{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":36,"n_cols":23,"rows_kept":36,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[11,4,13,4],[11,5,13,5],[8,0,10,0],[11,2,13,2],[11,0,13,0],[11,1,13,1],[11,3,13,3],[8,5,10,5],[8,4,10,4],[8,3,10,3],[8,2,10,2],[8,1,10,1],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[6,21,7,21],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[38,15,38,17],[25,19,25,22],[25,13,25,17],[26,15,26,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[8,21,10,21],[8,22,10,22],[11,21,13,21],[11,22,13,22],[37,0,37,1],[27,15,27,17],[37,15,37,17],[27,0,27,1],[2,0,2,22],[5,4,7,4],[3,0,3,2],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[6,20,7,20],[33,4,33,6],[34,4,34,6],[35,4,35,6],[6,14,7,14],[0,0,1,2],[30,2,30,6],[31,4,31,6],[32,4,32,6],[25,0,25,2],[26,0,26,2],[26,3,26,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"Tratamiento especial individual - Despacho magistrada Heydi Baldosea"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Auditorías Internas y externas","Se hace necesario fortalecer las acciones de control que permitan optimizar los tiempos para la gestión de los trámites judiciales al interior del Despacho, con el propósito de dar cumplimiento al término de cinco (5) días hábiles para proferir la resolución que asume conocimiento, una vez se recibe por reparto la solicitud de sometimiento voluntario del Tercero Civil, conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a: “Recibido por reparto la solicitud de sometimiento, la SDSJ debe proferir resolución que asume conocimiento en un término de cinco (5) días”, por cuanto en el análisis realizado se observó se superó el término antes mencionado en ciertos casos","Alto volumen de la carga laboral al interior de despacho","Mejora - AM","Realizar control y segumiento para las solictudes de sometimiento voluntario de terceros en la base de datos que contine el reparto del despacho con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02","Incluir dos (2) variables en la base de datos del reparto denominadas: i) \"tiempo máximo de respuesta\", la cual permite generar una alerta a los profesionales informandoles el vencimiento de los términos y ii) \"Fecha en que se asume conocimiento\"  la cual permite conocer la fecha en que le profesional asume el conocimiento del caso","2021-02-15","2021-02-22","Heydi Baldosea","2021-04-07","Se crearon las dos variables en la base como se propusó inicialmente. Igualmente, se alertó a los profesionales y a la magistrada de estos casos para su revisión con prioridad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-04-13","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho de la magistrada Heydi Baldosea, se observa el cumplimiento de la actividad propuesta evidenciado en la inclusión de 2 variables \"tiempo máximo de respuesta\" y \"Fecha en que se asume conocimiento\" en el archivo de Excel \"Ítem 1-Actividad 1 y 2 Variables\"\nPor lo anterior se observa su cumplimiento y se sugiere el cierre de esta actividad por parte de la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Profesional SCI ","2021-04-22","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidencia la base de datos del reparto asignado al Despacho, en la cual se incluyeron dos columnas para el control de los plazos establecidos, denominadas: \"tiempo máximo de respuesta\" y \"fecha en que se asume conocimiento\", dando así cumplimiento a la actividad propuesta, por tal motivo, el estado de la actividad es \"Cerrada\".\n\nSe informa al proceso que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:  Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el proceso frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"Diligenciamiento de las variables inlcuida en la base de datos del reparto del despacho.                                ","2021-02-23","2021-06-30","Heydi Baldosea","2021-07-06","Se realizó el diligenciamiento de las casillas creadas, como se puede observar en la base de datos. No obstante, debe indicarse que el Despacho no ha recibido más casos de terceros con el cual realizar la actividad planteada, pero la misma se desarrolló hasta el final con el caso del señor MANUEL ALFONSO RODRIGUEZ, repartido como tercero el 5 de abril de 2021. Es pertinente señalar que la actividad fue efectiva para dar más celeridad a ese caso pues al realizar la alerta a la profesional encargada, esta pudo enfocarse en esa resolución y así mismo al informar a la Magistrada, ella le dio prioridad a su revisión y firma, por lo que pudo salir dentro de los términos.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-07-08","Conforme al monitoreo y soporte presentado por el despacho, se observa la continuidad y el cumplimiento de la actividad propuesta evidenciado en el diligenciamiento de las variables \"tiempo máximo de respuesta\" y \"Fecha en que se asume conocimiento\" de la matriz de seguimiento de asignación de casos. En esta matriz se observa que de 19 registros repartidos durante el II trimestre de 2021, uno de ellos corresponde a un tercero, sobre el cual se dió cumplimiento a la emisión de la resolución de asume conocimiento en los términos establecidos.\nPor lo anterior se recomienda a la Subdirección de Control Interno cerrar la actividad y declarar la eficacia de la acción.","Cerrada","Profesional Especializado I ","2021-07-26","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se observó una matriz en Excel que contiene el diligenciamiento de las variables \"tiempo máximo de respuesta\" y \"fecha en que se asume el conocimiento\" para 19 registros objeto de reparto en el II trimestre de 2021, de los cuales solo un (1) registro corresponde a un tercero sobre el cual se dio cumplimiento al término de cinco (5) días hábiles para proferir la resolución que asume conocimiento (Resolución No. 1627 del 9 de abril del 2021), una vez recibido por reparto la solicitud de sometimiento voluntario del Tercero Civil (Reparto 6 de abril del 2021), conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a. (Cuatro (3) días hábiles).\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Despacho que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEs preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:  Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el Despacho frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada "]
[null,null,null,null,null,null,"Incluir el reporte en las reuniones del despacho de los casos asignados al reparto y el trámite que se realizó con cada uno de ellos indicando si se asumió o no.","2021-03-01","2021-06-30","HEYDI BALDOSEA","2021-12-31","En el último trimestre del 2021 se ha recibido solo un caso de terceros, sin embargo este no llegó de un reparto inicial sino que han sido reasignado por otro despacho.. Es por ello que no aplica aquí los artículos 47 y 48 en el sentido de asumir dentro de los 5 días siguientes a la recepción del caso. Aun así, en aras de ser constantes en la realización de acciones tendientes superar las falencias, se decidió seguir manejando en el despacho un seguimiento en la base de datos del reparto, en la columna L (respuesta oportuna) para señalar en qué tiempo y por medio de qué decisión se dio respuesta a los últimos repartos recibidos. \n\nAsí mismo, se llevaron a cabo tres (3) reuniones en el último trimestre de 2021. Sin embargo, bajo la misma razón de no haber recibido un reparto de terceros desde el inicio, en las reuniones no se trató este tema en específico sino que se trabajó sobre un informe de casos de manera general, en el que se da a conocer pendientes y casos que requieren mayor atención. Una de estas reuniones sobre este tema se realizó en el marco de la reorganización que está manejando la SDSJ. \n\nAnexos:\n1.1, Excel de REPARTO DESPACHO MAG HEYDI BALDOSEA\n1.2, 1.3, 1.4, REUNIONES DEL EQUIPO DEL DESPACHO ","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-01-13","Conforme al reporte de monitoreo y soporte presentado se observa que: de los 15 casos de sometimiento, sólo 1 pertenece a un tercero, sobre el cual no se aplica la resolución de asume teniendo en cuenta que llegó como reasignación de otro despacho.\nPor lo anterior se recomienda a la Subdirección de Control Interno cerrar esta actividad teniendo en cuenta que el despacho ha elaborado una matriz para realizar seguimiento a todos los sometimientos, instrumento que será de utilizada al momento de presentarse un sometimiento de un tercero.","Cerrada","Profesional Especializado l ","2022-01-24","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, si bien durante el cuarto trimestre de 2021 se recibió 1 caso de tercero civil al cual no le aplicaba la resolución de asume conocimiento por cuanto no correspondía a un reparto inicial sino a una reasignación, se evidencia que el Despacho en cumplimiento de la actividad planificada realizó 3 reuniones los días 11 de noviembre, 7 y 13 de diciembre de 2021, en las que se trabajó sobre un informe de casos de manera general. Adicionalmente, se observa que el Despacho continúa implementando la matriz para el control del reparto, en la cual se relacionan 15 registros objeto de reparto en el IV trimestre de 2021.\n\nDe otra parte, es preciso mencionar que el Despacho realizó ampliación del monitoreo, por solicitud de la SCI en mesa de trabajo celebrada el 24/01/2022 con el enlace por parte del Despacho.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Despacho que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado del reparto, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:  Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el Despacho frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada"]
[2,"Auditorías Internas y externas","Incumplimiento a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo”, sustituido por el Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. (…)\nParágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.\nArtículo 30. Peticiones entre autoridades. Cuando una autoridad formule una petición de información o de documentos a otra, esta deberá resolverla en un término no mayor de diez (10) días. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14”.\nAsí mismo, los lineamientos internos emitidos en la JEP para reglamentar el trámite interno de las PQRSDF, mediante las resoluciones No. 3351 del 3 de octubre de 2019 adicionada por la Resolución No. 311 de 2020 y la Resolución No. 602 emitida el 22 de septiembre de 2020","El despacho cuenta con una base de datos pero esta no se encuentra consolidada ni permite su retroalimentación ya que unicamente se remite por correo electronico de manera informativa sobre los PQRSDF que se recepcionarón.","Mejora - AM","\nRealizar seguimiento y control de las respuestas o trámites de las PQRSDF que se reciben en el despacho","Unificar y cargar a One Drive la base de datos que la magistrada Heydi Baldosea remite por correo electronico.\n","2021-02-15","2021-06-30","Heydi Baldosea","2021-07-06","El Despacho continua con la base de datos cargada en la carpeta compartida a la cual tiene acceso cada uno de los profesionales y la judicante del despacho quien ayuda a realizar las gestiones de seguimiento.  La actividad ha permitido el acceso a la información de manera más facil y rapida para poder realizar el seguimiento y consulta de las solicitues que ha recibido el Despacho. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-07-08","Conforme al monitoreo y soportes presentados por el despacho, se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que se adjunta pantallazo del One Drive de la asistente del despacho donde se evidencia una base de datos \"SEGUIMIENTO PQRS - AUDITORIA\" actualizada al 06/07/2021. Así mismo, se presenta imagen de correo electrónico de la asistente del despacho respecto al seguimiento del archivo consolidado.\nPor lo anterior se observa su cumplimiento y se recomienda el cierre de esta actividad por parte de la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Profesional Especializado I ","2021-07-26","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el Despacho y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se observó tres (3) capturas de pantalla que relacionan la siguiente información:\n- Base de datos cargada en el Sharepoint denominada \"SEGUIMIENTO PQRS - AUDITORIA\" cargada el 06/07/2021\n- Listado que relaciona en el Sharepoint los servidores que cuentan con acceso a la información.  \n- Correo electrónico del 17 de junio del 2021 enviado por una profesional del Despacho, que contiene adjunta la matriz de seguimiento a las PQRS solicitando a los servidores realizar el diligenciamiento y seguimiento a las mismas.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Despacho que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEs preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el Despacho frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"Realizar el diligenciamiento de la base de datos en linea por parte de cada profesional, en donde se reportaran los solicitudes que se remiten e igualmente la respuesta que se dieron en cada caso."," 23/02/2021  ","2021-06-30","Heydi Baldosea","2021-07-06","Los profesionales continuan diligenciando la base datos, identificando cuales son realmente PQRS y señalando la respuesta o trámite que se ha les ha dado. Esta actividad ha permitido generar alertas a los profesionales frente a lo que se encuentra pendiente e igualmente se ha logrado identificar aquellos casos que se deben priorizar. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-07-08","Conforme a reporte del monitoreo y soporte presentado por el despacho, se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto la existencia de una base de datos unificada (ver actividad anterior) y su diligenciamiento, para lo cual se adjunta un archivo denominado \"copia base de datos seguimiento PQRS\" que cuenta con 71 registros de los meses de abril a junio de 2021. \nPor lo anterior se recomienda a la Subdirección de Control Interno dar cierre de la misma.","Cerrada","Profesional Especializado I ","2021-07-26","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el Despacho y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se aportó una matriz en Excel denominada \"Copia base de datos seguimiento PQRSF\" donde se observan lo siguientes registros:  fecha, compareciente, asunto, profesional, fecha respuesta, tipo de solicitud y observaciones para un total de 71 registros identificados como tipo de solicitud \"PQRSDF\" correspondientes a los meses de abril, mayo y junio de 2021.  \n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Despacho que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEs preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el Despacho frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"Realizar seguimiento al trámite de las PQRSDF con el fin de relacionar en el sistema CONTI las respuestas que se dierón, evacuar los radicados que ya cuentan con una respuesta y cargar al sistema LEGALI las respuestas a las solicitudes allegadas por ese medio. Todo lo anterior, para tener un mejor control y organización de los documentos pendientes por trámitar. ","2021-03-01","2021-06-30","HEYDI BALDOSEA","                                                                                                                                                    ","Se añadió al cuadro de PQRS más columnas con información más detallada tanto de la petición como de su respuesta, esto con el fin de identificar más facilmente las peticiones, contestar oportunamente y crear alertas de las solicitudes urgentes así como también de las que quedan pendientes. Así mismo, las respuestas dadas por conti se relacionaron en la plataforma con su respectivo radicado de entrada. \n\nAnexo:\n2.1. Base de datos de PQRS del despacho","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-01-13","Conforme al reporte de monitoreo y soporte presentado se observa la continuidad de la implementación de una matriz para el seguimiento de peticiones en el despacho, en la cual se registran las fechas de solicitud, radicado, respuesta entre otros.\nSe sugiere a la Subdirección de Control Interno cerrar la actividad con el fin de que el despacho continue con su seguimiento y se pueda determinar su eficacia.","Cerrada","Profesional Especializado I ","2022-01-24","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el Despacho y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el Despacho ha dado continuidad a la implementación de la matriz para el control y seguimiento de las PQRSDF que se reciben en el Despacho. Es así que, para el cuarto trimestre de 2021 se observan en dicha matriz un total de 536 registros correspondientes a los asuntos recibidos por el Despacho, de los cuales se lleva el control desde la fecha del radicado de entrada, hasta la fecha de radicado de respuesta, así como una columna donde se indica si la respuesta se encuentra relacionada en CONTI, entre otros aspectos.\n\nPor lo anterior, la Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad y se informa que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al Despacho continuar con las acciones de seguimiento que permitan atender las PQRSDF en téminos de oportunidad y se relacione la respuesta en el sistema CONTI, asimismo, en el próximo monitoreo se realice un reporte a la fecha del estado de las PQRSDF, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por el Despacho frente a los soportes suministrados, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada"]
[3,"Auditorías Internas y externas","Legalización de manera extemporánea de ciertos casos, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días +C12:C15ábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”.","Uno de los documentos para legalizar la comisón solictada por la Magistrada,  es el certificado de permanencia que es expedido por un tercero a la JEP. Documento que no se pueden obtener en la mayorìa de los casos dentros de los tres (3) dìas hábiles previstos para la respectiva legalización. ","Mejora - AM","\nPreparar (previo a la comisión de servicios) los documentos necesarios para su legalización.","Elaborar un documento que permita validar el certificado de permanencia en los casos donde no se posible obetener  el certificado de permanencia el mismo dia de la comisión ","2021-02-15","2021-06-30","HEYDI BALDOSEA","2021-10-08","A la fecha no se han realizado más comisiones de servicio. Los eventos que se han realizado han sido de manera virtual y no han ameritado desplazamiento. \n\n31/12/2021: Con el fin de que se declare la eficacia de la actividad, me permito anunciar que se tuvo una comisión de servicios de la Magistrada Heydi Baldosea los días miércoles 15 a viernes 17 de diciembre de 2021 en Cali en el marco de la Audiencia de medidas cautelares 017 Estero de San Antonio en Buena Aventura. Su legalización se realizó el lunes 20 de diciembre de 2021 antes de las 11 am, cumpliendo así con el término para realizarla. \n\nAnexo:\n3.1 Correo de envío de documentos y legalización de la comisión de servicios, así como la confirmación del recibo de este.","Cerrada","Profesional Especializado II","2021-10-20","Conforme al monitoreo presentado se manifiesta la no existencia de nuevas comisiones de servicio, por lo tanto no es posible dar cumplimiento a la acción propuesta.\nTeniendo en cuenta que se cumplió la legalización de una única comisión de servicios que se presentó y evidenció en el seguimiento del primer trimestre se sugiere revisar la posibilidad del cierre de la actividad.","Cerrada","Profesional Especializado I ","2021-10-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el despacho se informó que, durante el tercer trimestre de 2021 no se realizaron comisiones, debido a que los eventos se realizaron de manera virtual.\n\nSin embargo, teniendo en cuenta el monitoreo y evaluación realizada durante el primer trimestre de 2021, se realiza el cierre de la actividad y se solicita al proceso para el proximo trimestre informar si se realizaron comisiones para determinar la eficacia de la acción.\n\n\"EVALUACIÓN I TRIMESTRE: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidencian dos (2) correos electrónicos de fecha 24/03/2021 que soportan el trámite de legalización ante la Subdirección Financiera de la comisión realizada por un funcionario del Despacho durante el primer trimestre de 2021, la cual fue legalizada conforme a los plazos establecidos en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento”.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:  Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara el monitoreo realizado por el proceso.","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se verificó que en el mes de diciembre de 2021 en el Despacho se llevó a cabo una comisión, la cual fue legalizada oportunamente, dando así cumplimiento a los lineamientos y tiempos establecidos en el procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento”.\n\nEs preciso aclarar que esta información fue contrastada frente al reporte suministrado por la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura.\n\nPor lo anterior, se considera que el cumplimiento de la acción de mejora propuesta subsana la situación encontrada por la Subdirección de Control Interno."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"La Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Despacho que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción."]
[]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa."]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"Heydi Patricia Baldosea Perea\nMagistrada SDSJ"]
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[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2021-04-22","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-07-26","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2021-10-25","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2022-01-24","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2022, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":92,"n_cols":9,"rows_kept":92,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[90,0,90,9],[91,0,92,9],[83,0,89,1],[83,2,89,3],[83,4,89,5],[83,6,89,7],[83,8,89,9],[78,0,78,9],[79,0,79,9],[80,0,80,9],[81,0,81,9],[82,0,82,1],[82,2,82,3],[82,4,82,5],[82,6,82,7],[82,8,82,9],[67,0,68,9],[69,0,73,9],[74,0,75,9],[76,0,76,9],[77,0,77,9],[58,0,58,9],[59,0,60,9],[64,0,64,9],[65,0,65,9],[66,0,66,9],[51,0,57,1],[51,2,57,3],[51,4,57,5],[51,6,57,7],[51,8,57,9],[48,0,48,9],[49,0,49,9],[50,0,50,1],[50,2,50,3],[50,4,50,5],[50,6,50,7],[50,8,50,9],[42,0,43,9],[44,0,44,9],[45,0,45,9],[46,0,46,9],[47,0,47,9],[32,0,32,9],[33,0,33,9],[34,0,34,9],[35,0,36,9],[37,0,41,9],[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9],[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9]]}
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Se hace necesario fortalecer las acciones de control que permitan optimizar los tiempos para la gestión de los trámites judiciales al interior del Despacho, con el propósito de dar cumplimiento al término de cinco (5) días hábiles para proferir la resolución que asume conocimiento, una vez se recibe por reparto la solicitud de sometimiento voluntario del Tercero Civil, conforme a lo establecido en el procedimiento JEP-PT-19-02, numeral 2 Lineamientos generales, literal a: “Recibido por reparto la solicitud de sometimiento, la SDSJ debe proferir resolución que asume conocimiento en un término de cinco (5) días”, por cuanto en el análisis realizado se observó se superó el término antes mencionado en ciertos casos"]
["FECHA: 25/02/2021"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
["El alto volumen de la carga laboral al interior de despacho. ",null,"El proceso mediante ejercicio interno identificó la causas raiz"]
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["Escriba la causa raíz"]
["El alto volumen de la carga laboral al interior de despacho. "]
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["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Incumplimiento a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo”, sustituido por el Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. (…)\nParágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.\nArtículo 30. Peticiones entre autoridades. Cuando una autoridad formule una petición de información o de documentos a otra, esta deberá resolverla en un término no mayor de diez (10) días. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14”.\nAsí mismo, los lineamientos internos emitidos en la JEP para reglamentar el trámite interno de las PQRSDF, mediante las resoluciones No. 3351 del 3 de octubre de 2019 adicionada por la Resolución No. 311 de 2020 y la Resolución No. 602 emitida el 22 de septiembre de 2020"]
["FECHA: 25/02/2021"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
["El despacho cuenta con una base de datos pero esta no se encuentra consolidada ni permite su retroalimentación ya que unicamente se remite por correo electronico de manera informativa sobre los PQRSDF que se recepcionarón.",null,"El proceso mediante ejercicio interno identificó la causas raiz"]
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["Escriba la causa raíz"]
["El despacho cuenta con una base de datos pero esta no se encuentra consolidada ni permite su retroalimentación ya que unicamente se remite por correo electronico de manera informativa sobre los PQRSDF que se recepcionarón."]
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["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Legalización de manera extemporánea de ciertos casos, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”."]
["FECHA: 25/02/2021"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
["Uno de los documentos para legalizar la comisón solictada por la Magistrada,  es el certificado de permanencia que es expedido por un tercero a la JEP. Documento que no se pueden obtener en la mayorìa de los casos dentros de los tres (3) dìas hábiles previstos para la respectiva legalización. ",null,"El proceso mediante ejercicio interno identificó la causas raiz"]
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["Escriba la causa raíz"]
["Uno de los documentos para legalizar la comisón solictada por la Magistrada,  es el certificado de permanencia que es expedido por un tercero a la JEP. Documento que no se pueden obtener en la mayorìa de los casos dentros de los tres (3) dìas hábiles previstos para la respectiva legalización. "]