{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"lista desplegables ","index":0,"n_rows":8,"n_cols":1,"rows_kept":8,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
[]
[]
["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":20,"n_cols":43,"rows_kept":20,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[22,2,22,3],[20,4,20,8],[21,4,21,8],[22,4,22,8],[17,0,17,1],[19,2,19,3],[19,4,19,8],[18,1,18,8],[20,2,20,3],[21,2,21,3],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[6,3,7,3],[6,2,7,2],[6,1,7,1],[6,0,7,0],[6,4,7,4],[11,0,13,0],[11,1,13,1],[11,2,13,2],[8,5,9,5],[8,6,9,6],[8,0,9,0],[8,1,9,1],[8,2,9,2],[8,3,9,3],[8,4,9,4],[11,3,13,3],[11,4,13,4],[11,5,13,5],[8,7,9,7],[18,35,18,37],[19,35,19,37],[3,29,3,42],[4,37,4,42],[17,35,17,37],[19,20,19,22],[17,20,17,22],[18,20,18,22],[8,41,9,41],[8,42,9,42],[4,29,4,32],[4,33,4,36],[0,11,0,12],[0,0,1,2],[3,14,3,27],[3,0,3,12],[4,2,5,2],[4,22,4,27],[2,8,2,12],[4,9,5,9],[0,3,1,10],[2,3,2,6],[2,0,2,2],[4,10,5,10],[4,14,4,17],[4,18,4,21],[4,5,5,5],[4,6,5,6]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"Soporte para la administración de justicia - Relatoría",null,null,null,"RESPONSABLE:","DILIA DANYXA LOZANO SUAREZ"]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la acción","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2022-09-27","Se configura la presente debilidad teniendo en cuenta que se continúan observando providencias publicadas en el buscador RELATI sin el cumplimiento de los criterios de accesibilidad y usabilidad señalados en la Resolución 1519 de 2020 de MinTIC (Anexo 2), así como los requisitos mínimos de publicación establecidos en el Procedimiento JEP-PT-21-03 “Titulación y publicación de jurisprudencia”, situación que se identificó como una oportunidad de mejora en el informe de auditoría realizado en la vigencia 2021. Lo anterior, toda vez que, en la verificación realizada el equipo auditor observó que, de las 3001 providencias recibidas por la Relatoría con orden de publicación durante el II semestre del 2021 y I semestre de 2022, 38 de estas no cumplen con la totalidad de criterios y requisitos mencionados","Existen errores excepcionales del servidor encargado de revisar y publicar las providencias allegadas a la Relatoría","1.1","AC","Ajustar y publicar las 38 providencias con el cumplimiento de los criterios de usabilidad y accesibilidad ","1.1.1 Realizar la revisión de cada una de las providencias con el incumplimiento de los requisitos y realizar su corrección.","Matriz con la relación de cada uno de los registros, anexando los enlaces de publicación.","Técnico Grado 11","2022-12-01","31/01/2023\n\nNueva fecha 30/06/2023\n\nNueva fecha(2) 30/09/2023",null,"Juan Pablo Molano Rojas - Contratista Relatoría.","2023-04-27","1. Se envía mediante correo electrónico listado de 24 providencias que no cumplen con los parámetros de accesibilidad y usabilidad establecidos por la resolución 1519 de 2020 de MinTIC en formato Excel el día lunes 24 de abril a la Secretaría Ejecutiva de la JEP. Por lo anterior, se solicita ampliar el plazo de esta acción de mejora para dar respuesta. \n2.  Se anexa en formato Excel listado de 15 providencias de las observaciones 2 y 3 del informe de la auditoría que contienen información sensible y por esta razón no son visibles o se encuentran anonimizadas. Las providencias que pertenecen a la observación 2 contienen información sensible que a petición de la magistratura se publicó como no visible y las providencias de la observación 3 donde se evidenciaron providencias publicadas en formato Word con texto resaltado o texto incompleto\n“XXXXXX”, contienen un proceso de anonimización y por esta razón contiene estas marcas. \n3. En la providencia que hace referencia a la observación 5 denominado \"ACLARACIÓN DE VOTO DE LA MAGISTRADA SANDRA GAMBOA RUBIANO AL AUTO DE LA SECCIÓN DE APELACIÓN TP-SA 1083 DEL 24 DE MARZO DE 2022\" sale el documento en PDF y el escáner del mismo documento con la firma original para constatar la veracidad del documento. Documento disponible en el siguiente link: https://relatoria.jep.gov.co/documentos/providencias/7/4/AV_Dra-Sandra-Gamboa_Auto_TP-SA-1083_24-marzo-2022.pdf  ","Abierta","Profesional Especializado II","2023-05-05","Conforme al monitoreo y soportes presentados, se observa la realización de tareas tendientes a dar solución y respuesta respecto a las 38 providencias, así mismo y conforme a la solicitud de ampliación de términos, se ajusta la fecha de finalización para el 30/06/2023\n\nNota: la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023. ","Abierta","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se pudieron observar avances en la actividad, toda vez que, relacionan en documento formato Excel, listado de 15 providencias con el fin de aclarar e informar que estas contienen información sensible y por esa razón no son visibles o se encuentran anonimizadas. por otra parte, relacionan enlace de acceso a documento tipo pdf \"ACLARACIÓN DE VOTO DE LA MAGISTRADA SANDRA GAMBOA RUBIANO AL AUTO DE LA SECCIÓN DE APELACIÓN TP-SA 1083 DEL 24 DE MARZO DE 2022\" y el escáner del mismo documento con la firma original, con el fin de constatar su veracidad.\n\nNo obstante, se recomienda aportar la totalidad de los soportes resultantes de las actividades realizadas, debido a que no se evidenció \"correo electrónico listado de 24 providencias que no cumplen con los parámetros de accesibilidad y usabilidad\".\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando ampliación de términos para el 30/06/2023. Asimismo, informan que \"la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023\", sin embargo, no advierten la falta del soporte del \"correo electrónico listado de 24 providencias que no cumplen con los parámetros de accesibilidad y usabilidad\". Lo anterior, dificulta la evaluación a desarrollar por parte de la SCI.","Abierta",null,null,null,"Andrés Iriarte","2023-07-14","1. Se adjunta evidencia de correos electrónicos enviados a la Secretaría Judicial en donde se solicitan las 24 providencias que no cumplen los criterios de accesibilidad y usabilidad contenidos en la resolución 1519 de 2015 de MinTic en formato editable. Pese a la solicitud no fue posible obtener la providencias solicitadas.\n\n2 Se adjunta matriz denominada \"Providencias\" donde se identifican las providencias seleccionadas y enviadas a la Secretaría Judicial mediante correo electrónico.\n\n3. Se Adjuntan correos electrónicos en donde se evidencia la solicitud de las 24 providencias solicitadas a la Secretaría Judicial y a Gestión Documental, con el fin de subsanar esta tarea. Sin embargo, no ha sido posible obtener una respuesta satisfactoria. Se propone ampliar el plazo para poder resolver esta tarea para el próximo reporte.","Abierta","Profesional Especializado II","2023-07-25","Conforme al reporte y soporte presentado se observa la continuidad de la acción propuesta, en cuanto a la ubicación de los documentos fuente de las providencias que no cumplen con los principios de usabilidad y publicidad indicados en la resolución 1519 del año 2020 del MinTIC. No obstante lo anterior, no se evidencia avance.\nSe recomienda al proceso ejecutar de la manera más expedita la resolución de estas providencias y así solicitar el cierre de la actividad.\nNota: conforme a la nueva solicitud de ampliación de términos, se ajusta la fecha de finalización para el 30/09/2023 (un trimestre adicional)","Abierta","Contratista - Eliana Imbol","2023-08-29","\nEVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se observan dos (2) matrices en formato Excel correspondientes a las providencias que no cumplen los criterios de accesibilidad y usabilidad de acuerdo con lo establecido en la Resolución 1519 de 2020 de MinTIC, discriminados de la siguiente forma: \n\na) La primera matriz contiene un total de 24 enlaces los cuales permiten evidenciar cada una de las providencias detectadas en el informe de auditoría.\n\nb) La segunda matriz contiene 15 providencias con información anonimizada o no publicada, de las cuales dos de ellas permiten su visualización y edición por tratarse de documentos en formato Word, no obstante, se aclara que estos presentan algunas celdas resaltadas incumpliendo con lo reglado en el procedimiento \"JEP-PT-21-03.”\n\nPor otro lado, se evidencian  4 documentos 3 de ellos en formato PDF (contentivos de correos electrónicos) y uno correspondiente a correo electrónico donde solicitan a la Secretaría Judicial y/o a los despachos de las salas y secciones reenviar  las 24 providencias mencionadas en la primera matriz en formato Excel con las providencias en los formatos requeridos por dicha resolución para su publicación, sin embargo, se evidencia en estos que se remitieron tan solo un total de  7 providencias en formato “Word”, las cuales contienen las siguientes resoluciones:\n\ni)\tResolución No. 000484 de 2019, \nii)\tResolución No. 001105 de 2019  \niii)\tResolución No. 001941 de 2018 \niv)\tResolución No. 004744 de 2019\nv)\tResolución No. 007156 de 2019 \nvi)\tResolución No. 2500-2021.\nvii)\tResolución No. 006836-2019\n\nAdicionalmente, se evidencia un correo electrónico remitido al interior de la relatoría donde solicitan a la relatora se genere una reunión con la Subdirección de Control Interno, Departamento de Gestión Documental y la Secretaría Judicial en aras de resolver la tarea del plan de mejoramiento.\n\nEn este sentido, la Relatoría aportó un correo electrónico fechado 8 de agosto de 2023 en donde se requería por parte de la Relatoría a la Subdirección de Control Interno una reunión para resolver una actividad que permanece abierta en el plan de mejoramiento.\n\nPor otro lado, se informa que mediante correo electrónico remitido el 24 de agosto de 2023 por la Relatora a la Subdirección de Control Interno se recibió la solicitud de ampliación de plazo, teniendo en cuenta que la fecha de finalización de la actividad aconteció el día 31/01/2023.\n\nPor consiguiente, la Subdirección de Control Interno realizó mesa de trabajo en conjunto con la Subdirección de Fortalecimiento y la Relatoría, el día 25 de agosto de 2023 en el piso 4 sala 1 en las instalaciones de la JEP, en la cual se analizó la argumentación para el cierre de la actividad 1.1.1 del plan de mejoramiento, emitida bajo radicado Conti No. 202303022991, dejando como compromisos pendientes una providencia del año 2021, denominada “concepto de la comisión de genero del 14 de julio de 2021”, la cual debe contar con las características establecidas en la Resolución 1519 de 2020 Min Tic.\n\nFinalmente, y de conformidad con las evidencias aportadas se declara la actividad en estado \"abierta\" y se recomienda a la dependencia continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\n\"EVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde indica “Conforme al reporte y soporte presentado se observa la continuidad de la acción propuesta, en cuanto a la ubicación de los documentos fuente de las providencias que no cumplen con los principios de usabilidad y publicidad indicados en la resolución 1519 del año 2020 del MinTIC. No obstante, lo anterior, no se evidencia avance. Se recomienda al proceso ejecutar de la manera más expedita la resolución de estas providencias y así solicitar el cierre de la actividad.\nNota: conforme a la nueva solicitud de ampliación de términos, se ajusta la fecha de finalización para el 30/09/2023 (un trimestre adicional)”\n\nPor consiguiente, la Subdirección de Control Interno resalta que, el seguimiento desarrollado por la segunda línea analizó de manera acorde el estado actual de la actividad, indicando que, para el periodo evaluado no se evidenció un avance que permita determinar el cumplimiento de la actividad propuesta en el plan de mejoramiento, concluyendo que el estado de esta permanecería en estado “abierta” situación que brindó elementos suficientes a la SCI para el desarrollo de su evaluación.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,"1.2","AM","Implementar la revisión aleatoria de registros publicados ","1.2.1 Realizar la revisión aleatoria (10% de,l total) de los registros publicados en el último trimestre de 2022 (octubre a diciembre), con el fin de verificar el cumplimiento de requisitos ","Matriz con la relación de cada uno de los registros revisados aleatoriamente","Relatora General","2022-12-01","\n31/03/2023",null,"Juan Pablo Molano Rojas - Contratista Relatoría.","2023-04-28","1. Se realiza revisión aleatoria del 10% de 649 providencias correspondientes al último trimestre del año 2022 la cual se anexa en formato Excel. Se constata que las 65 providencias correspondientes a este 10% cumplen con los requerimientos de accesibilidad y usabilidad establecidos por la resolución 1519 de 2020 de MinTIC.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-05","Conforme al monitoreo y soportes cargados en el OneDrive se observa que de 649 providencias publicadas en el ultimo trimestre de 2022, se constataron 65. Lo anterior da cumplimiento a la actividad propuesta de revisar que las providencias publicadas cumplen con los requerimientos de accesibilidad y usabilidad establecidos por la resolución 1519 de 2020 de MinTIC. Se declara el cierre de la actividad propuesta y se recomienda al proceso para el próximo seguimiento realizar este monitoreo con el finde declarar su eficacia\n\nNota: la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023. ","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se pudo observar cumplimiento de la actividad, toda vez que, relacionan en documento formato Excel la revisión aleatoria del 10% de 649 providencias correspondientes al último trimestre del año 2022  (octubre a diciembre) de los registros publicados, dando cumplimiento a lo planificado con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos. por lo tanto, se declara el cumplimiento de la actividad.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, numeral 10 \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para \nel próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\" , por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Asimismo informan que \"la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto, este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada",null,null,null,null,null,"Actividad cerrada","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-25","Teniendo en cuenta que esta actividad se encuentra en estado \"Cerrada\" y que la declaración de eficacia está supeditada a la actividad anterior, se espera para el próximo seguimiento que, el proceso reporte la continuidad de ejecución de esta actividad y su reporte positivo.","Cerrada","Contratista - Eliana Imbol","2023-08-29","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nLuego de verificar la carpeta compartida del segundo trimestre de 2023 para la Relatoría, no se evidenció el cargue de evidencias y en el reporte de monitoreo indican “Actividad cerrada”, por consiguiente, y dado a que la actividad se declaró cerrada desde el primer trimestre del 2023 dando cumplimiento al entregable planificado “Matriz con la relación de cada uno de los registros revisados aleatoriamente”, la actividad continua en estado \"cerrada\".\n\nPor otro lado, se informa que mediante correo electrónico remitido el 24 de agosto de 2023 por la Relatora a la Subdirección de Control Interno se recibió la solicitud de ampliación de plazo, teniendo en cuenta que la fecha de finalización de la actividad aconteció el día 31/03/2023.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, numeral 10 \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia”, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo adjuntar matriz en la cual se evidencie cada uno de los registros revisados aleatoriamente en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este menciona que “Teniendo en cuenta que esta actividad se encuentra en estado \"Cerrada\" y que la declaración de eficacia está supeditada a la actividad anterior, se espera para el próximo seguimiento que, el proceso reporte la continuidad de ejecución de esta actividad y su reporte positivo”. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada"]
[2,"Auditorías internas y externas. ","2022-09-27","Durante el periodo objeto de auditoría no se observaron avances que den cuenta del cumplimiento de lo establecido en el procedimiento JEP-PT-21-03 “Titulación y publicación de jurisprudencia”, específicamente lo contemplado en la descripción de la actividad No. 9, así: “(…) el Comité del tesauro se reúne para determinar la inclusión final de los nuevos términos. Se deja constancia en acta cuáles son los términos aprobados, con su respectiva ubicación en el árbol de TemaTres, indicando las relaciones, los términos no preferidos y notas que puedan existir”, lo anterior, teniendo en cuenta que, el equipo auditor solicitó a la Relatoría informar cuáles fueron las acciones adelantadas para el funcionamiento del Comité del Tesauro en el marco de la aprobación de los términos nuevos incluidos en el Tesauro","Falta actualización del procedimiento \"JEP-PT-21-03 Titulación y publicación de jurisprudencia\", conforme a los cambios y dinámica de las actividades realizadas por la Relatoría","2.1","AM","Actualizar el procedimiento \"JEP-PT-21-03 “Titulación y publicación de jurisprudencia\"","2.1.1. Revisar el procedimiento \"JEP-PT-21-03 “Titulación y publicación de jurisprudencia\" con el fin de realizar los ajustes requeridos, en lo relacionado con las alusiones al Comité del Tesauro","Borrador de actualización del procedimiento presentado ","Técnico Grado 11","2022-11-01","2023-01-31",null,"Juan Pablo Molano Rojas - Contratista Relatoría.","2023-04-28","1. Se realizan las correcciones correspondientes al documento denominado  \"procedimiento JEP-PT-21-03 -Titulación y publicación de jurisprudencia\" el cual se encuentra en la carpeta correspondiente a la actividad 2.1.1.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-05","Conforme al monitoreo soporte cargado en el OneDrive se observa un documento borrador del procedimiento \"JEP-PT-21-03 -Titulación y publicación de jurisprudencia\".  Se declara el cierre de esta actividad ya que se cuenta con el borrador del procedimiento.\n\nNota: la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023. ","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se pudo observar cumplimiento de la actividad, toda vez que, relacionan y adjuntan documento borrador \"procedimiento JEP-PT-21-03 -Titulación y publicación de jurisprudencia\",  siendo congruente con la actividad panificada la cual requería revisar el procedimiento  \"JEP-PT-21-03 “Titulación y publicación de jurisprudencia\" con el fin de realizar los ajustes requeridos, en lo relacionado con las alusiones al Comité del Tesauro.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, numeral 10 \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para \nel próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\" , por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Asimismo informan que \"la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada",null,null,null,null,null,"Actividad cerrada","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-25","Teniendo en cuenta que esta actividad se encuentra en estado \"Cerrada\" y que la declaración de eficacia está supeditada a la actividad siguiente, se espera para el próximo seguimiento declarar su eficacia, toda vez que el procedimiento definitivo se encuentra publicado de manera correcta","Cerrada","Contratista - Eliana Imbol","2023-08-29","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nLuego de verificar la carpeta compartida del segundo trimestre de 2023 para la Relatoría, no se evidenció el cargue de evidencias y en el reporte de monitoreo indican “Actividad cerrada”, por consiguiente, y dado a que la actividad se declaró cerrada desde el primer trimestre del 2023, dando cumplimiento al entregable planificado “Borrador de actualización del procedimiento presentado”, la Subdirección de Control Interno Informa que la actividad continua en estado “cerrada”.\n\nPor otro lado, se informa que mediante correo electrónico remitido el 24 de agosto de 2023 por la Relatora a la Subdirección de Control Interno se recibió la solicitud de ampliación de plazo, teniendo en cuenta que la fecha de finalización de la actividad aconteció el día 31/01/2023.\n\nPor lo anterior, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento JEP PT-02-02 “acciones correctivas y de mejora”, en numeral 10 que indica \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\", requiere que monitoreo para el próximo trimestre adjunte un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este menciona que “Teniendo en cuenta que esta actividad se encuentra en estado \"Cerrada\" y que la declaración de eficacia está supeditada a la actividad siguiente, se espera para el próximo seguimiento declarar su eficacia, toda vez que el procedimiento definitivo se encuentra publicado de manera correcta”,  En este sentido, se recomienda a la segunda línea tener en cuenta que esta actividad no ordenaba la publicación de dicho documento, lo que debía cumplir el proceso es realizar los ajustes requeridos, en lo relacionado con las alusiones al Comité del Tesauro, por lo tanto, debía entregar un borrador como se evidencia en los soportes remitidos por la Relatoría, seguimiento que puede inducir a error a la tercer línea, se sugiere tener claridad en la actividad que debe cumplir el proceso para los planes de mejoramiento.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2.1.2. Solicitar a la Subdirección de Fortalecimiento institucional la aprobación metodológica y publicación de procedimiento actualizado.  ","Procedimiento actualizado y publicado","Relatora General","2022-12-01","2023-02-28",null,"Juan Pablo Molano Rojas - Contratista Relatoría.","2023-04-28","1. Se envía documento denominado  procedimiento \"JEP-PT-21-03 Titulación y publicación de jurisprudencia\" vía correo electronico a la Subdirección de Fortalecimiento para su aprobación y publicación el día 27 de abril de 2023.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-05","Conforme al monitoreo soporte cargado en el OneDrive se observa que el proceso no remitió a la SFI el procedimiento ajustado en los tiempos establecidos en la actividad para la publicación. Por lo anterior se recomienda mantener abierta la actividad y para el siguiente trimestre el proceso pueda reportar la completitud de esta (procedimiento publicado). \n\nNota: la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023. ","Abierta","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se pudieron observar avances en la actividad, toda vez que, remiten correo electrónico de fecha 28 de abril de 2023 a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, para su aprobación y publicación, sin embargo, la actividad no se desarrolló en el tiempo establecido para su ejecución y no se consiguió la respectiva publicación, por consiguiente, y tal y como lo expresa tambine la segunda línea se declara esta actividad como abierta hasta tanto se de cumplimiento con la correspondiente publicación y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando mantener abierta la actividad. Asimismo informan que \"la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Abierta",null,null,null,"Andrés Iriarte","2023-07-11","1. Se envía documento publicado denominado  procedimiento \"JEP-PT-21-03 Titulación y publicación de jurisprudencia\" vía correo electronico a la Subdirección de Fortalecimiento. El documento puede ser consultado en el siguiente link: Procedimiento Titulación.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-25","Conforme al reporte se recomienda el cierre de la actividad (aunque de manera extemporánea), toda vez que el procedimiento en versión 1.0 del 08/05/2023 ya se encuentra publicado en el subsitio del Sistema de Gestión de Calidad.\nLink: https://jepcolombia.sharepoint.com/:b:/s/GSC/ER5rEVKThxFDuNX84r5TILgBhcYr4__sWv1vZvcxLPU82g?e=QTCp1Y","Cerrada","Contratista - Eliana Imbol","2023-08-29","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y el enlace de publicado aportado por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa cumplimiento en la ejecución de la actividad, toda vez que, se pudo evidenciar un (1) documento denominado “JEP-PT-21-03 Titulación y publicación de jurisprudencia” el cual deja constancia de la publicación y puede ser consultado a través del siguiente enlace  \"https://jepcolombia.sharepoint.com/:b:/s/GSC/ER5rEVKThxFDuNX84r5TILgBhcYr4__sWv1vZvcxLPU82g?e=QTCp1Y\", es de aclarar que, el documento publicado contiene  el procedimiento titulación y publicación de jurisprudencia aprobado el día 8 de mayo de 2023, sin embargo, la actividad tenía fecha máxima de finalización el 28 de febrero de 2023. Dejando ver que se ejecutó fuera del término propuesto.\n\nPor otro lado, se informa que mediante correo electrónico remitido el 24 de agosto de 2023 por la Relatora a la Subdirección de Control Interno se recibió la solicitud de ampliación de plazo, teniendo en cuenta que la fecha de finalización de la actividad aconteció el día 28/02/2023.\n\nPor lo anterior, la Subdirección de Control Interno declara la actividad en estado “cerrada”.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento JEP PT-02-02 “acciones correctivas y de mejora”, en su numeral 10 que indica \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\", requiere que el proceso para el próximo trimestre adjunte un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste indica “se recomienda el cierre de la actividad (aunque de manera extemporánea), toda vez que el procedimiento en versión 1.0 del 08/05/2023 ya se encuentra publicado en el subsitio del Sistema de Gestión de Calidad. Link: https://jepcolombia.sharepoint.com/:b:/s/GSC/ER5rEVKThxFDuNX84r5TILgBhcYr4__sWv1vZvcxLPU82g?e=QTCp1Y”, Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada"]
[3,"Auditorías internas y externas. ","2022-09-27","Se reitera la presente debilidad debido a que se Continúan presentando respuestas extemporáneas a las PQRSDF tramitadas por la Relatoría, toda vez que, de acuerdo con las bases de datos de las PQRSDF recibidas durante el segundo semestre de 2021 y primer semestre de 2022, las cuales fueron objeto de consulta y verificación en el sistema de gestión documental CONTI, se observó que, de un total de 26 PQRSDF 15 de estas correspondiente al 58% se atendieron por fuera de los términos establecidos o no se observó la respuesta generada y/o constancia de envío al peticionario","Ausencia de seguimiento a la gestión oportuna de las PQRSDF","3.1","AM","Efectuar control interno sobre la oportunidad de respuesta de las PQRSDF que se asignen a la Relatoría","3.1.1 Realizar seguimiento a las PQRSDF de la Relatoría con el fin de asegurar la respuesta oportuna ","Matriz de seguimiento ","Técnico Grado 11","2022-10-01","\n31/03/2023",null,"Juan Pablo Molano Rojas - Contratista Relatoría.","2023-04-28","1. Se relaciona matriz de seguimiento y control sobre requerimientos de PQRSF denominada \"Reparto de consultas y DP\" de la Relatoría en donde se da un seguimiento estricto a las solicitudes de los ciudadanos y dependendcias de la JEP bajo los tiempos establecidos de los PQRSF. \n2. Se relaciona Matriz denominada \"Gestión de PQRSF\" en la que se realizó la verificación de los 11 PQRSF evacuados en terminos de oportunidad en el sistema Conti para su verificación. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-05","Conforme al monitoreo y soportes cargados en el OneDrive se observa que el proceso adjuntó matriz con las 11 PQRSDF entre octubre del 2021 y junio del 2022 que se respondieron en términos (situación evidenciada en la auditoria), por otro lado no hay evidencia del seguimiento en posteriores periodos y el soporte \"reporte de consultas y dp\" se visualiza un seguimiento y control de las consultas hecha  a la Relatoría (actividad no relacionada con la debilidad). Por lo anterior, se recomienda mantener abierta la actividad para que el proceso pueda reportar la gestión de las PQRSDF vigentes.\n\nNota: la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023. ","Abierta","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se pudo observar avances en la actividad, toda vez que, aportan base de datos en Excel \"Reparto de consultas y DP\" para seguimiento a las solicitudes y matriz \"Gestión de PQRSF\" para la verificación de 11 PQRSDF vencidos.\n\nNo obstante, se observa que el seguimiento realizado a las PQRSDF se desarrolló únicamente para la vigencia 2022, no se observa continuidad del seguimiento en la matriz \"Gestión de PQRSF\" para las solicitudes de la presente vigencia.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando mantener abierta la actividad. Asimismo informan que \"la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Abierta",null,null,null,"Andrés Iriarte","2023-07-11","El resultado al seguimiento a las PQRSDF de la Relatoría ha sido positivo, se logró constatar un nivel de cumplimiento del 98,3 %. Desde el último cuatrimestre de 2022 (posterior a los resultados de la auditoría) a fecha del 14 de julio de 2023, se recibieron un total de 61 PQRSDF y 60 fueron resueltas oportunamente, dentro de los términos respectivos. El único incumplimiento se debió a una solicitud que llegó vencida desde el Conti. Se sube matriz de seguimiento denominado \"Reparto de Consultas y DP\".","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-25","Posterior a mesa de trabaja y ajustes en el reporte de monitoreo y soportes presentados se observa la continuidad en el cumplimiento de la actividad propuesta, por cuanto para el primer semestre de 2023 de 40 PQRSDF que presentaban fecha máxima de respuesta , 39 fueron tramitadas de manera oportuna (la PQR que se tramitó de manera extemporánea corresponde al radicado Conti 202301025643, y se presentó debido a la asignación vencida a la relatoría). Lo anterior se soporta en carpeta denominada \"Actividad 3.1.1\"\nPor lo anterior se recomienda el cierre de la actividad","Cerrada","Contratista - Eliana Imbol","2023-08-29","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se pudo evidenciar una (1) matriz en formato Excel denominada “Reparto de Consultas y DP”, la cual contiene 61 PQRSDF, de las cuales el proceso informa que sesenta (60) se atendieron oportunamente dentro de los términos establecidos y una (1) presentó incumplimiento, el cual es justificado por el proceso, así:  “incumplimiento se debió a una solicitud que llegó vencida desde el Conti.” correspondiente al número de radicado No. 202301025643, asimismo, es importante indicar que, este reporte comprende los periodos 2022 y 2023, en este sentido, la Subdirección de Control Interno realizó el filtro en dicha matriz para  el  segundo trimestre del 2023 del cual se evidencia un total de 29 PQRSDF, de las cuales 28 se observan atendidas en términos y una (1) PQRSDF con el número de radicado No. 202301025643 se observa que generó incumplimiento en su respuesta.\n\nPor otro lado, se informa que mediante correo electrónico remitido el 24 de agosto de 2023 por la Relatora a la Subdirección de Control Interno se recibió la solicitud de ampliación de plazo, teniendo en cuenta que la fecha de finalización de la actividad aconteció el día 31/03/2023.\n\nPor consiguiente, y dado que el entregable planificado corresponde a “Matriz de seguimiento “ y la actividad  planificada era “Realizar seguimiento a las PQRSDF de la Relatoría con el fin de asegurar la respuesta oportuna” se evidencia que se realizó el respectivo seguimiento y se aportó la correspondiente matriz, por lo tanto, la actividad se declara como cerrada, no obstante, se informa al proceso de qué para el próximo trimestre se realizará la verificación de la eficacia de la acción , se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento JEP PT-02-02 “acciones correctivas y de mejora”, en su numeral 10 que indica \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\", requiere que el proceso para el próximo trimestre adjunte un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde indica el avance de la actividad planeada relacionando que mediante “mesa de trabaja y ajustes en el reporte de monitoreo y soportes presentados se observa la continuidad en el cumplimiento de la actividad propuesta, por cuanto para el primer semestre de 2023 de 40 PQRSDF que presentaban fecha máxima de respuesta , 39 fueron tramitadas de manera oportuna (la PQR que se tramitó de manera extemporánea corresponde al radicado Conti 202301025643, y se presentó debido a la asignación vencida a la relatoría)\", por lo anterior, se puede apreciar que el seguimiento de la II línea de defensa realizó el análisis semestral en aras de realizar seguimiento a todos los meses del 2023. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación","Cerrada"]
[4,"Auditorías internas y externas. ","2022-09-27","Se hace necesario continuar con las acciones tendientes a fortalecer el uso y cargue de información en el Sistema de Gestión Documental Conti, en lo relacionado con las respuestas a las PQRSDF que recibe la Relatoría para su correspondiente trámite. Lo anterior, toda vez que, en la presente auditoría de seguimiento se observó que persiste la oportunidad de mejora identificada en la vigencia 2021, por cuanto se evidenció que los radicados de entrada No. 202201015325 del 11 de marzo de 2022 y 202201005002 del 31 de enero de 2022, si bien cuentan con una respuesta, no se relacionó el radicado de respuesta al radicado de entrada en el Sistema de Gestión Documental Conti, lo cual incumple lo contemplado en el \"Manual de Gestión Documental - ECM\", numeral 2.1.1.1. \"(...) Respuestas relacionadas\", y el numeral 1.1.1.2.3.1. \"Generar respuesta\", que se encuentra disponible para consulta en la pestaña \"ayuda\" al ingresar al sistema Conti. ","Ausencia de seguimiento a las respuestas de las PQRSDF en el sistema Conti","4.1","AC","Relacionar las respuestas de las PQRSDF con los radicados respectivos en el sistema Conti","4.1.1 Realizar la revisión de los registros mencionados y proceder a corregir los ajustes del mismo ","Matriz con la relación de los registros ajustados ","Relatora General\nTécnico Grado 11","2022-10-01","2022-12-31",null,"Juan Pablo Molano Rojas - Contratista Relatoría.","2023-04-28","1.  202101041629: Tras realizar una revisión del PQRSF en el sistema CONTI se encuentra que el radicado de salida No.202102014065 en respuesta a la solicitud del señor Mario Cesar Tejada no evidencia el anexo en PDF debido a una falla tecnológica del sistema CONTI, toda vez que no se pudieron visualizar debido al peso de los documentos.  Por esta razón el Señor Mario Cesar Tejada remite la solicitud con radicado entrada 202101055322, para lo cual se hace seguimiento a través de la ventanilla única acerca de la entrega efectiva de los documentos que fueron anexos al radicado de salida No.202102014065 evidenciando que por el peso de los documentos debían ser enviados al solicitante fraccionados en archivos comprimidos, razón por la cual aparece el radicado 202101055322 aparece con el mismo radicado de salida de la petición del radicado 202101041629. Se adjuntan imágenes sobre toda la trazabilidad que se puede evidenciar en los comentarios que se realizaron al radicado 202101055322 en el sistema CONTI.\n\n1.  202101041629: Tras realizar una revisión del PQRSF en el sistema CONTI se encuentra que el radicado de salida No.202102014065 en respuesta a la solicitud del señor Mario Cesar Tejada no evidencia el anexo en PDF debido a una falla tecnológica del sistema CONTI, toda vez que no se pudieron visualizar debido al peso de los documentos.  Por esta razón el Señor Mario Cesar Tejada remite la solicitud con radicado entrada 202101055322, para lo cual se hace seguimiento a través de la ventanilla única acerca de la entrega efectiva de los documentos que fueron anexos al radicado de salida No.202102014065 evidenciando que por el peso de los documentos debían ser enviados al solicitante fraccionados en archivos comprimidos, razón por la cual aparece el radicado 202101055322 aparece con el mismo radicado de salida de la petición del radicado 202101041629. Se adjuntan imágenes sobre toda la trazabilidad que se puede evidenciar en los comentarios que se realizaron al radicado 202101055322 en el sistema CONTI.\n\n2. Tras realizar una revisión del PQRSF con número de radicado 202201035613 se observa que es una petición envida mediante redes sociales, la cual obtuvo respuesta de la relatoría mediante radicado de salida número No. 202202009866. Sin embargo, la respuesta no corresponde a la solicitud del peticionario. Frente a esto, se remitió la respuesta a la subdirección de comunicaciones a los correos electrónicos para la respuesta pertinente (Se anexa soporte de envío a la subdirección de comunicaciones). Respecto a los tres documentos con número de radicado de salida 202202009862, 202202009863 y 202202009864 se evidencia que es un error humano en el momento de anexar el documento. \n\n3. Respecto a la respuesta del radicado No. 202201037164, se evidencia la respuesta al peticionario mediante el radicado de salida No 202202010499, sin embargo, no se cuenta del soporte del envío de correo electrónico debido a que se envió desde la bandeja de correo andres.arias@jep.gov.co, el cual se encuentra inactivo debido a que dicho funcionario ya no pertenece a la JEP.\n4. En relación a la oportunidad de mejora identificada en la vigencia 2021, por cuanto se evidenció que los radicados de entrada No. 202201015325 del 11 de marzo de 2022 y 202201005002 del 31 de enero de 2022 no cuentan con las correspondientes respuestas relacionadas, no es posible realizar ni editar el procedimiento debido a que ya fueron evacuadas. Sin embargo, ya se están tomando las acciones necesarias de mejoría a través de la herramienta “Matriz de Reparto de Consultas y DP” mediante la cual se hace el seguimiento riguroso a los PQRSDF.  ","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-05","Conforme al monitoreo y soportes cargados en el One Drive y a la mesa de trabajo realizada con el profesional de Relatoría, se evidencia una revisión sobre los radicados y un avance en el control de las respuestas enviadas a los peticionarios. así mismo, el proceso reporta que no se ha contado con soportes de envío para el Conti No.  202202010499 y que para los radicados No. 202201015325 del 11 de marzo de 2022 y No. 202201005002 del 31 de enero de 2022 no cuentan con las correspondientes respuestas relacionadas, por lo que , el proceso reporta que esta emprendiendo controles que lleven a mejorar en los tiempos de respuesta de las solicitudes. Se recomienda mantener abierta la actividad para que el proceso pueda implementar las acciones y reportar su avance. \n\nNota: la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023. \nNota final: el proceso aporta anexo \"Se anexa soporte de envío a la subdirección de comunicaciones\" sin embargo, este no se encuentra en el One Drive","Abierta","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se pudo observar avances en la actividad, toda vez que, aportan base de datos en Excel \"Matriz de relación de radicados CONTI\"\" para la verificación de 15 PQRSDF.\n\nNo obstante, se observan las siguientes situaciones:\n* Informan que adjuntan imágenes sobre la trazabilidad que se puede evidenciar en los comentarios que realizaron al radicado 202101055322 en el sistema CONTI, sin embargo, al verificar los soportes en el OneDrive, no se encuentran.\n* De la PQRSDF con radicado No. 202201035613, informan dar respuesta mediante radicado No. 202202009866, posteriormente identifican que la respuesta no corresponde a la solicitud del peticionario, frente a lo cual mencionan que remitieron la respuesta a la subdirección de comunicaciones a los correos electrónicos, sin embargo, al verificar en el OneDrive, no se encuentran evidencias de lo informado.\n* Para los radicados de entrada No. 202201015325 y 202201005002 no cuentan con las correspondientes respuestas relacionadas, informan que no es posible realizar ni editar el procedimiento debido a que ya fueron evacuadas y que están tomando las acciones necesarias de mejora a través de la herramienta “Matriz de Reparto de Consultas y DP” mediante la cual harán el seguimiento riguroso a los PQRSDF, sin embargo, no se evidencia los soportes del seguimiento mencionado.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando mantener abierta la actividad. Asimismo informan que \"la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación. ","Abierta",null,null,null,"Andrés Iriarte","2023-07-11","Según lo descrito en la oportunidad de mejora y entregable, se subió a la carpeta compartida la Matriz con la relación de los registros ajustados y evidencia de las respuestas de las solicitudes con radicado número 202101055322, 202201035613, 202201015325 y 202201005002. Se hicieron las correcciones respectivas.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-25","Posterior a mesa de trabaja y ajustes en el reporte de monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta, por cuanto de los radicados que presentaban inconsistencias en ultimo reporte, son presentados en este: 202101055322 - 202201035613 - 202201015325 y 202201005002). Por lo anterior se recomienda el cierre de la actividad","Cerrada","Contratista - Eliana Imbol","2023-08-29","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad toda vez que, se pudo evidenciar una (1) matriz en formato Excel denominada “Matriz de Relación de radicados Conti” la cual relaciona los radicados 202101055322, 202201035613, 202201005002, de los cuales se puede observar en la columna denominada “E” el número de radicado de respuesta relacionado a cada una de las PQRSDF. \n\nAdicionalmente, se evidencia 3 carpetas denominadas así: \n1.” Radicado 202101055322”, la cual contiene dos (2) documentos en formato PDF denominados “202102014065 Respuesta y “Trazabilidad No .202101041629 y 202101055322” donde se puede evidenciar la respuesta y la trazabilidad de la gestión realizada al radicado No. 202101055322.\n\n2. “Radicado No 202201015325 y 202201005002”, la cual contiene dos carpetas una (1) denominada “Radicado No 202201005002” en la cual se puede evidenciar dos documentos en formato PDF denominados “5002Petición” y “5002Respuesta” y dos pantallazos denominados “Respuesta” y “Trazabilidad”, soportes que permiten evidenciar la respuesta a la PQRSDF y su respectiva trazabilidad. \n\nPor otro lado, la segunda carpeta denominada “Radicado No.202201015325” la cual contiene dos documentos en formato PDF denominados “Petición” y “Respuesta” y dos pantallazos denominados “Respuesta” y “Trazabilidad”, soportes que permiten evidenciar la respuesta a la PQRSDF y su respectiva trazabilidad.\n\n3. “Radicado No. 202201035613” la cual contiene dos documentos en formato PDF denominados “202201035613 Petición” y “Soporte respuesta” los cuales permiten evidenciar la petición allegada y el certificado GSE de respuesta de la PQRSDF. \n\nPor lo anterior, la Subdirección de Control Interno realizó la revisión en el Sistema de Gestión Documental Conti a cada una de las PQRSDF mencionadas, en aras de validar la relación de las respuestas a las peticiones evidenciando la siguiente gestión: \n\n1.El radicado No. 202101055322, contiene la relación del radicado de respuesta mediante Conti No. 202102014065 y comprobantes de envío cargados como anexos, asimismo, este se encuentra con visualización correcta en el oficio de respuesta en formato PDF. \n\n2. El radicado No. 202201015325, contiene la relación del radicado de repuesta mediante Conti No. 202202004895 y certificado GSE de envío. \n3. El radicado Conti No. 202201005002 contiene la relación del radicado de respuesta mediante Conti No. 202202004895 y certificado GSE de envío.\n\n4. El radicado Conti No. 202201035613 contiene la relación de radicado de respuesta mediante Conti No. 202302015926, en el cual se puede evidenciar el oficio de respuesta dirigido al peticionario con fecha 24 de agosto de 2023, adicionalmente, se evidenció que la respuesta rendida por el proceso se realizó en términos extemporáneos. \n\nPor otro lado, se informa que mediante correo electrónico remitido el 24 de agosto de 2023 por la Relatora a la Subdirección de Control Interno se recibió la solicitud de ampliación de plazo, teniendo en cuenta que la fecha de finalización de la actividad aconteció el día 31/12/2022.\n\nPor lo anterior, la Subdirección de Control Interno declara la actividad en estado “cerrada”. \n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento JEP PT-02-02 “acciones correctivas y de mejora”, en su numeral 10 indica \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\", requiere que para el próximo monitoreo se adjunte un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde indica el avance de la actividad planeada relacionando que “Posterior a mesa de trabaja y ajustes en el reporte de monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta, por cuanto de los radicados que presentaban inconsistencias en último reporte, son presentados en este: 202101055322 - 202201035613 - 202201015325 y 202201005002)”. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"AM","Efectuar capacitación y actualización dirigida a los funcionarios de la Relatoría General, acerca del uso del sistema Conti","4.1.2 Capacitación en el uso del sistema Conti, radicación de documentos, cargue de soportes y cierre adecuado de radicaciones.","Soporte de actividad de capacitación","Relatora General","2022-11-01","2022-12-15",null,"Juan Pablo Molano Rojas - Contratista Relatoría.","2023-04-29","1. Los funcionarios de la Relatoría realizarón un Capacitación el día 18 de noviembre del 2022, con el objetivo de mejorar el manejo de la plataforma del sistema de PQRSDF. Se anexa evidencia en la carpeta \"Actividad 4.1.2.\"","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-05","Conforme al monitoreo y soportes cargados por el proceso se evidencia que el equipo de la relatoría tuvo una capacitación en el manejo del sistema Conti el 18 de noviembre de 2022, dando cumplimiento a la actividad","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se pudo observar cumplimiento de la actividad, toda vez que, adjuntan captura de pantalla de la realización de una capacitación en Sistemas de Gestión Documental CONTI con enfasis en manejo de PQRSDF, capacitación relacionada con el uso del sistema Conti, radicación de documentos, cargue de soportes y cierre adecuado de radicaciones, por lo tanto ,se da cumplimiento a la actividad planificada.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, numeral 10 \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para \nel próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\" , por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada",null,null,null,null,null,"Actividad cerrada","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-25","Teniendo en cuenta que esta actividad se encuentra en estado \"Cerrada\" y que la declaración de eficacia está supeditada a la actividad 1 de esta acción 4,1, se espera para el próximo seguimiento declarar su eficacia","Cerrada","Contratista - Eliana Imbol","2023-08-29","\nEVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme a la evaluación al monitoreo y las evidencias presentadas por parte de la primera línea de defensa, informan, “Actividad cerrada”, asimismo, no se evidencia soportes de lo realizado durante el segundo trimestre de 2023, sin embargo, se aclara que la actividad se cerró en la evaluación del primer trimestre de 2023, dando cumplimiento al entregable de “Soporte de actividad de capacitación”, por lo tanto, la actividad continua en estado \"cerrada\"\n\nPor otro lado, se informa que mediante correo electrónico remitido el 24 de agosto de 2023 por la Relatora a la Subdirección de Control Interno se recibió la solicitud de ampliación de plazo 15/12/2022.\n\nPor lo anterior, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento JEP PT-02-02 “acciones correctivas y de mejora”, en numeral 10 que indica \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\" , por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este menciona que “Teniendo en cuenta que esta actividad se encuentra en estado \"Cerrada\" y que la declaración de eficacia está supeditada a la actividad 1 de esta acción 4,1, se espera para el próximo seguimiento declarar su eficacia.” Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"AM","Asegurar la completitud de la gestión de las PQRSDF que se asignen a la Relatoría en el sistema Conti","4.1.3 Realizar seguimiento mensual a las respuestas de las PQRSDF de la Relatoría con el fin de validar la completitud en el sistema Conti","Matriz de seguimiento ","Técnico Grado 11","2022-11-01","2023-03-31",null,"Juan Pablo Molano Rojas - Contratista Relatoría.","2023-04-29","1. Se anexa matriz de seguimiento de PQRSF denominada \"Matriz de reparto y DP\" en la carpeta  \"Actividad 4.1.3\" en la que se hace un seguimiento riguroso a los tiempos y a las rerspuestas solicitadas mediante el sistema CONTI o atraves de otros medios por parte de los epticionarios.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-05","Conforme al monitoreo y soporte cargado en el OneDrive se evidencia un archivo en Excel (matriz de seguimiento) que contiene el seguimiento a solicitudes \"Consultas o petición\". Por lo se da cumplimiento a la actividad de contar con una matriz de seguimiento. Se recomienda al proceso para el próximo seguimiento ampliar la información respecto a la utilización de la matriz y continuar con el cumplimiento a los términos de respuesta de PQRSDF\n\nNota: la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023. ","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se pudo observar cumplimiento de la actividad, toda vez que, adjuntan matriz \"Reparto de consultas y DP\" en la cual realizan seguimiento a los tiempos y respuestas de las solicitudes.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, numeral 10 \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para \nel próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\" , por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada",null,null,null,null,null,"La matriz de seguimiento PQRSDF ha tenido resultados positivos, reduciendo considerablemente las respuestas tardías (solo hubo una, por motivo que llegó vencida a la Relatoría). Se incluyó una columna en el reporte para evidenciar cuáles fueron resueltos oportunamente y cuáles por encima de la fecha de vencimiento. Algunas de estas fechas están muy por debajo del término legal como mecanismo de alerta y tener tiempo suficiente para responder a las solicitudes sensibles o complejas.\nLa matriz de seguimiento fue subida previamente en la subcarpeta  de la actividad 3.1.1.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-25","Posterior a mesa de trabajo y ajustes en el reporte de monitoreo: Teniendo en cuenta que esta actividad se encuentra en estado \"Cerrada\" y que la declaración de eficacia está supeditada a la actividad 1 de esta acción 4,1, se espera para el próximo seguimiento declarar su eficacia","Cerrada","Contratista - Eliana Imbol","2023-08-29","\nEVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme a la evaluación al monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se puede observar cumplimiento de la actividad, toda vez que, adjunta Matriz en formato Excel denominada “Reparto de Consultas y DP” en la cual realizan seguimientos a los tiempos y respuestas de las solicitudes.\n\nAdicionalmente, se aclara que la actividad se cerró en la evaluación del primer trimestre de 2023, dando cumplimiento al entregable de “Matriz de seguimiento”. \n\nPor otro lado, se informa que mediante correo electrónico remitido el 24 de agosto de 2023 por la Relatora a la Subdirección de Control Interno se recibió la solicitud de ampliación de plazo 31/03/2023\nPor lo anterior, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento JEP PT-02-02 “acciones correctivas y de mejora”, en su numeral 10 indica \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\", por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este menciona que “Posterior a mesa de trabajo y ajustes en el reporte de monitoreo: Teniendo en cuenta que esta actividad se encuentra en estado \"Cerrada\" y que la declaración de eficacia está supeditada a la actividad 1 de esta acción 4,1, se espera para el próximo seguimiento declarar su eficacia” Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada"]
[5,"Auditorías internas y externas. ","2022-09-27","En la verificación efectuada se observó que, la Relatoría realizó de manera extemporánea el reporte de monitoreo de los indicadores de proceso correspondiente al tercer trimestre de 2021 y segundo trimestre de 2022, teniendo en cuenta los plazos definidos por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para presentar dichos reportes, situación que contraviene lo dispuesto en la Guía JEP-GU-02-01 “Metodología para la formulación, medición, monitoreo y seguimiento de indicadores de proceso de la JEP”. ","Al momento de recibir la solicitud de monitoreo no se tuvo en cuenta con la fecha de entrega ","5.1","AM","Efectuar control  efectivo sobre la oportunidad en el envío oportuno del reporte de monitoreo a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional","5.1.1 Realizar seguimiento a los tiempos oportunos de entrega del monitoreo a indicadores","Correo electrónico de remisión de monitoreo\nAgendamiento y alertas desde la cuenta de correo de la relatora general","Relatora General\n","2022-12-01","2023-03-31",null,"Juan Pablo Molano Rojas - Contratista Relatoría.","2023-04-29","1. Se realiza procesos de creación del indicador y reprte de este para el primer trimestre del año 2023 en la plataforma PLANI el día 20 de abril del 2023. Se anexa evidencia de correo electronico de la confirmación del proceso en la carpeta denominada \"Actividad 5.1.1\".    \n2. Se realiza el agendamiento para los tres siguentes reportes de indicadores en la plataforma PLANI del año 2023.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-05","Conforme al monitoreo y soportes cargados en el OneDrive se observa que se ha realizado el cargue y reporte del indicador que es responsabilidad de la dependencia para el primer trimestre de 2023. Por lo anterior se da cumplimiento a la actividad. \n\nNota: la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023. ","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se pudo observar cumplimiento de la actividad, toda vez que, se verifica el cargue de información en la plataforma PLANI manifestándolo a través de los correos electrónicos con asunto \"Envío de reporte de indicadores 1 trimestre 2023\" y  \"RV: Solicitud de reasignación tareas- Indicador relatoria\". Por otra parte, en el archivo aportado \"Agendamiento -Reporte de Indicadores PLANI\", se evidenció la programación de los respectivos reportes.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, numeral 10 \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\" , por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para esta acción, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición  y declarar la eficacia.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Asimismo informan que \"la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada","No","No se declara eficacia de la acción, toda vez que, se evidenció que la dependencia no generó reporte de monitoreo para el reporte de indicadores para el primer trimestre de 2023, por lo tanto pese que para el 2022 se observó cumplimiento de los reportes de monitoreo de forma oportuna en constraste no se observó el envío del reporte de monitoreo, por lo tanto, se espera que para el próximo seguimiento el proceso aporte en debida forma el correspondiente monitoreo, así como la evidencia de que se están generando y remitiendo a la SFI de manera oportuna.",null,null,null,"Los reportes de indicadores de los dos primeros trimestres de 2023 se realizaron por medio de Plani. Se adjunta soporte en la subcarpeta \"Actividad 5.1.1\" que da cuenta que la información fue subida.\nEn el último reporte se evidenció un cumplimiento del 90,45%: de las 199 providencias repartidas, 19 tuvieron entrega vencida y 2 están en proceso de validación. La entrega vencida con mayor tiempo tuvo 7 días hábiles, si bien no se cumplió la meta específica ni la general trazada en un 93%, la diferencia no fue considerable y estamos a 2,55 puntos porcentuales de alcanzar la meta.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-25","Posterior a mesa de trabajo y ajustes en el reporte de monitoreo y soportes presentados se observa que la Reataría ha realizado el reporte de sus indicadores a través de la herramienta Plani, lo cual se visualiza en reporte generado por la dependencia. Teniendo en cuenta que esta actividad se encuentra en estado \"Cerrada\" se está a la espera de la declaración de eficacia por parte de la Subdirección de Control interno.","Cerrada","Contratista - Eliana Imbol","2023-08-29","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa cumplimiento en la ejecución de la actividad toda vez que, se pudo evidenciar un (1) documento en formato PDF denominado “Reporte Indicadores”, el cual permite evidenciar el  envío cargue y seguimiento de indicadores desde la plataforma PLANI, sin embargo, es de aclarar que, si bien es cierto el proceso realiza el seguimiento de tiempos oportunos de monitoreo de indicadores  tal como se puede ver en el soporte cargado al One Drive, no obstante se aclara que para la actividad “Realizar seguimiento a los tiempos oportunos de entrega del monitoreo a indicadores” el entregable correspondiente es “Correo electrónico de remisión de monitoreo Agendamiento y alertas desde la cuenta de correo de la relatora general”, ahora bien, dado los cambios en la forma de reportar estos reportes de monitoreo y al observar el cumplimiento en esta nueva herramienta tecnológica se confirma el cierre de la actividad.\n\nPor otro lado, se informa que mediante correo electrónico remitido el 24 de agosto de 2023 por la Relatora a la Subdirección de Control Interno se recibió la solicitud de ampliación de plazo 31/03/2023.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este menciona que “Posterior a mesa de trabajo y ajustes en el reporte de monitoreo y soportes presentados se observa que la Reataría ha realizado el reporte de sus indicadores a través de la herramienta PLANI, lo cual se visualiza en reporte generado por la dependencia. Teniendo en cuenta que esta actividad se encuentra en estado \"Cerrada\" se está a la espera de la declaración de eficacia por parte de la Subdirección de Control interno.” Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación","Cerrada","SI","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, con las evidencias aportadas se pudo verificar el cumplimiento de la acción respecto de los controles  efectivos sobre la oportunidad en el envío oportuno del reporte de monitoreo a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional desde la plataforma PLANi, si bien estos no corresponden con el entregable planificado se advierte que la declaración de la eficacia se genera sobre la acción y no sobre las actividades o entregables por lo tanto, se observa el cumplimiento del control respecto del envío oportuno del reporte de monitoreo a la SFI, sin embargo, la SCI insta al proceso a que se continúe dando seguimiento a la acción en PLANi con el fin de dar cumplimiento a los envíos a la SFI solicitados en los próximos trimestres."]
[6,"Auditorías internas y externas. ","2022-09-27","En la verificación efectuada se observó extemporaneidad en el reporte de monitoreo de los controles y planes de acción de los riesgos de gestión del segundo cuatrimestre de 2021 por parte de la Relatoría; incumpliendo lo establecido en la “Política de Administración del Riesgo de la JEP” (Acuerdo AOG No. 001 de 2020).","Al momento de recibir la solicitud de monitoreo no se tuvo en cuenta con la fecha de entrega ","6.1","AM","Efectuar control  efectivo sobre la oportunidad en el envío oportuno del reporte de monitoreo a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional","6.1.1 Realizar seguimiento a los tiempos oportunos de entrega del monitoreo a riesgos de gestión","Correo electrónico de remisión de monitoreo\nAgendamiento y alertas desde la cuenta de correo de la relatora general","Relatora General\n","2022-12-01","31/03/2023\n\nNueva fecha 30/06/2023",null,"Juan Pablo Molano Rojas - Contratista Relatoría.","2023-04-29","1. Debido a que no se reporto bajo los tiempos oportunos la entrega del monitoreo a riesgos de gestión de la relatoría, se solicita a la subdirección de Gestión de Calidad la ampliación de los tiempos de respuesta para realizar este reporte adecuadamente. ","Abierta","Profesional Especializado II","2023-05-05","Debido a que en el ultimo cuatrimestre de 2022 la relatoría no reporto monitoreo de riesgos, no es posible determinar algún cumplimiento respecto a esta actividad. Por lo anterior y conforme a la solicitud del proceso y la mesa de trabajo realizada en conjunto la SFI extiende el plazo para que el proceso pueda implementar la actividad y reportar su avance hasta el 30/06/2023 \n\nNota: la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023. \nnota final: el proceso adjunta soportes relacionados con indicadores, los cuales no son tomados en cuenta para el seguimiento","Abierta","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y lo informado por el proceso, no se observaron avances en la actividad, sin embargo, solicitan ampliación de los tiempos de respuesta para la realización del reporte.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a la realización de acciones tendientes a lograr el cierre  garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo determinando mantener abierta la actividad y extienden el plazo de implementación y reporte de avance hasta el 30/06/2023. Asimismo informan que \"la relatoría no realizó reporte de monitoreo el último trimestre de 2022, por lo tanto este reporte abarca ese periodo y el primer trimestre de 2023\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Abierta",null,null,null,"Andrés Iriarte","2023-07-18","Conforme a  los resultados del seguimiento por parte de la SFI, se anexa reporte de riesgos para el último cuatrimestre del año 2022 denominada \"MatrizRiesgosGestion2022_3\" en el formato actual del año 2023. Así mismo, matriz en formato Excel denominada \"Matriz_Decisiones publicadas\"\nPor otro lado, se adjunta archivo que respalda el agendamiento de las alertas: \"AlertaReporteMatrizRiesgo\", mecanismo que tiene como fin recordar con suficiente tiempo de antelación el deber de reporte.\nFinalmente, se comparte en la respectiva carpeta de OneDrive dos archivos que dan cuenta de la solicitud de la información a la persona que ocupaba el cargo de Técnico Grado 11 durante el año 2022: \"RespaldoSolicitudInformacion1\", \"RespaldoSolicitudInformacion2\". Esto con el propósito de visibilizar las gestiones y alertas que se realizaron y que, lamentablemente, no tuvieron los efectos esperados.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-25","Posterior a mesa de trabajo y ajustes en el reporte de monitoreo y soporte presentados se observa: i) la Reataría presenta una matriz de riesgos de gestión correspondiente al monitoreo del tercer cuatrimestre 2022 y los soportes respectivos; lo anterior con el fin de dar respuesta a la no presentación oportuna de este monitoreo en su momento; ii) de otra parte, se presenta evidencia de alertas de seguimiento y correos al perfil que manejaba los reportes respectivos de riesgos, indicando que aunque la relatoría hacia seguimiento a este tema, el profesional no realizaba la labor encomendada en los tiempos estipulados..\nFinalmente y aunque el proceso no lo menciona, el reporte de riesgos de gestión del primer cuatrimestre 2023 fue reportado de manera oportuna (12 de mayo 2023), cumpliendo así con la actividad propuesta. (se adjunta correo respectivo)","Cerrada","Contratista - Eliana Imbol","2023-08-29","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se evidencia cumplimiento de la actividad toda vez que, se pudo evidenciar tres (3) documentos en formato PDF denominados “AlertaReporteMatrizRiesgo”, “RespaldoSolicitudInformacion1” y “RespaldoSolicitudInformacion2” Los cuales soportan las alertas programadas desde el aplicativo teams y la trazabilidad de los correos que contienen la solicitud del reporte de riesgos de gestión enviadas desde el correo de la Relatora General al interior de la Relatoría, donde se  puede apreciar una primera solicitud con  fecha de 27 de diciembre de 2022 y una reiteración con fecha 17 de julio de 2023, solicitudes que permiten observar las alertas realizadas dentro de la fecha de inicio de la actividad, sin embargo, estas no obtuvieron los resultados esperados.\n\nPor otro lado, se evidencia dos (2) matrices en formato Excel denominadas “Matriz_Decisiones publicadas” y “MatrizRiesgosGestion2022_3” las cuales contienen una identificación por cada radicado, despacho responsable, fecha de providencia y fecha de remisión de los diferentes documentos trabajados, la otra matriz corresponden a  la Matriz de riesgos de gestión de la Jurisdicción Especial para la Paz de la relatoría con sus respectivos descriptoresy análisis de los tipos de controles fectuados por la dependencia  y finalmente aportan un documento en formato msg, mediante el cual el proceso realizó el envío a la Subdirección de fortalecimiento institucional así como a gestión de la calidad, lo que evidencia las respectivas alertas frente al envío de los monitoreos a la SFI para este trimestre.\n\nPor otro lado, se informa que mediante correo electrónico remitido el 24 de agosto de 2023 por la Relatora a la Subdirección de Control Interno se recibió la solicitud de ampliación de plazo 31/03/2023.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado “cerrada”, sin embargo, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento JEP-PT-02-02 ”Acciones correctivas y de mejora”, se realizará así: \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\", esto quiere decir, en el próximo monitoreo después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la Subdirección de Control Interno (SCI) pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción. Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nPara el próximo trimestre el proceso deberá aportar las evidencias a la SCI que demuestren que se siguen generando este tipo de alertas y que se está remitiendo a tiempo los monitoreos a la SFI, con el fin de declarar la eficacia en caso contrario se declarará como no eficaz y se solicitará la reformulación de la acción y la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este menciona que “Posterior a mesa de trabajo y ajustes en el reporte de monitoreo y soporte presentados se observa: i) la Relatoría presenta una matriz de riesgos de gestión correspondiente al monitoreo del tercer cuatrimestre 2022 y los soportes respectivos; lo anterior con el fin de dar respuesta a la no presentación oportuna de este monitoreo en su momento; ii) de otra parte, se presenta evidencia de alertas de seguimiento y correos al perfil que manejaba los reportes respectivos de riesgos, indicando que aunque la relatoría hacia seguimiento a este tema, el profesional no realizaba la labor encomendada en los tiempos estipulados… Finalmente y aunque el proceso no lo menciona, el reporte de riesgos de gestión del primer cuatrimestre 2023 fue reportado de manera oportuna (12 de mayo 2023), cumpliendo así con la actividad propuesta. (se adjunta correo respectivo).” Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación","Cerrada"]
[]
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[null,"Control de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":28,"n_cols":9,"rows_kept":28,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[0,0,0,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]