{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":11,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Análisis Causa item 1","Análisis Causa item 2","Análisis causa item 3","Análisis causa item 4","Análisis causa item 5","Análisis causa item 6","Análisisi causa item 7","Análisis causa item 8","Análisis causa item 9"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":1,"defined_names":2,"comments":1,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 0.0","2019-11-08"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"GESTIÓN FINANCIERA"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba la debilidad cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detectó con el fin de promover el logro de mejores resultados)"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las debilidades u oportunidades de mejora.","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción de mejora AM, Acción correctiva AC)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Cargo de quien realiza el  monitoreo) ","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  el monitoreo por parte del proceso)","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO\n\n\n(Descripción cualitativa del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Cargo de quien realiza el  seguimiento) ","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza el seguimiento por parte de la SFI)","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN\n\n(Cargo del profesional del seguimiento de la SCI) ","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte del profesional del seguimiento de la SCI)","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta, Cerrada)\n\n","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia de la acción,\nactividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrada la acción. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Informe Auditoría No. 3","En la liquidación de pago No. 306, no se adjuntan los respectivos soportes de órdenes de pago para los contratos número 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50, tal como se dispone en el punto de control de la actividad No. 13 del procedimiento JEP-PT-10-02 ejecución de pagos.","Falta de un punto de control en la consolidación de las cuentas de pago ","AC","Complementar los soportes faltantes en la planilla de pago No.306 de los contratos número 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50","Imprimir las órdenes de pago extraídas de SIIF Nación","2019-12-16","2019-07-31","Asesor II","2019-12-20","Se adelantó la impresión y digitalización de las órdenes de pago de la planilla No.306 de los contratos No. 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso,  se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que,  se adelantó la impresión y digitalización de las órdenes de pago de la planilla No.306 de los contratos No. 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50 generadas por el SIIF Nación; sin embargo, no se logra evidenciar el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que,  no se adjuntaron  las evidencias que permitieran realizar un análisis y evaluación de la actividad y su operatividad.\n\nPor lo anterior, se deja abierta la actividad y se requiere al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización, toda vez que la misma venció el 31/12/2019, así mismo, incluir en el monitoreo información de cuando se realizó la actividad; el estado de la acción es cerrada solo hasta que se obtengan las evidencias que soportan el cumplimiento en un 100% de la actividad.\n\nDe otra parte, se hace necesario organizar las evidencias en el One Drive dispuesto para tal fin, de manera organizada por carpetas nombradas como ítem 1, 2 y así sucesivamente, con el objetivo de tener mayor control de las mismas.","ABIERTA"]
[1,"Informe Auditoría No. 3","En la liquidación de pago No. 306, no se adjuntan los respectivos soportes de órdenes de pago para los contratos número 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50, tal como se dispone en el punto de control de la actividad No. 13 del procedimiento JEP-PT-10-02 ejecución de pagos.","Falta de un punto de control en la consolidación de las cuentas de pago ","AM","Actualizar el procedimiento \"Ejecución de Pagos- JEP-PT-10-02\"e incluir un nuevo punto de control ","Presentar la actualización del procedimiento con la inclusión de una lista de chequeo en el punto de control ","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-03-05","Se gestionó con Fortalecimiento Institucional la actualización del procedimiento JEP-PT-10-02 Ejecución de Pagos y se incluyeron puntos de control para verificar los documentos que deben ir adjunto a las cuentas de pago, actividades 1,2 y 13 así como punto de control en la consolidación de los documentos actividad 20.","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa la actualización del procedimiento Ejecución de Pagos JEP-PT-10-02 del 05-03-2020 versión 1.0 en el cual se incluyeron puntos de control para verificar los documentos que deben ir adjunto a las cuentas de pago, actividades 1,2 y 13 así como punto de control en la consolidación de los documentos actividad 20.  \nSin embargo, en el control de cambios no se determinan  las modificaciones realizadas al procedimiento en el control de cambios del procedimiento, así mismo el proceso no adjunta la solicitud de modificación y correo electrónico remitido a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\n\nPor lo anterior, se deja abierta la actividad y se requiere al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización, toda vez que la misma venció el 31/01/2020, así mismo, incluir en el monitoreo información de cuando se realizó la actividad; el estado de la acción es cerrada solo hasta que se obtengan las evidencias que soportan el cumplimiento en un 100% de la actividad.","ABIERTA"]
[2,"Informe Auditoría No. 3","Se inicia el proceso de pago con el diligenciamiento del formato “Liquidación de pago” el cual no se encuentra aprobado en el sistema de gestión de calidad","Lineamiento dado por Fortalecimiento Institucional","AM","Gestionar la actualización del formato \"liquidación de pagos\" del procedimiento \"Ejecución de pagos\" ","Presentar un requerimiento formal ante el área competente para que el formato no se declare obsoleto y quede como respaldo","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-01-31","Se gestionó ante la subdirección de fortalecimiento institucional para que el formato de liquidación de pagos en formato Excel quedara como soporte cuando la herramienta del SharePoint presente fallas o quede fuera de línea.","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el documento Formato Liquidación de Pago, Versión 0.0. del 07 de febrero de 2018, sin embargo, el proceso no presenta evidencia de la solicitud realizada a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional; la SCI verificó en la intranet de la entidad y no se observa el documento publicado el formato Liquidación de pagos en el Sistema de Gestión de Calidad.\n\nPor lo anterior, se deja abierta la actividad y se requiere al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización, toda vez que la misma venció el 31/01/2020, así mismo, incluir en el monitoreo información de cuando se realizó la actividad; el estado de la acción es cerrada solo hasta que se obtengan las evidencias que soportan el cumplimiento en un 100% de la actividad.","ABIERTA"]
[2,"Informe Auditoría No. 3","En el formato se pueden encontrar uno o más beneficiarios, se recomienda analizar y garantizar la completitud de los soportes.","Procesamiento masivo de cuentas de pago en el SIIF ","AM","Aplicar la normatividad respecto de la completitud de los soportes ","Solicitar al área competente, el lineamiento específico sobre la completitud de los soportes ","2019-12-16","2020-07-31","Subdirector Financiero","2020-02-21","El resultado del acompañamiento realizado por el Departamento de Gestión Documental, se realizó la verificación de la organización de los archivos de gestión de conformidad con lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 de los procesos archivísticos de clasificación, organización, foliación, marcación e identificación de las unidades de conservación (carpetas y cajas), inventario documental (FUID). • La organización de los archivos de gestión está basada en la Tabla de Retención Documental","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el Acta de Comité del 21/02/2020, reunión en la cual participaron servidores de la Subdirección Financiera y del Departamento de Gestión Documental; donde se trataron los temas de gestión documental en lo referente a la organización de los archivos de gestión.  Sin embargo, el reporte del monitoreo no esta orientado a dar cumplimiento a la actividad planificada “Solicitar al área competente, el lineamiento específico sobre la completitud de los soportes”.\n\nDe otra parte, se hace necesario que el proceso establezca actividades orientadas a eliminar la oportunidad de mejora “En el formato se pueden encontrar uno o más beneficiarios”\n\nPor lo anterior, se deja abierta la actividad y se requiere al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización, toda vez que la misma venció el 31/01/2020, así mismo, incluir en el monitoreo información de cuando se realizó la actividad; el estado de la acción es cerrada solo hasta que se obtengan las evidencias que soportan el cumplimiento en un 100% de la actividad.","ABIERTA"]
[3,"Informe Auditoría No. 3","Se recomienda que, para las modificaciones y anulación de certificados de disponibilidad presupuestal, se garantice que en las solicitudes de anulación o modificaciones se describa los motivos o justificación en el documento CDP.","Formato de solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal  sin instrucciones de uso de la celda \"Objeto\" ","AM","Actualizar el formato \"Solicitud de CDP\"e incluir una nota en la actividad 15 del procedimiento","Presentar la actualización del procedimiento con la inclusión de una nota en la actividad 15 del procedimiento JEP-PT-10-01 aclarando que se debe justificar debidamente la operación de modificacion al CDP que se solicita","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2019-12-20","Se actualizó el Formato JEP-FR-10-01 Solicitud de CDP incluyendo un comentario a en la celda “Objeto” para que en caso de cualquier modificación de anulación, reducción o adición al CDP, se escriba la justificación por la cual se está realizando dicha novedad. Así mismo, se actualizó el numeral 15 del procedimiento.","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el Formato JEP-FR-10-01 Solicitud de CDP, el cual fue actualizado en el Sistema de Gestión de Calidad y se encuentra disponible la Versión 4,0 del 02/01/2020.   Así mismo, se evidencia la actualización del Procedimiento Gestión Presupuestal del 18/12/2019 versión 1.0. el cual se actualizó en la actividad No. 15.\n\nPor lo anterior, se requiere al proceso aportar las evidencias de las solicitudes de modificación del procedimiento, del formato y correo electrónico remitido a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara el estado cerrada para esta actividad, no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.","CERRADA"]
[4,"Informe Auditoría No. 3","Se recomienda que, en los informes mensuales de ejecución presupuestal, se establezca un análisis cualitativo del comportamiento de los porcentajes de los compromisos frente a los pagos realizados, con el propósito de generar alertas u observaciones a las unidades ejecutoras y sus dependencias, garantizando la adecuada ejecución presupuestal","Hasta la fecha se analizan indicadores en el informe mensual sin detalle cualitativo de operaciones","AM","Adicionar un informe cualitativo al informe mensual de ejecución presupuestal","Construir un informe mensual cualitativo de ejecución presupuestal para presentación con el informe mensual que se publica en la página Web","2019-12-16","2020-01-31","Asesor II","2019-12-01","Se ajustaron los informes mensuales de ejecución presupuestal presentando tanto un informe cuantitativo como uno cualitativo explicando, graficando y analizando las cifras de ejecución.","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa los informes generados por el proceso a la ejecución presupuestal de los meses de diciembre de 2019, enero, febrero y marzo de 2020 en los cuales se describe los aspectos relevantes de la ejecución presupuestal de cada mes.\n\nRealizada la consulta en la pagina web de la entidad se observa la publicación en el link https://www.jep.gov.co/Paginas/Transparencia/Informes-de-ejecucion-2020.aspx, dando cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1712 de 2014.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara el estado cerrada para esta actividad, no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.","CERRADA"]
[5,"Informe Auditoría No. 3","Se evidencia las circulares No. 001 del 08/01/2019 y 005 de 30/01/2019, mediante las cuales se dan lineamientos del PAC vigencia 2019, sin embargo, se recomienda continuar con la generación de alertas con el propósito de realizar una adecuada ejecución de los recursos del presupuesto aprobado para la vigencia.","Actividad de control no detallada  en el procedimiento","AM","Actualizar el procedimiento \"Programa Anual Mensualizado de Caja-JEP-PT-10-03\" e incluir un nuevo punto de control adicional ","Presentar la actualización del procedimiento con la inclusión en la Actividad No.10 de un punto de control en la que se genere envío de alerta a los supervisores con cuentas pendientes por radicar  ","2019-12-16","2020-01-31","Asesor II","2020-03-05","Se gestionó con Fortalecimiento Inistitucional la actualización del procedimiento JEP-PT-10-03 Programa Anual Mensualizado de Caja, y se incluyó punto de control  en la actividad 10 del procedimiento \"Realiza seguimiento periódico a la ejecución del PAC aprobado, cruzando la información con lo pagado, y se remite alerta a los \nsupervisores sobre las cuentas pendientes por radicar en la Subdirección Financiera\".","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa la actualización del procedimiento JEP-PT-10-03, Programa Anual Mensualizado de Caja, del 05-03-2020 Versión 1.0, en el cual se incluyó punto de control para realizar el seguimiento periódico de ejecución de PAC aprobado.  Así mismo, se adjuntan  correos electrónicos dirigidos a los supervisores de contratos, donde se generan las alertas para una adecuada ejecución de los recursos del presupuesto aprobado, los cuales se relacionan. \n\nSin embargo, en el control de cambios del procedimiento JEP-PT-10-03, Programa Anual Mensualizado de Caja, no se determinan las modificaciones realizadas al procedimiento en el control de cambios, así mismo el proceso no adjunta la solicitud de modificación y correo electrónico remitido a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara el estado cerrada para esta actividad, no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.","CERRADA"]
[6,"Informe Auditoría No. 3"," Se evidencia cumplimiento de las actividades documentadas en el procedimiento JEP-PT-10-04 Conciliación bancaria de 26-03-2019, el cual consiste en la confrontación de los valores registrados en el libro auxiliar de bancos y los valores suministrados por el banco a través del extracto bancario; sin embargo, los informes generados por las áreas de Tesorería y Contabilidad no establecen fechas en la cual se elaboran las conciliaciones.","Informes generados por Tesorería y Contabilidad sin espacio que reporte la fecha de elaboración ","AM","Actualizar el procedimiento \"Conciliación Bancaria-JEP-PT-10-04\" e incluir un nuevo punto de control adicional ","Presentar la actualización del procedimiento con la inclusión en la Actividad No.9 que la plantilla de conciliación debe tener fecha de elaboración  ","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-03-05","Se gestionó con Fortalecimiento Inistitucioanal la actualización del procedimiento JEP-PT-10-04  Conciliación Bancaria,  se modificó con la actualización del responsable de la ejecución de la conciliación y el detalle de la información objeto de verificación. Así mismo, se incluyó la fecha de elaboración en el formato de conciliación bancaria.","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el procedimiento JEP-PT-10-04 Conciliación Bancaria actualizado el 05/03/2020 versión 1.0, así mismo, el proceso adjuntó 2 conciliaciones bancarias.  Sin embargo, en el control de cambios del procedimiento JEP-PT-10-04, no se determinan las modificaciones realizadas al procedimiento en el control de cambios, así mismo el proceso no adjunta la solicitud de modificación y correo electrónico remitido a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\n\nDe otra parte, el formato en que se realizan las conciliaciones bancarias no se encuentra adoptado al Sistema de Gestión de Calidad.\n\nPor lo anterior, se deja abierta la actividad y se requiere al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización, toda vez que la misma venció el 31/01/2020, así mismo, incluir en el monitoreo información de cuando se realizó la actividad y complementar las evidencias en el Drive.","CERRADA"]
[7,"Informe Auditoría No. 3","Se recomienda que los documentos soportes de órdenes de pago sean legibles, para dar aplicación a las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado de la Ley 594 de 2000 y en especial al contenido del “ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación, así mismo, tener en cuenta las disposiciones del Articulo 617 del Estatuto Tributario y de lo señalado en el Articulo 3 del decreto 522 de 2003.","Falta de lineamiento en la normatividad por parte de los servidores de  la entidad para la generación de documentos en originales y copias","AM","Gestionar el lineamiento específico sobre los estándares mínimos que debe presentar un documento legible","Solicitar a Gestión Documental el lineamiento específico sobre los estándares mínimos que debe presentar un documento legible y circularizar el lineamiento","2019-12-16","2020-01-31","Asesor II","2020-02-21","Se solicitó acompañamiento al Departamento de Gestión Documental, con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos definidos en el artículo 47 de la Ley 594 de 2000","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el Acta de Comité del 21/02/2020, reunión en la cual participaron servidores de la Subdirección Financiera y del Departamento de Gestión Documental; donde se trataron los temas de gestión documental en lo referente a los lineamientos del artículo 47 de la Ley 594 de 2000, se determinó: \n\n\"...Se solicita a la Subdirección Financiera que al tramitar o recibir documentos se verifique la calidad de los soportes bien sean originales o copias para que la información sea legible y clara, motivo por el cual la Subdirección debe abstenerse de recibir documentos ilegibles y en mal estado, en caso de presentarse realizar la devolución de los mismos y solicitar nuevamente los soportes para continuar con el trámite, los documentos que se encuentren en papel químico (fax, recibos y otros), se debe fotocopiar...\"\n\nLa Subdirección de Control Interno declara el estado cerrada para esta actividad, no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda realizar un muestreo con el propósito de declarar la eficacia de la acción.","CERRADA"]
[8,"Informe Auditoría No. 3","En el ejercicio auditor se puedo observar firmas en documentos con tintas de diferentes colores, por lo que se recomienda establecer controles y tomar acciones para dar cumplimiento a las disposiciones de acuerdo con la Ley 43 de 1913, Ley 527 de 1999, Ley 594 de 2000, Decreto 2150 de 1995, Acuerdo AGN 060 de 2001 y Circular Interna No. 13 de 1999 del AGN: \"no se deben utilizar micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda, puesto que dada la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse y a perder su coloración en corto tiempo. Se debe firmar con bolígrafo de tinta negra insoluble.” Así mismo cumplir con las siguientes especificaciones \" La tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, ¡materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación. La tinta debe fluir de la pluma o la respectiva fuente, fácil y libremente sin interrupciones, permitiendo una escritura suave (no abrasiva) y debe secar rápidamente. El matiz del color de la tinta debe ser uniforme a través de toda la escritura. La tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre papel bond. La tinta permanente debe presentar un nivel despreciable de pérdida de color al ser expuesto a la luz del día, rayos ultravioletas o sumergirla en agua o alcohol”.","Falta de lineamiento y normatividad del archivo general de la nación","AM","Gestionar el lineamiento específico sobre los estándares mínimos que se debe exigir en las firmas de los documentos","Solicitar a Gestión Documental el lineamiento específico sobre los estándares mínimos que se debe exigir en las firmas de los documentos y circularizar el lineamiento","2019-12-16","2020-01-31","Asesor II","2020-02-21","El Subdirector Financiero estableció como directriz, al interior de la Subdirección Financiera, que la firma y producción de documentos se debe realizar con esferos de tinta permanente y de color negro, quedando restringido el uso de micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda y de colores, con el fin de garantizar la adecuada preservación y conservación de la documentación producida por la Subdirección Financiera","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el Acta de Comité del 21/02/2020, reunión en la cual participaron servidores de la Subdirección Financiera y del Departamento de Gestión Documental; donde se trataron los temas de gestión documental en lo referente al cumplimiento del uso de tinta permanente y de color negro, se determinó: \n\n\"...manifestó haber realizado una reunión con todo el equipo de trabajo, donde se indicó que para la firma y producción de documentos esta se debe realizar con esferos de tinta permanente y de color negro, quedando restringido el uso de micropuntas o bolígrafos de tinta humada y de colores...\", \n\nLa Subdirección de Control Interno declara el estado cerrada para esta actividad, no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda realizar un muestreo con el propósito de declarar la eficacia de la acción.","CERRADA"]
[9,"Informe Auditoría No. 3","Se recomienda para la organización de las unidades documentales del proceso Gestión Financiera, se acaten los lineamientos emitidos en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de archivos de gestión y de los lineamientos definidos por el por el Archivo General de la Nación -AGN en el Acuerdo 042 de 2002.",null,"AM","Gestionar el lineamiento específico sobre la organización de las unidades documentales del proceso de gestión financiera","Solicitar a Gestión Documental el lineamiento específico sobre la organización de las unidades documentales del proceso de gestión financiera","2019-12-16","2020-07-31","Asesor II","2020-02-21","El resultado del acompañamiento realizado por el Departamento de Gestión Documental, se realizó la verificación de la organización de los archivos de gestión de conformidad con lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 de los procesos archivísticos de clasificación, organización, foliación, marcación e identificación de las unidades de conservación (carpetas y cajas), inventario documental (FUID). • La organización de los archivos de gestión está basada en la Tabla de Retención Documental","Cerrada","N/A","N/A","N/A","N/A","Contratista SCI","2020-04-30","De acuerdo con la evaluación realizada por la SCI, a la planificación del PM, se requiere el diligenciamiento de la columna D “Causa”.\nDe otra parte, conforme con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observa el Acta de Comité del 21/02/2020, reunión en la cual participaron servidores de la Subdirección Financiera y del Departamento de Gestión Documental; donde se trataron los temas de gestión documental en lo referente a la organización de los archivos de gestión, se encuentra: \n\"...Se realizó la verificación de la organización de los archivos de gestión de conformidad con lo establecido en el procedimiento JEP-PT-13-02 de los procesos archivísticos de clasificación, organización, foliación, marcación e identificación de las unidades de conservación (carpetas y cajas), inventario (FIUD).\nLa organización de los archivos de gestión está basada en la Tabla de Retención Documental de la Subdirección Financiera.\nLos expedientes se encuentran ordenados de tal manera que se puede evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.\nLos tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries estarán debidamente foliados.\nLas carpetas y cajas están debidamente identificadas, en los formatos establecidos por el Departamento de Gestión Documental, de tal forma que permite su ubicación y recuperación\nSe realizó la verificación de las unidades de conservación de la subdirección Financiera donde se pudo evidenciar el uso de las carpetas cuatro aletas dando cumplimiento a lo establecido en el acuerdo 02 de 2014 ARTÍCULO 27º PARÁGRAFO...\"  \n\nSin embargo, se hace necesario que el proceso aporte el FUID a la SCI para determinar una muestra significativa para la verificación de la organización de las unidades documentales.\n\nPor lo anterior, se deja abierta la actividad y se requiere al proceso solicitar la ampliación de la fecha de finalización, toda vez que la misma venció el 31/01/2020, así mismo, incluir en el monitoreo información de cuando se realizó la actividad y complementar las evidencias en el Drive.","ABIERTA "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,","]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"JUAN DAVID OLARTE TORRES, Subdirector Financiero"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-30","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-06-10","Subdirección de Control Interno","Se realizá modificación de la fecha de finalización de los  Ítems 1, 2, 3, 6 y 9   de acuerdo a solicitud remitida mediante correo electronico por parte del proceso."]

{"sheet":"Análisis Causa item 1","index":2,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[31,1,31,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[3,2,3,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestión Financiera"]
[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Informe auditoría control interno"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En la liquidación de pago No. 306, no se adjuntan los respectivos soportes de órdenes de pago para los contratos número 2, 8, 9, 19 ,11, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 32, 35, 36, 37, 38, 48, y 50, tal como se dispone en el punto de control de la actividad No. 13 del procedimiento JEP-PT-10-02 ejecución de pagos."]
[null,"CORRECCIÓN","Imprimir y adjuntar a los pagos las órdenes de pago presupuestales extraídas de SIIF Nación en la cuenta y actualizar el procedimiento  JEP-PT-10-02 Ejecución de Pagos"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","5 por qués"]
[null,"FECHA","2019-12-09"]
[null,"PARTICIPANTES","Juan David Olarte Torres, Giselle Andrea Silva Pineda"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se realizó un análisis de la trazabilidad de los documentos y a través de la metodología de análisis de causa de \"los 5 por qués\" se definieron las siguientes preguntas:"]
[null,"¿Por qué del muestreo auditado la cuenta 306 no tenia adjunta las ordenes de pago?"]
[null,"¿Por qué en el momento en que la cuenta salió paga no se imprimió la orden de pago?"]
[null,"¿Por qué en el momento de notificar el pago no se evidencio que no estaba adjunta la orden de pago?"]
[null,"¿Por qué en el momento de consolidar los pagos no se evidencio la falta de la orden de pago?"]
[null,"¿Por qué no se tenía un responsable para verificar la completitud de los documentos?"]
[]
[null,"A través de estos por qué y basados en un lluvia de idea se estableció la falta de punto de control que permita subsanar de manera definitiva la ocurrencia de la no conformidad descrita en la auditoría. "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Como resultado del análisis anterior se estableció que la no conformidad se presento por la ausencia en el procedimiento JEP-PT-10-02 Ejecución de Pagos, de un punto de control en el que se verifique la Orden de Pago fue impresa y adjunta a la cuenta de pago. "]

{"sheet":"Análisis Causa item 2","index":3,"n_rows":21,"n_cols":3,"rows_kept":21,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[20,1,20,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,16,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestión Financiera"]
[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","Informe auditoría control interno"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se inicia el proceso de pago con el diligenciamiento del formato “Liquidación de pago” el cual no se encuentra aprobado en el sistema de gestión de calidad. En el formato se pueden encontrar uno o más beneficiarios, se recomienda analizar y garantizar la completitud de los soportes."]
[null,"CORRECCIÓN","Gestionar la actualización del formato \"liquidación de pagos\" del procedimiento \"Ejecución de pagos\"."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Análisis de valor"]
[null,"FECHA","2019-12-09"]
[null,"PARTICIPANTES","Juan David Olarte Torres, Adriana Lorena Guzmán Molano"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se gestionó ante la Subdirección de Fortalecimiento Institucional que el formato de liquidación de pagos en formato excel quedara como soporte cuando la herramienta del sharepoint presente fallas o quede fuera de línea.\n\n"]
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[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Como resultado de la solicitud realizada por la Subdirección Financiera a la Dirección de TI, se dispuso un aplicativo en el sharepoint para la generación automática del formato de liquidación de pago. Por tanto, el formato en excel sólo cumple con la función de ser respaldo en el momento en que se presenten fallas en el citado aplicativo.\n\nLa causa del registro de varios beneficiarios en un formato de liquidación de pago es la generación masiva de obligaciones en el SIIF Nación, con el propósito de agilizar las transacciones. "]

{"sheet":"Análisis causa item 3","index":4,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[32,1,32,12],[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[31,1,31,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","GESTION PRESUPUESTAL"]
[null,"ITEM ",3]
[null,"FUENTE","INFORME DE AUDITORIA"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se recomienda que, para las modificaciones y anulación de certificados de disponibilidad presupuestal, se garantice que en las solicitudes de anulación o modificaciones se describa los motivos o justificación en el documento CDP."]
[null,"CORRECCIÓN","Se incluyó comentario en la celda observaciones del Formato y se modificó el punto 15 del procedimiento"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","5 PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-11-01"]
[null,"PARTICIPANTES","Maritza Cardozo, Sebastián Ochoa y Alba Lucía García "]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se analizó la situación específica, identificando las causas que generaron la misma hasta llegar a la causa raíz"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Se ajustó el formato JEP-FR-10-01 \"Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal\" porque faltaba un comentario en el \"Objeto\"que indicará qué acción se debía realizar en los casos de modificación."]
[null,"Igualmente, se encontró una ausencia de punto de control en el procedimiento y se procedió a incluirlo en el numeral 15 del procedimiento JEP-PT-10-01 \"Gestión Presupuestal\""]

{"sheet":"Análisis causa item 4","index":5,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[null," "]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","GESTION PRESUPUESTAL"]
[null,"ITEM ",4]
[null,"FUENTE","INFORME DE AUDITORIA"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se recomienda que, en los informes mensuales de ejecución presupuestal, se establezca un análisis cualitativo del comportamiento de los porcentajes de los compromisos frente a los pagos realizados, con el propósito de generar alertas u observaciones a las unidades ejecutoras y sus dependencias, garantizando la adecuada ejecución presupuestal"]
[null,"CORRECCIÓN","Se adicionó al informe cuantitativo mensual un informe cualitativo que explique la ejecución presupuestal."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","CORRECTIVA"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","5 PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-11-01"]
[null,"PARTICIPANTES","MARITZA CARDOZO, SEBASTIAN OCHOA Y ALBA LUCERO RODRIGUEZ"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se analizó la situación específica y se identificaron las causas que la generaban hasta llegar a la causa raíz"]
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[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Mensualmente se anexa al informe cuantitativo, un informe cualitativo analizando la ejecución mensual con gráficos, cifras y porcentajes"]

{"sheet":"Análisis causa item 5","index":6,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[31,1,31,12],[14,1,14,12],[7,2,7,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","Gestión Financiera"]
[null,"ITEM ",5]
[null,"FUENTE","Informe auditoría control interno"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencia las circulares No. 001 del 08/01/2019 y 005 de 30/01/2019, mediante las cuales se dan lineamientos del PAC vigencia 2019, sin embargo, se recomienda continuar con la generación de alertas con el propósito de realizar una adecuada ejecución de los recursos del presupuesto aprobado para la vigencia."]
[null,"CORRECCIÓN","Actualizar el procedimiento \"Programa Anual Mensualizado de Caja-JEP-PT-10-03\" e incluir un nuevo punto de control adicional "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción de Mejora "]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Análisis de valor"]
[null,"FECHA","2019-12-09"]
[null,"PARTICIPANTES","Juan David Olarte Torres, Giselle Andrea Silva Pineda"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"En virtud a la recomendación establecida en la auditoria de control interno del procedimiento \"Programa Anual Mensualizado de Caja-JEP-PT-10-03\",  a través de la metodología de análisis de valor, se evidenció la oportunidad de mejorar el procedimiento y contribuir a la mejor ejecución de los recursos PAC asignados a la entidad por parte del Ministerio de Hacienda, a través del envío de alertas a los supervisores informando sobre los contratos con recursos PAC aprobados y que no se hayan radicado en la subdirección financiera. "]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Como resultado se adelantará actualización del procedimiento \"Programa Anual Mensualizado de Caja-JEP-PT-10-03\", incluyendo como actividad y punto de control el envió de alertas a los supervisores  sobre los  contratos  con recursos PAC aprobados y que no se hayan radicado en la subdirección financiera.  "]

{"sheet":"Análisis causa item 6","index":7,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[31,1,31,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,15,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"PROCESO","Gestión Financiera"]
[null,"ITEM ",6]
[null,"FUENTE","Informe auditoría control interno"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencia cumplimiento de las actividades documentadas en el procedimiento JEP-PT-10-04 Conciliación bancaria de 26-03-2019, el cual consiste en la confrontación de los valores registrados en el libro auxiliar de bancos y los valores suministrados por el banco a través del extracto bancario; sin embargo, los informes generados por las áreas de Tesorería y Contabilidad no establecen fechas en la cual se elaboran las conciliaciones."]
[null,"CORRECCIÓN","Actualizar el procedimiento \"Conciliación Bancaria-JEP-PT-10-04\"con la inclusión de la fecha del formato. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Análisis de valor"]
[null,"FECHA","2019-12-09"]
[null,"PARTICIPANTES","Juan David Olarte Torres, Adriana Lorena Guzmán Molano"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se gestionó ante la Subdirección de Fortalecimiento Inistitucional la actualización del procedimiento\"JEP-PT-10-04  Conciliación Bancaria\" con la modificación del responsable de la ejecución de la conciliación y el detalle de la información objeto de verificación. Así mismo, se incluyó la fecha de elaboración en el formato de conciliación bancaria."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"En la definición del formato de conciliación bancaria se omitió incluir la fecha de elaboración considerando que en las políticas de operación de se estableció que ésta debe realizarse dentro de las semanas siguientes a la finalización del mes. "]

{"sheet":"Análisisi causa item 7","index":8,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[31,1,31,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,15,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"PROCESO","Gestión Financiera"]
[null,"ITEM ",7]
[null,"FUENTE","Informe auditoría control interno"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se recomienda que los documentos soportes de órdenes de pago sean legibles, para dar aplicación a las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado de la Ley 594 de 2000 y en especial al contenido del “ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación, así mismo, tener en cuenta las disposiciones del Articulo 617 del Estatuto Tributario y de lo señalado en el Articulo 3 del decreto 522 de 2003."]
[null,"CORRECCIÓN","Gestionar el lineamiento específico sobre los estándares mínimos que debe presentar un documento legible."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Análisis de valor"]
[null,"FECHA","2019-12-09"]
[null,"PARTICIPANTES","Juan David Olarte Torres, Adriana Lorena Guzmán Molano"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se solicitó acompañamiento al Departamento de Gestión Documental, con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos definidos en el artículo 47 de la Ley 594 de 2000."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"No existían lineamientos sobre la legibilidad de un documento. "]

{"sheet":"Análisis causa item 8","index":9,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[31,1,31,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,16,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"PROCESO","Gestión Financiera"]
[null,"ITEM ",8]
[null,"FUENTE","Informe auditoría control interno"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En el ejercicio auditor se puedo observar firmas en documentos con tintas de diferentes colores, por lo que se recomienda establecer controles y tomar acciones para dar cumplimiento a las disposiciones de acuerdo con la Ley 43 de 1913, Ley 527 de 1999, Ley 594 de 2000, Decreto 2150 de 1995, Acuerdo AGN 060 de 2001 y Circular Interna No. 13 de 1999 del AGN: \"no se deben utilizar micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda, puesto que dada la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse y a perder su coloración en corto tiempo. Se debe firmar con bolígrafo de tinta negra insoluble.” Así mismo cumplir con las siguientes especificaciones \" La tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, ¡materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación. La tinta debe fluir de la pluma o la respectiva fuente, fácil y libremente sin interrupciones, permitiendo una escritura suave (no abrasiva) y debe secar rápidamente. El matiz del color de la tinta debe ser uniforme a través de toda la escritura. La tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre papel bond. La tinta permanente debe presentar un nivel despreciable de pérdida de color al ser expuesto a la luz del día, rayos ultravioletas o sumergirla en agua o alcohol”."]
[null,"CORRECCIÓN","Gestionar el lineamiento específico sobre los estándares mínimos que se debe exigir en las firmas de los documentos."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Análisis de valor"]
[null,"FECHA","2019-12-09"]
[null,"PARTICIPANTES","Juan David Olarte Torres, Adriana Lorena Guzmán Molano"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se solicitó a la Subdirección de Gestión Documental un acompañamiento sobre los estándares mínimos que se deben exigir en las firmas de los documentos. El Subdirector Financiero estableció como directriz, al interior de la Subdirección Financiera, que la firma y producción de documentos se debe realizar con esferos de tinta permanente y de color negro, quedando restringido el uso de micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda y de colores, con el fin de garantizar la adecuada preservación y conservación de la documentación producida por la Subdirección Financiera."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"No existían lineamientos sobre las condiciones de las firmas de los documentos."]

{"sheet":"Análisis causa item 9","index":10,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[31,1,31,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[14,1,14,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"PROCESO","Gestión Financiera"]
[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Informe auditoría control interno"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA "," Se recomienda para la organización de las unidades documentales del proceso Gestión Financiera, se acaten los lineamientos emitidos en el procedimiento JEP-PT-13-02 Organización de archivos de gestión y de los lineamientos definidos por el por el Archivo General de la Nación -AGN en el Acuerdo 042 de 2002."]
[null,"CORRECCIÓN","Solicitar a Gestión Documental el lineamiento específico sobre la organización de las unidades documentales del proceso de gestión financiera"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Acción de Mejora "]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","Análisis de valor"]
[null,"FECHA","2019-12-09"]
[null,"PARTICIPANTES","Juan David Olarte Torres, Giselle Andrea Silva Pineda"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"En virtud a la recomendación establecida en la auditoria de control interno sobre la organización de las unidades documentales del proceso de gestión financiera,  a través de la metodología de análisis de valor, desde la subdirección se  identifica la necesidad como oportunidad de mejor documentarse con Gestión Documental sobre los lineamientos en la organización y disposición de los documentos. "]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Como acción de mejora se solicitará al Departamento de Gestión Documental acompañamiento y revisión de la organización documental que se tiene a la fecha y de acuerdo a sus recomendaciones  y a los parámetros establecidos por el archivo general de la nación implementar y mejorar la disposición de los archivos."]