{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Análisis causa - Debilidad 1","Análisis causa - Debilidad 2"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":3,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[]
["Fuentes","Nombre del proceso "]
["Auditorías internas y externas. ","Acciones, revisiones y recursos judiciales"]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) ","Administración de bienes y servicios"]
["Administración de riesgos. ","Direccionamiento estratégico y planeación"]
["Evaluación de los planes institucionales. ","Evaluación y control "]
["Actividades de autocontrol. ","Gestión de asuntos disciplinarios"]
[null,"Gestión de atencion al ciudadano"]
[null,"Gestion de comunicaciones"]
[null,"Gestión de conocimiento e innovación"]
[null,"Gestión de contratación"]
[null,"Gestion de cooperacion"]
[null,"Gestión de la calidad"]
[null,"Gestión del talento humano"]
[null,"Gestion documental"]
[null,"Gestión financiera"]
[null,"Gestion juridica"]
[null,"Gobierno y gestion de las tecnologias"]
[null,"Judicial adversarial"]
[null,"Judicial dialógico"]
[null,"Participación efectiva, representación y defensa técnica"]
[null,"Soporte para la administración de justicia"]
[null,"Tratamiento especial individual"]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":23,"n_cols":166,"rows_kept":23,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[25,159,25,160],[26,159,26,160],[3,154,3,165],[4,154,4,156],[4,157,4,159],[4,160,4,165],[24,159,24,160],[25,133,25,134],[26,133,26,134],[3,141,3,152],[4,141,4,143],[4,144,4,146],[4,147,4,152],[24,146,24,147],[25,146,25,147],[26,146,26,147],[3,128,3,139],[4,128,4,130],[4,131,4,133],[4,134,4,139],[24,133,24,134],[25,107,25,108],[26,107,26,108],[3,115,3,126],[4,115,4,117],[4,118,4,120],[4,121,4,126],[24,120,24,121],[25,120,25,121],[26,120,26,121],[3,102,3,113],[4,102,4,104],[4,105,4,107],[4,108,4,113],[24,107,24,108],[24,81,24,82],[25,81,25,82],[26,81,26,82],[24,94,24,95],[25,94,25,95],[26,94,26,95],[24,55,24,56],[25,55,25,56],[26,55,26,56],[24,68,24,69],[25,68,25,69],[26,68,26,69],[25,29,25,30],[26,29,26,30],[24,42,24,43],[25,42,25,43],[26,42,26,43],[3,24,3,35],[4,24,4,26],[4,27,4,29],[4,30,4,35],[24,29,24,30],[4,37,4,39],[4,40,4,42],[4,43,4,48],[2,0,2,1],[2,2,2,4],[2,5,2,6],[2,7,2,9],[0,8,0,9],[0,3,1,7],[0,0,1,2],[3,89,3,100],[4,89,4,91],[4,92,4,94],[4,95,4,100],[3,76,3,87],[4,76,4,78],[4,79,4,81],[4,82,4,87],[3,63,3,74],[4,63,4,65],[4,66,4,68],[4,69,4,74],[3,50,3,61],[4,50,4,52],[4,53,4,55],[4,56,4,61],[3,37,3,48],[3,11,3,22],[3,0,3,9],[4,11,4,13],[4,14,4,16],[4,2,5,2],[4,17,4,22],[26,16,26,17],[25,0,25,1],[24,16,24,17],[25,16,25,17],[24,0,24,1],[4,5,5,5],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,6,5,6],[4,7,5,7],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[6,0,7,0],[6,1,7,1],[6,2,7,2],[6,3,7,3],[6,4,7,4]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de mejoramiento",null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 2.0","2021-04-30"]
["NOMBRE DEL PROCESO:",null,"Participación efectiva, representación y defensa técnica",null,null,"DEPENDENCIA RESPONSABLE:",null,"SAAD COMPARECIENTES"]
["Formulación por parte del proceso",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2021-06-09","Incumplimiento de la actividad No. 9 del Procedimiento JEP-PT-16-05 “Asignación de abogado a Comparecientes”, la cual contempla en la descripción: “Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de recibido de la asignación, el contratista del SAAD realizará la solicitud de reconocimiento de personería jurídica.","El procedimiento se aprobó con una relación de tiempo insuficiente para la actividad.","AM","Ajustar y actualizar el procedimiento JEP-PT-16-05 “Asignación de abogado a Comparecientes”","1. Ajustar y actualizar el Procedimiento JEP-PT-16-05 “Asignación de abogado a Comparecientes” por parte de Departamento SAAD Comaprecientes.\n2. Solicitar la revisión del Procedimiento una vez ajustado por el Departamento SAAD Comparecientes, por parte de Subsecretaría e implementar las observaciones, en caso de que las mismas sean procedentes.\n3. Solicitar la aprobación por parte del Departamento de Fortalecimiento Institucional, una vez el mismo sea aprobado por Subsecretaría.","2021-07-06","2021-12-31",null,"Jorge Alirio Mancera Cortés","2021-12-31","El Jefe del Departamento se permitió someter a la aprobación, de la actualización del Procedimiento de Asignación de abogado a Comparecientes-JEP-PT-16-05 aprobado el 10 de octubre del 2019.\n\nEste trámite de actualización viene siendo adelantado por el departamento SAAD Comparecientes desde el mes de octubre de 2021 en el marco del Plan de Mejoramiento construido con Control interno. El procedimiento ha sido previamente presentado y sometido a revisión ante la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, así como del asesor de la SubSE para la revisión del mismo.\n\nEl procedimiento JEP-PT-16-05 requirió los siguientes ajustes:\n1. Se ajusta el nombre del procedimiento y por lo tanto su alcance.\n2. Se incluyen nuevos lineamientos generales dentro del procedimiento lo cual permite detallar un poco más el mismo, tales como: reconocimiento de personería jurídica, suscripciones de poder, registro de actuaciones de defensa o asesoría en herramienta tecnológica y quejas.\n3. Se ajustan actividades dentro del procedimiento:\n*Se modifican las actividades y se amplía el flujo de aprobación de las órdenes judiciales, derechos de petición y solicitudes de la UIA, así como se establecen los términos de cumplimiento frente a las mismas.\n*Se eliminan las actividades 2 y 3 ya que estas, los responsables eran las Salas, Secciones o la Secretaría Judicial y el Departamento SAAD Comparecientes no tiene injerencia sobre las mismas, ya que solo se recibe una solicitud por parte de estas.\n*Se ajusta el término concedido a los abogados defensores para aportar el poder y solicitar el reconocimiento de personería jurídica, en los casos que aplique.\n*Se incluyen las herramientas tecnológicas utilizadas para el cumplimiento de las actividades.\n*Se incluye dentro del procedimiento la solicitud de cambio o sustitución del abogado.\n\nSe adjunta:\nSe adjuntan los soportes de los diferentes correos electrónicos y procedimiento actualizado y publicado en la Intranet el 30 de diciembre del 2021.\n\nEl procedimiento fue aprobado y publicado por la Subdirección de Fortalecimiento el día 30 de diciembre del 2021.","Profesional Especializado II","2022-01-12","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de las actividades relacionadas con la modificación y actualización del procedimiento \"JEP-PT-16-05 Asignación de abogado a compareciente\", el cual posterior a surtir las distintas aprobaciones se publica el 30 de diciembre de 2021 en el subsitio del sistema de gestión de calidad. El procedimiento actualizado ahora se denomina \"JEP-PT-16-05 Defensa técnica a comparecientes o posibles comparecientes\" y se ajustó (entre otros) el tiempo de solicitud de reconocimiento de personeria jurídica a 60 días hábiles.\nPor lo anterior se recomienda el cierre de la acción propuesta","Profesional Especializado II","2021-01-21","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo y cargue de evidencias por parte del Departamento SAAD Comparecientes, se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta, toda vez que, se observa la trazabilidad de correos electrónicos de fechas 20, 21, 28, 29 y 30 de diciembre de 2021 a través de los cuales se da constancia de las actividades realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, la Subsecretaría Ejecutiva y el Departamento SAAD Comparecientes para llevar a cabo la modificación, actualización y formalización en el Sistema de Gestión de Calidad del procedimiento cuyo nombre se cambió a \"JEP-PT-16-05 Defensa técnica a comparecientes o posibles comparecientes\", versión 1.0 del 30 de diciembre de 2021.\n\nEs preciso mencionar que, específicamente en relación con la debilidad emitida en el informe de auditoría, se observó que en dicho procedimiento en el numeral 3.Actividades en el No.10, se actualizaron los términos para solicitud de reconocimiento de personería jurídica pasando de cinco (5) días a sesenta(60) días hábiles siguientes a la fecha de recibido de la asignación de un defensor.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Departamento que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el Departamento para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,"AM","Realizar seguimiento al cumplimiento del término para solicitar el reconocimiento de la personeria juridica","1. Se realizará un ajuste en el aplicativo VISTA (anterior CRM) que incorporará una opción dentro del registro de las Actuaciones que indique la fecha, observaciones, causa en caso que no proceda la solicitud de reconocimiento de personería jurídica.","2021-09-01","2021-12-31",null,"Jorge Alirio Mancera Cortés","2021-12-31","Se realizó la inclusión de dos nuevas actuaciones: Con reconocimiento de personería jurídica y Sin reconocimiento de personería jurídica, con el fin que los abogados pudieran registrar la misma, además de los motivos por los cuales no pudo ser procedente el reconocimiento de la personería jurídica.\n\nSe adjunta ejemplo del registro de la actuación en VISTA.","Profesional Especializado II","2022-01-12","Conforme al monitoreo y soportes presentados, se observa la modificación al sistema \"VISTA\" con el fin de contar con un mejor registro y seguimiento para el reconocimiento de la personería jurídica. Por lo anterior se entiende como ejecutada la actividad propuesta.\nSe recomienda al proceso para el próximo reporte, evidenciar como este ajuste en el aplicativo permite realizar el seguimiento al cumplimiento del tiempo establecido.","Profesional Especializado II","2022-01-21","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo y cargue de evidencias por parte del Departamento SAAD Comparecientes, se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta, toda vez que, se aportaron pantallazos del sistema VISTA, cuyos campos registran la fecha de realización, el abogado SAAD que lo reporta y la inclusión de dos nuevas actuaciones que permiten identificar si hay solicitud de reconocimiento de personería jurídica o, en caso de ser sin solicitud de reconocimiento de personería jurídica. Asimismo, se puede observar que en otro campo (Tipo de solicitud) se registran los motivos por los cuales es procedente el reconocimiento de la personería jurídica.\n\nSe resalta la importancia y necesidad de que el Departamento acoja la recomendación emitida por la segunda línea de defensa que señala: \"(...) para el próximo reporte, evidenciar como este ajuste en el aplicativo permite realizar el seguimiento al cumplimiento del tiempo establecido\".\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Departamento que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el Departamento para la evaluación de la III línea de defensa. ","Cerrada"]
[2,"Auditorías internas y externas. ","2021-06-09","Se evidenció que las PQRSDF que, si bien se generó la respectiva respuesta al peticionario y/o compareciente, la misma no se encuentra asociada al radicado de entrada en el sistema CONTI.","Falta de claridad en el relacionamiento de las respuestas en el Sistema de Gestión Documental.","AM","Capacitar al personal en cuanto al manejo de las PQRSDF en el Sistema de Gestión Documental","1. Generar la articulación con el Departamento de Gestión Documental a fin de resolver las inquietudes sobre las funcionalidades del sistema.\n2. Capacitar al equipo con el fin de indicar la funcionalidad correcta dentro del Sistema de Gestión Documental para la asociación entre el radicado de ingreso y el de salida","2021-07-06","2021-09-30",null,"Jorge Alirio Mancera Cortés","2021-10-08","1. Mediante correo electrónico se articuló reunión con el Departamento de Gestión Documental a fin de resolver las inquietudes sobre las funcionalidades del sistema.\n2. Se realizó capacitación al equipo del SAAD Comparecientes con el fin de indicar la funcionalidad correcta dentro del Sistema de Gestión Documental para la asociación entre el radicado de ingreso y el de salida.\nSe adjunta como soporte:\n* Correo de solicitud de capacitación al Departamento de Gestión Documental en el marco del plan de mejoramiento.\n* Citación a capacitación por parte de Gestión Documental con el fin de brindar la \"CAPACITACION/TALLER CONTI CON ENFASIS EN PQRSDF\"","Profesional Especializado II","2022-01-12","Esta acción fue declarada como cerrada por la SCI en evaluación del III trimestre de 2021","Profesional Especializado II","2022-10-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo y cargue de evidencias por parte del Departamento de SAAD Comparecientes se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta \"Capacitar al personal en cuanto al manejo de las PQRSDF en el Sistema de Gestión Documental\", toda vez que se observa la trazabilidad de correos electrónicos de fechas 1. 6 y 8 de julio a través de los cuales se articuló la reunión con el Departamento de Gestión Documental para realizar la capacitación a los profesionales del Departamento, respecto de las funcionalidades del sistema, especialmente en el manejo de PQRSDF, así como la Citación por parte del Departamento de Gestión Documental a la \"CAPACITACION/TALLER CONTI CON ENFASIS EN PQRSDF\" a realizarse por la herramienta Teams, el 15 de julio de 2021 de 11:00 a 13:00 d.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Departamento que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el Departamento para la evaluación de la III línea de defensa.\n\nFINALMENTE SE ALERTA QUE EL MONITOREO Y SEGUIMIENTO NO DETERMINA EL ESTADO DE LAS ACTIVIDADES","Cerrada","SI","Se declara la eficacia de la acción, toda vez que se evidenció que los profesionales del Departamento de SAAD Comparecientes fueron capacitados por parte del Departamento de Gestión Documental sobre la funcionalidad dentro del Sistema de Gestión Documental para la asociación entre el radicado de ingreso y el radicado de salida. \n\nDe acuerdo con la solicitud  realizada por la SCI mediante correo electrónico del 18/01/2022, el Departamento a través de correo electrónico del 19/01/2022 aportó la matriz de seguimiento a las peticiones tramitadas durante los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2021, de la cual se seleccionó una muestra aleatoria de cinco (5) peticiones, que fueron verificadas en el sistema CONTI, donde se constató que las respuestas a dichas peticiones se encuentran asociadas al radicado de entrada al sistema.\n\n\n"]
[3,"Auditorías internas y externas. ","2021-06-09","Se presentó extemporaneidad en los términos establecidos para la contestación de las PQRSDF identificadas con radicado de entrada No. 20191510643202, 202001025037, 202001028470, 202001026158 y 202101003075.","Seguimiento a los derechos de petición recibidos por el Departemento y con terminos de respuesta ya vencidos.","AM","Realizar seguimiento vencimiento de las PQRSDF.","1. Priorizar la respuesta de las PQRSDF que se reciben con terminos ya vencidos.\n2. Realizar seguimiento mediante el informe diario al cumplimiento de los terminos para dar respuesta a las PQRSDF.","2021-07-06","2021-09-30",null,"Jorge Alirio Mancera Cortés","2021-10-08","1. Se priorizaron la respuesta de las PQRSDF que se recibieron con términos ya vencidos.\n2. Se realizó seguimiento mediante el informe diario al cumplimiento de los terminos para dar respuesta a las PQRSDF.\nSe adjunta como soporte correo de fecha 01 de octubre del 2021 con  Informe de delegación Resolución No. 603 de 2020 III trimestre 2021 de PQRSDF.","Profesional Especializado II","2022-01-12","Esta acción fue declarada como cerrada por la SCI en evaluación del III trimestre de 2021","Profesional Especializado II","2021-10-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo y cargue de evidencias por parte del Departamento de SAAD Comparecientes, se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta \"Realizar seguimiento vencimiento de las PQRSDF\", toda vez que se observa el \"Informe de Delegación de respuesta a PQRSDF Resolución No. 603 de 2020. III Trimestre 2021. Departamento SAAD Comparecientes\", dirigido a la Secretaria Ejecutiva de la JEP, con el cual se anexa el archivo \"Cuadro de seguimiento SAAD COMP III TRIMESTRE 2021\", donde se observa que durante el III trimestre de 2021 el Departamento tramitó oportunamente los derechos de petición, así: julio: 31, agosto: 42 y septiembre: 28.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Departamento que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el Departamento para la evaluación de la III línea de defensa.\n\nFINALMENTE SE ALERTA QUE EL MONITOREO Y SEGUIMIENTO NO DETERMINA EL ESTADO DE LAS ACTIVIDADES","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que se evidenció a través de la herramienta CONTI, la oportunidad en la respuesta para cinco (5) peticiones seleccionadas de manera aleatoria, de la matriz de seguimiento a las peticiones tramitadas por el Departamento durante los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2021, la cual fue aportada mediante correo electrónico del 19/01/2021, luego de la solicitud realizada por la SCI. \n\nLo anterior, en cumplimiento de los términos establecidos en la Resolución No.602 de 2020, “Por la cual se derogan las Resoluciones 3351 de 2019; 311, 444 de 2020 y se reglamenta el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones en la Jurisdicción Especial para la Paz”. \n"]
[4,"Auditorías internas y externas. ","2021-06-09","De otra parte, respecto a los seis (6) radicados adicionales seleccionados en la muestra, se observó en la base de datos remitida por el Departamento en la columna “No. Radicado de entrada” el registro de información que ingreso al Departamento a través de correos electrónicos.","Falta de registro de solicitudes de asignación de profesionales por parte del Departamento, en el Sistema de Gestión Documental, que son remitidas por correo electrónico.","AM","Redireccionar las solicitudes de las Salas o Secciones al Sistema de Gestión Documental, con el fin de obtener la radicación de las mismas.","Evaluar las solicitudes recibidas mediante correo electrónico y registrarlas a través del canal de recepción oficial de la Entidad. Con el fin de ser tamitadas por medio del Sistema de Gestión Documental; sin perjuicio del trámite prioritario que le pueda dar el Departamento SAAD Comparecientes.","2021-07-06","2021-09-30",null,"Jorge Alirio Mancera Cortés","2021-10-08","Se evaluaron las solicitudes recibidas mediante correo electrónico y las mismas fueron registradas a través del canal de recepción oficial de la Entidad, con el fin de ser tamitadas por medio del Sistema de Gestión Documental.\nSe adjunta como soporte excel de seguimiento a solicitudes recibidas que da cuenta que todas tienen radicado de entrada ante el Sistema de Gestión Documental.","Profesional Especializado II","2022-01-12","Esta acción fue declarada como cerrada por la SCI en evaluación del III trimestre de 2021","Profesional Especializado II","2021-10-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo y cargue de evidencias por parte del Departamento de SAAD Comparecientes, se observa el cumplimiento de la acción propuesta \"Redireccionar las solicitudes de las Salas o Secciones al Sistema de Gestión Documental, con el fin de obtener la radicación de las mismas\", toda vez que el Departamento informó en el monitoreo que, \"Se evaluaron las solicitudes recibidas mediante correo electrónico y las mismas fueron registradas a través del canal de recepción oficial de la Entidad, con el fin de ser tramitadas por medio del Sistema de Gestión Documental.\", para lo cual se aportó como evidencia el archivo Excel que contine el seguimiento a las 101 solicitudes recibidas duante el III trimestre de 2021, donde se observa que todas las solicitudes cuentan con un  radicado de entrada del Sistema de Gestión Documental.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Departamento que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el Departamento para la evaluación de la III línea de defensa.\n\nFINALMENTE SE ALERTA QUE EL MONITOREO Y SEGUIMIENTO NO DETERMINA EL ESTADO DE LAS ACTIVIDADES","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se evidenció a través de la matriz diseñada para el seguimiento a las solicitudes recibidas que, el Departamento evalúa las solicitudes recibidas mediante correo electrónico y las mismas son registradas a través del canal de recepción oficial de la Entidad, con el fin de ser tramitadas por medio del Sistema de Gestión Documental.\n\nEn la matriz de seguimiento se observa que, todas las solicitudes que recibe el Departamento cuentan con un radicado de entrada del Sistema de Gestión Documental y por lo tanto son tramitadas a través de dicha herramienta.\n"]
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{"sheet":"Análisis causa - Debilidad 1","index":2,"n_rows":33,"n_cols":9,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[31,0,31,9],[32,0,33,9],[20,4,30,5],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,8,30,9],[20,0,30,1],[20,2,30,3],[20,6,30,7],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Participación efectiva, representación y defensa técnica"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Incumplimiento de la actividad No. 9, la cual contempla que dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de recibido de la asignación, el contratista del SAAD realizará la solicitud de reconocimiento de personería jurídica."]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reúna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  través de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razón por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razón por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razón por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["El abogado no alcanza a gestionar la actividad en el término establecido por el procedimiento y porque dependiendo de cada caso aplica o no la solicitud de reconocimiento",null,"El primer canal de comunicación entre el abogado y el compareciente requiere el envío de oficios o solicitud de entrevista, lo cuál en ocasiones se ve afectado ante la imposibilidad de contactar al compareciente",null,"La facultad dispositiva del Compareciente para aceptar o no los servicios del SAAD Comparecientes.",null,"La necesidad o no de la solicitud de reconocimiento de la personería jurídica, está determinada por la legitimidad (fuerza vinculante) que cada Sala o Sección le da al oficio de asignación.",null,"El procedimiento se aprobó con una relación de tiempo insuficiente para la actividad, así mismo fue generalizada para todos los procesos de asignación sin tener en cuenta que la actividad no aplica para ciertos casos."]
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["Escriba la causa raíz"]
["El procedimiento se aprobó con una relación de tiempo insuficiente para la actividad, así mismo fue generalizada para todos los procesos de asignación sin tener en cuenta que la actividad no aplica para ciertos casos."]

{"sheet":"Análisis causa - Debilidad 2","index":3,"n_rows":54,"n_cols":9,"rows_kept":54,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[52,0,52,9],[53,0,55,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,51,1],[20,2,51,3],[20,4,51,5],[20,6,51,7],[20,8,51,9],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Participación efectiva, representación y defensa técnica"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: \n*Se evidenció que PQRSDF que, si bien se generó la respectiva respuesta al peticionario y/o compareciente, la misma no se encuentra asociada al radicado de entrada en el sistema CONTI.\n**Se presentó extemporaneidad en los términos establecidos para la contestación de las PQRSDF identificadas con radicado de entrada No. 20191510643202, 202001025037, 202001028470, 202001026158 y 202101003075.\n***De otra parte, respecto a los seis (6) radicados adicionales seleccionados en la muestra, se observó en la base de datos remitida por el Departamento en la columna “No. Radicado de entrada” el registro de información que ingreso al Departamento a través de correos electrónicos."]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reúna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  través de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razón por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razón por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razón por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["*Falta de claridad por parte del equipo del Departamento de SAAD Comparecientes de la funcionalidad para la asociación entre el radicado entrada y salida en el Sistema de Gestión Documental.\n\n**Dificultad en el análisis de competencia por parte de los usuarios que recepcionan las PQRDFS lo que genera demora en la llegada a al/los Departamento(s) competente/s) para responder.\n\n***Falta de remisión por parte del SAAD Comparecientes de la solicitud por Sistema de Gestión Documental para la codificación y clasificación.",null,"*Cambio del Sistema de Gestión Documental generando que durante el segundo semestre del 2020, no se conociera a plenitud las funcionalidades del Sistema.\n\n\n\n**Cuando una PQRDFS  requiere insumos por parte de varias Áreas.\n\n\n\n\n***El tiempo que implica formalizar la solicitud en la mayoría de las oportunidades no permitiría la garantía del derecho a la que tienen los Comparecientes para la prestación del servicio.",null,"*Falta de claridad en el relacionamiento de las respuestas en el Sistema de Gestión Documental.\n\n\n\n\n\n**Seguimiento a los derechos de petición recibidos por el Departemento y con terminos de respuesta ya vencidos.\n\n\n\n***Falta de registro de solicitudes de asignación de profesionales por parte del Departamento, en el Sistema de Gestión Documental, que son remitidas por correo electrónico."]
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["Escriba la causa raíz"]
["*Falta de claridad en el relacionamiento de las respuestas en el Sistema de Gestión Documental.\n**Complejidad de en el proceso de: clasificación, respuesta y cadena de aprobación.\n***Inmediatez de la necesidad del acompañamiento psicosocial evidenciado por la Magistratura en la práctica de las diligencias judiciales"]