{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":27,"n_cols":23,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[26,4,26,6],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[26,0,26,1],[16,0,16,1],[5,4,7,4],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[27,15,27,17],[14,19,14,22],[14,13,14,17],[15,15,15,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[6,21,7,21],[16,15,16,17],[26,15,26,17],[5,13,5,16],[0,0,1,2],[19,2,19,6],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[2,0,2,22],[3,0,3,2],[6,20,7,20],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[14,0,14,2],[15,0,15,2],[15,3,15,4],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[6,14,7,14],[20,4,20,6],[21,4,21,6],[5,6,7,6],[25,4,25,6],[22,4,22,6],[23,4,23,6],[24,4,24,6]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"GOBIERNO Y GESTION DE TECNOLOGIAS"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Auditorías Internas y externas","1.\tSe hace necesario realizar las gestiones pertinentes para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades, lo anterior para dar cumplimiento de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000.","La entidad se encuentra realizando las gestiones pertinentes a traves del proceso de Gestion documental para dar cumplimiento a los lineamientos del AGN.","Mejora - AM","Elaborar las TRD correspondientes a la Dirección TI.","Solicitar el acompañamiento a Gestión Documental para la elaboración y aprobación de las TRD de la Dirección de TI.","2020-01-02","2020-08-31","Profesional Experto II","2020-10-08","Las tablas de gestión documental de toda la entidad  fueron aprobadas en el comité de Gestión de la JEP mayo 28 de 2020, Se adjunta el acta firmada: \n2020_05_28_Acta_ Comite 2 MGAJ_V1 (002)_def","Cerrada","Profesional de gestión II\nSundirección de Fortalecimiento Institucional","2020-10-09","\nConforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes  cargados en el one drive \"2020_05_28_Acta_ Comite 2 MGAJ_V1 (002)_def\" , se evidencia cumplimiento de la acción relacionada con la elaboración de las TRD de la Dirección de tecnología, las cuales fueron aprobadas en comité de gestión del 28 de mayo de 2020.","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-26","\nEVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se anexo el documento “2020-05-28-Acta- comité 2 MGAJ-v1”,  con fecha del 28 de mayo del 2020, el cual permite verificar la aprobación de las tablas de retención documental por los miembros del comité de Gestión de manera unánime. \n\nLo anterior, permite verificar la gestión realizada por el proceso frente a la actividad programada en el PM, de otra parte, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que conforme al informe generado por el Departamento de Gestión Documental las TRD se encuentran aprobadas, parametrizadas en el aplicativo Conti e implementadas por los líderes de cada una de las Dependencias de la JEP."]
[2,"Auditorías Internas y externas","2.Se requiere contemplar la actualización del apartado “Marco Normativo” establecido en la caracterización del proceso, toda vez que, es necesario la inclusión de las normas de origen externo por medio de las cuales el proceso realiza su gestión; lo anterior teniendo en cuenta las actualizaciones realizadas por el Ministerio de las Tecnologías de la información y las comunicaciones en el nuevo marco de referencia de Arquitectura https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-propertyvalue-8118.html, Conpes 3975 “Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial”, así como el Decreto 1499 de 2017, entre otros.  ","Debido a la dinámica y avances de mejores  prácticas de la entidad, es pertiente actualizar la normativa aplicable al proceso para garantizar el mejoramiento continuo.","Mejora - AM","Realizar la actualización de la normatividad aplicable al proceso Gobierno y Gestion de Tecnologia","Solicitar la actualización de la caracterización del proceso a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.","2020-01-02","2020-09-30","Profesional Gestión II","2020-10-08","1. La Subdirección de Fortalecimiento Institucional solicitó el día 20 de marzo se actualizara la normatividad de cada proceso: incluir la normatividad nueva o retirar aquella que no aplique o esté derogada. \n2.La Dirección de TI dando respuesta a la solicitud de Fortalecimiento Institucional y a la solicitud de Control Interno en su Auditoría de diciembre del 2019 actualiza el marco normativo del proceso  se adjunta documento actualizado:JEP-PR-06_Gobierno y gestión de las tecnologíasV.1\n3. La Dirección de TI envía el día 21 de abril del 2020, el documento actualizado a Fortalecimiento Institucional para su revisión y posterior publicación  se adjunta correo:\nSolicitud de la publicación del proceso De Gobierno y Gestión de TI actualizado\n4. En la evaluación por parte de Control Interno solicita que esta tarea quede pendiente hasta que el proceso quede actualizado y publicado en la intrantet, pero se aclara que DTI no tiene la responsabilidad de la publicación.\n5. La Dirección de TI consulta al área de Fortalecimiento Institucional, que requiere de DTI para la publicación y el área de Fortalecimiento Institucional aclara que DTI no tiene pendiente nada para la publicación, sino que se está actualizando formatos y  posteriormente se hará la publicación de los procesos con los nuevos formatos y con el marco actualizado. Se adjunta correo recibido por Control Interno:\nRe_ Solicitud de la publicación del proceso De Gobierno y Gestión de TI actualizado\n6. Se solicita a Control Interno se amplie el plazo de  cierre de la actividad al 30/09/2020, para darle tiempo a Fortalecimiento Institucional revise la normativa y apruebe el proceso para su publicación.\n7.El área de Fortalecimiento Institucional, solicita se diligencie un normograma de todos los precesos de la JEP.\n8.El normograma del proceso de Gobierno y Gestión de TI  ya se encuentra actualizado y  publicado en :\nhttps://www.jep.gov.co/Normativa/Paginas/Normograma.aspx\n actualizado el 02 de septiembre del 2020","Cerrada","Profesional de gestión II\nSundirección de Fortalecimiento Institucional","2020-10-09","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y el link relacionado en el presente reporte, se denota que se ha actualizado y publicado la normatividad asociada con el proceso de Gobierno y getión de las tecnologias, dando cumplimiento  la acción propuesta en el plan de mejora \"Realizar la actualización de la normatividad aplicable al proceso Gobierno y Gestion de Tecnologia\"","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-26","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo realizado y cargue de evidencias aportadas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se permite verificar la gestión realizada por la dirección de Tecnología de Información, de la solicitud realizada a la Subdirección de fortalecimiento institucional para dar cumplimiento a la acción propuesta en el plan de mejoramiento \"Realizar la actualización de la normatividad aplicable al proceso Gobierno y Gestion de Tecnología\". Así mismo se observa la actualización de la normatividad en el normograma que se encuentra publicado en el siguiente link:\n\nhttps://www.jep.gov.co/Normativa/Paginas/Normograma.aspx\n\nde otra parte, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, el proceso realizó las actividades correspondientes para llevar a cabo la actualización de la caracterización del proceso especificamente en materia del apartado \"MARCO NORMATIVO\", por la tanto, el mismo se encuentra se encuentra actualizado en el respectivo normograma de la entidad. \n\nAsí mismo, se evidencia que se encuentra vigente y disponible en la página web de la JEP, en el botón de transparencia en la categoría No. 4, subcategoría 4.3 \"Para mayor información consulte aquí el normograma de la JEP.\" en el siguiente link: https://www.jep.gov.co/Normativa/Paginas/Normograma.aspx "]
[3,"Auditorías Internas y externas","3. De acuerdo con el procedimiento documentado para la “Formulación de la estrategia de TI JEPPT-06-01 del 30-08-2019”, se observa la necesidad de su actualización, así: \n❖ La actividad No. 5 define realizar la estrategia de TI por un periodo de 3 años y en el documento de PTI se estableció para 4 años.\n ❖ El punto de control de la actividad No. 8 determina como responsable el Comité Directivo, sin embargo, la aprobación fue realizada por el Comité de Gestión de la JEP. \n❖ No se describen las actividades a desarrollar para la actualización anualmente, quien lo aprueba, como se realiza el seguimiento, como se custodia la información resultante producto del cumplimiento de las actividades (registros).","Mantener actualizados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.","Mejora - AM","Realizar la actualización del procedimiento  “Formulación de la estrategia de TI JEPPT-06-01 del 30-08-2019”","Solicitar la actualización del procedimiento “ “Formulación de la estrategia de TI JEPPT-06-01 del 30-08-2019” a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, incluyendo las actividades faltantes.","2020-01-02","2020-10-30","Director de TI","2020-10-08","1.Se realizó la actualización del procedimiento, se adjunta documento:\nJEP-PT-06-01 Formulacion de la Estrategia de TI V.0.1\n\n2.Se elabora formato de solicitud a Fortalecimiento Institucional para revisión, aprobación y publicación del procedimiento versión 0.1, se adjunta formato:\nElaboracion Modificacion o Eliminacion de Documentos -Formato TI\n\n3.Se solicita se inicie el proceso de revisión y publicación del procedimeinto a fortalecimiento, se adjunta el correo:\nSolicitud de actualización del procedimiento Formulación de la estrategia de TI JEPPT-06-01 del 30-08-2019\n\n4. El 08 de Octubre se envía a Fortalecimiento los últimos ajustes solicitados, se adjunta procedimiento y correo.\n5. La Dirección de TI estará pendiente de lo que requiera Fortalecimiento Institucional para la aprobación de la nueva versión del procedimiento y su publicación. \n6. El 13 de octubre del 2020 se publica el procedimiento en la intranet en el siguiente link:\nJEP-PT-06-01 Formulación de la Estrategia de TI\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/:b:/r/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/06%20Proceso%20Gobierno%20y%20gesti%C3%B3n%20de%20las%20tecnolog%C3%ADas/2.%20Procedimientos/JEP-PT-06-01%20Formulacion%20de%20la%20Estrategia%20de%20TI%20V.1.0.pdf?csf=1&web=1&e=ksIEhB","Cerrada","Profesional de gestión II\nSundirección de Fortalecimiento Institucional","2020-10-09","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y con base en las evidencias cargadas en el one drive en la carpeta \"evidencia item 3\", se observa que se han adelantado acciones para el cumplimiento de la actividad propuesta, referente a la actualización del procedimiento para la \"Formulación de la estrategia de TI\", tal como se señala en el correo enviado por el Director de Tecnología a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional (SFI) el día 09/10/2020. ","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-26","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se anexan los siguientes documentos así:\n*Documento JEP-PT-06-01 formulación de la estrategia TI, que permite evidenciar la actualización de las actividades 5,8,11 y 13.\n*correo electrónico del viernes 09 de octubre del 2020, que contiene la trazabilidad de la solicitud realizada por la Dirección de Tecnología de la Información a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, que permite verificar la gestión realizada para la actualización del procedimiento. \n*Documento en Excel con fecha del 08 de octubre del 2020 “Formato Solicitud Elaboración, Modificación o eliminación de documentos”, que permite corroborar la solicitud realizada por el proceso para la modificación del documentó JEP-PT-06-01.\nFinalmente el 9 de octubre del 2020 se publica la aprobación del procedimiento en la intranet en el siguiente link:\nJEP-PT-06-01 Formulación de la Estrategia de TI,  https://jepcolombia.sharepoint.com/:b:/r/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/06%20Proceso%20Gobierno%20y%20gesti%C3%B3n%20de%20las%20tecnolog%C3%ADas/2.%20Procedimientos/JEP-PT-06-01%20Formulacion%20de%20la%20Estrategia%20de%20TI%20V.1.0.pdf?csf=1&web=1&e=ksIEhB\n\nDe otra parte, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad,  por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.\n","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se realizó la actualización del procedimiento \"Formulación de la estrategia de TI\" - JEP-PT-06-01 en su versión 1.0 del 09 de octubre del 2020, el mismo se encuentra vigente y disponible en la intranet de la página web de la entidad, específicamente en el Sistema de Gestión de Calidad del proceso Gobierno y gestión de las tecnologías.\n\nEn el siguiente link:\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F06%20Proceso%20Gobierno%20y%20gesti%C3%B3n%20de%20las%20tecnolog%C3%ADas%2F2%2E%20Procedimientos"]
[4,"Auditorías Internas y externas","4.\tDe acuerdo con el procedimiento documentado para la “Gestión de Soluciones Tecnológicas JEP-PT-06-02 del 30-08-2019”, se observa la necesidad de su actualización, así:\n\n\tNo se describen las actividades a desarrollar para las soluciones desarrolladas por parte de la Dirección de TI.\n\n\tRealizado el cumplimiento de la actividad No. 8, no se evidencia las actividades a desarrollar para la adquisición del bien o servicio, así como la articulación con los procedimientos del proceso de Contratación, como se realiza el seguimiento de los proyectos en ejecución y en producción, finalmente como se custodia la información resultante producto del cumplimiento de las actividades (registros).","Mantener actualizados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.","Mejora - AM","Realizar la actualización del procedimiento “Gestión de Soluciones Tecnológicas JJEP-PT-06-02 del 30-08-2019”, ”","Solicitar la actualización del procedimiento “Gestión de Soluciones Tecnológicas JEP-PT-06-02 del 30-08-2019” a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, incluyendo las actividades faltantes.","2020-01-02","2020-10-30","Director de TI","2020-10-08","1.Se realizó la actualización del procedimiento, se adjunta documento:\nJEP-PT-06-01 Formulacion de la Estrategia de TI V.0.1\n\n2.Se elabora formato de solicitud a Fortalecimiento Institucional para revisión, aprobación y publicación del procedimiento versión 0.1, se adjunta formato:\nElaboracion Modificacion o Eliminacion de Documentos -Formato TI\n\n3.Se solicita se inicie el proceso de revisión y publicación del procedimeinto a fortalecimiento, se adjunta el correo:\nSolicitud de actualización del procedimiento Formulación de la estrategia de TI JEPPT-06-01 del 30-08-2019\n4. El 08 de Octubre se envía a Fortalecimiento los últimos ajustes solicitados, se adjunta procedimiento y correo.\n5.La Dirección de TI estará pendiente de lo que requiera Fortalecimiento Institucional para la aprobación de la nueva versión del procedimiento y su publicación. \n6. El 13 de octubre del 2020 se publica el procedimiento en la intranet en el siguiente link:\nJEP-PT-06-02 Gestión de soluciones tecnológicas\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/:b:/r/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/06%20Proceso%20Gobierno%20y%20gesti%C3%B3n%20de%20las%20tecnolog%C3%ADas/2.%20Procedimientos/JEP-PT-06-01%20Formulacion%20de%20la%20Estrategia%20de%20TI%20V.1.0.pdf?csf=1&web=1&e=ksIEhB","Cerrada","Profesional de gestión II\nSundirección de Fortalecimiento Institucional","2020-10-09","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y con base en las evidencias cargadas en el one drive en la carpeta \"evidencia item 4\", se observa que se han adelantado acciones para el cumplimiento de la actividad propuesta, referente a la actualización del procedimiento para la \"Gestión de soluciones tecnologicas, tal como se señala en el correo enviado por el Director de Tecnología a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional (SFI) el día 09/10/2020. ","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-26","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias realizadas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se anexan los siguientes documentos así:\n*Documento JEP-PT-06-02 “procedimiento Gestión de soluciones tecnológicas”, que permite evidenciar la actualización de las siguientes actividades 6 y 7, de otra parte, se adiciona el lineamiento general (f), y Se adiciona el cargo del responsable de actualizar el catálogo de servicios al documento.\n*correo electrónico del viernes 09 de octubre del 2020, que contiene la trazabilidad de la solicitud realizada por la Dirección de Tecnología de la Información a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, que permite verificar la gestión realizada para la actualización del mismo. \n*Documento en Excel con fecha del 08 de octubre del 2020 “Formato Solicitud Elaboración, Modificación o eliminación de documentos”, que permite corroborar la solicitud realizada por el proceso para la modificación del documentó JEP-PT-06-02, el cual ya se encuentra publicado en la pagina web de la entidad en el siguiente link:  https://jepcolombia.sharepoint.com/:b:/r/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/06%20Proceso%20Gobierno%20y%20gesti%C3%B3n%20de%20las%20tecnolog%C3%ADas/2.%20Procedimientos/JEP-PT-06-01%20Formulacion%20de%20la%20Estrategia%20de%20TI%20V.1.0.pdf?csf=1&web=1&e=ksIEhB\n\nDe otra parte, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad,  por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se realizó la actualización del procedimiento \"Gestión de Soluciones Tecnológicas\" - JEP-PT-06-02 en su versión 1.0 del 09 de octubre del 2020, el mismo se encuentra vigente y disponible en la intranet de la página web de la entidad, específicamente en el Sistema de Gestión de Calidad del proceso Gobierno y gestión de las tecnologías.\n\nEn el siguiente link:\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F06%20Proceso%20Gobierno%20y%20gesti%C3%B3n%20de%20las%20tecnolog%C3%ADas%2F2%2E%20Procedimientos"]
[5]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"Luis Felipe Rivera"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-10-13","Subdirección de Control Interno","Se realiza ampliación de las fechas de terminación de los item 4 y 4, de acuerdo a correo electronico de solicitud por parte del proceso."]
[null,null,"2020-10-26","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-02-24","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-04-20","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":27,"n_cols":9,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9],[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Escriba la causa raíz"]