{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":2,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":23,"n_cols":23,"rows_kept":23,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[6,11,7,11],[6,12,7,12],[6,21,7,21],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[27,15,27,17],[14,19,14,22],[14,13,14,17],[15,15,15,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[26,0,26,1],[16,15,16,17],[26,15,26,17],[16,0,16,1],[2,0,2,22],[5,4,7,4],[3,0,3,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,20,7,20],[22,4,22,6],[23,4,23,6],[24,4,24,6],[6,14,7,14],[0,0,1,2],[19,2,19,6],[20,4,20,6],[21,4,21,6],[14,0,14,2],[15,0,15,2],[15,3,15,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[8,5,9,5],[10,0,11,0],[10,1,11,1],[10,2,11,2],[10,3,11,3],[10,4,11,4],[10,5,11,5],[8,0,9,0],[8,1,9,1],[8,2,9,2],[8,3,9,3],[8,4,9,4]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"TRATAMIENTO ESPECIAL INDIVIDUAL - SDSJ MAGISTRADA SANDRA CASTRO"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Auditorías Internas y externas","Se hace necesario fortalecer las acciones de control que permitan optimizar los tiempos para la gestión de los trámites judiciales al interior del Despacho, con el propósito de dar cumplimiento al término de cinco (5) días hábiles para proferir la resolución que asume conocimiento, una vez se recibe por reparto la solicitud de sometimiento voluntario del Tercero Civil, conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a: “Recibido por reparto la solicitud de sometimiento, la SDSJ debe proferir resolución que asume conocimiento en un término de cinco (5) días”, por cuanto en el análisis realizado se observó se superó el término antes mencionado en ciertos casos","La alta carga laboral generada por diversos factores y la rotación de los profesionales por exceso de trabajo impactan en el cumplimiento dentro del término establecido.","AM","Definir  plan de acción frente a las actividades que esten en el control del despacho encaminadas al cumplimiento de los términos definidos por la entidad para proferir las resoluciones que disponen asumir el conocimiento de la solicitud.","1. Elaborar plan de trabajo al interrior del despacho en el cual se establezcan las metas orientadas al cumplimiento de los términos.","2021-01-05","2021-06-30","SANDRA JEANNETE CASTRO OSPINA \nMAGISTRADA","2021-04-06","Se  implementó el plan de trabajo en el cual se están ejecutando las actividades tendientes a mitigar las causas que originaron la debilidad, entre las cuales están:\n1. Activación de alertas mediante el Outlook que permitan tener presentes los términos para la sustanciación y proferir el ASUME\n2. Susntaciar el ASUME, según corresponda en los térmionos legales.\n3. Medición del indicador y generación del informe mensual del monitoreo.\nEvidencia:  \n1. Prueba de los correos con la alerta y el seguimiento - adjunto correos\n2. Informe interno donde se evidencia la medición y seguimiento del indicador.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-12","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho de la magistrada Sandra Castro, se observa el cumplimiento de la actividad propuesta enfocada en \"Elaborar plan de trabajo al interior del despacho en el cual se establezcan las metas orientadas al cumplimiento de los términos\", toda vez que se han establecido mecanismos (plan de trabajo) de seguimiento y control del ASUME conocimiento a partir de correos con alertas sobre el reparto realizado.\nSe espera para el próximo seguimiento la continuidad de la actividad propuesta con el fin de solicitar el cierre de la misma y posteriormente determinar la eficacia de la acción","Abierta ","Contratista SCI","2021-04-20","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se suministraron evidencias que dan cuenta de la implementación del plan de trabajo para mitigar las causas que originaron la debilidad, a través de la ejecución de actividades tales como: envío de correos electrónicos de recordatorio para la sustanciación y proferir el ASUME y elaboración de informes con la medición de los términos, entre otros aspectos. Como soporte de lo anterior, el Despacho aportó:\n\ni) Dos correos electrónicos en los cuales se relaciona el reparto allegado al Despacho el 19 de febrero y el 26 de marzo de 2021.\nii) Correo electrónico de fecha 2 de marzo de 2021 en el cual se remite recordatorio a los profesionales que tienen a cargo el reparto, con el fin de que validen si es Asume o rechazo teniendo en cuenta los términos.\niii) Dos documentos denominados Informe Interno​ Estadística de los meses de febrero y marzo de 2021​, en los cuales se describe el reparto recibido en el Despacho, tabla con la medición del término establecido de 5 días hábiles para el asume, reporte general de resoluciones proferidas, gráficas comparativas sobre el comportamiento de la gestión en el Despacho, entre otros.\n\nDe acuerdo con lo anterior, la acción continua en estado \"Abierta\" y se recomienda al proceso continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de los términos para proferir resolución que asume conocimiento, en las solicitudes que se reciban de sometimiento voluntario de Terceros Civiles, conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a: “Recibido por reparto la solicitud de sometimiento, la SDSJ debe proferir resolución que asume conocimiento en un término de cinco (5) días” lo cual dio origen a la debilidad identificada, toda vez que, las gestiones que se han adelantado corresponden a solicitudes allegadas por sujetos: Fuerza Pública, AUC, ELN y FARC, los cuales no fueron objeto de observación en la auditoría. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:  Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados. Así mismo, realiza observación sobre dar continuidad a la actividad con el fin de lograr el cierre de la misma y posteriormente determinar la eficacia de la acción, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta "]
[null,null,null,null,null,null,"2. Optimizar o construir herramientas al interior del despacho que permitan consolidar la información y facilitar la gestión de los trámites \n","2021-01-05","2021-06-30","SANDRA JEANNETE CASTRO OSPINA \nMAGISTRADA","2021-04-06","Se definió dentro del seguimiento interno del Despacho, en el informe mensual el reporte del resultado del indicador de medición del término legal para los ASUME y se observa una mejora, esta medición es permanente.\nEvidencia:  \n1. Informes mensuales de seguimiento interno del Despacho donde se evidencia la medición y seguimiento del indicador.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-12","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho de la magistrada Sandra Castro, se observa el cumplimiento de la actividad enfocada en \"Optimizar o construir herramientas al interior del despacho que permitan consolidar la información y facilitar la gestión de los trámites\", toda vez que se han generado a la fecha dos (2)  informes mensuales de seguimiento interno del Despacho donde se evidencia la medición a los tiempos del ASUME conocimiento del reparto realizado, correspondiente al mes de febrero y marzo de 2021.\nSe espera para el próximo seguimiento la continuidad de la actividad propuesta con el fin de solicitar el cierre de la misma y posteriormente determinar la eficacia de la acción","Abierta ","Contratista SCI","2021-04-20","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se suministraron dos documentos denominados Informe Interno​ Estadística de los meses de febrero y marzo de 2021​, en los cuales se describe el reparto recibido en el Despacho, tabla con la medición del término establecido de 5 días hábiles para el asume, reporte general de resoluciones proferidas, gráficas comparativas sobre el comportamiento de la gestión en el Despacho, entre otros.\n\nDe acuerdo con lo anterior, la acción continua en estado \"Abierta\" y se recomienda al proceso continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de los términos para proferir resolución que asume conocimiento, en las solicitudes que se reciban de sometimiento voluntario de Terceros Civiles, conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a: “Recibido por reparto la solicitud de sometimiento, la SDSJ debe proferir resolución que asume conocimiento en un término de cinco (5) días” lo cual dio origen a la debilidad identificada, toda vez que, las gestiones que se han adelantado corresponden a solicitudes allegadas por sujetos: Fuerza Pública, AUC, ELN y FARC, los cuales no fueron objeto de observación en la auditoría. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:  Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados. Así mismo, realiza observación sobre dar continuidad a la actividad con el fin de lograr el cierre de la misma y posteriormente determinar la eficacia de la acción, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta "]
[2,"Auditorías Internas y externas","Incumplimiento a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo”, sustituido por el Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. (…)\nParágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.\nArtículo 30. Peticiones entre autoridades. Cuando una autoridad formule una petición de información o de documentos a otra, esta deberá resolverla en un término no mayor de diez (10) días. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14”.\nAsí mismo, los lineamientos internos emitidos en la JEP para reglamentar el trámite interno de las PQRSDF, mediante las resoluciones No. 3351 del 3 de octubre de 2019 adicionada por la Resolución No. 311 de 2020 y la Resolución No. 602 emitida el 22 de septiembre de 2020","La clasificación de la correspondencia de tipo judicial, peticiones, quejas, reclamos, entre otros, no se encuentran debidamente identificados y priorizados al momento en que llegan al despacho, por lo que en algunos casos se han presentado incumplimientos en los términos de respuesta o trámite requerido.","AM","Determinar en el despacho el tipo de solicitud, reclasificar según corresponda, responder en el término correspondiente y retroalimentar al área de Gestión Documental respecto de la clasificación como llega al despacho.\n","Reclasificar en el despacho el documento asignado y dar trámite en el término establecido para tal fin.\n","2021-01-22","2021-02-28","SANDRA JEANNETE CASTRO OSPINA \nMAGISTRADA","2021-04-06","En la planilla definida en el Despacho para el seguimiento de manera diaria los Judicantes revisan y registran las peticiones y documentos que llegan por LEGALi, la reclasificación directa en el Despacho es una tarea que se dificulta no todos los documentos se pueden renombrar directamente, así mismo, es una actividad que demanda tiempo y es accesoria a la labor de los profesionales y Judicantes del Despacho, se realizó la consulta a LEGALi, respecto de renombrar los archivos y nos indican que no es posible realizarlo, por tanto esta actividad no es viable realizarla desde el Despacho. \nEvidencia: \nPlanilla de registro con los registros realizados durante febrero y marzo de 2021.\nCorreo de consulta y respuesta de Soporte LEGALi","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-12","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho de la magistrada Sandra Castro, se observa la realización de labores tendientes al cumplimiento de la actividad enfocada en \"Reclasificar en el despacho el documento asignado y dar trámite en el término establecido para tal fin\"; no obstante, y según informa el despacho, el ejecutar esta labor (diligenciar planilla por los Judicantes que revisan y registran las peticiones y documentos que llegan por LEGALi con el fin de identificar los errores de clasificación y ajustarlos), es una tarea que se dificulta ya que no todos los documentos se pueden renombrar directamente, así mismo, es una actividad que demanda tiempo valioso a los profesionales y Judicantes. Por las razones expuestas, el despacho considera que esta actividad no es viable para su continuidad.\nPor lo anterior, la Subdirección de Fortalecimiento Institucional sugiere cerrar esta actividad y enfocar el cumplimiento de la acción con la actividad de retroalimentar los errores de clasificación","Cerrada","Contratista SCI","2021-04-20","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidenció el documento en Excel correspondiente al reporte de clasificación de las peticiones de los meses de febrero y marzo de 20201, en el cual se especifican datos como: expediente Legali, compareciente, tipo de documento que llega, clasificación correcta, fecha de ajuste, entre otros. Sin embargo, el proceso en el monitoreo manifestó: \"(...) se realizó la consulta a LEGALi, respecto de renombrar los archivos y nos indican que no es posible realizarlo, por tanto esta actividad no es viable realizarla desde el Despacho\". De lo cual, se observaron correos electrónicos del 6 y 7 de abril de 2021 en los cuales se realiza la consulta por parte del Despacho y se obtiene respuesta del grupo de soporte de Legali, así: \"Le informamos que en este momento el sistema solo permite modificar los documentos anexos a las peticiones, tal como se puede observar en las imágenes adjuntas, lo cual corresponde al comportamiento normal del sistema. Por lo anterior si se requiere realizar una modificación , esta solicitud debe ser escalada directamente con la Dirección de tecnología de la jep\".\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, se requiere que el proceso realice el ajuste y/o modificación de la actividad, de tal forma que se de cobertura a la causa identificada relacionada con la clasificación errónea de las peticiones y evitar que se continuen presentado casos de incumplimientos en los términos de respuesta o trámite requerido. Así mismo, se debe solicitar la ampliación del plazo de ejecución de la actividad, toda vez que, la misma presenta fecha máxima de ejecución el 28/02/2021 y se encuentra \"Abierta\" vencida.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados. Así mismo, sugiere cerrar la actividad, sin embargo, la SCI recomienda replantearla a fin de dar cobertura a la causa identificada, que dio origen a la debilidad.","Abierta "]
[null,null,null,null,null,null,"Reportar a Gestión Documental los casos que presentan error en la clasificación a fin de tomar los correctivos necesarios","2021-01-05","2021-06-30","SANDRA JEANNETE CASTRO OSPINA \nMAGISTRADA","2021-04-06","A partir del mes de febrero se está diligenciado la planilla de Control_clasificación_peticiones_documentos, para posteriormente reportar al área de Gestión Documental a fin de retroalimentar respecto de la clasificación adecuada que deben dar a los documentos en ventanilla, el primer reporte se consolidó con los documentos relacionados durante los meses de febrero y marzo de 2021. Esta actividad se mantendrá hasta tanto se reciban de manera correcta los documentos clasificados y nombrados según corresponda.  Debe señalarse que esta actividad es adicional a la misional que corresponde al Despacho, lo que se suma a la alta congestión judicial por la asignación de asuntos a cargo del Despacho que ya alcanzaba los 1.189 procesos asignados según estadística de la Sala a febrero de 2021.  Que otras áreas de la JEP  que son de apoyo administrativo no realicen su trabajo de manera adecuada, afecta la gestión judicial, pues ocupa el tiempo de los profesionales y la magistrada en asuntos que realmente no son de su resorte y eso repercute en los resultados de la Jurisdicción.\n\nEvidencia:\nSe adjunta oficio y planilla de soporte con la clasificación correspondiente, además de la estadística de la Sala del mes de febrero de 2021 de la SDSJ, como evidencia de la alta carga judicial y la afectación que puede tener la gestión del Despacho por el no adecuado cumplimiento adecuado de las funciones por las áreas de apoyo administrativo de la JEP, como Gestión Documental.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-12","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho de la magistrada Sandra Castro se observa el cumplimiento de la actividad propuesta toda vez que el despacho envió mediante oficio del 06 de abril de 2021 al Departamento de Gestión Documental el reporte de los errores en la clasificación de peticiones y documentos en LEGALi, con el fin de que se tomen las acciones correctivas correspondientes.\nSe espera para el próximo seguimiento la continuidad de la actividad propuesta con el fin de solicitar el cierre de la misma y posteriormente determinar la eficacia de la acción","Abierta ","Contratista SCI","2021-04-20","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo realizado por el proceso, se observó avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidencia el diligenciamiento del documento en Excel para el control de la clasificación de las peticiones, así como el oficio de fecha 06/04/2021 en el cual, el Despacho remitió al Departamento de Gestión Documental el reporte de errores en la clasificación de peticiones y documentos en Legali, a fin de que se tomen las acciones correctivas para la mejora de los sistemas de gestión documental y judicial.\n\nDe acuerdo con lo anterior, la acción continúa en estado \"Abierta\" y se recomienda al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción. Se recomienda que, para el próximo seguimiento, se realice un reporte estadístico que permita evidenciar si se presenta disminución o no, de las peticiones clasificadas erróneamente, a fin de medir el impacto de la implementación de la actividad propuesta en la debilidad identificada. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:  Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta "]
[3,"Auditorías Internas y externas","El despacho de la magistrada en el alcance de la presente auditoria realizó un total de siete (7) comisiones, de las cuales una (1) fue legalizada de manera extemporánea, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”.","Debido a que requiere documentos emitidos por terceros, los cuales no son recibidos de manera inmediata a la finalización de la comisión.","AM","Acoger plenamente los planteamientos establecidos en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020","Realizar seguimiento y control mediante matriz_control_comisiones_despacho, tomando como base los lineamientos establecidos en los procedimientos de legalización de comisiones establecidos por la entidad","2021-01-01","2021-06-30","SANDRA JEANNETE CASTRO OSPINA \nMAGISTRADA","2021-04-06","A la fecha del seguimiento no se han generado comisiones al interior del Despacho.","Abierta ","Profesional Especializado II","2021-04-12","El despacho de la Magistrada Sandra Castro de la Sala de Definición de Situaciones Jurídicas (SDSJ), informa que a la fecha del presente monitoreo  no se han generado comisiones al interior del Despacho.\nSe recomienda al proceso elaborar la matriz de control de comisiones, según lo escrito en la actividad, y Realizar seguimiento y control a la gestión de comisiones. ","Abierta ","Contratista SCI","2021-04-20","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: En el monitoreo el proceso manifiesta que a la fecha del reporte no se han generado comisiones al interior del Despacho.\n\nPor lo anterior, la acción continúa en estado \"Abierta\" y se requiere al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción. Se recomienda que, para el próximo seguimiento, en caso de presentarse comisiones, se aporten las evidencias del seguimiento y control que se realice mediante la matriz de control de comisiones diseñada para tal fin. \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el monitoreo realizado por el proceso y recomienda presentar la matriz de control de comisiones, así como el seguimiento y control a la gestión de comisiones, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta "]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2021-02-24","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-04-20","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":27,"n_cols":9,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9],[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]