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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":22,"n_cols":23,"rows_kept":22,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[21,4,21,6],[22,4,22,6],[23,4,23,6],[18,2,18,6],[19,4,19,6],[20,4,20,6],[4,3,6,3],[11,2,12,2],[15,0,15,2],[16,0,16,2],[16,3,16,4],[8,0,10,0],[11,0,12,0],[25,0,25,1],[14,15,14,17],[25,15,25,17],[14,0,14,1],[2,0,2,22],[4,4,6,4],[3,0,3,2],[4,0,6,0],[4,1,6,1],[4,13,4,16],[5,15,6,15],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,5,6,5],[4,6,6,6],[5,20,6,20],[26,15,26,17],[4,17,4,20],[4,21,4,22],[5,18,6,18],[5,13,6,13],[5,22,6,22],[5,19,6,19],[5,16,6,16],[5,17,6,17],[5,21,6,21],[5,14,6,14],[1,10,1,12],[11,3,12,3],[8,1,10,1],[8,2,10,2],[8,3,10,3],[8,4,10,4],[3,3,3,12],[0,0,1,2],[4,9,4,12],[5,9,6,9],[5,10,6,10],[5,11,6,11],[5,12,6,12],[11,1,12,1],[0,10,0,12],[4,2,6,2]]}
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 0.0","2019-11-08"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO: \n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"Direccionamiento Estratégico  y Planeación"]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas o de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba la debilidad cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detectó con el fin de promover el logro de mejores resultados)"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las debilidades u oportunidades de mejora.","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción de mejora AM, Acción correctiva AC)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Cargo de quien realiza el  monitoreo) ","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  el monitoreo por parte del proceso)","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO\n\n\n(Descripción cualitativa del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Cargo de quien realiza el  seguimiento) ","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza el seguimiento por parte de la SFI)","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN\n\n(Cargo del profesional del seguimiento de la SCI) ","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte del profesional del seguimiento de la SCI)","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta, Cerrada)\n\n","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia de la acción,\nactividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrada la acción. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","1.\tSe requiere contemplar la actualización de la caracterización del proceso de Direccionamiento Estratégico  y Planeación, así:\nasí:\n\tModificar el objetivo y el alcance, toda vez que, en los mismos se encuentran documentadas las actividades de “evaluar y evaluación” respectivamente, las cuales en el marco de la Ley 87 del 1993 son funciones asignadas a las Oficinas de control Interno, \n\tEn la etapa del “PLANEAR” se hace necesario documentar la formulación, aprobación y publicación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. \n\tDe otra parte, analizar la viabilidad de incluir en el “HACER” la Secretaria Técnica del Comité de Gestión de la JEP.","Debido a la dinámica y avances en prácticas de la entidad, es pertinente actualizar el proceso en aras de garantizar el mejoramiento continuo","Acción de mejora \n- AM","Mejorar la caracterización del proceso de Direccionamiento Estratégico  y Planeación, para garantizar el mejoramiento continuo. ","Analizar ajustes y presentar a la Subdirección  de Fortalecimiento Institucional una propuesta para nueva versión del proceso de Direccionamiento Estratégico  y Planeación, que incluya los aspectos señalados en la oportunidad de mejora","2020-01-27","2020-03-30","Profesional Especializado II de la Subdirección de Planeación","2020-07-01","Durante el mes de mayo de 2020 se finalizó la actualización y publicación en intranet de la JEP del Proceso  de Direccionamiento Estratégico y de Planeación (versión dos-V2.0), actividad cumplida en  coordinación con la Subdirección de Fortalecimiento Institucional -diponible en la intranet desde el 18 de mayo.  \n\nLa nueva versión incluye: \ni)modificación del objetivo, eliminando las expresiones “evaluar\" y \"evaluación” respectivamente, las cuales en el marco de la Ley 87 del 1993 son funciones asignadas a las Oficinas de control Interno, \nii)en la etapa del “PLANEAR” se documentó la formulación, aprobación y publicación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano,  \niii)por último se incluyó en el “HACER” la Secretaria Técnica del Comité de Gestión de la JEP. \n\nLo anterior, a partir del documento -propuesta presentada por la subdirección de planeación a la subdirección de fortalecimiento institucional (2 de abril de 2020). \n\nSe reporta desde la naturaleza y el ámbito del proceso, en link de sharepoint habilitado por la Subdirección de Control Interno,  soportes en la carpeta creada y denominada: \"1. Soportes primera actividad PM\". \n\nCon las evidencias existen elementos suficientes para considerar el estado cumplido en la actividad- mejora a partir de recomendación control interno de la auditoría de 2019. ","Cerrada","Profesional de Gestión II Subdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y con base en las evidencias cargadas en el one drive \"2020_ 03_ 27 Solicitud modificación Proceso y POA\", \"Consulta Publicación nuevo Proceso 2.0\", y \"JEP-PR-01_Direccionamiento estrategico y planeación _V2.0\", se denota que se ha dado cumplimiento a la acción en tiempos posteriores a los planeados en la fecha fin de la actividad (30/03/2020) toda vez que, en el mes de mayo el proceso finalizó la actualización y publicación en la intranet de la entidad de la caracterización \"JEP-PR-01 direccionamiento estratégico y de planeación (V2.0), la cual se encuentra disponible para consulta desde el 18 de mayo de 2020, la actividad en mención fué coordinada con la Subdirección de Fortalecimiento Institucional. La versión 2.0 de la catacterización del proceso incluye: i) modificación del objetivo, eliminando las expresiones “evaluar\" y \"evaluación” respectivamente, las cuales en el marco de la Ley 87 del 1993 son funciones asignadas a las Oficinas de control Interno; ii) en la etapa del “PLANEAR” se documentó la formulación, aprobación y publicación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano; y iii) se incluyó en el “HACER” la Secretaria Técnica del Comité de Gestión de la JEP. Por otra parte, no se evidencia la solicitud de ampliación del plazo de la actividad de acuerdo con las recomendaciones realizada por la SCI en la evaluación anterior.","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme al  monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso de direccionamiento estratégico y planeación,  se observa el cumplimiento de la actividad al soportarse la  modificación de la caracterización del proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación con las siguientes modificaciones, asi: \nObjetivo actualizado, eliminando las expresiones “evaluar y evaluación”, las cuales en el marco de la Ley 87 del 1993 son funciones asignadas a la Subdirección de Control Interno.\nEn la etapa del “PLANEAR” se documentó la formulación, aprobación y actualización del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.\nPor último se incluyó en el “HACER” la Secretaria Técnica del Comité de Gestión de la JEP. \n\nComo evidencia del cumplimiento se aportó pantallazo del cargue de la caracterización JEP-PR-01_direccionamiento estrategico y planeación_V2.0, así como la respectiva caracterización y copia en Excel del formato de solicitud de elaboración,modificación o eliminación de documentos.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.","Cerrada"]
[2,"1 Auditorías Internas de Calidad y ambiental","3.\tDe acuerdo con el procedimiento documentado para la “Formulación y Seguimiento al Plan Operativo de Acción Anual JEP-PT-01-03 del 05-11-2019”, se observa la necesidad de su actualización, así:\n\tTeniendo en cuenta lo establecido en la actividad No. 5, que el POA es integrado con el PAAC, se hace necesario la documentación de las actividades para todas las fases.\n\tRespecto de la documentación de la actividad No. 12, se requiere modificar el término seguimiento por monitoreo, teniendo en cuenta que, es el reporte realizado por el líder del proceso al cumplimiento de sus actividades como primera línea de defensa en el Sistema de Control Interno.\n\tEn la actividad No. 15, se determina como responsable la Secretaria Ejecutiva para la aprobación de modificaciones al POA, teniendo en cuenta que el mismo es aprobado por el Órgano de Gobierno, se recomienda revisar la pertinencia de documentar en el procedimiento los tipos de modificaciones a aprobar por parte del Órgano de Gobierno y cuales por la Secretaria Ejecutiva.\n\tPara la actividad No. 19, es necesario modificar la redacción a “analizar reporte de monitoreo al POA”, lo anterior, teniendo en cuenta que es la actividad de seguimiento realizado por la Subdirección de Planeación como segunda línea de defensa.\n\tIncluir las casillas correspondientes en el formato formulación y seguimiento del POA para las actividades de monitoreo (Líder del proceso – 1° línea de defensa), seguimiento (Subdirección de Planeación – 2° línea de defensa) y Evaluación (Subdirección de Control Interno – 3° Línea de defensa) y documentar en el apartado de definiciones del procedimiento.\n\tSe hace necesario la documentación de las actividades, tales como, suministrar el seguimiento del POA a la Subdirección de Control Interno - SCI y las actividades que como tercera línea de defensa realiza la SCI para la evaluación de las actividades documentadas.\n\tFinalmente, el procedimiento debe culminar en la custodia y conservaciones de las unidades documentales resultantes de la gestión realizada por la Subdirección de Planeación y de Control Interno, de acuerdo con las tablas de retención documental asignadas a cada dependencia.\n\tDe otra parte, se requiere que en el campo de control de cambios del procedimiento se documenten las modificaciones realizadas al documento, con el propósito de guardar la trazabilidad de los cambios efectuados. mente, el procedimiento debe culminar en la custodia y conservaciones de las unidades documentales resultantes de la gestión realizada por la Subdirección de Planeación y de Control Interno, de acuerdo con las tablas de retención documental asignadas a cada dependencia.\n\tDe otra parte, se requiere que en el campo de control de cambios del procedimiento se documenten las modificaciones realizadas al documento, con el propósito de guardar la trazabilidad de los cambios efectuados. ","Debido a la dinámica y avances en prácticas de la entidad, es pertinente actualizar el procedimiento en aras de garantizar el mejoramiento continuo y que se precisen las actividades de acuerdo con competencias, avance en la implementación del sistema de control interno y adecuada gestión documental","Acción de mejora - AM","Mejorar la caracterización del procedimiento  de Plan Operativo Anual-POA, para garantizar el mejoramiento continuo. ","Analizar ajustes y  presentar a la Subdirección  de Fortalecimiento Institucional una propuesta para nueva versión del procedimiento Formulación y Seguimiento al Plan Operativo de Acción Anual, que incluya los aspectos señalados en la oportunidad de mejora y el resultado de la actividad 3 de este plan de mejoramiento","2020-01-27","2020-03-30","Profesional Especializado II de la Subdirección de Planeación","2020-07-01","Durante el mes de mayo de 2020 se finalizó la actualización y publicación en intranet de la JEP del procedimiento JEP-PT-01-03  \"Formulación y Seguimiento al Plan Operativo de Acción Anual\" (versión dos-V2.0), actividad cumplida en  coordinación con la Subdirección de Fortalecimiento Institucional -diponible en la intranet desde el 18 de mayo.  \n\nLa nueva versión incluye: \ni)nuevas definiciones como son: Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAA) y Plan Estratégico Cuatrienal (PEC), \nii)actualización en los lineamientos generales relacionados con la elaboración del POA, pautas para monitoreo y seguimiento,  y finalmente descripción de las líneas de defensa,\niii)los ajustes metodológicos y técnicos que se soliciten a la Secretaría Ejecutiva,\niv)se realizan modificaciones de diversas actividades del procedimiento; ejemplo: seguimiento consolidado al iv trimestre para la Magistratura (Nota actividad 19).\n\nLo anterior, a partir del documento -propuesta presentada por la subdirección de planeación a la subdirección de fortalecimiento institucional (2 de abril de 2020). \n\nSe reporta desde la naturaleza y el ámbito del proceso, en link de sharepoint habilitado por la Subdirección de Control Interno,  soportes en la carpeta creada y denominada: \"2. Soportes segunda  actividad PM\". \n\nCon las evidencias existen elementos suficientes para considerar el estado cumplido en la actividad- mejora a partir de recomendación control interno de la auditoría de 2019. ","Cerrada","Profesional de Gestión II Subdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y con base en las evidencias cargadas en el one drive \"2020_ 03_ 27 Solicitud modificación Proceso  y POA\", \"Consulta publicación procedimiento POA nueva versión aprobada\", y \"JEP-PT-01-03_Formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual_V2.0\", se denota que se ha dado cumplimiento a la acción propuesta en tiempos posteriores a los planeados en la fecha fin de la actividad (30/03/2020) ) toda vez que, en el mes de mayo el proceso finalizó con la actualización y publicación del procedimiento JEP-PT-01-03 \"Formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual\" (V2.0), el cual se encuentra disponible para consulta desde el 18 de mayo de 2020, la actividad en mención fué coordinada con la Subdirección de Fortalecimiento Institucional. \nLa versión 2.0 del procedimiento de formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual incluye: i) nuevas definiciones (Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - PAA y Plan Estratégico Cuatrienal - PEC); ii) actualización en los lineamientos generales relacionados con la elaboración del POA, pautas para monitoreo y seguimiento,  descripción de las líneas de defensa; iii) ajustes metodológicos y técnicos que se solicitan a la Secretaría Ejecutiva y iv) modificaciones de diversas actividades del procedimiento,  ejemplo de ello seguimiento consolidado al iv trimestre para la Magistratura (nota actividad 19).\n\nPor otra parte, no se evidencia la solicitud de ampliación del plazo de la actividad de acuerdo con las recomendaciones realizada por la SCI en la evaluación anterior.","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso de direccionamiento estratégico y planeación, se observa el avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se presentan los siguientes documentos, así: \n2020_ 03_ 27 Solicitud modificación Proceso y POA\nConsulta publicación procedimiento POA nueva versión aprobada\nJEP-PT-01-03_Formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual_V2.0, en el cual se observaron las modificaciones enunciadas por el proceso en el reporte de monitoreo.  Sin embargo, atendiendo la oportunidad de mejora definida no se observan las siguientes modificaciones: \n• “Teniendo en cuenta lo establecido en la actividad No. 5, que el POA es integrado con el PAAC, se hace necesario la documentación de las actividades para todas las fases.” Con respecto a esta oportunidad de mejora se evidencia que no todas las actividades están documentadas.\n• “Se hace necesario la documentación de las actividades, tales como, suministrar el seguimiento del POA a la Subdirección de Control Interno - SCI y las actividades que como tercera línea de defensa realiza la SCI para la evaluación de las actividades documentadas.” \n• “Finalmente, el procedimiento debe culminar en la custodia y conservaciones de las unidades documentales resultantes de la gestión realizada por la Subdirección de Planeación y de Control Interno, de acuerdo con las tablas de retención documental asignadas a cada dependencia\n• De otra parte, se requiere que en el campo de control de cambios del procedimiento se documenten las modificaciones realizadas al documento, con el propósito de guardar la trazabilidad de los cambios efectuados.  Respecto a esta oportunidad de mejora se evidencia en el procedimiento su inclusión con el siguiente texto “Actualización del procedimiento de acuerdo con las oportunidades de mejora referidas en la auditoria de Control Interno 2019 y buscando consolidar gradualmente el esquema de seguimiento de la Magistratura.”\nPor lo anterior, se hace necesario que el proceso de cumplimiento total a la oportunidad de mejora para determinar el cumplimiento de la actividad y declarar la eficacia de la acción.\nFinalmente, teniendo en cuenta que la fecha de finalización venció el 30/03/2020 y el estado de la acción es abierta vencida, se solicita al proceso solicitar la ampliación de esta fecha.","Abierta "]
[null,null,null,null,null,"Consolidar el procedimiento de POA mediante consulta a la SE de las modificaciones, para garantizar el mejoramiento continuo. ","Presentar a la Secretaria Ejecutiva propuesta respecto de modificaciones al POA para su aprobación y para aprobación del Órgano de Gobierno","2020-01-13","2020-03-30","Profesional Especializado II de la Subdirección de Planeación","2020-07-01","Se complementan los soportes reportados en el primer monitoreo de 2020, mediante el Acta oficial en PDF del OG  (30 de enero) que ratificó la voluntad del Órgano de Gobierno para que las modificaciones del POA se aprueben por la SE (ver pagina 3 primera parte).\n\nImportante valorar en conjunto a la evaluación de la actividad al primer trimestre: \n\n\"De acuerdo con las evidencias soportadas  por la Subdirección de Planeación, se observa el listado de asistencia para la presentación del POA 2020 de fecha 17 de enero de 2020, así como su respectiva presentación ante la Secretraía Ejecutiva.\n\nSin embargo, las evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad, toda vez que no se hace alución a  \"En la actividad No. 15, se determina como responsable la Secretaria Ejecutiva para la aprobación de modificaciones al POA, teniendo en cuenta que el mismo es aprobado por el Órgano de Gobierno, se recomienda revisar la pertinencia de documentar en el procedimiento los tipos de modificaciones a aprobar por parte del Órgano de Gobierno y cuales por la Secretaria Ejecutiva\".\n\nSe reporta desde la naturaleza y el ámbito del proceso, en link de sharepoint habilitado por la Subdirección de Control Interno,  soportes en la carpeta creada y denominada: \"3. Soportes tercera  actividad PM\". \n\nCon las evidencias existen elementos suficientes para considerar el estado cumplido en la actividad- mejora a partir de recomendación control interno de la auditoría de 2019. \n\n","Cerrada","Profesional de Gestión II Subdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y con base en la evidencia cargada en el one drive \"Acta AOG Sesión 30-01-2020- Original firmada\" como complemento a las resportadas en el monitoreo anterior \"2019_01_24_POA 2020V1,  2020_03_27, Propuesta JEP-PT-01-03_Plan operativo anual Mejora V2.1 (1),  Acuerdo AOG N°02 de 30 ene 2020 y Listado asistencia SE 17 Enero 2020 POA y PAAC 2020 (Tratado Modificaciones con procedimiento)\", se denota que se ha dado cumplimiento a la acción toda vez que, mediante el acta oficial en mención se ratificó la voluntad del Órgano de Gobierno para que las modificaciones del POA fueran aprobadas por la SE (tercer punto del acta).\n\nPor otra parte, no se evidencia la solicitud de ampliación del plazo de la actividad de acuerdo con las recomendaciones realizada por la SCI en la evaluación anterior.","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme al  monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso de direccionamiento estratégico y planeación, toda vez que, se presentan los siguientes documentos, así: \n\n\nActa AOG Sesión 30-01-2020- Original firmada.\n2019_01_24_POA 2020V1\n2020_03_27 Propuesta JEP-PT-01-03_Plan operativo anual Mejora V2.1 (1)\nAcuerdo AOG N°02 de 30 ene 2020\nListado asistencia SE 17 Enero 2020 POA y PAAC 2020 (Tratado Modificaciones con procedimiento)\n\nDe acuerdo al monitoreo y cargue de evidencias correspondientes al segundo trimestre y  una vez revisada la página 3 del acta remitida  se observa, que el Órgano de Gobierno ratifica que las modificaciones que se surtan en la vigencia deben ser aprobadas por la Secretaría Ejecutiva. dando cumplimiento a lo planificado en la actividad  \"Presentar a la Secretaria Ejecutiva propuesta respecto de modificaciones al POA para su aprobación y para aprobación del Órgano de Gobierno\" .\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,"Mejorar la matriz de formulación y seguimiento del POA 2020, para garantizar el mejoramiento continuo. ","Analizar ajustes e incluir campos a la matriz de formulación y seguimiento del POA para atender la información de las tres líneas de defensa ","2019-12-15","2020-04-10","N/A",null,"Actividad cerrada por la evaluación el 27 de abril de 2020, valorado el reporte de monitoreo al primer trimestre.  ","Cerrada","Profesional de Gestión II Subdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Esta actividad se encuentra cerrada, conforme a la evaluación realizada por la SCI el 27/04/2020  ","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-04-27","Conforme con las evidencias presentadas  por la Subdirección de Planeación, se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que se incluyeron en  los campos de la matriz de formulación y seguimiento del POA las casillas que corresponden a las tres lineas de defensa (Monitoreo, seguimiento y Evaluación).","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se observan las mejoras la matriz de formulación, seguimiento y evaluación del POA y la misma se encuentra en operación, dando cumplimiento a la acción de mejora."]
[3,"1 Auditorías Internas de Calidad y ambiental","De acuerdo con el reporte establecido en la columna AA “fuente de verificación” del formato Plan Operativo Anual vigencia 2019, se hace necesario fortalecer el análisis cualitativo para cada una de las actividades documentadas, toda vez que, en algunos casos no se documenta el cómo se da cumplimiento de la actividad o el avance que se tiene de la misma.","El análisis cualitativo no es claro en la documentación de su avance","Acción de mejora - AM","Mejorar la matriz de formulación y seguimiento del POA 2020, para garantizar el mejoramiento continuo. ","Analizar ajustes e incluir campos a la matriz de formulación y seguimiento del POA para incluir notas sobre el diligenciamiento del campo \"fuente de verificación\"","2020-01-13","2020-04-10","N/A",null,"Actividad cerrada por la evaluación el 27 de abril de 2020, valorado el reporte de monitoreo al primer trimestre. ","Cerrada","Profesional de Gestión II Subdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Esta actividad se encuentra cerrada, conforme a la evaluación realizada por la SCI el 27/04/2020  ","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-04-27","De acuerdo con las evidencias aportadas por la Subdirección de Planeación, se logra establecer la modificación de la matriz en Excel para monitoreo, seguimiento y evaluación del POA vigencia 2020.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se observan las mejoras la matriz de formulación, seguimiento y evaluación del POA y la misma se encuentra en operación, dando cumplimiento a la acción de mejora."]
[null,null,null,null,"Acción de mejora - AM","Consolidar el  seguimiento del POA 2020 mediante pautas, para garantizar el mejoramiento continuo. ","Hacer explícitas las pautas para reporte cualitativo por parte de los responsables en el seguimiento del primer trimestre de 2020, considerando la formulación del POA de la vigencia.","2020-03-01","2020-04-10","Profesional Especializado II de la Subdirección de Planeación","2020-06-30","Se complementan los soportes reportados en el primer monitoreo de 2020, mediante: la imagen de la socialización virtual reportada en comite primario de la subdirección de planeación (3 de abril de 2020) y la imagen de la correo electronico de solicitud de monitoreo para seguimiento donde se socializació  con las dependencias las pautas POA en su versión uno(3 de abril de 2020); aspecto requerido en la evaluación del primer trimestre.\n\nAdicionalmente, luego del proceso de evaluación del monitoreo y seguimiento al POA en el primer trimestre, se diseñó y compartió la versión dos de las pautas de monitoreo y seguimiento al POA (socializada nueva versión 11 de junio -V2).  Actividad impulsada con mesas de trabajo a nivel de la Secretaría Ejacutiva (modelo de convocatoria virtual) y compartida con la Subdirección de Control Interno quienes acompañaron socializando las líneas de defensa de la séptima dimención del MECI (23 y 24 de junio). Posteriormente se incluyó un ajuste adicional, que corresponde a las pautas definitivas a enviar con la solicitud de reporte del segundo trimestre y fueron compartidas con asesores de despacho SE (26 de junio de 2020).\n\nSe reporta desde la naturaleza y el ámbito del proceso, en link de sharepoint habilitado por la Subdirección de Control Interno,  soportes en la carpeta creada y denominada: \"6. Soportes sexta  actividad PM\". \n\nCon las evidencias existen elementos suficientes para considerar el estado cumplido en la actividad- mejora a partir de recomendación control interno de la auditoría de 2019. ","Cerrada","Profesional de Gestión II Subdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y con base en la evidencia cargada en el one drive \"2020_06_11 Pautas para el monitoreo y seguimiento trimestral del POA 2020 v2.1, 2020_06_23 Mesa Pautas 2 DTI, 2020_06_24 Mesa Pautas 2 DAF, 2020-06-11 Reunión socialización y articulación, 2020-26-06 envió pautas dos SE, Comite Primario  donde se socializaron pautas pautas para seguimiento del POA, Modelo convocatoria mesas junio y Soporte socialización Pautas en la Solicitud de Seguimiento POA\" se denota que se ha dado cumplimiento a la acción propuesta en tiempos posteriores a los planeados en la fecha fin de la actividad (10/04/2020) ) toda vez que, se socializan las pautas para el seguimiento al POA en comié primario de la Subdirección de Planeación y con las dependencias de la entidad el 03/04/2020. Adicionalmente,  en el primer trimestre, se diseñó y compartió la versión dos (2) de las pautas de monitoreo y seguimiento al POA (socializada nueva versión 11 de junio -V2).  Posteriormente se incluyó un ajuste adicional, que corresponde a las pautas definitivas a enviar con la solicitud de reporte del segundo trimestre y fueron compartidas con asesores de despacho SE (26 de junio de 2020).\n\nPor otra parte, no se evidencia la solicitud de ampliación del plazo de la actividad de acuerdo con las recomendaciones realizada por la SCI en la evaluación anterior.","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme al  monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso de direccionamiento estratégico y planeación,  se observa el  cumplimiento de la actividad,  toda vez que, se presentan los siguientes documentos, así: \n\n2020_06_11 Pautas para el monitoreo y seguimiento trimestral del POA 2020 v2.1\n2020_06_23 Mesa Pautas 2 DTI\n2020_06_24 Mesa Pautas 2 DAF\n2020-06-11 Reunión socialización y articulación \n2020-26-06 envió pautas dos SE\nComite Primario  donde se socializaron pautas pautas para seguimiento del POA\nModelo convocatoria mesas junio\nSoporte socialización Pautas en la Solicitud de Seguimiento POA \n\nSe evidencia mediante  la presentación del documento denominado \"Pautas para el monitoreo y seguimiento trimestral del POA 2020\", así como con los demás  documentos en formato png,  que se hicieron explícitas las pautas para el monitoreo y seguimiento trimestral del POA 2020  coadyuvando en la exposición del reporte cualitativo por parte de los responsables en el seguimiento del POA,   evidencias suficientes para dar cumplimiento a la actividad reportada , considerando la formulación del POA de la vigencia y  las tres líneas de defensa propias del Sistemade Control Interno\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.","Cerrada"]
[7,"1 Auditorías Internas de Calidad y ambiental","Se hace necesario realizar las gestiones pertinentes para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades, lo anterior para dar cumplimiento de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000. ","Debido a la dinámica y avances en prácticas de la entidad, es pertinente revisar que las TDR correspondan al procedimiento y, particularmente, si se trata de documentos digitales o electrónicos así se señale","Acción de mejora - AM","Acompañar la definición de las TDR de la Subdirección de Planeación, para garantizar el mejoramiento continuo. ","Revisar la TRD en proceso de adopción y proponer ajustes ","2019-12-15","2020-03-30","Profesional Especializado II de la Subdirección de Planeación","2020-06-30","La aprobación inicial de las TDR a nivel JEP, se dió en el marco del Comité de Gestión de la JEP del 28 de mayo de 2019  (acta en desarrollo)- reunión virtual (soporte imagen). Adicionalmente, en atención a la evaluación del primer reporte, se aporta imagen del e-mail del 12 de  febrero de 2020 donde se recibio la confirmación de las TRD firmadas.\n\nSe reporta desde la naturaleza y el ámbito del proceso, en link de sharepoint habilitado por la Subdirección de Control Interno,  soportes en la carpeta creada y denominada: \"6. Soportes sexta  actividad PM\". \n\nNo obstante, es importante analizar como definimos desde la naturaleza y competencia de la Subdirección de Planeación un plazó con un tercero externo como el AGN, para su convalidación y posterior implementación; nuevo alcance propuesto en la evaluación de control interno.  De ratificarse la solicitud en la evaluació, solicitar  plazo  a diciembre con el concurso de un tercero interno: el Departamento de Gestión Documental. ","Abierta","Profesional de Gestión II Subdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y con base en la evidencia cargada en el one drive \"2020-05-28 Segunda Reunión Comité MG  - incluido TDR, Captura de 2020-02-12 E-mail de la TDR compartido por Gestión Documental, TDR SUB PLANEACION e-mail 12 Feb 20\" se denota que se ha realizado complemento a los soportes, tal como lo recomendó la evaluación realizada en el primer trimestre (e-mail 12 Feb 2020) y se reporta para el segun trimestre la presentación de las TRD ante el comité de gestión (2020-05-28 Segunda Reunión Comité MG ). \nLa actividad continua abierta supeditada a la convalidación del Archivo General de la Nación (AGN), por lo cual se recomienda realizar una reunión para la articulación entre la Subdirección de Planeación y el Departamento de gestión documental, con el fin de estimar los tiempos de convalidación del AGN y así poder cumplir con la acción propuesta. \n\nPor otra parte, no se evidencia la solicitud de ampliación del plazo de la actividad de acuerdo con las recomendaciones realizada por la SCI en la evaluación anterior.","Abierta","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme al  monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso de direccionamiento estratégico y planeación,  se observa  avance en el cuplimiento de la actividad toda vez que se realizaron  gestiones conducentes para la identificación de las series y subseries (TRD)  para la custodia y conservación de las unidades documentales del proceso, mediante archivo Excel escaneado en 4 páginas, de las tablas de retención documental de la Subdirección de Planeación.    \n\nAsi mismo, el proceso aporta evidencia del e-mail del 12 de  febrero de 2020 donde se observa mensaje de recepción de la confirmación de las TRD firmadas por parte del departamento de gestión documental , donde se observa orden del día que incluye en su punto 4.1 el tema de tablas de retención documental en el marco del Comité de Gestión de la JEP del 28 de mayo de 2019 indican que el acta se encuentra en desarrollo.\n\nDe otra parte, en atención al reporte de monitoreo que establece \"No obstante, es importante analizar como definimos desde la naturaleza y competencia de la Subdirección de Planeación un plazó con un tercero externo como el AGN, para su convalidación y posterior implementación; nuevo alcance propuesto en la evaluación de control interno.  De ratificarse la solicitud en la evaluació, solicitar  plazo  a diciembre con el concurso de un tercero interno: el Departamento de Gestión Documental\", esta Subdirección manifiesta que la actividad es cerrada cuando se cuente con los soportes de aprobación del lider de proceso y la legalización del acta de aprobación de las TRD, aclarando que la eficacia de la acción se determinará una vez se cuente con la implementacion de las mismas.","Abierta "]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"Adela del Pilar Parra González - Subdirectora de Planeación"]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

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