{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Análisis causa","ejemplo diligenciado"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":2,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":31,"n_cols":23,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[6,11,7,11],[6,12,7,12],[6,21,7,21],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[3,3,3,22],[33,15,33,17],[20,19,20,22],[20,13,20,17],[21,15,21,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[32,0,32,1],[22,15,22,17],[32,15,32,17],[22,0,22,1],[2,0,2,22],[5,4,7,4],[3,0,3,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,20,7,20],[28,4,28,6],[29,4,29,6],[30,4,30,6],[6,14,7,14],[0,0,1,2],[25,2,25,6],[26,4,26,6],[27,4,27,6],[20,0,20,2],[21,0,21,2],[21,3,21,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 0.0","2019-11-08"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"GESTION FINANCIERA "]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba la debilidad cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detectó con el fin de promover el logro de mejores resultados)"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las debilidades u oportunidades de mejora.","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción de mejora AM, Acción correctiva AC)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Cargo de quien realiza el  monitoreo) ","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  el monitoreo por parte del proceso)","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO\n\n\n(Descripción cualitativa del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Cargo de quien realiza el  seguimiento) ","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza el seguimiento por parte de la SFI)","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN\n\n(Cargo del profesional del seguimiento de la SCI) ","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte del profesional del seguimiento de la SCI)","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta, Cerrada)\n\n","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia de la acción,\nactividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrada la acción. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Informe de Auditoria ","En la liquidación de pago No. 306, no se adjuntan los respectivos soportes de órdenes de pago para los contratos número 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50, tal como se dispone en el punto de control de la actividad No. 13 del procedimiento JEP-PT-10-02 ejecución de pagos.","Falta de un punto de control en la consolidación de las cuentas de pago ","AC","Complementar los soportes faltantes en la planilla de pago No. 306 de los contratos No. 2, 8, 9, 19,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48 y 50.","Imprimir las órdenes de pago extraídas de SIIF Nación","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-07-03","Se adelantó la impresión y digitalización de las órdenes de pago de la planilla No.306 de los contratos No. 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50. El día 10 de diciembre de 2019, se solicito a través de correo electrónico al enlace de gestión documental la planilla de pago No. 306 para adelantar las acciones de  impresión y digitalización de las órdenes de pago de los contratos No. 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50 contenidas en la planilla No.306, el mismo día se recibió la planilla y se adelantaron las acciones anteriormente descritas, lo cual se evidencia en el Reporte del SIIF \"orden de pago presupuestal de gasto comprobante\". Junio 10 se solicita a Control Interno la ampliación en tiempo para el reporte. Junio 11 la Subdirección de Control Interno aprueba la ampliación del término y por ende está en términos para su revisión; Junio 12 se aclara que el contrato 19 no hace parte de la Planilla 306.","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive tanto del I trimestre como del II trimestre se observa que el día 10/12/2019, se solicitó a través de correo electrónico al enlace de gestión documental la planilla de pago No. 306 para realizar las acciones de  impresión y digitalización de las órdenes de pago de los contratos No. 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50 contenidas en la planilla No.306, el 04/02/2020 informó la asesora Giselle Andrea Silva Pineda al Subdirector Financiero que, durante el mes de diciembre de 2019 se adelanto la impresión y digitalización de las ordenes de pago en mención, a partir de los dispuesto en la actividad 13 del procedimiento de ejecución de pagos. Adicional a lo anterior y como complemento a la actividad, el proceso realiza gestiones para la actualización del \"JEP-PT-10-02 Ejecución de Pagos\". \nPor otra parte y por recomendación de la Subdirección de Control Interno (SCI) se evidencia que el proceso solicitó ampliación a la fecha de finalización de la actividad, el cual fue aprobado por la SCI el 11/06/2020. \n","Cerrada","Contratista SCI","2020-07-27","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso,  se evidencia cumplimiento de la actividad planificada, por cuanto se adelantó la impresión y digitalización de las órdenes de pago de la planilla  No.306 de los contratos No. 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50 generadas por el SIIF Nación; de acuerdo con el correo electrónico remitido el 04/02/2020 donde la Asesora II_Tesorera informa al Subdirector Financiero, que durante el mes de diciembre de 2019 se realizó la impresión y digitalización de las ordenes  órdenes de pago de los contratos incluidos en la liquidación de pago No.306. \n\nIgualmente, se evidenció que el proceso solicitó la ampliación de la fecha de cierre de la actividad al 31/07/2020, acorde con la solicitud  del correo electrónico del 10/06/2020, a la SCI, así como la aclaración respecto a la no inclusión del contrato No. 19 en la Orden de Pago, ya que éste no hacia parte de la oportunidad de mejora.     \n\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n","Cerrada"]
[1,"Informe de Auditoria ","En la liquidación de pago No. 306, no se adjuntan los respectivos soportes de órdenes de pago para los contratos número 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50, tal como se dispone en el punto de control de la actividad No. 13 del procedimiento JEP-PT-10-02 ejecución de pagos.","Falta de un punto de control en la consolidación de las cuentas de pago ","AM","Actualizar el procedimiento \"Ejecución de Pagos- JEP-PT-10-02\"e incluir un nuevo punto de control ","Presentar la actualización del procedimiento con la inclusión de una lista de chequeo en el punto de control ","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-07-03","El día 10 de febrero de 2020, se remitió solicitud a la oficina de Fortalecimiento Institucional para la actualización del procedimiento JEP-PT-10-02 Ejecución de Pagos, se adelantaron mesas de trabajo el 10 y 14 de febrero, y finalmente el 5 de marzo la oficina de Fortalecimiento nos informó que se realizó la actualización del procedimiento y que se dispuso en la la intranet la nueva versión. Se incluyeron puntos de control para verificar los documentos que deben ir adjunto a las cuentas de pago, actividades 1,2 y 13 así como punto de control en la consolidación de los documentos actividad 20. Junio 10 se solicita a Control Interno la ampliación en tiempo para el reporte. Junio 11 la Subdirección de Control Interno aprueba la ampliación del término y por ende está en términos para su revisión.","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive tanto en el I trimestre como en el II trimestre, se observa que se realizaron actividades  para la actualización del procedimiento \" JEP-PT-10-02 Ejecución de Pagos\" con relación a la inclusión de puntos de control para verificar los documentos que deben ir adjunto a las cuentas de pago, actividades 12, 13 y 20. Por recomendación de la Subdirección de Control Interno (SCI) se evidencia que el proceso solicitó ampliación a la fecha de finalización de la actividad, el cual fue aprobado por la SCI el 11/06/2020. \nSe recomienda al proceso divulgar la actualización del  \"JEP-PT-10-02 Ejecución de Pagos\" e indicar el espacio en la intranet de la entidad donde se encuentra publicado. ","Cerrada","Contratista SCI","2020-07-27","De acuerdo con el reporte de monitoreo y cargue de evidencias realizado por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa solicitud  mediante formato JEP-FR-02-01 el 04/02/2020 y correo electrónico del 10/02/2020 a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, de la actualización del procedimiento Ejecución de Pagos JEP-PT-10-02, la cual fue realizada el 05/03/2020,  en su versión 1.0,  en el cual se incluyeron puntos de control para verificar los documentos que deben ir adjunto a las cuentas de pago, actividades 1, 2 y 13 así como punto de control en la consolidación de los documentos actividad 20. \n\nAsí mismo, se evidencia la trazabilidad de comunicación con la Subdirección de Fortalecimiento Institucional y mesas de trabajo en correos electrónicos del 04-02-2020, 10-02-2020, 14-02-2020, 04-03-2020, 05-03-2020, 07-05-2020.\n\nIgualmente, se evidencia que mediante correo electrónico del 10-06-2020, el proceso solicitó a la Subdirección de Control Interno la ampliación de la fecha de cierre de la actividad, al 31/07/2020, cuya respuesta fue comunicada en correo del 11-06-2020.  \n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.","Cerrada"]
[2,"Informe de Auditoria ","Se inicia el proceso de pago con el diligenciamiento del formato “Liquidación de pago” el cual no se encuentra aprobado en el sistema de gestión de calidad","Lineamiento dado por Fortalecimiento Institucional","AM","Gestionar la actualización del formato \"liquidación de pagos\" del procedimiento \"Ejecución de pagos\" ","Presentar un requerimiento formal ante el área competente para que el formato no se declare obsoleto y quede como respaldo","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-07-03","Se gestionó ante la subdirección de fortalecimiento institucional para que el formato de liquidación de pagos en formato Excel quedara como soporte cuando la herramienta del SharePoint presente fallas o quede fuera de línea. Mayo 11 se solicitó por correo electrónico a Fortalecimiento Institucional la confirmación de que el formato se integrara al Sistema de Gestión de Calidad-SGC. El mismo día confirmó que no debía cargarse al SGC. Junio 10 se solicita a Control Interno la ampliación en tiempo para el reporte. Junio 11 la Subdirección de Control Interno aprueba la ampliación del término y por ende está en términos para su revisión.. Junio 12 conforme el correo de la Subdirección de Fortalecimiento, el formato “Planilla de Pago” no se debe codificar en atención con un lineamiento en el procedimiento “JEP-PT-02-01  Elaboración y control de documentos” en el cual se especifican los documentos que no se codificarán ni harán parte del Sistema de Gestión de la calidad (SGC) ","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive, se observa que el 18/07/2019 la Subdirección Financiera realizó solicitud a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional (SFI) para la eliminación del formato de \"liquidación de pagos\",  toda vez que el mismo estaría incluido en el nuevo aplicativo de liquidación de pagos, solicitud atendida por la SFI quien procedió a retirar de la intranet el formato en mención, tal como se evidenció en la auditoría realizada por la Subdirección de Control Interno (SCI) en la vigencia 2019. Adicional a lo anterior y por solicitud del proceso de gestión financiera, en el mes de mayo de 2020 la SFI aclara mediante correo electrónico del 12/06/2020  que \"esta Subdirección cuenta con un lineamiento en el procedimiento “JEP-PT-02-01  Elaboración y control de documentos” en el cual se especifican los documentos que no se codificarán ni harán parte del Sistema de Gestión de la calidad (SGC), para tal fin relaciono textualmente el lineamiento en mención “j)Los formularios, plantillas, formatos o demás instrumentos desarrollados en herramientas  ofimáticas, aplicaciones propias del proceso o cualquier otro tipo de soluciones tecnológicas como base para ser diligenciados por el mismo proceso o por otros interesados no deben ser incluidos en el SGC; este lineamiento de igual forma aplica para aquellos formatos o plantillas que sean de manejo exclusivo de la gestión de una dependencia o que obedezcan a acciones de contingencia”.\nPor otra parte y según recomendación de la Subdirección de Control Interno (SCI) se evidencia que el proceso solicitó ampliación a la fecha de finalización de la actividad, el cual fue aprobado por la SCI el 11/06/2020. ","Cerrada","Contratista SCI","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se constataron las siguientes acciones, documentos y comunicaciones, así:\n\nCorreo electrónico del 12/06/2020 de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional en el cual se estable “Buenas tardes Juan David: con relación a la solicitud del asunto, me permito informar que esta Subdirección cuenta con un lineamiento en el procedimiento “JEP-PT-02-01  Elaboración y control de documentos” en el cual se especifican los documentos que no se codificarán ni harán parte del Sistema de Gestión de la calidad (SGC), para tal fin relaciono textualmente el lineamiento en mención “j)Los formularios, plantillas, formatos o demás instrumentos desarrollados en herramientas  ofimáticas, aplicaciones propias del proceso o cualquier otro tipo de soluciones tecnológicas como base para ser diligenciados por el mismo proceso o por otros interesados no deben ser incluidos en el SGC; este lineamiento de igual forma aplica para aquellos formatos o plantillas que sean de manejo exclusivo de la gestión de una dependencia o que obedezcan a acciones de contingencia”. \n\nLa SCI observa, que el procedimiento JEP-PT-02-01 fue actualizado el 14/05/2020, en versión 1.0, e incluye el lineamiento sobre el uso los formatos o plantillas de manejo de la dependencia o por acciones de contingencia y desarrolladas en herramientas tecnológicas.\n\nDe otra parte, se evidencia que el proceso presentó solicitud a la SCI, mediante correo electrónico del 10/06/2020, referente a la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, quedando el 31/07/2020. \n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; por la justificación presentada por el proceso; sin embargo, se abstiene de declarar la eficacia de la acción para esta oportunidad de mejora. ","Cerrada","N/A","N/A"]
[2,"Informe de Auditoria ","En el formato se pueden encontrar uno o más beneficiarios, se recomienda analizar y garantizar la completitud de los soportes.","Procesamiento masivo de cuentas de pago en el SIIF ","AM","Aplicar la normatividad respecto de la completitud de los soportes ","Solicitar al área competente, el lineamiento específico sobre la completitud de los soportes ","2019-12-16","2020-07-31","Subdirector Financiero","2020-07-03","El resultado del acompañamiento realizado por el Departamento de Gestión Documental, se realizó la verificación de la organización de los archivos de gestión de conformidad con lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 de los procesos archivísticos de clasificación, organización, foliación, marcación e identificación de las unidades de conservación (carpetas y cajas), inventario documental (FUID). • La organización de los archivos de gestión está basada en la Tabla de Retención Documental. -\tSe acompaña correo electrónico del subdirector financiero (mayo 8) dirigido a las coordinadora de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería que confirma el lineamiento de respecto del tope de liquidación por planilla como también observa el número de folios que contiene una cuenta de pago. Junio 10 se solicita a Control Interno la ampliación en tiempo para el reporte. Junio 11 la Subdirección de Control Interno aprueba la ampliación del término y por ende está en términos para su revisión.","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive se observa gestión para el cumplimiento de la actividad, tal como lo demuestra el correo remitido por el Subdirector Financiero el 08/05/2020 a las asesoras de su equipo de trabajo indicando que \"desde finales del 2019 la Subdirección Financiera ha adoptado el lineamiento de liquidar por Planilla, hasta máximo 50 liquidaciones y que los soportes de las cuenta no deben sobrepase los 200 folios\".\nSe recomienda al proceso indicar la evidencia específica que denote el cumplimiento de la actividad planteada en el plan de mejora \"Solicitar al área competente, el lineamiento específico sobre la completitud de los soportes” \nPor otra parte y según recomendación de la Subdirección de Control Interno (SCI) se evidencia que el proceso solicitó ampliación a la fecha de finalización de la actividad, el cual fue aprobado por la SCI el 11/06/2020. ","Abierta ","Contratista SCI","2020-07-27","De acuerdo con el reporte de monitoreo y cargue de evidencias realizado por el proceso, se observa avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, mediante correo electrónico del 08/05/2020 enviado por el Subdirector Financiero a los Coordinadores de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería sobre los lineamientos adoptados por esa dependencia relacionado con el número máximo de liquidaciones por planilla y soporte de éstas, así: \"...Hasta máximo 50 liquidaciones. Por favor continuemos con ese lineamiento que también está condicionado a que los soportes de la cuenta no sobrepase los 200 folios...\". ; lo anterior, teniendo en cuenta el acompañamiento realizado por el Departamento de Gestión Documental respecto de los lineamientos establecidos en el procedimiento JEP-PT-13-02, de los procesos archivísticos de clasificación, organización, foliación, marcación e identificación de las unidades de conservación (carpetas y cajas), inventario documental (FUID). \n\nDe otra parte, mediante correo electrónico del 10-06-2020, el proceso solicitó a la Subdirección de Control Interno la ampliación de la fecha de finalización del proceso, quedando el 31/07/2020 y cuya respuesta fue comunicada en correo del 11-06-2020.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n","Cerrada"]
[3,"Informe de Auditoria ","Se recomienda que, para las modificaciones y anulación de certificados de disponibilidad presupuestal, se garantice que en las solicitudes de anulación o modificaciones se describa los motivos o justificación en el documento CDP.","Formato de solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal  sin instrucciones de uso de la celda \"Objeto\" ","AM","Actualizar el formato \"Solicitud de CDP\"e incluir una nota en la actividad 15 del procedimiento","Presentar la actualización del procedimiento con la inclusión de una nota en la actividad 15 del procedimiento JEP-PT-10-01 aclarando que se debe justificar debidamente la operación de modificacion al CDP que se solicita","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-07-03","Se actualizó el Formato JEP-FR-10-01 Solicitud de CDP incluyendo un comentario a en la celda “Objeto” para que en caso de cualquier modificación de anulación, reducción o adición al CDP, se escriba la justificación por la cual se está realizando dicha novedad. Así mismo, se actualizó el numeral 15 del procedimiento. Julio 3 en un ejericio de aseoramiento y acompañamiento en acciones de riesgo que brindó la Subdirección de Fortalecimiento (se anexa), se evidencia que el ajuste realizado al formato de Solicitud de CDP ha permitido que las áreas incluyan la justificación de cualquier modificación. Se anexan dos (2) ejemplos de modificación solicitada en el formato ajustado de solicitud de CDP","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Esta actividad se encuentra cerrada, conforme a la evaluación realizada por la SCI el 30/04/2020. \nEl proceso aporta para este monitoreo las siguientes evidencias \"Julio 3 -  Mesa de trabajo con Fortalecimiento,Julio 3 y Julio 3- Ejemplo solicitudes de Modificación de CDP\", las cuales dan cuenta de la mejora realizada tras el cumplimiento de la actividad propuesta en el plan de mejora","Cerrada","Contratista SCI","30/04/2020\n27/07/2020","De acuerdo con el reporte de monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el Formato JEP-FR-10-01 Solicitud de CDP, el cual fue actualizado en el Sistema de Gestión de Calidad y se encuentra disponible la Versión 4,0 del 02/01/2020.   Así mismo, se evidencia la actualización del Procedimiento Gestión Presupuestal del 18/12/2019 versión 1.0. el cual se actualizó en la actividad No. 15.\n\nConforme a las nuevas evidencias presentadas por el proceso como soporte del cumplimiento de la acción de mejora se declara la eficacia de la acción.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se realizó la actualización del procedimiento Gestión Presupuestal  y el formato  \"Solicitud de CDP\", los mismos a la fecha se encuentran implementándose y dando cumplimiento a la acción de mejora."]
[4,"Informe de Auditoria ","Se recomienda que, en los informes mensuales de ejecución presupuestal, se establezca un análisis cualitativo del comportamiento de los porcentajes de los compromisos frente a los pagos realizados, con el propósito de generar alertas u observaciones a las unidades ejecutoras y sus dependencias, garantizando la adecuada ejecución presupuestal","Hasta la fecha se analizan indicadores en el informe mensual sin detalle cualitativo de operaciones","AM","Adicionar un informe cualitativo al informe mensual de ejecución presupuestal","Construir un informe mensual cualitativo de ejecución presupuestal para presentación con el informe mensual que se publica en la página Web","2019-12-16","2020-01-31","Asesor II","2020-07-03","Se ajustaron los informes mensuales de ejecución presupuestal presentando tanto un informe cuantitativo como uno cualitativo explicando, graficando y analizando las cifras de ejecución. Julio 3 Se evidencia que cada mes se produce y publica (https://www.jep.gov.co/Paginas/Transparencia/Informes-de-ejecucion-2020.aspx)  el informe cualitativo y como soporte se anexan los informes de abril, mayo y junio. Así mismo, la Subdirección Financiera publica (https://www.jep.gov.co/Paginas/Transparencia/Presupuesto/Informes-financieros2020.aspx) el informe financiero trimestral y se anexan los soportes correspondientes al 1er y 2o trimestre de 2020","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Esta actividad se encuentra cerrada, conforme a la evaluación realizada por la SCI el 30/04/2020 \nEl proceso, con el fin de evidenciar mejora en su gestión producto del cumplimiento de la acción del plan de mejora, aporta para este monitoreo ocho  (8) informes, presentados durante el primer semestre así: tres (3) cualitativos, tres (3) cuantitativos, y dos (2) informes trimestrales de la gestión financiera.","Cerrada","Contratista SCI","30/04/2020\n27/07/2020","De acuerdo con el reporte de monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se observa avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, los informes generados por el proceso a la ejecución presupuestal de los meses de diciembre de 2019, enero, febrero y marzo de 2020 en los cuales se describe los aspectos relevantes de la ejecución presupuestal de cada mes.\n\nRealizada la consulta en la pagina web de la entidad se observa la publicación en el link https://www.jep.gov.co/Paginas/Transparencia/Informes-de-ejecucion-2020.aspx, dando cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1712 de 2014.\n\nConforme a las nuevas evidencias presentadas por el proceso como soporte del cumplimiento de la acción de mejora se declara la eficacia de la acción.\n","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se observa la adición del componente cualitativo en los informes mensual de ejecución presupuestal\", el mismo a la fecha se encuentra implementándose y dando cumplimiento a la acción de mejora."]
[5,"Informe de Auditoria ","Se evidencia las circulares No. 001 del 08/01/2019 y 005 de 30/01/2019, mediante las cuales se dan lineamientos del PAC vigencia 2019, sin embargo, se recomienda continuar con la generación de alertas con el propósito de realizar una adecuada ejecución de los recursos del presupuesto aprobado para la vigencia.","Actividad de control no detallada  en el procedimiento","AM","Actualizar el procedimiento \"Programa Anual Mensualizado de Caja-JEP-PT-10-03\" e incluir un nuevo punto de control adicional ","Presentar la actualización del procedimiento con la inclusión en la Actividad No.10 de un punto de control en la que se genere envío de alerta a los supervisores con cuentas pendientes por radicar  ","2019-12-16","2020-01-31","Asesor II","2020-07-03","El día 10 de febrero de 2020, se remitió solicitud a la oficina de Fortalecimiento Institucional solicitud de actualización del procedimiento JEP-PT-10-03 Programa Anual Mensualizado de Caja, se adelantaron mesas de trabajo el 10 y 14 de febrero, y finalmente el 5 de marzo la oficina de Fortalecimiento nos informó que se realizó la actualización del procedimiento y que se dispuso en la la intranet la nueva versión y se incluyó punto de control  en la actividad 10 del procedimiento \"Realiza seguimiento periódico a la ejecución del PAC aprobado, cruzando la información con lo pagado, y se remite alerta a los supervisores sobre las cuentas pendientes por radicar en la Subdirección Financiera\". Junio 11 la Subdirección de Control Interno aprueba la ampliación del término y por ende está en términos para su revisión. Julio 3 en un ejericio de aseoramiento y acompañamiento en acciones de riesgo que brindó la Subdirección de Fortalecimiento (se anexa), se evidencia que el ajuste realizado en el procedimiento del PAC ha permitido que los supervisores presenten con mayor oportunidad las cuentas de cobro. Para ello, se anexa presentación que realizó el Subdirector Financiero en el Comité Directivo de fecha 25 de junio de 2020, en la que se analiza el buen compartamiento de la presentación de cuentas por parte de los supervisores (ver diapositivas 13, 14 y 15). Así mismo, se incluyen a manera de ejemplo, los correos que Financiera envía a todos los supervisores para que presenten oportunamente las cuentas para el mes de mayo y junio.","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Esta actividad se encuentra cerrada, conforme a la evaluación realizada por la SCI el 30/04/2020.\nEl proceso para el presente monitoreo y con el fin de evidenciar mejora en su gestión producto del cumplimiento de la acción del plan de mejora, carga  en el one drive una presentación que realizó el Subdirector Financiero en el Comité Directivo de fecha 25 de junio de 2020, en la que se analiza el buen compartamiento de la presentación de cuentas por parte de los supervisores (ver diapositivas 13, 14 y 15) e incluye a manera de ejemplo, los correos que la Subdirección Financiera envía a todos los supervisores para que presenten oportunamente las cuentas para el mes de mayo y junio de 2020","Cerrada","Contratista SCI","30/04/2020\n27/07/2020","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa la actualización del procedimiento JEP-PT-10-03, Programa Anual Mensualizado de Caja, del 05-03-2020 Versión 1.0, en el cual se incluyó punto de control para realizar el seguimiento periódico de ejecución de PAC aprobado.  Así mismo, se adjuntan  correos electrónicos dirigidos a los supervisores de contratos, donde se generan las alertas para una adecuada ejecución de los recursos del presupuesto aprobado, los cuales se relacionan. \n\nSin embargo, en el control de cambios del procedimiento JEP-PT-10-03, Programa Anual Mensualizado de Caja, no se determinan las modificaciones realizadas al procedimiento en el control de cambios, así mismo el proceso no adjunta la solicitud de modificación y correo electrónico remitido a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\n\nConforme al monitoreo realizado por el proceso para el II trimestre, se da explicación de la modificación realizada a la actualización del procedimiento JEP-PT-10-03, Programa Anual Mensualizado de Caja, del 05-03-2020 Versión 1.0, en el cual se incluyo el control \"Realiza seguimiento periódico a la ejecución del PAC aprobado, cruzando la información con lo pagado, y se remite alerta a los supervisores sobre las cuentas pendientes por radicar en la Subdirección Financiera\", como soporte del cumplimiento de la acción de mejora se declara la eficacia de la acción.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se observa Actualización del procedimiento \"Programa Anual Mensualizado de Caja-JEP-PT-10-03\" con la incluir del control en la actividad No. 10; se evidencia la implementación del control mediante correos electrónicos remitidos a los supervisores de contratos, dando cumplimiento a la acción de mejora."]
[6,"Informe de Auditoria ","Se evidencia cumplimiento de las actividades documentadas en el procedimiento JEP-PT-10-04 Conciliación bancaria de 26-03-2019, el cual consiste en la confrontación de los valores registrados en el libro auxiliar de bancos y los valores suministrados por el banco a través del extracto bancario; sin embargo, los informes generados por las áreas de Tesorería y Contabilidad no establecen fechas en la cual se elaboran las conciliaciones.","Informes generados por Tesorería y Contabilidad sin espacio que reporte la fecha de elaboración ","AM","Actualizar el procedimiento \"Conciliación Bancaria-JEP-PT-10-04\" e incluir un nuevo punto de control adicional ","Presentar la actualización del procedimiento con la inclusión en la Actividad No.9 que la plantilla de conciliación debe tener fecha de elaboración  ","2019-12-16","2020-08-31","Asesor II","2020-07-03","El día 10 de febrero de 2020, se remitió solicitud a la oficina de Fortalecimiento Institucional solicitud de actualización del procedimiento JEP-PT-10-04  Conciliación Bancaria, se adelantaron mesas de trabajo el 10 y 14 de febrero, y finalmente el 5 de marzo la oficina de Fortalecimiento nos informó que se realizó la actualización del procedimiento y que se dispuso en la la intranet la nueva versión. Se modificó con la actualización del responsable de la ejecución de la conciliación y el detalle de la información objeto de verificación. Así mismo el 04 de febrero, se  incluyó la fecha de elaboración en la planilla de conciliación bancaria. Mayo 11 se solicitó por correo electrónico a Fortalecimiento Institucional la confirmación del requerimiento de codificación del mismo. El mismo día confirmó que no era procedente su codificación (se anexa correo) Junio 10 se solicita a Control Interno la ampliación en tiempo para el reporte. Junio 11 Control Interno aprueba la ampliacion. Junio 12 conforme el correo de la Subdirección de Fortalecimiento, el formato “Conciliación Bancaria” no se debe codificar en atención con un lineamiento en el procedimiento “JEP-PT-02-01  Elaboración y control de documentos” en el cual se especifican los documentos que no se codificarán ni harán parte del Sistema de Gestión de la calidad (SGC). Julio 3 en un ejercicio de aseoramiento y acompañamiento en acciones de riesgo que brindó la Subdirección de Fortalecimiento (se anexa), se evidencia que el ajuste realizado en el procedimiento  ha permitido garantizar la elaboración de las conciliaciones bancarias. Se anexa ejemplo de conciliación bancaria del mes de marzo de 2020","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Esta actividad se encuentra cerrada, conforme a la evaluación realizada por la SCI el 30/04/2020  \nEl proceso para el presente monitoreo y con el fin de evidenciar mejora en su gestión, producto del cumplimiento de la acción del plan de mejora, anexa listado de asistencia y ayuda de memoria de la reunión realizada el  03/07/2020 con la Subdirección de Fortalecimiento Institucional en la cual se indica que el ajuste realizado en el procedimiento  ha permitido garantizar la elaboración de las conciliaciones bancarias. Adicional a ello, adjuntan ejemplo de conciliación bancaria del mes de marzo de 2020","Cerrada","Contratista SCI","30/04/2020\n27/07/2020","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el procedimiento JEP-PT-10-04 Conciliación Bancaria actualizado el 05/03/2020 versión 1.0, así mismo, el proceso adjuntó 2 conciliaciones bancarias.  Sin embargo, en el control de cambios del procedimiento JEP-PT-10-04, no se determinan las modificaciones realizadas al procedimiento en el control de cambios, así mismo el proceso no adjunta la solicitud de modificación y correo electrónico remitido a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\n\nDe otra parte, el formato en que se realizan las conciliaciones bancarias no se encuentra adoptado al Sistema de Gestión de Calidad.\n\nConforme a la evaluación realizada por la SCI en el II trimestre de 2020, se corrige el estado de la acción determinado en la columna U, toda vez que, por error involuntario quedo Cerrada, siendo esta en estado Abierta.  lo anterior se justifica con las siguientes observaciones, así:\n\nEl procedimiento JEP-PT-10-04 Conciliación Bancaria actualizado el 05/03/2020 versión 1.0, fue actualizado y no establece en el control de cambios la modificación. Atendiendo el monitoreo realizado por el proceso se indica: \"Se modificó con la actualización del responsable de la ejecución de la conciliación y el detalle de la información objeto de verificación. Así mismo el 04 de febrero, se incluyó la fecha de elaboración en la planilla de conciliación bancaria\", sin embargo, la actividad planificada es “Presentar la actualización del procedimiento con la inclusión en la Actividad No.9 que la plantilla de conciliación debe tener fecha de elaboración”.\n\nAsí mismo, el proceso manifiesta que el 04 de febrero, se incluyó la fecha de elaboración de la conciliación en la planilla de conciliación bancaria, del cual se adjunta como muestra.\n\nPor lo anterior, se requiere que el proceso de cumplimiento de la actividad documentada para proceder al cierre de la actividad y posterior declaración de la eficacia.  Se alerta del vencimiento de la actividad con fecha 31/07/2020.","Abierta"]
[7,"Informe de Auditoria ","Se recomienda que los documentos soportes de órdenes de pago sean legibles, para dar aplicación a las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado de la Ley 594 de 2000 y en especial al contenido del “ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación, así mismo, tener en cuenta las disposiciones del Articulo 617 del Estatuto Tributario y de lo señalado en el Articulo 3 del decreto 522 de 2003.","Falta de lineamiento en la normatividad por parte de los servidores de  la entidad para la generación de documentos en originales y copias","AM","Gestionar el lineamiento específico sobre los estándares mínimos que debe presentar un documento legible","Solicitar a Gestión Documental el lineamiento específico sobre los estándares mínimos que debe presentar un documento legible y circularizar el lineamiento","2019-12-16","2020-01-31","Asesor II","2020-06-30","Se solicitó acompañamiento al Departamento de Gestión Documental, con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos definidos en el artículo 47 de la Ley 594 de 2000. Junio 30 se realizó la verificación a los archivos de gestión intervenidos por la UT DOCUMENTAL-JPC-KMP-2019 por parte de la Subdirección Financiera y el Departamento de Gestión Documental.","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Esta actividad se encuentra cerrada, conforme a la evaluación realizada por la SCI el 30/04/2020.\nEl proceso para el presente monitoreo y con el fin de evidenciar mejora en su gestión, producto del cumplimiento de la acción del plan de mejora, carga en el one drive acta de la reunión realizada con el departamento de gestión documental \"Junio 30 - Acta reunion Subdirección Financiera y Gestión Documental\", en la cual se realizó seguimiento a la organización de archivos de gestión","Cerrada","Contratista SCI","30/04/2020\n27/07/2020","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el Acta de Comité del 21/02/2020, reunión en la cual participaron servidores de la Subdirección Financiera y del Departamento de Gestión Documental; donde se trataron los temas de gestión documental en lo referente a los lineamientos del artículo 47 de la Ley 594 de 2000, se determinó: \n\n\"...Se solicita a la Subdirección Financiera que al tramitar o recibir documentos se verifique la calidad de los soportes bien sean originales o copias para que la información sea legible y clara, motivo por el cual la Subdirección debe abstenerse de recibir documentos ilegibles y en mal estado, en caso de presentarse realizar la devolución de los mismos y solicitar nuevamente los soportes para continuar con el trámite, los documentos que se encuentren en papel químico (fax, recibos y otros), se debe fotocopiar...\"\n\nLa Subdirección de Control Interno declara el estado cerrada para esta actividad, no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda realizar un muestreo con el propósito de declarar la eficacia de la acción.\n\n","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se observa Acta de fecha 30/06/2020 en la cual se estable por parte del Departamento de Gestión Documental lo siguiente “Se cotejó que la ordenación física de la documentación que conforma cada carpeta y/o expediente de la serie y/o subserie por consecutivo de comprobante con sus respectivos soportes, respetando el principio de procedencia y orden original, de conformidad con los lineamientos establecidos”, dando cumplimiento a la acción de mejora."]
[8,"Informe de Auditoria ","En el ejercicio auditor se puedo observar firmas en documentos con tintas de diferentes colores, por lo que se recomienda establecer controles y tomar acciones para dar cumplimiento a las disposiciones de acuerdo con la Ley 43 de 1913, Ley 527 de 1999, Ley 594 de 2000, Decreto 2150 de 1995, Acuerdo AGN 060 de 2001 y Circular Interna No. 13 de 1999 del AGN: \"no se deben utilizar micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda, puesto que dada la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse y a perder su coloración en corto tiempo. Se debe firmar con bolígrafo de tinta negra insoluble.” Así mismo cumplir con las siguientes especificaciones \" La tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, ¡materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación. La tinta debe fluir de la pluma o la respectiva fuente, fácil y libremente sin interrupciones, permitiendo una escritura suave (no abrasiva) y debe secar rápidamente. El matiz del color de la tinta debe ser uniforme a través de toda la escritura. La tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre papel bond. La tinta permanente debe presentar un nivel despreciable de pérdida de color al ser expuesto a la luz del día, rayos ultravioletas o sumergirla en agua o alcohol”.","Falta de lineamiento y normatividad del archivo general de la nación","AM","Gestionar el lineamiento específico sobre los estándares mínimos que se debe exigir en las firmas de los documentos","Solicitar a Gestión Documental el lineamiento específico sobre los estándares mínimos que se debe exigir en las firmas de los documentos y circularizar el lineamiento","2019-12-16","2020-01-31","Asesor II","2020-06-30","El Subdirector Financiero estableció como directriz, al interior de la Subdirección Financiera, que la firma y producción de documentos se debe realizar con esferos de tinta permanente y de color negro, quedando restringido el uso de micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda y de colores, con el fin de garantizar la adecuada preservación y conservación de la documentación producida por la Subdirección Financiera. Junio 30 se realizó la verificación a los archivos de gestión intervenidos por la UT DOCUMENTAL-JPC-KMP-2019 por parte de la Subdirección Financiera y el Departamento de Gestión Documental. Específicamente ver \"compromisos\".","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Esta actividad se encuentra cerrada, conforme a la evaluación realizada por la SCI el 30/04/2020.\nEl proceso para el presente monitoreo y con el fin de evidenciar mejora en su gestión, producto del cumplimiento de la acción del plan de mejora, reporta que se realizó reunión con el Departamento de Gestión Documental para verificar los archivos de gestión intervenidos por la UT DOCUMENTAL-JPC-KMP-2019, tal como lo se evidencia en el one drive  \"Junio 30 - Acta reunion Subdirección Financiera y Gestión Documental (ver compromisos)\"  ","Cerrada","Contratista SCI","30/04/2020\n27/07/2020","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el Acta de Comité del 21/02/2020, reunión en la cual participaron servidores de la Subdirección Financiera y del Departamento de Gestión Documental; donde se trataron los temas de gestión documental en lo referente al cumplimiento del uso de tinta permanente y de color negro, se determinó: \n\n\"...manifestó haber realizado una reunión con todo el equipo de trabajo, donde se indicó que para la firma y producción de documentos esta se debe realizar con esferos de tinta permanente y de color negro, quedando restringido el uso de micropuntas o bolígrafos de tinta humada y de colores...\", \n\nLa Subdirección de Control Interno declara el estado cerrada para esta actividad, no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda realizar un muestreo con el propósito de declarar la eficacia de la acción.","Cerrada","SI","  \nSe declara eficacia de la acción, toda vez que, se observa Acta de fecha 30/06/2020 en la cual se reitera el lineamiento “continuar utilizando para la firma de documentos los esferos de tinta permanente y de color negro, quedando restringido el uso de micropuntas o bolígrafos de tinta humada y de colores”, dando cumplimiento a la acción de mejora."]
[9,"Informe de Auditoria ","Se recomienda para la organización de las unidades documentales del proceso Gestión Financiera, se acaten los lineamientos emitidos en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de archivos de gestión y de los lineamientos definidos por el por el Archivo General de la Nación -AGN en el Acuerdo 042 de 2002.","Débil divulgación de los lineamientos del procidiemiento JEP PT-13-02","AM","Gestionar el lineamiento específico sobre la organización de las unidades documentales del proceso de gestión financiera","Solicitar a Gestión Documental el lineamiento específico sobre la organización de las unidades documentales del proceso de gestión financiera","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-06-30","El resultado del acompañamiento realizado por el Departamento de Gestión Documental el 21 de febrero de 2020, en el que se realizó verificación de la organización de los archivos de gestión de conformidad con lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 de los procesos archivísticos de clasificación, organización, foliación, marcación e identificación de las unidades de conservación (carpetas y cajas), inventario documental (FUID). • La organización de los archivos de gestión está basada en la Tabla de Retención Documental. Junio 11 se incluye la \"causa\" en este ítem en los siguientes términos \"Solicitar a Gestión Documental el lineamiento específico sobre la organización de las unidades documentales del proceso de gestión financiera\". Junio 30 se realizó la verificación a los archivos de gestión intervenidos por la UT DOCUMENTAL-JPC-KMP-2019 por parte de la Subdirección Financiera y el Departamento de Gestión Documental. Se anexa FUID y rótulos de caja y carpeta","Cerrada","Profesional de gestión II\nSubdirección de Fortalecimiento Institucional","2020-07-21","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive \"Junio 30 - Acta reunion Subdirección Financiera y Gestión Documental,Junio 30 - FUID-SUBDIRECCIÓN FINANCIERA 2017-2018-2019,Junio 30 - ROTULO CARPETAS- FINANCIERA, Junio 30 - ROTULOS CAJAS- FINANCIERA y Junio 12- Correo enviado a Control Interno derivado de la reunión de trabajo de junio 11\" se observa que se han realizado gestiones en pro del cumplimiento de la actividad ","Cerrada","Contratista SCI","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se aporta el Acta de Comité del 30/06/2020, reunión en la cual participaron el Subdirector Financiero y servidores del Departamento de Gestión Documental; donde se trataron los temas de gestión documental en lo referente a la organización y conservación de los archivos de gestión, así como la entrega del FUID con corte a 2019, así: \n\n“Se verificó el diligenciamiento de los campos del rotulo de caja y carpeta, de acuerdo con el contenido de la unidad documental teniendo en cuenta los formatos de rótulos suministrados por la JEP.\nLa verificación se realizó sobre las siguientes cantidades entregadas: \n * Serie Documental: Comprobantes de Pago 2017, Unidades Documentales: 1 Carpetas, Cajas X-200: 1 Cajas \n  * Serie Documental: Comprobantes de Pago 2018, Unidades Documentales: 122, Carpetas Cajas X-200: 23 Cajas.  \n * Serie Documental: Comprobantes de Pago 2019, Unidades Documentales: 326 Carpetas Cajas X-200: 63 Cajas” \n\n De otra parte, se evidenció que el proceso solicitó la ampliación de la fecha de finalización de la actividad, mediante correo electrónico del 10/06/2020, a la SCI, solicitud que fue confirmada en correo electrónico del 11/06/2020.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte y evidencia de los rótulos de las carpetas y cajas, donde se evidencie las fecha inicial y final, número de folios, serie y subserie a la cual pertenecen de acuerdo a las TRD del proceso, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.","Cerrada"]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"JUAN DAVID OLARTE TORRES, Subdirector Financiero"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-30","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-06-10","Subdirección de Control Interno","Se realiza modificación de la fecha de finalización de los  Ítems 1, 2, 3, 6 y 9   de acuerdo a solicitud remitida mediante correo electrónico por parte del proceso."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-08-03","Subdirección de Control Interno","Se realiza modificación de la fecha de finalización de los  Ítems  6   de acuerdo a solicitud remitida mediante correo electrónico por parte del proceso."]

{"sheet":"Análisis causa","index":2,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[11,2,11,12],[1,2,1,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[3,2,3,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA "]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]

{"sheet":"ejemplo diligenciado","index":3,"n_rows":44,"n_cols":16,"rows_kept":44,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[54,0,54,1],[54,10,54,12],[55,10,55,12],[0,3,0,13],[1,3,1,13],[42,0,42,1],[42,8,42,12],[6,13,7,13],[6,10,7,10],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[0,0,1,2],[2,0,2,15],[3,0,3,2],[3,4,3,5],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[42,14,42,15],[43,0,43,1],[43,10,43,12],[44,0,44,1],[44,10,44,12],[8,8,10,8],[8,9,10,9],[5,5,6,5],[5,6,6,6],[5,7,6,7],[5,8,5,11],[6,8,7,8],[6,9,7,9],[8,0,10,0],[8,1,10,1],[6,14,7,14],[6,15,7,15],[5,12,5,15],[8,2,10,2],[8,3,10,3],[8,4,10,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[5,4,7,4]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 0.0","2019-07-19"]
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["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)"]
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["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA DEVILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba la debilidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados)"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las debilidades u oportunidades de mejora.","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acción a implementar)\nAcción de mejora AM, Acción correctiva AC)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Cargo de quien realiza el  monitoreo) ","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  el monitoreo por parte del proceso)","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO\n\n\n(Descripción cualitativa del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Cargo del profesional del seguimiento de la SCI) ","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI o Auditor Interno)","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta, cerrada o vencida)"]
[null,null,null,null,null,"ACTIVIDADES\n","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Oportunidad de Mejora","Desarrollar las acciones administrativas necesarias para llevar a cabo la baja de bienes muebles que se encuentran en desuso.","Debido al agotamiento de la vida útil de los bienes muebles adquiridos por la JEP y que su vida util ha culminado, dichos biene deben darse de baja desarrollando esta actividad periódicamente.","AP","1. Actualizar el inventario de los elementos suceptibles de baja a partir del levantamiento físico del inventario vigencia 2018.","2019-04-21","2019-08-31","Martha Usache\nMartha Hurtado","2019-12-15","Se evidencia en la relacion de inventario de bienes suceptibles para baja,  el listado de bienes firmados.","ABIERTA"]
[null,null,null,null,null,"2. Adelantar el proceso de baja de los bienes identificados a través de la relación de todos los bienes identificados, citando al comite de gestión para exponer la necesidad y proceder a proyectar la resolución","2019-09-01","2019-09-30",null,null,"Esta pendiente convocar el comité de bajas pero  ya existe un borrador  para convocar al comité, esta información se evidencia en el computador de Martha Useche","ABIERTA"]
[null,null,null,null,null,"3. Autorización de la baja de bienes mediante la Resolución.","2019-10-01","2019-11-29",null,null,"Se evidencia que existe  el borrador de resolución de baja de bienes,  esta información se evidencia en el computador de Martha Useche ","ABIERTA"]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]