{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["lista desplegables ","Análisis causa 1 Debilidad","Análisis causa 2 Debilidad","Plan de mejoramiento "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":3,"comments":1,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[]
["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,31]

{"sheet":"Análisis causa 1 Debilidad","index":1,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[3,2,3,12],[11,2,11,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestión Contractual"]
[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Informe Auditoria Interna No. 1"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","1. DEBILIDAD: \n1. Realizada la verificación de los expedientes contractuales tomados en la muestra de auditoría, se evidenció que los mismos carecen de los informes de supervisión; lo anterior, incumpliendo lo establecido en el literal e.) del artículo 5.4 del Manual de Contratación de la JEP.\n"]
[null,"CORRECCIÓN","Inclusión periodica de los informes de supervisión en los expedientes contractuales de acuerdo a lo pactado en los contratos o convenios."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción de mejora y Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Técnica de los \"5 ¿Por qué?\""]
[null,"FECHA"," 19/12/2019"]
[null,"PARTICIPANTES","Subdirector de Contratación"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. ¿Por qué no están incluidos en los expedientes contractuales los informes de supervisión?"]
[null,"Cusa: El supervisor no entregó para archivo de los documentos en el expediente contractual el informe de supervisión."]
[]
[null,"2. ¿Por qué el supervisor no entregó el informe de supervisión para archivo en el expediente contractual?"]
[null,"Causa:  Los funcionarios designados como supervisores tienen a cargo otras actividades laborales adicionales a la supervisión de los contratos, razon por la cual el personal encargado de brindar apoyo a la supervisión debe gestiona gran parte de este tipo de tramites.  "]
[]
[null,"3. ¿Por qué el personal encargado de brindar apoyo a la supervisión no gestiona este tipo de labores de manera adecuada? "]
[null,"Causa: El personal de apoyo a la supervisiron no realiza los informes de supervisión o realiza de manera inadeacuada esta gestión. "]
[]
[null,"4. ¿Por qué el personal de apoyo a la supervisiron no realiza los informes de supervisión o realiza de manera inadeacuada esta gestión?"]
[null,"Causa: Dado que los funcionarios designados como supervisores concentran su labor en otras actividades laborales adicionales a la supervisión de los contratos, no tienen un conocimiento mas detallado del desarrollo de los contratos a su cargo."]
[]
[null,"5. ¿Por qué el funcionario designado como supervisor no tienen un conocimiento mas detallado del desarrollo de los contratos a su cargo?"]
[null,"Causa: Falta de seguimiento propio por parte de los supervisores a las obligaciones incluidas en los contratos."]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[]
[null,"Falta de seguimiento a la ejecución del contrato por parte del supervisor."]

{"sheet":"Análisis causa 2 Debilidad","index":2,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestión Contractual"]
[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","Informe Auditoria Interna No. 1"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","2. DEBILIDAD: \nEn el análisis de los expedientes contractuales analizados según muestra seleccionada, se pudo evidenciar que hay deficiencias en la organización documental, toda vez que, algunos documentos se encuentran sin foliar y otros se encuentran mal foliados, lo anterior, incumplimiento lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de Archivos de Gestión del 19/06/2019 y de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN en el acuerdo 042 de 2002. \n"]
[null,"CORRECCIÓN","La organización documental en los expedientes contractuales de acuerdo a los lineamientos establecidos en las normas archivisticas. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción de mejora y Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Técnica de los \"5 ¿Por qué?\""]
[null,"FECHA"," 19/12/2019"]
[null,"PARTICIPANTES","Subdirector de Contratación"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. ¿Por qué hay deficiencias en la organización documental de los expedientes contractuales?"]
[null,"Causa: No hay un manejo adecuado en la forma en que se crean y se alimentan los expedientes contractuales por parte de los responsables de dicha labor. "]
[]
[null,"2. ¿Por qué hay un manejo inadecuado de parte de los responsables en la forma de crear y alimentar los expedientes contractuales? "]
[null,"Causa: La organización no la estan realizando de acuerdo a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de Archivos de Gestión del 19/06/2019 y en el Acuerdo 042 de 2012 emanado por el Archivo General de la Nación – AGN."]
[]
[null,"3. ¿Porque la organización no la estan realizando de acuerdo a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 y el acuerdo 042 de 2002 del AGN?"]
[null,"Causa: Al momento de crear los expedientes y de archivar la documentación, los responsables lo han realizado de acuerdo a su propio criterio."]
[]
[null,"4. ¿Por qué al momento de crear los expedientes y de archivar la documentación, los responsables lo han realizado de acuerdo a su propio criterio?"]
[null,"Causa: Desde el punto de vista técnico los responsables no tienen un criterio que les permita adelantar su labor de acuerdo al procedimiento adoptado por la JEP y al Acuerdo emanado por el AGN."]
[]
[null,"5. ¿ Por que desde el punto de vista técnico los responsables no tienen un criterio que les permita adelantar su labor de acuerdo al procedimiento adoptado por la JEP y al Acuerdo emanado por el AGN?"]
[null,"Causa: Desconocimiento de las directrices y normas en materia archivistica. "]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[]
[null,"Falta de seguimiento a la ejecución del contrato por parte del supervisor."]

{"sheet":"Plan de mejoramiento ","index":3,"n_rows":27,"n_cols":23,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[13,0,14,0],[13,1,14,1],[13,2,14,2],[13,3,14,3],[7,0,8,0],[7,1,8,1],[7,2,8,2],[7,3,8,3],[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,2,10,2],[9,3,10,3],[11,0,12,0],[11,1,12,1],[11,2,12,2],[11,3,12,3],[29,0,29,1],[29,15,29,17],[30,15,30,17],[22,2,22,6],[23,4,23,6],[24,4,24,6],[25,4,25,6],[26,4,26,6],[27,4,27,6],[17,19,17,22],[18,0,18,2],[18,3,18,4],[18,15,18,17],[19,0,19,1],[19,15,19,17],[17,0,17,2],[17,3,17,4],[17,13,17,17],[3,3,3,12],[5,21,6,21],[5,22,6,22],[4,21,4,22],[5,13,6,13],[5,14,6,14],[5,15,6,15],[5,16,6,16],[5,17,6,17],[4,13,4,16],[4,17,4,20],[5,18,6,18],[5,19,6,19],[5,20,6,20],[4,1,6,1],[4,2,6,2],[4,3,6,3],[4,4,6,4],[4,9,4,12],[7,21,8,21],[7,22,8,22],[4,5,6,5],[3,0,3,2],[0,0,2,2],[1,3,1,12],[0,3,0,12],[4,6,6,6],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[5,9,6,9],[5,10,6,10],[5,11,6,11],[5,12,6,12],[3,21,3,22],[4,0,6,0]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 0.0","2019-11-08"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO: \n",null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL"]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba la debilidad cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detectó con el fin de promover el logro de mejores resultados)"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las debilidades u oportunidades de mejora.","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acción a implementar)\nAcción de mejora AM, Acción correctiva AC)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Cargo de quien realiza el  monitoreo) ","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  el monitoreo por parte del proceso)","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO\n\n\n(Descripción cualitativa del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Cargo de quien realiza el  seguimiento) ","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza el seguimiento por parte de la SFI)","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN\n\n(Cargo del profesional del seguimiento de la SCI) ","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte del profesional del seguimiento de la SCI)","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta, Cerrada)\n\n","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia de la acción,\nactividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrada la acción. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Informe Auditoria Interna No. 1","1. DEBILIDAD: \n\n1.\tRealizada la verificación de los expedientes contractuales tomados en la muestra de auditoría, se evidenció que los mismos carecen de los informes de supervisión; lo anterior, incumpliendo lo establecido en el literal e.) del artículo 5.4 del Manual de Contratación de la JEP.","Falta de seguimiento a la ejecución del contrato por parte del supervisor.","ACCIÓN DE MEJORA","Remisión de oficio puntual  a las áreas responsables para que sean revisadas y ajustadas las carpetas y sean incluidos los informes de supervisión respectivos.  ","Revisar y completar los documentos que hacen parte de los expedientes contractuales.","2020-01-15","2020-09-30","Subdirector de Contratación","2020-07-06","Se implementó la acción de mejora así: \n\nEl día 13/05/2020 fueron  remitidos oficios puntuales al Subsecretario Ejecutivo, a cada Director, Subdirector, Jefe de Departamento y supervisor  requieriendo la revisión y actualización de los expedientes contractuales. \n","CERRADA","Profesional especializado II","2020-07-17","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta mediante la remisión de oficios a los responsables de cada dependencia.\n*Con el fin de evidenciar el cumplimiento de la actividad se hace necesario que el proceso confirme que la acción ejecutada logró solucionar la debilidad para el próximo seguimiento, toda vez que la fecha de finalización de la acción es 15/07/2020)","Abierta","Profesional Especializado I","2020-07-27","Conforme al  monitoreo y las evidencias presentadas por el Subdirector de Contratación, se evidencia avance en cumplimiento de la actividad, toda vez que en el 13 de mayo de 2020 el Subdirector de Contratación  envió a través de veinte (20) correos electrónicos, comunicación al Subdirector Ejecutivo, Directores, Subdirectores, Jefe de Departamento y Supervisores, recordándoles  la obligación de mantener los documentos de la ejecución contractual actualizados en el expediente contractual  y publicados en el SECOP .\n\nEl proceso debe continuar con las acciones tendientes a lograr que la acción sea cumplida, asi mismo, ampliar el reporte de monitoreo con las gestión realizada para garantizar la completitud de los documentos en los expedientes contractuales.\n\nDe otra parte,  el proceso debe solicitar la ampliación de la fecha de terminación de la acción, teniendo en cuenta que finalizó el 15/07/2020 y aún se encuentra en estado abierta.","Abierta"]
[null,null,null,null,"ACCIÓN CORRECTIVA ","Remisión mensual vía correo electrónico de mensaje masivo recordando a los supervisiores y ordenadores del gasto la obligación de mantener actualizada y publicada en el SECOP la información de la ejecución contractual. ","Remisión de correo electrónico masivo.","2020-01-15","2020-07-15","Subdirector de Contratación","2020-07-06","Se implementó la acción de correctiva así: \n\n*Remisión de los correos electrónicos mensuales a los ordenadores del gasto y supervisores de los contratos; los mismos han sido enviados en las siguientes fechas: 16/04/2020 13/05/2020 y 30/06/2020.","ABIERTA","Profesional especializado II","2020-07-17","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta mediante la remisión de correos electrónicos mensuales a Ordenadores del Gasto y Supervisores de contratos (16/04/2020 - 13/05/2020 - 30/06/2020).\n* Por lo anterior, y conforme a la fecha de finalización de la acción, se recomienda continuar con el envío de estos comunicados como actividad preventiva","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-07-27","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por el Subdirector de Contratación, se observa avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que mediante correos electrónicos de fecha 16/04/2020, 13/05/2020 y 30/06/2020 se recordó a los Ordenadores del Gasto y a los Supervisores de contratos o convenios, la obligación de mantener los documentos de la ejecución contractual actualizados en el expediente contractual y publicados en el SECOP.\n \nEl proceso debe continuar  con con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad y establezca en el monitoreo en que estado se encuentran los expedientes, de acuerdo con la debilidad establecida. \n\nDe otra parte, el proceso debe  solicitar la ampliación de la fecha de terminación de la acción teniendo en cuenta que finalizó el 15/07/2020 y aún se encuentra en estado abierta.  ","Abierta"]
[2,"Informe Auditoria Interna No. 1","2. DEBILIDAD: \n\nEn el análisis de los expedientes contractuales analizados según muestra seleccionada, se pudo evidenciar que hay deficiencias en la organización documental, toda vez que, algunos documentos se encuentran sin foliar y otros se encuentran mal foliados, lo anterior, incumplimiento lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de Archivos de Gestión del 19/06/2019 y de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN en el acuerdo 042 de 2002. ","Desconocimiento de los lineamientos en materia de gestión documental.","ACCIÓN DE MEJORA","Socializar los lineamientos en materia de gestion documental al interior de la Entidad.   ","Documento dirigido a los directivos, ordenadores del gasto y supervisores de la Entidad sobre el cumpliento de las normas archivisticas.","2020-01-15","2020-09-30","Jefe del Departamento de Gestión Documental","2020-07-06","Se implementó la acción de mejora así: \n\n23/04/2020: Capacitación virtual sobre los lineamientos en materia de gestión documental al interior de la Entidad donde se abordaron los siguientes temas: Normatividad archivística, Comité de archivo (Resolución 303 de 2020), Política de Gestión Documental, Instrumentos Archivísticos, Paso a paso para la organización de los archivos, Transferencias Documentales, Eliminación Documental. \n\n29/06/2020: El  Jefe del Deaprtamento de Gestión Documental envió vía correo electrónico al Subdirector de Contratación el documento borrador de asunto \"Lineamientos para el control de la gestión y trámite de los expedientes contractuales de la Jurisdicción Especial Para la Paz\", para consideración y revisión de la Subdirección, dicho documento se encuentra en proceso de aprobación para remisión  inmediata a los directivos, ordenadores del gasto y supervisores de la Entidad.\n","ABIERTA","Profesional especializado II","2020-07-17","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta mediante la realización de una capacitación a diferentes servidores de la JEP respecto a los lineamientos de gestión documental. De otra parte se evidencia comunicado del jefe del departamento de gestión documental al subdirector de contratación que contiene (no se adjunta) el proyecto del comunicado para ser remitido a los directivos y supervisores de la entidad y dar cumplimiento así de la actividad propuesta\n*Por lo anterior y conforme a la fecha de finalización de la acción, se recomienda al proceso realizar el envío del comunicado a directivos y supervisores con el fin de cerrar la acción","Abierta","Profesional Especializado I","2020-07-27","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por la Subdirección de Contratación, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, el pasado 23/04/2020 el Jefe del Departamento de Gestión Documental  realizó capacitación virtual sobre lineamientos en materia de gestión documental, en los siguientes temas: Normatividad archivística, Comité de archivo (Resolución 303 de 2020), Política de Gestión Documental, Instrumentos Archivísticos, paso a paso para la organización de los archivos, transferencias documentales, eliminación documental.  \n\nAsi mismo, a través de correo electrónico del  29/06/2020 el Jefe del Departamento de Gestión Documental envió a la Subdirección de Contratación un documento que contiene los  \"Lineamientos para el control de la gestión y trámite de los expedientes contractuales de la Jurisdicción Especial Para la Paz\", el cual se encuentra en revisión por dicha Subdirección, antes de ser socializado con los directivos, ordenadores del gasto y supervisores de convenios y contratos. \n\nPor lo anterior, se hace necesario que el proceso continúe con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad.  \n\nDe otra parte,  el proceso debe solicitar la ampliación de la fecha de terminación de la acción, teniendo en cuenta que finalizó el 15/07/2020 y aún se encuentra en estado abierta.","Abierta"]
[null,null,null,null,"ACCIÓN CORRECTIVA ","Requerimientos puntuales a las áreas responsables para revisar, ordenar y ajustar las carpetas contractuales bajo los lineamientos del Departamento de Gestión Documental.","Plan de choque para efectuar la organización documental de los expedientes.","2020-01-15","2020-09-30","Subdirector de Contratación","2020-07-06","Se implementó la acción de mejora así: \n\n*20/05/2020: Se llevó a cabo reunión entre la Subdirección de Contratación y el Departamento SAAD Comparecientes para revisar temas de expedientes contractuales y publicación en el SECOP.\n\n*26/05/2020: Se llevó a cabo reunión entre la Subdirección de Contratación y el Departamento Atención a Víctimas para revisar temas de expedientes contractuales y publicación en el SECOP.\n\n*03-06-2020: Remisión de correo electrónico por parte del Subdirector de Contratación, de \"Asunto: ACTUALIZACIÓN EXPEDIENTES CONTRACTUALES\", informando al Subsecretario Ejecutivo, Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Jefes de Oficina, ordenadores del gasto, supervisiores y asesores, que un equipo de la Subdirección de Contratación estaría en las instalaciones de la JEP  para realizar el prestamo y recepeción de los expdientes contractuales con el fin de continuar con la labor de la revisión y actualización de los mismos tanto en forma física como en el SECOP. \n\n*Reparto a los abogados de la Subdirección de Contratación para la revisión de carpetas contractuales del año  2019: El seguimiento a dicha actividad se llevó a cabo realizando reuniones con los abogados y el grupo de apoyo de archivo  de la Subdirección de Contratación, en dicho seguimiento se reportaba el avance de la revisión de los expedientes contractuales revisados en el SECOP I Y SECOP II, las fechas de las reuniones se relacionan a continuación: 29/04/2020, 8/05/2020, 18/05/2020, 29/05/2020, 5/06/2020, 19/06/2020, 26/06/2020, 3/07/2020. Se adjunta base de datos del respectivo reparto a los abogados de la Subdirección de Contratación, en la cual se encuentra el registro de los contratos que fueron revisados por los abogados.\n","ABIERTA","Profesional especializado II","2020-07-17","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta mediante reuniones realizadas con distintas dependencias para la revisión de expedientes contractuales y publicación en SECOP. Así mismo se evidencia correo electrónico a directivos de la SE, ordenadores de gasto y supervisores indicando fechas en las cuales un equipo de la subdirección de contratación estaría en la JEP para el préstamo y recepción de los expedientes contractuales.\nFinalmente el 30 de abril de 2020 se realizó reparto a los abogados de la Subdirección de Contratación para la revisión de contratos 2019.\n*Con el fin de evidenciar el cumplimiento de la actividad se hace necesario que el proceso confirme que la acción ejecutada logró solucionar la debilidad para el próximo seguimiento, toda vez que la fecha de finalización de la acción es 15/07/2020) ","Abierta","Profesional Especializado I","2020-07-27","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por la Subdireción de Contratación, se evidencia avance en cumplimiento de la actividad, toda vez que se han realizado las siguientes actividades, así:\n30/04/2020: Se remite correo electrónico a los abogados de la Subdirección de Contratación, con la base de datos que contiene el reparto 1, 2 y 3 para revisión de los contratos 2019.  De igual manera, se realizaron reuniones los días:  29/04/2020, 8/05/2020, 18/05/2020, 29/05/2020, 5/06/2020, 19/06/20, con los abogados y el personal de apoyo para la organizaciónd de los expedientes contractuales y la distibución de los contratos de acuerdo con el soporte en el Excel que se adjuntó en este monitoreo.  Se encuentra soportada las siguientes reuniónes pra revisión de expedientes: \nEl 20/05/2020 de 15:00 a 16:00 p.m.: Reunión con SAAD comparecientes \nEl 26/05/2020: Reunión con Atención a Víctimas .  Por otra parte, el  03/06/2020 se sopórta la remisión de correo electrónico al Subsecretario Ejecutivo, Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Jefes de Oficina, ordenadores del gasto, supervisores y asesores, informando que un grupo de integrantes del equipo de la Subdirección de Contratación permanecerá desde el 3 de junio hasta el 9 de junio de 2020 en las instalaciones de la JEP  para prestar los expdientes contractuales para revisión y actualización de los mismos, de manera física y en la plataforma SECOP. \n \n Es necesario que el proceso aporte los avance frente al plan de choque en la organización documental de los expedientes, relacionando el total de los contratos organizados.  \n\nDe otra parte, el proceso debe solicitar la ampliación de la fecha de terminación de la acción teniendo en cuenta que finalizó el  15/07/2020 y acción aún se encuentra abierta.","Abierta"]
[3,"Informe Auditoria Interna No. 1","1. OBSERVACIONES / OPORTUNIDADES DE MEJORA: \n\n \tVerificados los expedientes contractuales de las diferentes modalidades de contratación, se observó que las listas de chequeo no se encuentran diligenciadas en su totalidad, para las etapas precontractual, contractual y poscontractual; por lo anterior, se recomienda diligenciar el documento a medida que se surtan las diferentes etapas de la contratación.  En caso de no requerir información o documento alguno diligenciar el campo con la palabra o abreviatura “No aplica – N/A”, con el propósito de no dejar campos en blanco en la lista de chequeo. ","Por el alto volumen de trámites contractuales  no se diligenciaron en su totalidad algunas listas de chequeo. ","ACCIÓN CORRECTIVA ","Diligenciar y completar las listas de chequeo de los expedientes contractuales que lo requieran. ","Completar las listas de chequeo que no se encuentran diligenciadas en su totalidad.","2020-01-15","2020-09-30","Subdirector de Contratación","2020-07-06","Se implementó la acción decorrectiva así: \n\n*Comunicaciones enviadas en el mes de enero a los Directores, Subdirectores y Jefes de Departamento  informando los hallazgos efectuados en la Auditoria No. 1 por la Subdirección de Control Interno, se  reportó detalladamente los campos de las listas de chequeo que debían diligenciarse completamente; también, se indicó que se debía diligenciar \"No Aplica\" en el caso respectivo. \n\n*24/06/2020: Se efectuó revisión puntal por parte de la Subdirección de Contratación a las listas de chequeo  de los expedientes tomados como muestra en el informe de auditoria No. 1. ","CERRADA","Profesional especializado II","2020-07-17","Conforme al monitoreo realizado por el proceso se realizaron acciones para el cumplimiento de la acción propuesta, sin embargo en el proceso no presentó los soportes respectivos para evidenciar las actividades realizadas.\n*Por lo anterior se requiere evidenciar la ejecución de la revisión de las listas de chequeo y su diligenciamiento completo","Abierta","Profesional Especializado I","2020-07-27","Conforme al monitoreo realizado por el Subdirector de Contratación tendiente a completar las listas de chequeo que no se encuentran diligenciadas en su totalidad, el proceso informa que se ha implementado la acción con la remisión de oficios en el mes de enero de 2020,  a los Ordenadores del Gasto informándoles sobre  las debilidades  encontradas en el informe Auditor de la  Subdirección de Control Interno, para que se reportaran detalladamente los campos de las listas de chequeo que debían diligenciarse completamente; como:  la casilla con  \"No Aplica\" cuando no hay información que aplique.\n\nAsi mismo, en el monitoreo realizado para el II trimestre, el proceso manifiesta que 24/06/2020 efectuó revisión a las listas de chequeo de los expedientes tomados como muestra en el informe de auditoria No. 1.  Es necesario que el proceso soporte las evidencias de los avances en esta actividad.\n\nDe otra parte, se hace necesario que el proceso solicite la ampliación de la fecha de terminación de la acción teniendo en cuenta que finalizó el 15/07/2020 y aún se encuentra en estado abierta. ","Abierta"]
[null,null,null,null,"ACCIÓN DE MEJORA","Revisión y actualización de las listas de chequeo bajo  el nuevo régimen de contratación.","Revisar y actualizar los formatos de  la lista de chequeo por los diferentes métodos de selección.","2020-01-15","2020-09-30","Subdirector de Contratación","2020-07-06","-Se ha implementado la acción con la actualización de los formatos de las listas de chequeo para los métodos de selección establecidos en el AOG No. 039 de 2019; así mismo, el 14-02-2020 fueron remitidos vía correo electrónico a la Subdirectora de Fortalecimiento para la aprobación respectiva.\n\n-23/04/2020: Fue remitido de nuevo correo electrónico por parte del Subdirector de Contratación a  a la Subdirectora de Fortalecimiento con las listas de chequeo  que se encontraban pendientes de publicar y modificar en la intranet de la Entidad.\n\n-24/04/2020: Se aprueban las listas de chequeo por parte de la Subdirección de Fortalecimiento, las mismas se encuentran publicadas en la intranet de la Entidad. \n\n-24/04/2020: Por medio de correo electrónico el Subdirector de Contratación realiza la divulgación de las listas de chequeo a los Ordenadores del Gasto, Supervisores  y otros funcionarios de la Entidad. \n\nConforme a lo anterior, se da cumplimiento a la actividad establecida.  ","CERRADA","Profesional especializado II","2020-07-17","Aunque la actividad se encuentra cumplida, en la evaluación realizada por la Subdirección de Control Interno el primer trimestre de 2020, se solicitó el reporte de la implementación de los formatos, con el propósito de poder declarar la eficacia de la acción. \n*Por lo anterior se requiere presentar evidencias correspondientes","Abierta","Profesional Especializado I","2020-07-27","Conforme al  monitoreo y las evidencias presentadas por el Subdirector de Contratación, se evidencia cumplimiento de la actividad, toda vez que se realizaron las siguientes actividades, así:  \n\nEl 14/02/2020 se remitió correo electrónico a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional solicitando la aprobación de las listas de chequeo para las siguientes modalidades:  1.Contratos o convenios que no requieren pluralidad de ofertas. 2. Invitación pública y cerrada. 3. Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, las cuales se encuentran disponibles en la intranet y socializadas al equipo Directivo de la JEP.\nEl 24/04/2020 la Subdirección de Fortalecimiento Institucional mediante correo electrónico informa a la Subdirección de Contratación que la solicitud fue atendida y las listas de chequeo se encuentran disponibles en la intranet en el siguiente link: https://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F08%20Proceso%20de%20Gesti%C3%B3n%20Contractual.\nEl 24/04/2020 el Subdirector de Contratación socializa a los Directivos de la entidad la aprobación de los formatos listas de chequeo para implementación.  \n\nLa actividad se encuentra cumplida. Para la declaratoria de eficacia de la acción, es necesario que se soporte y verifique la implementación de los formatos durante el II trimestre de 2020.","Cerrada"]
[4,"Informe Auditoria Interna No. 1","3. OBSERVACIONES / OPORTUNIDADES DE MEJORA:\n\n \tExisten varios contratos que culminaron su ejecución y no se evidencia el inicio de las gestiones para la liquidación de los mismos, aclarando que se encuentran en términos; sin embargo, se recomienda generar alertas a los supervisores para dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Contratación de la JEP, en los numeral 5.6 “Proceso de balance final o liquidación” y 5.7 “Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos”. ","Control sobre la fecha de finalización de la ejecución de los contratos y convenios para llevar a cabo la liquidación o el balance final. ","ACCIÓN DE MEJORA","Dar lineamientos puntuales a los supervisores de los contratos que hayan finalizado su ejecución para que se de inicio al trámite de liquidación o balance final, de conformidad con los términos establecidos en la Ley y en el Manual de Contratación.","Oficio de lineamientos","2020-01-15","2020-09-30","Subdirector de Contratación","2020-07-06","Se implementó la acción de mejora así: \n\n*Con comunicaciones electrónicas de fecha 05 y 13 de mayo de 2020, se informó de nuevo a los ordenadores del gasto y supervisores los contratos y convenios que terminaron su ejecución, con la finalidad de dar lineamientos de  inicio a los trámites respectivos para realizar y suscribir el acta de liquidación del contrato o convenio respectivo.","ABIERTA","Profesional especializado II","2020-07-17","Aunque la actividad presenta evidencias de su cumplimiento, respecto al envío de oficios a ordenadores del gasto y supervisores,  en la evaluación realizada por la Subdirección de Control Interno el primer trimestre de 2020, se solicitó demostrar el avance en las liquidaciones de los contratos ejecutados durante los años 2018 y 2019 (pues se presentan exceles de los contratos pendientes por liquidar y no se puede visualizar lo ejecutado). \n*Por lo anterior se requiere presentar evidencias correspondientes","Abierta","Profesional Especializado I","2020-07-27","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por la Subdirección de Contratación, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad,  al verificarse que mediante correos electrónicos del 6/05/2020 y del 13/05/2020 la Subdireccion  de Contratación socializó a los ordenadores de gasto y supervisores de los contratos o convenios  los lineamientos para realizar las actas de  liquidación de los contratos.   \nDe otra parte,  se adjuntaron dos  bases de datos que contienen información sobre contratos que terminaron su ejecución y ordenes de compra de los años 2018 y 2019. \n\nNo obstante lo anterior,  se hace necesario que el proceso reporte el estado de avance en las liquidaciones de los contratos ejecutados durante los años 2018 y 2019 y continuar con el reporte de monitoreo de esta actividad, con el propósito de poder declarar la eficacia de la acción establecida. \n\nFinalmente, el proceso debe solicitar la ampliación de la fecha de terminación de la acción teniendo en cuenta que finalizó el 15/07/2020 y aún se encuentra en estado abierta.","Abierta"]
[null,null,null,null,"ACCIÓN DE MEJORA","Alerta mensual  vía correo electrónico  recordando a los supervisiores y ordenadores del gasto, sobre la terminación de ejecución de los contratos o convenios para que se inicien los trámites de liquidación o balance final. ","Remisión de correo electrónico con alerta de vencimiento de la ejecución de los contratos o convenios a los supervisores y ordenadores del gasto. ","2020-01-15","2020-07-15","Subdirector de Contratación","2020-07-06","Se implementó la acción de mejora así:  \n\nRemisión de los correos electrónicos mensuales a los ordenadores del gasto y supervisores de los contratos; los mismos han sido enviados en las siguientes fechas: 16/04/2020, 13/05/2020 - 30/06/2020. ","ABIERTA","Profesional especializado II","2020-07-17","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta mediante la remisión de correos electrónicos mensuales a Ordenadores del Gasto y Supervisores de contratos (16/04/2020 - 13/05/2020 - 30/06/2020) respecto al vencimiento de ejecución de los contratos para realizar el trámite respectivo de liquidación o balance final\nSe solicita al proceso ordenar y nombrar los soportes en la carpeta compartida, toda vez que se encuentran relacionadas con la debilidad No.3, adicionalmente se sugiere dar ordenamiento en los archivos como (acción de mejora 4.1 y acción de mejora 4.2) así se facilita la revisión de las evidencias\n* Por lo anterior, y conforme a la fecha de finalización de la acción, se recomienda continuar con el envío de estos comunicados como actividad preventiva NOTA: por parte de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional se sugiere que los correos de alerta de vencimiento de contratos contenga un documento sencillo que explique los pasos para realizar la liquidación o balance final de los contratos / o relacionar el procedimiento JEP-PT-08-17","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-07-27","De conformidad  al monitoreo y las evidencias presentadas por la Subdirección de Contratación, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se remitieron  correos electrónicos el 16/04/2020, 13/05/2020 y 30/06/2020 alertando a los ordenadores del gasto y supervisores, sobre la liquidación que deben realizar a los contratos o convenios. Se evidencia el cargue de las bases de datos que contienen los que deben liquidarse. \n\nPor lo anterior, se hace necesario que el proceso continúe con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad, indicando en el reporte del monitoreo del número de contratos liquidados y los pendientes de liquidar. \n\nFinalmente, el proceso debe solicitar la ampliación de la fecha de terminación de la acción teniendo en cuenta que finalizó  el 15/07/2020 y aún se encuentra abierta. ","Abierta"]
[5,"Informe Auditoria Interna No. 1","4. OBSERVACIONES / OPORTUNIDADES DE MEJORA:\n\n \tAnalizada la estructura de la matriz de riesgos establecida en cada uno de los estudios previos por las diferentes modalidades de contratación, se recomienda seguir las directrices establecidas en el Manual de Contratación, Capitulo II, numeral 1.1.2 Estudios y documentos Previos, Matriz de Riesgos, toda vez que, se hace necesario la identificación de los posibles riesgos en las diferentes etapas de la contratación.","No se cuenta con una metodologia para implementar la gestion de riesgos de acuerdo a la politica.","ACCIÓN DE MEJORA","Implementar la metodología para determinación de riesgos para los contratos de la JEP.","Elaborar el documento y someterlo a consideracion del comité de contratacion de la JEP.","2020-01-15","2020-07-15","Subdirector de Contratación","2020-07-06","Se implementó la acción de mejora así: \n\n*04/05/2020: Fue aprobada la implementación de la matriz de riegos de la gestión de contratación, se adjunta correo electrónico de fecha en mención en donde consta dicha aprobación.\n\n*Dentro de la gestión de riesgos del proceso de contratación se han llevado a cabo las actividades previstas en el plan de mitigación de riesgos. A continuación se evidencian los siguientes talleres: \n17/06/2020: Se llevó a cabo un taller con los abogados de la Subdirección de Contratación para analizar y revisar el formato de la evaluación jurídica de los diferentes métodos de los procesos de selección y se realizaron unos ajustes al formato utilizado para dicho trámite. \n26/06/2020: Se llevó a cabo un taller por parte de la Subdirección de Contratación en el cual se socializó de nuevo el Documento Justificativo de la Contratación, las Reglas de la Invitación y los procedimientos.\n30/06/2020: Se llevó a cabo un taller para parte de la Subdirección de Contratación en el cual se socializaron los trámites de gestión  de la plataforma del SECOP II. \n\n*Se agendó el comité de contratación para la aprobación del documento de la implementación de la gestión de riesgos para el día 06/07/2020.  \n ","ABIERTA","Profesional especializado II","2020-07-17","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, se evidencian actividades relacionadas la cumplimiento de la acción propuesta. \n* Se encuentra pendiente la aprobación del documento para la implementación de la gestión de riesgos (el cual no se evidencia su borrador en la carpeta compartida), que de acuerdo con lo informado por el proceso, se agendó como punto para el comité de contratación el día 06/07/2020. Se espera para el próximo seguimiento la evidencia de aprobación del documento para dar cumplimiento a la acción propuesta","Abierta","Profesional Especializado I","2020-07-27","Conforme al monitoreo y las evidencias presentadas por la Subdirección de Contratación,  hay avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que mediante correo electrónico del 4/05/2020 la Subdirectora de Fortalecimiento Institucional, informa a los directivos que la Secretaría Ejecutiva aprobó la matríz de riesgos de gestión.  \n\nTambíen se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, al verificarse que se realizaron las siguientes actividades (talleres): \n17/06/2020 con los abogados de la Subdirección de Contratación: tema del taller \"Evaluación Jurídica Métodos de Selección\".\n26/06/2020: Taller dirigido al Subdirector de Contratación, Subdirectores y Jefes de Departamento. tema \"Administración del riesgo del Proceso de Contratación de la JEP\".\n30/06/2020: Taller sobre Gestión en el SECOP II \n\nDe acuerdo con el  monitoreo efectuado para el II trimestre de 2020,  se reporta que aún no se ha aprobado por parte del Comité de Contratación de la JEP,  el documento que implementa  la metodología para determinación de riesgos para los contratos y de esta manera incluirlos en los documentos justificativo de la contratación.\n\nPor lo anterior, se hace necesario que el proceso continúe con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad.\n\nFinalmente, el proceso debe solicitar  la ampliación de la fecha de terminación de la acción teniendo en cuenta que finalizó el 15/07/2020 y aún se encuentra en estado abierta.\n","Abierta"]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"GONZALO ÁVILA PULIDO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"GONZALO ÁVILA PULIDO\nSUBDIRECTOR DE CONTRATACIÓN"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-30","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-09-09","Subdirección de Control Interno","Se amplia la fecha de terminación de los item 1 (actividad 1),  2 (actividad 1 y 2), 3 (actividad 1 y 2) y 4 (actividad 1), conforme a correo electronico de solicitud por parte del proceso."]