{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"TRATAMIENTO ESPECIAL INDIVIDUAL - SDSJ MAGISTRADA SANDRA CASTRO"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Auditorías Internas y externas","Se hace necesario fortalecer las acciones de control que permitan optimizar los tiempos para la gestión de los trámites judiciales al interior del Despacho, con el propósito de dar cumplimiento al término de cinco (5) días hábiles para proferir la resolución que asume conocimiento, una vez se recibe por reparto la solicitud de sometimiento voluntario del Tercero Civil, conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a: “Recibido por reparto la solicitud de sometimiento, la SDSJ debe proferir resolución que asume conocimiento en un término de cinco (5) días”, por cuanto en el análisis realizado se observó se superó el término antes mencionado en ciertos casos","La alta carga laboral generada por diversos factores y la rotación de los profesionales por exceso de trabajo impactan en el cumplimiento dentro del término establecido.","AM","Definir  plan de acción frente a las actividades que esten en el control del despacho encaminadas al cumplimiento de los términos definidos por la entidad para proferir las resoluciones que disponen asumir el conocimiento de la solicitud.","1. Elaborar plan de trabajo al interior del despacho en el cual se establezcan las metas orientadas al cumplimiento de los términos.","2021-01-05","2021-06-30","SANDRA JEANNETE CASTRO OSPINA \nMAGISTRADA","2021-06-25","Se mantiene la ejecución del plan de trabajo tendiente a mitigar las causas que originaron la debilidad, entre las cuales están:\n1. Activación de alertas mediante el Outlook que permitan tener presentes los términos para la sustanciación y proferir el ASUME\n2. Sustanciar el ASUME, según corresponda en los térmionos legales.\n3. Medición del indicador y generación del informe mensual del monitoreo.\nEvidencia:  \n1. Prueba de los correos con la alerta y el seguimiento - adjunto correos\n2. Informe interno donde se evidencia la medición y seguimiento del indicador.\n\nNOTA: Se solicita la evaluación del cierre de la debilidad, toda vez que se han formulado e implementado acciones que se mantienen en el tiempo y que permiten realizar el seguimiento, independientemente del tipo de sujeto (Fuerza Pública, AENIFPU, FARC, terceros civiles, entre otros), que por reparto son asignados a este Despacho desde la Secretaría Judicial, de lo contrario quedaría abierta hasta tanto por reparto sea asignado un sujeto que acredite la calidad de tercero civil, lo cual es aleatorio y no depende de este Despacho.","Cerrada","Profesional Especializado II","09/07/202","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho, se observa el la continuidad y el cumplimiento de la actividad propuesta enfocada en \"Elaborar plan de trabajo al interior del despacho en el cual se establezcan las metas orientadas al cumplimiento de los términos\", toda vez que se han establecido mecanismos (plan de trabajo) de seguimiento y control del ASUME conocimiento. Aunque no se han presentado casos de terceros civiles, el seguimiento si se está ejecutando.\nPor lo anterior se recomienda a la Subdirección de Control Interno el cierre de esta actividad.","Cerrada","Profesional Especializado I ","2021-07-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el Despacho y las evidencias aportadas, se observa el cumplimiento de la actividad planificada: \"Elaborar plan de trabajo al interior del despacho en el cual se establezcan las metas orientadas al cumplimiento de los términos\", por cuanto se evidencia que, el Despacho ha dado continuidad y cumplimiento al plan de trabajo orientado al cumplimiento del término de cinco (5) días para proferir la resolución que asume conocimiento en los casos recibidos a través del reparto. Para lo cual, el Despacho aportó el \"Informe Interno​ Estadística\" de los meses de abril y mayo, en los cuales se describe el reparto recibido, tabla con la medición del término de 5 días hábiles para el asume, reporte general de resoluciones proferidas, entre otros aspectos. Al analizar dichos informes, se observa un total de 18 registros de casos recibidos por reparto en los meses de abril y mayo, de sujetos AUC, Fuerza Pública, FARC y AENIFPU, de los cuales, en 14 casos, es decir, el 78%, se asumió conocimiento dentro del plazo de cinco (5) días. \n\nDe acuerdo con lo anterior, la SCI observa que el Despacho realizó acciones de seguimiento que permitieron dar cumplimiento al término de cinco (5) días para asumir conocimiento en la mayoría de los casos recibidos, de acuerdo con los informes presentados, por tal motivo, se considera procedente el cierre de la actividad, así mismo, con el propósito de declarar la eficacia de esta, se recomienda continuar y fortalecer el mecanismo de control y seguimiento a fin de garantizar el cumplimiento del término definido procedimentalmente para asumir conocimiento, en la totalidad de casos que se reciban, según aplique. De otra parte, se hace necesario que para próximos reportes el cargue de las evidencias se realice de manera organizada por cada ítem, toda vez que, no se encontraban agrupadas de esta forma dificultando la verificación de dichas evidencias, lo que podría ocasionar imprecisiones en la evaluación. Así mismo, se debe garantizar el cargue de todos los soportes, por cuanto en el monitoreo se mencionan correos con alertas y seguimiento, los cuales no se observaron cargados en el Drive.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Despacho que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo con base en las evidencias publicadas en el OneDrive. Sin embargo, no se pronunció respecto de los correos que el proceso indica en el monitoreo, los cuáles no se encuentran cargados en el Drive.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"2. Optimizar o construir herramientas al interior del despacho que permitan consolidar la información y facilitar la gestión de los trámites \n","2021-01-05","2021-06-30","SANDRA JEANNETE CASTRO OSPINA \nMAGISTRADA","2021-06-25","La herramienta que permite el seguimiento y evaluación del cumplimiento se mantiene en el Despacho como una actividad de control y monitoreo.\nEvidencia:  \n1. Informes mensuales de seguimiento interno del Despacho donde se evidencia la medición y seguimiento del indicador.\n\nNOTA: Se solicita la evaluación del cierre de la debilidad, toda vez que se han formulado e implementado acciones que se mantienen en el tiempo y que permiten realizar el seguimiento, independientemente del tipo de sujeto (Fuerza Pública, AENIFPU, FARC, terceros civiles, entre otros), que por reparto son asignados a este Despacho desde la Secretaría Judicial, de lo contrario quedaría abierta hasta tanto por reparto sea asignado un sujeto que acredite la calidad de tercero civil, lo cual es aleatorio y no depende de este Despacho.","Cerrada","Profesional Especializado II","09/07/202","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho, se observa el cumplimiento de la actividad enfocada en \"Optimizar o construir herramientas al interior del despacho que permitan consolidar la información y facilitar la gestión de los trámites\", toda vez que se presentan informes mensuales de seguimiento interno del Despacho (abril y mayo) donde se evidencia la medición a los tiempos de los casos asignados a los asesores. Aunque no se han presentado casos de terceros civiles, el seguimiento si se está ejecutando.\nPor lo anterior se recomienda a la Subdirección de Control Interno el cierre de la de esta actividad y al proceso se le solicita continuar con este seguimiento con el fin de determinar en próximo seguimiento la eficacia de la acción","Cerrada","Profesional Especializado I","2021-07-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo  con el reporte de monitoreo realizado por el Despacho y las evidencias aportadas, se observa el cumplimiento de la actividad planificada: \"Optimizar o construir herramientas al interior del despacho que permitan consolidar la información y facilitar la gestión de los trámites\", toda vez que, se observó lo siguiente: \n\n-Dos (2) infomes estadísticos internos, correspondientes a los meses de abril y mayo  que contienen información acerca del reparto, medición en días hábiles asume (término legal 5 días hábiles), reporte general de las resoluciones interlocutorias y sustanciación proferidas, reporte clasificación de las resoluciones interlocutorias y registro proferidas en el Despacho , proyectos y diligencias y metas, entre otros.\n\nAl analizar dichos informes, se observa un total de 18 registros de casos recibidos por reparto en los meses de abril y mayo, de sujetos AUC, Fuerza Pública, FARC y AENIFPU, de los cuales, en 14 casos, es decir, el 78%, se asumió conocimiento dentro del plazo de cinco (5) días. De acuerdo con lo anterior, la SCI observa que el Despacho realizó acciones de seguimiento que permitieron dar cumplimiento al término de cinco (5) días para asumir conocimiento en la mayoría de los casos recibidos, de acuerdo con los informes presentados, por tal motivo, se considera procedente el cierre de la actividad, así mismo, con el propósito de declarar la eficacia de esta, se recomienda continuar y fortalecer el mecanismo de control y seguimiento a fin de garantizar el cumplimiento del término definido procedimentalmente para asumir conocimiento, en la totalidad de casos que se reciban, según aplique.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Despacho que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al Despacho en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada "]
[2,"Auditorías Internas y externas","Incumplimiento a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo”, sustituido por el Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. (…)\nParágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.\nArtículo 30. Peticiones entre autoridades. Cuando una autoridad formule una petición de información o de documentos a otra, esta deberá resolverla en un término no mayor de diez (10) días. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14”.\nAsí mismo, los lineamientos internos emitidos en la JEP para reglamentar el trámite interno de las PQRSDF, mediante las resoluciones No. 3351 del 3 de octubre de 2019 adicionada por la Resolución No. 311 de 2020 y la Resolución No. 602 emitida el 22 de septiembre de 2020","La clasificación de la correspondencia de tipo judicial, peticiones, quejas, reclamos, entre otros, no se encuentran debidamente identificados y priorizados al momento en que llegan al despacho, por lo que en algunos casos se han presentado incumplimientos en los términos de respuesta o trámite requerido.","AM","Determinar en el despacho el tipo de solicitud, reclasificar según corresponda, responder en el término correspondiente y retroalimentar al área de Gestión Documental respecto de la clasificación como llega al despacho.\n","Reclasificar en el despacho el documento asignado y dar trámite en el término establecido para tal fin.\n","2021-01-22","2021-02-28","SANDRA JEANNETE CASTRO OSPINA \nMAGISTRADA","2021-06-25","Se mantiene el seguimiento de manera diaria, los Judicantes revisan y registran las peticiones y documentos que llegan por LEGALi.  De acuerdo a la respuesta dada por Gestión Documental y Soporte LEGALi, se han implementado las órdenes proferidas en el Acuerdo AOG No. 034 de 2020; sin embargo, han detectado que el inconveniente se presenta en el Sistema de Gestión Judicial LEGALi, debido a que al incorporar los documentos automáticamente los nombra como “documento”, al respecto de esta situación la Secretaría General Judicial manifiesta que ha sido elevada a la Dirección de TI y al proveedor Softplan, sin que a la fecha hayan obtenido respuesta.\n\nEn este sentido se presenta a consideración que se analice la causa que ha generado esta debilidad a nivel institucional y se tomen los correctivos a fin de que en los Despachos podamos obtener con mayor facilidad la visualización de las peticiones y evitar el incumplimiento del término legal para las respuestas de las peticiones.\n\nEvidencia:\nOficios de Gestión Documental y Secretaría General Judicial.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-07-09","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho, es necesario realizar un nuevo análisis de la debilidad y las situaciones expuestas respecto a inconvenientes en la clasificación del PQRSDF  en el sistema Legali para su solución.\nPor lo anterior, es necesario realizar una nueva mesa de trabajo con el despacho y así lograr la articulación requerida con los demás actores que participan o afectan el tramite de PQRSDF y proponer actividades que logren corregir la debilidad identificada por la SCI.","Cerrada","Profesional Especializado I","2021-07-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado el Despacho y las evidencias aportadas, se observa la comunicación 202103005604 de fecha 14/04/2021, en la cual el Jefe del Departamento de Gestión Documental manifiesta entre otras cosas, que los  trámites relacionados con asuntos judiciales, son remitidos a la Secretaría Judicial para su gestión en Legali, así mismo, se evidencia el oficio 202103006437 del 29/04/2021 en el cual, el Secretario General Judicial (E) informa al Despacho que la Secretaría Judicial reportó a la Dirección de TI las dificultades y fallas presentadas en el sistema Legali, sin embargo, a la fecha existen inconvenientes que persisten, sin que se tenga una solución definitiva. \n\nPor lo anterior, la acción continúa en estado \"Abierta\" y de acuerdo con lo indicado por la segunda línea de defensa en el seguimiento, se hace necesario realizar acciones de articulación con las unidades y/o dependencias que tienen incidencia y participan en el trámite de las PQRSDF, a fin de lograr mejoras que garanticen la no repetición de la debilidad observada. Así mismo, se recomienda realizar un nuevo análisis de las causas, conforme al procedimiento de acciones correctivas y de mejora, que permita evaluar la pertinencia de la actividad o si es necesario replantearla teniendo en cuenta las competencias del Despacho. Lo anterior, conforme a los lineamientos establecidos en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora.\n\nDe otra parte, conforme con los lineamientos del procedimiento de acciones correctivas y de mejora se hace necesario que el Despacho solicite ampliar la fecha de finalización de la actividad, toda vez que, presenta fecha final el 28/02/2021, por tal motivo se encuentra vencida y en estado abierta.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados. Sin embargo, declara cerrada la acción, pero se debe continuar con las acciones para lograr el cierre. ","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,"Reportar a Gestión Documental los casos que presentan error en la clasificación a fin de tomar los correctivos necesarios","2021-01-05","2021-06-30","SANDRA JEANNETE CASTRO OSPINA \nMAGISTRADA","2021-06-25","Teniendo en cuenta la respuesta del Departamento de Gestión Documental, no se continuó con el reporte a esa dependencia toda vez que no podrán realizar ningún tipo de actividad al respecto, dada la política emanada por el Organo de Gobierno mediante el Acuerdo AOG No. 034 de 2020 y teniendo en cuenta lo informado por la Secretaia General Judicial en cuanto a que han detectado que el inconveniente de la clasificación se presenta en el Sistema de Gestión Judicial LEGALi, debido a que al incorporar los documentos automáticamente los nombra como “documento”.  Al respecto, la Secretaría General Judicial manifiesta que ha sido elevada a la Dirección de TI y al proveedor Softplan, sin que a la fecha hayan obtenido respuesta.\n\nEn este sentido se presenta a consideración que se analice la causa que ha generado esta debilidad a nivel institucional y se tomen los correctivos a fin de que en los Despachos podamos obtener con mayor facilidad la visualización de las peticiones y evitar el incumplimiento del término legal para las respuestas de las peticiones.\n\nEvidencia:\nOficios de Gestión Documental y Secretaría General Judicial.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-07-09","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho se observó el cumplimiento de esta actividad en el trimestre anterior, toda vez que el despacho envió mediante oficio del 06 de abril de 2021 al Departamento de Gestión Documental el reporte de los errores en la clasificación de peticiones y documentos en LEGALi, con el fin de que se tomen las acciones correctivas correspondientes.\nProducto de esta solicitud se reiteró por parte del Departamento de Gestión Documental que no son los responsables de la tipificación o asignación de las PQRSDF que llegan a los despachos conforme al Acuerdo AOG No. 034 de 2020; así mismo, el Secretario Judicial General (e)  informó que al incorporar los documentos automáticamente a LEGALi los nombra como “documento” situación que ha sido puesta en conocimiento a la DTI y softplan (además de solicitar manera reiterada el ajuste requerido en el sistema, sin que a la fecha softplan tenga solución)\nPor lo anterior, es necesario realizar una nueva mesa de trabajo con el despacho y así lograr la articulación requerida con los demás actores que participan o afectan el tramite de PQRSDF y proponer actividades que logren corregir la debilidad identificada por la SCI","Cerrada","Profesional Especializado I","2021-07-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado el Despacho y las evidencias aportadas, se observa la comunicación 202103005604 de fecha 14/04/2021, en la cual el Jefe del Departamento de Gestión Documental manifiesta entre otras cosas, que los  trámites relacionados con asuntos judiciales, son remitidos a la Secretaría Judicial para su gestión en Legali, así mismo, se evidencia el oficio 202103006437 del 29/04/2021 en el cual, el Secretario General Judicial (E) informa al Despacho que la Secretaría Judicial reportó a la Dirección de TI las dificultades y fallas presentadas en el sistema Legali, sin embargo, a la fecha existen inconvenientes que persisten, sin que se tenga una solución definitiva. \n\nPor lo anterior, la acción continúa en estado \"Abierta\" y de acuerdo con lo indicado por la segunda línea de defensa en el seguimiento, se hace necesario realizar acciones de articulación con las unidades y/o dependencias que tienen incidencia y participan en el trámite de las PQRSDF, a fin de lograr mejoras que garanticen la no repetición de la debilidad observada. Así mismo, se recomienda realizar un nuevo análisis de las causas, conforme al procedimiento de acciones correctivas y de mejora, que permita evaluar la pertinencia de la actividad o si es necesario replantearla teniendo en cuenta las competencias del Despacho. Lo anterior, conforme a los lineamientos establecidos en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora.\n\nDe otra parte, conforme con los lineamientos del procedimiento de acciones correctivas y de mejora se hace necesario que el Despacho solicite ampliar la fecha de finalización de la actividad, toda vez que, finalizó el 30/06/2021, por tal motivo se encuentra vencida y en estado abierta.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados. Sin embargo, declara cerrada la acción, pero se debe continuar con las acciones para lograr el cierre. ","Abierta"]
[3,"Auditorías Internas y externas","El despacho de la magistrada en el alcance de la presente auditoria realizó un total de siete (7) comisiones, de las cuales una (1) fue legalizada de manera extemporánea, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”.","Debido a que requiere documentos emitidos por terceros, los cuales no son recibidos de manera inmediata a la finalización de la comisión.","AM","Acoger plenamente los planteamientos establecidos en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020","Realizar seguimiento y control mediante matriz_control_comisiones_despacho, tomando como base los lineamientos establecidos en los procedimientos de legalización de comisiones establecidos por la entidad","2021-01-01","2021-06-30","SANDRA JEANNETE CASTRO OSPINA \nMAGISTRADA","2021-06-25","A la fecha del seguimiento no se han generado comisiones al interior del Despacho y en el corto plazo no se tienen previstas dado que se han podido realizar las diligencias de manera virtual, con ocasión de la situación de pandemía por Covid-19 y las medidas de austeridad adoptadas por el Estado.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-07-09","El despacho de la Magistrada Sandra Castro informa que a la fecha y durante el I Semestre de 2021 no se han presentado comisiones de servicio, por lo tanto no es posible realizar reporte de monitoreo a la actividad propuesta, por ende seguimiento..\nSe recomienda al proceso para el próximo seguimiento elaborar y presentar la matriz de control de comisiones.","Abierta ","Profesional Especializado I","2021-07-30","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo por parte del Despacho, se informa que a la fecha no se han presentado comisiones de servicio, por lo tanto no es posible realizar reporte de monitoreo a la actividad propuesta y tampoco el  seguimiento y evaluación respectiva.\n\nPor lo tanto, la acción continúa en estado \"Abierta\" y se recomienda al Despacho que se contemple la posibilidad de modificar la actividad por una de tipo preventiva que garantice que si en algún momento se llegare a presentar una comisión, se pueda legalizar en los tiempos establecidos en las metodologías internas, con el propósito de declarar el cierre de la acción y posteriormente la eficacia de la misma.\n\nDe otra parte, conforme con los lineamientos del procedimiento de acciones correctivas y de mejora se hace necesario que el Despacho solicite ampliar la fecha de finalización de la actividad, toda vez que, finalizó el 30/06/2021, por tal motivo se encuentra vencida y en estado abierta.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Abierta"]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"SANDRA JEANNETTE CASTRO OSPINA -MAGISTRADA SALA DE DEFINICIÓN DE SITUACIONES JURÍDICAS"]
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[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2021-02-24","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-04-20","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-07-30","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":27,"n_cols":9,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]