{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":6,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Análisis de Causa 1","Análisis de Causa 2","Análisis de Causa 3","Análisis de Causa 4"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":5,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":23,"n_cols":193,"rows_kept":23,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[3,104,3,117],[4,112,4,117],[3,89,3,102],[4,97,4,102],[3,74,3,87],[4,82,4,87],[4,74,4,77],[4,78,4,81],[4,89,4,92],[4,93,4,96],[4,104,4,107],[4,108,4,111],[2,0,2,2],[4,10,5,10],[4,14,4,17],[4,18,4,21],[4,5,5,5],[0,11,0,12],[0,0,1,2],[3,59,3,72],[4,67,4,72],[3,14,3,27],[3,0,3,12],[4,2,5,2],[4,22,4,27],[2,8,2,12],[4,9,5,9],[0,3,1,10],[2,3,2,6],[4,29,4,32],[4,33,4,36],[4,44,4,47],[4,48,4,51],[4,59,4,62],[4,63,4,66],[4,43,5,43],[20,185,20,187],[21,185,21,187],[3,179,3,192],[4,187,4,192],[19,185,19,187],[20,155,20,157],[21,155,21,157],[3,164,3,177],[4,172,4,177],[19,170,19,172],[20,170,20,172],[21,170,21,172],[3,149,3,162],[4,157,4,162],[19,155,19,157],[4,149,4,152],[4,153,4,156],[4,164,4,167],[4,168,4,171],[4,179,4,182],[4,183,4,186],[20,125,20,127],[21,125,21,127],[3,134,3,147],[4,142,4,147],[19,140,19,142],[20,140,20,142],[21,140,21,142],[3,119,3,132],[4,127,4,132],[19,125,19,127],[4,138,4,141],[4,119,4,122],[4,123,4,126],[4,134,4,137],[19,95,19,97],[20,95,20,97],[21,95,21,97],[19,110,19,112],[20,110,20,112],[21,110,21,112],[19,65,19,67],[20,65,20,67],[21,65,21,67],[19,80,19,82],[20,80,20,82],[21,80,21,82],[20,35,20,37],[21,35,21,37],[19,50,19,52],[20,50,20,52],[21,50,21,52],[3,29,3,42],[4,37,4,42],[19,35,19,37],[4,52,4,57],[3,44,3,57],[14,41,15,41],[19,0,19,1],[4,6,5,6],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[21,2,21,3],[21,4,21,8],[20,1,20,8],[10,1,13,1],[10,2,13,2],[10,3,13,3],[10,4,13,4],[10,5,13,5],[10,6,13,6],[10,7,13,7],[10,0,13,0],[6,0,9,0],[6,1,9,1],[6,2,9,2],[6,3,9,3],[6,4,9,4],[22,2,22,3],[23,2,23,3],[24,2,24,3],[22,4,22,8],[23,4,23,8],[24,4,24,8],[21,20,21,22],[19,20,19,22],[20,20,20,22],[16,0,17,0],[16,1,17,1],[16,2,17,2],[16,3,17,3],[16,4,17,4],[16,5,17,5],[16,6,17,6],[16,7,17,7],[6,5,9,5],[6,6,9,6],[6,7,9,7],[14,0,15,0],[14,1,15,1],[14,2,15,2],[14,3,15,3],[14,4,15,4],[14,5,15,5],[14,6,15,6],[14,7,15,7]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"Participación Efectiva, Representación y Defensa Técnica",null,null,null,"RESPONSABLE:","Jefe del Departamento de Atención a Víctimas"]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la ación","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,"RESPONSABLE SCI","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2022-06-29","Se requiere revisar y actualizar las actividades documentadas en el Procedimiento JEP-PT-16-02 “Difusión de Información de la JEP y mecanismos de participación de las víctimas”, de tal forma que estas guarden correspondencia con la realidad operativa del DAV y los lineamientos emitidos en el marco de la difusión de información, con el propósito que se de cumplimiento a cada una de las actividades establecidas en el mismo. ","En el año 2020 se implementó formalmente la estrategia de información y difusión a víctimas del Departamento de Atención a Víctimas, con el diseño de metodologías e instrumentos de seguimiento en la Caja de Herramientas, lo que llevó a que el procedimiento JEP-PT-16-02 no se ajustara a la nueva realidad de los lineamientos del departamento.","1.1","AM"," Actualizar las metodologías de información y divulgación dirigidas a víctimas del DAV (documentación e instrumentos de monitoreo y seguimiento) conforme a lo establecido en la Sentencia TP-SA-SENIT parcial 3  y el Auto 1125 de 2022 con el fin de actualizar el procedimiento JEP-PT-16-03","Actualización de las metodologías para el proceso de información y divulgación dirigida a víctimas de acuerdo con los nuevos procedimientos derivados de la Sentencia TP-SA-SENIT parcial 3 y el Auto 1125 de 2022.","Documento de actualización de las metodologías para el proceso de divulgación de acuerdo con los nuevos procedimientos derivados de la Sentencia TP-SA-SENIT parcial 3 y el Auto 1125 de 2022.","Equipo de información y Divulgación- Departamento de Atención a Víctimas","2022-07-15","2022-10-15",null,"Equipo de información y Divulgación- Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-13","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a la elaboración de un documento que actualice las metodologías para el proceso de información y divulgación dirigida a víctimas de acuerdo con los nuevos procedimientos derivados de la Sentencia TP-SA-SENIT parcial 3 y el Auto 1125 de 2022; lo anterior se soporta mediante documento \"Actividad 1.1.1 Estrategia de divulgación DAV 2022\" con fecha octubre 2022\nAsí mismo, y en concordancia con la estrategia de divulgación, el DAV elaboró (en articulación con la Subdirección de Comunicaciones) piezas comunicativas sobre los 3 nuevos macrocasos y piezas comunicativas sobre el proceso de acreditación de víctimas de manera individual, colectiva y étnica.\nPor lo anterior se recomienda el cierre de la actividad","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al soporte presentado se observa el avance de la implementación de la ruta de divulgación - Senit 3 (informe con corte agosto 2022), en donde se registran por cada una de las fases de la estrategia de divulgación (Alistamiento, articulación y contenidos) las acciones implementadas y las proyectadas.\nSe espera para el próximo 15/10/2022 se presente el documento de actualización de las metodologías para el proceso de divulgación definitivo","Abierta","Contratista","2022-10-24","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Atención a Víctimas, se observa avance de la actividad planificada, toda vez que, se aportó documento denominado “INFORME DE AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA RUTA DE DIVULGACIÓN SENIT 3 y SCPCV” fechado en agosto de 2022, el cual describe por puntos cada una de las acciones implementadas en el marco de la estrategia de divulgación de la SENIT 3 y del SCPCV, de acuerdo con las fases 1 a 3 definidas en la ruta de implementación, así:\n\n1. Alistamiento: definición del equipo de trabajo, identificación y consolidación de información de las víctimas, estado de avance de cada macro caso, cualificación de los equipos territoriales para el conocimiento, apropiación y difusión de la estrategia de divulgación y la construcción de vocerías y acciones proyectadas para septiembre de 2022.\n2. Articulación: articulación con dependencias de la Secretaría y Subsecretaría Ejecutiva JEP, articulación con los Despachos relatores de los macro casos, con el GRAI y la UIA, articulación con la Defensoría del Pueblo, articulación con aliados estratégicos institucionales, articulación con organismos de cooperación internacional y acciones proyectadas para septiembre de 2022.\n3. Contenidos: elaboración de mensajes, contenidos y materiales sobre los macro casos, acreditación y vocerías, teniendo en cuenta los enfoques diferenciales y territorios, y acciones proyectadas para septiembre de 2022.\n\nSin embargo, se recomienda para próximos monitoreos aportar las evidencias o anexos que sean relacionados en el informe de avance de la actividad planificada, toda vez que, si bien se describe el detalle de cada unas de las acciones implementadas en el periodo, no fue posible verificar los 27 anexos que fueron listados en el informe.\nDe otra parte, en cuanto a las fases 4 “Orientación y acompañamiento a las víctimas” y 5 “Evaluación y seguimiento”, el Dpto manifestó: “El desarrollo de las fases 4 y 5 están sujetas a los avances de las que preceden, en concordancia con la lógica de proceso escalonado de la estrategia.”\n\nSe recomienda al Departamento tener en cuenta que la fecha de finalización de la actividad se encuentra programada para el 15 de octubre de 2022, razón por la cual se debe suministrar en la próxima evaluación el entregable planificado correspondiente a “Documento de actualización de las metodologías para el proceso de divulgación de acuerdo con los nuevos procedimientos derivados de la Sentencia TP-SA-SENIT parcial 3 y el Auto 1125 de 2022.”, el cual debe guardar correspondencia con el reporte de monitoreo. \n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, asimismo, se menciona que se espera para el próximo seguimiento la presentación del entregable planificado. Sin embargo, no se alertó sobre la inobservancia de los anexos que fueron relacionados en el informe de avance de implementación.","Abierta",null,null,null,"Equipo de información y Divulgación- Departamento de Atención a Víctimas","2023-01-16","El Departamento de Atención a Víctimas en el cuarto trimestre de 2022 realizó las siguientes acciones frente a la actualización de la estrategia de divulgación:\n1. Actualización y aprobación de la estrategia de divulgación del Departamento de acuerdo con lo establecido en la SENIT 3 Parcial y los nuevos macrocasos aperturados por la Sala de Reconocimiento.\n2. Elaboración en articulación con la Subdirección de Comunicaciones de las piezas comunicativas sobre los 3 nuevos macrocasos.\n3. Elaboración en articulación con la Subdirección de Comunicaciones de las piezas comunicativas sobre el proceso de acreditación de víctimas de manera individual, colectiva y étnica.\nSoportes: \nActividad 1.1.1 Estrategia de divulgación DAV 2022 \nActividad 1.1.2 Piezas Comunicativas Nuevos Macrocasos\nActividad 1.1.3 Piezas Comunicativas Acreditación de Víctimas\n","Cerrada","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a la elaboración de un documento que actualice las metodologías para el proceso de información y divulgación dirigida a víctimas de acuerdo con los nuevos procedimientos derivados de la Sentencia TP-SA-SENIT parcial 3 y el Auto 1125 de 2022; lo anterior se soporta mediante documento \"Actividad 1.1.1 Estrategia de divulgación DAV 2022\" con fecha octubre 2022\nAsí mismo, y en concordancia con la estrategia de divulgación, el DAV elaboró (en articulación con la Subdirección de Comunicaciones) piezas comunicativas sobre los 3 nuevos macrocasos y piezas comunicativas sobre el proceso de acreditación de víctimas de manera individual, colectiva y étnica.\nPor lo anterior se recomienda el cierre de la actividad","Cerrada","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se evidencia un documento que actualiza las metodologías para el proceso de información y divulgación dirigida a víctimas de acuerdo con los nuevos procedimientos derivados de la Sentencia TP-SA-SENIT parcial 3 y el Auto 1125 de 2022; dando cumplimiento al entregable planificado. Asimismo, y en concordancia con la estrategia de divulgación, el DAV elaboró (en articulación con la Subdirección de Comunicaciones) piezas comunicativas sobre los tres (3) nuevos macrocasos y piezas comunicativas sobre el proceso de acreditación de víctimas de manera individual, colectiva y étnica.\nLo anterior, se logra evidenciar en los siguientes soportes: i)Actividad 1.1.1 Estrategia de divulgación DAV 2022\" con fecha octubre 2022; ii) Actividad 1.1.2 Piezas Comunicativas Nuevos Macrocasos y iii) Actividad 1.1.3 Piezas Comunicativas Acreditación de Víctimas\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el cumplimiento de la actividad planeada por cuanto se observa actualización de las metodologías para el proceso de información y divulgación dirigida a víctimas de acuerdo con los nuevos procedimientos derivados de la Sentencia TP-SA-SENIT parcial 3 y el Auto 1125 de 2022. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada",null,null,"FAUSTO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Actualización los instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de información y divulgación del DAV","Instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de información y divulgación del DAV actualizado","Equipo de Seguimiento y Monitoreo - Departamento de Atención a Víctimas","2022-07-15","2022-10-15",null,"Equipo de Seguimiento y Monitoreo - Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-13","El Departamento de Atención a Víctimas ha venido actualizando la base de datos interna, la cual recoge el reporte de las actividades de divulgación desarrolladas por los profesionales del departamento con víctimas, organizaciones de víctimas y aliados estratégicos a nivel nacional y en el exterior. La base se ajustó de acuerdo con los nuevos lineamientos derivados de la SENIT 3 y la apertura de los 3 macrocasos nuevos. La nueva vserión de la base de datos está en proceso de revisión por parte de la jefe del Departamento de Atención a Víctimas.\nSoportes: Actividad 1.2.1 Formulario Base de Datos DAV actualizado","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al reporte presentado, se observa la ejecución de la actividad propuesta en cuanto a la actualización de la base de datos que recopila el reporte de las actividades de divulgación realizadas por los profesionales DAV. Lo anterior se soporta con documento que muestra la estructura del formulario respectivo.\nSe espera para el próximo seguimiento se presente como instrumento aprobado por la jefatura del DAV y así cerrar la actividad","Abierta","Contratista","2022-10-24","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Atención a Víctimas, se observa avance de la actividad planificada, toda vez que, se aportó documento denominado “CONSOLIDACIÓN DE ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS (DAV)” correspondiente a un formulario que tiene como finalidad consolidar la información de las actividades abordadas por los profesionales en territorio del Departamento de Atención a Víctimas. Es así como, se observó que este se encuentra conformado por 126 numerales y un enlace asociado a cada profesional, el cual remite a una matriz en formato Excel que contiene diferentes datos para el diligenciamiento de la información relacionada con el participante. \n\nEs preciso mencionar que, de acuerdo con lo informado por el Departamento la nueva versión de la base de datos está en proceso de revisión por parte de la jefe del Departamento de Atención a Víctimas, por lo tanto, se recomienda tener en cuenta que la fecha de finalización de la actividad se encuentra programada para el 13 de octubre de 2022, razón por la cual se debe suministrar en la próxima evaluación el entregable planificado correspondiente a “Instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de información y divulgación del DAV actualizado”, el cual se espera cuente con la debida aprobación en su versión final.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, asimismo, se menciona que se espera para el próximo seguimiento la presentación del instrumento aprobado por parte de la jefatura del DAV para así cerrar la actividad.","Abierta",null,null,null,"Equipo de Seguimiento y Monitoreo - Departamento de Atención a Víctimas","2023-01-16","El Departamento de Atención a Víctimas en el cuarto trimestre de 2022 realizó las siguientes acciones frente a la actualización de los instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de información y divulgación del DAV:\n1. Presentación de la base de datos actualizada del Departamento a los profesionales encargados de las líneas misionales (difusión, acreditación y acompañamiento psicosocial) y a la jefe del departamento con el objetivo de dar el visto bueno del instrumento de recolección de información para el seguimiento y monitoreo de la estrategia de divulgación.\nSoportes:\nActividad 1.2.1 Formulario Base de Datos DAV aprobado\nActividad 1.2.1 Acta de reunión presentación y aprobación de la base de datos DAV","Cerrada","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Conforme al monitoreo y soportes presentados se logra establecer el cumplimiento de la actividad el 28/10/2022 (aunque posterior a la fecha planeada 15/10/2022, se cumple) en cuanto a la actualización los instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de información y divulgación del DAV.\nLo anterior se soporta con la imagen del formulario aprobado y acta del 28/10/2022 donde el jefe del DAV aprueba e instrumento.\nSe recomienda el cierre de la actividad","Cerrada","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el Departamento de Atención a Víctimas (DAV) se pudo evidenciar el cumplimiento de la actividad relacionada con la actualización de los instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estratégia de información y divulgación del DAV, a partir de la presentación de la base de datos actualizada del Departamento a los profesionales encargados de las líneas misionales (difusión, acreditación y acompañamiento psicosocial) y a la jefe del Departamento, con el objetivo de dar el visto bueno del instrumento de recolección de información para el seguimiento y monitoreo de la estrategia de divulgación.\nLo anterior, se logra evidenciar en los siguientes soportes: i)Actividad 1.2.1 Formulario Base de Datos DAV aprobado y ii) Actividad 1.2.1 Acta de reunión presentación y aprobación de la base de datos DAV.\nPor tal motivo, aunque la actividad se cumplió el 28/10/2022, fecha posterior a la planeada 15/10/2022, según lo informa la segunda línea de defensa; se denota el cumplimiento de esta y se procede al cierre. \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el cumplimiento de la actividad planeada por cuanto se observa a la actualización los instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de información y divulgación del DAV. Asimismo alerta el cumplimiento de la actividad el 28/10/2022 (aunque posterior a la fecha planeada 15/10/2022, se cumple). Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada",null,null,"FAUSTO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Ajuste y aprobación por parte del jefe del Departamento del procedimiento JEP-PT-16-02 de acuerdo con las actualizaciones realizadas a la estrategia de información y divulgación dirigidas a víctimas del DAV","Proyecto de Documento con el procedimiento JEP-PT-16-02 actualizado","Equipo de información y Divulgación- Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-16","2022-11-25",null,"Equipo de información y Divulgación- Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-13","Actividad no iniciada.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Teniendo en cuenta la fecha de inicio de esta actividad, esta se desarrollará a partir del 16/10/2022. Por lo anterior no aplica monitoreo, seguimiento o evaluación","Abierta","Contratista","2022-10-24","Dado que la fecha de inicio de la actividad está programada a partir del 16/10/2022 no aplica evaluación por parte de la Subdirección de Control Interno.","Abierta",null,null,null,"Equipo de información y Divulgación- Departamento de Atención a Víctimas","2023-01-16","El Departamento de Atención a Víctimas en el cuarto trimestre de 2022 realizó las siguientes acciones frente al ajuste del procedimiento JEP-PT-16-02 de acuerdo con las actualizaciones realizadas a la estrategia de información y divulgación dirigidas a víctimas del DAV:\n1. Actualización del procedimiento JEP-PT-16-02 teniendo en cuenta la estrategia de divulgación del DAV actualizada.\n2. Remisión del documento para la revisión y aprobación del procedimiento a la jefe del Departamento.\nSoportes: \nActividad 1.3.1 Borrador Actualización JEP-PT-16-02 Divulgación\nActividad 1.3.2 Correo Ajuste Procedimiento JEP-PT-16.02 Divulgación DAV 19.12.2022","Cerrada","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Conforme al monitoreo y soportes presentados se logra establecer el cumplimiento de las actividades relacionadas con la propuesta de actualización del procedimiento JEP-PT-16-02. No obstante lo anterior, no se da cumplimiento a la actividad teniendo en cuenta que no se tiene la aprobación por parte del jefe del departamento.\nLa actividad continúa abierta y se espera para el próximo seguimiento (I trimestre 2023) contar con la aprobación respectiva. adicionalmente se debe solicitar la ampliación de términos para esta actividad por parte del DAV","Abierta","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo evidenciar el borrador de la actualización del procedimiento JEP-PT-16-02 y el Correo que solicita la aprobación del ajuste al Procedimiento JEP-PT-16-02 Divulgación DAV de fecha 19 de diciembre de 2022. Sin embargo, la actividad no se puede dar como cerrada, toda vez que, no se tiene la aprobación por parte del jefe de Departamento. \nLo anterior se logra evidenciar en los siguientes soportes: Soportes: i)Actividad 1.3.1 Borrador Actualización JEP-PT-16-02 Divulgación y ii) Actividad 1.3.2 Correo Ajuste Procedimiento JEP-PT-16.02 Divulgación DAV 19.12.2022\nSe insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad, a reportarlo en el próximo monitoreo y a realizar solicitud para la ampliación de términos\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada por cuanto se observa la propuesta de actualización del procedimiento JEP-PT-16-02, sin embargo, no se da cumplimiento a la actividad teniendo en cuenta que no se tiene la aprobación por parte del jefe del departamento. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Abierta",null,null,"FAUSTO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Revisión y aprobación del procedimiento JEP-PT-16-02 por parte de la Subsecretaría Ejecutiva y actualización y publicación el procedimiento JEP-PT-16-02 en el Sistema de Gestión de Calidad con el apoyo de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional ","Procedimiento JEP-PT-16-02 actualizado y publicado en el subsitio del SGC","Subsecretaría Ejecutiva","2022-11-28","2022-12-09",null,"Subsecretaría Ejecutiva","2022-10-13","Actividad no iniciada.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Teniendo en cuenta la fecha de inicio de esta actividad, esta se desarrollará a partir del 16/10/2022. Por lo anterior no aplica monitoreo, seguimiento o evaluación","Abierta","Contratista","2022-10-24","Dado que la fecha de inicio de la actividad está programada a partir del 28/11/2022 no aplica evaluación por parte de la Subdirección de Control Interno. \n\nSe recomienda a la II línea de defensa tener en cuenta que la fecha de inicio corresponde a 28/11/2022 y no a 16/10/2022.","Abierta",null,null,null,"Subsecretaría Ejecutiva","2023-01-16","El Departamento de Atención a Víctimas no ha iniciado la actividad relacionada con la revisión y aprobación del procedimiento JEP-PT-16-02 por parte de la Subsecretaría Ejecutiva y actualización y publicación el procedimiento JEP-PT-16-02 en el Sistema de Gestión de Calidad con el apoyo de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, debido a que falta la revisión y aprobación final del procedimiento por parte de la jefe del Departamento y hacer las mesas de trabajo con la Subsecretaría Ejecutiva y la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\nSe espera que para el primer trimestre de 2023 se pueda realizar esta actividad para dar por cerrada la actividad del plan de mejoramiento.","Abierta","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Teniendo en cuenta que esta actividad está supeditada al cumplimiento de la anterior actividad \"Ajuste y aprobación por parte del jefe del Departamento del procedimiento JEP-PT-16-02 (…)\", no se logró su ejecución en el tiempo previsto.\nEl proceso informa que espera para el siguiente trimestre (I trimestre 2023) contar con este documento formalizado","Abierta","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo evidenciar que el Departamento de Atención a Víctimas no ha iniciado la actividad relacionada con la revisión y aprobación del procedimiento JEP-PT-16-02 por parte de la Subsecretaría Ejecutiva y actualización y publicación el procedimiento JEP-PT-16-02 en el Sistema de Gestión de Calidad con el apoyo de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, debido a que falta la revisión y aprobación final del procedimiento por parte de la jefe del Departamento y hacer las mesas de trabajo con la Subsecretaría Ejecutiva y la Subdirección de Fortalecimiento Institucional.\nSe insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad y a realizar solicitud para la ampliación de tiempo.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica que teniendo en cuenta que esta actividad está supeditada al cumplimiento de la anterior actividad \"Ajuste y aprobación por parte del jefe del Departamento del procedimiento JEP-PT-16-02 (…)\", no se logró su ejecución en el tiempo previsto.  Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Abierta",null,null,"FAUSTO"]
[2,"Auditorías internas y externas. ","2022-06-29","Se requiere revisar la pertinencia de las actividades documentadas en el Procedimiento JEP-PT-16-03 y realizar las actualizaciones a que haya lugar, de tal forma que estas guarden correspondencia con la realidad operativa del DAV y estén acordes con los lineamientos emitidos en el marco de la estrategia de acompañamiento psicosocial, con posterioridad a la elaboración y aprobación del procedimiento. ","El procedimiento JEP-PT-16-03 fue creado en el año 2019 y la estrategia integral de acompañamiento y orientación psicojurídica del DAV fue construida en el año 2020 y fue aprobada y socializada en el año 2021, por lo que previo a esa fecha, no se tenían claras las metodologías, las fases del acompañamiento y los instrumentos de seguimiento.","2.1","AM","Actualizar la estrategia integral del acompañamientoy orientación psicojurídica conforme a la realidad de la JEP (documentación e instrumentos de monitoreo y seguimiento) con el fin de actualizar el procedimiento JEP-PT-16-03","Fortalecer la estrategia integral de acompañamiento y orientación psicojurídica, por medio de la actualización de las metodologías y herramientas que respondan a los nuevos momentos procesales para el desarrollo de acciones de acompañamiento y orientación a víctimas.","Documento de la estrategia integral de acompañamiento y orientación psicojurídica ajustado y aprobado.","Equipo Psicosocial - Departamento de Atención a Víctimas","2022-07-15","2022-10-15",null,"Equipo Psicosocial - Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-13","El Departamento de Atención a Víctimas viene adelantando la actualización de la estrategia integral de orientación y acompañamiento psicojurídico a víctimas en dos líneas: 1) actualización de las  metodologías disponibles con el objetivo que éstas se ajusten a las necesidades de las víctimas en las nuevas etapas judiciales, y 2) el fortalecimiento de la estrategia psicosocial con enfoque étnico, con el objetivo que este acompañamiento tenga en cuenta los usos y costumbres de las víctimas que participan en la JEP con pertenencia étnica.\nEstos dos ejercicios de actualización se realizan con encuentros periódicos por parte de los profesionales responsables de cada línea estratégica y un encuentro presencial de todo el equipo psicosocial del DAV que se llevó a cabo el 19 y el 20 de septiembre en Bogotá, con el apoyo de la agencia alemana GIZ. \nSoportes: Actividad 2.1.1 Matriz ruta de acción psicosocial 2022 - Actividad 2.1.2 Documento de la estrategia psicosocial étnica ","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al soporte presentado se observa el avance en el cumplimiento de la actividad propuesta de fortalecer la estrategia integral de acompañamiento y orientación psico jurídica, (aportes a la conceptualización sobre apoyo psicosocial (...)), en donde se han consolidado los aportes del equipo DAV en diferentes encuentros internos.\nSe espera para el próximo 15/10/2022 se presente el documento definitivo y aprobado","Abierta","Contratista","2022-10-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Atención a Víctimas, se observa avance de la actividad planificada, toda vez que, se aportó matriz en formato Excel denominada “RUTA DE TRABAJO PSICOSOCIAL II - 2022”, la cual incluye en una de sus líneas estratégicas \"Fortalecimiento permanente de la Estrategia de Acompañamiento Psicosocial\" con sus respectivas metas asociadas y un total de 13 acciones programadas para dar cumplimiento entre los meses de agosto a diciembre de 2022 .\n\nAsimismo, se suministró el documento \"APORTES A LA CONCEPTUALIZACIÓN SOBRE APOYO PSICOSOCIAL, ACOMPAÑAMIENTO PSICOSOCIAL, CULTURAL, APOYO MATERIAL, INTERSECCIONALIDAD Y ACOMPAÑAMIENTO CULTURAL\", el cual desarrolla lo correspondiente al acompañamiento psicosocial y cultural, el apoyo material, la interseccionalidad, entre otros temas.\n\nSe recomienda tener en cuenta que la fecha de finalización de la actividad se encuentra programada para el 15 de octubre de 2022, razón por la cual se debe suministrar en la próxima evaluación el entregable planificado correspondiente a “Documento de la estrategia integral de acompañamiento y orientación psicojurídica ajustado y aprobado.” describiendo en el monitoreo las actividades realizadas durante el periodo en el marco del entregable definido.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, asimismo, se menciona que se espera para el próximo seguimiento la presentación del entregable planificado en su versión definitiva y aprobada.","Abierta",null,null,null,"Equipo Psicosocial - Departamento de Atención a Víctimas","2023-01-16","El Departamento de Atención a Víctimas en el cuarto trimestre de 2022 realizó las siguientes acciones frente a la actualización de la estrategia de acompañamiento y orientación psicojurídica del DAV:\n1. Se realizaron los ajustes solicitados por la Comisión Étnica al documento \"Acompañamiento psicosocial y cultural a los pueblos Indígenas, Negros, Afrocolombianos, Raizales y Palenqueros y Rrom para la participación en diligencias judiciales\" y fue remitido al Departamento de Enfoques Diferenciales para que sea presentado en la próxima sesión de la Comisión Étnica para su aprobación.\nEl Departamento no culminó el proceso de actualización de la estrategia de orientación y acompañamiento psicojurídico debido a que es necesario hacerle unos ajustes a la estrategia de acuerdo con las observaciones realizadas por las organizaciones que brindan acompañamiento psicosocial a las víctimas en el marco del convenio de PNUD. Estos ajustes se esperan tenerlos listos en el primer trimestre de 2023. \nSoporte: \nActividad 2.1.1 Estrategia acompañamiento psicosocial y cultural a los pueblos étnicos DAV","Abierta","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa la continuidad en las tareas relacionadas con el cumplimiento de esta actividad (propuesta de fortalecer la estrategia integral de acompañamiento y orientación psico jurídica) contando con un documento de la estrategia acompañamiento psicosocial y cultural a los pueblos étnicos DAV, sin embargo, aun no se encuentra culminado y aprobado.\nPor lo anterior la actividad continua en estado \"Abierta\" y el DAV debe solicitar la ampliación de términos para su cumplimiento","Abierta","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo evidenciar que el Departamento de Atención a Víctimas en el cuarto trimestre de 2022 no culminó el proceso de actualización de la estrategia de orientación y acompañamiento psicojurídico debido a que es necesario hacerle unos ajustes a la estrategia de acuerdo con las observaciones realizadas por las organizaciones que brindan acompañamiento psicosocial a las víctimas en el marco del convenio de PNUD.\nSe insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad y a realizar solicitud para la ampliación de tiempo.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se observa la continuidad en las tareas relacionadas con el cumplimiento de esta actividad (propuesta de fortalecer la estrategia integral de acompañamiento y orientación psico jurídica) contando con un documento de la estrategia acompañamiento psicosocial y cultural a los pueblos étnicos DAV, sin embargo, aún no se encuentra culminado y aprobado. Asimismo alerta frente a la necesidad de solicitar ampliación de tiempo para el cumplimiento de la actividad.  Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Abierta",null,null,"FAUSTO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Actualización de los instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas del DAV","Instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas del DAV actualizado","Equipo de Seguimiento y Monitoreo - Departamento de Atención a Víctimas","2022-07-15","2022-10-15",null,"Equipo de Seguimiento y Monitoreo - Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-13","El Departamento de Atención a Víctims viene adelantando los ajustes de los formatos de seguimiento a la estrategia integral de orientación y acompañamiento psicosocial de acuerdo con las necesidades del contexto territorial y de los profesionales del DAV que implementan la estrategia. Los instrumentos de seguimiento y los formatos de recolección de información actualmente se encuentran en proceso de revisión por parte de la jefe departamento.\nSoportes: Actividad 2.2.1 Formato de Informe detallado actualizado - Actividad 2.2.2 Formato Asesoría a Víctimas - Actividad 2.2.3 Formato contacto a víctimas","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al reporte presentado, se observa la ejecución de la actividad propuesta en cuanto a la revisión de los instrumentos actuales de recolección de información, los cuales se espera para el próximo seguimiento se presenten los instrumento ajustados (si aplica) y formalizados por la jefatura del DAV","Abierta","Contratista","2022-10-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Atención a Víctimas, se observa avance de la actividad planificada, toda vez que, se aportaron los documentos preliminares correspondientes a los formatos \"Informe detallado Acompañamiento y orientación psicojurídica Departamento de Atención a Víctimas Secretaría Ejecutiva\", \"FORMATO DE ASESORÍA, ACOMPAÑAMIENTO Y ALISTAMIENTO DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS - DAV\" y \"FORMATO DE CONTACTO A VÍCTIMAS DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS - DAV\".\n\nEs preciso mencionar que, de acuerdo con lo informado por el Departamento estos formatos se encuentran en proceso de revisión por parte de la jefe del Departamento de Atención a Víctimas, por lo tanto, se recomienda tener en cuenta que la fecha de finalización de la actividad se encuentra programada para el 15 de octubre de 2022, razón por la cual se debe suministrar en la próxima evaluación el entregable planificado correspondiente a “Instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas del DAV actualizado”, los cuales se espera cuenten con la debida aprobación en su versión final.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, asimismo, se menciona que se espera para el próximo seguimiento la presentación de los instrumentos aprobados y formalizados por parte de la jefatura del DAV.","Abierta",null,null,null,"Equipo de Seguimiento y Monitoreo - Departamento de Atención a Víctimas","2023-01-16","El Departamento de Atención a Víctimas en el cuarto trimestre de 2022 realizó las siguientes acciones frente a la actualización  de los instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas del DAV:\n1. Presentación a los profesionales territoriales de los dos nuevos formatos de la estrategia de acompañamiento psicosocial y de los ajustes al informe detallado para el acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas. \nSoportes: \nActividad 2.2.1 Acta Socialización Instrumentos Acompañamiento Psicojurídico 31.10.2022\nActividad 2.2.1 Formato Acta Atención No Presencial a Víctimas DAV\nActividad 2.2.1 Formato Actualizado de Informe Detallado Acompañamientos DAV\nActividad 2.2.1 Formato de Asesoría a Víctimas DAV","Cerrada","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Conforme al monitoreo y soportes presentados se logra establecer el cumplimiento de la actividad (sin que se establezca la fecha exacta de la actualización de los instrumentos, pero se cumple) en cuanto a la actualización los instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas del DAV.\nLo anterior se soporta en i) acta de socialización instrumentos de acompañamiento psicojurídico el 31/10/2022, ii) Formato Acta Atención No Presencial a Víctimas DAV (estudiar en conjunto con la Subdirección de fortalecimiento Institucional si se debe codificar en el SGC), iii) plantilla de Informe detallado de acompañamientos y orientación psicojurídica y iv) Formato de Asesoría a Víctimas DAV (estudiar en conjunto con la Subdirección de fortalecimiento Institucional si se debe codificar en el SGC)\nSe recomienda el cierre de la actividad","Cerrada","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo evidenciar que el Departamento de Atención a Víctimas en el cuarto trimestre de 2022 presentó a los profesionales territoriales dos (2) nuevos formatos de la estrategia de acompañamiento psicosocial y  los ajustes al informe detallado para el acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas. Lo anterior, se logra evidenciar en: i)acta de socialización instrumentos acompañamiento Psicojurídico de fecha 31 de octubre de 2022, ii) formato de acta atención no presencial a víctimas DAV, iii) formato actualizado de Informe detallado acompañamientos DAV y iv) Formato de asesoría a víctimas DAV. \nLo anterior denota el cumplimiento de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se logra establecer el cumplimiento de la actividad (sin que se establezca la fecha exacta de la actualización de los instrumentos, pero se cumple) en cuanto a la actualización los instrumentos de monitoreo y seguimiento de la estrategia de acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas del DAV.  Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada",null,null,"FAUSTO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Ajuste y aprobación por parte del jefe del departamento del procedimiento JEP-PT-16-03 de acuerdo con las actualizaciones realizadas a la estrategia integral de acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas","Proyecto de Documento con el procedimiento JEP-PT-16-03 actualizado","Equipo Psicosocial - Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-16","2022-11-25",null,"Equipo Psicosocial - Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-13","Actividad no iniciada.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Teniendo en cuenta la fecha de inicio de esta actividad, esta se desarrollará a partir del 16/10/2022. Por lo anterior no aplica monitoreo, seguimiento o evaluación","Abierta","Contratista","2022-10-25","Dado que la fecha de inicio de la actividad está programada a partir del 16/10/2022 no aplica evaluación por parte de la Subdirección de Control Interno.","Abierta",null,null,null,"Equipo Psicosocial - Departamento de Atención a Víctimas","2023-01-16","El Departamento de Atención a Víctimas no ha iniciado la actividad relacionada con el ajuste y aprobación por parte del jefe del departamento del procedimiento JEP-PT-16-03 de acuerdo con las actualizaciones realizadas a la estrategia integral de acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas, ya que la estrategia de orientación y acompañamiento psicojurídica no está actualizada.\nSe espera que para el primer trimestre de 2023 se pueda realizar esta actividad para dar por cerrada la actividad del plan de mejoramiento.","Abierta","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Conforme al monitoreo presentado se establece el no cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a la actualización del procedimiento JEP-PT-16-03.\nLa actividad continúa abierta y se espera para el próximo seguimiento (I trimestre 2023) contar con la aprobación respectiva. adicionalmente se debe solicitar la ampliación de términos para esta actividad por parte del DAV","Abierta","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme a lo informado en el monitoreo por parte del Departamento de Atención a Víctimas \"no se  ha iniciado la actividad relacionada con el ajuste y aprobación por parte del jefe del departamento del procedimiento JEP-PT-16-03 de acuerdo con las actualizaciones realizadas a la estrategia integral de acompañamiento y orientación psicojurídica a víctimas, ya que la estrategia de orientación y acompañamiento psicojurídica no está actualizada\".\nPor tal motivo, se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad y a realizar solicitud para la ampliación de tiempo para el cumplimiento. \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se establece el no cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a la actualización del procedimiento JEP-PT-16-03.\nAsimismo informa que \"La actividad continúa abierta y se espera para el próximo seguimiento (I trimestre 2023) contar con la aprobación respectiva. adicionalmente se debe solicitar la ampliación de términos para esta actividad por parte del DAV\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Abierta",null,null,"FAUSTO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Revisión y aprobación del procedimiento JEP-PT-16-03 por parte de la Subsecretaría Ejecutiva y\nactualización y publicación el procedimiento JEP-PT-16-03 en el Sistema de Gestión de Calidad con el apoyo de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional ","Procedimiento JEP-PT-16-03 actualizado y publicado en el subsitio del SGC","Subsecretaría Ejecutiva","2022-11-28","2022-12-09",null,"Subsecretaría Ejecutiva","2022-10-13","Actividad no iniciada.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Teniendo en cuenta la fecha de inicio de esta actividad, esta se desarrollará a partir del 16/10/2022. Por lo anterior no aplica monitoreo, seguimiento o evaluación","Abierta","Contratista","2022-10-25","Dado que la fecha de inicio de la actividad está programada a partir del 28/11/2022 no aplica evaluación por parte de la Subdirección de Control Interno. \n\nSe recomienda a la II línea de defensa tener en cuenta que la fecha de inicio corresponde a 28/11/2022 y no a 16/10/2022.","Abierta",null,null,null,"Subsecretaría Ejecutiva","2023-01-16","El Departamento de Atención a Víctimas no ha iniciado la actividad relacionada con la revisión y aprobación del procedimiento JEP-PT-16-03 por parte de la Subsecretaría Ejecutiva y actualización y publicación el procedimiento JEP-PT-16-03 en el Sistema de Gestión de Calidad con el apoyo de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, debido a que no se ha desarrollado la modificación al procedimiento.\nSe espera que para el primer trimestre de 2023 se pueda realizar esta actividad para dar por cerrada la actividad del plan de mejoramiento.","Abierta","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Teniendo en cuenta que esta actividad está supeditada al cumplimiento de la anterior actividad \"Ajuste y aprobación por parte del jefe del departamento del procedimiento JEP-PT-16-03 (…)\", no se logró su ejecución en el tiempo previsto.\nEl proceso informa que espera para el siguiente trimestre (I trimestre 2023) contar con este documento formalizado","Abierta","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme a lo informado en el monitoreo por parte del Departamento de Atención a Víctimas \"no ha iniciado la actividad relacionada con la revisión y aprobación del procedimiento JEP-PT-16-03 por parte de la Subsecretaría Ejecutiva y actualización y publicación el procedimiento JEP-PT-16-03 en el Sistema de Gestión de Calidad con el apoyo de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, debido a que no se ha desarrollado la modificación al procedimiento\".\nPor tal motivo, se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad y a realizar solicitud para la ampliación de tiempo para el cumplimiento. \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se establece el no cumplimiento de la actividad teniendo en cuenta que esta actividad está supeditada al cumplimiento de la anterior actividad \"Ajuste y aprobación por parte del jefe del departamento del procedimiento JEP-PT-16-03 (…)\", no se logró su ejecución en el tiempo previsto.\nAsimismo, indica que \"El proceso informa que espera para el siguiente trimestre (I trimestre 2023) contar con este documento formalizado\".  Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Abierta",null,null,"FAUSTO"]
[3,"Auditorías internas y externas. ","2022-06-29","Se debe fortalecer al interior del DAV las actividades de socialización y apropiación de los lineamientos contenidos en el Procedimiento JEP-PT-09-07 - Comisiones y autorizaciones de desplazamiento, a fin de dar cumplimiento a los términos establecidos para la legalización de estas.","Debido a los cambios en las autorizaciones de desplazamiento de los contratistas se requirió la modificación en las solicitudes de desplazamiento y el SIIF, por lo que excedía los tiempos establecidos en la Resolución 1119 de 2019 y la Resolución 702 de 2021. ","3.1","AM","Realizar seguimiento continuo al trámite de comisiones y autorizaciones de desplazamiento con el fin de dar cumplimiento a los términos establecidos para la legalización de éstas en el procedimiento JEP-PT-09-07","Realizar una capacitación a los contratistas y funcionarios socializando los lineamientos contenidos en el procedimiento JEP-PT-09-07 sobre comisiones y autorizaciones de desplazamiento con el objetivo que  se apropien del procedimiento y conozcan las fechas establecidas de cumplimiento establecidas en el mismo.","Acta de reunión de la capacitación con la socialización de los lineamientos contenidos en el procedimiento JEP-PT-09-07 sobre comisiones y autorizaciones de desplazamiento","Equipo Administrativo - Departamento de Atención a Víctimas","2022-07-25","2022-08-12",null,"Equipo Administrativo - Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-13","El equipo administrativo del Departamento de Atención a Víctimas durante el mes de agosto realizó tres capacitaciones a los contratistas y funcionarios del departamento sobre los lineamientos contenidos en el procedmiento  JEP-PT-09-07 relacionado con comisiones y autorizaciones de desplazamiento con el objetivo que conozcan y tengan presente el procedimiento y las fechas para realizar la legalización en los tiempos y términos establecidos.  \nTeniendo en cuenta la importancia de esta actividad, el equipo administrativo continuará realizando periódicamente actividades de capacitación frente a las novedades y cambios en los lineamientos frente al procedimiento de comisiones y autorizaciones de desplazamiento.\nSoportes: Actividad 3.1.1 Acta Comité 03082022 - Actividad 3.1.2 Acta Comité 11082022 - Actividad 3.1.3 Acta Comité 31082022 - Actividad 3.1.4 Presentación Comisiones y Autorizaciones de Desplazamiento","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta, toda vez que el 03/08/2022 se llevó a cabo una presentación de los procesos de solicitud y legalización de comisiones a los colaboradores de nivel central. así mismo el 11/08/2022 se realizó una retroalimentación al equipo territorial de Urabá y Antioquia de los posibles errores de este trámite.","Cerrada","Contratista","2022-10-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Atención a Víctimas, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se aportaron tres (3) formatos de acta de reunión o comité, los cuales dan constancia de la presentación y socialización de los lineamientos que determinan los procesos de solicitud y legalización de comisiones, de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 702 del 14 de octubre de 2021 y la organización y el establecimiento de criterios para los desplazamientos del DAV, así: \n\n* 03 de agosto de 2022 con un total de 8 participantes, equipo territorial de Centro Sur y el DAV nivel central, equipo administrativo.\n* 11 de agosto de 2022 con un total de 8 participantes, equipo territorial de Urabá y Antioquia, equipo administrativo.\n* 31 de agosto de 2022 con un total de 12 participantes, equipo administrativo.\n\nAsimismo, se suministró presentación en formato PowerPoint denominado \"COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO - Resolución 702 del 14 de octubre de 2021\", la cual detalla en 12 pasos como realizar el trámite en mención.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Departamento que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, con ello brindando aseguramiento de la información reportada para la evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada",null,null,null,"Equipo Administrativo - Departamento de Atención a Víctimas","2023-01-16","Actividad cerrada.","Cerrada","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Actividad declarada cerrada en seguimiento anterior, en espera de declaratoria de eficacia por parte de la Subdirección de Control Interno de la acción","Cerrada","Contratista","2023-03-10","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se fortalecieron los controles de la entidad mediante el establecimiento de criterios para los desplazamientos del Departamento de Atención a Víctimas asegurando la confiabilidad de la información. Con corte al 10 de marzo de 2023 la Subdirección de Control Interno evidenció constancia de la presentación y socialización de los lineamientos que determinan los procesos de solicitud y legalización de comisiones, de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución 702 del 14 de octubre de 2021.","Cerrada","SI","Las capacitaciones  a los contratistas y funcionarios socializando los lineamientos contenidos en el procedimiento JEP-PT-09-07 sobre comisiones y autorizaciones de desplazamiento se realizaron de manera oportuna según lo planificado en la actividad\n."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Realizar seguimiento continuo a las comisiones y autorizaciones de desplazamiento mediante la asignación de un profesional del departamento","Matriz de seguimiento de comisiones y autorizaciones de desplazamiento","Jefe de Departamento - Departamento de Atención a Víctimas","2022-07-25","2022-09-30",null,"Jefe de Departamento - Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-13","La Jefe del Departamento de Atención a Víctimas designó a dos profesionales para llevar el seguimiento a las comisiones y las legalizaciones de los desplazamentos realizados por los profesionales del Departamento. Este seguimiento consiste en el diligenciamiento de una matriz donde se relacionan las fechas de inicio y finalización de la comisión y las fechas máximas de legalización de las comisiones. A partir de la información contenidas en el cuadro de seguimiento, los profesionalesdesignados generan alertas que consisten en el envío de correos a los responsables de cada desplazamiento sobre las fechas máximas para realizar el trámite de acuerdo con el procedimiento  JEP-PT-09-07. Se evidencia que en el trimestre reportado (julio, agosto y septiembre) no se han presentado legalizaciones de manera extemporáneas, lo que evidencia que las actividades de seguimiento han sido efectivas.\nSoportes: Actividad 3.2.1 Seguimiento Desplazamientos DAV Tercer Trimestre 2022","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa la ejecución de la actividad propuesta, realizando seguimiento a todas las comisiones realizadas desde el DAV, con el fin de controlar su legalización en términos.\nNota: se encontró un caso que se radicó de manera extemporánea (ID10645-Contratista Leonardo Ariza), con fecha máxima de legalización 05/08/2022 y se radió hasta el 08/08/2022. Se solicitó revisión del caso a DAC, donde se informa que al verificar nuevamente la información del caso, no existe extemporaneidad, ya que el plazo para legalización vencía el 10/08/2022. Con lo anterior se confirmaría el cumplimiento de los tiempos de legalización del DAC (se adjunta ampliación de información - correo del 18/10/2022)","Cerrada","Contratista","2022-10-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Atención a Víctimas, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se aportó una matriz en formato Excel que contiene el seguimiento realizado a cada una de las 223 comisiones y autorizaciones de desplazamiento que se encontraban planificadas durante el periodo evaluado, observando que, 57 se clasificaron en estado \"CANCELADA\" y 166 en estado \"REALIZADA\", de las cuales, se reportó que una (1) comisión (ID10645) tenía como fecha máxima de legalización el 05 de agosto de 2022, no obstante, se registró que su legalización en la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura se dio el 08 de agosto de 2022.\n\nAl respecto, la SRFI mediante correo electrónico del 18 de octubre de 2022 informó: \"La Resolución 702 de 2021, en su Artículo 9° estipula que el/la servidor/a público/a o contratista dentro de los 3 u 8 días hábiles siguientes a la finalización de la comisión de servicio o de la autorización de desplazamiento, según corresponda, deberá realizar la entrega del informe y legalización de la comisión de servicio o de la autorización de desplazamiento, para el caso de la Unidad de Investigación y Acusación, secretaria ejecutiva y todos los contratistas será de 8 días hábiles. (...)\n* Validación y confirmación de recibido de la legalización por parte de financiera: Lun 08/08/2022 12:46\n* La fecha límite para la legalización era 10/08/2022\nDe acuerdo a lo anterior, se evidencia que la legalización si se realizó en los tiempos establecidos, cumpliendo los términos de la Resolución 702 de 2021.\"\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Departamento que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, asimismo, mediante nota informó que sobre el caso observado con extemporaneidad solicitó revisión del caso al DAC, de lo cual se obtuvo como respuesta que no existe extemporaneidad, ya que el plazo para legalización vencía el 10/08/2022 y se había radicado el 08 de agosto de 2022. Por lo anterior, la II línea de defensa determinó la actividad en estado cerrada.","Cerrada",null,null,null,"Jefe de Departamento - Departamento de Atención a Víctimas","2023-01-16","Actividad cerrada.","Cerrada","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Actividad declarada cerrada en seguimiento anterior, en espera de declaratoria de eficacia por parte de la Subdirección de Control Interno de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-03-10","Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se fortalecieron los controles de la entidad mediante el establecimiento de criterios para los desplazamientos del Departamento de Atención a Víctimas y su registro actualizado, asegurando la confiabilidad de la información. Con corte al 10 de marzo de 2023 la Subdirección de Control Interno evidenció seguimiento realizado a 105 comisiones y autorizaciones de desplazamiento que se encontraban planificadas durante el periodo del 18 de enero al 10 de marzo de 2023, observando que, 17 se clasificaron en estado \"CANCELADA\" y 88 en estado \"REALIZADA\".","Cerrada",null,"El registro de planeación y autorización de solicitudes de desplazamiento se encuentra actualizado evidenciando que se realizó seguimiento continuo a las comisiones y autorizaciones de desplazamiento. "]
[4,"Auditorías internas y externas. ","2022-06-29","A partir de la muestra seleccionada de PQRSDF tramitadas por el DAV, durante la vigencia 2021 y primer trimestre de 2022, que fueron objeto de consulta y verificación en el Sistema de Gestión Documental “CONTI”, se observó que, las PQRSDF que se relacionan en la siguiente tabla, presentaron extemporaneidad en los términos establecidos para la respuesta de las mismas, según lo dispuesto en la Resolución No. 602 del 22 de septiembre de 2020. ","Falta de seguimiento continuo a los profesionales responsables para el cumplimiento de los términos de las PQRSDF que llegan al Departamento de Atención de Víctimas.","4.1","AM","Realizar seguimiento continuo a los profesionales responables para el cumplimiento de los términos de las PQRSDF que llegan al Departamento de Atención de Víctimas.","Designar a un profesional del Departamento de Atención a Víctimas para el seguimiento permanente a los términos de las PQRSDF que llegan al Departamento.","Correo electrónico de la jefe del departamento con la designación del profesional encargado de hacer seguimiento a los términos de las PQRSDF que llegan al departamento.","Jefe de Departamento - Departamento de Atención a Víctimas","2022-07-25","2022-08-12",null,"Jefe de Departamento - Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-13","El equipo de derechos de petición del Departamento de Atención a Víctimas realizó una distribución de los roles y funciones de los profesionales con el objetivo de mejorar la ruta de respuesta a los derechos de petición que llegan al departamento. Esta distribución fue socializada y aprobada por la jefe del Departamento de Atención a Víctimas a través de correo electrónico donde se hace la designación formal de Cesar Cañón como responsable en el seguimiento a las fechas de respuesta de los derechos de petición.\nSoportes: Actividad 4.1.1 Distribución roles equipo derechos de petición DAV","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a la designación de un profesional para el seguimiento a las respuestas oportunas de las PQRSDF","Cerrada","Contratista","2022-10-26","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Atención a Víctimas, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se aportó correo electrónico del 11 de agosto de 2022 mediante el cual un profesional de gestión del DAV le comunica a la Jefe del Departamento que de acuerdo con lo conversado en la reunión sostenida ese día remite los acuerdos a los que llegaron para mejorar las diferentes fases en el proceso de respuesta a los derechos de petición asignados al DAV. Es así como, se observó que un responsable por cada una de las fases establecidas como asignación, proyección, revisión, firma y seguimiento, resaltando que está última da cumplimiento de la actividad planificada y se propone ejecutarse a través del envío de correos a todo el equipo de DP y a la jefe del departamento cada lunes y viernes con los radicados vencidos indicando la fase y la persona responsable.  \n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Departamento que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, asimismo, declaró en estado cerrada la actividad por cuanto observó cumplimiento de la misma.","Cerrada",null,null,null,"Jefe de Departamento - Departamento de Atención a Víctimas","2023-01-16","Actividad cerrada.","Cerrada","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Actividad declarada cerrada en seguimiento anterior, en espera de declaratoria de eficacia por parte de la Subdirección de Control Interno de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestre anterior","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Realizar seguimiento a los términos legales de las PQRSDF que son asignadas al Departamento con el fin de evitar su extemporaneidad","Instrumento de seguimiento a las PQRSDF mejorado","Equipo de Derechos de Petición - Departamento de Atención a Víctimas","2022-07-25","2022-09-30",null,"Equipo de Derechos de Petición - Departamento de Atención a Víctimas","2022-10-13","El Departamento de Atención a Víctimas elaboró un instrumento que permite hacer seguimiento a las PQRSDF que se encuentran en trámite en el DAV, el cual es alimentado por el reporte que arroja CONTI. Este instrumento permite verificar los derechos de petición que se encuentran vencidos, en trámite y en término y evidenciar en qué etapa se encuentran (en proyección, revisión y firma), así mismo, se establece el número de radicado, la fecha del radicado y el profesional responsable. Sin embargo, es necesario aclarar que actualmente el DAV ha presentado una contingencia producto del AUTO 1125 de 2022, en el cual se establece la función al departamento del análisis de las acreditaciones de víctimas, lo que afectó en una sobrecarga de funciones a los profesionales del equipo de derechos de petición, quienes tuvieron que enfocarse en la construcción e implementación de este nuevo proceso evitando el cumplimiento en términos de los requerimientos allegados al DAV. En el mes de octubre se espera la contratación de un equipo profesional para reforzar al equipo jurídico y así aliviar parcialmente la sobrecarga de peticiones y acreditaciones que llegan al departamento.\nSoporte: Actividad 4.2.1 Matriz de seguimiento Derechos de Petición DAV","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa que el DAC realiza un seguimiento a las PQRSDF mediante un archivo Excel. Sin embargo, se siguen presentando respuestas extemporáneas, lo cual, según explica el proceso, se debe una sobrecarga producto del auto 1125 de 2022 (acreditación de victimas). De otra parte, al verificar el archivo Excel, se encontraron 147 registros que presentan términos de respuesta entre agosto y septiembre, de los cuales no todos presentan fecha radicado de salida, no logrando identificar el cumplimiento o no de los términos de Ley.\nSe solicita al proceso para el próximo seguimiento presentar el instrumento de seguimiento con los datos suficientes para identificar el cumplimiento de los términos de Ley, así mismo, deben solicitar ampliación de la fecha de finalicen de la actividad","Abierta","Contratista","2022-10-26","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Atención a Víctimas, se observa avance de la actividad planificada, toda vez que, se observó la creación e implementación de una matriz en formato Excel que es utilizada como instrumento para realizar el seguimiento a los términos legales de las PQRSDF que son asignadas al Departamento, no obstante, es preciso mencionar que, en algunos registros del total de 216 PQRSDF cuya fecha de vencimiento se establece entre los meses de julio y septiembre de 2022, se presenta inobservancia en el diligenciamiento de campos que conforman la matriz y asimismo, no es claro el estado de las PQRSDF. En ese sentido, se recomienda incluir un campo y/o columna que determine si la PQRSDF se encuentra en estado vencida, pendiente, contestada oportuna, contestada de manera extemporánea u otros, según aplique.\n\nAsimismo, se observaron PQRSDF que, de acuerdo con lo reportado en la matriz de seguimiento, las fechas de radicado de salida y de envió son posteriores a la fecha de vencimiento, es decir, se presentó extemporaneidad en la contestación.\n\nDe otra parte, teniendo en cuenta que la fecha de finalización de la actividad está programada para el 30 de septiembre de 2022, se hace necesario solicitar ampliación de la fecha.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso, asimismo, advirtió que se continua presentando extemporaneidad en la respuestas a las PQRSDF, de manera que solicitó al proceso el diligenciamiento completo del entregable a fin de poder determinar el cumplimiento de los términos de Ley. ","Abierta",null,null,null,"Equipo de Derechos de Petición - Departamento de Atención a Víctimas","2023-01-16","El Departamento de Atención a Víctimas durante el 2022 elaboró un instrumento que permite hacer seguimiento a las PQRSDF que se encuentran en trámite en el DAV, el cual es alimentado por el reporte que arroja CONTI. Este instrumento permite verificar los derechos de petición que se encuentran vencidos, en trámite y en término y evidenciar en qué etapa se encuentran (en proyección, revisión y firma), así mismo, se establece el número de radicado, la fecha del radicado y el profesional responsable. \nSoporte: \nActividad 4.2.1 Matriz de seguimiento Derechos de Petición DAV 31.12.2022","Abierta","Porfesional Especializado II","2023-01-25","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa que el DAC realiza un seguimiento a las PQRSDF mediante un archivo Excel, dando cumplimiento al entregable \"Instrumento de seguimiento a las PQRSDF mejorado\". No obstante, se siguen presentando respuestas extemporáneas, situación que no permite realizar el cierre de la actividad por el propósito de la misma \"(...) con el fin de evitar su extemporaneidad\"\n\nSe solicita al proceso para el próximo seguimiento presentar el instrumento de seguimiento con los datos suficientes para identificar el cumplimiento de los términos de Ley. Así mismo, como se recomendó en seguimiento anterior, deben solicitar ampliación de la fecha de finalicen de la actividad","Abierta","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo evidenciar el instrumento \"Matriz de seguimiento Derechos de Petición DAV\" de fecha 31 de diciembre de 2022 elaborado por el Departamento de Atención a Víctimas, que permite hacer seguimiento a las PQRSDF que se encuentran en trámite en el DAV, el cual es alimentado por el reporte que arroja CONTI. Este instrumento permite verificar los derechos de petición que se encuentran vencidos, en trámite y en término, y evidenciar en qué etapa se encuentran (en proyección, revisión y firma), asimismo, se establece el número de radicado, la fecha del radicado y el profesional responsable. Sin embargo, según lo observado en la matriz en mención, se siguen presentando repuestas extémporaneas. Motivo por el cual Por tal motivo, se insta al proceso a continuar con las acciones tendientes al cumplimiento de la actividad y a realizar solicitud para la ampliación de tiempo para el cumplimiento. \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se observa que el DAC realiza un seguimiento a las PQRSDF mediante un archivo Excel, dando cumplimiento al entregable \"Instrumento de seguimiento a las PQRSDF mejorado\". No obstante, informa que, \"se siguen presentando respuestas extemporáneas, situación que no permite realizar el cierre de la actividad por el propósito de la misma \"(...) con el fin de evitar su extemporaneidad\".\nPor otra parte solicita al proceso, para el próximo seguimiento, presentar el instrumento de seguimiento con los datos suficientes para identificar el cumplimiento de los términos de Ley. AsImismo, como se recomendó en seguimiento anterior, deben solicitar ampliación de la fecha de finalicen de la actividad.  Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Abierta",null,null,"FAUSTO"]
[]
[]
[null,"Control de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]
[null,"2022-10-26","Contratista - Subdirección Control Interno",null,"Evaluación de las actividades establecidas en el PM - III trimestre de 2022."]

{"sheet":"Análisis de Causa 1","index":2,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO:Participación Efectiva, Representación y Defensa Técnica – Departamento de Atención a Víctimas."]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Se requiere revisar y actualizar las actividades documentadas en el Procedimiento JEP-PT-16-02 “Difusión de Información de la JEP y mecanismos de participación de las víctimas”, de tal forma que estas guarden correspondencia con la realidad operativa del DAV y los lineamientos emitidos en el marco de la difusión de información, con el propósito que se de cumplimiento a cada una de las actividades establecidas en el mismo. "]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["El procedimiento JEP-PT-16-02 fue creado en 2019, año en el cual se estaban definiendo las estrategias de información y difusión a víctimas en el territorio y no había claridad en los resultados de las actividades enmarcadas en esta estrategia.",null,"En el año 2020 se implementó formalmente la estrategia de información y difusión a víctimas del Departamento de Atención a Víctimas, con el diseño de metodologías e instrumentos de seguimiento en la Caja de Herramientas, lo que llevó a que el procedimiento JEP-PT-16-02 no se ajustara a la nueva realidad de los lineamientos del departamento."]
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["Escriba la causa raíz"]
["En el año 2020 se implementó formalmente la estrategia de información y difusión a víctimas del Departamento de Atención a Víctimas, con el diseño de metodologías e instrumentos de seguimiento en la Caja de Herramientas, lo que llevó a que el procedimiento JEP-PT-16-02 no se ajustara a la nueva realidad de los lineamientos del departamento."]

{"sheet":"Análisis de Causa 2","index":3,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO:Participación Efectiva, Representación y Defensa Técnica – Departamento de Atención a Víctimas."]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:Se requiere revisar la pertinencia de las actividades documentadas en el Procedimiento JEP-PT-16-03 y realizar las actualizaciones a que haya lugar, de tal forma que estas guarden correspondencia con la realidad operativa del DAV y estén acordes con los lineamientos emitidos en el marco de la estrategia de acompañamiento psicosocial, con posterioridad a la elaboración y aprobación del procedimiento. "]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["El procedimiento JEP-PT-16-03 fue creado en 2019, previo a los procesos de acompañamiento psicojurídico a víctimas desarrollados por el DAV, por lo que no habia experiencias previas para que brindaran información al proceso de construcción del procedimiento.",null,"La estrategia integral de acompañamiento y orientación psicojurídica fue construida en el año 2020 y fue aprobada y socializada en el año 2021, por lo que previo a esa fecha, no se tenían claras las metodologías, las fases del acompañamiento y los instrumentos de seguimiento. "]
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["Escriba la causa raíz"]
["El procedimiento JEP-PT-16-03 fue creado en el año 2019 y la estrategia integral de acompañamiento y orientación psicojurídica del DAV fue construida en el año 2020 y fue aprobada y socializada en el año 2021, por lo que previo a esa fecha, no se tenían claras las metodologías, las fases del acompañamiento y los instrumentos de seguimiento."]

{"sheet":"Análisis de Causa 3","index":4,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO:Participación Efectiva, Representación y Defensa Técnica – Departamento de Atención a Víctimas."]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:Se debe fortalecer al interior del DAV las actividades de socialización y apropiación de los lineamientos contenidos en el Procedimiento JEP-PT-09-07 - Comisiones y autorizaciones de desplazamiento, a fin de dar cumplimiento a los términos establecidos para la legalización de estas"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["Los contratistas del DAV no enviaron a tiempo los documentos requeridos para la legalización de las comisiones.",null,"Se presentaron modficiaciones en las condiciones de los desplazamientos debido a las diferentes situaciones territoriales que implicaron cambios en los actos administrativos iniciales.",null,"Debido a los cambios en las autorizaciones de desplazamiento de los contratistas se requirió la modificación en las solicitudes de desplazamiento y el SIIF, por lo que excedía los tiempos establecidos en la Resolución 1119 de 2019 y la Resolución 702 de 2021. "]
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["Escriba la causa raíz"]
["Debido a los cambios en las autorizaciones de desplazamiento de los contratistas se requirió la modificación en las solicitudes de desplazamiento y el SIIF, por lo que excedía los tiempos establecidos en la Resolución 1119 de 2019 y la Resolución 702 de 2021. "]

{"sheet":"Análisis de Causa 4","index":5,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
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["PROCESO:Participación Efectiva, Representación y Defensa Técnica – Departamento de Atención a Víctimas."]
["A partir de la muestra seleccionada de PQRSDF tramitadas por el DAV, durante la vigencia 2021 y primer trimestre de 2022, que fueron objeto de consulta y verificación en el Sistema de Gestión Documental “CONTI”, se observó que, las PQRSDF que se relacionan en la siguiente tabla, presentaron extemporaneidad en los términos establecidos para la respuesta de las mismas, según lo dispuesto en la Resolución No. 602 del 22 de septiembre de 2020 "]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["Demora en los profesionales con la responsabilidad dar respuesta a las PQRSDF que llegan al Departamento de Atención a Víctimas.",null,"Falta de seguimiento continuo a los profesionales para el cumplimiento de los términos de las PQRSDF que llegan al Departamento de Atención de Víctimas."]
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["Escriba la causa raíz"]
["Falta de seguimiento continuo a los profesionales responsables para el cumplimiento de los términos de las PQRSDF que llegan al Departamento de Atención de Víctimas."]