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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":26,"n_cols":23,"rows_kept":26,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[23,4,23,6],[24,4,24,6],[25,4,25,6],[0,0,1,2],[20,2,20,6],[21,4,21,6],[22,4,22,6],[15,0,15,2],[16,0,16,2],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[15,3,15,5],[16,3,16,5],[3,3,3,22],[27,0,27,1],[17,15,17,17],[27,15,27,17],[17,0,17,1],[2,0,2,22],[5,4,7,4],[3,0,3,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,20,7,20],[28,15,28,17],[15,19,15,22],[15,13,15,17],[16,15,16,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[6,21,7,21],[6,14,7,14],[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,2,10,2],[9,3,10,3],[9,4,10,4],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[6,11,7,11],[6,12,7,12]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 0.0","2019-11-08"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"Gestión de Calidad"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas o de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba la debilidad cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detectó con el fin de promover el logro de mejores resultados)"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las debilidades u oportunidades de mejora.","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción de mejora AM, Acción correctiva AC)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Cargo de quien realiza el  monitoreo) ","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  el monitoreo por parte del proceso)","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO\n\n\n(Descripción cualitativa del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Cargo de quien realiza el  seguimiento) ","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza el seguimiento por parte de la SFI)","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN\n\n(Cargo del profesional del seguimiento de la SCI) ","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte del profesional del seguimiento de la SCI)","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta, Cerrada)\n\n","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia de la acción,\nactividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrada la acción. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","1.\tSe requiere contemplar la actualización del apartado “Marco Normativo” establecido en la caracterización del proceso, toda vez que, es necesario la inclusión de las normas de origen externo e interno por medio de las cuales el proceso realiza su gestión, tales como el Decreto 1499 de 2017, normas de seguridad y salud en el trabajo, ambientales, de gestión documental entre otros.  ","Debido a lo nuevo del SGC de la JEP los lideres del proceso aun no interiorizan su responsabilidad en el registro y actualización de las normas del proceso, aspecto que afecta el formato de caracterización y su versión","Acción de Mejora - AM","Revisión y actualización de la normatividad de los procesos (SE) de la JEP","Solicitar a los líderes de los procesos de la JEP la revisión y actualización de la normatividad interna y externa que orienten y sustenten el actuar de los procesos; así mismo, informar sobre su responsabilidad respecto a la permanente actualización de la normatividad que pueda afectar la gestión del proceso a cargo","2020-03-16","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional","2020-10-01","Se informa que los compromisos relacionados con la actualización de la normatividad de los procesos que conforman el SGC, se encuentran cumplidos al haberse realizado desde esta Subdirección las siguientes actividades:\n* Nueva solicitud de revisión e información, a los lideres de los procesos sobre la actualización de la normatividada que rige a cada proceso.(anexo 1.1) \n* Conformación de la matriz en la que reposa la normatividad que rige a cada proceso. Cada normas contienen un link que permite realizar su consulta.(anexo 1.2)\n* Se actualizó el marco normativo y se envió a la Dirección de Jurídica para conformación del normograma institucional.(anexo 1.3)\n* Publicación del normograma Institucional en la página WEB botón de Transparencia (anexo 1.4)\n* Difusión normograma Institucional (anexo 1.5)\n* Actualización del formato de caracterización (Formato caracterización de procesos:JEP-FR-02-05/ Versión: 2.0 / 2020-08-25), el cual contempla un espacio denominado \"marco normativo\" que indica\"La normatividad asociada al proceso se encuentra disponible en la página web de la JEP “www.jep.gov.co”, en el subsitio de normativa, donde se puede descargar el normograma institucional en archivo Excel para realizar las consultas respectivas. Nota:el archivo Excel contiene dos hojas de cálculo, así: i) Normograma general y misional, en el cual se encuentra la normatividad asociada a la misionalidad de la JEP, su puesta en marcha, disposiciones internas del Órgano de Gobierno, Presidencia y Secretaria Ejecutiva; y ii) Normograma por procesos, en el cual se encuentra la normatividad asociada a los procesos de relacionamiento, gestión,y evaluación y control. (anexo 1.6)\n* Todas las caracterizaciones del SGC se actualizaron con el nuevo formato (en el sitio de la intranet \"Sistema de Gestión de calidad\")\n","Cerrada","Asesor SFI","2020-10-14","De acuerdo al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el Drive, se encuentra: \n* El marco normativo de los procesos de la JEP actualizado,\n* Normatividad cargadas en el botón de Normativa de la página WEB de la entidad,\n* Normatividadd que forma parte del normograma institucional. \n* Totalidad de las normas con link para ser consultadas por la ciudadanía.\n* Formato de caracterización de los procesos con un espacio que dirige para consultar la normatividad al normograma institucional.\nSe recomienda dar por cerrada la acción por cumplimiento al compromiso.","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se verificaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional con los líderes de los procesos, la Dirección Jurídica de la JEP y el Departamento de Gestión Documental para llevar a cabo la revisión y actualización de la normatividad interna y externa de los procesos. Como evidencia de dichas gestiones se observaron los siguientes documentos:\n1. Correos electrónicos de fechas: \n* 9-jul-2020 que tienen adjunta matriz de Excel denominada \"Normograma con ajustes revisado por Jurídica 3 julio 2020\", \n* 27-ago-2020 que remite al DRIVE creado por la subdirección de Fortalecimiento Institucional en el que reposa la matriz de normas de procesos consolidada y los PDF de cada norma por proceso.\n* 1-sep-2020 que tiene adjunto los formatos JEP-FR-02-01 \"Solicitud de elaboración, modificación o elimnación de documentos\" con la solicitud de modificación a la caracterización del proceso Gestión de Calidad y JEP-FR-02-05 correspondiente a la Caracterización con modificaciones en el apartado de Marco Normativo con el propósito de ser incluidos en el Sistema de Gestión de Calidad.\n* 2-sep-2020 que comunica la publicación del Normograma con las actualizaciones solicitadas para verificar en el link: https://www.jep.gov.co/Normativa/Paginas/Normograma.aspx \n2. Matriz de Excel denominada \"Normatividad procesos SGC\".\n3. Pieza comunicativa con socialización del normograma institucional mediante correo electrónico del 22 de septiembre de 2020.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[2,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","2.\tSe hace necesario la documentación de los lineamientos transversales para la actualización del normograma de cada proceso, con el propósito de dar cumplimiento a la categoría No. 4 del botón de transparencia y acceso a la información pública, determinada en la Ley 1712 de 2014, Articulo 9°, literal d “La normatividad que rige al sujeto obligado, que determina su competencia y la que le es aplicable de acuerdo con su actividad, además de la que produce para el desarrollo de sus funciones.  Toda esta información debe ser descargable”.  ","Debido a lo nuevo del SGC de la JEP los lideres del proceso aun no interiorizan su responsabilidad en el registro y actualización de las normas del proceso, aspecto que afecta el formato de caracterización y su versión","Acción de Mejora - AM","Actualización permanente de la normatividad de los procesos","Incluir en el manual de calidad de la JEP un lineamiento respecto a la responsabilidad de los líderes de los procesos en la actualización permanente de la normatividad que afecta el desarrollo de las actividades de su proceso. Ahora bien, después de tomar la decisión en comité de gestión del liderazgo del normograma, dicho responsable será quien actualice y consolide el mismo.","2020-03-16","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\r\n* 1 Asesora\r\n* 2 Profesionales especializado II\r\n* 1 profesional de gestión II","2020-10-01","* En el Manual del Sistema de Gestión de Calidad se encuentra el numeral 5.4 Caracterización de procesos, en donde se especifica en el apartado marco normativo: \"es el apartado donde se indican las normas que reglamentan el actuar del proceso tanto internas como externas. Es responsabilidad de los líderes de proceso verificar y actualizar la normatividad que regula las actividades de su proceso.”\n\n*Se llevaron a cabo reuniones con los procesos de Gestión Jurídica y Gestión Documental para determinar los lineamientos  transversales de cómo se realiza la actualización, cada cuánto se realiza, cuál es el mecanismo de consolidación y cómo se realiza la publicación, a fin dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 de 2014, como evidencia se anexa:\n\n* Acta de reunión donde se determinan los lineamientos para publicación del normograma institucional, así como las responsabilidades de los lideres de proceso, Subdirección de Fortalecimiento Institucional, Dirección Jurídica y Departamento de Gestión Documental. (anexo 2.1)\n\nDado el cumplimiento del compromiso adquirido, se considera que se da por cumplida la acción propuesta y la misma puede ser considerada para su cierre por parte de la SCI. \n\n","Cerrada","Asesor SFI","2020-10-14","De acuerdo al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el Drive, se encuentra: \n* Responsabilidad de la administración del normograma institucional en cabeza del proceso de Gestión Jurídica, lo cual además se encuentra relacionado en la caracterización de dicho proceso. \n* Responsabilidad de los lideres de los procesos de mantener actualizado la normatividad que los rige (establecido en el manual de calidad y procedimiento Elaboración y control de documentos)\n* lineamientos para publicación del normograma institucional y las responsabilidades de los lideres de proceso Subdirección de Fortalecimiento Institucional, Dirección Jurídica y Departamento de Gestión Documental\n\nSe recomienda dar por cerrada la acción por cumplimiento al compromiso.","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se verificaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para llevar a cabo la adopción de lineamientos sobre la responsabilidad de los líderes de los procesos de la actualización permanente de la normatividad de cada proceso. Como evidencia de dichas gestiones se observó el siguiente documento:\n\n1. Formato de listado de asistencia y pantallazo del 27 de agosto de 2020 que da constancia de la reunión que se llevó a cabo entre la Dirección Jurídica, el Departamento de Gestión Documental y la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, con el propósito de tratar temas transversales asociados a la administración del normograma Institucional concluyendo que cada líder será el responsable de actualizar de manera permanente el normograma del proceso, los responsables de consolidar y revisar el normograma, la descripción del contenido del normograma y la publicación del mismo, con lo anterior, se da cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 de 2014, Artículo 9°, literal d; por lo que se hace necesario determinar estos lineamientos como fortalecimiento del Sistema de Control Interno y sus líneas de defensa.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,"Verificación de la normatividada de los procesos (SE) de la JEP","Verificación del normograma publicado en la página web versus la normatividad contenida en los procesos de la entidad, con el fin de informar al responsable definido por el comité de gestión para la administración de justicia, sobre las normas que se deben incluir.","2020-05-16","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\r\n* 1 Asesora","2020-10-01","A la fecha del presente monitoreo se informa que el normograma institucional se encuentra publicado en la página WEB de la entidad en el botón de Transparencia, así:\n\n* Publicación del normograma Institucional en la página WEB botón de Transparencia (Página WEB de la JEP, botón de Transparencia \"Normativa\")\n\n* Difusión normograma Institucional (anexo 2.2)","Cerrada","Asesor SFI","2020-10-14","De acuerdo al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el Drive, se encuentra: \n\n* Publicación del normograma Institucional en la página WEB botón de Transparencia (Página WEB de la JEP, botón de Transparencia \"Normativa\")\n\n* Difusión normograma Institucional \n\nSe recomienda dar por cerrada la acción por cumplimiento al compromiso.","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se observaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional mediante correo electrónico del 2 de septiembre de 2020 que informa sobre la publicación del normograma y las respectivas actualizaciones que se realizaron al mismo.\n\nEs preciso mencionar que, dicho normograma se encuentra publicado en el botón de transparencia de la página web de la Jurisdicción Especial para la Paz en el enlace de \"Normativa\".\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[3,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","3.\tSe hace necesario realizar las gestiones pertinentes para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades, lo anterior para dar cumplimiento de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000.","Debido a lo reciente de la creación de la JEP,  solo hasta ahora el proceso de gestión documental está implementando los lineamientos para la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales que recibe y genera el proceso en el desarrollo de sus actividades","Acción de Mejora - AM","Identificación de las TRD ","Solicitar y construir en coordinación con el proceso de Gestión documental para la identificación de series y subseries  ","2020-03-16","2020-04-15","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\r\n* 1 Asesora\r\n* 2 Profesionales especializado II\r\n* 1 profesional de gestión II\"","2020-10-01","Acción cerrada por la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Asesor SFI","2020-10-14","Acción cerrada por la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Contratista SCI","27/07/2020\n26/10/2020","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se observaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para la identificación de las series y subseries (Tablas de Retención Documental - TRD) de la documentación que recibe y genera el proceso. Como evidencia de dichas gestiones se verificaron los siguientes documentos:\n1. Memorias de reunión del 21-may-2020 entre la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, personal de la firma contratista Servisoft y el Departamento de Gestión Documental, en la cual se verificaron términos para reiterar la aprobación de las series y subseries (TRD) de los procesos que administra la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\n2. Formato de las TRD con la aprobación de la Subdirectora de Fortalecimiento Institucional.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que el proceso dio cumplimiento a la actividad planificada, consistente en la identificación de las series y subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales recibidas y generadas por el proceso. Sin embargo, con el fin de declarar la eficacia de la acción se espera la aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD por parte del Comité de Gestión con funciones de Comité de Archivo, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 303 de 2020 y de esta manera proceder a evaluar su implementación.\n\n26/10/2020: La SCI realizará la declaración de la eficacia de la acción una vez se cuente con los informes de seguimiento a la implementación de las TRD por parte del Departamento de Gestión Documental.","Cerrada"]
[4,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","4.\tDe acuerdo con el procedimiento documentado para “Acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02 del 05-06-2019”, se observa la necesidad de su actualización, así:\n\n\tEl alcance debe terminar con la evaluación de la eficacia de las acciones documentadas por los líderes en el plan de mejoramiento.\n\n\tComplementar el apartado de definiciones, incluyendo que es un monitoreo, seguimiento, evaluación y criterios, entre otros.\n\n\tSe hace necesario la articulación con la Subdirección de Control Interno para realizar la documentación de las actividades de las 3 líneas de defensa, en el marco del fortalecimiento del Sistema de Control Interno. ","Debido a la reciente implementación del SGC en la JEP, el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02 del 05-06-2019,  no contempla en su contenido aspectos de gran preponderancia que se deben documentar para dejar el procedimiento mas completo y entendible para los usuarios del SGC de la JEP","Acción de Mejora - AM","Actualización del procedimiento de acciones correctivas y de mejora","Actualizar el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02 del 05-06-2019, al cual se le debe ajustar el alcance, las definiciones y las actividades que se deben coordinar para su ejecución con la Subdirección de Control Interno","2020-03-09","31/04/2020","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\r\n* 1 Asesora\r\n* 2 Profesionales especializado II\r\n* 1 profesional de gestión II\"","2020-10-01","Acción cerrada por la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Asesor SFI","2020-10-14","Acción cerrada por la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Contratista SCI","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se observaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para la actualización del procedimiento JEP-PT-02-02 \"Acciones correctivas y de mejora\". Como evidencia de dichas gestiones se verificó lo siguiente:\n\n1. Acciones conjuntas entre la Subdirección de Fortalecimiento Institucional y la Subdirección de Control Interno para la actualización del procedimiento JEP-PT-02-02 \"Acciones correctivas y de mejora\".\n2. Procedimiento JEP-PT-02-02 \"Acciones correctivas y de mejora\" versión 1.0 del 30-abr-2020, en el cual se evidencian los ajustes realizados al alcance, las definiciones, las actividades de las 3 líneas de defensa, entre otros aspectos, dando así cobertura a la oportunidad de mejora identificada. \n\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que el proceso dio cumplimiento a la actividad planificada, consistente en la actualización del procedimiento JEP-PT-02-02, sin embargo, con el fin de declarar la eficacia de la acción en la próxima evaluación, se recomienda al proceso continuar con las acciones de seguimiento a la correcta aplicación del procedimiento en mención, en el marco de las actividades asignadas a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional como segunda línea de defensa y así proceder a la eficacia de la acción.\n\n","Cerrada","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que, en el Sistema de Gestión de Calidad se encuentra vigente, publicado y accesible el Procedimiento JEP-PT-02-02 \"Acciones correctivas y de mejora\" versión 1.0 del 30-abr-2020, en el cual se evidencian los ajustes realizados al alcance, las definiciones, las actividades de las 3 líneas de defensa, entre otros aspectos, dando así cobertura a la oportunidad de mejora identificada. "]
[5,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","5.\tDe acuerdo con el procedimiento documentado para “Elaboración y Control de Documentos JEP-PT-02-01 del 01-11-2019”, se observa la necesidad de su actualización, así:\n\n\tSe hace necesario incluir la socialización de documentos transversales.\n\n\tLos procedimientos deben contar con tiempos de ejecución en sus actividades, cuando así se establezca por Ley o en puntos de control.\n\n\tEn cuanto a actividades, se requiere documentar el análisis de la justificación para eliminación de documentos del SGC.\n\n\tCuando los documentos son elaborados por la Subdirección de Fortalecimiento, se requiere que los mismos sean aprobados por otra instancia.\n\n\tDocumentar las actividades de publicación o retiro de documentos en la intranet.","Debido a la reciente implementación del SGC en la JEP, el procedimiento de “Elaboración y Control de Documentos JEP-PT-02-01 del 01-11-2019”, no contempla en su contenido aspectos de gran preponderancia que se deben documentar para dejar el procedimiento mas completo y entendible para los usuarios del SGC de la JEP","Acción de Mejora - AM","Actualización del procedimiento \"Elaboración y Control de Documentos\"","Actualizar el procedimiento de “Elaboración y Control de Documentos JEP-PT-02-01 del 01-11-2019” asi: \n* Incluir un lineamiento respecto a la socialización de los documentos transversales.\n* Los procedimientos deben contar con tiempos de ejecución en sus actividades, cuando así se establezca por Ley o en puntos de control\n* Revisar el procedimiento en mención para ajustar las actividades que se refieren a la eliminación de documentos, con el fin de estructurarla de forma clara.\n* Documentar la revisión de los documentos transversales del SGC por otra instancia.\n* Documentar las actividades de publicación o retiro de documentos en la intranet","2020-03-02","2020-12-31","* 1 Subdirectora Fortalecimiento Institucional\r\n* 1 Asesora\r\n* 2 Profesionales especializado II\r\n* 1 profesional de gestión II\"","2020-10-01","Conforme a cada una de las observaciones, nos permitimos informar:\n\n* En la actividad No. 9 del procedimiento se incluyó una nota relacionada con la socialización de documentos de consulta o uso masivo; es así como la Subdirección de Fortalecimiento Institucional llevó a cabo un taller \"Un viaje por los diocumentos comunes del Sistema de Gestión de Calidad\" el 17 de septiembre de 2020, dando así cumplimiento a la socialización de los documentos transverzales del SGC. \n\n* El lineamiento j) establece los criterios para la asignación de tiempos de ejecución de las actividades \n\n* Durante todo el procedimiento, especialmente en las actividades No. 1, 3, 6, 7,8 y 9 se establecieron de forma clara las actividades para la eliminación de documentos en el SGC\n\n* Documentos transversales del SGC: la Subidrección de Fortalecimiento institucional considera que el someter la documentación  del proceso de calidad, ante otras instancias para aprobación, dejaría a este proceso en desventaja y no tratamiento obligatorio frente a los demas procesos del SGC, dado que la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, solo aprueba la parte metológica de los documentos que se incluyen en el sistema. Lo anterior a diferencia de aquellos documentos estratégicos que se construyen en el quehacer de la SFI los cuales si son llevados al Comité de gestión, ejemplo de esto es la \"Política de administración del riesgo\", \"mapa de procesos\" y el \"manual de calidad\".\n\n* En las actividades No. 7,8 y 9 del procedimiento, se establecieron de forma clara las actividades relacionadas con la publicación o retiro de documentos en la intranet\n\n*** El procedimiento actualizado, se encuentra publicado en la Intranet, en el subsitio del  sistema de gestión de calidad/procesos de gestión/gestión de calidad/procedimientos","Cerrada","Asesor SFI","2020-10-14","De acuerdo al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el Drive, se encuentra: \n* Se menciona dentro del procedimiento que de existir exigencias en tiempos para cumplir las actividades, deben ser establecidas en el procedimiento indicado y responsabilidad de cada proceso.\n* con relación a la eliminación de documentos, en el procedimiento se establece la manera en que se debe proceder para eliminar documentos\n* Se aprecia el desarrollo de actividades para los servidores y servidoras de la JEP, donde se difunden los documentos comunes para los procesos. \n* Se aprecia en el monitoreo y en los soportes verificados, que se actualizó el procedomiento Elaboración y control de documentos “JEP-FR-02-04”. V2\n* Con relación a someter a aprobación de otra instancia documentos emitidos por el proceso, se argumenta que los documentos estratégicos se continuarán llevando para analisis y aprobación del Comité de Gestión. Pero documentos como caracterización, procedimientos, formatos, entre otros, seguirán bajo el mismo mecanismo que lo hacen los demás procesos, es decir, se revisan metodologicamente los documentos del SGC y si cumple con los requerimientos, se publica en el subsitio de la intranet.\n\nSe recomienda dar por cerrada la acción por cumplimiento al compromiso.","Cerrada","Contratista SCI","2020-10-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso se observaron las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento para la actualización del procedimiento JEP-PT-02-01 \"Elaboración y control de documentos\" evidenciando un correo electrónico del 1 de octubre de 2020 asociado a la actualización en el Sistema de Gestión de Calidad del proceso del procedimiento JEP-PT-02-01 \"Elaboración y control de documentos\" versión 2.0 del 29-sep-2020, en el cual se realizaron ajustes a los lineamientos generales y a las actividades en temas relacionados con:\n\n*La petinencia en la definición de tiempos para la ejecución de las actividades a desarrollar en los procedimientos por cada líder. (Lineamientos generales - Literal j)\n* Revisar el procedimiento en mención para ajustar las actividades que se refieren a la eliminación de documentos, con el fin de estructurarla de forma clara. (Lineamientos generales - Literales c y h, numeral 3. Actividades)\n* Documentar las actividades de publicación o retiro de documentos en la intranet (numeral 3. Actividades)\n* Incluir un lineamiento respecto a la socialización de los documentos transversales. (numeral 3. Actividades)\n\nDe otra parte, respecto a la inclusión en el procedimiento JEP-PT-02-01 \"Elaboración y control de documentos\" de un lineamiento asociado con la oportunidad de mejora \"Documentar la revisión de los documentos transversales del SGC por otra instancia\", es preciso mencionar que, la Subdirección de Control Interno mediante correo electrónico del 10 de agosto de 2020 informó al proceso: \"(...) Respecto a este punto y colocando en consideración la funciones que le son asignadas al Comité de Gestión (Función No. 6 “Generar espacios que permitan a sus participantes el estudio y análisis de temas relacionados con políticas de gestión y desempeño, buenas prácticas, herramientas, metodologías y otros temas de interés para fortalecer la gestión y el desempeño institucional y así lograr el adecuado desarrollo de sus funciones.\") y al Comité de coordinación del Sistema de Control Interno (Función No. 9. “Coordinar y asesorar el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de la entidad.\"), esta subdirección recomienda que sea presentado el tema ante los comités para la toma de decisiones estratégicas, lo anterior, teniendo en cuenta que la Subdirección de Fortalecimiento es juez y parte en las metodologías diseñadas, elaboradas, aprobadas, implementadas y que realiza seguimiento.\". Así mismo, se llevó a cabo mesa de trabajo el día 26 de octubre de 2020 entre la I, II y III línea de defensa, en la cual se trató el tema precitado y pese a las recomendaciones emitidas por la SCI en las fechas relacionadas, se observa que, éstas no fueron acogidas y la actividad persiste en estado \"Cerrada\" sin culminar, en el monitoreo y seguimiento registrado. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso que, en concordancia con la oportunidad de mejora identificada, se dé cumplimiento a esta, teniendo en cuenta que la misma se refiere a los documentos transversales y no a los propios del proceso de Gestión de Calidad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe en forma breve el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, sin embargo, consideró en estado cerrada la actividad con base en el argumento emitido por el proceso en el monitoreo respecto a la documentación de la revisión de los documentos transversales del SGC por otra instancia, lo cual no brinda el aseguramiento requerido en cumplimiento de la actividad planificada en el cuarto ítem de la columna G.","Abierta"]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"LUZ AMANDA GRANADOS URREA\nSUBDIRECTORA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL "]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-08-03","Subdirección de Control Interno","Se solicita mediante correo electronico por parte del proceso ampliaciòn de las fechas de terminaciòn de los item 1, 2, 3 y 6 hasta el 31/12/2020."]
[null,null,"2020-10-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO"]
[null,"ITEM "]
[null,"FUENTE"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA "]
[null,"CORRECCIÓN"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN "]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[null,"FECHA"]
[null,"PARTICIPANTES"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]