{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":8,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Análisis causa Item 1","Análisis Causa Item 2","Análisis Causa Item 3","Análisis Causa Item 4","Análisis Causa Item 5","ejemplo diligenciado"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":1,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Preventiva- AP",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ","Mejora - AM",null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ","Abierta vencida",null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
["6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
["7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
["8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
["9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
["10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
["11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 0.0","2019-11-08"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:  GESTIÓN JURIDICA \n"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el número y en orden consecutivo de la acción a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas o de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba la debilidad cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detectó con el fin de promover el logro de mejores resultados)"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las debilidades u oportunidades de mejora.","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Seleccione el tipo de acción a implementar)\nAcción de mejora AM, Acción correctiva AC)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO\n(Cargo de quien realiza el  monitoreo) ","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n(Fecha en que se realiza  el monitoreo por parte del proceso)","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO\n(Descripción cualitativa del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Cargo de quien realiza el  seguimiento) ","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza el seguimiento por parte de la SFI)","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN\n\n(Cargo del profesional del seguimiento de la SCI) ","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte del profesional del seguimiento de la SCI)","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n(Abierta, Cerrada)\n\n","LA ACCION FUE EFICAZ \n(SI / NO)","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN\n\nverificación  y justificación de la eficacia de la acción,\nactividad a realizarse mínimo tres meses después de cerrada la acción. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","Conforme a lo documentado en las actividades número 2 y 3 del procedimiento JEP-PT-11-01, que indican que: “Se verifica el cumplimiento de los requisitos previstos en la Circular emitida por el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica…”.  y “Se realiza consulta de la normatividad, jurisprudencia y doctrina aplicables al caso consultado y se recopila la misma de forma sistemática para proceder a la proyección de respuestas”, respectivamente.  No se encontró evidencia que soporte el cumplimiento de dichas actividades. ","Según el informe de auditoría, no se encontró evidencia que soporte el cumplimiento de las actividades 2 y 3 del procedimiento JEP-PT-11-01. ","Correctiva - AC","Corrección del Procedimiento JEP-PT-11-01 a fin de actualizarlo a la realidad actual del proceso de  gestión jurídica  dentro del  Departamento de Conceptos y Representación Jurídica y de la JEP","a.  Documentar nuevamente el procedimiento Asesorías Jurídicas JEP-PT-11-01 del 2019-06-04 \nb. Aprobación del procedimiento Asesorías Jurídicas JEP-PT-11-01 del 2019-06-04,  por parte de la Subdirección de Fortalecimiento"," 03/02/2020","2020-12-31","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-07-01","Se observa que reunión llevada a cabo el 17 de febrero de 2020, liderada por el Jefe de Conceptos y representación Jurídica y la asistencia de los funcionarios de la misma, que lideran el tema, se analizaron cada uno de los ítems que componen el procedimiento denominado asesoría  jurídica y este fue aprobado por el Jefe del Departamento y posteriormente por la Directora de Asuntos Jurídicos.  Por tanto, se  evidencia que el  procedimiento Asesorías Jurídicas JEP-PT-11-01 del 2019-06-04 se encuentra documentado y aprobado por la Directora de Asuntos Jurídicos y el Jefe del DCRJ.  Se anexa el documento cambio de procedimiento asesoría jurídica, solicitud de modificación en excel y correo dirigido a la Subdirección de Fortalecimiento.\n\nA través de correo electrónico de fecha  25 de febrero de 2020, el Jefe de Conceptos y Representación Jurídica, envió a la Subdirectora de Fortalecimiento, el formato de solicitud de modificación del procedimiento Asesoría Jurídica y el  Formato de dicho procedimiento,  para su Aprobación. \n\nNo hay evidencia de que los procedimientos hayan sido aprobados por parte de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, ni que hayan sido socializados y publicados.  Por tal razón, se solicitó,  ante la Subdirección de Control Interno, ampliación del término  para el cumplimiento de la actividad, y el mismo se amplió hasta el 31 de diciembre de 2020.\n\nAdicionalmente, se ha realizado requerimiento vía telefónica a Fortalecimiento, por lo cual no hay evidencia física. De esta manera, se les requerirá el estado de avance del estudio de los documentos en los próximos días.","ABIERTA","Profesional Especializada II","2020-07-23","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencia registradas en el one drive, se observa que para el segundo trimestre no se realizaron actividades tendientes al cumplimiento de la acción.\n\nEl 14 de julio fue aprobada  la caracterización del proceso \" Asuntos jurídicos\" por parte del líder del proceso y se dio respuesta a una solicitud realizada  por el proceso en refencia al monitoreo realizado. ( Anexo 1 correo electronico)\n\nSe programo reunión por teams para el dia 22 de julio del 2020 con la profesional Maria Joaes Echeverry para revisión y ajuste a los procedimientos \"Asesorías jurídicas, representación judicial yel trámite de tutelas \".\n\n","Abierta","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme a las evidencias presentadas por el proceso, se observa un avance de la actividad planificada, en razón a que se ajustó el procedimiento Asesorías Jurídicas JEP-PT-11-01 del 2019-06-04, siendo aprobado por la Directora de Asuntos Jurídicos y el Jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica.  De igual manera, se encuentra la remisión para aprobación  del ajuste del procedimiento por parte del Jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional  como consta en el correo electrónico de fecha 25/02/2020.  En igual sentido, se anexó el proyecto de procedimiento y el respectivo formato de solicitud de aprobación.  Para dar cumplimiento a la actividad se debe contar con la aprobación, socialización y divulgación para la finalización y cierre de la acción tal y como se establece en el procedimiento de Gestión de Calidad.\n\nPor otra parte, el proceso efectuó la ampliación del monitoreo acorde con las recomendaciones de la evaluación del I trimestre 2020 indicando en el reporte que: \"se ha realizado requerimiento vía telefónica a Fortalecimiento, por lo cual no hay evidencia física. De esta manera, se les requerirá el estado de avance del estudio de los documentos en los próximos días.\" \nSe hace necesario contar con reportes basados en evidencias, por lo que se recomienda al proceso utilizar medios idóneos que permita dejar la trazabilidad respectiva, como por ejemplo un correo electrónico.\n\nFinalmente, el proceso solicitó la ampliación del término para el cumplimiento de la actividad, para lo cual se prorroga el término hasta el 31 de diciembre de 2020.\n","ABIERTA"]
[2,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","Se evidenció que la Dirección de Asuntos Jurídicos no cuenta con un procedimiento documentado que determine la secuencia de actividades a desarrollar para el trámite de las tutelas que son notificadas y sobre las cuales esa Dirección proyecta la respuesta para la firma de la Secretaria Ejecutiva, sin embargo, se observó el proyecto de elaboración del procedimiento, el cual se encuentra en construcción para la aprobación de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional. Por lo anterior y con el fin de fortalecer el Sistema de Control Interno, se recomienda continuar con las acciones tendientes a la documentación y aprobación de dicho procedimiento.   ","Según  el informe de auditoría, el proceso de Gestión Jurídica no cuenta con  un procedimiento documentado que determine la secuencia de actividades a desarrollar para el trámite de las tutelas.\n","Correctiva - AC","Continuar con las acciones tendientes a la documentación y aprobación del  procedimiento para el trámite de tutelas","a.  Documentar Avalar,  Corregir e implementar el  procedimiento ya existente para el trámite de las tutelas. \n\nb. Aprobación  del  procedimiento para el trámite de tutelas  por parte de la Subdirección de Fortalecimiento","\n\n03/02/2020","\n\n31/12/2020 ","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica ","2020-07-01","En reunión llevada a cabo el 17 de febrero de 2020, liderada por el Jefe de Conceptos y Representación Jurídica y la asistencia de los funcionarios de la misma que lideran el tema, se analizaron cada uno de los ítems que componen el procedimiento denominado trámite de tutelas  y este fue aprobado por el Jefe del Departamento y posteriormente por la Directora de Asuntos Jurídicos.  Por tanto, se  evidencia que el  procedimiento trámite de tutelas se encuentra documentado y aprobado por la Directora de Asuntos Jurídicos y el Jefe del DCRJ. Se anexa solicitud de elaboración de procedimiento respuesta a tutelas, formato de procedimiento y correo dirigido a la Subdirección de Fortalecimiento.\n\nA través de correo electrónico de fecha  25 de febrero de 2020, el Jefe de Conceptos y Representación Jurídica, envió a la Subdirectora de Fortalecimiento, el formato de solicitud de aprobación del procedimiento trámite de tutelas y el  Formato de dicho procedimiento,  para su Aprobación. \n\nNo hay evidencia de que los procedimientos hayan sido aprobados por parte de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, ni que hayan sido socializados y publicados.  Por tal razón, se solicitó, ante la Subdirección de Control Interno, ampliación del término  para el cumplimiento de la actividad  y el mismo se amplió hasta el 31 de diciembre de 2020.\n\nAdicionalmente, se ha realizado requerimiento y gestión al tema de manera telefónica a la Subdirección de Fortalecimiento (por lo cual no hay evidencia física). Se les requerirá el estado de avance del estudio de los documentos en los próximos días.","ABIERTA","Profesional Especializada II","2020-07-23","\"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencia registradas en el one drive, se observa que para el segundo trimestre no se realizaron actividades tendientes al cumplimiento de la acción.\n\nEl 14 de julio fue aprobada  la caracterización del proceso \"\" Asuntos jurídicos\"\" por parte del líder del proceso y se dio respuesta a una solicitud realizada  por el proceso en refencia al monitoreo realizado. ( Anexo 1 correo electronico)\n\nSe programo reunión por teams para el dia 22 de julio del 2020 con la profesional Maria Joaes Echeverry para revisión y ajuste a los procedimientos \"\"Asesorías jurídicas, representación judicial yel trámite de tutelas \"\".\n\n","Abierta","Profesional Especializado II","2020-07-27","\nConforme a las evidencias presentadas por el proceso, se observa avances en la actividad planificada, toda vez que se aportó el procedimeinto para el  el trámite de tutelas  documentado y aprobado por la Directora de Asuntos Jurídicos y el Jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica.  De igual manera, se soporta la solicitud de aprobación que corresponde al proceso de Gestión de Calidad, tal y como consta en el correo electrónico de fecha 25/02/2020 del Jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.  En igual sentido, se anexa el proyecto de procedimiento y el respectivo formato de solicitud de aprobación, quedando pendiente la aprobación, socialización y divulgación para la finalización y cierre de la actividad, tal y como lo establece el procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad. \n\nEl proceso efectuó la ampliación del monitoreo acorde con las recomendaciones de la evaluación del I trimestre de 2020, indicando en el reporte que, \"se ha realizado requerimiento y gestión al tema de manera telefónica a la Subdirección de Fortalecimiento (por lo cual no hay evidencia física). Se les requerirá el estado de avance del estudio de los documentos en los próximos días.\" \nSe hace necesario contar con reportes basados en evidencias, por lo que se recomienda al proceso utilizar medios idóneos que permita dejar la trazabilidad respectiva, como por ejemplo un correo electrónico.\n\nFinalmente, el proceso solicitó la ampliación del término para el cumplimiento de la actividad, para lo cual se prorroga el término hasta el 31 de diciembre de 2020.\n","ABIERTA"]
[3,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","Realizado el análisis de los conceptos y respuestas a tutelas tomadas en la muestra aleatoria significativa, se pudo observar los siguiente:\n\n Los documentos se encuentran custodiados en carpetas sin foliar, \n No se cuenta con un archivo físico o digital que contenga la recopilación de las tutelas notificadas y sobre las cuales se debe proyectar la respuesta para la firma de la Secretaria Ejecutiva,\n No se cuenta con la identificación de Serie y Subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales recibidas y generadas por el proceso.\n\nLo anterior en desconocimiento de los lineamientos del Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000 y en el acuerdo 042 de 2002.\n\n\nSe observó que los archivos físicos de respuestas dadas a las tutelas en las cuales se vincula a la Secretaría Ejecutiva se encuentran archivadas en AZs y sin foliar, desconociendo lo establecido en el parágrafo del artículo 27 del Acuerdo 2 de 2014 del Archivo General de la Nación sobre la organización de archivos públicos, que establece: “NO se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integralidad física de los documentos”.  ","Según el informe de auditoría, el archivo físico de conceptos y respuesta a tutelas no cumple con los  lineamientos del Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000, el acuerdo 042 de 2002 y el artículo 27 del  Acuerdo 02 de 2014\n\n","Mejora - AM","1. Capacitación a \nlos funcionarios del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica"," Capacitación a todos los funcionarios sobre   la regulación  normativa  del archivo de las entidades públicas","2020-03-02","2020-03-31","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-07-01","Se evidencia que el día 17 de enero de 2020, el Departamento de Gestión Documental  realizó  una jornada de Capacitación a siete funcionarios del DCRJ sobre   la regulación  normativa  del archivo de las entidades públicas, explicando temas tales como - normatividad archivística, - ciclo vital de los documentos, - pasos para la organización de los archivos de gestión, - clasificación TDR, - identificación de documentos de apoyo, foliación de documento y tratamiento del papel, etc. \n\nSe anexa en el drive, el acta de entrega de archivos, copia del FUID Conceptos Jurídicos, Listado de asistencia de la capacitación el organización de archivos en la que participaron profesionales del Departamento de Conceptos, la relación de expedientes digitales y el listado de la reunión de revisión de archivos físicos y digitales.","CERRADA","Profesional Especializada II","2020-07-23","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias registradas en el one drive, se evidencia el cumplimiento de la acción propuesta mediante la lista de asistencia a la capacitación organización de archivo.","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-07-27","Conforme a las evidencias presentadas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planteada, teniendo en cuenta que el 17 de enero de 2020 se llevó a cabo una jornada de capacitación impartida por Departamento de Gestión Documental, en la cual participaron seis servidores del Departamento de Conceptos y Representación Judicial y uno de la Dirección de Asuntos Jurídicos, sobre la organización y regulación  normativa  de los archivos en las entidades públicas.\n\nEl proceso efectuó la ampliación del monitoreo acorde con las recomendaciones de la evaluación del I timestre 2020. \n","CERRADA"]
[null,null,null,null,"Correctiva - AC","2. Organizar  el archivo físico del departamento, de Conceptos y Representación Judicial ,  especialmente el de Tutelas.\n\n\n\n","Se realizará una jornada de organización del archivo físico del departamento, con la colaboración del departamento de Gestión Documental\n\n\n\n","\n\n17/12/2019\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n","\n\n31/12/2020\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-07-01","Se evidencia: 1. Que el  16 de diciembre de 2019, se llevó a cabo una reunión liderada por el Jefe del Departamento de Conceptos, y el jefe del Departamento de Gestión  Documental a fin de revisar el archivo de gestión del Departamento de Conceptos y determinar los lineamientos para su organización.\n2. Que el 10 de febrero de 2020 el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica,  le entregó  el archivo de gestión, al Departamento de Gestión Documental dando  inicio al proceso de organización de los archivos de gestión y la aplicación de los requisitos técnicos.      \nQue el 10 de febrero de 2020, el departamento de Gestión Documental llevo a cabo la entrega del archivo físico a la Profesional Especializada II del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica, junto con el FUID correspondiente.\n\nSegún el resultado de la evaluación llevada a cabo por la Subdirección de Control Interno, La verificación de los expedientes será realizada por la Subdirección de Control Interno, una vez se pueda tener acceso a los expedientes físicos. Por tanto la actividad quedara abierta hasta tanto ello sea posible\n\nNo se dice nada sobre lo encontrado por control interno  conforme al Formato Único de Inventario Documental FUID, se encuentran relacionados 7 expedientes de la subserie Acciones de Tutela, de los años 2018, 2019 y 2020, sin número de identificación, ni número de expediente ORFEO.  Esto dado a que debido a la calamidad causada por la pandemia del Covid 19  no se ha logrado realizar. Una vez se retomen las actividades de oficina se cumplirá y reportará.","ABIERTA","Profesional Especializada II","2020-07-23","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias registradas en el one drive, se observa que para el segundo trimestre no se realizaron actividades tendientes al cumplimiento de la acción.\n\nse recomienda al proceso ser mas especifico en nombrar los archivos en el drive, para la verificación de la evidencias.","Abierta","Profesional Especializado II","2020-07-27","Según las evidencias presentadas por el proceso, se observa que se llevó a cabo la organización del archivo físico del Departamento de Concepto y Representación Judicial con la colaboración del Departamento de Gestión Documental.  Esta actividad de intervención de 66 archivos inició el 16 de diciembre de 2019 y terminó el 10 de febrero de 2020 , tal y como consta en acta de la misma fecha .  Por otra parte, se aporta el Formato Único de Inventario Documental FUID, donde se relacionan 7 expedientes de la subserie Acciones de Tutela, de los años 2018, 2019 y 2020, sin número de identificación, ni número de expediente ORFEO. \n\nLa Subdirección de Control Interno hará la verificación física de los expedientes, una vez se normalice las actividades en las instalaciones de la Jurisdicción. \nPor otra parte, el proceso efectuó la ampliación del monitoreo de las actividades acorde con las recomendaciones efectuadas por la SCI en la evaluación del I trimestre 2020.\n\nFinalmente, se hace necesario que el proceso solicite la ampliación de la fecha de terminación de la acción, teniendo que finalizó 31/12/2019 y la acción aún se encuentra abierta vencida.\n","ABIERTA"]
[null,null,null,null,"Mejora - AM","3. Clasificar los documentos que componen el archivo físico del departamento de Conceptos y Representación Jurídica.","Con la organización del archivo físico, se llevara a cabo la identificación de las Series y Subseries para la custodia y conservación de las unidades documentales.","2020-01-01","2020-12-31","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-07-01","Se observa,  que a través del Formato Único de Inventario Documental - FUID entregado por el Departamento de Gestión Documental en Comité del 10/02/2020, se identificaron las Series y Subseries para la custodia y conservación de las unidades documentales.\nFueron identificadas las siguientes series/subseries: \n*-Acciones Constitucionales/Acciones de Cumplimiento - Acciones de Tutela.\n- Conceptos.\n- Conciliación Prejudicial/Conciliación Prejudicial.\n- Procesos / Procesos Judiciales ante la JEP.\n- Acciones Contencioso Administrativas / Acciones Contenciosas Administrativa.\n- Órdenes Judiciales / Órdenes Judiciales de Salas y Secciones de la JEP.\n- Derechos de Petición.De acuerdo con el acta de entrega de archivo (ver anexo) se cuenta con 66 expedientes.\n\nSegún el resultado de la evaluación llevada a cabo por la Subdirección de Control Interno, La verificación de los expedientes será realizada por la Subdirección de Control Interno, una vez se pueda tener acceso a los expedientes físicos. Por tanto la actividad quedara abierta hasta tanto ello sea posible","ABIERTA","Profesional Especializada II","2020-07-23","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias registradas en el one drive, se observa que para el segundo trimestre  se realizaron las recomendaciones realizadas por la Subdirección de control interno el 29/04/202 donde solicitaba al proceso realice la ampliación del reporte del monitoreo, toda vez que el mismo carece de detalles sobre la realización de la actividad, como: fecha de aprobación o entrega del FUID, detalle de las series y subseries levantadas, etc., conforme a las evidencias presentadas.   \n\n","Abierta","Profesional Especializado II","2020-07-27","De acuerdo con las evidencias presentadas se observa que a través del Formato Único de Inventario Documental - FUID entregado por el Departamento de Gestión Documental en reunión celebrada el 10/02/2020, se identificaron las Series y Subseries para la custodia y conservación de las unidades documentales.\nFueron identificadas las siguientes series/subseries: \n*-Acciones Constitucionales/Acciones de Cumplimiento - Acciones de Tutela.\n- Conceptos.\n- Conciliación Prejudicial/Conciliación Prejudicial.\n- Procesos / Procesos Judiciales ante la JEP.\n- Acciones Contencioso Administrativas / Acciones Contenciosas Administrativa.\n- Órdenes Judiciales / Órdenes Judiciales de Salas y Secciones de la JEP.\n- Derechos de Petición.\n\nLa verificación de los expedientes será realizada por la Subdirección de Control Interno, una vez se pueda tener acceso a los expedientes físicos.\n\nEl proceso efectuó la ampliación del monitoreo de las actividades acorde con las recomendaciones de la evaluación del I trimestre 2020.   ","ABIERTA"]
[null,null,null,null,"Mejora - AM","4. Implementar el archivo digital del departamento de Conceptos y Representación Jurídica"," a. Se crearán los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica, especialmente para el procedimiento de tutelas \n\nb. Las unidades documentales generadas en el proceso se mantendrán en archivos digital exclusivamente. ","2020-01-02","2020-07-01","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-07-01","A través de la consulta de gestor documental ORFEO, se evidencia que en el mes de diciembre de 2019,  fueron creados los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica, especialmente el expediente número 2019632020600008E para la subserie Acciones de Tutela. Se organizaron 11 expedientes digitales como consta en el documento \"Relación de expedientes digitales\".\n\nRespecto a la observación de Control Interno que indica \"Aun no se tienen las unidades documentales generadas  en archivos digital exclusivamente\", se reporta que, a  la fecha se lleva una archivo digital junto con archivo físico, sin embargo por la declaratoria de loa pandemia y la cuarentena decretada por el Gobierno Nacional, todo se esta tramitando exclusivamente mediante archivo digital. ","ABIERTA","Profesional Especializada II","2020-07-23","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se adelantó avances en la actividad planteada, teniendo en cuenta que fueron creados a través del gestor documental ORFEO, los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica.  Según evidencia registrada en el drive documento denominado  \"Tabla de retención documental\", se evidencia la creación del expediente número 2019632020600008E para la subserie Acciones de Tutela.\n\nEs importante que el proceso especifique  las caráctarísticas del archivo digital.","Abierta","Profesional Especializado II","2020-07-27","De acuerdo con las evidencias presentadas por el proceso, se observan avances en la actividad planteada, teniendo en cuenta que fueron creados a través del gestor documental ORFEO, los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica.  Según documento  \"TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL\", se evidencia la creación del expediente número 2019632020600008E para la subserie Acciones de Tutela.\n\nSe hace necesario que el Proceso complemente el reporte del monitoreo, ampliando la información con respectoa la realización de la actividad, específicamente en lo que tiene que ver con las caráctarísticas del archivo digital y físico, con las respectivas evidencias.\n\nAsí mismo se hace necesario que el proceso solicite la ampliación de la fecha de terminación de la acción, teniendo en cuenta que finalizó el 01/07/2020 y la acción aún se encuentra abierta.","ABIERTA"]
[4,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","Al analizar los expedientes físicos, los mismos se encuentran perforados y legajados con ganchos plásticos, contraviniendo lo establecido en los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación el -AGN en el Acuerdo 042 de 2002.","Según el informe de auditoría, los expedientes físicos que contienen el archivo de los conceptos y las respuestas a tutelas,  no cumplen con lo establecido en los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación el -AGN en el Acuerdo 042 de 2002. \n\n","Correctiva - AC","1. Organizar  archivo físico del departamento, especialmente el de Asesorías Jurídicas\n\n\n\n\n\n\n\n","\n\nSe realizará una jornada de organización del archivo físico del departamento, con la colaboración del departamento de Gestión Documental\n\n\n\n\n\n\n\n","\n\n\n17/12/2019\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n","\n\n\n31/12/2020\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-07-01","Se evidencia: 1. Que el  16 de diciembre de 2019, se llevó a cabo una reunión liderada por el Jefe del Departamento de Conceptos, y el jefe del Departamento de Gestión  Documental a fin de revisar el archivo de gestión del Departamento de Conceptos y determinar los lineamientos para su organización.\n2. Que el 10 de febrero de 2020 el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica,  le entregó  el archivo de gestión, al Departamento de Gestión Documental dando  inicio al proceso de organización de los archivos de gestión y la aplicación de los requisitos técnicos.      \nQue el 10 de febrero de 2020, el departamento de Gestión Documental llevo a cabo la entrega del archivo físico a la Profesional Especializada II del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica, junto con el FUID correspondiente. Se organizaron 66 expedientes para la muestra de Control Interno.\n\nSegún el resultado de la evaluación llevada a cabo por la Subdirección de Control Interno, La verificación de los expedientes será realizada por la Subdirección de Control Interno, una vez se pueda tener acceso a los expedientes físicos. Por tanto la actividad quedara abierta hasta tanto ello sea posible","ABIERTA","Profesional Especializada II","2020-07-23","De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso, se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se adelantó según las evidencias presentadas por el proceso, se observa la solictud de organización del archivo físico, la cual  inició con la reunión del 16 de diciembre de 2019, en la que se hizo entrega de la documentación al departamento de gestión documental  y terminó el 10 de febrero de 2020, y la entrega de la documentación intervenida en el proceso de organización de los archivos (66 expedientes en total), según consta en la respectiva acta. \n","Abierta","Profesional Especializado II","2020-07-27","Según las evidencias presentadas por el proceso, se observa que se llevó a cabo la organización del archivo físico del Departamento de Concepto y Representación Judicial con la colaboración del Departamento de Gestión Documental.  Esta actividad de intervención de 66 archivos inició el 16 de diciembre de 2019 y terminó el 10 de febrero de 2020 , tal y como consta en acta de la misma fecha.  Por otra parte, se aporta el Formato Único de Inventario Documental FUID, donde se relacionan 7 expedientes de la subserie Acciones de Tutela, de los años 2018, 2019 y 2020, sin número de identificación, ni número de expediente ORFEO. \n\n\nLa verificación de los expedientes será realizada por la Subdirección de Control Interno, una vez se pueda tener acceso a los expedientes físicos.\n\nSe hace necesario que el proceso solicite la ampliación de la fecha de terminación de la acción, teniendo en cuenta que finalizó el 31/12/2019 y la acción aún se encuentra abierta vencida.","ABIERTA"]
[null,null,null,null,null,"2. Implementar el archivo digital del departamento de Conceptos y Representación Jurídica"," a. Se crearán los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica, especialmente para el procedimiento de tutelas\nb. Las unidades documentales generadas en el proceso se mantendrán en archivos digital.","2020-01-01","2020-12-31","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-07-01","A través de la consulta del sistema de gestión documental ORFEO, se evidencia que en el mes de diciembre de 2019,  fueron creados los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica, especialmente el expediente número 2019632020600008E para la subserie Acciones de Tutela. \n\nRespecto a la observación de Control Interno que indica \"Aun no se tienen las unidades documentales generadas  en archivos digital exclusivamente\", se reporta que, a  la fecha se lleva una archivo digital junto con archivo físico, sin embargo por la declaratoria de loa pandemia y la cuarentena decretada por el Gobierno Nacional, todo se esta tramitando exclusivamente mediante archivo digital. ","ABIERTA","Profesional Especializada II","2020-07-23","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias registradas en el one drive, se observa que para el segundo trimestre no se realizaron actividades tendientes al cumplimiento de la acción, toda vez que el mismo carece de información específicamente en lo que tiene que ver con las caráctarísticas del archivo digital .\n\n","Abierta","Profesional Especializado II","2020-07-27","De acuerdo con las evidencias presentadas por el proceso, se observan avances en la actividad planteada, teniendo en cuenta que fueron creados a través del gestor documental ORFEO, los expedientes digitales para cada una de las unidades documentales generadas en el proceso de Gestión Jurídica.  Según documento \"TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL\", se evidencia la creación del expediente número 2019632020600008E para la subserie Acciones de Tutela.\n\nSe hace necesario que el Proceso complemente el reporte del monitoreo, ampliando la información con respecto a la  realización de la actividad, específicamente en lo que tiene que ver con las caráctarísticas del archivo digital y físico con las respectivas evidencias.\n\nAsí mismo, se hace necesario que el proceso solicite la ampliación de la fecha de terminación de la acción, teniendo en cuenta que finalizó el 30/05/2020 y la acción aún se encuentra abierta vencida.\n\n ","ABIERTA"]
[5,"1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental","Realizada la verificación de actividades documentadas en el procedimiento, (de Representación Judicial) se observa inconsistencia en el punto de control de la actividad No. 16, “Notificación de la Sentencia” que señala: ”…Si el fallo es adverso a la JEP, continúa en la actividad 16 si es del caso”,  toda vez que, se remite a la misma actividad, por lo anterior, se recomienda actualizar el procedimiento y tener en cuenta complementar las actividades concernientes al pago de sentencias en el evento que el fallo sea en contra de la JEP.  Si bien, hasta la fecha no existen fallos condenatorios, se debe definir las actividades a seguir para el pago de sentencias o implementar un procedimiento específico que contenga el paso a seguir para el pago y que defina los servidores responsables del mismo en la entidad.\n\nDe otra parte, en el objetivo del procedimiento se señala realizar el seguimiento a la Política de Prevención del Daño Antijurídico, sin embargo, no se encuentran documentadas las actividades para realizar dicho seguimiento, por lo que se recomienda que sean determinadas en la secuencia de actividades del procedimiento. ","Según el informe de auditoría, en el procedimiento de Representación Judicial JEP-PT-11-02, existe una  inconsistencia en el punto de control de la actividad No. 16 y, no se encuentran documentadas las actividades para realizar el seguimiento a la Política de Prevención del Daño Antijurídico.","Correctiva - AC","Corregir el procedimiento de Representación Judicial.\n\n\n\n\n\n"," a. Corregir e implementar el  procedimiento ya existente \nb. Aprobación  del  procedimiento para la Representación Judicial por parte de la Subdirección de Fortalecimiento","\n\n 01/04/2020\n\n\n\n","\n\n\n31/12//2020\n\n\n\n\n ","Jefe de Conceptos y Representación Jurídica","2020-07-01","En reunión llevada a cabo el 17 de febrero de 2020, liderada por el Jefe de Conceptos y representación Jurídica y la asistencia de los funcionarios de la misma, que lideran el tema, se analizaron cada uno de los ítems que componen el procedimiento denominado asesoría  jurídica y este fue aprobado por el Jefe del Departamento y posteriormente por la Directora de Asuntos Jurídicos.  Por tanto, se  evidencia que el  procedimiento Asesorías Jurídicas JEP-PT-11-01 del 2019-06-04 se encuentra documentado y aprobado por la Directora de Asuntos Jurídicos y el Jefe del DCRJ. \n\nA través de correo electrónico de fecha  25 de febrero de 2020, el Jefe de Conceptos y Representación Jurídica, envió a la Subdirectora de Fortalecimiento, el formato de solicitud de modificación del procedimiento Asesoría Jurídica y el  Formato de dicho procedimiento,  para su Aprobación. \n\nNo hay evidencia de que los procedimientos hayan sido aprobados por parte de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, ni que hayan sido socializados y publicados.  Por tal razón, se solicitó,  ante la Subdirección de Control Interno, ampliación del término  para el cumplimiento de la actividad, y el mismo se amplió hasta el 31 de diciembre de 2020.\n\nAdicionalmente, se ha realizado requerimiento vía telefónica a Fortalecimiento, por lo cual no hay evidencia física. De esta manera, se les requerirá el estado de avance del estudio de los documentos en los próximos días.","ABIERTA","Profesional Especializada II","2020-07-23","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencia registradas en el one drive, se observa que para el segundo trimestre no se realizaron actividades tendientes al cumplimiento de la acción.\n\nEl 14 de julio fue aprobada  la caracterización del proceso \" Asuntos jurídicos\" por parte del líder del proceso y se dio respuesta a una solicitud realizada  por el proceso en refencia al monitoreo realizado. ( Anexo 1 correo electronico)\n\nSe programo reunión por teams para el dia 22 de julio del 2020 con la profesional Maria Joaes Echeverry para revisión y ajuste a los procedimientos \"Asesorías jurídicas, representación judicial y el trámite de tutelas \".","Abierta","Profesional Especializado II","2020-07-27","\nConforme a las evidencias presentadas por el proceso  se observa avances en la actividad,  toda vez que la modificación al procedimiento de Representación Judicial JEP-PT-11-02  fue documentado y aprobado por la Directora de Asuntos Jurídicos y el Jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica.  De igual manera, se soporta la solicitud de aprobación mediante correo electrónico de fecha 25/02/2020 del Jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.  En igual sentido, se anexa el proyecto de procedimiento y el respectivo formato de solicitud de aprobación, quedando pendiente la aprobación, socialización y divulgación para la finalización y cierre de la actividad, tal y como lo establece el procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad. \n\nEl proceso debe realizar la correción en el monitores  \"columna L\" indicando que el procedimiento coresponde al de \" Representación Judicial JEP-PT-11-02\". De igual manera, señaló en el monitoreo que, \"se ha realizado requerimiento y gestión al tema de manera telefónica a la Subdirección de Fortalecimiento (por lo cual no hay evidencia física). Se les requerirá el estado de avance del estudio de los documentos en los próximos días.\" \nPor lo anterior, se hace necesario contar con reportes basados en evidencias, por lo que se recomienda al proceso utilizar medios idóneos que permita dejar la trazabilidad respectiva, como por ejemplo un correo electrónico.\n\nFinalmente, el proceso solicitó la ampliación del término para el cumplimiento de la actividad, para lo cual se prorroga el término hasta el 31 de diciembre de 2020.\n","ABIERTA"]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"JEFE DE CONCEPTOS Y REPRESENTACIÓN JURÍDICA"]
[]
[]
[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-05-18","Subdirección de Control Interno","Se amplia la fecha de terminación de los ítem 1,2 y 5 de acuerdo a solicitud de correo electrónico por parte del proceso, así mismo se amplia el reporte de monitoreo."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-28","Subdirección de Control Interno","Se amplia la fecha de terminación de las actividades 4, 7 y 8 de acuerdo a solicitud de correo electrónico por parte del proceso."]

{"sheet":"Análisis causa Item 1","index":2,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[11,2,11,12],[1,2,1,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[3,2,3,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","GESTIÓN JURÍDICA"]
[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Conforme a lo documentado en las actividades número 2 y 3 del procedimiento JEP-PT-11-01, que indican que: “Se verifica el cumplimiento de los requisitos previstos en la Circular emitida por el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica…”.  y “Se realiza consulta de la normatividad, jurisprudencia y doctrina aplicables al caso consultado y se recopila la misma de forma sistemática para proceder a la proyección de respuestas”, respectivamente.  No se encontró evidencia que soporte el cumplimiento de dichas actividades. "]
[null,"CORRECCIÓN","Corrección del Precedimiento JEP-PT-11-01 a fin de actualizarlo a la realidad actual del proceso de  gestión jurídica  dentro del  Departamento de Conceptos y Representación Juridica y de la JEP"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","No se aplicó una metodología propiamente dicha, por cuanto la causa proviene de una auditoria interna a través de la cuál se detectó un problema específico que requería de una solución inmediata. Por tanto, se analizó el Informe de Auditoria del 21 de octubre de 2019 y se tomó la decisión de realizar las actividades correctivas necesarias para solucionar el problema detectado por la auditoría"]
[null,"FECHA","21 10 2019 "]
[null,"PARTICIPANTES","Directora de Asuntos Juridicos, Jefe de Conceptos y Representación Juridica, Pofesional Especializado II adscrita del DCRJ"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Según el informe de auditoría, no se encontró evidencia que soporte el cumplimiento de las actividades 2 y 3 del procedimiento JEP-PT-11-01. "]

{"sheet":"Análisis Causa Item 2","index":3,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","GESTIÓN JURÍDICA"]
[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidenció que la Dirección de Asuntos Jurídicos no cuenta con un procedimiento documentado que determine la secuencia de actividades a desarrollar para el trámite de las tutelas que son notificadas y sobre las cuales esa Dirección proyecta la respuesta para la firma de la Secretaria Ejecutiva, sin embargo, se observó el proyecto de elaboración del procedimiento, el cual se encuentra en construcción para la aprobación de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional. Por lo anterior y con el fin de fortalecer el Sistema de Control Interno, se recomienda continuar con las acciones tendientes a la documentación y aprobación de dicho procedimiento.   "]
[null,"CORRECCIÓN","Continuar con las acciones tendientes a la documentación y aprobación del  procedimiento para el trámite de tutelas"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","No se aplicó una metodología propiamente dicha, por cuanto la causa proviene de una auditoria interna a través de la cuál se detectó un problema específico que requería de una solución inmediata. Por tanto, se analizó el Informe de Auditoria del 21 de octubre de 2019 y se tomó la decisión de realizar las actividades correctivas necesarias para solucionar el problema detectado por la auditoría"]
[null,"FECHA","21 10 2019 "]
[null,"PARTICIPANTES","Directora de Asuntos Juridicos, Jefe de Conceptos y Representación Juridica, Pofesional Especializado II adscrita del DCRJ"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
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[null,"N/A"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Según  el informe de auditoría, el proceso de Gestión Jurídica no cuenta con  un procedimiento documentado que determine la secuencia de actividades a desarrollar para el trámite de las tutelas.\n"]

{"sheet":"Análisis Causa Item 3","index":4,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"PROCESO","GESTIÓN JURÍDICA"]
[null,"ITEM ",3]
[null,"FUENTE","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Realizado el análisis de los conceptos y respuestas a tutelas tomadas en la muestra aleatoria significativa, se pudo observar los siguiente:\n Los documentos se encuentran custodiados en carpetas sin foliar, \n No se cuenta con un archivo físico o digital que contenga la recopilación de las tutelas notificadas y sobre las cuales se debe proyectar la respuesta para la firma de la Secretaria Ejecutiva,\n No se cuenta con la identificación de Serie y Subseries (TRD) para la custodia y conservación de las unidades documentales recibidas y generadas por el proceso.\nLo anterior en desconocimiento de los lineamientos del Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000 y en el acuerdo 042 de 2002.\nSe observó que los archivos físicos de respuestas dadas a las tutelas en las cuales se vincula a la Secretaría Ejecutiva se encuentran archivadas en AZs y sin foliar, desconociendo lo establecido en el parágrafo del artículo 27 del Acuerdo 2 de 2014 del Archivo General de la Nación sobre la organización de archivos públicos, que establece: “NO se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integralidad física de los documentos”.  "]
[null,"CORRECCIÓN","Capacitación de funcionarios del DCRJ, Organización de Archivo Fisico, Clasificar los documentos seguún TDR e implementar el archivo digital"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","No se aplicó una metodología propiamente dicha, por cuanto la causa proviene de una auditoria interna a través de la cuál se detectó un problema específico que requería de una solución inmediata. Por tanto, se analizó el Informe de Auditoria del 21 de octubre de 2019 y se tomó la decisión de realizar las actividades correctivas necesarias para solucionar el problema detectado por la auditoría"]
[null,"FECHA","21 10 2019 "]
[null,"PARTICIPANTES","Directora de Asuntos Juridicos, Jefe de Conceptos y Representación Juridica, Pofesional Especializado II adscrita del DCRJ"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
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[null,"N/A"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Según el informe de auditoría, el archivo físico de conceptos y respuesta a tutelas no cumple con los  lineamientos del Archivo General de la Nación – AGN, en la Ley 594 de 2000, el acuerdo 042 de 2002 y el artículo 27 del  Acuerdo 02 de 2014\n\n"]

{"sheet":"Análisis Causa Item 4","index":5,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","GESTIÓN JURÍDICA"]
[null,"ITEM ",4]
[null,"FUENTE","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Al analizar los expedientes físicos, los mismos se encuentran perforados y legajados con ganchos plásticos, contraviniendo lo establecido en los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación el -AGN en el Acuerdo 042 de 2002."]
[null,"CORRECCIÓN","Capacitación de funcionarios del DCRJ, Organización de Archivo Fisico, Clasificar los documentos seg[un TDR e implementar el archivo digital"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","No se aplicó una metodología propiamente dicha, por cuanto la causa proviene de una auditoria interna a través de la cuál se detectó un problema específico que requería de una solución inmediata. Por tanto, se analizó el Informe de Auditoria del 21 de octubre de 2019 y se tomó la decisión de realizar las actividades correctivas necesarias para solucionar el problema detectado por la auditoría"]
[null,"FECHA","21 10 2019 "]
[null,"PARTICIPANTES","Directora de Asuntos Juridicos, Jefe de Conceptos y Representación Juridica, Pofesional Especializado II adscrita del DCRJ"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
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[null,"N/A"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Según el informe de auditoría, en el procedimiento de Representación Judicial JEP-PT-11-02, existe una  inconsistencia en el punto de control de la actividad No. 16 y, no se encuentran documentadas las actividades para realizar el seguimiento a la Política de Prevención del Daño Antijurídico.\n"]

{"sheet":"Análisis Causa Item 5","index":6,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[10,2,10,12],[11,2,11,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"PROCESO","GESTIÓN JURÍDICA"]
[null,"ITEM ",5]
[null,"FUENTE","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Realizada la verificación de actividades documentadas en el procedimiento, (de Representación Judicial) se observa inconsistencia en el punto de control de la actividad No. 16, “Notificación de la Sentencia” que señala: ”…Si el fallo es adverso a la JEP, continúa en la actividad 16 si es del caso”,  toda vez que, se remite a la misma actividad, por lo anterior, se recomienda actualizar el procedimiento y tener en cuenta complementar las actividades concernientes al pago de sentencias en el evento que el fallo sea en contra de la JEP.  Si bien, hasta la fecha no existen fallos condenatorios, se debe definir las actividades a seguir para el pago de sentencias o implementar un procedimiento específico que contenga el paso a seguir para el pago y que defina los servidores responsables del mismo en la entidad.\n\nDe otra parte, en el objetivo del procedimiento se señala realizar el seguimiento a la Política de Prevención del Daño Antijurídico, sin embargo, no se encuentran documentadas las actividades para realizar dicho seguimiento, por lo que se recomienda que sean determinadas en la secuencia de actividades del procedimiento. "]
[null,"CORRECCIÓN","Corregir el procedimeinto de Representación Judicial.\n"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","Correctiva"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","No se aplicó una metodología propiamente dicha, por cuanto la causa proviene de una auditoria interna a través de la cuál se detectó un problema específico que requería de una solución inmediata. Por tanto, se analizó el Informe de Auditoria del 21 de octubre de 2019 y se tomó la decisión de realizar las actividades correctivas necesarias para solucionar el problema detectado por la auditoría"]
[null,"FECHA","21 10 2019 "]
[null,"PARTICIPANTES","Directora de Asuntos Juridicos, Jefe de Conceptos y Representación Juridica, Pofesional Especializado II adscrita del DCRJ"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
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[null,"N/A"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Según el informe de auditoría, en el procedimiento de Representación Judicial JEP-PT-11-02, existe una  inconsistencia en el punto de control de la actividad No. 16 y, no se encuentran documentadas las actividades para realizar el seguimiento a la Política de Prevención del Daño Antijurídico.\n"]

{"sheet":"ejemplo diligenciado","index":7,"n_rows":45,"n_cols":16,"rows_kept":45,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[55,0,55,1],[55,10,55,12],[56,10,56,12],[0,3,0,13],[1,3,1,13],[43,0,43,1],[43,8,43,12],[6,13,7,13],[6,10,7,10],[6,11,7,11],[6,12,7,12],[0,0,1,2],[2,0,2,15],[3,0,3,2],[3,4,3,5],[5,0,7,0],[5,1,7,1],[43,14,43,15],[44,0,44,1],[44,10,44,12],[45,0,45,1],[45,10,45,12],[8,8,10,8],[8,9,10,9],[5,5,6,5],[5,6,6,6],[5,7,6,7],[5,8,5,11],[6,8,7,8],[6,9,7,9],[8,0,10,0],[8,1,10,1],[6,14,7,14],[6,15,7,15],[5,12,5,15],[8,2,10,2],[8,3,10,3],[8,4,10,4],[5,2,7,2],[5,3,7,3],[5,4,7,4]]}
[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 0.0","2019-07-19"]
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["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)"]
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["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA DEVILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba la debilidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados)"," \n\nCAUSA\n\nDetermina las causas de las debilidades u oportunidades de mejora.","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acción a implementar)\nAcción de mejora AM, Acción correctiva AC)","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Cargo de quien realiza el  monitoreo) ","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  el monitoreo por parte del proceso)","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO\n\n\n(Descripción cualitativa del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta,  abierta vencida o cerrada)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Cargo del profesional del seguimiento de la SCI) ","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI o Auditor Interno)","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n\n(Identificación del estado de oportunidad y pertinencia del avance de las actividades realizadas) ","Estado de la Acción\n\n\n(Abierta, cerrada o vencida)"]
[null,null,null,null,null,"ACTIVIDADES\n","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","D/M/AÑO\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)"]
[1,"Oportunidad de Mejora","Desarrollar las acciones administrativas necesarias para llevar a cabo la baja de bienes muebles que se encuentran en desuso.","Debido al agotamiento de la vida útil de los bienes muebles adquiridos por la JEP y que su vida util ha culminado, dichos biene deben darse de baja desarrollando esta actividad periódicamente.","AP","1. Actualizar el inventario de los elementos suceptibles de baja a partir del levantamiento físico del inventario vigencia 2018.","2019-04-21","2019-08-31","Martha Usache\nMartha Hurtado","2019-12-15","Se evidencia en la relacion de inventario de bienes suceptibles para baja,  el listado de bienes firmados.","ABIERTA"]
[null,null,null,null,null,"2. Adelantar el proceso de baja de los bienes identificados a través de la relación de todos los bienes identificados, citando al comite de gestión para exponer la necesidad y proceder a proyectar la resolución","2019-09-01","2019-09-30",null,null,"Esta pendiente convocar el comité de bajas pero  ya existe un borrador  para convocar al comité, esta información se evidencia en el computador de Martha Useche","ABIERTA"]
[null,null,null,null,null,"3. Autorización de la baja de bienes mediante la Resolución.","2019-10-01","2019-11-29",null,null,"Se evidencia que existe  el borrador de resolución de baja de bienes,  esta información se evidencia en el computador de Martha Useche ","ABIERTA"]
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["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]