{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa ","Analisis de causa  (2)"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":3,"comments":3,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[]
[]
["Fuentes","Nombre del proceso "]
["Auditorías internas y externas. ","Acciones, revisiones y recursos judiciales"]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) ","Administración de bienes y servicios"]
["Administración de riesgos. ","Direccionamiento estratégico y planeación"]
["Evaluación de los planes institucionales. ","Evaluación y control "]
["Actividades de autocontrol. ","Gestión de asuntos disciplinarios"]
[null,"Gestión de atencion al ciudadano"]
[null,"Gestion de comunicaciones"]
[null,"Gestión de conocimiento e innovación"]
[null,"Gestión de contratación"]
[null,"Gestion de cooperacion"]
[null,"Gestión de la calidad"]
[null,"Gestión del talento humano"]
[null,"Gestion documental"]
[null,"Gestión financiera"]
[null,"Gestion juridica"]
[null,"Gobierno y gestion de las tecnologias"]
[null,"Judicial adversarial"]
[null,"Judicial dialógico"]
[null,"Participación efectiva, representación y defensa técnica"]
[null,"Soporte para la administración de justicia"]
[null,"Tratamiento especial individual"]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":23,"n_cols":166,"rows_kept":23,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[6,6,7,6],[25,159,25,160],[26,159,26,160],[3,154,3,165],[4,154,4,156],[4,157,4,159],[4,160,4,165],[24,159,24,160],[25,133,25,134],[26,133,26,134],[3,141,3,152],[4,141,4,143],[4,144,4,146],[4,147,4,152],[24,146,24,147],[25,146,25,147],[26,146,26,147],[3,128,3,139],[4,128,4,130],[4,131,4,133],[4,134,4,139],[24,133,24,134],[25,107,25,108],[26,107,26,108],[3,115,3,126],[4,115,4,117],[4,118,4,120],[4,121,4,126],[24,120,24,121],[25,120,25,121],[26,120,26,121],[3,102,3,113],[4,102,4,104],[4,105,4,107],[4,108,4,113],[24,107,24,108],[24,81,24,82],[25,81,25,82],[26,81,26,82],[24,94,24,95],[25,94,25,95],[26,94,26,95],[24,55,24,56],[25,55,25,56],[26,55,26,56],[24,68,24,69],[25,68,25,69],[26,68,26,69],[25,29,25,30],[26,29,26,30],[24,42,24,43],[25,42,25,43],[26,42,26,43],[3,24,3,35],[4,24,4,26],[4,27,4,29],[4,30,4,35],[24,29,24,30],[4,37,4,39],[4,40,4,42],[4,43,4,48],[2,0,2,1],[2,2,2,4],[2,5,2,6],[2,7,2,9],[0,8,0,9],[0,3,1,7],[0,0,1,2],[3,89,3,100],[4,89,4,91],[4,92,4,94],[4,95,4,100],[3,76,3,87],[4,76,4,78],[4,79,4,81],[4,82,4,87],[3,63,3,74],[4,63,4,65],[4,66,4,68],[4,69,4,74],[3,50,3,61],[4,50,4,52],[4,53,4,55],[4,56,4,61],[3,37,3,48],[3,11,3,22],[3,0,3,9],[4,11,4,13],[4,14,4,16],[4,2,5,2],[4,17,4,22],[26,16,26,17],[25,0,25,1],[24,16,24,17],[25,16,25,17],[24,0,24,1],[4,5,5,5],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,6,5,6],[4,7,5,7],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[6,0,7,0],[6,1,7,1],[6,2,7,2],[6,3,7,3],[6,4,7,4],[6,5,7,5]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de mejoramiento",null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 2.0","2021-04-30"]
["NOMBRE DEL PROCESO:",null,"Participación efectiva, representación y defensa técnica",null,null,"DEPENDENCIA RESPONSABLE:",null,"Departamento de SAAD Víctimas"]
["Formulación por parte del proceso",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2021-08-06","Teniendo en cuenta la base de datos o matriz que contiene las órdenes judiciales de asignación de representación judicial remitidas por el Departamento SAAD Representación a Víctimas durante el periodo de alcance de la auditoría, se determinó una muestra aleatoria mediante la selección de 22 órdenes, de las cuales en algunas se presentaron situaciones que no dan cumplimiento a las actividades descritas en el procedimiento  JEP-PT-16-01","Debilidades en las  actividades de seguimiento en el procedimiento de \"Representanción judicial de victimas\" en relación con la asignación de órdenes judiciales para la representación de víctimas","AM","Actualizar el procedimiento  \"Representación judicial de víctimas\" y sus formatos incluyendo actividades de seguimiento a la asignación de órdenes judiciales para la representación a víctimas","Actualizar  el procedimiento \"Representación judicial de víctimas\" y  socializarlo con el grupo de trabajo.","2021-10-15","2021-12-31",null,"Claudia Liliana Erazo","2022-01-05","El dia 31 de diciembre de 2021, se actualizó el procedimiento que explica la manera en la que el departamento asigna las órdenes judiciales de representación allegadas de las salas o secciones, por lo cual también debio ser necesario cambiar el nombre del procedimiento a \"Asignación de representante judicial a víctimas\" y se actualizaron las actividades del mismo con el fin de ajustar el mismo a la manera en la que se desarrolla actualmente.\n\nEVIDENCIA: \"Procedimiento asignación representante judicial V3\" y correos electrónicos con la formalización y socialización de los documentos.","Profesional Especializado II","2022-01-12","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la acción, toda vez que el procedimiento de asignación de representante judicial a victimas fue actualizado y publicado en el Sistema de Gestión de Calidad el 31 de diciembre de 2021. Asimismo, se actualizaron 2 formatos (“Primera asesoría a víctimas - JEP-FR-16-01”-“Registro y seguimiento a víctimas asesoradas – JEP-FR-16-02”) y se creó uno nuevo (“Registro de llamadas a víctimas - JEP-FR-16-03”).","Profesional Especializado II","2022-01-17","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento en la ejecución de la actividad planificada, toda vez que, se evidenciaron correos electrónicos que dan cuenta de las gestiones realizadas por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional y el Departamento del Sistema Autónomo de Asesoría y Defensa-Representación a Víctimas relacionadas con la actualización, formalización y socialización de cinco (5) documentos del SGC a profesionales del Departamento, indicando que \"se realizó la actualización del procedimiento de representación y de los formatos asociados al mismo\",  en versiones del 31 de diciembre de 2021, así:\n\n1. Procedimiento JEP-PT-16-01 Asignación de Representante Judicial de Víctimas. \n2. Formato JEP-FR-16-01 Primera Asesoría a Víctimas. \n3. Formato JEP-FR-16-02 Registro y Seguimiento a Víctimas Asesoradas.\n4. Formato JEP-FR-16-03 Registro de Llamadas a Víctimas. \n5. Protocolo JEP-PC-16-02 Asesoría Jurídica a Víctimas.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa; sin embargo, se hace necesario que se determine el estado de la actividad mencionando si queda abierta o cerrada.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Implementar  un tablero de control que permita realizar seguimiento a los tiempos de respuesta a las actividaes que lo requieran. ","2021-10-15","2021-12-31",null,"Claudia Liliana Erazo","2022-01-05","Se implementó un tablero de control que permite realizar seguimiento a los tiempos de respuesta, tales como la fecha para informar el abogado designado, entrega de poder y la solicitud de personería jurídica. Es importante aclarar que este tablero fue diseñado e implementado, sin embargo esta siendo objeto de actualizaciones constantes y no se encuentra en su versión final.\n\nEVIDENCIA: Tablero de control","Profesional Especializado II","2022-01-12","Conforme al monitoreo y soporte presentado, se observa el cumplimiento de la activad propuesta en cuanto a la implementación de un tablero de control, el cual permite registrar y realizar seguimiento a los tiempos de entrega de poder, solicitud personería, entre otros.\nSe realizó reunión aclaratoria con el proceso (se adjunta acta de reunión) con el fin de aclarar ciertas dudas respecto al manejo de la matriz; que en conclusión se observa su implementación y por ser una actividad nueva, se visualizan algunos registros en blanco, los cuales el proceso afirma que se irán diligenciando y mejorando con su utilización.\nSe recomienda al proceso continuar con el diligenciamiento del tablero con el fin de determinar su usabilidad y eficacia; asimismo, describir en el monitoreo el resultado de su aplicación.","Profesional Especializado II","2022-01-17","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento  de la actividad planificada, toda vez que, se evidenció  documento en formato Excel el cual es implementado como un tablero de control que contiene casillas para el registro de información relacionada con la fecha de entrada al SAAD, magistrado ponente, estado de la solicitud, abogado designado, fecha de respuesta, entre otros aspectos, que permitan realizar seguimiento a los tiempos de respuesta de las actividades que lo requieran. \n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, teniendo en cuenta lo informado por el proceso cuando se menciona que el tablero de control está siendo objeto de actualizaciones constantes y no se encuentra en su versión final, se recomienda que en el próximo monitoreo a realizar, se registre un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa. Adicionalmente, se observó acta de reunión del 13 de enero de 2022, en la cual la II línea solicitó al SAAD Víctimas aclaraciones respecto a las evidencias aportadas en cumplimiento de la actividad planificada concluyendo que: \"El SAAD Víctimas se encuentra realizando seguimiento a los tiempos de comunicación a los abogados, entrega de poder y solicitud de personería en un tablero de control.\", sin embargo, es preciso mencionar que este tablero se encuentra en constante ajuste y modificación para su mejora. Se hace necesario que se determine el estado de la actividad mencionando si queda abierta o cerrada.","Cerrada"]
[2,"Auditorías internas y externas. ","2021-08-06","De  la muestra de 17 PQRSDF recibidas en la entidad y relacionadas en la base de datos suministrada por el Departamento para el periodo de alcance, para lo cual se realizó consulta y verificación en el Sistema de Gestión Documental “CONTI”, se encontraron 3 PQRSDF con extemporalidad en los términos establecidos para la contestación de las PQRSDF.","Debilidades en el seguimiento  al trámite de respuesta a las PQRSDF.","AM","Realizar seguimiento y control al trámite de respuesta de las PQRSDF que recibe el SAAD Víctimas","Diligenciamiento diario de la herramienta establecida por el Departamento de Asuntos Jurídicos, con lo cual se pueda evidenciar el cumplimiento de los términos en los trámites de respuesta a las PQRSDF asignadas al departamento.  ","2021-10-15","2021-12-31",null,"Claudia Liliana Erazo","2022-01-05","Diariamente el profesional del departamento SAAD víctimas, diligenció la matriz de seguimiento establecida por el Departamento de Asuntos Jurídicos.\nEVIDENCIA: https://jepcolombia-my.sharepoint.com/personal/diana_diaz_jep_gov_co/_layouts/15/onedrive.aspx?id=%2Fpersonal%2Fdiana%5Fdiaz%5Fjep%5Fgov%5Fco%2FDocuments%2FSeguimiento%20tramites%20Drs%20Peticion%20de%20la%20SE.","Profesional Especializado II","2022-01-12","Debido a que el link registrado por el proceso no fue posible acceder, se solicitó al proceso el acceso y explicación de su diligenciamiento (ver acta de reunión), lo cual se logra y se encuentra una carpeta de manejo de la Dirección Jurídica ordenada por mes y dentro de cada mes un Excel por día.\nPor lo anterior, se realiza un revisión aleatoria (8-oct : 0 DP / 20-oct: 3 DP no vencidos / 29-oct: 0 DP / 9-nov: 0 DP / 16-nov: 0 DP / 30-nov: 2 DP no vencidos / 7-dic: 3 DP no vencidos / 23-dic: 2 DP no vencidos / 27-dic: 4 DP no vencidos) con el fin de verificar los DP vencidos, encontrando que todos se encuentran como \"No vencidos\"","Profesional Especializado II","2022-01-17","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento  de la actividad planificada, toda vez que, se evidenciaron sesenta y seis (66) bases de datos en formato Excel distribuidas así: i) Octubre veinte (20),  ii) Noviembre veinte (20) y iii) Diciembre veintidos (22). Estas bases de datos contienen los reportes diarios desarrollados con relación al seguimiento en los trámites de respuesta de las PQRSDF, incluyendo en estas los reportes de las PQRSDF que ingresaban y registrando la trazabilidad correspondiente, algunas bases de datos no incluyeron registros a lo que en mesa de trabajo del día 21 de enero de 2022 con la profesional de gestión II del Departamento de conceptos y representación jurídica, se aclaró correspondían a los días en los cuales no ingresaban PQRSDF.\n\nSe realizó verificación de la base de datos suministrada por el Departamento de Atención al Ciudadano para la vigencia 2021, en la cual se encontraron que para el periodo entre octubre a diciembre de 2021, se asignaron  689 radicados de entrada al Departamento de SAAD víctimas,  los cuales fueron respondidos en términos de oportunidad.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda que en el próximo monitoreo a realizar, se registre un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa. Adicionalmente, se observó acta de reunión del 13 de enero de 2022, en la cual la II línea solicitó al SAAD Víctimas acceso al enlace que direcciona a la base de datos, de lo anterior, se informó que una vez realizada una revisión aleatoria de PQRSDF con el fin de verificar los derechos de petición (DP) vencidos, se encontró que todos se encuentran como \"No vencidos\" cumpliendo de esta forma con los criterios estipulados en la planificación. Se hace necesario que se determine el estado de la actividad mencionando si queda abierta o cerrada. \n\n","Cerrada"]
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{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[0,0,0,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Proceso Participación Efectiva, Representación y Defensa Técnica – Departamento SAAD Representación a Víctimas"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Se presentaron situaciones que no dan cumplimiento a las actividades descritas en el procedimiento  JEP-PT-16-01"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["No se socializan los formatos del procedimiento con los abogados del departamento",null,"falta de verificación por parte de los abogados al momento de recibir los documentos por parte de la víctima",null,"No se realiza seguimiento a las actividades que hacen referencia al cumplimiento de tiempos.",null," Debilidades en las  actividades de seguimiento en el procedimiento de \"Representanción judicial de victimas\" en relación con la asignación de órdenes judiciales para la representación de víctimas"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Escriba la causa raíz"]
[" Debilidades en las  actividades de seguimiento en el procedimiento de \"Representanción judicial de victimas\" en relación con la asignación de órdenes judiciales para la representación de víctimas"]

{"sheet":"Analisis de causa  (2)","index":3,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["Debilidades en el seguimiento  al trámite de respuesta a las PQRSDF."]
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["Escriba la causa raíz"]
["Debilidades en el seguimiento  al trámite de respuesta a las PQRSDF."]