo del 2021, el Archivo General de la Nación (AGN), realizó la devolución de las Tablas de Retención Documental de la JEP, informando que no tienen la competencia para realizar la convalidación de las TRD, ya que la entidad no hace parte de las entidades de la administración central del orden nacional, así mismo manifiesta que de acuerdo con la aprobación de las TRD por el comité de Gestión para la Administración de Justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP, el 28 de mayo de 2020, estas pueden ser implementadas en la entidad.\nFinalmente, La Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"DIDIER CORTES"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"Jefe Departamento Gestión Documental"]
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[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-06-23","Subdirección de Control Interno","Se ocultan los items 3 y 4 por encontrarse cerrados con eficacia, se modifican las acciones a implementar, actividades y fechas de finalización de los item 1 y 2 por solicitud del proceso."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-10-26","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-02-23","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-04-20","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":27,"n_cols":9,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9],[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]