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[]
[]
["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":27,"n_cols":193,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[3,104,3,117],[4,112,4,117],[3,89,3,102],[4,97,4,102],[3,74,3,87],[4,82,4,87],[4,74,4,77],[4,78,4,81],[4,89,4,92],[4,93,4,96],[4,104,4,107],[4,108,4,111],[2,0,2,2],[4,10,5,10],[4,14,4,17],[4,18,4,21],[4,5,5,5],[0,11,0,12],[0,0,1,2],[3,59,3,72],[4,67,4,72],[3,14,3,27],[3,0,3,12],[4,2,5,2],[4,22,4,27],[2,8,2,12],[4,9,5,9],[0,3,1,10],[2,3,2,6],[4,29,4,32],[4,33,4,36],[4,44,4,47],[4,48,4,51],[4,59,4,62],[4,63,4,66],[4,6,5,6],[24,185,24,187],[25,185,25,187],[3,179,3,192],[4,187,4,192],[23,185,23,187],[24,155,24,157],[25,155,25,157],[3,164,3,177],[4,172,4,177],[23,170,23,172],[24,170,24,172],[25,170,25,172],[3,149,3,162],[4,157,4,162],[23,155,23,157],[4,149,4,152],[4,153,4,156],[4,164,4,167],[4,168,4,171],[4,179,4,182],[4,183,4,186],[24,125,24,127],[25,125,25,127],[3,134,3,147],[4,142,4,147],[23,140,23,142],[24,140,24,142],[25,140,25,142],[3,119,3,132],[4,127,4,132],[23,125,23,127],[4,138,4,141],[4,119,4,122],[4,123,4,126],[4,134,4,137],[23,95,23,97],[24,95,24,97],[25,95,25,97],[23,110,23,112],[24,110,24,112],[25,110,25,112],[23,65,23,67],[24,65,24,67],[25,65,25,67],[23,80,23,82],[24,80,24,82],[25,80,25,82],[24,35,24,37],[25,35,25,37],[23,50,23,52],[24,50,24,52],[25,50,25,52],[3,29,3,42],[4,37,4,42],[23,35,23,37],[4,52,4,57],[3,44,3,57],[4,43,5,43],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[25,2,25,3],[25,4,25,8],[24,1,24,8],[6,0,7,0],[6,1,7,1],[6,2,7,2],[6,3,7,3],[6,4,7,4],[6,5,7,5],[6,6,7,6],[6,7,7,7],[26,2,26,3],[27,2,27,3],[28,2,28,3],[26,4,26,8],[27,4,27,8],[28,4,28,8],[25,20,25,22],[23,20,23,22],[24,20,24,22]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"GESTION TALENTO HUMANO",null,null,null,"RESPONSABLE:","SUBDIRECTORA DE TALENTO HUMANO"]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la ación","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,"RESPONSABLE SCI","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2022-05-26","Se hace necesario determinar acciones orientadas a la oportuna programación y/o planificación de actividades que permitan dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 0312 de 2019, artículo 26, numeral “3. Formular el Plan Anual del Sistema de Gestión de SST, el cual debe empezar a ser ejecutado a partir del (1°) primero de enero del año siguiente”, lo anterior, teniendo en cuenta que, en lo relacionado con la formulación y aprobación del plan de trabajo anual vigencia 2022, la STH en el mes de marzo del año en curso informó: “(…) se encuentra en proceso de revisión para ser aprobado por el representante legal de la entidad.”","Falta de capacitación para realizar la  digitalización  y cargue en el sistema CONTI de los documentos que soportan el cumplimiento de actividades y ejecución del Plan Anual del Sistema de Gestión de SST diseñado para el 2022.","1.1","AM","Cargar en  el sistema CONTI el plan anual del sistema de gestión de SST para la vigencia  2021, y 2022 con los respectivos soportes de su ejecución.","Recibir capacitación en referencia a la creación de expedientes virtuales en el sistema CONTI.","Listas de asistencia de la capacitación.","Profesional Especializado I\nSubdirección Talento Humano","2022-07-01","2022-07-31",null,"Profesional Especializado I\nSubdirección Talento Humano","2022-10-20","Se recibió capacitación por parte del Departamento de Gestión Documental, el 15 de julio de 2022 sobre instrumentos archivísticos, el 28 de julio de 2022 sobre la política de gestión documental, el 29 de julio de 2022 sobre la creación de expedientes virtuales y cargue de documentos en el sistema CONTI. De acuerdo con lo anterior, se logró un cumplimiento del 100% y por ende se solicita el cierre de esta actividad. Se anexa como soporte los listados de asistencia en la carpeta denominada \"Capacitaciones CONTI\", los archivos denominados: “15.07.2022 Capacitación instrumentos archivísticos-JEP”, “28.07.2022 Capacitación política de gestión documental- JEP” y “29.07.2022 Capacitación expedientes CONTI-JEP”.","Cerrada","Profesional especializado II","2022-10-21","Conforme al reporte y soportes cargados en el One Drive dispuesto para el cargue se observa, la ejecución de la actividad por parte de la subdirección de talento humano, toda vez que se recibieron 3 capacitaciones relacionadas con la creación de expedientes virtuales y cargue de documentos en el sistema CONTI, instrumentos archivísticos y sobre la política de gestión documental, por parte del departamento de gestión documental.  Teniendo en cuenta lo reportado y los soportes (listas de asistencia en Excel) se considera que la actividad fue ejecutada por completo.","Cerrada","Profesional especializado II","2022-10-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo y las evidencias suministradas por el proceso, se aportaron tres (3) documentos en formato Excel los cuales registran la asistencia a capacitaciones programadas y dirigidas por el Departamento de Gestión Documental en temas relacionados con los instrumentos archivísticos - JEP, la Política de Gestión Documental - JEP y expedientes CONTI - JEP, estas fueron desarrolladas los días 15, 28 y 29 de julio de 2022, respectivamente, con lo anterior, se da cumplimiento a la actividad planificada \"Recibir capacitación en referencia a la creación de expedientes virtuales en el sistema CONTI.\".\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI, asimismo, declaró en estado cerrada la actividad por cuanto observó cumplimiento de la misma.","Cerrada",null,null,null,"Profesional Especializado I\nSubdirección Talento Humano","2023-01-13","Teniendo en cuenta que se recibieron las capacitaciones por parte del Departamento de Gestión Documental,  el 15 de julio de 2022, el 28 de julio de 2022 y el 29 de julio de 2022, lo cual fue reportado en el trimestre III, fue posible realizar la creación de expedientes y cargue de la documentación correspondiente conforme a la TRD definida para los soportes del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo que se concluye que esta actividad se cumplió al 100% permitiendo lograr el objetivo propuesto tendiente a contar con el conocimiento requerido para dejar evidencia en el sistema CONTI de la ejecución de las actividades enmarcadas en el SG-SST y por ende se solicita el cierre de esta actividad declarando su eficacia. Se anexa como soporte el informe en el que se evidencia el cargue de documentos en CONTI con corte a 31 de diciembre de 2022, en la carpeta denominada \"Actividad 1 -Creación de expedientes y cargue en CONTI\", archivo denominado \" 1 Informe cargue documento CONTI\".","Cerrada","Profesional especializado II","2023-01-26","Conforme al reporte y soportes cargados en el One Drive dispuesto para el primers monitoreo se consideró que la actividad fue ejecutada por completo y se considera cerrada, sin embargo atendiendo la recomendación de la Subdirección de Control Interno, se carga el soporte \"1 Informe cargue documento CONTI\" donde el proceso evidencia el cargue según las series y subseries para los años 2021 y 2022 en el sistema CONTi para el SG-SST como soporte para que se declare la eficacia de acción por parte SCI.","Cerrada","Contratista","2023-03-09","\nEVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se puedo observar que la actividad fue cumplida en el anterior trimestre. \nPor otra parte el proceso, en atención a recomendación realizada en evaluaciones anteriores por parte de la Subdirección de Control Interno, presenta el documento \"1 Informe cargue documento CONTI\" donde se evidencia el cargue según las series y subseries para los años 2021 y 2022 en el sistema CONTi para el SG-SST; lo anterior con el fin de facilitar el análisis para declarar eficacia, una vez se tengan todas las actividades cumplidas de la acción.  \n\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad en el trimestre anterior. El seguimiento realizado, por parte de la II línea de defensa, aporta elementos que facilitan la labor de evaluación. ","Cerrada",null,null,"JOAO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Implementar en el sistema CONTI las series y subseries documentales de acuerdo con la tabla de retención documental aprobada para el SGSST para la vigencia 2021 y 2022.","Relación de expedientes en CONTI.","Profesional Especializado I\nSubdirección Talento Humano","2022-08-01","2022-10-30",null,"Profesional Especializado I\nSubdirección Talento Humano","2022-10-20","Se implementaron en el sistema CONTI las series y subseries documentales de acuerdo con la tabla de retención documental aprobada para la Subdirección de Talento Humano, específicamente en lo relacionado con el SGSST para la vigencia 2021 y 2022, de la siguiente manera: \n1. Serie: Actas - Subserie: Actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021:202200011704 - Expediente 2022: 202200010566 \n2. Serie: Informes - Subserie: Informes de Riesgos Laborales. Expediente 2021:202200011801 y 202200011802- Expediente 2022: 202200011596 y 202200011597\n3. Serie: Planes- Subserie: Planes de Prevención, Preparación y Respuestas ante Emergencias. Expediente 2021:202200011734 - Expediente 2022: 202200011598\n4. Serie: Planes- Subserie: Planes de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021: 202200011800 - Expediente 2022: 202200011614\n5. Serie: Políticas- Subserie: Política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021: 202200011741- Expediente 2022: 202200011599\n6. Serie: Programas- Subserie: Programa de Higiene y Seguridad Industrial. Expediente 2021: 202200011748 - Expediente 2022: 202200011603\n7. Serie: Programas- Subserie: Programa de Medicina Preventiva del Trabajo. Expediente 2021: 202200011749- Expediente 2022: 202200011604\n8. Serie: Programas- Subserie: Programa de Vigilancia Epidemiológica de Riesgo Psicosocial.  Expediente 2021: 202200011776- Expediente 2022: 202200011605\n9. Serie: Programas- Subserie: Programa de Vigilancia Epidemiológica Desordenes Musculo esqueléticos. Expediente 2021: 202200011797- Expediente 2022:202200011607.\nDe acuerdo con lo anterior, se logró un cumplimiento del 100% y por ende se solicita el cierre de esta actividad. Se anexa como soporte informe con las capturas de pantalla, en las que se evidencian el cargue de documentos en la carpeta denominada \"Creación de expedientes y cargue en CONTI\", el archivo denominado \"Informe cargue de documentos en CONTI\".","Cerrada","Profesional especializado II","2022-10-21","Conforme al monitoreo y soportes presenados, se observa el cumplimiento de la actividad, en cuanto a la creación de las series y subseries en Conti, conforme a la Tabla de Retención Documental aporbada para el SGSST y el cargue de los documentos para las vigencias 2021 y 2022. Lo anteiror se soporta mediante documento denominado \"Informe cargue de documentos en CONTI\" donde estan las imágenes de los expedientes creados, así:\n1. Serie: Actas - Subserie: Actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021:202200011704 - Expediente 2022: 202200010566 \n2. Serie: Informes - Subserie: Informes de Riesgos Laborales. Expediente 2021:202200011801 y 202200011802- Expediente 2022: 202200011596 y 202200011597\n3. Serie: Planes- Subserie: Planes de Prevención, Preparación y Respuestas ante Emergencias. Expediente 2021:202200011734 - Expediente 2022: 202200011598\n4. Serie: Planes- Subserie: Planes de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021: 202200011800 - Expediente 2022: 202200011614\n5. Serie: Políticas- Subserie: Política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021: 202200011741- Expediente 2022: 202200011599\n6. Serie: Programas- Subserie: Programa de Higiene y Seguridad Industrial. Expediente 2021: 202200011748 - Expediente 2022: 202200011603\n7. Serie: Programas- Subserie: Programa de Medicina Preventiva del Trabajo. Expediente 2021: 202200011749- Expediente 2022: 202200011604\n8. Serie: Programas- Subserie: Programa de Vigilancia Epidemiológica de Riesgo Psicosocial.  Expediente 2021: 202200011776- Expediente 2022: 202200011605\n9. Serie: Programas- Subserie: Programa de Vigilancia Epidemiológica Desordenes Musculo esqueléticos. Expediente 2021: 202200011797- Expediente 2022:202200011607.","Cerrada","Profesional especializado II","2022-10-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo y las evidencias suministradas por el proceso, se aportó una relación en formato Word que contiene el registro y capturas de pantalla del Sistema de Gestión Documental CONTi de los expedientes creados para las vigencias 2021 y 2022 correspondientes a nueve (9) series y subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental de Talento Humano.\n\nNo obstante, al revisar las fechas de radicación de los expedientes en el sistema CONTi, se observó que estos correspondían al mes de octubre de 2022, razón por la cual se determinó que dichas gestiones fueron realizadas por el proceso fuera del periodo de alcance de esta evaluación, la cual va con corte al 30 de septiembre de 2022 (III trimestre de 2022), por consiguiente, el 25 de octubre de 2022 se desarrolló una mesa de trabajo vía Microsoft Teams con el profesional encargado del SGGST de la Subdirección de talento humano en la cual se le comunicó que las evidencias aportadas no corresponden al alcance de esta evaluación y por lo tanto, la información cargada en el mes de octubre debe ser reportada en el próximo monitoreo.\n\nEs preciso mencionar que, en esta mesa de trabajo, se procedió a verificar una muestra de los documentos cargados para los diferentes tipos documentales que integran las subseries asociadas al SGSST, observando las siguientes situaciones:\n- Con relación a la subserie \"Informes de Riesgos Laborales\" se informó que se creó el expediente No.202200011802 para cargar los documentos relacionados con el tipo documental \"Inspecciones de puesto de trabajo\", toda vez que, se considera que estas inspecciones no guardan relación con los documentos que respaldan las gestiones asociadas a los informes de riesgos laborales. En ese sentido, se solicitará al Departamento de Gestión Documental la actualización de la TRD.\n- Al consultar el documento No.2020041313 incluido en el expediente No.202200011802 de la subserie \"Informes de Riesgos Laborales\", se observó que este no permite el acceso para descarga y consulta mostrando el texto \"Falta el archivo PDF\". Al respecto, el profesional de SGSST indicó que algunos expedientes deben ser eliminados toda vez que, no tienen documentos anexos a estos.\n- Se advierte que no se han creado expedientes para las subseries \"Planes Estratégicos de Seguridad Vial\", \"Política de Prevención de Consumo de Alcohol, Tabaco y Otras Sustancias Psicoactivas\" y \"Política de seguridad vial\".\n- Al verificar los tipos documentales cargados en los expedientes que fueron creados para las subseries \"Programa de Medicina Preventiva del Trabajo\" y \"Programa de Vigilancia Epidemiológica Desordenes Musculo esqueléticos\", no se observó la implementación del tipo documental \"Divulgación de actividades\" a lo cual informó la STH que este no se implementará y que requiere la actualización de la TRD.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al proceso a continuar con las acciones tendientes a subsanar las situaciones anteriormente relacionadas para lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, si bien presenta análisis del resultado del monitoreo con base en las evidencias aportadas por el proceso, este no advierte que las gestiones realizadas por el proceso fueron ejecutadas fuera del periodo de alcance de esta evaluación, la cual tenía corte a 30 de septiembre de 2022, asimismo, no se identificaron las situaciones mencionadas en la evaluación de la I línea de defensa y finalmente, declaró la actividad en estado cerrada, lo cual es de revisar, teniendo en cuenta las diferentes situaciones observadas en la evaluación de la SCI.","Abierta",null,null,null,"Profesional Especializado I\nSubdirección Talento Humano","2023-01-13","Se implementaron en el sistema CONTI las series y subseries documentales de acuerdo con la tabla de retención documental aprobada para la Subdirección de Talento Humano, específicamente en lo relacionado con el SG-SST para la vigencia 2021 y 2022, de la siguiente manera: \n1. Serie: Actas -Subserie: Actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021:202200011704 -Expediente 2022:202200010566.\n \n2. Serie: Informes -Subserie: Informes de Riesgos Laborales. Expediente 2021:202200011801 y 202200011802 -Expediente 2022:202200011596 y 202200011597.\n\n3. Serie: Planes -Subserie: Planes de Prevención, Preparación y Respuestas ante Emergencias. Expediente 2021:202200011734 -Expediente 2022:202200011598.\n\n4. Serie: Planes -Subserie: Planes de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021:202200011800 -Expediente 2022:202200011614.\n\n5. Serie: Políticas -Subserie: Política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021:202200011741 -Expediente 2022:202200011599.\n\n6. Serie: Programas -Subserie: Programa de Higiene y Seguridad Industrial. Expediente 2021:202200011748 -Expediente 2022:202200011603.\n\n7. Serie: Programas -Subserie: Programa de Medicina Preventiva del Trabajo. Expediente 2021:202200011749 -Expediente 2022:202200011604.\n\n8. Serie: Programas -Subserie: Programa de Vigilancia Epidemiológica de Riesgo Psicosocial. Expediente 2021:202200011776 -Expediente 2022:202200011605.\n\n9. Serie: Programas -Subserie: Programa de Vigilancia Epidemiológica Desordenes Musculo Esqueléticos. Expediente 2021:202200011797 -Expediente 2022:202200011607.\nDe acuerdo con lo anterior, se cargaron los documentos soporte de las actividades ejecutadas en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con corte a 31 de diciembre de 2022, logrando el cumplimiento del 100% y por ende se solicita el cierre de esta actividad. Se anexa como soporte informe con las capturas de pantalla, en las que se evidencian el cargue de documentos con corte al 31 de diciembre de 2022, en la carpeta denominada \"Actividad 2 -Creación de expedientes y cargue en CONTI\", archivo denominado \" 2 Informe cargue documento CONTI\".","Cerrada","Profesional especializado II","2023-01-26","Conforme al monitoreo y soportes presenados, se observa el cumplimiento de la actividad, se recomienda el cierre de esta, en cuanto a la creación de las series y subseries en Conti, conforme a la Tabla de Retención Documental aporbada para el SGSST y el cargue de los documentos para las vigencias 2021 y 2022. Lo anteiror se soporta mediante documento denominado \"Informe cargue de documentos en CONTI\" donde estan las imágenes de los expedientes creados, así:\n1. Serie: Actas -Subserie: Actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021:202200011704 -Expediente 2022:202200010566.\n \n2. Serie: Informes -Subserie: Informes de Riesgos Laborales. Expediente 2021:202200011801 y 202200011802 -Expediente 2022:202200011596 y 202200011597.\n\n3. Serie: Planes -Subserie: Planes de Prevención, Preparación y Respuestas ante Emergencias. Expediente 2021:202200011734 -Expediente 2022:202200011598.\n\n4. Serie: Planes -Subserie: Planes de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021:202200011800 -Expediente 2022:202200011614.\n\n5. Serie: Políticas -Subserie: Política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Expediente 2021:202200011741 -Expediente 2022:202200011599.\n\n6. Serie: Programas -Subserie: Programa de Higiene y Seguridad Industrial. Expediente 2021:202200011748 -Expediente 2022:202200011603.\n\n7. Serie: Programas -Subserie: Programa de Medicina Preventiva del Trabajo. Expediente 2021:202200011749 -Expediente 2022:202200011604.\n\n8. Serie: Programas -Subserie: Programa de Vigilancia Epidemiológica de Riesgo Psicosocial. Expediente 2021:202200011776 -Expediente 2022:202200011605.\n\n9. Serie: Programas -Subserie: Programa de Vigilancia Epidemiológica Desordenes Musculo Esqueléticos. Expediente 2021:202200011797 -Expediente 2022:202200011607.\n\nNota: Se evidencia que la acción se cumplió aunque de manera extemporanea. ","Cerrada","Contratista","2023-03-09","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, se pudo observar documento con pantallazos de información cargada en el sistema CONTI en el mes de octubre de 2022, dando cumplimiento al entregable planificado.\n\n“Se informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem”.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. \n","Cerrada",null,null,"JOAO"]
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[null,"Conotrol de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]
[null,"2022-10-26","Profesional especializado II - Subdirección Control Interno",null,"Evaluación de las actividades establecidas en el PM - III trimestre de 2022."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[0,0,0,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
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["PROCESO: Gestión de Talento Humano"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Se hace necesario determinar acciones orientadas a la oportuna programación y/o planificación de actividades que permitan dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 0312 de 2019, artículo 26, numeral “3. Formular el Plan Anual del Sistema de Gestión de SST, el cual debe empezar a ser ejecutado a partir del (1°) primero de enero del año siguiente”, lo anterior, teniendo en cuenta que, en lo relacionado con la formulación y aprobación del plan de trabajo anual vigencia 2022, la STH en el mes de marzo del año en curso informó: “(…) se encuentra en proceso de revisión para ser aprobado por el representante legal de la entidad.”"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["Porque no se tenía disponible la información del Plan Anual del Sistema de Gestión de SST diseñado para el 2022 con los respectivos soportes de su ejecución, que se inició desde el 3 de enero de 2022.",null,"Porque no se tenía el conocimiento sobre el manejo de la herramienta CONTI para cargar la documentación que soporta el cumplimiento de actividades y ejecución del Plan Anual del Sistema de Gestión de SST diseñado para el 2022.",null,"Porque no se habia iniciado el proceso de capacitación para realizar la  digitalización  y cargue en el sistema CONTI de los documentos que soportan el cumplimiento de actividades y ejecución del Plan Anual del Sistema de Gestión de SST diseñado para el 2022."]
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["Escriba la causa raíz"]
["Falta de capacitación para realizar la  digitalización  y cargue en el sistema CONTI de los documentos que soportan el cumplimiento de actividades y ejecución del Plan Anual del Sistema de Gestión de SST diseñado para el 2022."]