{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":12,"sheets":["lista desplegables ","Gráfico1","Plan de mejoramiento","Analisis de causa 1 ","Analisis de causa 2","Analisis de causa 3","Analisis de causa 4","Analisis de causa 5","Analisis de causa 6","Analisis de causa 7","Analisis de causa 8","Analisis de causa 9"],"not_rendered":{"charts":2,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":10,"pivot_tables":0},"unopened":[{"sheet":"Gráfico1","index":1,"reason":"not_a_worksheet"}],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[]
[]
["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":2,"n_rows":35,"n_cols":193,"rows_kept":35,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[19,0,21,0],[19,1,21,1],[19,2,21,2],[19,3,21,3],[19,4,21,4],[19,7,20,7],[6,5,7,5],[6,6,7,6],[6,0,9,0],[6,1,9,1],[6,2,9,2],[6,3,9,3],[12,2,17,2],[12,3,17,3],[12,6,15,6],[12,1,17,1],[12,0,17,0],[19,6,20,6],[35,2,35,3],[36,2,36,3],[37,2,37,3],[35,4,35,8],[36,4,36,8],[37,4,37,8],[34,20,34,22],[32,20,32,22],[33,20,33,22],[32,0,32,1],[4,6,5,6],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[34,2,34,3],[34,4,34,8],[33,1,33,8],[6,4,7,4],[6,7,7,7],[10,0,11,0],[10,1,11,1],[10,2,11,2],[10,3,11,3],[10,4,11,4],[10,7,11,7],[10,5,11,5],[12,7,15,7],[12,5,15,5],[10,6,11,6],[12,4,15,4],[33,35,33,37],[34,35,34,37],[32,50,32,52],[33,50,33,52],[34,50,34,52],[3,29,3,42],[4,37,4,42],[32,35,32,37],[4,52,4,57],[3,44,3,57],[32,95,32,97],[33,95,33,97],[34,95,34,97],[32,110,32,112],[33,110,33,112],[34,110,34,112],[32,65,32,67],[33,65,33,67],[34,65,34,67],[32,80,32,82],[33,80,33,82],[34,80,34,82],[33,125,33,127],[34,125,34,127],[3,134,3,147],[4,142,4,147],[32,140,32,142],[33,140,33,142],[34,140,34,142],[3,119,3,132],[4,127,4,132],[32,125,32,127],[4,138,4,141],[4,119,4,122],[4,123,4,126],[4,134,4,137],[33,185,33,187],[34,185,34,187],[3,179,3,192],[4,187,4,192],[32,185,32,187],[33,155,33,157],[34,155,34,157],[3,164,3,177],[4,172,4,177],[32,170,32,172],[33,170,33,172],[34,170,34,172],[3,149,3,162],[4,157,4,162],[32,155,32,157],[4,149,4,152],[4,153,4,156],[4,164,4,167],[4,168,4,171],[4,179,4,182],[4,183,4,186],[2,0,2,2],[4,10,5,10],[4,14,4,17],[4,18,4,21],[4,5,5,5],[0,11,0,12],[0,0,1,2],[3,59,3,72],[4,67,4,72],[3,14,3,27],[3,0,3,12],[4,2,5,2],[4,22,4,27],[2,8,2,12],[4,9,5,9],[0,3,1,10],[2,3,2,6],[4,29,4,32],[4,33,4,36],[4,44,4,47],[4,48,4,51],[4,59,4,62],[4,63,4,66],[3,104,3,117],[4,112,4,117],[3,89,3,102],[4,97,4,102],[3,74,3,87],[4,82,4,87],[4,74,4,77],[4,78,4,81],[4,89,4,92],[4,93,4,96],[4,104,4,107],[4,108,4,111]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"Administración de bienes y servicios",null,null,null,"RESPONSABLE:","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura"]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la acción","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2023-05-31","Inadecuada administración y conservación de bienes: Falencias en la disposición, almacenamiento y conservación de los bienes en bodega, dado que se presentan humedades en paredes y techos.\nSe evidenció almacenamiento de forma inadecuada de mobiliario averiado pendiente por reparación, ya que están expuestas al polvo y demás sustancias que pueden ocasionar deterioro e impedir su reparación.\nAdemás, se evidenciaron cajas con libretas, bolsos y diversos elementos en el suelo tales como extintores y camillas de forma desorganizada, al igual que cajas con resmas de papel apiladas directamente en el suelo y con altura mayor a 2 metros, en un espacio reducido para el paso o circulación de las personas encargadas de bodega","Falta de disposición de espacios para el bodegaje de bienes, que contengan las condiciones físicas y de infraestructura adecuadas para el almacenamiento y conservación de los bienes ",1.1000000000000001,"AM","\nAdecuar las bodegas con el fin de realizar un adecuado almacenamiento y conservacion de los bienes","\nIdentificar y ejecutar las adecuaciones necesarias en las bodegas para asegurar un adecuado almacenamiento y conservacion de los bienes","Informe ejecutivo con el detalle de las adecuaciones adelantadas, relacionando registro fotográfico","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-12-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se realizó visita a las bodegas, con el fin de identificar las adecuaciones requeridas y se elaboró informe preliminar, el cual fue presentado al Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura, para la aprobación correspondiente. Se encuentra en proceso de verificación y aprobación.\nEvidencia: Informe ejecutivo de las bodegas en la carpeta denominada \"1. Inadecuada administración y conservación de bienes\", archivo denominado \"1. Informe ejecutivo bodegas\"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa el avance en la ejecución de la actividad por cuanto se evidencia informe preliminar denominado \"INFORME EJECUTIVO-PROPUESTA DE ADECUACIONES EN BODEGAS\", en el cual se detallan los resultados iniciales de visitas a las bodegas de la JEP. Se espera para próximo seguimiento el informe definitivo para declarar el cierre de la actividad","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad toda vez que, se pudo evidenciar un (1) documento denominado “Informe ejecutivo bodegas” el cual informa se encuentra en verificación y estudio de viabilidad; contiene una propuesta de actividades a desarrollar en las bodegas de insumos y bodegas de bienes. Es pertinente aclarar que el entregable se refiere a la elaboración de un informe ejecutivo con el detalle de las adecuaciones adelantadas relacionando registro fotográfico como documento final para lograr el cierre de esta actvidad.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada por cuanto detallan los resultados iniciales de visitas a las bodegas de la JEP, sin embargo, aclaran que se encuentran a la espera de que en el próximo monitoreo remitan informe definitivo para declarar cierre de la actividad, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Reorganizar los bienes de acuerdo con las bodegas disponibles que se encuentran en buenas condiciones para el almacenamiento y conservación de los mismos","Informe ejecutivo con la reorganización efectuada, relacionando registro fotográfico","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-12-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se realizó visita a las bodegas, con el fin de identificar las posibles redistribuciomes y se elaboró informe preliminar, el cual fue presentado al Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura, para la aprobación correspondiente. Se encuentra en proceso de verificación y aprobación.\nEvidencia: Informe ejecutivo de las bodegas en la carpeta denominada \"1. Inadecuada administración y conservación de bienes\", archivo denominado \"1. Informe ejecutivo bodegas\"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa el avance en la ejecución de la actividad por cuanto se evidencia informe preliminar denominado \"INFORME EJECUTIVO-PROPUESTA DE ADECUACIONES EN BODEGAS\", en el cual se detallan los resultados iniciales de visitas a las bodegas de la JEP. Se espera para próximo seguimiento el informe definitivo para declarar el cierre de la actividad","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad, toda vez que, se pudo evidenciar un (1) documento denominado “Informe ejecutivo bodegas” el cual informa se encuentra en verificación y estudio de viabilidad por parte del Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura; este contiene una propuesta de actividades a desarrollar en las bodegas de bienes. Es pertinente aclarar que el entregable se refiere a la elaboración de un informe ejecutivo con la reorganización efectuada, relacionando registro fotográfico de la reorganización de los bienes de acuerdo con las bodegas disponibles, como documento final para lograr el cierre de esta actividad.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada por cuanto detallan los resultados iniciales de visitas a las bodegas de la JEP, sin embargo, aclaran que se encuentran a la espera de que en el próximo monitoreo remitan informe definitivo para declarar cierre de la actividad, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[null,null,null,null,"Falta de estandarización de lineamientos para el adecuado almacenamiento de los bienes e insumos",1.2,"AM","\nEstandarizar lineamientos para el adecuado almacenamiento y conservación de bienes e insumos ","Estructurar documento con los lineamientos requeridos para el adecuado almacenamiento y conservación de los bienes e insumos"," Documento de almacenamiento y conservación  de bienes e insumos","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-10-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se inició la estructuración del docuemento con los lineamientos requeridos para el adecuado almacenamiento y conservación de los bienes e insumos, el cual se encuentra en versión borrador.\nEvidencia:  Versión borrador del docuemento con los lineamietos de almacenamiento en la carpeta denominada \"1. Inadecuada administración y conservación de bienes\", archivo denominado \"2. Lineamientos almacén\"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa el avance en la ejecución de la actividad por cuanto se evidencia documento preliminar de lineamientos para el almacenamiento y conservación de bienes e insumos. Se espera para próximo seguimiento el documento definitivo para declarar el cierre de la actividad","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad, toda vez que, se pudo evidenciar un (1) documento en borrador denominado “Lineamientos almacén” el cual establece los lineamientos requeridos para el adecuado almacenamiento y conservación de los bienes e insumos en las bodegas del almacén de la Jurisdicción Especial para la Paz. Para dar cumplimiento de la actividad se sugiere presentar el documento aprobado de acuerdo con el entregable definido.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre, de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada por cuanto presentan documento preliminar de lineamientos para el almacenamiento y conservación de bienes e insumos, sin embargo, aclaran que se encuentran a la espera de que en el próximo monitoreo remitan documento definitivo para poder declarar cierre de la actividad, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[null,null,null,null,"Inadecuado almacenamiento y administración de insumos que se encuentran en custodia de áreas diferentes a la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura, específicamente el grupo de almacén ",1.3,"AC","\nRealizar entrega de insumos a la dependencia responsable de su administación","Disponer los medios locativos y entregar los insumos a las dependencias que actualmente tienen la custodia de los mismos. ","Informe ejecutivo con la entrega efectuada a las dependencias responsables, relacionando registro fotográfico","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-07-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se cumplio el 100% de esta actividad, teiendo en cuenta que se entregó la totalidad del material de insumos que se encontraba almacenado en la bodega ubicada en el sotano -5 y se dispusieron los medios locativos para la custodia de los mismos a cargo de las dependencias reponsables, correspondientes a la Subsecretaria Ejecutiva y el Departamento de Atención a Victimas. De acuerdo con lo anterior, se solicita el cierre de ésta actividad.\nEvidencia: Informes ejecutivos de la entrega realizada a las dependencias Subsecretaria Ejecutiva y el Departamento de Atención a Victimas en la carpeta denominada \"1. Inadecuada administración y conservación de bienes\", archivos denominados  \"3. Informe ejecutivo Subsecr\" y \"4. Informe ejecutivo Victimas\"","Cerrada","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa la ejecución y cumplimiento de la actividad propuesta, toda vez que se tomó la decisión de entregar la totalidad de los elementos que se encontraban en bodega (anteriormente a nombre de la Subdirección de Comunicaciones) a i) la Oficina Asesora de Monitoreo y Seguimiento y ii) el Departamento de Atención a Víctimas. Brindando de manera adicional folderamas para su adecuado almacenamiento.\nLo anterior se soporta en dos informes con registro fotográfico y actas de entrega respectivas","Cerrada","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, presentaron: 1) Documento denominado “Informe Subsecretaría Ejecutiva”, el cual corresponde a un informe ejecutivo de entrega de materiales del 27 de junio de 2023 a la Oficina de Monitoreo integral de la Subsecretaría General, realizada entre el 7 y 16 de junio del año 2023, en donde relacionan el suministro de cartillas, cuadernos de notas, plegables, volantes y suministros de papelería utilizados para talleres, de igual manera, contiene actas de entrega de los insumos y documentos de traslado en calidad de asignación de folderamas, aportando registro fotográfico de los medios locativos en los que se ubicaron los materiales. 2) Documento denominado “Informe Departamento de Atención a Víctimas”, el cual corresponde a un informe ejecutivo de entrega de materiales del 12 de julio de 2023 al Departamento de Atención a Víctimas, en donde relacionan registro fotográfico de los medios locativos en donde ubicaron el suministro de maletas, libros, librillos, folletos, cartucheras y suministros de papelería utilizados para talleres, de igual manera, contiene actas de entrega de los insumos y documentos de traslado en calidad de asignación de folderamas. \n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado cerrada y se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará así: \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\" esto quiere decir, en el próximo monitoreo después de cumplida la actividad; por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la Subdirección de Control Interno (SCI) pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción. Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el cumplimiento de la actividad planeada por cuanto presentan documentos que evidencian la entrega de la totalidad de los elementos que se encontraban en bodega, declarando el cierre de la actividad, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Cerrada"]
[2,"Auditorías internas y externas. ","2023-05-31","Inconsistencias en la toma física de inventario: En una muestra de 2.916 unidades de artículos catalogados como insumos por valor de $134.371.634,73, se evidenciaron faltantes de 40 artículos por valor de $922.566,69 lo que representa el 0.7% de la muestra seleccionada","Falta de estandarización en las unidades de medida de ingreso en relación con las utilizadas en las asignaciones ",2.1,"AC","Estandarizar unidades de medida para todas las referencias tanto en los ingresos como en las asignaciones ","Realizar arqueo general, con el fin de verificar las unidades de medida y ajuste en el sistema de inventarios ","Informe del arqueo general realizado a las bodegas de insumos, con la relación de ajustes realizados y estandarización de las unidades de medida, anexando inventario definitivo ","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-05-15","2023-10-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se realizó arqueo general a todos los bienes almacenados en las bodegas de la entidad, se realizaron las aclaraciones correspondientes y las cantidades fisicas coninciden con las registradas en el sistema. Se encuentra pendiente la estandarización de referencias, lo cual se continuará estructurando. \nEvidencia: se adjunta informe del arqueo general realizado a los insumos en la carpeta denominada \"2. Inconsistencias en la toma física de inventario\", archivo denominado  \"1. Informe arqueo insumos 2023\"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa la ejecución y avance de la actividad propuesta, toda vez que se realizó durante los días 15 al 23 de mayo arqueo físico a las bodegas de insumos, encontrando diferentes faltantes y sobrantes, las cuales se encuentran registradas en el informe adjunto. Se espera para el próximo seguimiento contar con informe definitivo incluyendo la estandarización de referencias e inventario definitivo","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad, toda vez que, aportan un (1) documento denominado “Informe arqueo insumos 2023” el cual evidencia arqueo general a las bodegas de insumos, durante el periodo comprendido entre el 15 y el 23 de mayo del 2023. No obstante, se recomienda para dar cumplimiento de la actividad en su totalidad, realizar el informe del arqueo general definitivo de las bodegas de insumos, con la relación de ajustes realizados así como la estandarización de las unidades de medida y finalmente anexando la relación del inventario definitivo.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada informando la presentación del arqueo realizado, aclarando que se encuentran a la espera de que en el próximo monitoreo remitan la estandarización de referencias e inventario definitivo, para poder declarar cierre de la actividad, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Reclasificar los insumos y almacenamiento agrupado de acuerdo con las referencias y especificaciones técnicas ","Acta aclaratoria en la que se relacione la reclasificación efectuada tanto en el sistema de inventaros como de manera física en las bodega ","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-05-15","2023-07-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se estructuró y firmó el acta aclaratoria en la que se relacionaron la reclasificación efectuada tanto en el sistema de inventaros como de manera física en las bodegas. De acuerdo con lo anterior, se solicita el cierre de esta actividad\nEvidencia: se adjunta acta aclaratoria en la carpeta denominada \"2. Inconsistencias en la toma física de inventario\", archivo denominado  \"2.Acta aclaratoria insumos 2023\"","Cerrada","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa la ejecución y cumplimiento de la actividad propuesta, toda vez que se suscribió acta aclaratoria con la reclasificación de unos insumos y el ajuste de inventario por identificación de sobrantes (sobre estos últimos no se logró identificar la causa de las diferencias).","Cerrada","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-25","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, presentaron un (1) documento denominado “Acta aclaratoria insumos 2023”, el cual deja constancia de los ajustes realizados en atención a los faltantes y sobrantes evidenciados en el arqueo físico realizado por la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura durante el periodo comprendido entre el 15 al 23 de mayo del año 2023, así como la realización de los ajustes en el sistema de inventarios. El acta aclaratoria en su primera parte informa que: “Se evidencia un faltante de 98 bombillos master PL-C4P 26w, ubicando 68 unidades en la bodega del piso 3 denominada 3A.”, “se realizó consulta al proveedor de los bombillos “Brand center”, identificando que, se habían recibido por error involuntario 30 unidades de bombillos master pl -c4p 42w, razón por la cual se procedió con el cambio de referencia por la referencia de bombillos master pl-c4P 26 w.” y “se agrupó la referencia de bombillos master pl-c4P 26 w y fueron almacenados en su totalidad las 98 unidades en la bodega ubicada en el sótano -2, denominada 2A.”. Ahora bien, en cuanto a los sobrantes de insumos informan que: \"Teniendo en cuenta que no fue posible identificar la fuente que originó el sobrante de insumos, se realizaron los ajustes en el sistema, ingresando la totalidad de unidades identificadas por referencia.\" y \"Se ingresaron al sistema de inventarios los insumos identificados como sobrantes, por medio del SharePoint 6929\". La SCI al verificar la evidencia aportada, observa una diferencia de 22,894 unidades de artículos sobrantes con un valor de $3.066.172,62, por consiguiente, y  con el objetivo de verificar la declaración de eficacia en el próximo trimestre, se recomienda identificar e informar de forma detallada la causa o causas que originaron que se presentaran sobrantes en la cantidad de insumos e indicar si los citados ajustes generarán algún impacto en los registros contables de la Entidad. \n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará así: \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\" esto quiere decir, en el próximo monitoreo después de cumplida la actividad. Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado cerrada y se insta a continuar con las acciones tendientes a garantizar la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica la ejecución y cumplimiento de la actividad planeada por cuanto presentan el acta que evidencia la reclasificación de unos insumos y el ajuste de inventario por identificación de sobrantes, aclarando que no fue posible identificar la causa de las diferencias, sin embargo, declaran el cierre de la actividad, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. ","Cerrada"]
[3,"Auditorías internas y externas. ","2023-05-31","Bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios: 263 bienes por $169.937.456,66 a cargo de exfuncionarios con fecha de retiro entre el año 2019 al 2023 135 bienes por valor de $103.352.362,92 asignados a personas y/o funcionarios los cuales no están dentro de la base de datos suministrada por la STH Total de bienes: 398, por valor  $ 273.289.819,58","Falta de seguimiento a la devolución de bienes por parte de servidores desvinculados ",3.1,"AC","Legalizar el inventario puesto al servicio, que registra en el sistema vinculado a exfuncionarios ","Establecer comunicación formal por correo electrónico dirigido a los jefes de despacho, unidad o dependencia con copia al usuario que esta haciendo uso de los bienes, informando sobre la necesidad de legalizar el inventario que se encuentra al servicio. (En caso de no recibir respuesta, reiterar hasta 2 veces adcionales, sin que el termino supere los 15 días calendario).","Correos electrónicos remitidos a los jefes de despacho, unidad o dependencia ","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-10-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se estableció un primer acercamiento de manera verbal, en el que se realizó la consulta respecto de la legalizacion de los bienes o si requeria tramitar la devolución, con el fin de agilizat el proceso, se realizó el acompañamiento en la radicación de las solicitudes de SharePoint, logrando la legalización de 235 bienes. De acuerdo con lo anterior fue necesario a la fecha remitir solo un correo a Humberto Piraban. \nEvidencia: Correo electronico remitido en la en la carpeta denominada \"3. Bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios\", archivo denominado  \"Anexo 19\"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa un cambio en la estrategia de esta actividad, por cuanto se realizó un acercamiento a los servidores con el fin de agilizar el proceso de legalización de inventario, estrategia que, según lo manifestado por la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura cumplió las expectativas y se lograron gestionar en su gran mayoría estas necesidades de legalización. Tan solo se requirió el envío de un solo correo, el cual se adjunta al reporte. Se espera para el próximo seguimiento contar con la gestión de este único caso y así declarar su cierre","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad, toda vez que, se pudo evidenciar un (1) archivo denominado “ANEXO 19” el cual corresponde a correo electrónico remitido a un profesional de la UIA, informando de la actualización del inventario y la identificación de bienes que se encontraban a cargo de una persona que ya no estaba vinculada en la entidad, solicitando confirmar el nombre de la persona que continuaría haciendo su uso. Por otra parte, informan que establecieron acercamientos verbales con las diferentes dependencias logrando la legalización de 235 bienes. Cabe aclarar que, el entregable propuesto para el cumplimiento de la actividad era “Correos electrónicos remitidos a los jefes de despacho, unidad o dependencia”, sin embargo, se evidencia que el proceso esta realizando cambios en la estrategia para el logro del cumplimiento de la actividad, no obstante, la SCI recuerda la importancia de soportar mediante el entregable propuesto y no solo detallar en el monitoreo los logros obtenidos con le objetivo de dar cumplimiento al entregable inicialmente planificado. Se recomienda para el próximo monitoreo, solicitar el ajuste de la actividad y el entregable planificado con el objetivo de que se ajuste a la nueva estrategia propuesta y proceder de esta forma a determinar el cumplimiento de esta. Finalmente, se recuerda que el objetivo fundamental es lograr la legalización de la totalidad de los bienes (398).\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada informando del cambio en la estrategia inicial, por otra parte, aclaran que se requirió el envío de un solo correo, para lo cual mencionan que se encuentran a la espera de que en el próximo seguimiento se cuente con la gestión de este único caso y así declarar su cierre, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. No obstante, se recomienda realizar el acompañamiento metodológico al proceso, para realizar el ajuste al plan de mejoramiento.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Legalizar el inventario:\nEn caso de obtener respuesta respecto a la necesidad de continuar con los bienes al servicio, se legalizan a nombre del servidor designado para este fin.\nEn caso de obtener respuesta respecto a que, no continuaran al servicio, se retornan los bienes a las bodegas de almacén.\nEn caso de  no recibir respuesta luego de los 3 comunicados por correo electrónico se retornan a las bodegas de almacén.","Informe ejecutivo en el que se relacione la gestión adelantada y el soporte correspondiente: \na)Acta única de inventarios en calidad de asignación de bienes.\n b) Relación con el SharePoint de devolución al almacén, el bien identificado y registro fotográfico del bien reintegrado ","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-12-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se legalizaron 235 bienes de los 398 identificados en el marco de la auditoria, se relacionó en el informe ejecutivo el número de SharePoint y el anexo en el que se relacionaron las actas de asignación a servidores(as) vinculados(as) y los registros fotográficos. \nEvidencia: Informe ejecutivo y Anexos en la carpeta denominada \"3. Bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios\"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa un gran avance en el cumplimiento de esta actividad, por cuanto se presenta informe ejecutivo con el número de SharePoint y 73 anexos en el que se relacionaron las actas de asignación a servidores(as) vinculados(as) y los registros fotográficos (se incluye correo electrónico de único caso que no se logró realizar SharePoint). Se espera para el próximo seguimiento contar con la totalidad de actas de asignación y así declarar su cierre","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad, toda vez que, se pudieron evidenciar setenta y dos archivos de “Solicitud de Almacén, Bienes e Insumos” con los que se realizó reasignación y/o devolución de bienes, tres (3) correos electrónicos de gestión de solicitud de legalización de bienes a cargo de personas que ya no estaban vinculadas en la entidad, y un informe ejecutivo con el número de SharePoint de las solicitudes. Por otra parte, informan que establecieron acercamientos verbales con las diferentes dependencias logrando la legalización de 235 de los 398 bienes identificados, es decir, aún se encuentran pendientes por legalizar 163 bienes.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada, por otra parte, aclaran que se encuentran a la espera de que en el próximo seguimiento se cuente con la totalidad de actas de asignación, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. No obstante, se advierte una diferencia en el número de soportes contabilizados en la carpeta de OneDrive, lo que puede inducir a error.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Remitir comunicación a la Subdirección de Asuntos Disciplinarios con la relación de personas que no efectuaron la devolución de bien a su cargo y a la Fiscalía General de la Nación cuando aplique"," Comunicación a la Subdirección de Asuntos Disciplinarios  y a la Fiscalía General de la Nación cuando aplique","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-12-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se remitió a la Subdireccion de Asuntos Disciplinarios y a la Dirección de Asuntos Juridicos el caso e un servidor que no realizó la devolución de los bienes. \nEvidencia: Correo electronico en la carpeta denominada \"3. Bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios\", en el archivo denominado \"Correo electronico\"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa el avance en el cumplimiento de esta actividad, por cuanto se remitió correo electrónico a la Dirección de Asuntos Jurídicos el caso de un servidor que no realizó devolución de los bienes asignados en su momento.\nDe otra parte se solicitó a la Subdirección de RFI evidencia del correo al Subdirector de Asuntos Disciplinarios, evidencia que fue remitida mediante correo electrónico el 21/07/2023. Con lo anterior se da como soportada la actividad.","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad, toda vez que, aportan: 1)  denominado “Correo electrónico” con el cual evidencian la remisión a la Dirección de Asuntos Jurídicos del caso de un servidor que no realizó la devolución de los bienes. 2) documento denominado \"RV OFICIO DE NO ENTREGA DE BIENES DIEGO ROSAS-DISCIPLINARIOS \" en el cual se evidencia comunicación a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, en donde se alerta y se adjunta documento del faltante del envío de comunicado a la Subdirección de Asuntos Disciplinarios respecto a la no devolución de bienes por parte de un exservidor, para la evaluacióin por parte de la SCI.\nCabe aclarar que, la actividad propuesta es “Remitir comunicación a la Subdirección de Asuntos Disciplinarios con la relación de personas que no efectuaron la devolución de bien a su cargo y a la Fiscalía General de la Nación cuando aplique”. Ademas, teniendo en cuenta que a la fecha del monitoreo se evidenció que aún se encuentran pendientes 163 bienes por legalizar, se recomienda adelantar las acciones pertinentes que den cuenta del cumplimiento de la actividad.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada relacionando la remisión de un (1) correo electrónico a la Dirección de Asuntos Jurídicos en el que informan el caso de un servidor que no realizó devolución de los bienes asignados en su momento, aclarando que de esa manera se da como soportada la actividad, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Aplicar póliza de daños materiales combinados para los bienes que no sean retornados a la entidad si aplica."," Remitir a la compañía de seguros la reclamación con los soportes correspondientes ","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-12-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","A la fecha no se ha identificado la necesidad de ejecutar esta actividad","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme a lo manifestado por el proceso, no se ha ejecutado esta actividad propuesta, la cual se espera contar con su aplicación o ajuste para el próximo seguimiento","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo aportado por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa que la ejecución de la actividad no ha sido requerida, toda vez que, informan que “A la fecha no se ha identificado la necesidad de ejecutar esta actividad”.\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta hasta la finalización del periodo estipulado para la actividad, no obstante, en caso de que a dicha fecha no se haga necesario remitir a la compañia de seguros la solicitud de la ejecución de la póliza, se recomienda, en conjunto con la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, la modificación del entregable y de la actividad, con le objetivo de proceder con el respectivo cierre. \n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica que “Conforme a lo manifestado por el proceso, no se ha ejecutado esta actividad propuesta, la cual se espera contar con su aplicación o ajuste para el próximo seguimiento”, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[null,null,null,null,"Falta de seguimiento a la actualización de inventarios individualizados ",3.2,"AM","Legalizar el inventario de contatistas a los supervisores","Legalizar los bienes que se encuentran al servicio de contratistas y subcontratistas, a cargo de los servidores con responsabilidad de supervisión.  ","Informe ejecutivo en el que se relacione la gestión adelantada y el soporte correspondiente: \na)Acta única de inventarios en calidad de asignación de bienes. \nb) Relación con el SharePoint de devolución al almacén, el bien identificado y registro fotográfico del bien reintegrado ","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-12-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","A la fecha no se ha identificado la necesidad de ejecutar esta actividad","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme a lo manifestado por el proceso, no se ha ejecutado esta actividad propuesta, la cual se espera contar con su aplicación o ajuste para el próximo seguimiento","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo aportado por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa que la ejecución de la actividad no ha sido efectuada, toda vez que, informan que “A la fecha no se ha identificado la necesidad de ejecutar esta actividad”.\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta hasta que sea ejecutada. Se insta al proceso continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica que “Conforme a lo manifestado por el proceso, no se ha ejecutado esta actividad propuesta, la cual se espera contar con su aplicación o ajuste para el próximo seguimiento”, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[null,null,null,null,"Falta de definición de términos para la devolución o reasignación de bienes, en caso de desvinculación de la Entidad",3.3,"AM","Ajustar el procedimiento  JEP-PT-09-01, Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos","Actualizar el procedimiento JEP-PT-09-01, Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos, incluyendo el plazo establecido para la devolución o reasignación de bienes, en caso de desvinculación de la Entidad","Procedimiento  JEP-PT-09-01, Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos actualizado","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-10-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se inició el proyecto de modificción del procedimiento de almacén e inventarios, incluyendo plazso maximo para la devolucion o reasignación de bienes para tramitar paz y salvo. \nEvidencia: Versión borrados del procedimiento en la carpeta denominada \"3. Bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios\", en el archivo denominado \"Procedimiento almacen \"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa el avance en el cumplimiento de esta actividad, por cuanto se presenta documento preliminar de actualización al procedimiento de almacén. Se espera para próximo seguimiento la finalización de la actualización y formalización de la misma.","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad, toda vez que, aportan un (1) archivo en borrador denominado “Procedimiento almacén” con el cual evidencian la actualización del procedimiento “JEP-PT-09-01 Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos” indicando que incluirán el plazo máximo para la devolución o reasignación de bienes para tramitar paz y salvo. Cabe aclarar que el entregable propuesto es el “procedimiento JEP-PT-09-01, Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos actualizado”. Por lo anterior, la actividad se declara en estado abierta hasta tanto este no sea actualizado e incluido en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada, aclarando que, se espera para el próximo seguimiento la finalización de la actualización y formalización del procedimiento, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[4,"Auditorías internas y externas. ","2023-05-31","Bienes nuevos en almacén y no puestos al servicio:  se evidenció que dentro de la bodega sede Chapinero se encuentran almacenados 1.616 bienes nuevos, por un valor de $446.347.809,50 cuya fecha de ingreso al almacén corresponde a los periodos comprendidos desde la vigencia 2018 a 2023.","Falta de asignación de bienes y rotación del inventario ",4.0999999999999996,"AM","Asignar los bienes nuevos que se encuentran en bodega, de acuerdo con las necesidades presentadas por las diferentes dependencias ","Solicitar a las diferentes dependencias la confirmación de como se deben poner al servicio los bienes que se encuentran disponibles en el almacén, de acuerdo con las necesidades identificadas que originaron su adquisición, con el fin de realizar las asignaciones requridas","Comunicación CONTI mensual con la solicitud de  como se deben poner al servicio los bienes. \nInforme ejecutivo de como se han puesto los bienes e insumos al servicio","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-12-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Con corte al 30 de junio de 2023, se realizó la entrega de 360 bienes, correspondiente al 22% de los 1616 bienes nuevos identificados en el marco de la auditoría interna. \nEvidencia: Informe ejecutivo en la carpeta denominada \"4. Bienes nuevos en almacén y no puestos al servicio\", en el archivo denominado \"Informe ejecutivo nuevos\"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa el avance en el cumplimiento de esta actividad mediante un informe que detalla la cantidad de bienes asignados a corte 30 de junio, donde se informa la asignación del 22% de los bienes identificados en la auditoria. Se recomienda al proceso revisar el entregable \"Comunicación CONTI mensual con la solicitud de  como se deben poner al servicio los bienes. \", puesto que no se menciona en este monitoreo.","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad, toda vez que, aportan un (1) archivo denominado “Informe ejecutivo nuevos” con el cual evidencian a corte de 30 de junio de 2023, la entrega de 360 bienes correspondientes al 22% de los 1.616 identificados en la auditoría; relacionan el nombre del bien y la cantidad entregada, sin embargo, no es claro el área o responsable que recibe. Se sugiere realizar la totalidad de la entrega de bienes y ampliar la información contenida en los soportes a presentar. Por otra parte, no se observa avance y cumplimiento de la actividad en lo relacionado con la Comunicación CONTI mensual con la solicitud de cómo se deben poner al servicio los bienes.\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada, relacionando la presentación por parte del proceso de un (1) informe que detalla la cantidad de bienes asignados a corte 30 de junio, recomendando al proceso revisar el entregable \"Comunicación CONTI mensual con la solicitud de  cómo se deben poner al servicio los bienes\", puesto que no se mencionó en el monitoreo, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[5,"Auditorías internas y externas. ","2023-05-31","Inobservancia en la expedición del acto administrativo: durante la vigencia 2022 y entre el 1 de enero y el 31 de marzo de 2023 no se generó un documento formal (acto administrativo) para la baja de bienes, de acuerdo con lo descrito en el procedimiento, numeral 6, el cual indica: “Emitir acto administrativo en el cual se autorizará la baja de bienes, con base en el acta de reunión interna del Comité \nTécnico de Sostenibilidad Contable”","Falta de actualización del procedimiento JEP-PT-09-10, Disposición final de Bienes ",5.0999999999999996,"AM","Actualizar el procedimiento  JEP-PT-09-10, Disposición final de Bienes ","Modificar el responsable relacionado en el numeral 6, el cual indica: “Emitir acto administrativo en el cual se autorizará la baja de bienes, con base en el acta de reunión interna del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable”, el cual debe ser suscrito por el Secretario Ejecutivo.","Procedimiento  JEP-PT-09-10, Disposición final de Bienes ajustado  ","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-20","2023-10-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se inició la modificacion del procedimiento de disposición final de bienes. \nEvidencia: Se adjunta procedimiento en version borrador en la carpeta denominada \"5. Inobservancia en la expedición del acto administrativo\", archivo denominado \"Procedimiento bajas\"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa el avance en el cumplimiento de esta actividad, por cuanto se presenta documento preliminar de actualización al procedimiento de disposición final de Bienes ajustado. Se espera para próximo seguimiento la finalización de la actualización y formalización de la misma.","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad, toda vez que, aportan un (1) archivo denominado “Procedimiento bajas” el cual contiene borrador del ajuste a realizar al procedimiento “JEP-PT-09-10 Disposición final de Bienes”, allí se evidencia la propuesta al ajuste de cambiar el responsable en la actividad No. 6 señalando que el correcto es “Secretario Ejecutivo”. Se queda a la espera de la presentación del procedimiento ajustado y aprobado.\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada, relacionando la presentación por parte del proceso, del documento preliminar de actualización al procedimiento de disposición final de bienes ajustado, aclarando que esperan para el próximo seguimiento la finalización de la actualización y formalización del mismo, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,5.2,null,null,"Modificar el procedimiento incluyendo como paso previo la suscripción del acto administrativo de baja y posteriormente registrar la baja de los bienes","Procedimiento  JEP-PT-09-10, Disposición final de Bienes ajustado  ","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-13","2023-10-31",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se inició la modificacion del procedimiento de disposición final de bienes. \nEvidencia: Se adjunta procedimiento en version borrador en la carpeta denominada \"5. Inobservancia en la expedición del acto administrativo\", archivo denominado \"Procedimiento bajas\"","Abierta","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa el avance en el cumplimiento de esta actividad, por cuanto se presenta documento preliminar de actualización al procedimiento de disposición final de Bienes ajustado. Se espera para próximo seguimiento la finalización de la actualización y formalización de la misma.","Abierta","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-16","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa avance en la ejecución de la actividad, toda vez que, aportan un (1) archivo denominado “Procedimiento bajas” el cual contiene borrador del ajuste a realizar al procedimiento “JEP-PT-09-10 Disposición final de Bienes”, allí se evidencia la propuesta al ajuste de incluir en los lineamientos generales el siguiente texto “Se debe suscribir el acto administrativo de la baja de bienes, antes de registrar el retiro de los mismos en el sistema de inventarios y la contabilidad de la entidad.”. Se está a la espera de la presentación del procedimiento ajustado y aprobado.\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el avance de la actividad planeada, relacionando la presentación por parte del proceso, del documento preliminar de actualización al procedimiento de disposición final de bienes ajustado, aclarando que esperan para el próximo seguimiento la finalización de la actualización y formalización del mismo, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Abierta"]
[null,null,null,null,null,5.3,"AC","Suscribir la resolución de bajas efectuadas","Reiterar la solicitud de verificación de la resolución de bajas y realizar seguimiento a la suscripción de la misma","Resolución de bajas suscrita por el Secretario Ejecutivo ","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura \nProfesional especializado I- Almacén ","2023-06-13","2023-06-30",null,"Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura Profesional especializado I- Almacén ","2023-07-18","Se realizó seguimiento a la firma de la resolucion de disposición final, la cual se suscribio el 15 de junio de 2023.\nEvidencia: Resolucion en la carpeta denominada \"5. Inobservancia en la expedición del acto administrativo\", archivo denominado \"Resolucion 15.-06-2023\"","Cerrada","Profesional Especialziado II","2023-07-21","Conforme al reporte y soporte presentado se observa la ejecución y cumplimiento de la actividad propuesta, toda vez que se suscribió resolución de disposición final de bienes dados de baja clasificados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos -RAEES","Cerrada","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-17","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA:\nConforme con el monitoreo y la evidencia aportada por el proceso durante el segundo trimestre de 2023, se observa cumplimiento en la ejecución de la actividad, toda vez que, aportan un (1) archivo denominado “Resolución 15.-06-2023” el cual corresponde a la Resolución No. 559 de 2023 “Por medio de la cual se establece la disposición final de bienes dados de baja clasificados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos -RAEES- de propiedad de la Jurisdicción Especial para la Paz -JEP-“. Allí se evidencia que ordenan la donación de doce (12) unidades \nde ACCES POINT Aerohive AP130-PNUD, y la destrucción de un (1) SWITCH DELL X1050-PNUD. Vale la pena aclarar que al revisar dicha resolución, se observó que la fecha de emisión del concepto aparece fechada el día 22 de dicembre del 2022 fecha posterior al desarrollo del comité, no obstante, mediante comunicación vía microsoft Teams del día 16/08/2023, con el enlace de la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura, indicaron que en el acta de dicho comité, se aclaró que el concepto debía ser modificado, razón por la cual aparece con fecha posterior al desarrollo de este.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado cerrada y se insta a continuar con las acciones tendientes a garantizar la eficacia de la acción.\n\nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará así: \"En caso de determinar el cierre de la acción, solicita al proceso (para el próximo monitoreo) evidencia que dé cuenta de la eficacia de las acciones propuestas, con el fin de evaluar la eficacia\", esto quiere decir, en el próximo monitoreo después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la Subdirección de Control Interno (SCI) pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción. Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por acción y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para la presente acción.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, éste describe el monitoreo realizado por el proceso en donde se indica el cumplimiento de la actividad planeada, relacionando la suscripción de la resolución de disposición final de bienes dados de baja clasificados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos -RAEES, lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación.","Cerrada"]
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[null,"Conotrol de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]

{"sheet":"Analisis de causa 1 ","index":3,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[0,0,0,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Administración de bienes y servicios "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Inadecuada administración y conservación de bienes"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["¿Por qué se evidenció una inadecuada administtración y conservación de bienes ?\nPorque en algunas bodegas se identificaron filtraciones de agua ",null,"¿Por qué en algunas bodegas se identificaron filtraciones de agua?\nPorque se adecuaron espacios para el almacenamiento, que han sufrido un proceso de deterioro",null,"¿Por qué las bodegas han sufrido un proceso de deterioro?\nPorque estan expuestas a  condiciones medioambientales desfavorables ",null,"¿Por qué las bodegas estan expuestas a  condiciones medioambientales desfavorables?\nPorque las intalaciones no cuentan con espacios diseñados para ser destinados como bodegaje",null,"¿Por qué las intalaciones no cuentan con espacios diseñados para ser destinados como bodegaje?\nPorque falta de disposición de espacios para el bodegaje de bienes, que contengan las condiciones físicas y de infraestructura adecuadas para el almacenamiento y conservación de los bienes "]
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["Escriba la causa raíz"]
["Falta de disposición de espacios para el bodegaje de bienes, que contengan las condiciones físicas y de infraestructura adecuadas para el almacenamiento y conservación de los bienes "]

{"sheet":"Analisis de causa 2","index":4,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Administración de bienes y servicios "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Inadecuada administración y conservación de bienes"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["¿Por qué se evidenció una inadecuada administración y conservación de bienes?\nPorque se evidenciaron bodegas con filtración de agua, bodegas con elementos en el piso y falta de organización de los bienes almacenados ",null,"¿Por qué se evidenciaron bodegas con filtración de agua, bodegas con elementos en el piso y falta de organización de los bienes almacenados?\nPorque no se cuenta con un documento que consolide los requermineintos mínimos de almacenamiento. ",null,"¿Por qué no se cuenta con un documento que consolide los requermineintos mínimos de almacenamiento?\nPorque no se cuenta con la estandarización de lineamientos para el adecuado almacenamiento de los bienes e insumos"]
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["Escriba la causa raíz"]
["Falta de estandarización de lineamientos para el adecuado almacenamiento de los bienes e insumos"]

{"sheet":"Analisis de causa 3","index":5,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Administración de bienes y servicios "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:Inadecuada administración y conservación de bienes"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["¿Por qué se evidenció una inadecuada administración y conservación de bienes?\nPorque se destinó una bodega de prestamo para almacenar insumos de dependencias diferentes a la SRFI",null,"¿Por qué se destinó una bodega de prestamo para almacenar insumos de areas diferentes a la SRFI?\nPorque las dependencias usuarias solicitaron la adminitración directa de elementos destinados para victimas, sin tener espacios de almacenamiento ",null,"¿Por qué las dependencias usuarias solicitaron la adminitración directa de elementos destinados para victimas, sin tener espacios de almacenamiento ?\nPorque se viabilizó un inadecuado almacenamiento y administración de insumos que se encuentran en custodia de áreas diferentes a la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura, específicamente el grupo de almacén "]
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["Escriba la causa raíz"]
["Inadecuado almacenamiento y administración de insumos que se encuentran en custodia de áreas diferentes a la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura, específicamente el grupo de almacén "]

{"sheet":"Analisis de causa 4","index":6,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
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["PROCESO: Administración de bienes y servicios "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Inconsistencias en la toma física de inventario"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["¿Por qué se presentaron inconsistencias en la toma física de inventario?\nPorque en algunas referencias resultaron cantidades sobrantes y en otras faltantes",null,"¿Por qué en algunas referencias resultaron cantidades sobrantes y en otras faltantes?\nPorque no se guardó coherencia entre las unidades de medida registradas en el ingreso, en comparación con las registradas en la asignación de los insumos ",null,"¿Por qué no se guardó coherencia entre las unidades de medida registradas en el ingreso, en comparación con las registradas en la asignación de los insumos ?\nPorque no se realizó la estandarización en las unidades de medida de ingreso en relación con las utilizadas en las asignaciones "]
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["Escriba la causa raíz"]
["Falta de estandarización en las unidades de medida de ingreso en relación con las utilizadas en las asignaciones "]

{"sheet":"Analisis de causa 5","index":7,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
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["PROCESO: Administración de bienes y servicios "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["¿Por qué se identificaron bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios?\nPorque algunos servidores se desvincularon sin gestionar la devolución o reasignación de bienes",null,"¿Por qué algunos servidores se desvincularon sin gestionar la devolución o reasignación de bienes?\nPorque no se identificó oportunamente que existian bienes que continuaban a cargo de servidores desvinculados \n",null,"¿Por qué no se identificó oportunamente que existian bienes que continuaban a cargo de servidores desvinculados?\nPorque no se realizó seguimiento a la devolución de bienes por parte de servidores desvinculados \n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Escriba la causa raíz"]
["Falta de seguimiento a la devolución de bienes por parte de servidores desvinculados "]

{"sheet":"Analisis de causa 6","index":8,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Administración de bienes y servicios "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["¿Por qué se identificaron bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios?\nPorque los servidores se desvincularon, dejando bienes al servicio de otros usuarios",null,"¿Por qué los servidores se desvincularon, dejando bienes al servicio de otros usuarios?\nPorque no se verificó su inventario en el momento de desvincularse de la entidad \n",null,"¿Por qué no se verificó el inventario de los servidores en el momento de desvincularse de la entidad?\nPorque no se realizó el seguimiento a la actualización de inventarios individualizados "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Escriba la causa raíz"]
["Falta de seguimiento a la actualización de inventarios individualizados "]

{"sheet":"Analisis de causa 7","index":9,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Administración de bienes y servicios "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["¿Por qué se identificaron bienes puestos al servicio a cargo de exfuncionarios?\nPorque los exfuncionarios no gestionaron el proceso de paz y salvo, verificando el estado de su inventario a cargo ",null,"¿Por qué los exfuncionarios no gestionaron el proceso de paz y salvo, verificando el estado de su inventario a cargo?\nPorque no conocian el procedimiento con claridad ",null,"¿Por qué no conocian el procedimiento con claridad? \nPorque no se definieron los términos para la devolución o reasignación de bienes, en caso de desvinculación de la Entidad en el procedimiento Almacén, recepción y entrega de bienes e insumos"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Escriba la causa raíz"]
["Falta de definición de términos para la devolución o reasignación de bienes, en caso de desvinculación de la Entidad"]

{"sheet":"Analisis de causa 8","index":10,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Administración de bienes y servicios "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Bienes nuevos en almacén y no puestos al servicio"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["¿Por qué se identificaron bienes nuevos en almacén y no puestos al servicio?\nPorque no se recibió instrucción de como se debian poner al servicio los bienes adquiridos por las diferentes dependencias",null,"¿Por qué no se recibió instrucción de como se debian poner al servicio los bienes adquiridos por las diferentes dependencias?\nPorque no se realizó seguimiento a las undades diponibles en almacén de manera oportuna  ",null,"¿Por qué no se realizó seguimiento a las undades diponibles en almacén de manera oportuna?\nPorque no se realizó la asignación de bienes y rotación del inventario "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Escriba la causa raíz"]
["Falta de asignación de bienes y rotación del inventario "]

{"sheet":"Analisis de causa 9","index":11,"n_rows":29,"n_cols":9,"rows_kept":29,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Administración de bienes y servicios "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Inobservancia en la expedición del acto administrativo de bajas"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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[]
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[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["¿Por qué se presentó Inobservancia en la expedición del acto administrativo de bajas?\nPorque se evidenció que debia realizarse un ajuste en cuanto al responsable que debe firmar la resolución de bajas",null,"¿Por qué se evidenció que debia realizarse un ajuste en cuanto al responsable que debe firmar la resolución de bajas?\nPorque se identificó que debia ser coherente  la información con el manual de funciones de la entidad y no se ajusto el procedimiento ",null,"¿Por qué se identificó que debia ser coherente  la información con el manual de funciones de la entidad y no se ajusto el procedimiento ?\nPorque no se realizó la actualización del procedimiento JEP-PT-09-10, Disposición final de Bienes "]
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["Escriba la causa raíz"]
["Falta de actualización del procedimiento JEP-PT-09-10, Disposición final de Bienes "]