{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,31]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":28,"n_cols":23,"rows_kept":28,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[6,11,7,11],[6,12,7,12],[6,21,7,21],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[30,15,30,17],[17,19,17,22],[17,13,17,17],[18,15,18,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[29,0,29,1],[19,15,19,17],[29,15,29,17],[19,0,19,1],[2,0,2,22],[5,4,7,4],[3,0,3,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,20,7,20],[25,4,25,6],[26,4,26,6],[27,4,27,6],[6,14,7,14],[0,0,1,2],[22,2,22,6],[23,4,23,6],[24,4,24,6],[17,0,17,2],[18,0,18,2],[18,3,18,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"Direccionamiento Estratégico  y Planeación"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[2,"Auditorías Internas y externas","3.\tDe acuerdo con el procedimiento documentado para la “Formulación y Seguimiento al Plan Operativo de Acción Anual JEP-PT-01-03 del 05-11-2019”, se observa la necesidad de su actualización, así:\n\tTeniendo en cuenta lo establecido en la actividad No. 5, que el POA es integrado con el PAAC, se hace necesario la documentación de las actividades para todas las fases.\n\tRespecto de la documentación de la actividad No. 12, se requiere modificar el término seguimiento por monitoreo, teniendo en cuenta que, es el reporte realizado por el líder del proceso al cumplimiento de sus actividades como primera línea de defensa en el Sistema de Control Interno.\n\tEn la actividad No. 15, se determina como responsable la Secretaria Ejecutiva para la aprobación de modificaciones al POA, teniendo en cuenta que el mismo es aprobado por el Órgano de Gobierno, se recomienda revisar la pertinencia de documentar en el procedimiento los tipos de modificaciones a aprobar por parte del Órgano de Gobierno y cuales por la Secretaria Ejecutiva.\n\tPara la actividad No. 19, es necesario modificar la redacción a “analizar reporte de monitoreo al POA”, lo anterior, teniendo en cuenta que es la actividad de seguimiento realizado por la Subdirección de Planeación como segunda línea de defensa.\n\tIncluir las casillas correspondientes en el formato formulación y seguimiento del POA para las actividades de monitoreo (Líder del proceso – 1° línea de defensa), seguimiento (Subdirección de Planeación – 2° línea de defensa) y Evaluación (Subdirección de Control Interno – 3° Línea de defensa) y documentar en el apartado de definiciones del procedimiento.\n\tSe hace necesario la documentación de las actividades, tales como, suministrar el seguimiento del POA a la Subdirección de Control Interno - SCI y las actividades que como tercera línea de defensa realiza la SCI para la evaluación de las actividades documentadas.\n\tFinalmente, el procedimiento debe culminar en la custodia y conservaciones de las unidades documentales resultantes de la gestión realizada por la Subdirección de Planeación y de Control Interno, de acuerdo con las tablas de retención documental asignadas a cada dependencia.\n\tDe otra parte, se requiere que en el campo de control de cambios del procedimiento se documenten las modificaciones realizadas al documento, con el propósito de guardar la trazabilidad de los cambios efectuados. mente, el procedimiento debe culminar en la custodia y conservaciones de las unidades documentales resultantes de la gestión realizada por la Subdirección de Planeación y de Control Interno, de acuerdo con las tablas de retención documental asignadas a cada dependencia.\n\tDe otra parte, se requiere que en el campo de control de cambios del procedimiento se documenten las modificaciones realizadas al documento, con el propósito de guardar la trazabilidad de los cambios efectuados. ","Debido a la dinámica y avances en prácticas de la entidad, es pertinente actualizar el procedimiento en aras de garantizar el mejoramiento continuo y que se precisen las actividades de acuerdo con competencias, avance en la implementación del sistema de control interno y adecuada gestión documental","Mejora - AM","Mejorar la caracterización del procedimiento  de Plan Operativo Anual-POA, para garantizar el mejoramiento continuo. ","Analizar ajustes y  presentar a la Subdirección  de Fortalecimiento Institucional una propuesta para nueva versión del procedimiento Formulación y Seguimiento al Plan Operativo de Acción Anual, que incluya los aspectos señalados en la oportunidad de mejora y el resultado de la actividad 3 de este plan de mejoramiento","2020-01-27","2020-03-30","Profesional Especializado II de la Subdirección de Planeación","2020-09-30","\nConforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive: \"Confirmación y aprobación y autorización publicación SFI, consulta publicación procedimiento POA nueva versión aprobada, correo soporte cumplimiento actividad II PM  DE y JEP-PT-01-03_Formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual_V2.0, se evidencia que se han realizado actividades tendientes al cumplimiento de la acción correspondiente a la actualización del procedimiento de formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual, conforme a las recomendaciones realizadas en el marco de la auditoria de la Subdirección de Control Interno.\nSe observan  reuniones y correos de articulación entre las Subdirecciones de Planeación, Subdirección de Control Interno (SCI) y esta Subdirección, en las cuales se hacen claridades, por parte del proceso, frente a las recomendaciones  realizadas por la SCI,  como las siguientes: \n* La actualización del procedimiento POA (actividad 3), tiene su origen en una recomendación de mejora derivada de la auditoría y no en un hallazgo,  por tal motivo la decisión de implementación de las mejoras la toma el proceso\n*El literal h) se suple en el numeral 21 del procedimiento de formulación y seguimiento al POA, de la siguiente manera: “Con aprobación del Secretario Ejecutivo, envía mediante correo electrónico el informe a los jefes de los órganos de la JEP y a la Subdirección de Control Interno, para su evaluación”  \n*Frente a “las actividades que como tercera línea de defensa realiza la SCI para la evaluación de las actividades documentadas”, estas no son susceptibles de incluir por razones como: i) sobrepasan el alcance del procedimiento que involucra la formulación y el seguimiento del Plan Operativo en su objetivo y ii). La documentación del procedimiento vigente, principalmente se focaliza en los asuntos del proceso, no excediéndose a otras materias como la evaluación y la gestión documental de la que trata el numeral i) de las recomendaciones realizadas por la SCI. Igualmente, en el literal n) de los lineamientos generales del procedimiento se aclaran los roles frente al POA de las tres líneas de defensa. \n*Adicional a lo expuesto anteriormente para la recomendación dada en el literal i), el proceso comunica que la  especificidad de tratamiento de documentos se encuentra en los procedimientos del proceso de gestión documental y aplicable de manera trasversal por todos los procesos de la entidad. Es importante considerar que las inclusiones asociadas a otros procesos y procedimientos deben ser orientadas desde la naturaleza de cada proceso.\n*Frente al literal j) en el cuadro control de cambios se observa de manera sintética y con claridad el motivo y modificación del procedimiento coherente con el ejercicio de mejoramiento, igualmente el instrumento donde se detallan los cambios del procedimiento es el formato de solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos “JEP-FR-02-0_ Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos” de acuerdo con el procedimiento de “JEP-PT-02-01_Elaboración y control de documentos de la Subdirección de Fortalecimiento”. \n\nTeniendo en cuenta lo anterior se recomienda a la Subdirección de Planeación seguir el proceso de articulación con la SCI y así poder determinar por parte de esta la eficacia de la acción","Cerrada","\nProfesional de Gestión II Subdirección de Fortalecimiento Institucional","\n09/10/2020","\nConforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive: \"Confirmación y aprobación y autorización publicación SFI, consulta publicación procedimiento POA nueva versión aprobada, correo soporte cumplimiento actividad II PM  DE y JEP-PT-01-03_Formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual_V2.0, se evidencia que se han realizado actividades tendientes al cumplimiento de la acción correspondiente a la actualización del procedimiento de formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual, conforme a las recomendaciones realizadas en el marco de la auditoria de la Subdirección de Control Interno.\nSe observan  reuniones y correos de articulación entre las Subdirecciones de Planeación, Subdirección de Control Interno (SCI) y esta Subdirección, en las cuales se hacen claridades, por parte del proceso, frente a las recomendaciones  realizadas por la SCI,  como las siguientes: \n* La actualización del procedimiento POA (actividad 3), tiene su origen en una recomendación de mejora derivada de la auditoría y no en un hallazgo,  por tal motivo la decisión de implementación de las mejoras la toma el proceso\n*El literal h) se suple en el numeral 21 del procedimiento de formulación y seguimiento al POA, de la siguiente manera: “Con aprobación del Secretario Ejecutivo, envía mediante correo electrónico el informe a los jefes de los órganos de la JEP y a la Subdirección de Control Interno, para su evaluación”  \n*Frente a “las actividades que como tercera línea de defensa realiza la SCI para la evaluación de las actividades documentadas”, estas no son susceptibles de incluir por razones como: i) sobrepasan el alcance del procedimiento que involucra la formulación y el seguimiento del Plan Operativo en su objetivo y ii). La documentación del procedimiento vigente, principalmente se focaliza en los asuntos del proceso, no excediéndose a otras materias como la evaluación y la gestión documental de la que trata el numeral i) de las recomendaciones realizadas por la SCI. Igualmente, en el literal n) de los lineamientos generales del procedimiento se aclaran los roles frente al POA de las tres líneas de defensa. \n*Adicional a lo expuesto anteriormente para la recomendación dada en el literal i), el proceso comunica que la  especificidad de tratamiento de documentos se encuentra en los procedimientos del proceso de gestión documental y aplicable de manera trasversal por todos los procesos de la entidad. Es importante considerar que las inclusiones asociadas a otros procesos y procedimientos deben ser orientadas desde la naturaleza de cada proceso.\n*Frente al literal j) en el cuadro control de cambios se observa de manera sintética y con claridad el motivo y modificación del procedimiento coherente con el ejercicio de mejoramiento, igualmente el instrumento donde se detallan los cambios del procedimiento es el formato de solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos “JEP-FR-02-0_ Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos” de acuerdo con el procedimiento de “JEP-PT-02-01_Elaboración y control de documentos de la Subdirección de Fortalecimiento”. \n\nTeniendo en cuenta lo anterior se recomienda a la Subdirección de Planeación seguir el proceso de articulación con la SCI y así poder determinar por parte de esta la eficacia de la acción","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme a las evidencias presentadas por el proceso, se observa la actualización del procedimiento JEP-PT-01-03_Formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual_V2.0, de acuerdo con el formato JEP-FR-02-01 de fecha 27 de marzo de 2020, así:\n\n“\tTeniendo en cuenta lo establecido en la actividad No. 5, que el POA es integrado con el PAAC, se hace necesario la documentación de las actividades para todas las fases.\n\tRespecto de la documentación de la actividad No. 12, se requiere modificar el término seguimiento por monitoreo, teniendo en cuenta que, es el reporte realizado por el líder del proceso al cumplimiento de sus actividades como primera línea de defensa en el Sistema de Control Interno.\n\tEn la actividad No. 15, se determina como responsable la Secretaria Ejecutiva para la aprobación de modificaciones al POA, teniendo en cuenta que el mismo es aprobado por el Órgano de Gobierno, se recomienda revisar la pertinencia de documentar en el procedimiento los tipos de modificaciones a aprobar por parte del Órgano de Gobierno y cuales por la Secretaria Ejecutiva.\n\tPara la actividad No. 19, es necesario modificar la redacción a “analizar reporte de monitoreo al POA”, lo anterior, teniendo en cuenta que es la actividad de seguimiento realizado por la Subdirección de Planeación como segunda línea de defensa.\n\tIncluir las casillas correspondientes en el formato formulación y seguimiento del POA para las actividades de monitoreo (Líder del proceso – 1° línea de defensa), seguimiento (Subdirección de Planeación – 2° línea de defensa) y Evaluación (Subdirección de Control Interno – 3° Línea de defensa) y documentar en el apartado de definiciones del procedimiento.\n\tSe hace necesario la documentación de las actividades, tales como, suministrar el seguimiento del POA a la Subdirección de Control Interno - SCI y las actividades que como tercera línea de defensa realiza la SCI para la evaluación de las actividades documentadas.\n\tFinalmente, el procedimiento debe culminar en la custodia y conservaciones de las unidades documentales resultantes de la gestión realizada por la Subdirección de Planeación y de Control Interno, de acuerdo con las tablas de retención documental asignadas a cada dependencia.\nDe otra parte, se requiere que en el campo de control de cambios del procedimiento se documenten las modificaciones realizadas al documento, con el propósito de guardar la trazabilidad de los cambios efectuados. “\n\nAsí mismo, se evidencia la aprobación de la actualización del procedimiento JEP-PT-01-03 de fecha 18/05/2020 en su versión 2.0, la cual puede visualizarse en el siguiente link  JEP-PT-01-03_Formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual_V2.0.pdf\n\nSin embargo, de acuerdo con lo manifestado por el proceso en su monitoreo “La actualización del procedimiento POA (actividad 3), tiene su origen en una recomendación de mejora derivada de la auditoría y no en un hallazgo, por tal motivo la decisión de implementación de las mejoras la toma el proceso”.   La SCI en su evaluación determina como cerrada la actividad, teniendo en cuenta que la responsabilidad de la documentación de los procedimientos y demás documentos del SGC son responsabilidad del líder del proceso en el marco de las funciones que le fueron asignadas.\n\nFinalmente, es preciso indicar que el proceso no realizó solicitud de ampliación de la fecha de terminación de la actividad, de acuerdo a lo manifestado en la avaluación del II trimestre de 2020.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo realizado por el proceso, alertando al proceso respecto de la no solicitud de ampliación de la fecha de terminación de la actividad. ","Cerrada","SI","Se declara la eficacia de la acción, toda vez que, se realizó la actualización del procedimiento JEP-PT-01-03 Formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual, versión 2.0 del 15/05/2020, el cual se encuentra disponible en el Sistema de Gestión de Calidad a través del link: \n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F01%20Proceso%20de%20Direccionamiento%20Estat%C3%A9gico%2F2%2E%20Procedimientos%2FJEP%2DPT%2D01%2D03%5FFormulaci%C3%B3n%20y%20seguimiento%20al%20plan%20operativo%20de%20acci%C3%B3n%20anual%5FV2%2E0%2Epdf&parent=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F01%20Proceso%20de%20Direccionamiento%20Estat%C3%A9gico%2F2%2E%20Procedimientos"]
[7,"Auditorías Internas y externas","Se hace necesario realizar las gestiones pertinentes para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades, lo anterior para dar cumplimiento de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000. ","Debido a la dinámica y avances en prácticas de la entidad, es pertinente revisar que las TDR correspondan al procedimiento y, particularmente, si se trata de documentos digitales o electrónicos así se señale","Mejora - AM","Acompañar la definición de las TDR de la Subdirección de Planeación, para garantizar el mejoramiento continuo. ","Revisar la TRD en proceso de adopción y proponer ajustes ","2019-12-15","2020-03-30","Profesional Especializado II de la Subdirección de Planeación","2020-06-30","Anunciada como cerrada luego de seguimiento y evaluación (II trimestre). \n\nLa aprobación inicial de las TDR a nivel JEP, se dió en el marco del Comité de Gestión de la JEP del 28 de mayo de 2019  (acta). \n\nSe reporta desde la naturaleza y el ámbito del proceso, en link de sharepoint habilitado por la Subdirección de Control Interno,  soportes en la carpeta creada y denominada: 7. Soportes sexta  actividad PM\". \n\nNo obstante, es importante analizar como definimos desde la naturaleza y competencia de la Subdirección de Planeación un plazó con un tercero, para su convalidación y posterior implementación; nuevo alcance propuesto en la evaluación de control interno.  De ratificarse la solicitud en la evaluación, se solicitar  plazo  a diciembre con el concurso de un tercero interno como el Departamento de Gestión Documental. ","Cerrada","\nProfesional de Gestión II Subdirección de Fortalecimiento Institucional","\n09/10/2020","\nConforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive \"2020_05_28_Acta_comite 2 MGAJ_VI (002)_def (1)\" se denota que se ha dado cumplimiento a la acción propuesta.\nSe recomienda a la Subdirección de Planeación seguir el proceso de articulación con la SCI y así poder determinar por parte de esta la eficacia de la acción, teniendo en cuenta que es importante analizar y aclarar la definición de los plazós de acciones de mejora que no dependen del proceso sino de un tercero. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al  monitoreo y las evidencias presentadas por el proceso, se observa el acta de comité denominada  “2020_05_28_Acta_comite 2 MGAJ_VI (002)_def (1)”  de fecha 28 de mayo de 2020 mediante el cual se realizó la aprobación de la TRD de todas las dependencias de la JEP.\n\nAsi mismo, el Departamento de Gestión documental solicito la publicación de las TRD en el botón de transparencia de la entidad, en la categoría “10. Instrumentos de Gestión de Información Pública”, subcategoría “10.6 Tablas de Retención Documental”, en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014. La consulta se puede realizar a través del link https://www.jep.gov.co/Paginas/tablasretencion.aspx\n\nFinalmente, esta Subdirección cuenta con el conocimiento de que las TRD fueron parametrizadas en el aplicativo CONTI y se encuentran en implementacion por parte de cada una de las dependencias.  Razón por la cual se da cierre a la actividad y se espera los informes de seguimiento a la implementación de las tablas por parte del Departamento de Gestión Documental con el proposito de declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada",null,"Se aplaza la declaración de la eficacia, toda vez que, la misma depende del seguimiento a realizar por el Departamento de Gestión Documental, el cual se realizará de acuerdo con el cronograma previsto en la vigencia 2021.\n\n"]
[8]
[9]
[10]
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[12]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"Adela del Pilar Parra González - Subdirectora de Planeación"]
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[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-10-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-02-26","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":27,"n_cols":9,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9],[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]