{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Análisis de causa 1.","Analisis de causa 2."],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":3,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"lista desplegables ","index":0,"n_rows":8,"n_cols":1,"rows_kept":8,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
[]
[]
["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":30,"n_cols":194,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[27,35,27,37],[4,52,4,57],[32,2,32,3],[30,4,30,8],[31,4,31,8],[32,4,32,8],[29,20,29,22],[27,20,27,22],[28,20,28,22],[29,2,29,3],[29,4,29,8],[28,1,28,8],[28,35,28,37],[29,35,29,37],[27,50,27,52],[28,50,28,52],[29,50,29,52],[30,2,30,3],[31,2,31,3],[6,5,9,5],[6,6,9,6],[10,5,11,5],[10,6,11,6],[10,56,11,56],[10,72,11,72],[6,1,9,1],[6,2,9,2],[10,1,11,1],[10,2,11,2],[10,3,11,3],[10,4,11,4],[10,7,11,7],[6,71,9,71],[6,72,9,72],[10,57,11,57],[27,0,27,1],[4,6,5,6],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[6,0,9,0],[10,0,11,0],[28,95,28,97],[29,95,29,97],[27,110,27,112],[28,110,28,112],[29,110,29,112],[27,65,27,67],[28,65,28,67],[29,65,29,67],[27,80,27,82],[28,80,28,82],[29,80,29,82],[27,95,27,97],[28,125,28,127],[29,125,29,127],[3,134,3,147],[4,142,4,147],[27,140,27,142],[28,140,28,142],[29,140,29,142],[3,119,3,132],[4,127,4,132],[27,125,27,127],[4,138,4,141],[4,119,4,122],[4,123,4,126],[4,134,4,137],[28,185,28,187],[29,185,29,187],[3,179,3,192],[4,187,4,192],[27,185,27,187],[28,155,28,157],[29,155,29,157],[3,164,3,177],[4,172,4,177],[27,170,27,172],[28,170,28,172],[29,170,29,172],[3,149,3,162],[4,157,4,162],[27,155,27,157],[4,149,4,152],[4,153,4,156],[4,164,4,167],[4,168,4,171],[4,179,4,182],[4,183,4,186],[2,0,2,2],[4,10,5,10],[4,14,4,17],[4,18,4,21],[4,5,5,5],[0,11,0,12],[0,0,1,2],[3,59,3,72],[4,67,4,72],[3,14,3,27],[3,0,3,12],[4,2,5,2],[4,22,4,27],[2,8,2,12],[4,9,5,9],[0,3,1,10],[2,3,2,6],[4,29,4,32],[4,33,4,36],[4,44,4,47],[4,48,4,51],[4,59,4,62],[4,63,4,66],[3,29,3,42],[10,193,11,193],[6,193,9,193],[4,193,5,193],[6,3,9,3],[6,4,9,4],[6,7,9,7],[3,104,3,117],[4,112,4,117],[3,89,3,102],[4,97,4,102],[3,74,3,87],[4,82,4,87],[4,74,4,77],[4,78,4,81],[4,89,4,92],[4,93,4,96],[4,104,4,107],[4,108,4,111],[6,56,9,56],[6,57,9,57],[4,37,4,42],[3,44,3,57],[4,43,5,43],[10,71,11,71]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"Participación Efectiva,Representación y Defensa Técnica / Departamento de Enfoques Diferenciales",null,null,null,"RESPONSABLE:","Jefe del Departamento de Enfoques Diferenciales "]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la ación","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,"OBSERVACIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2022-07-29","1. Gestión de PQRSDF.Se  hace  necesario  que  el  Departamento  de  Enfoques  Diferenciales  articule  con el  Departamento  de  Gestión Documental acciones de  capacitación encaminadas  a  fortalecer  el  uso  y  apropiación  del  Sistema  de  Gestión Documental   CONTI,   asimismo,   se   deben   adelantar   acciones   de   socialización   y   fortalecimiento de   los conocimientos, respecto de los lineamientos contenidos en la Resolución No. 602 de 2020. Lo anterior, teniendo en cuenta que, de las 16 PQRSDF tramitadas por el Departamento durante el periodo auditado, se observó que para las 3 PQRSDF que se  relacionan  en  la  siguiente tabla, si  bien  se  generó  un  radicado  de  respuesta, no  se cuenta  con la  constancia  de  entrega  o  notificación  física/electrónica  al  peticionario, asimismo,  el  radicado  de respuesta no está relacionado en CONTI al radicado de entrada, motivo por el cual, para el equipo auditor no fue posible identificar siestas se atendieron de manera oportuna o fueron extemporáneas","Desconocimiento de los servidores, servidoras y contratistas en el uso del Sistema de Gestión Documental CONTI y de la aplicación de la Resolución No. 602 de 2020 en el sistema de gestión de PQRSDF","1.1","AM","Apropiar el sistema de gestión documental y la aplicación de la Resolución No. 602 con énfasis en publicación por aviso por parte de los servidores, servidoras y contratistas del Departamento de Enfoques Diferenciales.","1.1.1: Capacitar bajo cualquier modalidad sobre el sistema de gestión documental CONTI a los servidores, servidoras y contratistas del Departamento de Enfoques Diferenciales dictado por la Subdirección de Gestión Documental ","Listados de asistencia (cualquier modalidad)","Jefe del Departamento de Enfoques Diferenciales "," 1/09/2022"," 30/09/2022",null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2022-10-13","Esta actividad se realizó de manera virtual el 09 de septiembre y todo el equipo del Departamento de Enfoques Diferenciales asistió a la capacitación realizada por parte del equipo de Gestión Documental (Conti). El equipo hizo las preguntas asociadas a sus principales inquietudes respecto del proceso dar gestión a PQRSDF. Se adjunta listado de asistencia.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el cumplimiento de la actividad mediante la realización de una capacitación virtual realizada el 02/09/2022 denominada \"CAPACITAR SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONTI CON ÉNFASIS EN PQRSDF\". Lo anterior se soporta con listado de asistencia","Cerrada","Contratista","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se aportó listado de asistencia del 02 de septiembre de 2022, el cual da constancia de la capacitación realizada por el Departamento de Gestión Documental en el marco del Sistema de Gestión Documental CONTi con énfasis en PQRSDF, la cual estuvo dirigida a los(as) servidores(as) y contratistas que integran el departamento.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al Departamento que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el departamento determinando el cumplimiento de la actividad.","Cerrada",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-01-16","Esta actividad se realizó de manera virtual el 09 de septiembre y todo el equipo del Departamento de Enfoques Diferenciales asistió a la capacitación realizada por parte del equipo de Gestión Documental (Conti). El equipo hizo las preguntas asociadas a sus principales inquietudes respecto del proceso dar gestión a PQRSDF.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-01-27","Actividad declarada como cerrada en trimestre anterior","Cerrada","Contratista","2023-03-08","Actividad cerrada en trimestre anterior. ","Cerrada",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-04-28","Conforme el Plan de Mejoramiento, para la apropiación del sistema de gestión documenta, en relación a las actividades a desarrollar para el seguimiento del sistema de gestión documental CONTI, a los servidores, servidoras y contratistas, se realizó el cierre en el período anterior a cada una de ellas.\n\nSin embargo, se ha verificado que desde el cumplimiento de las actividades, se ha evidenciado que las actividades desarrolladas para el Plan de Mejoramiento, se implementaron de forma efectiva, sin consecuencia a repetición de aquellas acciones que repercutan en las fallas encontradas con anterioridad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-03"," Actividad declarada cerrada en seguimiento anterior, el proceso adjunta matriz donde se realiza seguimiento a las PQRSDF en donde las únicas 9 solicitudes que se tramitaron durante el ultimo trimestre de 2022 y primer trimestre de 2023 se encuentran tramitadas de manera oportuna.\nEn espera de declaratoria de eficacia por parte de la Subdirección de Control Interno de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa cumplimiento de la actividad planificada en el primer monitoreo del plan de mejoramiento y la continuidad en el seguimiento a los resultados obtenidos.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad en el primer monitoreo. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada","No","“No se declara eficacia de la acción, toda vez que, se requiere verificar que todos los radicados de respuesta a las PQRSDF cuenten con los certificados de notificación electrónica o constancias de entrega al peticionario. Teniendo en cuenta que para el primer trimestre del 2023 reportaron una (1) sola PQRSDF, se concluye que no es suficiente información que permita corroborar que la acividad de \"Hacer seguimiento de la asociación en CONTI de la respuesta de los PQRSDF cuando esta se envíe\". este siendo eficiente en el logro de la eficacia de la acción.\nSe recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento \"Hacer seguimiento de la asociación en CONTI de la respuesta de los PQRSDF cuando esta se envíe\", a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.\"",null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-07-18","Conforme el Plan de Mejoramiento, para la apropiación del sistema de gestión documental, en relación a las actividades desarrolladas para el seguimiento del sistema de gestión documental CONTI, a los servidores, servidoras y contratistas, se realizó el cierre en el período acordado para hacer el seguimiento a cada una de ellas.\n\nSin embargo, se ha verificado que desde el cumplimiento de las actividades, se ha evidenciado que las actividades desarrolladas para el Plan de Mejoramiento, se implementaron. SE ANEXA LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE EFICACIA SOLICITADA POR LA SCI Y UN PDF CON LOS CERTIFICADOS DE ENTREGA AL PETICIONARIO.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-21","Actividad en estado cerrada en evaluaciones anteriores, pendiente declarar eficacia de la acción. Para esto último, conforme al reporte y soportes presentados se observa la continuidad en el seguimiento al cumplimiento de los términos para dar respuesta a las PQRSDF, que para el caso específico del II trimestre de 2023, de los 9 casos recibidos, todos fueron tramitados de manera oportuna.\nSe recomienda la declaración de eficacia","Cerrada","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-02","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:\nConforme al monitoreo y las evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa cumplimiento y cierre de la actividad planificada “Capacitar bajo cualquier modalidad sobre el sistema de gestión documental CONTI a los servidores, servidoras y contratistas del Departamento de Enfoques Diferenciales dictado por la Subdirección de Gestión Documental “, en el primer monitoreo del plan de mejoramiento. Aportan documentos denominados “1.1.2 y 1.1.4 Seguimiento PQRSDF abril-junio2023” el cual corresponde a matriz de seguimiento de las PQRSDF en donde se evidencia el tratamiento realizado a cada radicado durante el segundo trimestre del 2023, y “Certificados de envío” el cual contiene los certificados de entrega y de notificación electrónica de las PQRSDF que se recibieron y tramitaron en el mismo periodo. No obstante, se evidencia radicado No. 202301033781 con fecha de radicado de entrada 09/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302009984 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 26 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta; radicado No. 202301034462 con fecha de radicado de entrada 14/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302009984 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 24 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta; radicado No. 202301032718 con fecha de radicado de entrada 06/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302010113 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 29 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta; y radicado No. 202301032499 con fecha de radicado de entrada 05/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302009912 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 30 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas informando que para el segundo trimestre del 2023 se recibieron nueve (9) casos los cuales fueron tramitados de manera oportuna, en consecuencia, recomiendan la declaración de eficacia, no obstante, se solicita para un próximo monitoreo ser más precisos en la descripción y análisis de los soportes presentados en el monitoreo, aportando elementos que puedan facilitar la evaluación a desarrollar por parte de la Subdirección de Control Interno (SCI), toda vez que no advierte del vencimiento de las PQRSDF No. 202301033781, 202301034462, 202301032718 y 202301032499.","Cerrada","No","No se declara eficacia de la acción, toda vez que, de conformidad con las evidencias aportadas se  para el segundo trimestre del 2023 se observó que  los radicados No. 202301033781, No. 202301034462, No. 202301032718 y No. 202301032499, presentan respuesta extemporánea situación que los cataloga como vencidos con respuesta, por consiguiente, no se evidencia eficacia de la acción “Apropiar el sistema de gestión documental y la aplicación de la Resolución No. 602 con énfasis en publicación por aviso por parte de los servidores, servidoras y contratistas del Departamento de Enfoques Diferenciales”\nPor lo tanto, la Subdirección de Control Interno en cumplimiento del procedimiento \"JEP-PT-02-02 Acciones correctivas y de mejora\" en su numeral 10, solicita al proceso establecer nuevas acciones que conlleven al cierre de la debilidad u oportunidad de mejora, definiendo actividades, responsable y fecha de ejecución, que permitan mitigar las causas a identificar, con el acompañamiento metodológico por parte de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional-SFI."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"1.1.2: Hacer seguimiento semanal mediante entrega de reporte del Estado de trámite de PQRSDF (matriz unificada) del sistema de CONTI de los radicados de workflow y salida de cada servidor, servidora y contratista del Departamento de Enfoques Diferenciales ","Matriz unificada diligenciada de radicado de llegada, salida y términos de respuesta semanal","Jefe del Departamento de Enfoques Diferenciales "," 1/09/2022"," 30/11/2022",null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2022-10-13","El Departamento de Enfoques Diferenciales continuó realizando el seguimiento mensual en matriz unificada que se adjunta, en la cual se evidencia que no hubo inconvenientes con el envío de respuestas - mes de septiembre.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el cumplimiento de la actividad mediante un archivo Excel de seguimiento a las PQRSDF (matriz unificada), donde para el mes de septiembre se registran 2 PQRSDF con tiempos de respuesta oportunos. La actividad continúa en estado abierta, teniendo en cuenta la fecha de finalización propuesta por el DED y con el fin de continuar con el seguimiento respectivo a las PQRSDF.","Abierta","Contratista","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa avance de la actividad planificada, toda vez que, se aportó una matriz en formato Excel que contiene el seguimiento realizado a dos (2) PQRSDF que ingresaron durante el trimestre evaluado. Esta registra información relacionada con el No. de radicado de entrada y salida, las fechas de vencimiento según CONTi y Decreto 491 de 2020, la fecha y mes del radicado de salida, y determina si se contestó de manera oportuna o fuera de términos, entre otra información.\n\nNo obstante, se observan las siguientes situaciones:\n\n* La columna E \"FECHA VENCIMIENTO Decreto 491/2020\" relaciona la fecha en la cual se vence la PQRSDF de acuerdo con lo establecido en la norma, no obstante, es de aclarar que la Ley 2207 de 2022 “POR MEDIO DEL CUAL SE MODIFICA EL DECRETO LEGISLATIVO 491 DE 2020” en sus artículos 2 y 3 deroga los artículo 5 y 6 del Decreto Legislativo 491 de 2020 que dispone: \"Ampliación de términos para atender las peticiones\" y \"Suspensión de términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa\", respectivamente. Por lo anterior, se recomienda presentar para el próximo monitoreo la matriz de seguimiento actualizada, con el propósito de que la información guarde correspondencia con los términos establecidos en la norma vigente para la contestación de las PQRSDF. \n* No es posible evidenciar en la matriz de seguimiento como se realiza el seguimiento con una periodicidad \"Semanal\", teniendo en cuenta, que la actividad y el entregable planificado determinan esta periodicidad para la ejecución del seguimiento a las PQRSDF.\n* Al verificar los radicados de entrada y respuesta, así como los certificados electrónicos que soportan la entrega de la respuesta al peticionario en el sistema de gestión documental CONTi, se evidenció que, si bien el radicado de salida No.202202015963 se emitió el 21 de septiembre de 2022, la respuesta se notificó al peticionario el 22 de septiembre de 2022 según certificado de notificación electrónica y el 23 de septiembre de 2022 por correo certificado - guía 472, es decir, se contestó de manera extemporánea a los 16 y 17 días hábiles, respectivamente. En cuanto al radicado de salida No.202202016049, si bien se remitió la respuesta al peticionario por correo electrónico el 26 de septiembre de 2022, es decir, dentro de los 15 días hábiles, los traslados por competencia se realizaron en la misma fecha, lo cual contraviene los términos establecidos en la Resolución 602 de 2020, artículo 5o \"TÉRMINO DE LOS DERECHOS DE PETICIÓN\" que determina \"Falta de competencia: Dentro de los 5 días siguientes a su recepción\". \n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el departamento, no obstante, determina cumplimiento de la actividad por oportunidad en las respuestas, lo cual no es coherente, teniendo en cuenta las diferentes situaciones que fueron observadas por la SCI y citadas en la evaluación de la I línea de defensa.","Abierta",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-01-16","El Departamento de Enfoques Diferenciales continuó realizando el seguimiento mensual en matriz unificada que se adjunta, en la cual se evidencia que no hubo inconvenientes con el envío de respuestas - mes de septiembre","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-01-27","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que de 8 PQRSDF recibidas, todas fueron tramitadas oportunamente. Lo anterior se soporta mediante un archivo Excel de seguimiento a las PQRSDF \"Seguimiento PQRSDF octubre-diciembre\"\nSe recomienda al DED fortalecer el reporte de monitoreo y no reportar la misma información del reporte anterior","Cerrada","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudieron observar ocho (8) documentos correspondientes a radicados de respuesta a PQRSDF emitidos oportunamente, dando cumplimiento al entregable planificado. \nComo soporte de lo anterior, se observa: \"Seguimiento PQRSDF octubre-diciembre\"\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Asimismo, realizan recomendación que debe ser tenida en cuenta para futuros reportes \"Se recomienda al DED fortalecer el reporte de monitoreo y no reportar la misma información del reporte anterior\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. ","Cerrada",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-04-28","Conforme el Plan de Mejoramiento, para la apropiación del sistema de gestión documenta, en relación a las actividades a desarrollar para el seguimiento del sistema de gestión documental CONTI, a los servidores, servidoras y contratistas, se realizó el cierre en el período anterior a cada una de ellas.\n\nSin embargo, se ha verificado que desde el cumplimiento de las actividades, se ha evidenciado que las actividades desarrolladas para el Plan de Mejoramiento, se implementaron de forma efectiva, sin consecuencia a repetición de aquellas acciones que repercutan en las fallas encontradas con anterioridad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-03"," Actividad declarada cerrada en seguimiento anterior, el proceso adjunta matriz donde se realiza seguimiento a las PQRSDF en donde las únicas 9 solicitudes que se tramitaron durante el ultimo trimestre de 2022 y primer trimestre de 2023 se encuentran tramitadas de manera oportuna.\nEn espera de declaratoria de eficacia por parte de la Subdirección de Control Interno de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa el cumplimiento de la actividad planificada en el monitoreo anterior, toda vez que, aportan una matriz en formato Excel que contiene el seguimiento realizado a PQRSDF.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad en el segundo monitoreo. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-07-18","Conforme el Plan de Mejoramiento, para la apropiación del sistema de gestión documental, en relación a las actividades desarrolladas para el seguimiento del sistema de gestión documental CONTI, a los servidores, servidoras y contratistas, se realizó el cierre en el período acordado para hacer el seguimiento a cada una de ellas.\n\nSin embargo, se ha verificado que desde el cumplimiento de las actividades, se ha evidenciado que las actividades desarrolladas para el Plan de Mejoramiento, se implementaron. SE ANEXA LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE EFICACIA SOLICITADA POR LA SCI Y UN PDF CON LOS CERTIFICADOS DE ENTREGA AL PETICIONARIO.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-21","Actividad en estado cerrada en evaluaciones anteriores, pendiente declarar eficacia de la acción. Para esto último, conforme al reporte y soportes presentados se observa la continuidad en el seguimiento al cumplimiento de los términos para dar respuesta a las PQRSDF, que para el caso específico del II trimestre de 2023, de los 9 casos recibidos, todos fueron tramitados de manera oportuna.\nSe recomienda la declaración de eficacia","Cerrada","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-02","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:\nConforme al monitoreo y las evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa cumplimiento y cierre de la actividad planificada “Capacitar bajo cualquier modalidad sobre el sistema de gestión documental CONTI a los servidores, servidoras y contratistas del Departamento de Enfoques Diferenciales dictado por la Subdirección de Gestión Documental “, en el primer monitoreo del plan de mejoramiento. Aportan documentos denominados “1.1.2 y 1.1.4 Seguimiento PQRSDF abril-junio2023” el cual corresponde a matriz de seguimiento de las PQRSDF en donde se evidencia el tratamiento realizado a cada radicado durante el segundo trimestre del 2023, y “Certificados de envío” el cual contiene los certificados de entrega y de notificación electrónica de las PQRSDF que se recibieron y tramitaron en el mismo periodo. No obstante, se evidencia radicado No. 202301033781 con fecha de radicado de entrada 09/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302009984 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 26 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta; radicado No. 202301034462 con fecha de radicado de entrada 14/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302009984 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 24 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta; radicado No. 202301032718 con fecha de radicado de entrada 06/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302010113 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 29 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta; y radicado No. 202301032499 con fecha de radicado de entrada 05/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302009912 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 30 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas informando que para el segundo trimestre del 2023 se recibieron nueve (9) casos los cuales fueron tramitados de manera oportuna, en consecuencia, recomiendan la declaración de eficacia, no obstante, se solicita para un próximo monitoreo ser más precisos en la descripción y análisis de los soportes presentados en el monitoreo, aportando elementos que puedan facilitar la evaluación a desarrollar por parte de la Subdirección de Control Interno (SCI), toda vez que no advierte del vencimiento de las PQRSDF No. 202301033781, 202301034462, 202301032718 y 202301032499.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"1.1.3: Capacitar bajo cualquier modalidad a los servidores, servidoras y contratistas del Departamento de Enfoques Diferenciales sobre la Resolución No. 602 con el apoyo del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica. ","Listado de asistencia","Jefe del Departamento de Enfoques Diferenciales ","2022-09-01","2022-09-30",null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2022-10-13","Debido a la contingencia en la que está el Departamento de Enfoques Diferenciales que ocupó a todo el equipo en varios de sus temas misionales, no fue posible atender la realización de la actividad, por ello, la capacitación se solicitó al Departamento de Conceptos y Representación Jurídica el día 04 de octubre y está programada para el día 18 de octubre a las 10 a.m. de forma virtual por la plataforma Teams y está convocado todo el equipo del DED. ","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-18","Conforme al monitoreo presentado se observa el no cumplimiento con la actividad propuesta, debido a temas de contingencias laborales del DED, por lo que se indica que se podrá cumplir a mediados del mes de octubre de 2022.\nNota: se espera para el próximo seguimiento el cumplimiento de la actividad propuesta en el nuevo tiempo estimado por el DED y así lograr declarar su cierre","Abierta","Contratista","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo suministrado por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se manifiesta que no se presentó avance de la actividad planificada, toda vez que, el equipo estaba atendiendo otros temas misionales, de manera que la capacitación está programada para el día 18 de octubre de 2022 de forma virtual por la plataforma Teams y está convocado todo el equipo del DED. \n\nDe lo anterior, a través de correo electrónico del 19 de octubre de 2022, la Subdirección de Fortalecimiento Institucional remitió solicitud de ampliación de los términos para el cumplimiento de la actividad, en ese sentido, la SCI realizó los ajustes en el PM a las fechas de inicio y de finalización de la actividad quedando del 01 de octubre al 31 de octubre de 2022.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo aportado por el departamento, asimismo, advierte que se espera la entrega de lo planificado para el próximo seguimiento.","Abierta",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-01-16","Debido a la contingencia en la que está el Departamento de Enfoques Diferenciales que ocupó a todo el equipo en varios de sus temas misionales, no fue posible atender la realización de la actividad, por ello, la capacitación se solicitó al Departamento de Conceptos y Representación Jurídica el día 04 de octubre y está programada para el día 18 de octubre a las 10 a.m. de forma virtual por la plataforma Teams y está convocado todo el equipo del DED. Se solicita reformulación de la fecha de la actividad para su celebración y reporte respectivo.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-01-27","Conforme al soporte presentado, se observa la ejecución de la actividad el dia 18 de octubre de 2022, mediante un listado de asistencia con el tema \"Socialización Resolución 602 de 2020 - Atención de PQRSDF - DED\" con la participación de 26 personas.\nSe recomienda al DED fortalecer el reporte de monitoreo y no reportar la misma información del reporte anterior, no obstante y conforme al soporte se recomienda el cierre de la actividad.","Cerrada","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo observar listado de asistencia a la socialización de la Resolución 602 de 2020 - Atención de PQRSDF - DED, dando cumplimiento al entregable planificado.\nComo soporte de lo anterior, se observa un listado de asistencia con el tema \"Socialización Resolución 602 de 2020 - Atención de PQRSDF - DED\" con la participación de 26 personas.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Asimismo, realizan recomendación que debe ser tenida en cuenta para futuros reportes \"Se recomienda al DED fortalecer el reporte de monitoreo y no reportar la misma información del reporte anterior\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. ","Cerrada",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-04-28","Conforme el Plan de Mejoramiento, para la apropiación del sistema de gestión documenta, en relación a las actividades a desarrollar para el seguimiento del sistema de gestión documental CONTI, a los servidores, servidoras y contratistas, se realizó el cierre en el período anterior a cada una de ellas.\n\nSin embargo, se ha verificado que desde el cumplimiento de las actividades, se ha evidenciado que las actividades desarrolladas para el Plan de Mejoramiento, se implementaron de forma efectiva, sin consecuencia a repetición de aquellas acciones que repercutan en las fallas encontradas con anterioridad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-03"," Actividad declarada cerrada en seguimiento anterior, el proceso adjunta matriz donde se realiza seguimiento a las PQRSDF en donde las únicas 9 solicitudes que se tramitaron durante el ultimo trimestre de 2022 y primer trimestre de 2023 se encuentran tramitadas de manera oportuna.\nEn espera de declaratoria de eficacia por parte de la Subdirección de Control Interno de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa cumplimiento de la actividad planificada en el primer monitoreo del plan de mejoramiento.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad en el primer monitoreo. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-07-18","Conforme el Plan de Mejoramiento, para la apropiación del sistema de gestión documental, en relación a las actividades desarrolladas para el seguimiento del sistema de gestión documental CONTI, a los servidores, servidoras y contratistas, se realizó el cierre en el período acordado para hacer el seguimiento a cada una de ellas.\n\nSin embargo, se ha verificado que desde el cumplimiento de las actividades, se ha evidenciado que las actividades desarrolladas para el Plan de Mejoramiento, se implementaron. SE ANEXA LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE EFICACIA SOLICITADA POR LA SCI Y UN PDF CON LOS CERTIFICADOS DE ENTREGA AL PETICIONARIO.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-07-21","Actividad en estado cerrada en evaluaciones anteriores, pendiente declarar eficacia de la acción. Para esto último, conforme al reporte y soportes presentados se observa la continuidad en el seguimiento al cumplimiento de los términos para dar respuesta a las PQRSDF, que para el caso específico del II trimestre de 2023, de los 9 casos recibidos, todos fueron tramitados de manera oportuna.\nSe recomienda la declaración de eficacia","Cerrada","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-02","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:\nConforme al monitoreo y las evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa cumplimiento y cierre de la actividad planificada “Capacitar bajo cualquier modalidad sobre el sistema de gestión documental CONTI a los servidores, servidoras y contratistas del Departamento de Enfoques Diferenciales dictado por la Subdirección de Gestión Documental “, en el primer monitoreo del plan de mejoramiento. Aportan documentos denominados “1.1.2 y 1.1.4 Seguimiento PQRSDF abril-junio2023” el cual corresponde a matriz de seguimiento de las PQRSDF en donde se evidencia el tratamiento realizado a cada radicado durante el segundo trimestre del 2023, y “Certificados de envío” el cual contiene los certificados de entrega y de notificación electrónica de las PQRSDF que se recibieron y tramitaron en el mismo periodo. No obstante, se evidencia radicado No. 202301033781 con fecha de radicado de entrada 09/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302009984 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 26 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta; radicado No. 202301034462 con fecha de radicado de entrada 14/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302009984 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 24 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta; radicado No. 202301032718 con fecha de radicado de entrada 06/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302010113 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 29 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta; y radicado No. 202301032499 con fecha de radicado de entrada 05/06/2023 el cual fue contestado mediante radicado No. 202302009912 cuya constancia de notificación electrónica relaciona fecha de entrega del 21/07/2023 presentando 30 días hábiles para la respuesta, catalogándolo como vencido con respuesta.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas informando que para el segundo trimestre del 2023 se recibieron nueve (9) casos los cuales fueron tramitados de manera oportuna, en consecuencia, recomiendan la declaración de eficacia, no obstante, se solicita para un próximo monitoreo ser más precisos en la descripción y análisis de los soportes presentados en el monitoreo, aportando elementos que puedan facilitar la evaluación a desarrollar por parte de la Subdirección de Control Interno (SCI), toda vez que no advierte del vencimiento de las PQRSDF No. 202301033781, 202301034462, 202301032718 y 202301032499.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"1.1.4: Hacer seguimiento de la asociación en CONTI de la respuesta de los PQRSDF cuando esta se envíe.","Matriz de seguimiento de asociación de la respuesta del PQRSDF","Jefe del Departamento de Enfoques Diferenciales ","2022-09-01","2022-10-31",null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2022-10-13","Se realizó seguimiento a PQRSDF en matriz unificada en el mes de septiembre sin presentar ningún tipo de novedad respecto de las respuestas tramitadas durante el mes. Se adjunta matriz unificada.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el cumplimiento de la actividad mediante un archivo Excel de seguimiento a las PQRSDF (matriz unificada), donde para el mes de septiembre se registran 2 PQRSDF con tiempos de respuesta oportunos. La actividad continúa en estado abierta, teniendo en cuenta la fecha de finalización propuesta por el DED y con el fin de continuar con el seguimiento respectivo a las PQRSDF.","Abierta","Contratista","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa avance de la actividad planificada, toda vez que, se aportó una matriz en formato Excel que contiene el seguimiento realizado a dos (2) PQRSDF que ingresaron durante el trimestre evaluado. Esta registra información relacionada con el No. de radicado de entrada y salida, las fechas de vencimiento según CONTi y Decreto 491 de 2020, la fecha y mes del radicado de salida, y determina si se contestó de manera oportuna o fuera de términos, entre otra información. No obstante, en concordancia con lo establecido en la actividad planificada que señala: \"Hacer seguimiento de la asociación en CONTI de la respuesta de los PQRSDF cuando esta se envíe\", se recomienda incluir una columna en la cual se registre si el radicado de salida se encuentra o no relacionado al radicado de entrada en el sistema de gestión documental CONTi. \n\nAsimismo, es necesario fortalecer el reporte del monitoreo indicando cómo se dio cumplimiento a la actividad planificada en el marco de la asociación de los radicados de salida a los radicados de entrada en el sistema CONTi, por cuanto únicamente se describe: \"Se realizó seguimiento a PQRSDF en matriz unificada en el mes de septiembre sin presentar ningún tipo de novedad respecto de las respuestas tramitadas durante el mes\"\n\nDe otra parte, es preciso aclarar que al consultar en el sistema de gestión documental CONTi los dos (2) radicados de entrada No.202201056001 y No.202201057240 que ingresaron al DED durante el trimestre, se evidenció que estos tienen asociados los radicados de salida No.202202015963 y No.202202016049, respectivamente.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el departamento, no obstante, en el seguimiento se observa que se manifiesta \"(...) se registran 2 PQRSDF con tiempos de respuesta oportunos.\", lo cual no guarda correspondencia con las situaciones identificadas por la SCI, teniendo en cuenta que una (1) de las (2) PQRSDF se contestó de manera extemporánea. Asimismo, no se realizó mención sobre la necesidad de fortalecer el reporte del monitoreo, teniendo en cuenta que este no se refiere a la asociación de los radicados de salida a los radicados de entrada en el sistema CONTi.","Abierta",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-01-16","Se realizó seguimiento a PQRSDF en matriz unificada en el mes de septiembre sin presentar ningún tipo de novedad respecto de las respuestas tramitadas durante el mes.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-01-27","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el cumplimiento de la actividad, toda vez que se está realizando seguimiento al vencimiento de las PQRSDF mediante un archivo Excel de seguimiento denominado \"Seguimiento PQRSDF octubre-diciembre\". En este archivo se encuentra la información de radicado de salida Conti\nSe recomienda al DED fortalecer el reporte de monitoreo y no reportar la misma información del reporte anterior.","Cerrada","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudieron observar ocho (8) documentos correspondientes a radicados de respuesta a PQRSDF emitidos oportunamente, dando cumplimiento al entregable planificado.\nComo soporte de lo anterior, se observa un archivo Excel de seguimiento denominado \"Seguimiento PQRSDF octubre-diciembre\". En este archivo se encuentra la información de radicado de salida Conti\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Asimismo, realizan recomendación que debe ser tenida en cuenta para futuros reportes \"Se recomienda al DED fortalecer el reporte de monitoreo y no reportar la misma información del reporte anterior\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. ","Cerrada",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-04-28","Conforme el Plan de Mejoramiento, para la apropiación del sistema de gestión documenta, en relación a las actividades a desarrollar para el seguimiento del sistema de gestión documental CONTI, a los servidores, servidoras y contratistas, se realizó el cierre en el período anterior a cada una de ellas.\n\nSin embargo, se ha verificado que desde el cumplimiento de las actividades, se ha evidenciado que las actividades desarrolladas para el Plan de Mejoramiento, se implementaron de forma efectiva, sin consecuencia a repetición de aquellas acciones que repercutan en las fallas encontradas con anterioridad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-03"," Actividad declarada cerrada en seguimiento anterior, el proceso adjunta matriz donde se realiza seguimiento a las PQRSDF en donde las únicas 9 solicitudes que se tramitaron durante el ultimo trimestre de 2022 y primer trimestre de 2023 se encuentran tramitadas de manera oportuna.\nEn espera de declaratoria de eficacia por parte de la Subdirección de Control Interno de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa cumplimiento de la actividad planificada en el segundo monitoreo del plan de mejoramiento.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad en el primer monitoreo. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,"Profesional Especializado II","2023-07-21","Actividad en estado cerrada en evaluaciones anteriores, pendiente declarar eficacia de la acción. Para esto último, conforme al reporte y soportes presentados se observa la continuidad en el seguimiento al cumplimiento de los términos para dar respuesta a las PQRSDF, que para el caso específico del II trimestre de 2023, de los 9 casos recibidos, todos fueron tramitados de manera oportuna.\nSe recomienda la declaración de eficacia","Cerrada","Contratista - José Joao Hernández Ruiz","2023-08-25","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:\nConforme a la verificación de las evidencias aportadas por el proceso para el segundo trimestre del 2023, se observó la extemporaneidad de 4 PQRSDF durante este periodo de análisis, no obstante, y dado que la actividad se encontraba en estado \"cerrada\" desde el trimestre anterior, la subdirección de control interno procede a confrimar el cierre de dicha actividad. \n\nse advierte que para este periodo el proceso no reportó monitoreo.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA:\nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe las evidencias aportadas para el segundo trimestre del 2023 indicando que se observa continuidad en el seguimiento del cumplimiento de los términos para dar respuesta a las PQRSDF con un total de 9 casos recibidos, e informando que fueron tramitados de manera oportuna, no obstante, al realizar la verificación de estos se observó que 4 de ellos en el sistema CONTi presentaban extemporaneidad, por consiguiente, se insta a la segunda línea a realizar un análisis más profundo de las evidencias con el objetivo de aportar elementos que puedan facilitar la evaluación a desarrollar por parte de la Subdirección de Control Interno (SCI),finalmente, se advierte del vencimiento de las PQRSDF No. 202301033781, 202301034462, 202301032718 y 202301032499 para su verificación en caso de considerarlo.","Cerrada"]
[2,"Auditorías internas y externas. ","2022-07-29","2. Legalización de Comisiones o Autorizaciones de Desplazamiento. Se debe fortalecer al interior del Departamento de Enfoques Diferenciales las actividades de socialización y apropiación de los lineamientos contenidos en el Procedimiento JEP-PT-09-07 – “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento”, a fin de dar cumplimiento a los términos establecidos para la legalización de estas, toda vez que, de las 91 comisiones realizadas por el Departamento durante la vigencia 2021 y primer trimestre de 2022, se observó que, en 3 comisiones de las sedes territoriales realizadas en el 2021, la legalización se llevó a cabo por\nfuera de los términos establecidos.","Desconocimiento de la Resolución 702 de 2021 del término y demás conceptos para la solicitud y legalización de comisiones y desplazamientos para que los servidores, servidoras y contratistas cumplan con los términos establecidos en la JEP. ","2.1","AM","Dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución 702 de 2021 respecto de los términos y demás conceptos para la legalización de comisiones y desplazamientos de los servidores, servidoras y contratistas. ","2.1.1: Capacitar bajo cualquier modalidad a cada servidor, servidora y contratista del Departamento de Enfoques Diferenciales sobre la Resolución No. 702 de 2021 con la Dirección de Recursos Físicos e Infraestructura. ","Listado de asistencia ","Jefe del Departamento de Enfoques Diferenciales ","2022-09-01","2022-09-30",null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2022-10-13","Debido a la contingencia en la que está el Departamento de Enfoques Diferenciales que ocupó a todo el equipo en varios de sus temas misionales, no fue posible atender la realización de la actividad, por ello, la capacitacion se realizará el día 13 de octubre con todo el equipo del DED de 11 a.m. a 12 p.m. en modalidad virtual.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-18","Conforme al monitoreo presentado se observa el no cumplimiento con la actividad propuesta, debido a temas de contingencias laborales del DED, por lo que se indica que se podrá cumplir a mediados del mes de octubre de 2022.\nNota: se espera para el próximo seguimiento el cumplimiento de la actividad propuesta en el nuevo tiempo estimado por el DED y así lograr declarar su cierre","Abierta","Contratista","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo suministrado por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se manifiesta que no se presentó avance de la actividad planificada, toda vez que, el equipo estaba atendiendo otros temas misionales, de manera que la capacitación está programada para el día 13 de octubre de forma virtual por la plataforma Teams y está convocado todo el equipo del DED. De lo anterior, como constancia se remitió correo electrónico del 05 de octubre de 2022 en el cual se informó al equipo del DED: \"Por instrucciones de la jefe del Departamento de Enfoques Diferenciales se solicitó una capacitación sobre la resolución 702 de 2021 en lo concerniente a comisiones, desplazamientos y legalizaciones.\"\n\nDe lo anterior, a través de correo electrónico del 19 de octubre de 2022, la Subdirección de Fortalecimiento Institucional remitió solicitud de ampliación de los términos para el cumplimiento de la actividad, en ese sentido, la SCI realizó los ajustes en el PM a las fechas de inicio y de finalización de la actividad quedando del 01 de octubre al 31 de octubre de 2022.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo aportado por el departamento, asimismo, advierte que se espera la entrega de lo planificado para el próximo seguimiento.","Abierta",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-01-16","Debido a la contingencia en la que está el Departamento de Enfoques Diferenciales que ocupó a todo el equipo en varios de sus temas misionales, no fue posible atender la realización de la actividad, por ello, la capacitacion se realizará el día 13 de octubre con todo el equipo del DED de 11 a.m. a 12 p.m. en modalidad virtual.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-01-27","Conforme al soporte presentado, se observa la ejecución de la actividad el dia 13 de octubre de 2022, mediante un listado de asistencia con el tema \"Capacitación Resolución 702 de 2021 Comisiones, Desplazamientos y Legalizacione\" con la participación de 27 personas.\nSe recomienda al DED fortalecer el reporte de monitoreo y no reportar la misma información del reporte anterior, no obstante y conforme al soporte se recomienda el cierre de la actividad.","Cerrada","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo observar listado de asistencia a la capacitación Resolución 702 de 2021 Comisiones, Desplazamientos y Legalizaciones, dando cumplimiento al entregable planificado.\nComo soporte de lo anterior, se observa un listado de asistencia con el tema \"Capacitación Resolución 702 de 2021 Comisiones, Desplazamientos y Legalizacione\" con la participación de 27 personas.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Asimismo, realizan recomendación que debe ser tenida en cuenta para futuros reportes \"Se recomienda al DED fortalecer el reporte de monitoreo y no reportar la misma información del reporte anterior\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. ","Cerrada",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-04-28","Conforme el Plan de Mejoramiento, para la apropiación del sistema de gestión documenta, en relación a las actividades a desarrollar para el seguimiento de la Resolución No. 602 con énfasis en publicación por aviso por parte de los servidores, servidores y contratistas, en la información relacionada a las comisiones y su apropiada legalización.\n\nSin embargo, se ha verificado que desde el cumplimiento de las actividades, se ha evidenciado que las actividades desarrolladas para el Plan de Mejoramiento, se implementaron de forma efectiva, sin consecuencia a repetición de aquellas acciones que repercutan en las fallas encontradas con anterioridad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-03"," Actividad declarada cerrada en seguimiento anterior; el proceso adjunta matriz donde se realiza seguimiento estricto a las comisiones tanto en Bogota como a nivel territorial con fechas de revisión, radicación y legalización.\nEn espera de declaratoria de eficacia por parte de la Subdirección de Control Interno de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa cumplimiento de la actividad planificada en elsegundo monitoreo del plan de mejoramiento.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad en el segundo monitoreo. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada","SI","“Se declara eficacia de la acción, toda vez que, se fortalecieron los controles de 1. Capacitar bajo cualquier modalidad a cada servidor, servidora y contratista del Departamento de Enfoques Diferenciales sobre la Resolución No. 702 de 2021 con la Dirección de Recursos Físicos e Infraestructura, 2. Realizar seguimiento al cumplimiento de los términos para legalización de desplazamientos y comisiones, asegurando la confiabilidad de la información. Con corte al 23 de mayo de 2023, la Subdirección de Control Interno evidenció la pertinencia de los actividades desarrolladas y los soportes presentados, corroborando que no hubo materialización. Se insta al proceso que se continue dando seguimiento a las acciones para evitar la materialización.”",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SI","“Se declaró eficacia de la acción en el tercer monitoreo, toda vez que, se fortalecieron los controles de 1. Capacitar bajo cualquier modalidad a cada servidor, servidora y contratista del Departamento de Enfoques Diferenciales sobre la Resolución No. 702 de 2021 con la Dirección de Recursos Físicos e Infraestructura, 2. Realizar seguimiento al cumplimiento de los términos para legalización de desplazamientos y comisiones, asegurando la confiabilidad de la información. Con corte al 23 de mayo de 2023, la Subdirección de Control Interno evidenció la pertinencia de los actividades desarrolladas y los soportes presentados, corroborando que no hubo materialización. Se insta al proceso que se continue dando seguimiento a las acciones para evitar la materialización.”",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Se insta al fortalecimiento de los monitoreos por parte de los diferentes procesos cuando se lleguen a presentar planes de mejoramiento realizando la verificación previa de sus reportes y evidencias, toda vez que, durante el proceso se evidenciaron reportes de monitoreo repetidos en diferentes trimestres, así como datos que no correspondían a lo descrito, de igual forma, se insta a la segunda línea, a fortalecer sus seguimientos mediante la verificación del monitoreo de una forma más precisa, analizando sus soportes y la pertinencia de estos; lo anterior, con la finalidad de contribuir con la coherencia y eficacia de la información presentada en aras del adecuado cumplimiento de los planes de mejoramiento."]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2.1.2: Realizar seguimiento al cumplimiento de los términos para legalización de desplazamientos y comisiones.","Matriz de seguimiento","Jefe del Departamento de Enfoques Diferenciales ","2022-09-01","2022-11-01",null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2022-10-13","Se realizó seguimiento a la legalización de comisiones y desplazamientos durante el mes de septiembre y no se evidenció problemas en las legalizaciones ni retrazos en las mismas. Se adjunta matriz unificada.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-18","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el cumplimiento de la actividad mediante un archivo Excel de seguimiento a las legalizaciones de las comisiones del DED, donde para los meses de agosto y septiembre de las 20 comisiones a legalizar, ninguna presenta extemporaneidad. La actividad continúa en estado abierta, teniendo en cuenta la fecha de finalización propuesta por el DED y con el fin de continuar con el seguimiento respectivo.","Abierta","Contratista","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y el cargue de evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa avance de la actividad planificada, toda vez que, se aportó una matriz en formato Excel que contiene el seguimiento realizado a las veinte (20) comisiones cuyo plazo de legalización se encontraba programado entre los meses de julio a septiembre de 2022. Es así como, se evidenció que esta contiene datos relacionados con el No. de la comisión, el nombre del profesional del DED, la fecha de desplazamiento, lugar, fecha de la comisión, fecha límite de legalización, fecha en que se legalizó, entre otra información, lo anterior, discriminado en 3 comisiones Bogotá y 17 territoriales.\n\nEs preciso mencionar que, realizando el conteo de los días transcurridos entre la fecha en la que finalizó la comisión con la fecha en la cual se legalizó, se observa que se tramitó de manera oportuna, de conformidad con los términos establecidos en la Resolución 702 de 2021 \"Por medio de la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicios de los/as servidores/as públicos/as y las autorizaciones de desplazamiento de los contratistas de la Jurisdicción Especial para la Paz -JEP-\", \"ARTÍCULO 9o. ENTREGA DE INFORME Y LEGALIZACIÓN DE LA COMISIÓN DE SERVICIO O DE LA AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO. El/la servidor/a público/a o contratista dentro de los 3 u 8 días hábiles siguientes a la finalización de la comisión de servicio o de la autorización de desplazamiento, (...)\".\n\nNo obstante, se recomienda incluir una columna en la cual se observe el número de días transcurridos entre la fecha en la que finalizó la comisión y la fecha en la cual se legalizó.\n\nPor lo anterior, la actividad se declara en estado abierta y se insta al Departamento a continuar con las acciones tendientes a lograr el cierre de la actividad garantizando la eficacia de la acción.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado por la II línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el departamento.","Abierta",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-01-16","Se realizó seguimiento a la legalización de comisiones y desplazamientos durante el mes de septiembre y no se evidenció problemas en las legalizaciones ni retrazos en las mismas.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-01-27","Conforme al soporte presentado se observa el cumplimiento de la actividad mediante dos archivos Excel de seguimiento a las legalizaciones de las comisiones del DED, donde para los meses de octubre, noviembre y diciembre se legalizaron sin reportar retrazos 23 territoriales y 12 del nivel central. \nSe recomienda al DED fortalecer el reporte de monitoreo y no reportar la misma información del reporte anterior, no obstante y conforme al soporte se recomienda el cierre de la actividad.","Cerrada","Contratista","2023-03-08","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo evidenciar dos (2) archivos en formato Excel con el seguimiento a comisiones y desplazamientos, dando cumplimiento al entregable planificado.\nComo soporte de lo anterior, se observa Excel de seguimiento a las legalizaciones de las comisiones del DED, donde para los meses de octubre, noviembre y diciembre se legalizaron sin reportar retrazos 23 territoriales y 12 del nivel central.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Asimismo, realizan recomendación que debe ser tenida en cuenta para futuros reportes \"Se recomienda al DED fortalecer el reporte de monitoreo y no reportar la misma información del reporte anterior\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. ","Cerrada",null,null,null,"Eliana Fernanda Antonio Rosero","2023-04-28","Conforme el Plan de Mejoramiento, para la apropiación del sistema de gestión documenta, en relación a las actividades a desarrollar para el seguimiento de la Resolución No. 602 con énfasis en publicación por aviso por parte de los servidores, servidores y contratistas, en la información relacionada a las comisiones y su apropiada legalización.\n\nSin embargo, se ha verificado que desde el cumplimiento de las actividades, se ha evidenciado que las actividades desarrolladas para el Plan de Mejoramiento, se implementaron de forma efectiva, sin consecuencia a repetición de aquellas acciones que repercutan en las fallas encontradas con anterioridad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-05-03"," Actividad declarada cerrada en seguimiento anterior; el proceso adjunta matriz donde se realiza seguimiento estricto a las comisiones tanto en Bogota como a nivel territorial con fechas de revisión, radicación y legalización.\nEn espera de declaratoria de eficacia por parte de la Subdirección de Control Interno de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-05-23","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y las evidencias suministradas por el Departamento de Enfoques Diferenciales, se observa cumplimiento de la actividad planificada en el segundo monitoreo del plan de mejoramiento.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad en el segundo monitoreo. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación.","Cerrada"]
[3]
[4]
[7]
[8]
[7]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
[16]
[]
[]
[null,"Conotrol de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]

{"sheet":"Análisis de causa 1.","index":2,"n_rows":28,"n_cols":9,"rows_kept":28,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[27,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Participación Efectiva,Representación y Defensa Técnica "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Gestión de PQRSDF. Se hace necesario que el Departamento de Enfoques Diferenciales articule con el Departamento de Gestión Documental acciones de capacitación encaminadas a fortalecer el uso y apropiación del Sistema de Gestión Documental CONTI"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["Desconocimiento del funcionamiento del sistema de gestión documental CONTI por parte de los servidores, servidoras y contratistas del DED ",null,"Las capacitaciones que brinda la Subdirección de Gestión Documental son muy basicas ",null,"Las capacitaciones que brinda la Subdirección de Gestión Documental y se dan en horas laborales y los participantes no pueden recibir la totalidad de la capacitación ",null,"Las capacitaciones recibidas se dictan para todos los procesos y los participantes no procesan toda la información ",null,"Desconocimiento de los servidores, servidoras y contratistas en el uso del Sistema de Gestión Documental CONTI y de la aplicación de la Resolución No. 602 de 2020 en el sistema de gestión de PQRSDF"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Escriba la causa raíz: Desconocimiento de los servidores, servidoras y contratistas en el uso del Sistema de Gestión Documental CONTI y de la aplicación de la Resolución No. 602 de 2020 en el sistema de gestión de PQRSDF"]

{"sheet":"Analisis de causa 2.","index":3,"n_rows":28,"n_cols":9,"rows_kept":28,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[18,0,18,9],[0,0,0,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[27,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,2,26,3],[20,0,26,1],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO: Participación Efectiva,Representación y Defensa Técnica "]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: Gestión de PQRSDF. Se hace necesario que el Departamento de Enfoques Diferenciales adelante acciones de socialización y fortalecimiento de los conocimientos, respecto de los lineamientos contenidos en la Resolución No. 602 de 2020."]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["El equipo del DED ha cambiado y no estuvo presente en la capacitación de la resolución 702 de 2021",null,"Desconocimiento de la Resolución 702 de 2021 del término y demás conceptos para la solicitud y legalización de comisiones y desplazamientos para que los servidores, servidoras y contratistas cumplan con los términos establecidos en la JEP."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Escriba la causa raíz: Desconocimiento  de la resolución No. 702 por el actual equipo DED "]