{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":23,"n_cols":23,"rows_kept":23,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[6,11,7,11],[6,12,7,12],[6,21,7,21],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[26,15,26,17],[13,19,13,22],[13,13,13,17],[14,15,14,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[8,22,9,22],[8,21,9,21],[25,0,25,1],[15,15,15,17],[25,15,25,17],[15,0,15,1],[2,0,2,22],[5,4,7,4],[3,0,3,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,20,7,20],[21,4,21,6],[22,4,22,6],[23,4,23,6],[6,14,7,14],[0,0,1,2],[18,2,18,6],[19,4,19,6],[20,4,20,6],[13,0,13,2],[14,0,14,2],[14,3,14,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[8,5,9,5],[8,1,9,1],[8,2,9,2],[8,0,9,0],[8,3,9,3],[8,4,9,4]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"TRATAMIENTO ESPECIAL INDIVIDUAL - SDSJ MAGISTRADA CLAUDIA SALDAÑA"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Informe Auditoria","Se hace necesario fortalecer las acciones de control que permitan optimizar los tiempos para la gestión de los trámites judiciales al interior del Despacho, con el propósito de dar cumplimiento al término de cinco (5) días hábiles para proferir la resolución que asume conocimiento, una vez se recibe por reparto la solicitud de sometimiento voluntario del Tercero Civil, conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a: “Recibido por reparto la solicitud de sometimiento, la SDSJ debe proferir resolución que asume conocimiento en un término de cinco (5) días","Alto volumen de trabajo al interior del Despacho que dificulta el cumplimiento de los términos establecidos","AM","Ajustar los tiempos de cumplimiento al término del Artículo 47 de la Ley 1922 de 2018","Establecer un control interno dentro del Despacho para agilizar el desarrollo de las resoluciones de Asume conocimiento","2021-02-15","2021-06-30","Profesional especializado grado 33","2021-10-08","28/10/2021 A la fecha se han realizado 7 reuniones de Despacho posteriores a la medición del mes de julio de 2021 (1 de julio de 2021, 12 de julio de 2021, 2 de agosto de 2021, 18 de agosto de 2021, 14 de septiembre de 2021, 20 de septiembre de 2021 y 4 de octubre de 2021) en las que se han impartido las indicaciones -por parte de la Magistrada Claudia Saldaña- para continuar incorporando el mecanismo de control para agilizar las resoluciones de Asume conocimiento.\n\n22/12/2021 Durante el periodo comprendido entre octubre y diciembre del presente año, se han realizado 4 reuniones de Despacho  (14 de octubre de 2021, 4 de noviembre de 2021, 6 de diciembre de 2021 y 21 de diciembre de 2021) en las que se han impartido las indicaciones -por parte de la Magistrada Claudia Saldaña- para continuar incorporando el mecanismo de control para agilizar las resoluciones de Asume conocimiento. Las actas de dichas reuniones se adjuntan a este formato. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-01-13","Conforme al reporte de monitoreo y soportes presentados, y que la Subdirección de Control Interno dio cierre a esta actividad; se observa la continuidad en la ejecución de la actividad, mencionando en cada comité de despacho el tema del asume conocimiento","Cerrada","Profesional Especializado I ","2021-07-30","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo, realizado por el Despacho y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de la actividad planificada, consistente en la implementación de un mecanismo de control al interior del Despacho para agilizar la emisión de las resoluciones de asume conocimiento, dicho control se ha realizado mediante la incorporación de un punto en la agenda de los comités celebrados, en los que se han impartido indicaciones de continuar con el control tendiente a agilizar las resoluciones de asume conocimiento. Para lo cual, el Despacho aportó las actas de comité celebrados, así: \n5 de abril de 2021\n15 de abril de 2021\n16 de abril de 2021\n7 de mayo de 2021 (No se tiene en cuenta en la prsenete evaluación, por tratar temas diferentes).\n21 de mayo de 2021\n28 al 30 de mayo -Jornada de Evaluación y estructuración de planes de trabajo del Despacho.  \n9 de junio de 2021\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Despacho que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad. Así mismo, se requiere del cierre de todas las actividades que conforman el presente ítem para declarar la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados y registra observación sobre el cargue de evidencias, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"Desarrollar las resoluciones de Asume conocimiento a partir de los criterios establecidos por la normatividad","2021-01-30","2021-12-31","Profesional especializado grado 33","2021-12-21","22/12/2021 Desde el último periodo de medición de la auditoria (septiembre de 2021) se han realizado 11 repartos por parte de SEJUD (Reparto 37 del 8 de octubre de 2021, Reparto 38 del 15 de octubre de 2021, Reparto extraordinario nro. 039 del 21 de octubre de 2021,  Reparto nro. 40 del 22 de octubre de 2021, Reparto nro. 43 del 5 de noviembre de 2021, Reparto nro. 45 del 19 de noviembre de 2021, Reparto remitido por el magistrado Pedro Díaz Romero del 28 de noviembre de 2021, Reparto nro. 46 del 26 de noviembre de 2021, Reparto nro. 49 del 10 de diciembre de 2021, Reparto nro. 50 del 17 de diciembre de 2021 y Reasignación magistrado Pedro Díaz del 14 de diciembre de 2021) en los que fueron asignados al despacho dieciséis  (16) comparecientes. De estos diez (10) corresponden a la fuerza pública, cuatro (4) llegan como miembros de las AUC, dos (2) como GAOS y cero (0) como terceros, tal y como lo evidencia la tabla adjunta como soporte.\n\nDado que en las últimas mediciones no ha sido repartido al despacho un solicitante con calidad de Tercero, y que no se proyecta que en los próximos repartos llegué uno, se solicita cerrar este punto. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-01-13","Conforme al reporte del monitoreo y soporte presentado, durante el cuarto trimestre, al igual que los dos trimestres anteriores, no existen casos en calidad de Terceros Civiles, por lo tanto no es posible evidenciar el cumplimiento del tiempo establecido para la emisión de las resoluciones de asume conocimiento para este periodo.\nSe recomienda a la Subdirección de Control Interno revisar la posibilidad de cierre de la actividad, teniendo en cuenta que el despacho si está realizando seguimiento a las resoluciones de asume, sin embargo no se ha presentado casos de terceros civiles para su verificación.","Cerrada",null,"2022-01-19","EVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el Despacho y las evidencias aportadas, se observa en la matriz de reparto para los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2021, le asignaron al Despacho 16 comparecientes, de los cuales 10 corresponden a la Fuerza Pública, 4 de las extintas FARC, 2 de GAOS y ningún caso corresponde a la calidad de Terceros Civiles.  Por lo anterior, al no existir en el reparto casos de Terceros Civiles, no ha sido posible evidenciar el cumplimiento del tiempo establecido para la emisión de las resoluciones de asume conocimiento en los períodos evaluados, sin embargo, la SCI evidencia que como mecanismo de seguimiento se realizaron 4 reuniones por Teams al interior del Despacho los días 14 de octubre, 4 de noviembre, 6 y 21 de diciembre en las que se abordaron los estados actuales de las actuaciones que hacen parte de las Subsalas A y C pertenecientes al  Despacho y a su vez el seguimiento a los compromisos de verificación de resoluciones de asume y subsane de los terceros civiles. \n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la SCI determina cerrada la actividad, por cuanto se evidencia que el Despacho realizó actividades para desarrollar las resoluciones de asume conocimiento a partir de los criterios establecidos por la normatividad, dando así cumplimiento a la actividad planificada.\n \nAsimismo, se informa que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al Despacho que, se continúen desarrollando acciones que permitan agilizar los términos de expedición de las resoluciones que asumen conocimiento y en el próximo monitoreo se realice un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[2,"Informe Auditoria","La situación mencionada anteriormente incumple lo establecido en: - Artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo”, sustituido por el Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. (…) Parágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. Artículo 30. Peticiones entre autoridades. Cuando una autoridad formule una petición de información o de documentos a otra, esta deberá resolverla en un término no mayor de diez (10) días. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14","Se producían las respuestas a través del Sistema LEGALI sin asociarlas en el Sistema CONTI","AM","Asociar las respuestas de las PQRSDF en el sistema CONTI","Asociar las respuestas en el Sistema CONTI con la petición allegada.","2021-01-01","2021-06-30","Profesional especializado grado 33","2021-10-08","28/10/2021 Desde el último periodo de medición de la auditoria (junio de 2021) hasta la fecha, todas las  PQRSDF que se han contestado han sido asociadas de forma adecuada al Sistema CONTI, de acuerdo con el procedimiento establecido; lo que se corrobora con los reportes suministrados por la Plataforma CONTI, adjuntos a este formato.\n\nAsí mismo, en las reuniones de Despacho, la señora Magistrada ha hecho enfasis en la importancia de la vinculación de las respuestas cuya naturaleza sea judicial, y deba ser respondida por el sistema LEGALI, para que se asocie al sistema CONTI.\n\n22/12/2021 Durante el periodo comprendido entre octubre y diciembre del presente año, todas las PQRSDF que se han contestado han sido asociadas de forma adecuada al Sistema CONTI, de acuerdo con el procedimiento establecido; acorde con las instrucciones recibidas por parte de la señora Magistrada; lo que se corrobora con los reportes suministrados por la Plataforma CONTI.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-01-13","Conforme al reporte de monitoreo, y que la Subdirección de Control Interno dio cierre a esta actividad, se observa la continuidad en la ejecución de la actividad, mencionando en cada comité de despacho el tema del asume conocimiento. (No se observa soporte, teniendo en cuenta que el despacho menciona que son reportes Conti.","Cerrada","Profesional Especializado I ","2021-10-28","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo, realizado por el Despacho y las evidencias aportadas,  se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se aportó una matriz en Excel que contiene información CONTI,  en la que se relacionan 15 registros de PQRSDF recibidos de enero a septiembre de 2021, con respecto a las 10 que se han contestado se encuentra asociado el radicado de respuesta del Sistema CONTI.  De otra parte, el Despacho manifestó que \"(...) en las reuniones de Despacho, la señora Magistrada ha hecho enfasis en la importancia de la vinculación de las respuestas cuya naturaleza sea judicial, y deba ser respondida por el sistema LEGALI, para que se asocie al sistema CONTI.\"\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Despacho que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados y registra observación sobre el cargue de evidencias, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se observa oportunidad en el trámite de contestación para 2 PQRSDF de un total de 2 que fueron asignadas al Despacho durante los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2021, de acuerdo a la matriz de seguimiento PQRSDF suministrada por el Despacho. Asimismo, se evidenció para las 2 PQRSDF que el radicado de respuesta se encuentra relacionado al radicado de entrada en el CONTI.\n\nPor lo anterior, se considera que el cumplimiento de la acción de mejora propuesta subsana la situación encontrada por la Subdirección de Control Interno.\n\n"]
[3,"Informe Auditoria","“El despacho de la magistrada en el alcance de la presente auditoria realizó un total de dos (2) comisiones, de las cuales una (1) equivalentes a un 50% fueron legalizadas de manera extemporánea, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento””. ","Por la complejidad del procedimiento para la legalización de Comisiones se presentaron demoras en ciertos casos.","AM","Acoger plenamente los planteamientos establecidos en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020","Realizar seguimiento y control a los procedimientos de legalización de comisiones establecidos por la entidad","2021-01-01","2021-06-30","Profesional especializado grado 33","2021-10-08","28/10/2021 En el periodo de medición se presentó una (1) comisión de servicio del despacho a la  Comunidad Guatapurí, territorio del Resguardo Indígena Kankuamo, jurisdicción de Valledupar, departamento del Cesar, entre el domingo 25 de julio de 2021 y el martes 27 de julio de 2021. A esta comisión asistieron la señora magistrada Claudia Rocío Saldaña Montoya, y los asesores del despacho Doctores Carolina Acosta Acosta y Luis Fernando Estupiñán González.\n\nLa legalización de dicha comisión se realizó el día 29 de julio de 2021. Se adjuntan los formatos de legalización y todos los soportes allegados. Así mismo, el reporte del correo electrónico con el que se remitió la información por cuenta de las limitaciones de presencialidad generadas por la emergencia del COVID 19.\n\n22/12/2021 Durante el periodo comprendido entre octubre y diciembre del presente año, no se realizaron comisiones por parte del despacho, motivo por el cual no se reporta ningún soporte.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-01-13","Conforme a lo manifestado por el despacho, no se han presentado comisiones de servicio durante este trimestre, por lo que no es posible realizar monitoreo o seguimiento. Es de resaltar que la Subdirección de Control Interno dio como cerrada esta actividad en el trimestre anterior.","Cerrada","Profesional Especializado I ","2021-10-28","EVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el Despacho y las evidencias cargadas, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se presentó una comisión de 4 personas del despacho el 26 de julio de 2021 , y al respecto se aportó correo electrónico con asunto \"Legalización Comisión Resguardo Indígena Guatapurí- Pueblo Kankuamo- DespachoMagistrada Claudia Saldaña\", del 29 de julio de 2021 remitido a la Subidrección Financiera y a la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura, así como la documentación que la soporta, lo cual muestra  de que fue legalizada dentro de los 2 días siguientes a su realización dando cumplimiento al término dispuesto en el  procedimiento.\n\nDe acuerdo con lo anterior, la SCI observa que el Despacho realizó acciones de seguimiento y control que permitieron dar cumplimiento al procedimiento comisiones y autorizaciones de desplazamiento.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Despacho que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados y registra recomendación al proceso concerniente a contar con un instrumento donde se evidencie el seguimiento y control a la legalización de comisiones tal como se estableció la actividad., sin embargo, se observa que la actividad no describe la adopción de un instrumento para realizar el seguimiento y control, y al respecto es de anotar que la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura cuenta con el instrumento de seguimiento a las Comisiones. ","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se cuenta con controles internos al interior del proceso que contribuyen al cumplimiento de los  lineamientos y tiempos  establecidos en  el procedimiento \"JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” para la legalización de las comisiones, lo que se pudo corroborar en las evaluaciones realizadas por la Subdirección de Control Interno.\n\nPor lo anterior, se considera que el cumplimiento de la acción de mejora propuesta subsana la situación encontrada por la Subdirección de Control Interno.\n"]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"CLAUDIA SALDAÑA - MAGISTRADA SDSJ"]
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[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2021-07-30","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-10-28","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2022-01-21","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2022, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

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["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["FECHA: "]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]