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[]
[]
["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":16,"n_cols":193,"rows_kept":16,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[0,0,1,2],[4,67,4,72],[3,14,3,27],[3,0,3,12],[4,2,5,2],[4,22,4,27],[2,8,2,12],[4,9,5,9],[0,3,1,10],[2,3,2,6],[4,29,4,32],[4,33,4,36],[4,44,4,47],[4,48,4,51],[4,59,4,62],[4,63,4,66],[3,29,3,42],[4,37,4,42],[4,52,4,57],[2,0,2,2],[4,10,5,10],[4,14,4,17],[4,18,4,21],[4,5,5,5],[0,11,0,12],[4,153,4,156],[4,164,4,167],[4,168,4,171],[4,179,4,182],[4,183,4,186],[14,125,14,127],[15,125,15,127],[4,142,4,147],[14,185,14,187],[15,185,15,187],[4,187,4,192],[13,185,13,187],[14,155,14,157],[15,155,15,157],[4,172,4,177],[13,170,13,172],[14,170,14,172],[15,170,15,172],[4,157,4,162],[13,155,13,157],[4,97,4,102],[4,82,4,87],[4,74,4,77],[4,78,4,81],[4,89,4,92],[4,93,4,96],[4,104,4,107],[4,108,4,111],[4,149,4,152],[13,140,13,142],[14,140,14,142],[15,140,15,142],[4,127,4,132],[13,125,13,127],[4,138,4,141],[13,110,13,112],[14,110,14,112],[15,110,15,112],[4,119,4,122],[4,123,4,126],[4,134,4,137],[4,112,4,117],[13,0,13,1],[4,6,5,6],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[15,2,15,3],[15,4,15,8],[14,1,14,8],[6,3,8,3],[6,2,8,2],[6,1,8,1],[6,4,8,4],[6,7,8,7],[6,0,8,0],[9,0,11,0],[9,1,11,1],[9,2,11,2],[9,3,11,3],[9,7,11,7],[9,4,11,4],[9,6,11,6],[9,5,11,5],[16,2,16,3],[17,2,17,3],[18,2,18,3],[16,4,16,8],[17,4,17,8],[18,4,18,8],[15,20,15,22],[13,20,13,22],[14,20,14,22],[3,179,3,192],[3,164,3,177],[3,149,3,162],[3,134,3,147],[3,119,3,132],[3,104,3,117],[3,89,3,102],[3,74,3,87],[3,44,3,57],[3,59,3,72],[6,57,8,57],[6,56,8,56],[14,35,14,37],[15,35,15,37],[13,50,13,52],[13,95,13,97],[14,95,14,97],[15,95,15,97],[13,65,13,67],[14,65,14,67],[15,65,15,67],[13,80,13,82],[14,80,14,82],[15,80,15,82],[14,50,14,52],[15,50,15,52],[13,35,13,37]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"Soporte para la Administración de Justicia",null,null,null,"RESPONSABLE:","Relatoría"]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la ación","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2021-10-14","En la verificación efectuada se observó que, la Relatoría realizó de manera extemporánea el reporte de monitoreo de los indicadores de proceso correspondiente al primer trimestre de 2021, teniendo en cuenta los plazos definidos por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para presentar dichos reportes, situación que contraviene lo dispuesto en la Guía JEP-GU-02-01 “Metodología para la formulación, medición, monitoreo y seguimiento de indicadores de proceso de la JEP”.\nAsimismo, se observó extemporaneidad en el reporte de monitoreo de los controles y planes de acción de los riesgos de gestión, del segundo cuatrimestre de 2020 y primer cuatrimestre de 2021; incumpliendo lo establecido en la Política de Administración del Riesgo de la JEP (Acuerdo AOG No. 001 de 2020).\nDe lo anterior, la Relatoría remitió trazabilidad de correos electrónicos de asignación para el desarrollo de la actividad y recordatorios para el cumplimiento de fechas. Sin embargo, se hace necesario la toma de acciones de mejora para evitar la repetición del evento y garantizar el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. ","El responsable técnico designado por la Relatoría no ha realizado las actividades a su cargo relacionadas con el reporte del monitoreo de indicadores y riesgos de gestión.",null,"AM","Dar cumplimiento a la entrega del reporte de monitoreo de indicadores de proceso y riesgos de gestión, por parte del técnico responsable. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido por la coordinación del área y la “Metodología para la formulación, medición, monitoreo y seguimiento de indicadores de proceso de la JEP\" y en la en Política de Administración del Riesgo de la JEP (Acuerdo AOG No. 001 de 2020), respectivamente.","Comunicar la causa y la debilidad a la Presidencia y al responsable dentro del equipo de trabajo para el diseño del plan de mejora y carta de compromiso, con participación del Técnico Grado 11 responsable.",null,null,"2021-10-15","2021-11-03",null,"Diana del Pilar Restrepo - Relatora","14/10/2021, 8/11/2021","Se dió cumplimiento a la actividad de comunicación mediante los siguientes instrumentos - ANEXO 1. El 14 de octubre de 2021 se remite a Presidencia comunicación Conti Rad. 202103015649: \"Comunicación Informe Final de Auditoría al proceso Soporte para la Administración de Justicia Relatoría\". ANEXO 2. Correo electrónico de 5 de octubre donde se comunica la causa y la debilidad al responsable dentro del equipo de trabajo. ANEXO 3. Correo con plan de mejora publicado el 11 de noviembre en el link:  https://www.jep.gov.co/Control%20interno/FORMULACION%20PM%20SOPORTE%20ADMINISTRACION%20JUSTICIA%20-RELATORIA.xlsx y ANEXO 3.1 carta de compromiso de técnico grado 11. ",null,"Profesional de gestión II","2022-01-17","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive se denota el cumplimiento de la presente actividad, toda vez que lograron comunicar la causa y debilidad a la Presidencia de la JEP y al reponsable dentro del equipo de trabajo para el diseño del plan de mejora y la carta de compromiso por parte del funcionario encargado. Como soporte de lo anterior presentan ANEXO 1. El 14 de octubre de 2021 se remite a Presidencia comunicación Conti Rad. 202103015649: \"Comunicación Informe Final de Auditoría al proceso Soporte para la Administración de Justicia Relatoría\". ANEXO 2. Correo electrónico de 5 de octubre donde se comunica la causa y la debilidad al responsable dentro del equipo de trabajo. ANEXO 3. Correo con plan de mejora publicado el 11 de noviembre en el link:  https://www.jep.gov.co/Control%20interno/FORMULACION%20PM%20SOPORTE%20ADMINISTRACION%20JUSTICIA%20-RELATORIA.xlsx y ANEXO 3.1 carta de compromiso de técnico grado 11.  \n\nSe recomienda a la Relatoría continuar con las acciones tendientes para determinar la eficacia de la actividad, por ende, de la acción propuesta y presentar el reporte en los tiempos estipulados por la Subdirección de Control Interno.",null,"Profesional Especializado II","21/01/2022","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidenciaron los siguientes documentos:\n1. Anexo 1 denominado \"VERIFICABLES CONTI–ACTIVIDAD 1\" que contiene capturas de pantalla del aplicativo CONTi, cuyo registro muestra la remisión del comunicado Conti Rad. 202103015649 el día 14 de octubre de 2021 a la Presidencia correspondiente al Informe Final de Auditoría.\n2. Anexo 2 - Correo electrónico de fecha 5 de octubre de 2021 donde se comunican al responsable (técnico grado 11) del equipo de trabajo, la debilidad No.1 y la oportunidad de mejora No.1 que fueron emitidas en el informe preliminar de auditoría y asimismo, se le solicita propuesta que contenga compromisos y el plan de mejoramiento.\n3. Anexo 3 - Correo electrónico remitido por la SCI el 8 de noviembre de 2021 informando a la Relatoría que el plan de mejoramiento fue publicado en el enlace:  \nhttps://www.jep.gov.co/Control%20interno/FORMULACION%20PM%20SOPORTE%20ADMINISTRACION%20JUSTICIA%20-RELATORIA.xlsx. \n4. Anexo 3.1 que contiene propuesta de plan de mejoramiento o carta de compromiso suscrita por el técnico grado 11 de fecha 25 de octubre de 2021.\nSe hace necesario que la primera y segunda línea de defensa determinen el estado de la acción en las columnas de monitoreo y seguimiento respectivamente, toda vez que, no se menciona si estas se encuentran abiertas o cerradas.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa.  ","Cerrada",null,null,null,"Diana del Pilar Restrepo - Relatora","14/10/2021, 8/11/2021","Se dió cumplimiento a la actividad de comunicación mediante los siguientes instrumentos - ANEXO 1. El 14 de octubre de 2021 se remite a Presidencia comunicación Conti Rad. 202103015649: \"Comunicación Informe Final de Auditoría al proceso Soporte para la Administración de Justicia Relatoría\". ANEXO 2. Correo electrónico de 5 de octubre donde se comunica la causa y la debilidad al responsable dentro del equipo de trabajo. ANEXO 3. Correo con plan de mejora publicado el 11 de noviembre en el link:  https://www.jep.gov.co/Control%20interno/FORMULACION%20PM%20SOPORTE%20ADMINISTRACION%20JUSTICIA%20-RELATORIA.xlsx y ANEXO 3.1 carta de compromiso de técnico grado 11. ",null,"Profesional de gestión II","2022-01-17","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive se denota el cumplimiento de la presente actividad, toda vez que lograron comunicar la causa y debilidad a la Presidencia de la JEP y al reponsable dentro del equipo de trabajo para el diseño del plan de mejora y la carta de compromiso por parte del funcionario encargado. Como soporte de lo anterior presentan ANEXO 1. El 14 de octubre de 2021 se remite a Presidencia comunicación Conti Rad. 202103015649: \"Comunicación Informe Final de Auditoría al proceso Soporte para la Administración de Justicia Relatoría\". ANEXO 2. Correo electrónico de 5 de octubre donde se comunica la causa y la debilidad al responsable dentro del equipo de trabajo. ANEXO 3. Correo con plan de mejora publicado el 11 de noviembre en el link:  https://www.jep.gov.co/Control%20interno/FORMULACION%20PM%20SOPORTE%20ADMINISTRACION%20JUSTICIA%20-RELATORIA.xlsx y ANEXO 3.1 carta de compromiso de técnico grado 11.  \n\nSe recomienda a la Relatoría continuar con las acciones tendientes para determinar la eficacia de la actividad, por ende, de la acción propuesta y presentar el reporte en los tiempos estipulados por la Subdirección de Control Interno.",null,"Profesional Especializado II","21/01/2022","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidenciaron los siguientes documentos:\n1. Anexo 1 denominado \"VERIFICABLES CONTI–ACTIVIDAD 1\" que contiene capturas de pantalla del aplicativo CONTi, cuyo registro muestra la remisión del comunicado Conti Rad. 202103015649 el día 14 de octubre de 2021 a la Presidencia correspondiente al Informe Final de Auditoría.\n2. Anexo 2 - Correo electrónico de fecha 5 de octubre de 2021 donde se comunican al responsable (técnico grado 11) del equipo de trabajo, la debilidad No.1 y la oportunidad de mejora No.1 que fueron emitidas en el informe preliminar de auditoría y asimismo, se le solicita propuesta que contenga compromisos y el plan de mejoramiento.\n3. Anexo 3 - Correo electrónico remitido por la SCI el 8 de noviembre de 2021 informando a la Relatoría que el plan de mejoramiento fue publicado en el enlace:  \nhttps://www.jep.gov.co/Control%20interno/FORMULACION%20PM%20SOPORTE%20ADMINISTRACION%20JUSTICIA%20-RELATORIA.xlsx. \n4. Anexo 3.1 que contiene propuesta de plan de mejoramiento o carta de compromiso suscrita por el técnico grado 11 de fecha 25 de octubre de 2021.\nSe hace necesario que la primera y segunda línea de defensa determinen el estado de la acción en las columnas de monitoreo y seguimiento respectivamente, toda vez que, no se menciona si estas se encuentran abiertas o cerradas.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa.  ","Cerrada",null,null,null,"Diana del Pilar Restrepo - Relatora","14/10/2021, 8/11/2021","Se dió cumplimiento a la actividad de comunicación mediante los siguientes instrumentos - ANEXO 1. El 14 de octubre de 2021 se remite a Presidencia comunicación Conti Rad. 202103015649: \"Comunicación Informe Final de Auditoría al proceso Soporte para la Administración de Justicia Relatoría\". ANEXO 2. Correo electrónico de 5 de octubre donde se comunica la causa y la debilidad al responsable dentro del equipo de trabajo. ANEXO 3. Correo con plan de mejora publicado el 11 de noviembre en el link:  https://www.jep.gov.co/Control%20interno/FORMULACION%20PM%20SOPORTE%20ADMINISTRACION%20JUSTICIA%20-RELATORIA.xlsx y ANEXO 3.1 carta de compromiso de técnico grado 11. ",null,"Profesional de gestión II","2022-01-17","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive se denota el cumplimiento de la presente actividad, toda vez que lograron comunicar la causa y debilidad a la Presidencia de la JEP y al reponsable dentro del equipo de trabajo para el diseño del plan de mejora y la carta de compromiso por parte del funcionario encargado. Como soporte de lo anterior presentan ANEXO 1. El 14 de octubre de 2021 se remite a Presidencia comunicación Conti Rad. 202103015649: \"Comunicación Informe Final de Auditoría al proceso Soporte para la Administración de Justicia Relatoría\". ANEXO 2. Correo electrónico de 5 de octubre donde se comunica la causa y la debilidad al responsable dentro del equipo de trabajo. ANEXO 3. Correo con plan de mejora publicado el 11 de noviembre en el link:  https://www.jep.gov.co/Control%20interno/FORMULACION%20PM%20SOPORTE%20ADMINISTRACION%20JUSTICIA%20-RELATORIA.xlsx y ANEXO 3.1 carta de compromiso de técnico grado 11.  \n\nSe recomienda a la Relatoría continuar con las acciones tendientes para determinar la eficacia de la actividad, por ende, de la acción propuesta y presentar el reporte en los tiempos estipulados por la Subdirección de Control Interno.",null,"Profesional Especializado II","21/01/2022","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidenciaron los siguientes documentos:\n1. Anexo 1 denominado \"VERIFICABLES CONTI–ACTIVIDAD 1\" que contiene capturas de pantalla del aplicativo CONTi, cuyo registro muestra la remisión del comunicado Conti Rad. 202103015649 el día 14 de octubre de 2021 a la Presidencia correspondiente al Informe Final de Auditoría.\n2. Anexo 2 - Correo electrónico de fecha 5 de octubre de 2021 donde se comunican al responsable (técnico grado 11) del equipo de trabajo, la debilidad No.1 y la oportunidad de mejora No.1 que fueron emitidas en el informe preliminar de auditoría y asimismo, se le solicita propuesta que contenga compromisos y el plan de mejoramiento.\n3. Anexo 3 - Correo electrónico remitido por la SCI el 8 de noviembre de 2021 informando a la Relatoría que el plan de mejoramiento fue publicado en el enlace:  \nhttps://www.jep.gov.co/Control%20interno/FORMULACION%20PM%20SOPORTE%20ADMINISTRACION%20JUSTICIA%20-RELATORIA.xlsx. \n4. Anexo 3.1 que contiene propuesta de plan de mejoramiento o carta de compromiso suscrita por el técnico grado 11 de fecha 25 de octubre de 2021.\nSe hace necesario que la primera y segunda línea de defensa determinen el estado de la acción en las columnas de monitoreo y seguimiento respectivamente, toda vez que, no se menciona si estas se encuentran abiertas o cerradas.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa.  ","Cerrada","No","De acuerdo con lo planificado en el Plan Anual de Auditoria para la vigencia 2022 y de conformidad  con la auditoría interna de gestión ejecutada entre los meses de julio a septiembre,  la Subdirección de Control Interno determinó que no se declara la eficacia de la acción teniendo en cuenta que el actual plan de mejoramiento establece actividades que no son eficaces para generar el cierre de sus acciones.\n\n"]
[null,null,null,null,null,null,"AM",null," Presentar, por parte del responsable Técnico Grado 11 de la Relatoría el monitoreo de los indicadorres de gestion correspondientes al III y IV trimestre en los plazos establecidos por la coordinación de la Relatoría y la Presidencia, para revisión, corrección y aprobación.",null,null,"2021-10-15","2022-01-17",null,"Andrés Arias - Técnico 11","12/01/2022, 17/01/2022, 06/01/2021","Se presentó el monitoreo de los indicadores de gestión correspondientes al III y IV trimestre: ANEXO 1 - correo 17/01/2022 se remiten los indicadores aprobados para el III trimestre a SCI y SFI. ANEXO 2 - correo 12/01/2022 se remiten los indicadores aprobados para el IV trimestre a SCI y SFI. Se presentó el monitoreo de riesgos de gestión del tercer cuatrimestre: ANEXO 3 - correo 21/12/2021 solicitud de monitoreo de riesgos  ANEXO 3.1 - correo 06/01/2021 se remite la matriz de riesgos de gestión III cuatrimestre a SCI y SFI.",null,"Profesional de gestión II","2022-01-17","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive se denota el cumplimiento de la presente actividad, toda vez que lograron presentar el monitoreo de los indicadores de gestión correspondientes al III y IV trimestre, para revisión, corrección y aprobación. Como soporte de lo anterior adjuntan ANEXO 1 - correo 17/01/2022 se remiten los indicadores aprobados para el III trimestre a SCI y SFI. ANEXO 2 - correo 12/01/2022 se remiten los indicadores aprobados para el IV trimestre a SCI y SFI. Se presentó el monitoreo de riesgos de gestión del tercer cuatrimestre: ANEXO 3 - correo 21/12/2021 solicitud de monitoreo de riesgos  ANEXO 3.1 - correo 06/01/2021 se remite la matriz de riesgos de gestión III cuatrimestre a SCI y SFI.\n\nSe recomienda a la Relatoría continuar con las acciones tendientes para determinar la eficacia de la actividad, por ende, de la acción propuesta y presentar el reporte en los tiempos estipulados por la Subdirección de Control Interno.",null,"Profesional Especializado II","21/01/2022","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el incumplimiento  de la actividad planificada, toda vez que, se evidenció correo electrónico de fecha 17 de enero de 2022 en donde se observa se remite a la Subdirección de Control Interno y a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional el monitoreo de los indicadores  correspondientes al  III trimestre de 2021, no obstante, se alerta al proceso que dicho reporte debió ser presentado en el mes de octubre de 2021.\n\nDe otra parte, se observaron correos electrónicos de fechas 6 y 12 de enero de 2022 a través de los cuales se remitieron los monitoreos de los indicadores IV trimestre de 2021 y de los riesgos de gestión para el III cuatrimestre de 2021 (corte 31 de diciembre 2021) a ambas Subdirecciones,  no obstante, se le recuerda al proceso que dichos reportes tienen fecha de presentación para la vigencia 2022, por lo que las evidencias anteriormente mencionadas deben ser aportadas para la evaluación correspondiente al I trimestre de 2022, por lo anterior, se aclara que la presente evaluación corresponde únicamente a corte 31 de diciembre de 2021.\n\nPor consiguiente, la actividad queda en estado abierta y no cumplida a consecuencia de la extemporaneidad en su presentación.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso,  no obstante, la actividad no presenta cumplimiento de acuerdo con lo planificado para el IV trimestre de 2021, por lo que se recomienda fortalecer el seguimiento generando las alertas respectivas a la tercera línea de defensa cuando se presenten incumplimientos en los términos establecidos en la actividad planificada, de igual forma tener en cuenta que algunas evidencias correspondían a gestiones realizadas durante la vigencia 2022, por lo que no debieron tenerse en cuenta, sin embargo, estas fueron analizadas y se indicó que se denota el cumplimiento de la actividad cuando en realidad no es así. Por último, se observa que el reporte del seguimiento esta copiado de manera textual a lo indicado por la primera línea de defensa incluso cuando presenta errores en las fechas como es el caso de la evidencia \"ANEXO 3.1\" cuya fecha real es 06/01/2022.\n","Abierta",null,null,null,"Técnico Grado 11","2022-04-06","Se realizó el seguimiento al cumplimiento en la entrega oportuna del reporte correspondiente al monitoreo de los indicadores del IV trimestre de 2021.\n\nLa verificación del reporte se realiza en conjunto con el funcionario encargado del levantamiento de la información y se surte la aprobación correspondiente.\n\nEs de anotar que la entrega formal a la Subdirección de fortalecimiento se realiza el día 12 de enero de 2022, fecha que se encuentra dentro del tiempo establecido para este fin.\n\nComo evidencia de la gestión se anexan el siguiente verificable:\n\n- Correo de remisión del Monitoreo de los indicadores a la Subdirección de Fortalecimiento con fecha del 12 de enero de 2022. ","Cerrada","Profesional de gestión II","2022-04-26","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive, se denota el cumplimiento de la acción propuesta; toda vez que la Relatoría realizó el monitoreo de indicadores de proceso, correspondiente al IV trimestre de 2021 tal como se evidencia en correo remitido a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional el 12/01/2022, \nLo anterior se puede verificar con: \n* Correo de remisión del Monitoreo de los indicadores a la Subdirección de Fortalecimiento con fecha del 12 de enero de 2022. ","Cerrada","Profesional SCI","2022-04-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidenció correo electrónico de fecha 12 de enero de 2022 el cual permite verificar que se remitió a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional el reporte de monitoreo de los indicadores correspondientes al IV trimestre de 2021, dando cumplimiento al plazo establecido para la mencionada actividad.\n\nPor lo anterior, la Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad y se informa que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al despacho continuar con las acciones que permitan dar respuesta al reporte de monitoreo de los indicadores en términos de oportunidad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso.","Cerrada",null,null,null,"Técnico Grado 11","2022-04-06","Se realizó el seguimiento al cumplimiento en la entrega oportuna del reporte correspondiente al monitoreo de los indicadores del IV trimestre de 2021.\n\nLa verificación del reporte se realiza en conjunto con el funcionario encargado del levantamiento de la información y se surte la aprobación correspondiente.\n\nEs de anotar que la entrega formal a la Subdirección de fortalecimiento se realiza el día 12 de enero de 2022, fecha que se encuentra dentro del tiempo establecido para este fin.\n\nComo evidencia de la gestión se anexan el siguiente verificable:\n\n- Correo de remisión del Monitoreo de los indicadores a la Subdirección de Fortalecimiento con fecha del 12 de enero de 2022. ","Cerrada","Profesional de gestión II","2022-04-26","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive, se denota el cumplimiento de la acción propuesta; toda vez que la Relatoría realizó el monitoreo de indicadores de proceso, correspondiente al IV trimestre de 2021 tal como se evidencia en correo remitido a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional el 12/01/2022, \nLo anterior se puede verificar con: \n* Correo de remisión del Monitoreo de los indicadores a la Subdirección de Fortalecimiento con fecha del 12 de enero de 2022. ","Cerrada","Profesional SCI","2022-04-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidenció correo electrónico de fecha 12 de enero de 2022 el cual permite verificar que se remitió a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional el reporte de monitoreo de los indicadores correspondientes al IV trimestre de 2021, dando cumplimiento al plazo establecido para la mencionada actividad.\n\nPor lo anterior, la Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad y se informa que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al despacho continuar con las acciones que permitan dar respuesta al reporte de monitoreo de los indicadores en términos de oportunidad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"AM",null,"Realizar seguimiento al cumplimiento en la entrega oportuna de los reportes que elabora el responsable técnico del monitoreo de indicadores y riesgos de gestión.",null,null,"2021-10-15","2022-01-17",null,"Luis Felipe Montoya - Profesional grado 15 ",null,"Se realizó el seguimiento al cumplimiento en la entrega oportuna de los reportes que elabora el responsable técnico del monitoreo de indicadores y riesgos de gestión, se anexan correos como verificables. Se dispuso una reunión con corte bimensual de seguimiento con presencia de los delegados de presidencia y del equipo jurídico para verificación de datos (ver correo de 10.12.2021). Se cargó un documento donde los abogados y abogadas pueden informar al técnico grado 11 fallas detectadas. Se puede consultar en: https://jepcolombia.sharepoint.com/:x:/s/RelatoraGeneral-JEP/EToDsWk6huJLoWffzXZJb1ABP25LsvhSTFZXgFqiMhC8og?e=yhOLCI  ",null,"Profesional de gestión II","2022-01-17","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive se denota el cumplimiento de la presente actividad, toda vez que lograron comunicar la causa y debilidad a la Presidencia de la JEP y al reponsable dentro del equipo. Anexan correos como verificables. Adicional a ello, disponen de  una reunión con corte bimensual de seguimiento con presencia de los delegados de presidencia y del equipo jurídico para verificación de datos (ver correo de 10.12.2021). Cargaron un documento donde los abogados y abogadas pueden informar al técnico grado 11 fallas detectadas. Lo anterior puede consultarse en: https://jepcolombia.sharepoint.com/:x:/s/RelatoraGeneral-JEP/EToDsWk6huJLoWffzXZJb1ABP25LsvhSTFZXgFqiMhC8og?e=yhOLCI .\n\nSe recomienda a la Relatoría continuar con las acciones tendientes para determinar la eficacia de la actividad, por ende, de la acción propuesta y presentar el reporte en los tiempos estipulados por la Subdirección de Control Interno.",null,"Profesional Especializado II","21/01/2022","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa incumplimiento  de la actividad planificada, toda vez que, si bien se evidenciaron 10 correos electrónicos en los cuales se da constancia del respectivo seguimiento realizado al cumplimiento en la entrega oportuna de los reportes a cargo del técnico grado 11, estos muestran que no hubo oportunidad en dicha presentación a la relatora en lo relacionado con el monitoreo de los riesgos de gestión  (avance del monitoreo del III cuatrimestre de 2021) e indicadores del III trimestre de 2021, lo cual causa que la actividad quede en estado abierta. \n\nSe recomienda al proceso fortalecer el reporte de monitoreo y suministrar las evidencias que corresponden específicamente a lo relacionado con los indicadores y el mapa de riesgos de gestión, tal y como lo establece la actividad planificada.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, indicando que se denota el cumplimiento de la actividad, no obstante, la actividad no presenta cumplimiento de acuerdo con lo planificado para el IV trimestre de 2021, toda vez que, si bien las evidencias dan cuanta de los seguimientos realizados por la Relatoría, los reportes que elaboró el responsable técnico se entregaron de manera extemporánea,  por lo que se recomienda fortalecer el seguimiento generando las alertas respectivas a la tercera línea de defensa cuando se presenten incumplimientos en los términos establecidos en la actividad planificada.","Abierta",null,null,null,"Relatora General","2022-04-06","Se realizó el seguimiento al cumplimiento en la entrega oportuna del reporte correspondiente al monitoreo de Riesgos de de gestión del III cuatrimestre de 2021.\n\nLa verificación del reporte se realiza en conjunto con el funcionario encargado del levantamiento de la información y se surte la aprobación correspondiente.\n\nEs de anotar que la entrega formal a la Subdirección de fortalecimiento se realiza el día 06 de enero, fecha que se encuentra dentro del tiempo establecido para este fin.\n\nComo evidencia de la gestión se anexan el siguiente verificable:\n\n- Correo de remisión del Monitoreo de Roesgos a la Subdirección de Fortalecimiento del 6 de enero de 2022.","Cerrada","Profesional de gestión II","2022-04-20","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive, se denota que se cumplió con el seguimiento a la gestión para el el reporte oportuno del monitoreo de riesgos de gestión correspondiente al III cuatrimestre de 2021, tal como se evidencia en correo del 06 de enero de 2022 remitido a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional (ver \"Correo de remisión del Monitoreo de Riesgos a la Subdirección de Fortalecimiento del 6 de enero de 2022\"). Aunque en la anterior item se denota el cumplimiento a la entrega de indicadores de proceso correspondiente al IV trimestre de 2021, la misma debe ser referenciada y  tenida en cuenta  para la presente actividad, toda vez que la actividad planeada hace referencia al reporte de riesgos pero tambien de indicadores. ","Cerrada","Profesional SCI","2022-04-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento  de la actividad planificada, toda vez que,  se evidenciaron los correos electrónicos en los cuales se da constancia del respectivo seguimiento realizado al cumplimiento en la entrega oportuna del monitoreo de  riesgos de gestión III cuatrimestre de 2021 (enviado el 06 de enero de 2022) e indicadores IV trimestre ( enviado el 12 de enero de 2022),dando cumplimiento al plazo establecido por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para la mencionada actividad. \n\nPor lo anterior, la Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad y se informa que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al despacho continuar con las acciones que permitan dar respuesta al reporte de monitoreo de los indicadores y riesgos de gestión en términos de oportunidad.\n\nFinalmente, para el reporte de declaración de eficacia se hace necesario que el proceso en el reporte de monitoreo tenga en cuenta los 2 instrumentos a reportar.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso.","Cerrada",null,null,null,"Relatora General","2022-04-06","Se realizó el seguimiento al cumplimiento en la entrega oportuna del reporte correspondiente al monitoreo de Riesgos de de gestión del III cuatrimestre de 2021.\n\nLa verificación del reporte se realiza en conjunto con el funcionario encargado del levantamiento de la información y se surte la aprobación correspondiente.\n\nEs de anotar que la entrega formal a la Subdirección de fortalecimiento se realiza el día 06 de enero, fecha que se encuentra dentro del tiempo establecido para este fin.\n\nComo evidencia de la gestión se anexan el siguiente verificable:\n\n- Correo de remisión del Monitoreo de Roesgos a la Subdirección de Fortalecimiento del 6 de enero de 2022.","Cerrada","Profesional de gestión II","2022-04-20","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive, se denota que se cumplió con el seguimiento a la gestión para el el reporte oportuno del monitoreo de riesgos de gestión correspondiente al III cuatrimestre de 2021, tal como se evidencia en correo del 06 de enero de 2022 remitido a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional (ver \"Correo de remisión del Monitoreo de Riesgos a la Subdirección de Fortalecimiento del 6 de enero de 2022\"). Aunque en la anterior item se denota el cumplimiento a la entrega de indicadores de proceso correspondiente al IV trimestre de 2021, la misma debe ser referenciada y  tenida en cuenta  para la presente actividad, toda vez que la actividad planeada hace referencia al reporte de riesgos pero tambien de indicadores. ","Cerrada","Profesional SCI","2022-04-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento  de la actividad planificada, toda vez que,  se evidenciaron los correos electrónicos en los cuales se da constancia del respectivo seguimiento realizado al cumplimiento en la entrega oportuna del monitoreo de  riesgos de gestión III cuatrimestre de 2021 (enviado el 06 de enero de 2022) e indicadores IV trimestre ( enviado el 12 de enero de 2022),dando cumplimiento al plazo establecido por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional para la mencionada actividad. \n\nPor lo anterior, la Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad y se informa que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al despacho continuar con las acciones que permitan dar respuesta al reporte de monitoreo de los indicadores y riesgos de gestión en términos de oportunidad.\n\nFinalmente, para el reporte de declaración de eficacia se hace necesario que el proceso en el reporte de monitoreo tenga en cuenta los 2 instrumentos a reportar.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso.","Cerrada"]
[2,"Auditorías internas y externas. ","2021-10-14","Se observó el radicado de entrada No. 202001018238 de fecha 19 de agosto de 2020, tipificado como una \"Petición de interés general y/o particular\", no obstante, correspondía a una “solicitud de información y/o documentos”, de acuerdo con la aclaración presentada por el Departamento de Atención al Ciudadano, así: “el documento con radicado 202001018238 del 19 de agosto del 2020, fue tipificado con el “código 20”, toda vez que a la fecha en el sistema de gestión documental CONTI no estaban creadas las TRD, (…). En virtud a lo anterior, se confirma que el documento es una “solicitud de información y/o documentos”. Lo anterior, contraviene lo dispuesto en la Resolución No. 3351 del 3 de octubre de 2019 “Por la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones en la Jurisdicción Especial para la Paz”, adicionada por la Resolución No. 311 del 1 de abril de 2020. En concordancia, con lo contemplado en el artículo 5 del Decreto Legislativo 491 de 2020. Teniendo en cuenta lo anterior, se evidenció que, la inconsistencia en la tipificación, ocasionó extemporaneidad en la atención de la PQRSDF con radicado de entrada No. 202001018238, por cuanto se dio respuesta dentro del término establecido de 30 días para resolver las “peticiones de interés general y/o particular”, como fue tipificada inicialmente y no, en el término de 20 días estipulado para dar respuesta a la “solicitud de información y/o documentos”, en razón a lo anterior, la toma de acciones debe ser articulada con el Departamento de Atención al Ciudadano y Departamento de Gestión Documental.\n\n** Con respecto al radicado de entrada No. 202101019226 del 21 de abril de 2021, tipificado como una\n“Petición de interés general y/o particular”, en consultas realizadas en el sistema CONTI los días 17 y 28 de septiembre de 2021, se evidenciaron 2 radicados de respuesta asociados, así: 202102005362 y 202102005363 del 5 de mayo de 2021, no obstante, estos no permitieron visualizar información y presentaron el siguiente mensaje: “La Imagen Relacionada no se Encontró en la Ruta Configurada”. Asimismo, se observó que se cargó como anexo un proyecto de respuesta en el que se relacionó el radicado de entrada, sin embargo, este documento no se evidenció registrado y/o radicado en el Sistema de Gestión Documental para envío al usuario externo, de igual forma, a la fecha de la presente auditoría no se obtuvo evidencia o constancia de la entrega de la respuesta al peticionario, razón por la cual no se determinan los días de la extemporaneidad en la respuesta. \n\nAl respecto, la Relatoría suministró información mediante correo electrónico del 20 de septiembre de 2021 sobre la gestión realizada para la preparación de la respuesta al radicado No. 202101019226 y aportó trazabilidad de correos electrónicos que dan cuenta de la gestión adelantada ante la mesa de ayuda MATI respecto de los inconvenientes presentados con los perfiles de usuario de la Relatoría en el sistema CONTI y para la elaboración, modificación y aprobación de las respuestas a las peticiones. De otra parte, el Departamento de Gestión Documental a través de correo electrónico del 28 de septiembre de 2021 informó sobre las solicitudes realizadas por parte de la Relatoría a la mesa de ayuda en los meses de mayo y septiembre de 2021, concernientes a la parametrización del sistema CONTI, las cuales fueron atendidas y solucionadas oportunamente. Ahora bien, con relación a la PQRSDF con radicado No. 202101019226 se informó: “el usuario (…) generó dos radicados de respuesta el 5 de mayo, sin que los mismos fueran gestionados y tramitados como respuesta a la PQRSDF como lo exige el sistema (…)”.\n\nPosterior a la comunicación del informe preliminar de auditoría, la Relatoría aportó evidencia de la constancia del envío de la respuesta al peticionario de fecha 22 de septiembre de 2021, lo cual muestra extemporaneidad de 105 días hábiles para dar respuesta a la petición presentada por el ciudadano. Asimismo, se realizó consulta en el sistema CONTI el día 8 de octubre de 2021 donde se observó el radicado de respuesta No. 202102005361 de fecha 10 de mayo de 2021 asociado al radicado de entrada, no obstante, como se indicó previamente, la entrega al peticionario se realizó por fuera del término legal establecido. La situación antes descrita contraviene lo señalado en la Resolución No. 602 del 22 de septiembre de 2020 “Por la cual se derogan las Resoluciones 3351 de 2019; 311, 444 de 2020 y se reglamenta el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones en la Jurisdicción Especial para la Paz”, Artículo 5º. Término de los derechos de petición. “(…) cuando se trate de una solicitud con carácter de derecho de petición, se deberá tramitar en los términos máximos de la siguiente manera: (…) Petición de interés general y/o particular. Dentro de los 15 días siguientes a su recepción”.\n\nAdicionalmente, en el Procedimiento JEP-PT-13-01 Recepción y envío de Correspondencia, numeral 2. “Lineamientos Generales”, literal h, se establece lo siguiente: “Toda comunicación que se produzca para envió desde la JEP a entidades o usuarios externos deberá registrarse y radicarse en el Sistema de Gestión Documental por parte del funcionario”, asimismo, el numeral 3, Actividad 8, indica: “(…) Si se trata de un documento (externo), el funcionario reasignara dicha comunicación a través del SGD o la oficina de correspondencia”.","Falta de usuarios, perfiles, parametrización y funcionalidades del sistema CONTI que no han permitido tramitar normalmente las tareas del procedimiento de PQRSDF dentro del sistema.",null,"AM","Articular con el Departamento de Gestión Documental la parametización de los usuarios y perfiles de la Relatoría, con el fin de poder realizar todas las tareas establecidas en el procedimiento de PQRSDF dentro del sistema.","Realizar mesas de trabajo con  el equipo de soporte de CONTI, el encargado de firma\ndigital, con el Departamento de Atención al ciudadano y el Departamento de Gestión documental, con el fin de diagnosticar los problemas de parametrización del sistema. ",null,null,"2021-10-07","2022-01-17",null,"Diana del Pilar Restrepo - Relatora y Didier Cortés - Departamento de Gestión Documental ","2021-10-25","Se realizaron las mesas de trabajo con  el equipo de soporte de CONTI (25.10.2021), el encargado de firma\ndigital (reunión del 25.11.202 y solicitud de 29.10.2021 de firma digital para la Relatora), con el Departamento de Atención al ciudadano y el Departamento de Gestión documental (07.10.2022), con el fin de diagnosticar los problemas de parametrización del sistema. ",null,"Profesional de gestión II","2022-01-17","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive se denota el cumplimiento de la presente actividad, toda vez que realizarón mesas de trabajo con el equipo de soporte de CONTi, el Departamento de Atención al Ciudadano y el Departamento de Gestión documental, así: \n*Se realizaron las mesas de trabajo con  el equipo de soporte de CONTI (25.10.2021), \n*Con el encargado de firma digital (reunión del 25.11.202 y solicitud de 29.10.2021 de firma digital para la Relatora),\n*Con el Departamento de Atención al ciudadano y el Departamento de Gestión documental (07.10.2022). \nLas anteriores mesas tuvieron como fin de diagnosticar los problemas de parametrización del sistema. \n\nSe recomienda a la Relatoría continuar con las acciones tendientes para determinar la eficacia de la actividad, por ende, de la acción propuesta y presentar el reporte en los tiempos estipulados por la Subdirección de Control Interno.",null,"Profesional Especializado II","21/01/2022","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada , toda vez que, se evidenciaron diversos correos electrónicos y la programación de diferentes agendas, de lo anterior, se pudo verificar la realización de diferentes mesas de trabajo, así:\n\n1. Mesa de trabajo con el equipo de soporte CONTi agenda del 25 de octubre de 2021. \n2. Mesa de trabajo con el Departamento de Atención al ciudadano y el Departamento de Gestión documental agenda del 07 de octubre de 2021.\n3. Correos electrónicos que fueron intercambiados con el Departamento de Gestión Documental, con el propósito de solucionar inconvenientes técnicos en relación con la firma digital de la Relatora, solicitar fechas para nuevas capacitaciones a los servidores de la Relatoría, solicitud de parametización de los usuarios y perfiles de la Relatoría, entre otros aspectos relacionados con el Sistema de Gestión Documental para el control y manejo de las PQRSDF.\n\nSe recomienda al proceso que las evidencias deben cargarse en el onedrive de manera organizada y acorde a las actividades planificadas en el plan de mejoramiento facilitando la identificación de estas y evitando inconsistencias para la elaboración de la evaluación.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad. Así mismo, se requiere del cierre de todas las actividades que conforman el presente ítem para su declaración. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa.  \n\n","Cerrada",null,null,null,"Diana del Pilar Restrepo - Relatora y Didier Cortés - Departamento de Gestión Documental ","2021-10-25","Se realizaron las mesas de trabajo con  el equipo de soporte de CONTI (25.10.2021), el encargado de firma\ndigital (reunión del 25.11.202 y solicitud de 29.10.2021 de firma digital para la Relatora), con el Departamento de Atención al ciudadano y el Departamento de Gestión documental (07.10.2022), con el fin de diagnosticar los problemas de parametrización del sistema. ",null,"Profesional de gestión II","2022-01-17","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive se denota el cumplimiento de la presente actividad, toda vez que realizarón mesas de trabajo con el equipo de soporte de CONTi, el Departamento de Atención al Ciudadano y el Departamento de Gestión documental, así: \n*Se realizaron las mesas de trabajo con  el equipo de soporte de CONTI (25.10.2021), \n*Con el encargado de firma digital (reunión del 25.11.202 y solicitud de 29.10.2021 de firma digital para la Relatora),\n*Con el Departamento de Atención al ciudadano y el Departamento de Gestión documental (07.10.2022). \nLas anteriores mesas tuvieron como fin de diagnosticar los problemas de parametrización del sistema. \n\nSe recomienda a la Relatoría continuar con las acciones tendientes para determinar la eficacia de la actividad, por ende, de la acción propuesta y presentar el reporte en los tiempos estipulados por la Subdirección de Control Interno.",null,"Profesional Especializado II","21/01/2022","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada , toda vez que, se evidenciaron diversos correos electrónicos y la programación de diferentes agendas, de lo anterior, se pudo verificar la realización de diferentes mesas de trabajo, así:\n\n1. Mesa de trabajo con el equipo de soporte CONTi agenda del 25 de octubre de 2021. \n2. Mesa de trabajo con el Departamento de Atención al ciudadano y el Departamento de Gestión documental agenda del 07 de octubre de 2021.\n3. Correos electrónicos que fueron intercambiados con el Departamento de Gestión Documental, con el propósito de solucionar inconvenientes técnicos en relación con la firma digital de la Relatora, solicitar fechas para nuevas capacitaciones a los servidores de la Relatoría, solicitud de parametización de los usuarios y perfiles de la Relatoría, entre otros aspectos relacionados con el Sistema de Gestión Documental para el control y manejo de las PQRSDF.\n\nSe recomienda al proceso que las evidencias deben cargarse en el onedrive de manera organizada y acorde a las actividades planificadas en el plan de mejoramiento facilitando la identificación de estas y evitando inconsistencias para la elaboración de la evaluación.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad. Así mismo, se requiere del cierre de todas las actividades que conforman el presente ítem para su declaración. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa.  \n\n","Cerrada",null,null,null,"Diana del Pilar Restrepo - Relatora y Didier Cortés - Departamento de Gestión Documental ","2021-10-25","Se realizaron las mesas de trabajo con  el equipo de soporte de CONTI (25.10.2021), el encargado de firma\ndigital (reunión del 25.11.202 y solicitud de 29.10.2021 de firma digital para la Relatora), con el Departamento de Atención al ciudadano y el Departamento de Gestión documental (07.10.2022), con el fin de diagnosticar los problemas de parametrización del sistema. ",null,"Profesional de gestión II","2022-01-17","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive se denota el cumplimiento de la presente actividad, toda vez que realizarón mesas de trabajo con el equipo de soporte de CONTi, el Departamento de Atención al Ciudadano y el Departamento de Gestión documental, así: \n*Se realizaron las mesas de trabajo con  el equipo de soporte de CONTI (25.10.2021), \n*Con el encargado de firma digital (reunión del 25.11.202 y solicitud de 29.10.2021 de firma digital para la Relatora),\n*Con el Departamento de Atención al ciudadano y el Departamento de Gestión documental (07.10.2022). \nLas anteriores mesas tuvieron como fin de diagnosticar los problemas de parametrización del sistema. \n\nSe recomienda a la Relatoría continuar con las acciones tendientes para determinar la eficacia de la actividad, por ende, de la acción propuesta y presentar el reporte en los tiempos estipulados por la Subdirección de Control Interno.",null,"Profesional Especializado II","21/01/2022","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada , toda vez que, se evidenciaron diversos correos electrónicos y la programación de diferentes agendas, de lo anterior, se pudo verificar la realización de diferentes mesas de trabajo, así:\n\n1. Mesa de trabajo con el equipo de soporte CONTi agenda del 25 de octubre de 2021. \n2. Mesa de trabajo con el Departamento de Atención al ciudadano y el Departamento de Gestión documental agenda del 07 de octubre de 2021.\n3. Correos electrónicos que fueron intercambiados con el Departamento de Gestión Documental, con el propósito de solucionar inconvenientes técnicos en relación con la firma digital de la Relatora, solicitar fechas para nuevas capacitaciones a los servidores de la Relatoría, solicitud de parametización de los usuarios y perfiles de la Relatoría, entre otros aspectos relacionados con el Sistema de Gestión Documental para el control y manejo de las PQRSDF.\n\nSe recomienda al proceso que las evidencias deben cargarse en el onedrive de manera organizada y acorde a las actividades planificadas en el plan de mejoramiento facilitando la identificación de estas y evitando inconsistencias para la elaboración de la evaluación.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad. Así mismo, se requiere del cierre de todas las actividades que conforman el presente ítem para su declaración. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa.  \n\n","Cerrada","No","De acuerdo con lo planificado en el Plan Anual de Auditoria para la vigencia 2022 y de conformidad  con la auditoría interna de gestión ejecutada entre los meses de julio a septiembre,  la Subdirección de Control Interno determinó que no se declara la eficacia de la acción teniendo en cuenta que el actual plan de mejoramiento establece actividades que no son eficaces para generar el cierre de sus acciones."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Evacuar las PQRSDF vencidas a cargo de la Relatoría a través de distintas rutas dentro del sistema.",null,null,"2021-10-15","2022-01-17",null,"Diana del Pilar Restrepo Nova - Relatora","2021-12-31","Una vez se diagnosticaron y solucionaron los problemas de parametrización y capacitación, se dió trámite a todas las PQRSF disponibles en el buzón de la Relatoría. Se anexa reporte exportado del sistema usuario DIANA.RESTREPO entre el 15/10/2021 y el 31/12/2021 ",null,"Profesional de gestión II","2022-01-17","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive se denota el cumplimiento de la presente actividad, toda vez que dieron trámite a todas las PQRSDF disponibles en el buzón de la Relatoría , previo diagnóstico y solución de paramtrización y capacitación del sistema. Como soporte de lo anterior anexan reporte exportado del sistema del usuario DIANA.RESTREPO entre el 15/10/2021 y el 31/12/2021.\n\nSe recomienda a la Relatoría continuar con las acciones tendientes para determinar la eficacia de la actividad, por ende, de la acción propuesta y presentar el reporte en los tiempos estipulados por la Subdirección de Control Interno.",null,"Profesional Especializado II","21/01/2022","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa una base de datos en formato Excel exportada del sistema CONTi con el usuario de la Relatora para el periodo correspondiente entre el 15/10/2021 y el 31/12/2021, la cual registra que se dio trámite a todas las PQRSDF, observando que 3 radicados presentan  estado evacuado, no obstante, se realizó verificación de la base de datos suministrada por el Departamento de Atención al Ciudadano para la vigencia 2021, en la cual se encontraron que para el periodo entre octubre a diciembre de 2021, se asignaron  8 radicados de entrada a la relatoría, de los cuales 5 de ellos presentaban respuesta de manera \"Oportuna\" y 3 se encontraban en estado \"Vencido\"; de estos últimos se verificó su estado actual en la herramienta CONTi evidenciando que 1 de los 3 a corte del 24 de enero de 2022 aún no presenta respuesta y corresponde al número de radicado 202101058315, los otros dos (2) poseen respuesta pero se realizó de manera extemporánea (estado vencido), por lo que se presenta un cumplimiento parcial de la actividad planificada, dejando esta en estado abierta. \n\nPor lo anterior, se requiere que la relatoría realice las acciones necesarias para el debido control y seguimiento de las PQRSDF asignadas a su responsabilidad para emitir la respuesta en términos de oportunidad y realizar las gestiones pertinentes en el sistema de gestión documental CONTi.\n\nSe recomienda al proceso que las evidencias deben cargarse en el onedrive de manera organizada y acorde a las actividades planificadas en el plan de mejoramiento facilitando la identificación de estas y evitando inconsistencias para la elaboración de la evaluación.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, indicando que se denota el cumplimiento de la actividad, no obstante, la actividad no presenta cumplimiento de acuerdo con lo planificado para el IV trimestre de 2021, toda vez que, se observó en sistema de gestión documental que una de las ocho PQRSDF asignadas a la relatoría presenta estado pendiente- vencida, de tal manera que no se evacuaron las PQRSDF vencidas a cargo de la Relatoría a través de distintas rutas dentro del sistema.  \n","abierta",null,null,null,"Relatora General\n\nTécnico Grado 11","2022-04-06","Con la llegada de la nueva Relatora General, se procede a realizar el seguimiento de las solicitudes que se encontraban pendientes de respuesta, como resultado de esta actividad se realiza la identificación de 3 solicitudes correspondientes a la vigencia 2021 II semestre.\n\nSe procede, bajo la supervisión de la Relatora General, a dar trámite a estos requerimientos los cuales logran ser evacuados a satisfacción de manera casi inmediata a la notificación por parte del sistema CONTI.\n\nAdicionalmente, luego de realizada la solicitud de usuario en Conti de la Dra. Dilia Lozano, nueva Relatora General, y de solicitar el traslado de las notificaciones de la Dra. Diana Restrepo (Relatora saliente), se identifican 7 solicitudes allegadas las cuales se encontraban pendientes de respuesta. De las solicitudes identificadas 6 fueron respondidas de forma oportuna (dentro del términos legales establecido) y una (1) se responde un día después de la fecha fijada.\n\nLa solicitud con radicado 202201015345, es respondida el día después de su fecha limite debido a lo siguiente: luego de realizada la activación de usuario y el traslado de las solicitudes que se encontraban asignadas en el usuario de la Dra. Diana Restrepo, estas contaban con un plazo de una día desde el momento de notificado al vencimiento,  debido a que ya habían corrido los términos para respuesta sin que fueramos notificados.\nPor la premura del tiempo y el volumen de información recibido, no se logra dar respuesta a la solicitud de radicado citado ateriormente, dentro del  término fijado, quedando un día despues.\n\nSin embargo, es de anotar que la Relatoría logra la evacuación de todas las solicitudes y actualmente no cuenta con ningún vencimiento en esta actividad. \n\nComo evidencia de la gestión se anexan los siguientes verificables:\n- Carpeta con los verificables (soporte arrojado por Conti) de la respuesta a cada una de las solicitudes identificadas que corresponden a 2021.\n-Carpeta con el verificable (soporte arrojado por Conti) de las respuestas a las solicitudes identificadas de 2022","Cerrada","Profesional de gestión II","2022-04-26","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive, se denotan acciones tendientes al cumplimiento de la presente acción; toda vez que realizaron la identificación y gestión de tres (3) solicitudes correspondientes a la vigencia 2021 II semestre. Adicionalmente la Relatoría informa lo siguiente:  \"Se procede, bajo la supervisión de la Relatora General, a dar trámite a estos requerimientos los cuales logran ser evacuados a satisfacción de manera casi inmediata a la notificación por parte del sistema CONTI.\nAdicionalmente, luego de realizada la solicitud de usuario en Conti de la Dra. Dilia Lozano, nueva Relatora General, y de solicitar el traslado de las notificaciones de la Dra. Diana Restrepo (Relatora saliente), se identifican 7 solicitudes allegadas las cuales se encontraban pendientes de respuesta. De las solicitudes identificadas 6 fueron respondidas de forma oportuna (dentro del términos legales establecido) y una (1) se responde un día después de la fecha fijada.\nLa solicitud con radicado 202201015345, es respondida el día después de su fecha limite debido a lo siguiente: luego de realizada la activación de usuario y el traslado de las solicitudes que se encontraban asignadas en el usuario de la Dra. Diana Restrepo, estas contaban con un plazo de una día desde el momento de notificado al vencimiento,  debido a que ya habían corrido los términos para respuesta sin que fueramos notificados.\nPor la premura del tiempo y el volumen de información recibido, no se logra dar respuesta a la solicitud de radicado citado ateriormente, dentro del  término fijado, quedando un día despues\".\nLo anterior demuestra la respuesta de todas las solicitudes y que actualmente no cuentan con venciomientos de PQRSDF.\nLos soportes presentados son: \n- Carpeta con los verificables (soporte arrojado por Conti) de la respuesta a cada una de las solicitudes identificadas que corresponden a 2021.\n-Carpeta con el verificable (soporte arrojado por Conti) de las respuestas a las solicitudes identificadas de 2022","Cerrada","Profesional SCI","2022-04-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso,se observa que se dio respuesta y se evacuaron las PQRSDF de las tres (3) solicitudes pendientes de la evaluación anterior.  Por lo tanto, se puede observar en el Sistema de Gestión Documental Conti, que los 3 radicados fueron evacuados por fuera de los terminos establecidos en la resolución 602 del 22 de septiembre de 2020.\n\nLa SCI establece el cumplimiento de la actividad \"Evacuar las PQRSDF vencidas a cargo de la Relatoría a través de distintas rutas dentro del sistema\"; y alerta a la Relatoria para el establecimiento de controles que permitan una adecuada gestión de las PQRSDF dentro de los terminos legales.\n\nDe otra parte, se hace necesario que la Relatoría continue con el fortalecimiento de los reportes de monitoreo de acuerdo con la actividad planificada, toda vez que, se observa desde el 3 parrafo del reporte de monitoreo que el mismo corresponde a la siguiente actividad.\n\nPor lo anterior, se informa que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se hace necesario que la Relatoría remita el comportamiento de la gestión de las PQRSDF correspondientes al II trimestre de 2022 con el proposito de verificar la declaracion de la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el reporte del monitoreo y las evidencias que aporta el proceso, sin embargo, este no alerta respecto de incumplimiento de terminos en los 3 radicados pendientes para el cierre de la actividad.  Asimismo relaciona el reporte del proceso que corresponde a la siguiente actividad.","Cerrada",null,null,null,"Relatora General\n\nTécnico Grado 11","2022-04-06","Con la llegada de la nueva Relatora General, se procede a realizar el seguimiento de las solicitudes que se encontraban pendientes de respuesta, como resultado de esta actividad se realiza la identificación de 3 solicitudes correspondientes a la vigencia 2021 II semestre.\n\nSe procede, bajo la supervisión de la Relatora General, a dar trámite a estos requerimientos los cuales logran ser evacuados a satisfacción de manera casi inmediata a la notificación por parte del sistema CONTI.\n\nAdicionalmente, luego de realizada la solicitud de usuario en Conti de la Dra. Dilia Lozano, nueva Relatora General, y de solicitar el traslado de las notificaciones de la Dra. Diana Restrepo (Relatora saliente), se identifican 7 solicitudes allegadas las cuales se encontraban pendientes de respuesta. De las solicitudes identificadas 6 fueron respondidas de forma oportuna (dentro del términos legales establecido) y una (1) se responde un día después de la fecha fijada.\n\nLa solicitud con radicado 202201015345, es respondida el día después de su fecha limite debido a lo siguiente: luego de realizada la activación de usuario y el traslado de las solicitudes que se encontraban asignadas en el usuario de la Dra. Diana Restrepo, estas contaban con un plazo de una día desde el momento de notificado al vencimiento,  debido a que ya habían corrido los términos para respuesta sin que fueramos notificados.\nPor la premura del tiempo y el volumen de información recibido, no se logra dar respuesta a la solicitud de radicado citado ateriormente, dentro del  término fijado, quedando un día despues.\n\nSin embargo, es de anotar que la Relatoría logra la evacuación de todas las solicitudes y actualmente no cuenta con ningún vencimiento en esta actividad. \n\nComo evidencia de la gestión se anexan los siguientes verificables:\n- Carpeta con los verificables (soporte arrojado por Conti) de la respuesta a cada una de las solicitudes identificadas que corresponden a 2021.\n-Carpeta con el verificable (soporte arrojado por Conti) de las respuestas a las solicitudes identificadas de 2022","Cerrada","Profesional de gestión II","2022-04-26","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive, se denotan acciones tendientes al cumplimiento de la presente acción; toda vez que realizaron la identificación y gestión de tres (3) solicitudes correspondientes a la vigencia 2021 II semestre. Adicionalmente la Relatoría informa lo siguiente:  \"Se procede, bajo la supervisión de la Relatora General, a dar trámite a estos requerimientos los cuales logran ser evacuados a satisfacción de manera casi inmediata a la notificación por parte del sistema CONTI.\nAdicionalmente, luego de realizada la solicitud de usuario en Conti de la Dra. Dilia Lozano, nueva Relatora General, y de solicitar el traslado de las notificaciones de la Dra. Diana Restrepo (Relatora saliente), se identifican 7 solicitudes allegadas las cuales se encontraban pendientes de respuesta. De las solicitudes identificadas 6 fueron respondidas de forma oportuna (dentro del términos legales establecido) y una (1) se responde un día después de la fecha fijada.\nLa solicitud con radicado 202201015345, es respondida el día después de su fecha limite debido a lo siguiente: luego de realizada la activación de usuario y el traslado de las solicitudes que se encontraban asignadas en el usuario de la Dra. Diana Restrepo, estas contaban con un plazo de una día desde el momento de notificado al vencimiento,  debido a que ya habían corrido los términos para respuesta sin que fueramos notificados.\nPor la premura del tiempo y el volumen de información recibido, no se logra dar respuesta a la solicitud de radicado citado ateriormente, dentro del  término fijado, quedando un día despues\".\nLo anterior demuestra la respuesta de todas las solicitudes y que actualmente no cuentan con venciomientos de PQRSDF.\nLos soportes presentados son: \n- Carpeta con los verificables (soporte arrojado por Conti) de la respuesta a cada una de las solicitudes identificadas que corresponden a 2021.\n-Carpeta con el verificable (soporte arrojado por Conti) de las respuestas a las solicitudes identificadas de 2022","Cerrada","Profesional SCI","2022-04-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso,se observa que se dio respuesta y se evacuaron las PQRSDF de las tres (3) solicitudes pendientes de la evaluación anterior.  Por lo tanto, se puede observar en el Sistema de Gestión Documental Conti, que los 3 radicados fueron evacuados por fuera de los terminos establecidos en la resolución 602 del 22 de septiembre de 2020.\n\nLa SCI establece el cumplimiento de la actividad \"Evacuar las PQRSDF vencidas a cargo de la Relatoría a través de distintas rutas dentro del sistema\"; y alerta a la Relatoria para el establecimiento de controles que permitan una adecuada gestión de las PQRSDF dentro de los terminos legales.\n\nDe otra parte, se hace necesario que la Relatoría continue con el fortalecimiento de los reportes de monitoreo de acuerdo con la actividad planificada, toda vez que, se observa desde el 3 parrafo del reporte de monitoreo que el mismo corresponde a la siguiente actividad.\n\nPor lo anterior, se informa que la declaración de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se hace necesario que la Relatoría remita el comportamiento de la gestión de las PQRSDF correspondientes al II trimestre de 2022 con el proposito de verificar la declaracion de la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el reporte del monitoreo y las evidencias que aporta el proceso, sin embargo, este no alerta respecto de incumplimiento de terminos en los 3 radicados pendientes para el cierre de la actividad.  Asimismo relaciona el reporte del proceso que corresponde a la siguiente actividad.","Cerrada","No","De acuerdo con lo planificado en el Plan Anual de Auditoria para la vigencia 2022 y de conformidad  con la auditoría interna de gestión ejecutada entre los meses de julio a septiembre,  la Subdirección de Control Interno determinó que no se declara la eficacia de la acción teniendo en cuenta que el actual plan de mejoramiento establece actividades que no son eficaces para generar el cierre de sus acciones."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Hacer seguimiento a la gestión de PQRSDF, mediante el reporte diario generado por CONTI y así poder hacer seguimiento interno para la respuesta oportuna. ",null,null,"2021-11-08","2022-01-17",null,"Diana del Pilar Restrepo Nova - Relatora","2021-12-31","Se parametrizó que la Relatora recibiera un correo-e con el detalle de todos los documentos por tramitar en conti el cual llega al correo diana.restrepo@jep.gov.co cuando existieran documentos vencidos. Se tramitaron y evacuaron todos los documentos disponibles a 31/12/2021. ",null,"Profesional de gestión II","2022-01-17","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive, se denota el cumplimiento de la presente actividad toda vez que parametrizaron el sistema indicando que a la Relatora le debe llegar un correo con el detalle de todos los documentos por tramitar en CONTi, correo que llega al buzón diana.restrepo@jep.gov.co. De esta forma lograon traitar y evacuar todos los documentos disponibles o vencidos al 31/12/2021.\n\nSe recomienda a la Relatoría continuar con las acciones tendientes para determinar la eficacia de la actividad, por ende, de la acción propuesta y presentar el reporte en los tiempos estipulados por la Subdirección de Control Interno.",null,"Profesional Especializado II","21/01/2022","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo  y evidencias suministradas por el proceso, se observa una base de datos en formato Excel exportada del sistema CONTi  para el periodo correspondiente entre el 15/10/2021 y el 31/12/2021, la cual registra que se dio trámite a todas las PQRSDF, observando que 3 radicados presentan  estado evacuado, no obstante, se realizó verificación de la base de datos suministrada por el Departamento de Atención al Ciudadano para la vigencia 2021, en la cual se encontraron que para el periodo entre octubre a diciembre de 2021, se asignaron  8 radicados de entrada a la relatoría, de los cuales  3 se encontraban en estado \"Vencido\"; de estos últimos se verificó su estado actual en la herramienta CONTi evidenciando que 1 de los 3 a corte del 24 de enero de 2022 aún no presenta respuesta y  los otros dos (2) poseen respuesta pero se realizó de manera extemporánea (estado vencido).\n\nPor lo anterior, si bien la relatoría realiza ejercicios de seguimiento al sistema CONTi, se observó la inoportunidad en la respuesta de 3 PQRSDF de manera que se presenta un cumplimiento parcial de la actividad planificada, dejando esta en estado abierta. Es así que, se requiere la toma de acciones que permitan garantizar que el seguimiento realizado por parte de la relatoría a la gestión de PQRSDF, mediante el reporte diario generado por CONTI  permita dar cumplimiento a los términos establecidos en la normatividad legal vigente para emitir la respuesta correspondiente.\n\nSe recomienda al proceso que las evidencias deben cargarse en el onedrive de manera organizada y acorde a las actividades planificadas en el plan de mejoramiento facilitando la identificación de estas y evitando inconsistencias para la elaboración de la evaluación.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, indicando que se denota el cumplimiento de la actividad, no obstante, la misma no presenta cumplimiento de acuerdo con lo planificado para el IV trimestre de 2021, toda vez que, se observó en el sistema de gestión documental que una de las tres PQRSDF en estado vencidas aún no dispone de respuesta, de tal manera que no se evacuaron las PQRSDF vencidas a cargo de la Relatoría a través de distintas rutas dentro del sistema evidenciando que el seguimiento a la gestión de PQRSDF no es efectivo.\n","abierta",null,null,null,"Relatora General\n\nTécnico Grado 11","2022-04-06","Para esta actividad se realiza la implementación de las siguientes acciones de mejora:\n\n1. Se realiza la solicitud de creación de usuario en el aplicativo Conti a la nueva Relatora General, este fue creado a satisfacción.\n\n2. Bajo la dirección de la nueva Relatora General, se establece el plan de acción y control de la actividad lo siguiente: \n\n- Con la creación del usuario en Conti, se ha designado a un funcionario de la Relatoría para que este realice el control, reparto y seguimiento (que se cumplan los términos de ley establecido para la respuesta de estos requerimientos) de las solicitudes allegadas. \n-Se ha dispuesto un orden de \"turnos\" para que el equipo atienda las solicitudes recibidas. \n-El usuario Conti será compartido con todo el equipo, con el fin de que no haya demoras en la gestión de los requerimientos.\n-Todas las respuestas proyectadas deben tener la aprobación previa de la Relatora antes de ser respondidas. Esta aprobación se realizará vía correo electrónico. \n\nComo evidencia de la gestión se anexa el siguiente verificable:\n-Correo de creación del usuario Conti a nombre de la Dra. Dilia Lozano, nueva Relatora General.\n-Matriz de registro y seguimiento a las solicitudes, en esta tabla son registradas todas las solicitudes (derechos de petición y consultas internas) allegadas a la Relatoria  ","Abierta","Profesional de gestión II","2022-04-26","Conforme al monitoreo realizado por la Relatoría y las evidencias cargadas en el one drive, se denotan acciones tendientes al cumplimiento de la presente acción; toda vez que i) 1. Se realiza la solicitud de creación de usuario en el aplicativo Conti de la nueva Relatora General, este fue creado a satisfacción y ii) bajo la dirección de la nueva Relatora General, se establece el como plan de acción y control de la actividad lo siguiente según informar la Relatoría: \"\n- Con la creación del usuario en Conti, se ha designado a un funcionario de la Relatoría para que este realice el control, reparto y seguimiento (que se cumplan los términos de ley establecido para la respuesta de estos requerimientos) de las solicitudes allegadas. \n-Se ha dispuesto un orden de \"turnos\" para que el equipo atienda las solicitudes allegadas. \n-El usuario será compartido con todo el equipo con el fin de que no hayan demoras en el enla gestión de las solicitudes.\n-Todas las respuestas deben tener la aprobación previa de la Relatora antes de ser respondidas\".\nLo anterior se soporta en correo de creación del usuario Conti a nombre de la Dra. Dilia Lozano nueva Relatora General y matriz de registro y seguimiento a las solicitudes en la cual, según informa la Relatoría,  son registradas todas las solicitudes (derechos de petición y consultas internas) allegadas.  ","Cerrada","Profesional SCI","2022-04-27","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por parte de la Relatoría, se observa la gestión realizada para el seguimiento de las PQRDSF mediante documento en Excel de registro de seguimiento a solicitudes, en el cual se evidenció que se asignaron siete 7 radicados de entrada a la Relatoría, de los cuales dos (2) de las respuestas fueron extemporáneas (202201005002 y 202201015345). \n\nPor lo tanto, hace necesario fortalecer los controles de seguimiento a la gestión oportuna de las respuestas de las PQRDSF, con el proposito de garantizar los terminos establecidos en la Resolución 602 de 2020.\n\nFinalmente, se hace necesario solcitar la amplización de la fecha de terminación de la actividad, conforme se establece en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora JEP-PT-02-02, toda vez que, la misma venció 17/01/2022 y se encuentra en estado abierta.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, indicando el cumplimiento de la actividad, no obstante, la Relatoria establece la actividad en estado abierta y se observó extemporaneidad en dos (2) de las siete (7) PQRSDF.  Por lo anterior, se hace necesario que por parte de la SFI se fortalezca el seguimiento con el proposito de que brinde el aseguramiento a la tercera linea de defensa. ","Abierta",null,null,null,"Relatora General\n\nTécnico Grado 11","2022-07-13","Dando alcance al plan de acción y control de esta actividad, la Relatoría General reporta que, durante el segundo trimestre de 2022, se han aplicado y llevado a cabo cada una de las acciones propuestas correspondientes a la respuesta oportuna de las solicitudes y/o PQRSDF asignadas a la dependencia. Actualmente, no hay ninguna solicitud pendiente de respueta por parte de la dependencia.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior se informa lo siguiente: durante el segundo trimestre de 2022, fueron recibidas un total de 13 solicitudes de las cuales 12 fueron respindidas oportunamente, una de ellas fue resignada a otra dependencia ya que la respuesta a esta es propia de las funciones de dicha dependencia.\n\nComo evidencia de la gestión se anexa el siguiente verificable:\n- Reporte de las PQRSDF asiganadas a la Relatoría a través de CONTI, durante el segundo trimestre de 2022, y en esta se puede evidenciar su seguimiento (radicado de entrada, fecha de recibido, radicado de salida)\n18/07/2022: ampliación de información: \n1. En referencia a los casos radicados en enero a marzo: estas solicitudes, en principio, se encontraban asociadas al usuario de la Dra. Diana Del Pilar Restrepo, anterior Relatora de la entidad, luego de su salida, la dependencia no fue informada de estas hasta la llegada de la nueva Relatora General, Dra. Dilia Danyxa Lozano Suarez, quien en su proceso de empalme es enterada de ellas y procede a realizar la solicitud de asignación. Una vez recibidas estas solicitudes y bajo la instrucción y supervisión de la Dra. Dilia, se procede a dar trámite a las mismas con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones para tal actividad.\n2. En referencia a los radicados 202201035152 – 202201037164: dichos radicados fueron asignados a la funcionaria Catalina Castro Rocha, auxilia judicial de la Relatoría, en los días en la que la funcionaria se encontraba en una incapacidad medica por enfermedad, la funcionaria al enterarse de la asignación de esas solicitudes procede a informar a la Relatora General sobre dicha novedad y esta a su vez procede a solicitar la reasignación de las mismas a su usuario de CONTI con el fin de dar cumplimiento, trámite y gestión. adicionalmente y teniendo en cuenta la novedad presentada, la Relatora General solicita y hace la aclaración a Gestión documental de que toda aquella solicitud que sea recibida y tenga competencia la Relatoría, sea asignada a su usuario de CONTI, usuario oficial de la dependencia.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-07-18","Conforme al monitreo, ampliación de información y soportes presentados se observa que, aunque 10 de las 12 solicitudes fueron conocidas por el proceso de manera extemporanea (inconvenientes administrativos de Conti en asignación a personal ausente), una vez recibidas, el proceso procedió a dar respuesta de manera célere; por lo que se denota mejoría en la gestión interna. \nNo obstante lo anterior, esta actividad continúa en estado abierta y deberá ser objeto de estricto seguimiento para denotar que esta actividad (ya con la nueva jefe de la dependencia registrada en Conti como usuario oficial para remitir las comunicaciones) realmente se traduce en la gestión oportuna a las PQRSDF.","Abierta","Profesional SCI","2022-07-26","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por parte de la Relatoría, se observa la gestión realizada para el seguimiento de las PQRDSF mediante documento en Excel del reporte de seguimiento a solicitudes, en el cual se evidenció que se asignaron doce (12) radicados de entrada a la Relatoría, es así que se verificó una muestra aleatoria de cinco (5) radicados para los cuales se observó que dos (2) se contestaron de manera extemporánea (202201015345 y 202201002212).\n\nDe otra parte, se considera importante mencionar que en el documento suministrado se identificó que el radicado 202101058315 no corresponde al periodo objeto de evaluación, por lo tanto, se recomienda al proceso se aporten las evidencias que corresponden al periodo evaluado, por lo consiguiente, no se revisó este.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa.  ","Abierta",null,"De acuerdo con lo planificado en el Plan Anual de Auditoria para la vigencia 2022 y de conformidad  con la auditoría interna de gestión ejecutada entre los meses de julio a septiembre,  la Subdirección de Control Interno determinó que no se declara la eficacia de la acción teniendo en cuenta que el actual plan de mejoramiento establece actividades que no son eficaces para generar el cierre de sus acciones."]
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[null,"Conotrol de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":28,"n_cols":9,"rows_kept":28,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[0,0,0,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
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["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]