{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":25,"n_cols":23,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[3,3,3,22],[4,0,4,8],[4,9,4,12],[4,13,4,16],[4,17,4,22],[28,15,28,17],[15,19,15,22],[15,13,15,17],[16,15,16,17],[5,17,5,20],[5,21,5,22],[6,18,7,18],[6,13,7,13],[6,22,7,22],[6,19,7,19],[6,16,7,16],[6,17,7,17],[6,21,7,21],[5,9,5,12],[6,9,7,9],[6,10,7,10],[27,0,27,1],[17,15,17,17],[27,15,27,17],[17,0,17,1],[5,4,7,4],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[5,13,5,16],[6,15,7,15],[5,7,6,7],[5,8,6,8],[5,5,7,5],[5,6,7,6],[0,0,1,2],[20,2,20,6],[21,4,21,6],[22,4,22,6],[15,0,15,2],[16,0,16,2],[16,3,16,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[2,0,2,22],[3,0,3,2],[6,20,7,20],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[0,3,0,20],[1,3,1,20],[15,3,15,4],[23,4,23,6],[24,4,24,6],[25,4,25,6],[6,14,7,14]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,"Soporte para la Administración de Justicia - Secretaria Judicial SDSJ"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Auditorías Internas y externas","La Secretaria Judicial de la SDSJ en el alcance de la presente auditoria realizó un total de cinco (5) comisiones, de las cuales se observó que, el 100% fue legalizada de manera extemporánea, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres \n(3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”","Falta de previsión por parte de los servidores en las actividades a soportar para la legalización de la comisión.","Mejora - AM","Dar cumplimiento a los tiempos establecidos para la legalización de comisiones","Realizar el seguimiento de la legalización de comisiones por medio de una matriz con el fin de controlar y alertar el cumplimiento de los tiempos establecidos.","2021-04-01","2022-01-30","Sandra Milena Sánchez Rojas","2021-01-06","Durante el periodo monitoreado no se presentaron comisiones de servicio en atención a las medidas temporales para contener el contagio y propagación del COVID -19, sin embargo, en cumplimiento de la actividad de la accion de mejora se estableció al interior de la SEJUD SDJS una matriz o cudro de seguimemiento y contro para la legalización oportuna de las comisiones, la cual se implementará en la medida en que se lleven a cabo nuevas comisioes. Por lo anterior, se solicita respetuosamente finalización de la acción.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-01-14","Conforme a lo manifestado por la SEJUD de la SDSJ, durante este trimestre, al igual que III y II trimestre, no se han presentado comisiones de servicio. Por lo anterior se solicita el cierre de esta acción teniendo en cuenta que la SEJUD elaboró una matriz de seguimiento (adjunta en monitoreo del III trimestre) con la cual, de manera preventiva, la SEJUD de la SDSJ utilizará para realizar seguimiento a las comisiones en caso de presentarse.","Cerrada","Profesional de apoyo (Contratista)","2022-01-17","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo aportado por la Secretaría General Judicial de la Sala de Definición de Situaciones Jurídicas correspondiente al IV trimestre de 2021, se observa que no se presentaron comisiones de servicio al igual que en el II y III trimestre de la mencionada vigencia, no obstante, es preciso mencionar que la SGJ en cumplimiento de la actividad planificada presentó en el III trimestre de 2021 un cuadro de seguimiento que se elaboró para el registro y control de las comisiones.\n\nEs así que, la Subdirección de Control Interno mediante correo electrónico del 17 de enero de 2022 requirió a la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura - SRFI el reporte de las comisiones solicitadas por la SGJ a lo cual se informó que una vez revisada la base de datos de la SRFI se confirma que la Secretaría General Judicial de la SDSJ, no realizó solicitudes de comisiones ni desplazamientos durante el último trimestre del año 2021.  \n\nPor lo anterior, la acción se declara en estado \"Cerrada\", sin embargo, se recomienda a la SGJ que en caso de realizarse comisiones durante el I trimestre del 2022, se presente un monitoreo a la fecha sobre el estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida y se aporte la evidencia correspondiente al cuadro de seguimiento para la legalización de comisiones, con el propósito de realizar la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, el cual establece que se puede declarar eficacia mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe de forma clara y concreta el análisis del monitoreo aportado por la SGJ brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.","Cerrada"]
[2,"Auditorías Internas y externas","Se requiere fortalecer el seguimiento a las notificaciones en cumplimiento del Procedimiento JEP-21-02 “Notificaciones y comunicaciones judiciales” el cual establece en su actividad No. 10 “Realizar seguimiento a la notificación*” lo siguiente: “Conforme al mecanismo de comunicación establecido para la notificación o comunicación, se verifica: -En caso de notificación por correo electrónico: ✓Desde el correo del funcionario: toma la confirmación de entrega de la bandeja del servidor de correo electrónico y lo carga en el SGD.\n✓Desde ventanilla única: verifica el cargue de la confirmación de entrega del correo en el sistema de gestión documental.  -En caso de notificación por citador, solicita el recibido original.  -En caso de notificación por operador logístico, valida la entrega de la guía o ingresa a la página web del operador \npara realizar rastreo de la guía.   -En caso de no existir certificado de recibido, solicita al Departamento de Gestión Documental gestionar lo pertinente. -En caso de notificación con pertinencia étnica y cultural solicitar el informe secretarial respectivo. Nota: en caso de no cumplirse la notificación debido a correo electrónico errado, devolución del operador logístico  o del citador, se informa de manera inmediata al despacho del magistrado remitente para el trámite respectivo mediante informe secretarial. Finaliza procedimiento.” Lo anterior, teniendo en cuenta que, no se logró evidenciar los oficios y soportes de las constancias de recibido de las notificaciones para las Resoluciones reportadas en el informe.","Inconvenientes en la localización de la información (notificaciones) en el momento de la auditoría por la existencia de  diferentes repositorios en la JEP o aquellos que perdieron vigencia (Orfeo).","Correctiva - AC","Localizar la documentación relacionada con el cumplimiento de lo ordenado en las resoluciones mencionadas en el informe de auditoría","Buscar en los sitemas de gestión documental y judicial los soportes de las notificaciones registradas en el informe de Auditoría y allegar la constancia que certifique el proceso de comunicación o notificación.","2021-04-01","2021-05-30","Lidia Mercedes Patiño Yepes / Sandra Milena Sánchez Rojas","2021-09-30","Como reporte del estado y/o novedades presentadas se indica:\n1). Resolución 1109/2020: decisión de comunicación, se comunicó Resolución 1223-2021 que reiteró orden de la Resolución No. 1109-2019 y se regresó al Despacho sustanciador para seguir con la investigación; \n2). Resolución 3935/2019; se notificó mediante correo electrónico, posteriormente mediante Resolución 3676 del 21 de septiembre de 2020 se declararó la competencia y se decidió aceptar el sometimiento a la JEP del sl Jhon William Lara Carmona decisión que cobró ejecutoria el 7 de octubre de 2020, a las 5:30 p.m.\n3). Resolución 4321/2019, decisión de notificación que cobró ejecutoria el día 8/10/2019, a las 5:30 p.m. mediante acta de ejecutoria No. 726 – 2021;\n4). Resolución 4761/2019, decisión de notificación que cobró ejecutoria el día 11/11/2020, a las 5:30 p.m. mediante acta de ejecutoria No. 1665 – 2020;\n5). Resolución 4807/2019; Se remitieron los oficios correspondientes. Posteriormente mediante resolución 3672 del 21/09/2020 declarar la competencia y aceptar el sometimiento a la jurisdicción especial para la paz del señor Carlos Augusto Orozco Sánchez, con constancia de ejecutoria del 29 de octubre de 2020,a las 5:30 p.m. \n6). Resolución 4949/2019 era una decisión en la que se ordenó comunicación, se comunica Resolución No. 7559 del 2019 a la Procuraduría, dado que el régimen de condicionalidad fue presentado por el compareciente 6/11/2019 y se regresó al despacho sustanciador; \n7). Resolución 6841/2019, se fijó estado para el 11 de octubre hogaño, teniendo en cuenta que esta pendiente la notificación del abogado. Pendiente Constancia de Ejecutoria, y;\n8). Resolución 865/2020 era una decisión en la que se ordenó comunicación, la SEJUD SDSJ está en espera de las indicaciones del magistrado Pedro Elías Díaz Romero, quien dispondrá la forma en la que habrá de cumplirse la cómunicación y notificación del compareciente.  Se anexa la carpeta (one drive) Seguimiento notificaciones ","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-01-14","Esta Acción Correctiva fue declara como cerrada y determinada su eficacia por la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Profesional Especializado I","22/07/2021","\"EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias por parte del proceso, se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que se aportó la  documentación relacionada con elcumplimiento de lo ordenado en las resoluciones: 1109/2020, 3935/2019, 4321/2019, 4761/2019, 4807/2019, 4949/2019, 6841/2019 y 865/2020, donde se evidencian los soportes de las notificaciones registradas en el informe de auditoría y constancia sobre las  comunicaciones o notificaciones.  \n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa a la SJ que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda a la SJ en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe de forma clara y concreta el análisis de las acciones realizadas por la SJ frente a los soportes suministrados y registra observación sobre el cargue de evidencias, brindando así el aseguramiento para la evaluación por parte de la III Línea de Defensa.\"","Cerrada","SI","Se declara la eficacia de la acción, toda vez que, se dispone de las respectivas resoluciones donde se evidencian los soportes de las notificaciones registradas en el informe de auditoría, así como las constancias de sus respectivas notificaciones."]
[3]
[4]
[5]
[6]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"LIDIA MERCEDES PATIÑO - SJ SDSJ / Sandra Milena Sánchez Rojas SJ (E ) SDJS"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"LIDIA MERCEDES PATIÑO  / Sandra Milena Sánchez Rojas SJ (E ) SDJS"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"29/07/2021","SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"25/10/2021","SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2021, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2022-01-21","SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2022, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]

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["PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: La Secretaria Judicial de la SDSJ en el alcance de la presente auditoria realizó un total de cinco (5) comisiones, de las cuales se observó que, el 100% fue legalizada de manera extemporánea, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres \n(3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”"]
["FECHA: 01/04/2021"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
["Por que los servidores no radican a tiempo las legalizaciones de las comisiones",null,"Por falta de tiempo o previsión de lo definido en la norma",null,"Falta de previsión por parte de los servidores en las actividades a soportar para la legalización de la comisión."]
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["Escriba la causa raíz"]
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["PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Se requiere fortalecer el seguimiento a las notificaciones en cumplimiento del Procedimiento JEP-21-02 “Notificaciones y comunicaciones judiciales” el cual establece en su actividad No. 10 “Realizar seguimiento a la notificación*” lo siguiente: “Conforme al mecanismo de comunicación establecido para la notificación o comunicación, se verifica: -En caso de notificación por correo electrónico: ✓Desde el correo del funcionario: toma la confirmación de entrega de la bandeja del servidor de correo electrónico y lo carga en el SGD.\n✓Desde ventanilla única: verifica el cargue de la confirmación de entrega del correo en el sistema de gestión documental.  -En caso de notificación por citador, solicita el recibido original.  -En caso de notificación por operador logístico, valida la entrega de la guía o ingresa a la página web del operador \npara realizar rastreo de la guía.   -En caso de no existir certificado de recibido, solicita al Departamento de Gestión Documental gestionar lo pertinente. -En caso de notificación con pertinencia étnica y cultural solicitar el informe secretarial respectivo. Nota: en caso de no cumplirse la notificación debido a correo electrónico errado, devolución del operador logístico  o del citador, se informa de manera inmediata al despacho del magistrado remitente para el trámite respectivo mediante informe secretarial. Finaliza procedimiento.” Lo anterior, teniendo en cuenta que, no se logró evidenciar los oficios y soportes de las constancias de recibido de las notificaciones para las Resoluciones reportadas en el informe."]
["FECHA: 01/04/2021"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
["Por que se han presentado problemas con la información   en la migración de Orfeo a los nuevos sistemas",null,"Los sistemas actuales presentan fallas constantes y en algunos casos no es fácil localizar la información",null,"Por la alta carga laboral de los servidores que realizan el proceso de notificación",null,"Inconvenientes en la localización de la información (notificaciones) en el momento de la auditoría por la existencia de  diferentes repositorios en la JEP o aquellos que perdieron vigencia (Orfeo)."]
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["Escriba la causa raíz"]