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[]
[]
["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":16,"n_cols":195,"rows_kept":16,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[16,2,16,3],[17,2,17,3],[18,2,18,3],[16,4,16,8],[17,4,17,8],[18,4,18,8],[15,20,15,22],[13,20,13,22],[14,20,14,22],[13,0,13,1],[4,6,5,6],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[15,2,15,3],[15,4,15,8],[14,1,14,8],[6,7,7,7],[6,3,10,3],[6,6,10,6],[8,7,10,7],[6,2,10,2],[6,1,10,1],[6,4,10,4],[6,5,10,5],[6,0,10,0],[14,35,14,37],[15,35,15,37],[13,50,13,52],[14,50,14,52],[15,50,15,52],[3,29,3,42],[4,37,4,42],[13,35,13,37],[4,52,4,57],[3,44,3,57],[13,95,13,97],[14,95,14,97],[15,95,15,97],[13,110,13,112],[14,110,14,112],[15,110,15,112],[13,65,13,67],[14,65,14,67],[15,65,15,67],[13,80,13,82],[14,80,14,82],[15,80,15,82],[14,125,14,127],[15,125,15,127],[3,134,3,147],[4,142,4,147],[13,140,13,142],[14,140,14,142],[15,140,15,142],[3,119,3,132],[4,127,4,132],[13,125,13,127],[4,138,4,141],[4,119,4,122],[4,123,4,126],[4,134,4,137],[14,185,14,187],[15,185,15,187],[3,179,3,192],[4,187,4,192],[13,185,13,187],[14,155,14,157],[15,155,15,157],[3,164,3,177],[4,172,4,177],[13,170,13,172],[14,170,14,172],[15,170,15,172],[3,149,3,162],[4,157,4,162],[13,155,13,157],[4,149,4,152],[4,153,4,156],[4,164,4,167],[4,168,4,171],[4,179,4,182],[4,183,4,186],[2,0,2,2],[4,10,5,10],[4,14,4,17],[4,18,4,21],[4,5,5,5],[0,11,0,12],[0,0,1,2],[3,59,3,72],[4,67,4,72],[3,0,3,12],[4,2,5,2],[4,22,4,27],[2,8,2,12],[4,9,5,9],[0,3,1,10],[2,3,2,6],[4,29,4,32],[4,33,4,36],[4,44,4,47],[4,48,4,51],[4,59,4,62],[4,63,4,66],[3,14,3,26],[4,194,5,194],[3,104,3,117],[4,112,4,117],[3,89,3,102],[4,97,4,102],[3,74,3,87],[4,82,4,87],[4,74,4,77],[4,78,4,81],[4,89,4,92],[4,93,4,96],[4,104,4,107],[4,108,4,111]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"PROCESO GESTIÓN JURIDICA",null,null,null,"RESPONSABLE:","DIRECTOR DE ASUNTOS JURÍDICOS"]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la ación","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE SCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Administración de riesgos. ","2022-06-10","Incumplimiento de  los plazos establecidos por la ley para dar respuesta a los requerimientos a autoridades públicas y  judiciales externas, en los meses de enero, febrero y abril del 2022.","Avances procesales de la justicia restaurativa que demandan mayor información ",null,"AC","Realizar capacitaciones en lo dispuesto por el tribunal para la paz respecto al tratamiento de los derechos de petición al interior de la JEP mediante las desiciones : SRT-ST-022, SRT-ST-094 de 2022 y TP-SA 294 de 2022.","Capacitar a los servidores y contratistas de la ventalilla única, responsables de la asignación de PQRSDF ","Lista de asistencia a capactiación ","Profesionales del Departamento de conceptos","2022-08-01","2022-09-30",null,"Profesional Experto DCRJ","14 10 2022","El Departamento de Conceptos y Representación Jurídica realizó la Capacitación el 29 de Julio de 2022 a los servidores y contratistas de la Ventanilla única, a responsables de asignar, clasificar y otorgar respuestas a las PQRSDF.\nY, el 28  de septiembre de 2022, a los servidores y contratistas de las distintas áreas de la Secretaría Ejecutiva responsables de asignar, clasificar y otorgar respuestas a las PQRSDF.\n\nComo resultado de dicha capacitación se tiene que en Julio: el DCRJ recibió un radicado vencido desde la Ventanilla Única (15 días hábiles posteriores a su vencimiento), mientras que en \nAgosto y septiembre: no se recibieron asignaciones erradas desde Ventanilla Única. \nEvidencias: \n1. Lista de asistencia a la Reunióon Informativa del 29 de julio de 2022\n2. Listados de asistencia a la Charla del 28 de septiembre de 2022","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-19","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta (antes del inicio de la misma), toda vez que el 29/07/2022 se realizó una reunión \"capacitación\" al personal de ventanilla única sobre el direccionamiento de PQRSDF. El proceso refiere que se denota mejoría, ya que para el mes de agosto y septiembre no se presentaron casos asignados vencidos.\nAunque el proceso no solicita el cierre de la actividad, la SFI considera su cumplimiento y por lo tanto cierre de la misma.\nDe otra parte y como valor agregado a la actividad, el DCRJ realizó una capacitación el 28/09/2022 a las distintas dependencias de la Secretaría Ejecutiva","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-27","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudieron evidenciar 2 documentos correspondientes a listados de asistencia de capacitaciones relacionadas con el direccionamiento de las PQRSDF, la primera de ellas corresponde al 29 de julio de 2022 con un total de 8 asistentes, la segunda de ellas en formato excel de fecha 27 de septiembre de 2022 y un total de 13 asistentes cuyo tema fue la socialización de providencias, dando cumplimiento al entregable planificado.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el cumplimiento de la actividad por cuanto indica el desarrollo de una capacitación planificada.","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,"Profesional Especializado II","2023-01-25","Actividad declarada como cerrada en seguimiento anterior, en espera de la declaración de eficacia de la acción por parte de la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestre anterior. ","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Revisar las ANS desde el Departamento de gestión documental y el Departamento de Conceptos y represención jurídica , para definir los criterios de asignación de los trámites judicial y PQRSFD.","Acuerdos ajustados y parametrizados en los sistemas ","Jefe Departamento Gestión Documental - Profesional Especializado II- Departamento de Conceptos","2022-08-01","2022-10-31",null,"Profesional Experto DCRJ",{"$f":"$P$7","v":"14 10 2022"},"En reunión llevada a cabo el  8 de julio de 2022 con la participación de los  Jefes de los departamentos  de Gestión Documental y de Atención al Ciudadano, se solicitó al jefe del departamento de Gestión Documental que iniciara las gestiones para revisar y actualizar las ANS, de las áreas de la Secretaría Ejecutiva para que se definieran los criterios de asignación de los trámites judiciales y de las PQRSDF teniendo en cuenta lo dispuesto en las sentencias SRT - ST-022, SRT-ST-094 de 2022 y DP-SA294 de 2022.\n\nEvidencia: Lista de asitencia y compromisos, de la reunión del 8 de julio de 2022. ","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-19","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el inicio de la gestión para el cumplimiento de esta actividad, mediante reunión realizada el 08/07/2022 donde se establecen compromisos para ajustar los ANS acorde a lo dispuesto en las sentencias SRT - ST-022, SRT-ST-094 de 2022 y DP-SA294 de 2022. Por lo tanto, esta actividad continua abierta y en espera para que el próximo seguimiento avancen y se actualicen los ANS","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-27","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se evidenció un formato de listado de asistencia a reunión interna  en donde se observó avances en el cumplimiento de la actividad planificada en donde se establecen ajustes de los ANS acorde con lo dispuesto en la sentencia SRT-ST-094 de 2022, reunión llevada a cabo el 8 de julio de 2022.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso, decribe el soporte presentado en donde se detallan los avances en la actividad planificada respecto del ajuste de los ANS acorde con lo dispuesto por las sentencias dictadas (SRT - ST-022, SRT-ST-094 de 2022 y DP-SA294 de 2022.) la actividad no obstante, se declara abierta.","Abierta",null,null,null,"Jefe (e)DCRJ","2023-01-17","Al 10 de diciembre de 2022, culminó la actividad de  revisar y actualizar las ANS, de las áreas de la Secretaría Ejecutiva y quedaron definidos los criterios de asignación de los trámites judiciales y de las PQRSDF. Así lo confirmó el Jefe del DGD mediante correo del 16 de enero de 2023, en que informó: teniendo en cuenta el plan de mejoramiento definido para el DCRJ, le informo que la actualización de los ANS para la asignación de trámites de la Ventanilla Única, fue actualizada el pasado 10 de diciembre de 2022, en este sentido se informo al DAC como líder del proceso de PQRSDF, no obstante remito la información para los fines pertinentes.\n\nEvidencias: Correo del 16 de enero de 2023\nMatriz acuerdos de niveles  de Servicios ANS\nOficio Plan de Mejoramientos de Acuerdo de Niveles de Servios","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-01-25","Conforme al monitoreo y soportes presentados se establece el cumplimiento (aunque de manera extemporánea) de la actividad planeada, en cuanto a la actualización de los ANS para la asignación de trámites de la Ventanilla Única, el pasado 10 de diciembre 2022. Lo anterior se soporta mediante oficio y correo electrónico remitido desde el Departamento de gestión Documental y un archivo en Excel denominado \"Matriz de acuerdos de niveles de servicio ANS - Ventanilla única\"","Cerrada","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudieron evidenciar tres (3) documentos correspondientes a: un informe de las actividades relacionadas con la actualización de los ANS de fecha 6 de diciembre de 2022, la comunicación al Departamento de Atención al Ciudadano de fecha 16 de enero de 2023 en donde se informa de la debida actualización y la Matriz de Acuerdos de Niveles de Servicio ANS Ventanilla Única que contiene 33 registros, dando cumplimiento al entregable planificado.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el cumplimiento de la actividad planeada por cuanto la actualización de los ANS para la asignación de trámites de la Ventanilla Única. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. \n\n","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FAUSTO"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Fortalecimiento de la cultura del Autocontrol ","Realizar pieza de comunicación, con destino a los servidores y contratistas sobre  la importancia de las respuesta oportunas a las PQRSDF y las consecuencias en caso de vencimiento de los términos. ","Pieza comunicativa socializada a los servidores y contratistas ","Especializado II- Departamento de Conceptos","2022-08-01","2022-08-31",null,"Profesional Experto DCRJ","14 10 2022","Se elaboraron piezas comunicativas que fueron enviadas por correo electrónico a funcionarios y contratistas de la JEP a través de la comunicación corporativa - Ana Rosa.\nLos días 18, 25, 30 de agosto y 8 de septiembre.\nEvidencias:  Se adjuntan piezas comunicativas.\n\nGracias a la campaña de comunicación, en el tercer trimestre del año se redujo gradualmente la cantidad de respuestas fuera de los términos de Ley, así:J ulio: se atendieron 253 requerimientos, de los cuales 49 se contestaron fuera de los términos de la Ley 1755 de 2015. Agosto: se atendieron 367 requerimientos, de los cuales 26 se contestaron fuera de los términos de la Ley 1755 de 2015. Septiembre: se atendieron 338 requerimientos, de los cuales 8 se contestaron fuera de los términos de la Ley 1755 de 2015.\n","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-19","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a la solicitud de elaboración de piezas comunicativas y en especial la divulgación de las mismas informando sobre los aspectos a tener en cuenta para responder las PQRSDF, las herramientas y las posibles acciones que se desprenden de no obedecer los términos de Ley.\nAunque el proceso deja abierta la actividad, esta subdirección considera que es viable declarar su cierre, toda vez que ya se  dio cumplimiento a la totalidad de la actividad. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-27","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se evidenció 6 documentos en formato PDF los cuales contienen correos electrónicos con propuestas para desarrollar piezas comunicativas, así como piezas comunicativas ya socializadas a los servidores y contratistas de la JEP a través de Ana Rosa comunicaciones de fechas 10, 12 y 21 de septiembre de 2022, dando cumplimiento a lo planificado.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso, indicando la elaboración de piezas comunicativas y en especial su divulgación advirtiendo que pese a que el proceso deja la actividad como abierta dicha subdirección considera que es viable declarar su cierre, a consecuencia del cumplimiento de la actividad.","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,"Profesional Especializado II","2023-01-25","Actividad declarada como cerrada en seguimiento anterior, en espera de la declaración de eficacia de la acción por parte de la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestre anterior. ","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Seguimiento diario a las PQRSDF asignadas a los servidores y contratistas de la SE ","Copia correos electronicos ","Jefe Departamento de Atención al Ciudadano","2022-08-01","2022-12-31",null,"Jefe de Departamento de Atención al Ciudadano","14 10 2022","Se inicia el 1 de agosto con el envío del adjunto al correo de reporte diario que remite el Departamento de Atención al Ciudadano sobre el vencimiento de términos al usuario responsable en CONTi que incluye plantilla para facilitar el diligenciamiento y utilización de la opción de ampliación de terminos.\nEvidencia Correos recibidos y enviados en el trimestre.\n\n","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-19","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a adjuntar al correo diario que remite el  DAC sobre el vencimiento de términos, una plantilla que facilite oficiar la ampliación de términos al solicitante. Lo anterior se visualiza, además de los 15 correos electrónicos presentados por el DCRJ, con un archivo PDF que contiene cientos de correos (881 paginas) en donde a partir de agosto se menciona que se adjunta la respectiva plantilla (este ultimo soporte se encuentra en el one drive del PM de atención al ciudadano presentado este trimestre). Aunque el proceso deja abierta la actividad, esta subdirección considera que es viable declarar su cierre, toda vez que ya es una práctica estandarizada en el envío de correos de vencimiento a las PQRSDF","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-27","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se evidenció que el proceso aportó 15 documentos en formato PDF los cuales contienen correos electrónicos los cuales contienen seguimiento con las causas de vencimiento de las PQRSDF registradas a cargo del DCRJ, alertas de radicados de PQRSDF próximos a vencer así como alertas tempranas a los usuarios, dando cumplimiento a lo planificado, esta subdirección considera que la actividad se encuentra cerrada.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso, describe  los 15 correos electrónicos presentados por el DCRJ, y adicionalmente informa sobre un archivo PDF que  indica contiene cientos de correos (881 paginas) en donde señala que \"a partir de agosto se menciona que se adjunta la respectiva plantilla (este ultimo soporte se encuentra en el one drive del PM de atención al ciudadano presentado este trimestre). Aunque el proceso deja abierta la actividad, esta subdirección considera que es viable declarar su cierre, toda vez que ya es una práctica estandarizada en el envío de correos de vencimiento a las PQRSDF\" lo que evidencia la práctica recurrente del departamento.","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,"Profesional Especializado II","2023-01-25","Actividad declarada como cerrada en seguimiento anterior, en espera de la declaración de eficacia de la acción por parte de la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestre anterior. ","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Seguimiento diario a las PQRSDF asignadas a los servidores y contratistas del Departamento de Conceptos ","Matriz de seguimiento diario ","Jefe Departamento de Conceptos","2022-08-01","2022-12-31",null,"Profesional Experto DCRJ","14 10 2022","A partir del 18 de julio de 2022, fecha en la cual se implementó la matriz de seguimiento a los términos de atención de las PQRSDF recibidas por el DCRJ y la DAJ, se logró evidenciar una reducción gradual del número de PQRSDF atendidas por fuera de término, en los meses de julio, agosto y septiembre, de acuerdo con los reportes presentados por el Departamento de Atención al Ciudadano. Las cifras desagregadas por mes se presentan a continuación: \n\nJulio: se atendieron 253 requerimientos, de los cuales 49 se contestaron fuera de los términos de la Ley 1755 de 2015.\nAgosto: se atendieron 367 requerimientos, de los cuales 26 se contestaron fuera de los términos de la Ley 1755 de 2015.\nSeptiembre: se atendieron 338 requerimientos, de los cuales 8 se contestaron fuera de los términos de la Ley 1755 de 2015.\nEvidencia: Matriz de seguimiento","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-19","conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el cumplimiento de la actividad respecto al seguimiento diario al vencimiento de las PQRSDF que son asignadas al DCRJ y DAJ, donde se ha venido disminuyendo la cantidad de PQRSDF gestionadas de manera extemporánea. Lo anterior mediante matriz Excel donde se visualiza el reparto interno a los responsables de gestionar los requerimientos. Al respecto se solicitó una explicación para el entendimiento de este archivo al DCRJ, requerimiento que fue atendido por Yellin Daniela Peña (persona responsable del reparto) y se logra ampliar la información de su manejo así:\nEl  archivo contiene el reparto diario de DP de interés particular y solicitudes de autoridades judiciales o publicas (en un inicio se realizaban repartos semanales, con el tiempo mejoró a reparto diario) con las fechas de radicado a la JEP, la fecha de asignación a la dependencia y la fecha de vencimiento. Asimismo existen unas columnas denominadas \"carpetas limite\", \"priorizada\" y \"carpeta ingresada\" en donde se registran las fechas límite para que el responsable designado entregue el proyecto de respuesta para su firma y remisión a ventanilla única\nTambién se tiene el manejo de colores: verde claro las fechas posibles de respuesta, verde oscuro para la fecha real de presentación del proyecto de respuesta y los registros resaltados en color rojo claro, son las vencidas.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-27","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: Conforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se evidenció un documento en formato Excel el cual contiene el seguimiento del reparto diario de derechos de petición de interés particular y solicitudes de autoridades judiciales o públicas, el cual contiene las fechas de radicado a la JEP, la fecha de asignación a la dependencia y la fecha de vencimiento, no obstante, pese a la gran trazabilidad que se realiza se evidencia que aún continuan generandose respuestas extemporaneas de forma mensual por lo que la actividad se declara abierta y se continuara con su seguimiento para verificar su efectividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso, detalla claramente la evolución de la matriz diseñada pasando de un reporte semanala a uno diario, así como de forma detallada como funciona la herramienta, incluyendo el significado de la escala de colores.","Abierta",null,null,null,"Jefe (e)DCRJ","2023-01-17","En el último cuatrimestre del 2022 se continuó con el seguimiento a los términos de atención a las PQRSDF recibidas por el DCRJ y la DAJ, mediante la matriz implementada para ello como parte del plan de mejoramiento, con lo cual, se logró evidenciar un incremento de las PQRSDF atendidas fuera de término en el mes de noviembre lo que llevó a fortalecer el seguimiento y lograr disminuir estas de manera considerable en el mes de diciembre. Las cifras desagregadas por mes se presentan a continuación: \nOctubre: se atendieron 333 requerimientos, de los cuales 12 se contestaron fuera de los términos de la Ley 1755 de 2015. \nNoviembre: se atendieron 300 requerimientos, de los cuales 51 se contestaron fuera de los términos de la Ley 1755 de 2015. \nDiciembre: se atendieron 288 requerimientos, de los cuales 9 se contestaron fuera de los términos de la Ley 1755 de 2015. \nEvidencia: Matriz de seguimiento ","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-01-25","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa, al igual que el trimestre anterior, el cumplimiento de la actividad respecto al seguimiento diario al vencimiento de las PQRSDF que son asignadas al DCRJ y DAJ, donde se ha venido disminuyendo de manera considerable la cantidad de PQRSDF gestionadas de manera extemporánea. Lo anterior mediante matriz Excel donde se visualiza el reparto interno a los responsables de gestionar los requerimientos.\nSe ve factible el cierre de la actividad, en cuanto al seguimiento de las PQRSDF, sin embargo es necesario que para el próximo seguimiento el DCRJ establezca que conforme a este seguimiento se logra dar cumplimiento a los términos legales de las PQRSDF; de lo contrario no se declararía la eficacia de la acción","Cerrada","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo evidenciar un documento correspondiente a la Matriz de Reparto que contiene el registro entre el 3 de octubre y el 30 de diciembre de 2022, dando cumplimiento al entregable planificado.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el cumplimiento de la actividad planeada por cuanto se observa seguimiento diario al vencimiento de las PQRSDF que son asignadas al DCRJ y DAJ. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. \n\n","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FAUSTO"]
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[null,"Conotrol de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[0,0,0,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
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["PROCESO: Gestión Jurídica"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Incumplimiento de  los plazos establecidos por la ley para dar respuesta a los requerimientos a autoridades públicas y  judiciales externas, en los meses de enero, febrero y abril del 2022."]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["Demora en el trámite de solicitudes desde el DCRJ.",null,"Demora en cada uno de los pasos del flujo de respuestas a PQRSDF por parte de los profesionales responsables asignados.",null,"Alta carga de trabajo ",null,"Alta demanda de información por parte de autoridades judiciales externas",null,"Avances procesales de la justicia restaurativa que demandan mayor información"]
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["Escriba la causa raíz"]
["Avances procesales de la justicia restaurativa que demandan mayor información."]