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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":25,"n_cols":23,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[23,4,23,6],[24,4,24,6],[25,4,25,6],[0,0,1,2],[20,2,20,6],[21,4,21,6],[22,4,22,6],[15,0,15,2],[16,0,16,2],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[15,3,15,5],[16,3,16,5],[3,3,3,22],[27,0,27,1],[17,15,17,17],[27,15,27,17],[17,0,17,1],[2,0,2,22],[5,4,7,4],[3,0,3,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,20,7,20],[28,15,28,17],[15,19,15,22],[15,13,15,17],[16,15,16,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[6,21,7,21],[6,14,7,14],[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,2,10,2],[9,3,10,3],[9,4,10,4],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[6,11,7,11],[6,12,7,12]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 0.0","2019-11-08"]
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["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"Gestión de Calidad"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas o de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba la debilidad cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detectó con el fin de promover el logro de mejores resultados)"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las debilidades u oportunidades de mejora.","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción de mejora AM, Acción correctiva AC)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Cargo de quien realiza el  monitoreo) ","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  el monitoreo por parte del proceso)","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO\n\n\n(Descripción cualitativa del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Cargo de quien realiza el  seguimiento) ","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza el seguimiento por parte de la SFI)","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN\n\n(Cargo del profesional del seguimiento de la SCI) ","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte del profesional del seguimiento de la SCI)","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta, Cerrada)\n\n","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia de la acción,\nactividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrada la acción. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","1.\tSe requiere contemplar la actualización del apartado “Marco Normativo” establecido en la caracterización del proceso, toda vez que, es necesario la inclusión de las normas de origen externo e interno por medio de las cuales el proceso realiza su gestión, tales como el Decreto 1499 de 2017, normas de seguridad y salud en el trabajo, ambientales, de gestión documental entre otros.  ","Debido a lo nuevo del SGC de la JEP los lideres del proceso aun no interiorizan su responsabilidad en el registro y actualización de las normas del proceso, aspecto que afecta el formato de caracterización y su versión","Acción de Mejora - AM","Revisión y actualización de la normatividad de los procesos (SE) de la JEP","Solicitar a los líderes de los procesos de la JEP la revisión y actualización de la normatividad interna y externa que orienten y sustenten el actuar de los procesos; así mismo, informar sobre su responsabilidad respecto a la permanente actualización de la normatividad que pueda afectar la gestión del proceso a cargo","2020-03-16","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\n* 1 Asesora","2020-07-02","NORMOGRAMA\n* Finalizando el mes de marzo algunos procesos no remitieron la normatividad actualizada por lo cual la Subdirectora de Fortalecimiento Institucional Dra. Luz Amanda Granados,  les reiteró el 30 de marzo, remitir la mencionada información (Anexo actividad 1.1) \n* Una vez recibida la totalidad de la normatividad de los procesos la asesora Martha Hurtado, procedió a consolidarla en la matriz de normatividad de los procesos del SGC (Anexo actividad 1.2). \n* Con fecha 22 de mayo la Subdirectora de Fortalecimiento Dra. Luz Amanda Granados, solicitó por correo electrónico a los proceso, una nueva verificación de la matriz consolidada  (Anexo actividad 1.3)\n* Con fecha 28 de mayo se llevó el tema de normatividad al Comité de Gestión, donde la Subdirectora de Fortalecimiento Institucional informa los avances conseguidos en materia del normograma de procesos e indica que el 26 de mayo se envió a la Dirección Jurídica la matriz consolidada con el fin de incluirr o ajustar la sintesis de cada norma(Anexo actividad 1.4). Al respecto la Directora Jurídica solicita el envío de la matriz con la columna de sintesis diligenciada  En esta ocasión la Dra. Luz Amanda Granados fue reiterativa en informar sobre la importancia de mantener actualizada la normatividad de los procesos.\n* Con fecha 2 de junio, la Subdirectora de Fortalecimiento Institucional le remite a la Dirección Jurídica la matriz ajustada para revisión, ajustes y trámite a seguir (Anexo actividad 1.5)\n* A la fecha del presente informe la SFI está a la espera del pronunciamiento de la Dirección Jurídica. Dicha dependencia ha manifestado por correo que está desarrollando la solicitud. \n","Cerrada","Asesor SFI","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, la Subdirección de Fortalecimiento Institucional presenta cumplimiento a la actividad propuesta dentro de los plazos establecidos (anexos 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5). \n\nLa actividad debe permanecer abierta hasta tanto no se publique el normograma institucional actualizado (proceso Gestión Jurídica) donde a la SFI le corresponde anexar el normograma de procesos actualizado, que se hará una vez los líderes de los procesos envíen la información total de las normas que lo rigen.","Abierta ","Contratista SCI","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se verificaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional con los líderes de los procesos y la Dirección Jurídica de la JEP para llevar a cabo la revisión y actualización de la normatividad interna y externa de los procesos, de igual forma se enfatizó sobre la responsabilidad de la permanente actualización de esta. Como evidencia de dichas gestiones se observaron los siguientes documentos:\n1. Correos electrónicos de fechas: 30-mar, 22-may, 26-may y 2-jun de 2020.\n2. Matriz de Excel denominada \"Normas que rigen los procesos de relacionamiento, de gestión y de evaluación y control de la JEP\".\n3. Acta del Comité de Gestión de fecha 28-may-2020, en el cual la Subdirectora de Fortalecimiento Institucional informó sobre los avances obtenidos en materia del normograma y la importancia de mantener actualizada la normatividad de los procesos, entre otros aspectos. Es de anotar que, a la fecha de la presente evaluación, el acta en mención se encontraba pendiente de firmas.\n\nSin embargo, la acción queda en estado \"Abierta\" por cuanto el proceso dio cumplimiento parcial a la actividad planificada, teniendo en cuenta lo informado en el monitoreo: \"A la fecha del presente informe la SFI está a la espera del pronunciamiento de la Dirección Jurídica. Dicha dependencia ha manifestado por correo que está desarrollando la solicitud\", de otra parte, con el fin de declarar la eficacia de la acción, es necesario realizar la actualización del marco normativo establecido en la caracterización del proceso \"Gestión de Calidad\", donde se contemple la inclusión de normas como el Decreto 1499 de 2017, normas de seguridad y salud en el trabajo, ambientales, de gestión, documental, entre otros. \n\nPara dar cumplimiento a la oportunidad de mejora identificada en el presente ítem, es necesario que la Subdirección de Fortalecimieto Institucional actualice la caracterización del proceso JEP-PR-02 (versión del 26-dic-2019) en el Sistema de Gestión de Calidad, en tanto que la SCI verificó que no ha sido actualizada.\n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad, para lo cual debe  solicitar ampliación de la fecha de terminación, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2020 y el estado de la acción es abierta vencida.","Abierta"]
[2,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","2.\tSe hace necesario la documentación de los lineamientos transversales para la actualización del normograma de cada proceso, con el propósito de dar cumplimiento a la categoría No. 4 del botón de transparencia y acceso a la información pública, determinada en la Ley 1712 de 2014, Articulo 9°, literal d “La normatividad que rige al sujeto obligado, que determina su competencia y la que le es aplicable de acuerdo con su actividad, además de la que produce para el desarrollo de sus funciones.  Toda esta información debe ser descargable”.  ","Debido a lo nuevo del SGC de la JEP los lideres del proceso aun no interiorizan su responsabilidad en el registro y actualización de las normas del proceso, aspecto que afecta el formato de caracterización y su versión","Acción de Mejora - AM","Actualización permanente de la normatividad de los procesos","Incluir en el manual de calidad de la JEP un lineamiento respecto a la responsabilidad de los líderes de los procesos en la actualización permanente de la normatividad que afecta el desarrollo de las actividades de su proceso. Ahora bien, después de tomar la decisión en comité de gestión del liderazgo del normograma, dicho responsable será quien actualice y consolide el mismo.","2020-03-16","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\n* 1 Asesora\n* 2 Profesionales especializado II\n* 1 profesional de gestión II","2020-07-02","\nMANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD\n\n* La Subdirección de Fortalecimiento Institucional remitió a la Subdirección de Control Interno comunicación el 15 de mayo de 2020, en la que se informó la elaboración del Manual del sistema de  Gestión de Calidad y se anunciaba que se llevaría a la sesión del Comité de Gestión para aprobación del mismo (anexo actividad 2.1). Dicho documento fue estructurado por el equipo de calidad  (Luz Amanda Granados, Oscar Pedroza, Julian Hernandez, Ingrid Ochoa y Martha Hurtado)\n* La Subdirectora de Fortalecimiento Institucional, Dra. Luz Amanda Granados, logró la aprobación del Manual de Gestión de Calidad por parte del Comité de Gestión en sesión del 28 de mayo de 2020. \n\nEn el Manual del Sistema de Gestión de Calidad (página 12 anexo actividad 2.2)  y en el procedimiento de \"Elaboración y control de documentos\" (página 3 anexo actividad 2.3) se encuentra claramente establecido que es responsabilidad directa del líder de cada proceso, la actualización permanente de la normatividad que rige al proceso. \n\nEl Manual de gestión de calidad se encuentra publicado en la intranet (sistema de gestión de calidad/procesos de gestión/proceso gestión de calidad)\"","Cerrada","Asesor SFI","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, la Subdirección de Fortalecimiento Institucional  presentó en sesión del 28 de mayo al Comité de Gestión, el Manual de Gestión de Calidad el cual fue aprobado y se encuentra publicado en la intranet de la JEP en la subcarpeta \"Formatos Guías Instructivos y Manuales\" del proceso de Gestión de Calidad en el  subsitio \"Sistema de Gestión de Calidad\". Adicionalmente se divulgó mediante correo electrónico masivo enviado desde la Subdirección de Comunicaciones como una nota de calidad.\nSe evidencia el cumplimiento de la acción propuesta","Cerrada","Contratista SCI","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se verificaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para llevar a cabo la adopción de lineamientos sobre la responsabilidad de los líderes de los procesos de la actualización permanente de la normatividad de cada proceso. Como evidencia de dichas gestiones se observaron los siguientes documentos:\n1. Correo electrónico del 15-may-2020 en el cual la Subdirección de Fortalecimiento Institucional remitió para observaciones a la Subdirección de Control Interno el borrador del Manual del sistema de Gestión de Calidad, entre otros aspectos.\n2. Acta del Comité de Gestión del 28-may-2020, en el cual se aprobó el Manual de Gestión de Calidad. Es de anotar que, a la fecha de la presente evaluación, el acta en mención se encuentra pendiente de firmas.\n3. Manual JEP-MA-02-01 \"Sistema de Gestión de Calidad\" versión 0.0 del 28-may-2020, numeral 5.4, que establece: \"Marco normativo: es el apartado donde se indican las normas que reglamentan el actuar del proceso tanto internas como externas. Es responsabilidad de los líderes de proceso verificar y actualizar la normatividad que regula las actividades de su proceso\".\n4. Procedimiento JEP-PT-02-01 \"Elaboración y control de documentos\" versión 1.0 del 14-may-2020, numeral 2. Lineamientos Generales, literal a, que señala: \"La revisión y actualización de la documentación al igual que la normatividad de los diferentes procesos es responsabilidad de los líderes de proceso\". \n\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia en el manual y el procedimiento el lineamiento sobre la responsabilidad de los líderes de procesos de mantener actualizada la normatividad de cada proceso. Sin embargo, la acción queda en estado \"Abierta\" toda vez que, no se observan los lineamientos transversales de cómo se realiza la actualización, cada cuánto se realiza, cuál es el mecanismo de consolidación y cómo se realiza la publicación, a fin dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 de 2014, Artículo 9°, literal d; por lo que se hace necesario determinar estos lineamientos como fortalecimiento del Sistema de Control Interno y sus líneas de defensa, y dar así cobertura a la oportunidad de mejora identificada en el presente ítem.\n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad, para locual debe solicitar ampliación de la fecha de terminación teniendo en cuenta que la misma venció el 15/05/2020 y el estado de la acción es abierta vencida.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,"Verificación de la normatividada de los procesos (SE) de la JEP","Verificación del normograma publicado en la página web versus la normatividad contenida en los procesos de la entidad, con el fin de informar al responsable definido por el comité de gestión para la administración de justicia, sobre las normas que se deben incluir.","2020-05-16","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\n* 1 Asesora","2020-07-02","La Subdirección de Fortalecimiento Institucional realizó el ejercicio de identificar cuáles de las normas contempladas en el normograma institucional, contemplaban normas que rigen los procesos, encontrando que solo 6 normas coinciden (anexo actividad 2.4)\nSe esta en espera de la matriz consolidada del normograma por parte de la Dirección Jurídica relacionada en la actividad anterior, con el fín de solicitar la publicación de la matriz actualñizada (normatividad ya publicada y normatividad de procesos)","Abierta","Asesor SFI","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, la Subdirección de Fortalecimiento Institucional anexa evidencias de haber realizado el comparativo de las normas publicadas en el normograma institucional, frente a las normas de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.\nLa Subdirección de Fortalecimiento Instituciona, debe remitir al proceso de Gestión Jurídica, el normograma de procesos  de Relacionamiento, de Gestión y de Evaluación y Control, para que este forme parte del Institucional, una vez  los líderes de los procesos envíen la información total de las normas que lo rigen.","Abierta","Contratista SCI","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se observaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para llevar a cabo la verificación del normograma institucional, con el fin de identificar sí dicho documento contempla normatividad que rige a los procesos de la entidad, observando coincidencia en seis  normas. Como evidencia de esta actividad se anexó documento Excel en el cual se realizó el cruce de información. Así mismo, el proceso en el monitoreo informó: \"Se está en espera de la matriz consolidada del normograma por parte de la Dirección Jurídica relacionada en la actividad anterior, con el fin de solicitar la publicación de la matriz actualizada (...)\".\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la Subdirección de Control Interno considera que la acción queda en estado \"Abierta\" hasta tanto se realice la actualización del normograma de la entidad, en el botón de transparencia. \nPor lo anterior, se recomienda al proceso continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad, para lo cual debe solicitar ampliación de la fecha de terminación teniendo en cuenta que la misma venció el 15/06/2020 y el estado de la acción es abierta vencida.","Abierta"]
[3,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","3.\tSe hace necesario realizar las gestiones pertinentes para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades, lo anterior para dar cumplimiento de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000.","Debido a lo reciente de la creación de la JEP,  solo hasta ahora el proceso de gestión documental está implementando los lineamientos para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades","Acción de Mejora - AM","Identificación de las TRD ","Solicitar y construir en coordinación con el proceso de Gestión documental para la identificación de series y subseries  ","2020-03-16","2020-04-15","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\n* 1 Asesora\n* 2 Profesionales especializado II\n* 1 profesional de gestión II\"","2020-07-02","* Conforme al seguimiento realizado por la Subdirección de Control Interno del I trimestr, no cerró esta actividad dado que a esa fecha no se encontraban aprobadas las TRD de la entidad; actividad que no depende de esta subdirección, no obstante nos permitimos informar actividades desarrolladas en pro del mejoramiento de las TRD de la SFI:\n\n* Reunión el 21 de mayo de 2020 entre el equipo de calidad de la SFI (Oscar Pedroza, Julian Hernandez, Ingrid Ochoa y Martha Hurtado), personal de la firma contratista Servisoft Cesar Austo Bernal Campos y personal de la Dirección de Gestión Documental Edwin Yovanny Cabrera Hurtado. En esta ocasión se verificaron términos para reiterar la aprobación de las series y subseries (TRD) de los procesos que administra la Subdirección de Fortalecimiento Institucional (acta - anexo actividad 3.1). \n\n* Se aprobó por parte de la Dra. Luz Amanda Granados - Subdirectora de Fortalecimiento Institucional, las TRD de la SFI (formato aprobación TRD - anexo actividad 3.2)\n\n","Cerrada","Asesor SFI","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, la Subdirección de Fortalecimiento Institucional presenta evidencias de cumplimiento de la actividad. El Departamento de Gestión Documental llevó al Comité de Gestión del 28 de mayo la propuesta de TRD y fueron aprobadas (borrador de acta del comité).\nSe evidencia el cumplimiento de la acción propuesta","Cerrada","Contratista SCI","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se observaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para la identificación de las series y subseries (Tablas de Retención Documental - TRD) de la documentación que recibe y genera el proceso. Como evidencia de dichas gestiones se verificaron los siguientes documentos:\n1. Memorias de reunión del 21-may-2020 entre la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, personal de la firma contratista Servisoft y el Departamento de Gestión Documental, en la cual se verificaron términos para reiterar la aprobación de las series y subseries (TRD) de los procesos que administra la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\n2. Formato de las TRD con la aprobación de la Subdirectora de Fortalecimiento Institucional.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que el proceso dio cumplimiento a la actividad planificada, consistente en la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales recibidas y generadas por el proceso. Sin embargo, con el fin de declarar la eficacia de la acción se espera la aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD por parte del Comité de Gestión con funciones de Comité de Archivo, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 303 de 2020 y de esta manera proceder a evaluar su implementación.","Cerrada"]
[4,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","4.\tDe acuerdo con el procedimiento documentado para “Acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02 del 05-06-2019”, se observa la necesidad de su actualización, así:\n\n\tEl alcance debe terminar con la evaluación de la eficacia de las acciones documentadas por los líderes en el plan de mejoramiento.\n\n\tComplementar el apartado de definiciones, incluyendo que es un monitoreo, seguimiento, evaluación y criterios, entre otros.\n\n\tSe hace necesario la articulación con la Subdirección de Control Interno para realizar la documentación de las actividades de las 3 líneas de defensa, en el marco del fortalecimiento del Sistema de Control Interno. ","Debido a la reciente implementación del SGC en la JEP, el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02 del 05-06-2019,  no contempla en su contenido aspectos de gran preponderancia que se deben documentar para dejar el procedimiento mas completo y entendible para los usuarios del SGC de la JEP","Acción de Mejora - AM","Actualización del procedimiento de acciones correctivas y de mejora","Actualizar el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02 del 05-06-2019, al cual se le debe ajustar el alcance, las definiciones y las actividades que se deben coordinar para su ejecución con la Subdirección de Control Interno","2020-03-09","31/04/2020","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\r\n* 1 Asesora\r\n* 2 Profesionales especializado II\r\n* 1 profesional de gestión II\"","2020-07-02","* Se trabajó coordinadamente con la Subdirección de Control Interno en la actualización del procedimiento de \"Acciones correctivas y de mejora\", con el fin de ajustar el alcance, las definiciones y las actividades. \n\n* Se ajustó el procedimiento \"Acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02_02\" versión 1.0, el 30 de abril de 2020 (anexo actividad 4.1 y actividad 4.2).  Este se puede consultar en la intranet en el sitio Sistema de Gestión de Calidad","Cerrada","Asesor SFI","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, la Subdirección de Fortalecimiento Institucional anexa evidencias de la actualización del procedimiento de \"Acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02\", versión 1.0 de fecha 30-04-2020, el cual se encuentra publicado en la intranet, en el sitio Sistema de Gestión de Calidad/procesos de gestión/gestión de calidad/procedimientos\nSe evidencia el cumplimiento de la acción propuesta","Cerrada","Contratista SCI","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se observaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para la actualización del procedimiento JEP-PT-02-02 \"Acciones correctivas y de mejora\". Como evidencia de dichas gestiones se verificó lo siguiente:\n\n1. Acciones conjuntas entre la Subdirección de Fortalecimiento Institucional y la Subdirección de Control Interno para la actualización del procedimiento JEP-PT-02-02 \"Acciones correctivas y de mejora\".\n2. Procedimiento JEP-PT-02-02 \"Acciones correctivas y de mejora\" versión 1.0 del 30-abr-2020, en el cual se evidencian los ajustes realizados al alcance, las definiciones, las actividades de las 3 líneas de defensa, entre otros aspectos, dando así cobertura a la oportunidad de mejora identificada. \n\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que el proceso dio cumplimiento a la actividad planificada, consistente en la actualización del procedimiento JEP-PT-02-02, sin embargo, con el fin de declarar la eficacia de la acción en la próxima evaluación, se recomienda al proceso continuar con las acciones de seguimiento a la correcta aplicación del procedimiento en mención, en el marco de las actividades asignadas a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional como segunda línea de defensa y así proceder a la eficacia de la acción.","Cerrada"]
[5,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","5.\tDe acuerdo con el procedimiento documentado para “Elaboración y Control de Documentos JEP-PT-02-01 del 01-11-2019”, se observa la necesidad de su actualización, así:\n\n\tSe hace necesario incluir la socialización de documentos transversales.\n\n\tLos procedimientos deben contar con tiempos de ejecución en sus actividades, cuando así se establezca por Ley o en puntos de control.\n\n\tEn cuanto a actividades, se requiere documentar el análisis de la justificación para eliminación de documentos del SGC.\n\n\tCuando los documentos son elaborados por la Subdirección de Fortalecimiento, se requiere que los mismos sean aprobados por otra instancia.\n\n\tDocumentar las actividades de publicación o retiro de documentos en la intranet.","Debido a la reciente implementación del SGC en la JEP, el procedimiento de “Elaboración y Control de Documentos JEP-PT-02-01 del 01-11-2019”, no contempla en su contenido aspectos de gran preponderancia que se deben documentar para dejar el procedimiento mas completo y entendible para los usuarios del SGC de la JEP","Acción de Mejora - AM","Actualización del procedimiento \"Elaboración y Control de Documentos\"","Actualizar el procedimiento de “Elaboración y Control de Documentos JEP-PT-02-01 del 01-11-2019” asi: \n* Incluir un lineamiento respecto a la socialización de los documentos transversales.\n* Los procedimientos deben contar con tiempos de ejecución en sus actividades, cuando así se establezca por Ley o en puntos de control\n* Revisar el procedimiento en mención para ajustar las actividades que se refieren a la eliminación de documentos, con el fin de estructurarla de forma clara.\n* Documentar la revisión de los documentos transversales del SGC por otra instancia.\n* Documentar las actividades de publicación o retiro de documentos en la intranet","2020-03-02","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\r\n* 1 Asesora\r\n* 2 Profesionales especializado II\r\n* 1 profesional de gestión II\"","2020-07-02","La SFI como responsable del procedimiento de \"Elaboración y control de documentos JEP-PT-02_01\" culminó y aprobó la actualización del mismo el 14 de mayo de 2020 (dra. Luz Amanda Granados, Oscar Pedroza, Julián Hernández, Ingrid Ochoa y Martha Hurtado), en él se tuvieron en cuenta las recomendaciones dadas por la Subdirección de Control Interno en la auditoría practicada al proceso de Gestión de la Calidad, en la vigencia 2019 (anexo aprobación actividad 5.1 y procedimiento V1.0 actividad 5.2).\n\nEste se puede consultar en la intranet en el sitio Sistema de Gestión de Calidad","Cerrada","Asesor SFI","2020-07-22","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y los soportes presentados, la Subdirección de Fortalecimiento Institucional anexa evidencias de la actualización del procedimiento de \"Elaboración y control de documentos JEP-PT-02-01\" versión 1.0 del 14-05-2020 , el cual se encuentra publicado en la intranet, en el sitio Sistema de Gestión de Calidad/procesos de gestión/gestión de calidad/procedimientos\nSe evidencia el cumplimiento de la acción propuesta","Cerrada","Contratista SCI","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se observaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento para la actualización del procedimiento JEP-PT-02-02 \"Acciones correctivas y de mejora\". Como evidencia de dichas gestiones se verificó lo siguiente:\n\n1. Correos electrónicos de fechas 26-mar, 11-may y 14-may, en los cuales se observa la trazabilidad de las acciones adelantadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para llevar a cabo la actualización del procedimiento JEP-PT-02-01 \"Elaboración y control de documentos\".\n2. Procedimiento JEP-PT-02-01 \"Elaboración y control de documentos\" versión 1.0 del 14-may-2020, en el cual se realizaron ajustes a los lineamientos generales y a las actividades (numeral 3).\n\nSin embargo, la Subdirección de Control Interno considera que la acción queda en estado \"Abierta\" toda vez que, no se observó la inclusión en el procedimiento mencionado, de lineamientos específicos, los parámetros concretos relacionados con: socialización de documentos transversales, asignación de tiempos de ejecución de las actividades (cuando aplique) y la aprobación de otra instancia cuando los documentos sean elaborados o creados por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, a fin de dar  cumplimiento con la  oportunidad de mejora identificada para el presente ítem en la Auditoria Interna al Proceso Gestión de la Calidad realizada en la vigencia 2019. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso adelantar las acciones necesarias para fortalecer el procedimiento con la inclusión de estos lineamientos para dar  cumplimiento a la actividad, para lo cual debe solicitar ampliación de la fecha de terminación, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2020 y el estado de la acción es abierta vencida.","Abierta"]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"LUZ AMANDA GRANADOS URREA\nSUBDIRECTORA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL "]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-08-03","Subdirección de Control Interno","Se solicita mediante correo electronico por parte del proceso ampliaciòn de las fechas de terminaciòn de los item 1, 2, 3 y 6 hasta el 31/12/2020."]

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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM "]
[null,"FUENTE"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA "]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]