{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["lista desplegables ","Análisis causa 1 Debilidad","Análisis causa 2 Debilidad","Plan de mejoramiento "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":3,"comments":1,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,31]

{"sheet":"Análisis causa 1 Debilidad","index":1,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[3,2,3,12],[11,2,11,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestión Contractual"]
[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Informe Auditoria Interna No. 1"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","1. DEBILIDAD: \n1. Realizada la verificación de los expedientes contractuales tomados en la muestra de auditoría, se evidenció que los mismos carecen de los informes de supervisión; lo anterior, incumpliendo lo establecido en el literal e.) del artículo 5.4 del Manual de Contratación de la JEP.\n"]
[null,"CORRECCIÓN","Inclusión periodica de los informes de supervisión en los expedientes contractuales de acuerdo a lo pactado en los contratos o convenios."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción de mejora y Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Técnica de los \"5 ¿Por qué?\""]
[null,"FECHA"," 19/12/2019"]
[null,"PARTICIPANTES","Subdirector de Contratación"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. ¿Por qué no están incluidos en los expedientes contractuales los informes de supervisión?"]
[null,"Cusa: El supervisor no entregó para archivo de los documentos en el expediente contractual el informe de supervisión."]
[]
[null,"2. ¿Por qué el supervisor no entregó el informe de supervisión para archivo en el expediente contractual?"]
[null,"Causa:  Los funcionarios designados como supervisores tienen a cargo otras actividades laborales adicionales a la supervisión de los contratos, razon por la cual el personal encargado de brindar apoyo a la supervisión debe gestiona gran parte de este tipo de tramites.  "]
[]
[null,"3. ¿Por qué el personal encargado de brindar apoyo a la supervisión no gestiona este tipo de labores de manera adecuada? "]
[null,"Causa: El personal de apoyo a la supervisiron no realiza los informes de supervisión o realiza de manera inadeacuada esta gestión. "]
[]
[null,"4. ¿Por qué el personal de apoyo a la supervisiron no realiza los informes de supervisión o realiza de manera inadeacuada esta gestión?"]
[null,"Causa: Dado que los funcionarios designados como supervisores concentran su labor en otras actividades laborales adicionales a la supervisión de los contratos, no tienen un conocimiento mas detallado del desarrollo de los contratos a su cargo."]
[]
[null,"5. ¿Por qué el funcionario designado como supervisor no tienen un conocimiento mas detallado del desarrollo de los contratos a su cargo?"]
[null,"Causa: Falta de seguimiento propio por parte de los supervisores a las obligaciones incluidas en los contratos."]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[]
[null,"Falta de seguimiento a la ejecución del contrato por parte del supervisor."]

{"sheet":"Análisis causa 2 Debilidad","index":2,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestión Contractual"]
[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","Informe Auditoria Interna No. 1"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","2. DEBILIDAD: \nEn el análisis de los expedientes contractuales analizados según muestra seleccionada, se pudo evidenciar que hay deficiencias en la organización documental, toda vez que, algunos documentos se encuentran sin foliar y otros se encuentran mal foliados, lo anterior, incumplimiento lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de Archivos de Gestión del 19/06/2019 y de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN en el acuerdo 042 de 2002. \n"]
[null,"CORRECCIÓN","La organización documental en los expedientes contractuales de acuerdo a los lineamientos establecidos en las normas archivisticas. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción de mejora y Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Técnica de los \"5 ¿Por qué?\""]
[null,"FECHA"," 19/12/2019"]
[null,"PARTICIPANTES","Subdirector de Contratación"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. ¿Por qué hay deficiencias en la organización documental de los expedientes contractuales?"]
[null,"Causa: No hay un manejo adecuado en la forma en que se crean y se alimentan los expedientes contractuales por parte de los responsables de dicha labor. "]
[]
[null,"2. ¿Por qué hay un manejo inadecuado de parte de los responsables en la forma de crear y alimentar los expedientes contractuales? "]
[null,"Causa: La organización no la estan realizando de acuerdo a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de Archivos de Gestión del 19/06/2019 y en el Acuerdo 042 de 2012 emanado por el Archivo General de la Nación – AGN."]
[]
[null,"3. ¿Porque la organización no la estan realizando de acuerdo a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 y el acuerdo 042 de 2002 del AGN?"]
[null,"Causa: Al momento de crear los expedientes y de archivar la documentación, los responsables lo han realizado de acuerdo a su propio criterio."]
[]
[null,"4. ¿Por qué al momento de crear los expedientes y de archivar la documentación, los responsables lo han realizado de acuerdo a su propio criterio?"]
[null,"Causa: Desde el punto de vista técnico los responsables no tienen un criterio que les permita adelantar su labor de acuerdo al procedimiento adoptado por la JEP y al Acuerdo emanado por el AGN."]
[]
[null,"5. ¿ Por que desde el punto de vista técnico los responsables no tienen un criterio que les permita adelantar su labor de acuerdo al procedimiento adoptado por la JEP y al Acuerdo emanado por el AGN?"]
[null,"Causa: Desconocimiento de las directrices y normas en materia archivistica. "]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[]
[null,"Falta de seguimiento a la ejecución del contrato por parte del supervisor."]

{"sheet":"Plan de mejoramiento ","index":3,"n_rows":28,"n_cols":23,"rows_kept":28,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[7,21,8,21],[7,22,8,22],[4,5,6,5],[3,0,3,2],[0,0,2,2],[1,3,1,12],[0,3,0,12],[4,6,6,6],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[5,9,6,9],[5,10,6,10],[5,11,6,11],[5,12,6,12],[3,21,3,22],[4,0,6,0],[3,3,3,12],[4,21,4,22],[4,13,4,16],[4,17,4,20],[4,1,6,1],[4,2,6,2],[4,3,6,3],[4,4,6,4],[4,9,4,12],[5,16,6,16],[5,15,6,15],[5,14,6,14],[5,13,6,13],[5,22,6,22],[5,21,6,21],[5,20,6,20],[17,19,17,22],[18,0,18,2],[18,3,18,4],[18,15,18,17],[19,0,19,1],[19,15,19,17],[17,0,17,2],[17,3,17,4],[17,13,17,17],[30,15,30,17],[22,2,22,6],[23,4,23,6],[24,4,24,6],[25,4,25,6],[26,4,26,6],[27,4,27,6],[11,1,12,1],[11,2,12,2],[11,3,12,3],[29,0,29,1],[29,15,29,17],[5,19,6,19],[5,18,6,18],[5,17,6,17],[13,0,14,0],[13,1,14,1],[13,2,14,2],[13,3,14,3],[7,0,8,0],[7,1,8,1],[7,2,8,2],[7,3,8,3],[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,2,10,2],[9,3,10,3],[11,0,12,0]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 0.0","2019-11-08"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO: \n",null,null,"GESTIÓN CONTRACTUAL"]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba la debilidad cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detectó con el fin de promover el logro de mejores resultados)"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las debilidades u oportunidades de mejora.","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acción a implementar)\nAcción de mejora AM, Acción correctiva AC)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Cargo de quien realiza el  monitoreo) ","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  el monitoreo por parte del proceso)","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO\n\n\n(Descripción cualitativa del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Cargo de quien realiza el  seguimiento) ","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza el seguimiento por parte de la SFI)","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN\n\n(Cargo del profesional del seguimiento de la SCI) ","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte del profesional del seguimiento de la SCI)","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta, Cerrada)\n\n","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia de la acción,\nactividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrada la acción. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Informe Auditoria Interna No. 1","1. DEBILIDAD: \n\n1.\tRealizada la verificación de los expedientes contractuales tomados en la muestra de auditoría, se evidenció que los mismos carecen de los informes de supervisión; lo anterior, incumpliendo lo establecido en el literal e.) del artículo 5.4 del Manual de Contratación de la JEP.","Falta de seguimiento a la ejecución del contrato por parte del supervisor.","ACCIÓN DE MEJORA","Remisión de oficio puntual  a las áreas responsables para que sean revisadas y ajustadas las carpetas y sean incluidos los informes de supervisión respectivos.  ","Revisar y completar los documentos que hacen parte de los expedientes contractuales.","2020-01-15","2020-09-30","Subdirector de Contratación","2020-10-05","Se implementó la acción de mejora así: \n\nSe presenta documento denomindado \"INFORME DE REVISIÓN DE EXPEDIENTES EN SECOP – 2019\" en el cual se evidencia el resultado positivo de la revisión efectuada a los expedientes contractuales conformados durante la vigencia 2019. Es importante precisar que esta revisión se realizó en diferentes etapas orientadas a la verificación y garantía de la integralidad, orden y cumplimiento de requisitos legales de los documentos que conforman los expedientes contractuales en el marco de las normas archivísticas y contractuales vigentes en el país, así como los procesos y procedimientos propios de la JEP. \n\nConforme a lo mencionado y dando alcance a todas  las actividades realizadas y reportadas en los informes anteriores, se da cumplimiento a  la acción establecida.  \n","Cerrada","Profesional especializado II","2020-10-09","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso se observa el cumplimiento de la acción propuesta, logrando la revisión, al 26 de agosto de 2020, de los 436 procesos de contratación de la vigencia 2019, tal como se informa en el documento de fecha 05/10/2020 denominado \"Informe  de  revisión  de  expedientes  en  Secop–2019con  corte  al  30  de septiembre de 2020.\"","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-10-26","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia el cumplimiento de la actividad, toda vez que,  el proceso aportó  documento de fecha  05/10/2020  denominado \" Informe  de revisión de expedientes en SECOP 2019 con corte al 30  septiembre de 2020\" donde se evidencia la  revisión de 436 procesos de contratación , dando cumplimiento a las actividades establecidas en los reportes efectuados en el plan de mejoramiento.\n\nDe otra parte, se evidenció que el proceso solicitó  la ampliación de la fecha de finalización de la actividad,  para el 30 de septiembre de 2020.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa,  este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas  por el proceso, brindando con ello aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.\n\n\n","Cerrada"]
[null,null,null,null,"ACCIÓN CORRECTIVA ","Remisión mensual vía correo electrónico de mensaje masivo recordando a los supervisiores y ordenadores del gasto la obligación de mantener actualizada y publicada en el SECOP la información de la ejecución contractual. ","Remisión de correo electrónico masivo.","2020-01-15","2020-07-15","Subdirector de Contratación","2020-07-15","Se implementó la acción de correctiva así: \n\n*Remisión de los correos electrónicos mensuales a los ordenadores del gasto y supervisores de los contratos; los mismos han sido enviados en las siguientes fechas: 14/02/2020, 18/03/2020 y 16/04/2020, 13/05/2020 y 30/06/2020.\n\nLas acciones quedaron implementados dentro del plazo establecido y el  \"INFORME DE REVISIÓN DE EXPEDIENTES EN SECOP – 2019\" da cuenta de la efectvidad de la gestión realizada.\n\nConforme a lo mencionado y dando alcance a todas  las actividades realizadas y reportadas en los informes anteriores, se da cumplimiento a  la acción establecida. ","CERRADA","Profesional especializado II","2020-10-09","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso, se observa el cumplimiento de la acción propuesta en el tiempo determinado (17/07/2020), mediante la remisión de correos electrónicos mensuales a Ordenadores del Gasto y Supervisores de contratos recordando la obligación de mantener actualizada y publicada en el SECOP la información de la ejecución contractual. \n*vale la pena mencionar que (conforme a lo informado por el proceos - Norma Bonilla) el 28 de agosto de 2020 se realizó una reunión con la Subdirección de Control Interno en donde se acordaba que esta acción se consideraba cumplida.","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-10-26","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia el cumplimiento de la actividad, toda vez que,  la  Subdirección de  Contratación,  mediante correos electrónicos de fecha 16/04/2020, 13/05/2020 y 30/06/2020 recordó a los Ordenadores del Gasto y a los Supervisores de contratos o convenios, la obligación de mantener los documentos de la ejecución contractual actualizados en el expediente contractual y publicados en el SECOP.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa,  este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas  por el proceso, brindando con ello aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa. Sin embargo, no se encontró evidencia de la información que reporta  del  28 de agosto de 2020, razón por la cual se recomienda  aportar la evidencia o indicar como se obtuvo la información.   \n","Cerrada"]
[2,"Informe Auditoria Interna No. 1","2. DEBILIDAD: \n\nEn el análisis de los expedientes contractuales analizados según muestra seleccionada, se pudo evidenciar que hay deficiencias en la organización documental, toda vez que, algunos documentos se encuentran sin foliar y otros se encuentran mal foliados, lo anterior, incumplimiento lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de Archivos de Gestión del 19/06/2019 y de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN en el acuerdo 042 de 2002. ","Desconocimiento de los lineamientos en materia de gestión documental.","ACCIÓN DE MEJORA","Socializar los lineamientos en materia de gestion documental al interior de la Entidad.   ","Documento dirigido a los directivos, ordenadores del gasto y supervisores de la Entidad sobre el cumpliento de las normas archivisticas.","2020-01-15","2020-09-30","Jefe del Departamento de Gestión Documental","2020-10-05","Se implementó la acción de mejora así: \n\n25/09/2020:  Fueron socializados los \"LINEAMIENTOS NORMATIVOS PARA LA GESTIÓN Y TRÁMITE DE LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ\" vía correo electrónico por parte del Jefe del Departamento de Gestión Documental  a todos los Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Ordenadores del Gasto y Supervisores. \n\nConforme a lo mencionado y dando alcance a todas  las actividades realizadas y reportadas en los informes anteriores, se da cumplimiento a  la acción establecida.  \n","CERRADA","Profesional especializado II","2020-10-09","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso se observa el cumplimiento de la acción propuesta mediante la remisión de correo electrónico el 25 de septiembre de 2020 por parte del Jefe del Departamento de Gestión Documental, socializando a directivos y supervisores los \"LINEAMIENTOS NORMATIVOS PARA LA GESTIÓN Y TRÁMITE DE LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ\".","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-10-26","\nEVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia el cumplimiento de la actividad, toda vez que,  el proceso adjuntó  documento de fecha  18/09/2020  denominado \"LINEAMIENTOS NORMATIVOS PARA LA GESTIÓN Y TRÁMITE DE LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ\". firmado por el Jefe del Departamento de Gestión Documental,  dirigido a los directivos, ordenadores del gasto y supervisores de la Entidad sobre el cumpliento de las normas archivisticas, el cual fue socializado el 25/09/2020, dando cumplimiento a las actividades establecidas en los reportes efectuados en el plan de mejoramiento.\n\nDe otra parte, se evidenció que el proceso solicitó  la ampliación de la fecha de finalización de la actividad,  para el 30 de septiembre de 2020.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa,  este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas  por el proceso, brindando con ello aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,"ACCIÓN CORRECTIVA ","Requerimientos puntuales a las áreas responsables para revisar, ordenar y ajustar las carpetas contractuales bajo los lineamientos del Departamento de Gestión Documental.","Plan de choque para efectuar la organización documental de los expedientes.","2020-01-15","2020-09-30","Subdirector de Contratación","2020-10-05","Se implementó la acción de mejora así: \n\nSe presenta documento denomindado \"INFORME DE REVISIÓN DE EXPEDIENTES EN SECOP – 2019\" en el cual se evidencia el resultado positivo de la revisión efectuada a los expedientes contractuales conformados durante la vigencia 2019. Es importante precisar que esta revisión se realizó en diferentes etapas orientadas a la verificación y garantía de la integralidad, orden y cumplimiento de requisitos legales de los documentos que conforman los expedientes contractuales en el marco de las normas archivísticas y contractuales vigentes en el país, así como los procesos y procedimientos propios de la JEP. \n\nConforme a lo mencionado y dando alcance a todas  las actividades realizadas y reportadas en los informes anteriores, se da cumplimiento a  la acción establecida. ","CERRADA","Profesional especializado II","2020-10-09","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso se observa el cumplimiento de la acción propuesta, logrando la revisión, al 26 de agosto de 2020, de los 436 procesos de contratación de la vigencia 2019, tal como se informa en el documento de fecha 05/10/2020 denominado \"Informe  de  revisión  de  expedientes  en  Secop–2019con  corte  al  30  de septiembre de 2020.\"","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-10-26","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia el cumplimiento de la actividad, toda vez que,  el proceso adjuntó  documento de fecha  05/10/2020  denominado \" Informe  de revisión de expedientes en SECOP 2019 con corte al 30  septiembre de 2020\" donde se evidencia la  revisión de 436 procesos de contratación , dando cumplimiento a las actividades establecidas en los reportes efectuados en el plan de mejoramiento.\n\nDe otra parte, se evidenció que el proceso solicitó  la ampliación de la fecha de finalización de la actividad,  para el 30 de septiembre de 2020.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa,  este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas  por el proceso, brindando con ello aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[3,"Informe Auditoria Interna No. 1","1. OBSERVACIONES / OPORTUNIDADES DE MEJORA: \n\n \tVerificados los expedientes contractuales de las diferentes modalidades de contratación, se observó que las listas de chequeo no se encuentran diligenciadas en su totalidad, para las etapas precontractual, contractual y poscontractual; por lo anterior, se recomienda diligenciar el documento a medida que se surtan las diferentes etapas de la contratación.  En caso de no requerir información o documento alguno diligenciar el campo con la palabra o abreviatura “No aplica – N/A”, con el propósito de no dejar campos en blanco en la lista de chequeo. ","Por el alto volumen de trámites contractuales  no se diligenciaron en su totalidad algunas listas de chequeo. ","ACCIÓN CORRECTIVA ","Diligenciar y completar las listas de chequeo de los expedientes contractuales que lo requieran. ","Completar las listas de chequeo que no se encuentran diligenciadas en su totalidad.","2020-01-15","2020-09-30","Subdirector de Contratación","2020-10-05","Se implementó la acción decorrectiva así: \n\nDe acuerdo al monitoreo del segundo trimestre, se adjuntan al presente, las listas de chequeo que fueron parte de la revisión de la Auditoría No, 1, en las cuales se evidencia el diligenciamiento de los campos en los cuales se han surtido las etapas precontractual, contractual y poscontractual. Algunos campos como por ejemplo: \"liquidación\" o constancia de \"cierre del expediente contractual\", no se encuetran diligenciados, teniendo en cuenta que a la fecha no se ha llevado a cabo dicha actividad. \n\nConforme a lo mencionado y dando alcance a todas  las actividades realizadas y reportadas en los informes anteriores, se da cumplimiento a  la acción establecida. ","CERRADA","Profesional especializado II","2020-10-09","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso se observa el cumplimiento de la acción propuesta, para tal efecto, se toma en cuenta los 2 archivos en PDF (cargados en el OneDrive)  que contienen las imágenes de 20 listas de chequeo (archivo 1) y 10 (archivo 2).","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-10-26","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia el cumplimiento de la actividad, toda vez que  el proceso aportó  dos archivos en PDF que contienen listas de chequeo  de diferentes modalidades de contratación, realizadas durante 2018 y  2019, soportando las evidencias de los avances en esta actividad.\n\nDe otra parte, se evidenció que el proceso solicitó  la ampliación de la fecha de finalización de la actividad,  para el 30 de septiembre de 2020.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa,  este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas  por el proceso, brindando con ello aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,"ACCIÓN DE MEJORA","Revisión y actualización de las listas de chequeo bajo  el nuevo régimen de contratación.","Revisar y actualizar los formatos de  la lista de chequeo por los diferentes métodos de selección.","2020-01-15","2020-09-30","Subdirector de Contratación","2020-10-05","Se implementó la acción de mejora así: \n\nDe acuerdo al monitoreo del segundo trimestre, se adjunta al presente una muestra de ocho (08) listas de chequeo que corresponden a los tres (03) formatos que fueron implementados y socializados el día 24 de abril de 2020, los cuales hacen referencia a: “FORMATO LISTA DE CHEQUEO – RÉGIMEN ESPECIAL CONTRATOS O CONVENIOS QUE NO REQUIEREN PLURALIDAD DE OFERTAS” de fecha 24/03/2020, “FORMATO LISTA DE CHEQUEO – RÉGIMEN ESPECIAL CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN” de fecha 23/04/2020, “FORMATO LISTA DE CHEQUEO – RÉGIMEN ESPECIAL INVITACIÓN PÚBLICA (IGUAL O SUPERIOR A 450 SMMLV / INFERIOR A 450 SMMLV / INFERIOR A 45 SMMLV / SUBASTA A LA BAJA) - INVITACIÓN CERRADA” de fecha 23/04/2020. \n\nConforme a lo mencionado y dando alcance a todas  las actividades realizadas y reportadas en los informes anteriores, se da cumplimiento a  la acción establecida. ","CERRADA","Profesional especializado II","2020-10-09","Tal como se indicó en seguimiento anterior, que aunque la actividad se encuentra cumplida, se requería el reporte de la implementación de los formatos, con el propósito de poder declarar la eficacia de la acción. \n*Por lo anterior y conforme al monitoreo y soportes presentados, se observa la utiliación de los formatos JEP-FR-08-10, -09, -08, en 6 de los 8 formatos cargados en el OneDrive.","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-10-26","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:  De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso,  se evidencia cumplimiento de la actividad planificada, por cuanto se soporto y verificó  la implementación de los siguientes  formatos durante el II trimestre de 2020:  1.Contratos o convenios que no requieren pluralidad de ofertas. 2. Invitación pública y cerrada. 3. Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Por lo tanto, la  actividad se encuentra cumplida. \n\nDe otra parte, se evidenció que el proceso solicitó  la ampliación de la fecha de finalización de la actividad,  para el 30 de septiembre de 2020.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa,  este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas  por el proceso, brindando con ello aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[4,"Informe Auditoria Interna No. 1","3. OBSERVACIONES / OPORTUNIDADES DE MEJORA:\n\n \tExisten varios contratos que culminaron su ejecución y no se evidencia el inicio de las gestiones para la liquidación de los mismos, aclarando que se encuentran en términos; sin embargo, se recomienda generar alertas a los supervisores para dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Contratación de la JEP, en los numeral 5.6 “Proceso de balance final o liquidación” y 5.7 “Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos”. ","Control sobre la fecha de finalización de la ejecución de los contratos y convenios para llevar a cabo la liquidación o el balance final. ","ACCIÓN DE MEJORA","Dar lineamientos puntuales a los supervisores de los contratos que hayan finalizado su ejecución para que se de inicio al trámite de liquidación o balance final, de conformidad con los términos establecidos en la Ley y en el Manual de Contratación.","Oficio de lineamientos","2020-01-15","2020-09-30","Subdirector de Contratación","2020-10-05","Se implementó la acción de mejora así: \n\n*Se presenta documento denominado \"Informe de gestión de liquidaciones de los contratos, convenios y órdenes de compra suscritos en el 2018 y 2019 con corte al 30 de septiembre de 2020\", en el cual se evidencia la gestión realizada, así como, los resultados positivos de la misma.\n\nConforme a lo mencionado y dando alcance a todas  las actividades realizadas y reportadas en los informes anteriores, se da cumplimiento a  la acción establecida. ","CERRADA","Profesional especializado II","2020-10-09","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso se observa el cumplimiento de la acción propuesta el trimestre anterior, (socialización a los ordenadores de gasto y supervisores de los contratos o convenios  los lineamientos para realizar las actas de  liquidación de los contrato). Adicionalmente, el proceso presenta un documento denominado \"Informe de gestión de liquidaciones de los contratos, convenios y órdenes de compra suscritos en el 2018 y 2019 con corte al 30 de septiembre de 2020\",  el cual muestra la gestión realizada para cumplir con el proceso de liquidación y balance final y cierre (según corresponda) de los contratos.","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-10-26","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia el cumplimiento de la actividad, toda vez que,  el proceso adjuntó  documento de fecha  05/10/2020  denominado \" Informe de gestión de liquidaciones de los contratos, convenios y órdenes de compra suscritos en el 2018 y 2019 con corte al 30 de septiembre de 2020\"  donde se evidencia  el avance significativo de las liquidaciones y balance final y cierre de los contratos suscritos durante 2018 y 2019.\n\nDe otra parte, es importante realtar que de conformidad con lo dispuesto en numeral  28 del punto 3  del  Capitulo III.\" Funciones de los Supervisores\" del Manual de Supervisón de la Jurisdicción Especial para la Paz, adoptado a través de la  Resolución No. 2994 de 2019 expedida por la Secretaría Ejecutiva de la JEP, es función del supervisor proyectar , en los casos que se requiera, con la colaboración de la Subdirección de Contratación (en los aspectos jurídicos) y la Subdirección Financiera (en los aspectos financieros), el acta de Balance Final y Cierre de la Contratación para la firma del ordenador del gasto.\n\nPor lo tanto, se recomienda continuar con los controles de seguimiento con el fin dar inicio a la liquidación de contratos de manera oportuna, es decir, una vez se culmine la ejecución. \n\nDe otra parte, se evidenció que el proceso solicitó  la ampliación de la fecha de finalización de la actividad,  para el 30 de septiembre de 2020.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa,  este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas  por el proceso, brindando con ello aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada "]
[null,null,null,null,"ACCIÓN DE MEJORA","Alerta mensual  vía correo electrónico  recordando a los supervisiores y ordenadores del gasto, sobre la terminación de ejecución de los contratos o convenios para que se inicien los trámites de liquidación o balance final. ","Remisión de correo electrónico con alerta de vencimiento de la ejecución de los contratos o convenios a los supervisores y ordenadores del gasto. ","2020-01-15","2020-07-15","Subdirector de Contratación","2020-07-15","Se implementó la acción de mejora así:  \n\nRemisión de los correos electrónicos mensuales a los ordenadores del gasto y supervisores de los contratos; los mismos han sido enviados en las siguientes fechas: 14/02/2020, 18/03/2020, 16/04/2020, 13/05/2020 - 30/06/2020. \n\nLas acciones quedaron implementados dentro del plazo establecido y el  \"Informe de gestión de liquidaciones de los contratos, convenios y órdenes de compra suscritos en el 2018 y 2019 con corte al 30 de septiembre de 2020\" da cuenta de la efectvidad de la gestión realizada.\n\nConforme a lo mencionado y dando alcance a todas  las actividades realizadas y reportadas en los informes anteriores, se da cumplimiento a  la acción establecida. ","CERRADA","Profesional especializado II","2020-10-09","Tal como se indicó en seguimiento anterior, la actividad se cumplió con la remisión de correos electrónicos con alerta de vencimiento de la ejecución de los contratos o convenios a los supervisores y ordenadores del gasto. Así mismo, para este seguimiento, el proceso adjunta el documento denominado \"Informe de gestión de liquidaciones de los contratos, convenios y órdenes de compra suscritos en el 2018 y 2019 con corte al 30 de septiembre de 2020\",  el cual muestra la gestión realizada para cumplir con el proceso de liquidación y balance final y cierre (según corresponda) de los contratos.","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-10-26","\nEVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:  De conformidad  al monitoreo y las evidencias presentadas por la Subdirección de Contratación, se evidencia  el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se remitieron  correos electrónicos el 16/04/2020, 13/05/2020 y 30/06/2020 alertando a los ordenadores del gasto y supervisores, sobre la liquidación que deben realizar a los contratos o convenios. Se evidencia el cargue de las bases de datos que contienen los que contratos que deben liquidarse. \n\nIgualmente , el proceso adjuntó  documento de fecha  05/10/2020  denominado \" Informe de gestión de liquidaciones de los contratos, convenios y órdenes de compra suscritos en el 2018 y 2019 con corte al 30 de septiembre de 2020\"  donde se evidencia  el avance significativo de las liquidaciones y balance final y cierre de los contratos suscritos durante 2018 y 2019.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa,  este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas  por el proceso, brindando con ello aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.\n\n","Cerrada"]
[5,"Informe Auditoria Interna No. 1","4. OBSERVACIONES / OPORTUNIDADES DE MEJORA:\n\n \tAnalizada la estructura de la matriz de riesgos establecida en cada uno de los estudios previos por las diferentes modalidades de contratación, se recomienda seguir las directrices establecidas en el Manual de Contratación, Capitulo II, numeral 1.1.2 Estudios y documentos Previos, Matriz de Riesgos, toda vez que, se hace necesario la identificación de los posibles riesgos en las diferentes etapas de la contratación.","No se cuenta con una metodologia para implementar la gestion de riesgos de acuerdo a la politica.","ACCIÓN DE MEJORA","Implementar la metodología para determinación de riesgos para los contratos de la JEP.","Elaborar el documento y someterlo a consideracion del comité de contratacion de la JEP.","2020-01-15","2020-07-15","Subdirector de Contratación","2020-07-15","Se implementó la acción de mejora así: \n\nSe adjunta constancia del Comité de Contratación No.26 de fecha 14 de julio de 2020 suscrita por el Secretario Técnico del Comité  - (Subdirector de Contratación)  en el cual  se  recomendó para la determinación de riesgos en los procesos de contratación de la JEP, sea adoptada la guía contenida en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación M-ICR-01 del 26 de septiembre de 2013, elaborado por Colombia Compra Eficiente, entidad que adoptó la metodología con base en el Estándar AS/ NZS ISO 31000. \n\nConforme a lo mencionado y dando alcance a todas  las actividades realizadas y reportadas en los informes anteriores, se da cumplimiento a  la acción establecida. \n ","CERRADA","Profesional especializado II","2020-10-09","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el proceso se observa el cumplimiento de la acción propuesta en los términos establecidos, toda vez que el comite de contratación, en sesión del 14 de julio de 2020, aprobó como metodología para la identificación y cobertura de riesgos, la adopción de la  guía  contenida  en  el  Manual  para  la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación M-ICR-01 del 26 de septiembre de 2013, elaborado por Colombia Compra Eficiente.","Cerrada","Profesional Especializado I","2020-10-26","\nEVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia el cumplimiento de la actividad tendiente a implementar la metodología para determinación de riesgos para los contratos de la JEP. toda vez que el proceso adjuntó  documento de fecha  18/09/2020  denominado \" CONSTANCIA DE RECOMENDACIÓN  COMITÉ DE CONTRATACIÓN\" del 30 de septiembre de 2020. firmada por el  Subdirector de Contratación,  en calidad de Secretario Técnico del Comité de Contratación, donde indica lo siguiente:\n\n\" de  conformidad a lo estipulado en el Manual de Contratación de la JEP, Acuerdo AOG No. 039 de 2019, a los catorce (14) días del mes de julio de 2020, se llevó a cabo el Comité de Contratación No. 26, en el cual se sometió a consideración la  metodología para la identificación y cobertura  de riesgos en los contratos de la JEP. En ese sentido, el Comité recomendó que para la determinación de riesgos en los procesos de contratación de la JEP, sea adoptada la guía contenida en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación M-ICR-01 del 26 de septiembre de 2013, elaborado por Colombia Compra Eficiente, entidad que adoptó la metodología con base en el Estándar AS/ NZS ISO 31000.\", dando cumplimiento a las actividades establecidas en los reportes efectuados en el plan de mejoramiento.\n\nLa Subdirección de Control Interno determina como cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acciónConforme al monitoreo y las evidencias presentadas por la Subdirección de Contratación, \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa,  este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas  por el proceso, brindando con ello aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa. .","Cerrada"]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"GONZALO ÁVILA PULIDO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"GONZALO ÁVILA PULIDO\nSUBDIRECTOR DE CONTRATACIÓN"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-30","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-09-09","Subdirección de Control Interno","Se amplia la fecha de terminación de los item 1 (actividad 1),  2 (actividad 1 y 2), 3 (actividad 1 y 2) y 4 (actividad 1), conforme a correo electronico de solicitud por parte del proceso."]
[null,null,"2020-10-26","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]