{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":29,"n_cols":23,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[16,0,16,2],[16,3,16,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[28,4,28,6],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[0,0,1,2],[28,15,28,17],[15,19,15,22],[15,13,15,17],[16,15,16,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[6,14,7,14],[6,21,7,21],[2,0,2,22],[5,4,7,4],[3,0,3,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,20,7,20],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[27,0,27,1],[17,15,17,17],[27,15,27,17],[17,0,17,1],[26,4,26,6],[27,4,27,6],[23,4,23,6],[24,4,24,6],[25,4,25,6],[20,2,20,6],[21,4,21,6],[22,4,22,6],[15,0,15,2]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"GESTION FINANCIERA "]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[2,"Auditorías Internas y externas","Se inicia el proceso de pago con el diligenciamiento del formato “Liquidación de pago” el cual no se encuentra aprobado en el sistema de gestión de calidad","Lineamiento dado por Fortalecimiento Institucional","Mejora - AM","Gestionar la actualización del formato \"liquidación de pagos\" del procedimiento \"Ejecución de pagos\" ","Presentar un requerimiento formal ante el área competente para que el formato no se declare obsoleto y quede como respaldo","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-07-03","Se gestionó ante la subdirección de fortalecimiento institucional para que el formato de liquidación de pagos en formato Excel quedara como soporte cuando la herramienta del SharePoint presente fallas o quede fuera de línea. Mayo 11 se solicitó por correo electrónico a Fortalecimiento Institucional la confirmación de que el formato se integrara al Sistema de Gestión de Calidad-SGC. El mismo día confirmó que no debía cargarse al SGC. Junio 10 se solicita a Control Interno la ampliación en tiempo para el reporte. Junio 11 la Subdirección de Control Interno aprueba la ampliación del término y por ende está en términos para su revisión.. Junio 12 conforme el correo de la Subdirección de Fortalecimiento, el formato “Planilla de Pago” no se debe codificar en atención con un lineamiento en el procedimiento “JEP-PT-02-01  Elaboración y control de documentos” en el cual se especifican los documentos que no se codificarán ni harán parte del Sistema de Gestión de la calidad (SGC) ","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-10-09","Esta acción se encuentra cerrada, conforme a la evaluación realizada por la SCI el 27/07/2020  ","Cerrada","Contratista SCI","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se constataron las siguientes acciones, documentos y comunicaciones, así:\n\nCorreo electrónico del 12/06/2020 de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional en el cual se estable “Buenas tardes Juan David: con relación a la solicitud del asunto, me permito informar que esta Subdirección cuenta con un lineamiento en el procedimiento “JEP-PT-02-01  Elaboración y control de documentos” en el cual se especifican los documentos que no se codificarán ni harán parte del Sistema de Gestión de la calidad (SGC), para tal fin relaciono textualmente el lineamiento en mención “j)Los formularios, plantillas, formatos o demás instrumentos desarrollados en herramientas  ofimáticas, aplicaciones propias del proceso o cualquier otro tipo de soluciones tecnológicas como base para ser diligenciados por el mismo proceso o por otros interesados no deben ser incluidos en el SGC; este lineamiento de igual forma aplica para aquellos formatos o plantillas que sean de manejo exclusivo de la gestión de una dependencia o que obedezcan a acciones de contingencia”. \n\nLa SCI observa, que el procedimiento JEP-PT-02-01 fue actualizado el 14/05/2020, en versión 1.0, e incluye el lineamiento sobre el uso los formatos o plantillas de manejo de la dependencia o por acciones de contingencia y desarrolladas en herramientas tecnológicas.\n\nDe otra parte, se evidencia que el proceso presentó solicitud a la SCI, mediante correo electrónico del 10/06/2020, referente a la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, quedando el 31/07/2020. \n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; por la justificación presentada por el proceso; sin embargo, se abstiene de declarar la eficacia de la acción para esta oportunidad de mejora. ","Cerrada","SI","Se declara la eficacia de la acción, teniendo en cuenta el  lineamiento establecido en el procedimiento JEP-PT-02-01  Elaboración y control de documentos, en el cual se especifican los documentos que no se codificarán ni harán parte del Sistema de Gestión de calidad (SGC) , así:\n\nNumeral 2. Lineamientos Generales, literal k, que contempla: \"Los  formularios,  plantillas,  formatos  o  demás  instrumentos  desarrollados  en  herramientas ofimáticas,  aplicaciones  propias  del  proceso  o  cualquier  otro  tipo  de  soluciones  tecnológicas como  base  para  ser  diligenciados  por  el  mismo  proceso  o  por  otros  interesados  no  deben  ser incluidos en el SGC; este lineamiento de igual forma aplicaparaaquellos formatos o plantillas que sean de manejo exclusivode la gestión deuna dependenciao que obedezcana acciones de contingencia\"."]
[6,"Auditorías Internas y externas","Se evidencia cumplimiento de las actividades documentadas en el procedimiento JEP-PT-10-04 Conciliación bancaria de 26-03-2019, el cual consiste en la confrontación de los valores registrados en el libro auxiliar de bancos y los valores suministrados por el banco a través del extracto bancario; sin embargo, los informes generados por las áreas de Tesorería y Contabilidad no establecen fechas en la cual se elaboran las conciliaciones.","Informes generados por Tesorería y Contabilidad sin espacio que reporte la fecha de elaboración ","Mejora - AM","Actualizar el procedimiento \"Conciliación Bancaria-JEP-PT-10-04\" e incluir un nuevo punto de control adicional ","Presentar la actualización del procedimiento con la inclusión en la Actividad No.9 que la plantilla de conciliación debe tener fecha de elaboración  ","2019-12-16","2020-08-31","Asesor II","2020-08-04","El día 10 de febrero de 2020, se remitió solicitud a la oficina de Fortalecimiento Institucional solicitud de actualización del procedimiento JEP-PT-10-04  Conciliación Bancaria, se adelantaron mesas de trabajo el 10 y 14 de febrero, y finalmente el 5 de marzo la oficina de Fortalecimiento nos informó que se realizó la actualización del procedimiento y que se dispuso en la la intranet la nueva versión. Se modificó con la actualización del responsable de la ejecución de la conciliación y el detalle de la información objeto de verificación. Así mismo el 04 de febrero, se  incluyó la fecha de elaboración en la planilla de conciliación bancaria. Mayo 11 se solicitó por correo electrónico a Fortalecimiento Institucional la confirmación del requerimiento de codificación del mismo. El mismo día confirmó que no era procedente su codificación (se anexa correo) Junio 10 se solicita a Control Interno la ampliación en tiempo para el reporte. Junio 11 Control Interno aprueba la ampliacion. Junio 12 conforme el correo de la Subdirección de Fortalecimiento, el formato “Conciliación Bancaria” no se debe codificar en atención con un lineamiento en el procedimiento “JEP-PT-02-01  Elaboración y control de documentos” en el cual se especifican los documentos que no se codificarán ni harán parte del Sistema de Gestión de la calidad (SGC). Julio 3 en un ejercicio de aseoramiento y acompañamiento en acciones de riesgo que brindó la Subdirección de Fortalecimiento (se anexa), se evidencia que el ajuste realizado en el procedimiento  ha permitido garantizar la elaboración de las conciliaciones bancarias. Se anexa ejemplo de conciliación bancaria del mes de marzo de 2020. Agosto 3 se solicita por correo electrónico a la Subdirección de Control Interno ampliación de fecha de finalización, solicitud que fue aprobada y extendida hasta el 31 de agosto. Agosto 3 se solicita por correo electrónico a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional la modificación del procedimiento de conciliación bancaria. El 4 de agosto por correo electrónico se aprueba tanto por Fortalecimiento como por la Subdiercción Financiera la modificación del procedimiento. Ver https://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F10%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Financiera%2F2%2E%20Procedimientos","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-10-09","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive \"Agosto 3 - Autorización control interno ampliación fecha finalización, Correo a Fortalecimiento solicitando modificación al procedimiento de conciliación bancaria y  solicitud modificación procedimiento conciliación bancaria (excel donde se describe la justificación y el cambio a realizar en el procedimiento)\", y \"Agosto 4 - Aprobación Fortalecimiento modificación actividad 9 y Aprobación Subdirección financiera\", se evidencia que el proceso  solicitó ampliación de la fecha de finalización de la acción a la Subdirección de Control Interno  con el fin de realizar los ajustes recomendados por esta, con relación a la actividad No. 9 del procedimiento de conciliación bancaria; esta labor  tal como se evidencia en los soportes presentados fue asesorada y  la solicitud de modificación del procedimiento en mención aprobada metodologicamente por parte de  la Subdirección de Fortalecimiento Institucional. \nLa actualización del procedimiento de conciliación bancaria puede consultarse en la intranet en el subsitio del Sistema de Gestión de Calidad/procesos de gestión/gestión financiera/procedimientos.","Cerrada","Contratista SCI","30/04/2020\n27/07/2020\n26/10/2020","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el procedimiento JEP-PT-10-04 Conciliación Bancaria actualizado el 04/08/2020 versión 2.0, así mismo, el proceso adjuntó 2 conciliaciones bancarias y los correos de solicitud a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional de la modificación de la actividad No 9 del procedimiento, adjuntando el formato excel de la solicitud, de igual manera, se observan 2 correos electronicos del 04/08/2020 donde se aprueba dicha modificación por parte de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional y la Subdirección Financiera. \n\nDe otra parte, se evidenció que el proceso solicitó la ampliación de la fecha de finalización de la actividad al 31/08/2020, mediante correo electrónico del 03/08/2020, a la SCI, solicitud que fue confirmada en correo electrónico del 03/08/2020.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nRespecto al seguimiento realizado por la II linea de defensa,  esta describe en forma breve el analisis del monitoreo y las evidencias aportadas  por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III linea de defensa. ","Cerrada","SI","Se declara la eficacia de la acción, toda vez que, se observó la actualización del procedimiento JEP-PT-10-04 Conciliación bancaria,  versión 2.0 del 04/08/2020, en el cual se inlcuye el lineamiento para que el formato y/o planilla de conciliación bancaria presente la fecha de elaboración, así:\n\nActividad No. 9: \"Realiza el archivo de la planilla de conciliación bancaria con sus respectivos soportesy garantizar que el formato de conciliación bancaria presente la fecha de elaboración\".\n\nEl procedimiento se encuentra disponible en el Sistema de Gestión de Calidad a través del link: \n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F10%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Financiera%2F2%2E%20Procedimientos%2FJEP%2DPT%2D10%2D04%5FConciliaci%C3%B3n%20bancaria%5FV2%2E0%2Epdf&parent=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F10%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20Financiera%2F2%2E%20Procedimientos"]
[9,"Auditorías Internas y externas","Se recomienda para la organización de las unidades documentales del proceso Gestión Financiera, se acaten los lineamientos emitidos en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de archivos de gestión y de los lineamientos definidos por el por el Archivo General de la Nación -AGN en el Acuerdo 042 de 2002.","Débil divulgación de los lineamientos del procidiemiento JEP PT-13-02","Mejora - AM","Gestionar el lineamiento específico sobre la organización de las unidades documentales del proceso de gestión financiera","Solicitar a Gestión Documental el lineamiento específico sobre la organización de las unidades documentales del proceso de gestión financiera","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-06-30","El resultado del acompañamiento realizado por el Departamento de Gestión Documental el 21 de febrero de 2020, en el que se realizó verificación de la organización de los archivos de gestión de conformidad con lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 de los procesos archivísticos de clasificación, organización, foliación, marcación e identificación de las unidades de conservación (carpetas y cajas), inventario documental (FUID). • La organización de los archivos de gestión está basada en la Tabla de Retención Documental. Junio 11 se incluye la \"causa\" en este ítem en los siguientes términos \"Solicitar a Gestión Documental el lineamiento específico sobre la organización de las unidades documentales del proceso de gestión financiera\". Junio 30 se realizó la verificación a los archivos de gestión intervenidos por la UT DOCUMENTAL-JPC-KMP-2019 por parte de la Subdirección Financiera y el Departamento de Gestión Documental. Se anexa FUID y rótulos de caja y carpeta","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-10-09","Esta acción se encuentra cerrada, conforme a la evaluación realizada por la SCI el 27/07/2020  ","Cerrada","Contratista SCI","27/07/2020\n26/02/2021","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se aporta el Acta de Comité del 30/06/2020, reunión en la cual participaron el Subdirector Financiero y servidores del Departamento de Gestión Documental; donde se trataron los temas de gestión documental en lo referente a la organización y conservación de los archivos de gestión, así como la entrega del FUID con corte a 2019, así: \n\n“Se verificó el diligenciamiento de los campos del rotulo de caja y carpeta, de acuerdo con el contenido de la unidad documental teniendo en cuenta los formatos de rótulos suministrados por la JEP.\nLa verificación se realizó sobre las siguientes cantidades entregadas: \n * Serie Documental: Comprobantes de Pago 2017, Unidades Documentales: 1 Carpetas, Cajas X-200: 1 Cajas \n  * Serie Documental: Comprobantes de Pago 2018, Unidades Documentales: 122, Carpetas Cajas X-200: 23 Cajas.  \n * Serie Documental: Comprobantes de Pago 2019, Unidades Documentales: 326 Carpetas Cajas X-200: 63 Cajas” \n\n De otra parte, se evidenció que el proceso solicitó la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, mediante correo electrónico del 10/06/2020, a la SCI, solicitud que fue confirmada en correo electrónico del 11/06/2020.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte y evidencia de los rótulos de las carpetas y cajas, donde se evidencie las fecha inicial y final, número de folios, serie y subserie a la cual pertenecen de acuerdo a las TRD del proceso, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.","Cerrada",null,"Se aplaza la declaración de la eficacia, toda vez que, la misma depende del seguimiento a realizar por el Departamento de Gestión Documental, el cual se realizará de acuerdo con el cronograma previsto en la vigencia 2021.\n"]
[10]
[11]
[12]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"JUAN DAVID OLARTE TORRES, Subdirector Financiero"]
[]
[]
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[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-30","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-06-10","Subdirección de Control Interno","Se realiza modificación de la fecha de finalización de los  Ítems 1, 2, 3, 6 y 9   de acuerdo a solicitud remitida mediante correo electrónico por parte del proceso."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","Se declaran cerradas las actividades de los Ítems 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8 y 9, asi como se determino la eficacia de los items 3, 4, 5, 7 y 8. (se ocultan las filas de declaración de eficacia)."]
[null,null,"2020-08-03","Subdirección de Control Interno","Se realiza modificación de la fecha de finalización de los  Ítems  6   de acuerdo a solicitud remitida mediante correo electrónico por parte del proceso."]
[null,null,"2020-10-26","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-02-26","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":27,"n_cols":9,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9],[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]