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[]
[]
["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":27,"n_cols":194,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[26,2,26,3],[27,2,27,3],[28,2,28,3],[26,4,26,8],[27,4,27,8],[28,4,28,8],[25,20,25,22],[23,20,23,22],[24,20,24,22],[23,0,23,1],[4,6,5,6],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[25,2,25,3],[25,4,25,8],[24,1,24,8],[6,6,7,6],[6,7,7,7],[6,1,7,1],[6,4,7,4],[6,0,7,0],[6,5,7,5],[8,7,9,7],[8,4,9,4],[8,0,9,0],[8,1,9,1],[10,7,12,7],[6,3,12,3],[10,4,12,4],[24,35,24,37],[25,35,25,37],[23,50,23,52],[24,50,24,52],[25,50,25,52],[3,29,3,42],[4,37,4,42],[23,35,23,37],[4,52,4,57],[3,44,3,57],[23,95,23,97],[24,95,24,97],[25,95,25,97],[23,110,23,112],[24,110,24,112],[25,110,25,112],[23,65,23,67],[24,65,24,67],[25,65,25,67],[23,80,23,82],[24,80,24,82],[25,80,25,82],[24,125,24,127],[25,125,25,127],[3,134,3,147],[4,142,4,147],[23,140,23,142],[24,140,24,142],[25,140,25,142],[3,119,3,132],[4,127,4,132],[23,125,23,127],[4,138,4,141],[4,119,4,122],[4,123,4,126],[4,134,4,137],[24,185,24,187],[25,185,25,187],[3,179,3,192],[4,187,4,192],[23,185,23,187],[24,155,24,157],[25,155,25,157],[3,164,3,177],[4,172,4,177],[23,170,23,172],[24,170,24,172],[25,170,25,172],[3,149,3,162],[4,157,4,162],[23,155,23,157],[4,149,4,152],[4,153,4,156],[4,164,4,167],[4,168,4,171],[4,179,4,182],[4,183,4,186],[2,0,2,2],[4,10,5,10],[4,14,4,17],[4,18,4,21],[4,5,5,5],[0,11,0,12],[0,0,1,2],[3,59,3,72],[4,67,4,72],[3,14,3,27],[3,0,3,12],[4,2,5,2],[4,22,4,27],[2,8,2,12],[4,9,5,9],[0,3,1,10],[2,3,2,6],[4,29,4,32],[4,33,4,36],[4,44,4,47],[4,48,4,51],[4,59,4,62],[4,63,4,66],[4,193,5,193],[8,5,9,5],[10,5,12,5],[10,1,12,1],[10,0,12,0],[6,2,12,2],[8,6,9,6],[10,6,12,6],[3,104,3,117],[4,112,4,117],[3,89,3,102],[4,97,4,102],[3,74,3,87],[4,82,4,87],[4,74,4,77],[4,78,4,81],[4,89,4,92],[4,93,4,96],[4,104,4,107],[4,108,4,111]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"Departamento Atención al Ciudadano",null,null,null,"RESPONSABLE:","Jefe Departamento de Atención al Ciudadano"]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la ación","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,"RESPONSABLE SCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2021-09-27","Tomar las medidas y adelantar las gestiones necesarias con el fin de garantizar el\ncumplimiento de los términos en las respuestas de las PQRSDF, teniendo en\ncuenta que se dio respuesta oportuna extemporánea a 137 solicitudes, por tal\nmotivo, se recomienda continuar con las capacitaciones a los responsables de dar\nlas respuestas a estas de acuerdo con las diferentes modalidades del derecho de\npetición, así mismo, es necesario implementar las acciones propuestas por el\nDepartamento de Atención al Ciudadano para la mitigación del\nriesgo “Posible incumplimiento de los términos establecidos por la ley en la\nrespuesta de PQRSDF” con el propósito de garantizar la atención oportuna y\npronta solución, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011, Ley 1755\nde 2015 y los lineamientos de la Resolución No.602 de 2020, por medio de la cual\nse reglamenta el trámite interno de las PQRSDF en la JEP.","Inadecuada tipificación de algunos radicados, debido a la imposibilidad de consultar información judicial para la correcta clasificación de los radicados correspondientes a PQRSDF","1.1","AC","Determinar las situaciones que generan el incumplimiento de las 137 PQRSDF y, sobre ello, establecer estrategias de solución.","1. Solicitar a SERVISOFT la asignación al usuario del DAC los radicados del I semestre del 2021, que se identificaron como trámites judiciales para incluirlos en la nueva ruta que excluye del flujo de PQRSDF.","Correo electrónico","Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2022-01-01","2022-01-31",null,"Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2022-10-27","El 16 de febrero de 2022, mediante correo electrónico, se solicitan a SERVISOFT la asignación al usuario del DAC de los radicados del I semestre del 2021, que se identificaron como trámites judiciales para incluirlos en la nueva ruta que excluye del flujo de PQRSDF.\nEn mesa de trabajo del 2 de marzo de 2022 se formaliza dicha solicitud.\n\nEvidencia: correo electrónico del 16 de febrero y acta del 2 de marzo de 2022.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-27","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa que el Departamento de Atención al Ciudadano, ejecutó y dio cumplimiento a la actividad propuesta (de manera extemporánea)","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-31","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el proceso aportó dos documentos en formato PDF en donde se puede evidenciar la solicitud de exclusión del flujo de PQRSDF  y la inclusión en la nueva ruta de estos, dando cumplimiento a la actividad aunque de forma extemporanea pues el plazo máximo estaba fijado para el 31 de enero de 2022.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad e informa que la evaluación de la eficacia se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo, sin embargo, no describe de que forma el proceso da cumplimiento a la actividad, tampoco hace una relación de los documentos aportados.","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,"Profesional Especializado II","2022-01-25","Actividad declarada como cerrada en trimestre anterior, en espera de declarar eficacia de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestre anterior","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Tramitar una comunicación a través del Secretario Ejecutivo a la Magistratura, dando conocer la necesidad de tener acceso al Sistema LEGALI a modo de consulta, con el fin de solucionar los vencimientos que se presentan en razón al trámite que debe surtir la petición.","Oficio","Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2022-02-10","2022-02-28",null,"Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2022-10-27","El 23 de febrero se proyectó oficio para firma del Secretario Ejecutivo enviado a través de correo a la Dra. Angela Mora para su aprobación, dando a conocer la necesidad de tener acceso al Sistema LEGALI a modo de consulta, con el fin de solucionar los vencimientos que se presentan en razón al trámite que debe surtir la petición.\n\nEvidencia: correo electrónico del 23 de febrero de 2022.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-27","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa que el Departamento de Atención al Ciudadano, realizó la proyección del oficio a presentar en magistratura en el tiempo propuesto. sin embargo no se evidencia si este oficio fue finalmente remitido o surtió efecto","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-31","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa incumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el proceso aportó dos documentos en donde se ve borrador de oficio para ser remitido por el secretario ejecutivo a la magistratura, así como correo electrónico dirigido a la subsecretaría informando del requerimiento, no obstante, no hay evidencia de que la comunicación haya sido efectivamente remitida a la magistratura por lo que la actividad se declara \"abierta\", se estará pendiente para que en el próximo reporte se aporten las evidencias y  la SCI pueda verificar el cumplimiento de la actividad.\n\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo, describe brevemente lo aportado por el proceso, la segunda línea de defensa no aporta  una relación de los documentos aportados, ni los describe en detalle.","Abierta",null,null,null,"Profesional especializad II","2023-01-13","Se solicitó al Jefe del Departamento de Gestión Documental la revisión y actualización de las ANS, de las áreas de la Secretaría Ejecutiva para que se definan los criterios de asignación de los trámites judiciales y de las PQRSDF teniendo en cuenta lo dispuesto en las sentencias SRT - ST-022, SRT-ST-094 de 2022 y DP-SA294 de 2022, toda vez que las solicitudes que traten sobre estado de la solicitud, situación jurídica, concesión de beneficios, datos de contacto entre otras, son competencia de la Secretaria Ejecutiva y no tramites judiciales de conformidad con la SENIT 2, artículo 95 literal c del Reglamento Interno de la JEP, donde se ordena a la SE y SUBSE mantener actualizado el inventario de beneficio de comparecientes, pudiendo solicitar subsidiariamente información a las Salas y secciones para otorgar respuesta en termino.   \n\nDe conformidad con las Sentencias SRT-ST-022/2022 y SRT-ST-094/22 la magistratura ordena a la Secretaría Ejecutiva en cuanto a PQRSDF  responder entre otros aspectos que:\n1. Que la JEP no conoce de casos individuales\n2. Los derechos de las víctimas (Artículo 15 de la Ley 1957/2019)\n3. Los mecanismos de participación (Manual para la participación de las víctimas ante la JEP)\n4. Información sobre la nueva ronda de priorización de los Macro Casos\n5. La única forma de participación no son los Macro Casos (Auto TP-SA-1082 de 2022). \n\nPara dar respuesta a tales derechos de petición, la SE deberá realizar las consultas de rigor ante las dependencias que puedan tener la información (UIA, GRAI, Salas y Secciones). \n\nA raíz de la providencia TP-SA-SENIT 2 de 2019, y de la TP-SA 924-2022,  se ordena a la Secretaria Ejecutiva tener el inventario de beneficios de comparecientes, que actualmente se le conoce como “Inventario de Comparecientes”, que cuenta con información relevante de las personas que actualmente están sometidas ante la JEP, como sus datos de contacto, concesión de beneficios judiciales, datos de notificación (Entre otros), por lo tanto las PQRSDF son de competencia de la Secretaría Ejecutiva cuando  tratan sobre:\n\n1. Situación jurídica actual\n2. Estado de su trámite\n\nLo anterior se soporta en el artículo 95 literal C. del Reglamento Interno JEP, que : “Es responsabilidad de la SE adoptar el “adoptar el registro de quienes comparecen ante la jurisdicción y de su situación jurídica y tomar las medidas necesarias para mantenerlo actualizado”.\n\nSerá competencia de la magistratura atender las PQRSDF cuando no traten sobre lo anterior de acuerdo a su competencia.\n\nTeniendo en cuenta la anteriormente expuesto la actividad planificada \" Tramitar una comunicación a través del Secretario Ejecutivo a la Magistratura, dando conocer la necesidad de tener acceso al Sistema LEGALI a modo de consulta, con el fin de solucionar los vencimientos que se presentan en razón al trámite que debe surtir la petición\", se subsana la causa raiz definida \" Inadecuada tipificación de algunos radicados, debido a la imposibilidad de consultar información judicial para la correcta clasificación de los radicados correspondientes a PQRSDF\"","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-01-27","Conforme al monitoreo presentado, se observa que la actividad propuesta relacionada con el acceso a Legali para consultar los vencimientos que se presentan en razón al trámite que debe surtir las peticiones, no fue concretardo debido a que en paralelo la magistratura expidió las sentencias \"SRT-ST-022/2022 y SRT-ST-094/22\", relacionadas con los roles y rutas respecto a las PQRSDF raidcadas en la JEP. Así las cosas, se considera que la causa raiz es solucionada con estos lineamientos. Permitiendo así tipificar las PQRSDF sin necesidad de consultar Legali. \nPor lo anterior se sugiere a la Subdirección de Control Interno cerrar esta actividad y determinar la efectividad de la acción con los resultados de la primera actividad.","Cerrada","Contratista","2023-03-09","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo observar cumplimiento de la actividad, toda vez que,  la magistratura expidió  las sentencias  \"SRT-ST-022/2022 y SRT-ST-094/22\", relacionadas con los roles y rutas respecto a las PQRSDF raidcadas en la JEP, permitiendo así tipificar las PQRSDF sin necesidad de consultar Legali. \n\n“Se informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem”.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Asimismo informan que \"se observa que la actividad propuesta relacionada con el acceso a Legali para consultar los vencimientos que se presentan en razón al trámite que debe surtir las peticiones, no fue concretardo debido a que en paralelo la magistratura expidió las sentencias \"SRT-ST-022/2022 y SRT-ST-094/22\", relacionadas con los roles y rutas respecto a las PQRSDF raidcadas en la JEP. Así las cosas, se considera que la causa raiz es solucionada con estos lineamientos. Permitiendo así tipificar las PQRSDF sin necesidad de consultar Legali\". Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JOAO"]
[2,"Auditorías internas y externas. ",null,null,"Mecanismos de seguimiento insuficientes de las PQRSDF.","2.1","AM","Realizar seguimiento diario a las PQRSDF que se encuentran en un rango de cero o más días de vencidas, con el fin de obtener justificación y respuesta respectiva.","1. Notificar diariamente a través del correo electrónico al responsable de las PQRSDF pendientes, en un rango de 1 día para su vencimiento o vencidas y solicitar una justificación de la causa de vencimiento.","Correos electrónicos","Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano\n\nJefe del Departamento de Gestión Documental","2022-03-01","2022-12-31",null,"Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano\n\nJefe del Departamento de Gestión Documental","2022-10-27","Desde el 10 febrero se realiza notificación diaria a través del correo electrónico a los responsables de las PQRSDF pendientes, en un rango de 1 día para evitar su vencimiento.\n\nEvidencia: correo electrónicos electrónicos enviados a las distintas áreas.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-27","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa que se ha ejecutado y cumplido la actividad propuesta de remitir correos preventivos antes del vencimiento de términos. Por lo anterior, y al ser una actividad estandarizada en el DAC, se considera la pertinencia de declararla cerrada. Lo anterior se soporta con un compendio de correos en un PDF que contiene 737 paginas","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-31","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el proceso aportó un documento en formato PDF el cual en 737 páginas incluye los correos electrónicos remitidos a los peticionarios cuando los radicados se encuentran pendientes por resolver y el sistema los identifica como vencidos, lo cual es una actividad estandarizada por parte del DAC.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad e informa que la evaluación de la eficacia se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo informando sobre la remisión de correos preventivos antes del vencimiento de términos, aumque se aclara que algunos correos electrónicos se remiten posteriores al vencimiento.","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,"Profesional Especializado II","2022-01-25","Actividad declarada como cerrada en trimestre anterior, en espera de declarar eficacia de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestre anterior","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Reportar al Comité de Conciliación los resultados de los análisis y las justificaciones realizadas.","Acta de comité de conciliación y defensa judicial","Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano\n\nJefes de las distintas áreas de la JEP","2022-03-01","2022-12-31",null,"Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2022-10-27","Se reportó al Comité de Conciliación el 26 de agosto de 2022, el resultado del análisis de las PQRSDF y las causas que dan lugar al vencimiento y posteriormente para el 9 de septiembre de 2022 se realizo seguimiento por parte del Comité de Conciliación.\n\nEvidencia: Presentación para el comité y citación a reunión.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-27","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto a la presentación ante el Comité de Conciliación el día 26/08/2022 del análisis de las principales causas que dan lugar al vencimiento, en donde la principal causa es la del vencimiento por parte del responsable con un 79% de participación en comparación con otras causas. así mismo se muestran las posibles acciones para intervenir estas causas. Lo anterior se soporta con una presentación ejecutiva tipo informe (no con un informe con lo establece la actividad). Por lo anterior desde la SFI se considera el cierre de esta actividad, ya que se presentó ante el comité de conciliación lo respectivo para su análisis y posible toma de decisiones","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-31","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa incumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el proceso aportó 3 correos electrónicos en los que se evidencia el agendamiento al seguimiento a las peticiones asignadas a la Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz, a cargo del Departamento de Atención al Ciudadano. ante el comité de conciliación, no obstante, la evidencia planificada consistía en el informe presentado, por lo tanto  la actividad se declara \"abierta\", se estará pendiente para que en el próximo reporte se aporten las evidencias y  la SCI pueda verificar el cumplimiento de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo, describe brevemente lo aportado por el proceso,sin embargo, la segunda línea de defensa no se expresa sobre el incumplimiento de la evidencia planificada la cual consiste en un informe.","Abierta",null,null,null,"Porfesional Especializado II","2023-01-13","Se presento ante  el Comité de Conciliación realizado el 30 de agosto del 2022, el resultado del análisis de las PQRSDF y las causas que dan lugar al vencimiento, dando cumplimiento a la actividad definida.\n\nEs importante informar que por comunicado emitido a la Subdirección de Control Interno se solicito la modificación del entregable  de esta actividad que dice\" Informe\" por acta de comite de conciliación y defensa judicial, justificado que es el soporte que me da cuenta  del cumplimiento de la actividad definida.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-01-25","Conforme a la solicitud del proceso, se realiza modificación al entregable de esta actividad (\"informe\" a \"acta de comité de conciliación y defensa judicial\")\nde esta manera se logra establecer que la actividad fue ejecutada ya que se presentó ante el comité de conciliación lo respectivo para su análisis y posible toma de decisiones.\nPor lo anterior se sugiere a la Subdirección de Control Interno cerrar esta actividad","Cerrada","Contratista","2023-03-09","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo observar cumplimiento de la actividad, toda vez que, presentaron ante  el Comité de Conciliación realizado el 30 de agosto del 2022, el resultado del análisis de las PQRSDF y las causas que dan lugar al vencimiento.\nLo anterior, puede evidenciarse en el soporte \"Acta Comité de Conciliación 30-08-2022\" el cual fue presentando como modificación del entregable planeado \"Informe\", dando cuenta de las acciones realizadas en el Comité en mención. \n“Se informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem”.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación. ","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JOAO"]
[3,"Auditorías internas y externas. ",null,null,"\nFalta de condiciones para la adecuada clasificación de los radicados que no corresponden a PQRSDF por tener connotación judicial.","3.1","AM","Diseñar e implementar nueva ruta de reasignación para excluir del flujo de PQRSDF aquellas solicitudes que no corresponden a esta denominación.","1. Solicitar la creación de flujo alterno que permita excluir aquellas solicitudes que no corresponden a PQRSDF.","Correo electrónico","Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano\n\nJefe del Departamento de Gestión Documental","2022-02-20","2022-03-31",null,"Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2022-10-27","El 12 de enero se solicita creación de flujo alterno que permita excluir aquellas solicitudes que no corresponden a PQRSDF.\n\nEvidencia: correos electrónicos","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-27","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el cumplimiento de la actividad en cuanto a la solicitud de un desarrollo de una ruta que permita excluir del flujo y del reporte de PQRSDF los radicados que se considere que no corresponden a PQRSDF. Lo anterior se soporta con PDF de correo electrónico de respuesta por parte del jefe del departamento de gestión Documental (supervisor del contrato Servisoft) al DAC el 19/01/2022.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-31","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el proceso aportó documento en formato PDF que contiene correo electrónico de respuesta por parte del jefe del supervisor del contrato Servisoft al Departamenot de Atención al Ciudadano el 19 de enero de 2022 en el cual se evidencia la solicitud de un desarrollo de una ruta que permita excluir del flujo y del reporte de PQRSDF los radicados que se considere que no corresponden a PQRSDF. \n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad e informa que la evaluación de la eficacia se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo informando sobre el correo electrónico aportado y como este da cumplimiento a la actividad planificada de forma detallada.","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,"Profesional Especializado II","2022-01-25","Actividad declarada como cerrada en trimestre anterior, en espera de declarar eficacia de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestre anterior","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2. Solicitar la implementación y socialización de nueva ruta de flujo alterno.","Correo electrónico","Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano\n\nJefe del Departamento de Gestión Documental","2022-01-20","2022-06-15",null,"Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2022-10-27","Se realiza la implementación y socialización de nueva ruta de flujo alterno en capacitaciones del 22, 24, 25 y 26 de febrero y 1 de marzo de 2022.\n\nEvidencia: Listados de asistencia","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-27","conforme al monitoreo y soportes presentados se observa la ejecución de la actividad en cuanto a la realización de capacitaciones con respecto a las funcionalidad de la nueva ruta implementada, as cuales se realizaron en el mes de febrero de 2022. Lo anterior se soporta mediante listados de asistencia en Excel.\nRespecto a la implementación de la ruta en el sistema Conti, se adjuntan correos y un acta relacionada con el desarrollo y funcionalidades implementadas.\nAunque la actividad no se soporta con un correo electrónico (como se planeó la actividad) los soportes adjuntos dan cuenta del cumplimiento de esta","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-31","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el proceso aportó diversos documentos en formato Excel en donde se evidencian las capactiaciones generadas respecto de la funcionalidad de las nuevas rutas implementadas, asimismo se evidenciaron correos electrónicos en donde  se definieron las restricciones de las funcionalidades en las rutas PQRSDF, se determinó que se debe realizar un desarrollo en el sistema que permita administrar desde la misma aplicación las restricciones de las funcionalidades a las rutas o flujos de trabajo, así com o realizar el desarrollo en el Sistema de Gestión Documental Conti que permitan la completa implementación de la funcionalidad de la ruta que permita excluir del flujo y del reporte de PQRSDF, no obstante, la SCI aclara que las evidencias aportadas no corresponden con el soporte planificado para la actividad la cual corresponde a \"Solicitar la implementación y socialización de nueva ruta de flujo alterno.\" mediante correo electrónico, sin embargo apuntan al cumplimiento de la actividad planifica.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad e informa que la evaluación de la eficacia se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo informando sobre el no cumplimiento de la forma de presentación de la evidencia el cual correspondía a correo electrónico.","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,"Profesional Especializado II","2022-01-25","Actividad declarada como cerrada en trimestre anterior, en espera de declarar eficacia de la acción. El proceso no reporta monitoreo","Cerrada","Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestre anterior","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"3. Realizar monitoreo a las PQRSDF, excluidas por este flujo para asegurar la aplicación en términos normativos.","Base de datos","Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2022-03-01","2022-12-31",null,"Jefe del Departamento de Atencion al Ciudadano","2022-10-27","Se realizar monitoreo a las PQRSDF, excluidas por este flujo para asegurar la aplicación en términos normativos.\n\nEvidencia: archivo en excel y actas mesas de trabajo del 1 de febrero y 2 de marzo de 2022","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-27","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa una base de datos que contienen 767 radicados desde el 01/01/2022 al 25/10/2022, sin embargo no se encuentra información relacionada con algún tipo de seguimiento al respecto. \nSe solicita al DAC aclarar el soporte y metodología de seguimiento para que la Subdirección de Control Interno pueda realizar su evaluación","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-31","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa incumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el proceso aportó 3 documentos en formato PDF  que contienen actas de requerimientos de exclusión, documentos PQRSDF gestionados fuera de conti entre otros, así como una base de datos en formato Excel la cual contiene 755 radicados, fecha de recepción, fecha de radicación y un campo de observaciones,  no obstante, pese a que se incluye el campo de observaciones no se evidencia claramente el seguimiento que se realiza con los responsables frente a esto, por lo tanto  la actividad se declara \"abierta\",  se estará pendiente para que en el próximo reporte se aporten las evidencias y  la SCI pueda verificar el cumplimiento de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo, describe brevemente lo aportado por el proceso,sin embargo, los datos que registra la segunda línea de defensa son diferentes a los aportados por el proceso teniendo una diferencia de 12 radicados entre lo que reporta la base de datos frente a lo que reporta la segunda línea de defensa.","Abierta",null,null,null,"Porfesional Especializado II","2022-01-13","La actividad planificada \" realizar monitoreo a las PQRSDF, excluidas por este flujo para asegurar la aplicación en términos normativos\" la operativodad de esta actividad en la vigencia 2022 se realizo asi:\nUna vez recibida la PQRSDF desde ventanilla unica y  el  formulario de la pagina web de PQRSDF; se analiza y se  tipifica la modalidad del derecho de petición con la respectiva  escogencia del termino en las rutas de PQRSDF.\nEn caso de que no sea una PQRSDF existen dos momentos para enviar el radicado a la ruta de exclusión:\n\n1. El profesional del DAC analiza la solicitud,  si no es una PQRSDF se inicia el flujo en Workflow 94- exclusión, realiza la devolución a ventanilla única para que desde alli se envie al usiario responsables del tramite judicial o administrativo.\n\n2. Una vez enviada la PQRSDF del DAC a la Dependencia, el profesional responsable de dar respuesta establece o analiza que no es una PQRSDF. Por tanto, el profesional deja el comentario en Workflow- CONTi, e inicia el Flujo 94- Exclusión .Allí el radicado llega automáticamente a los profesionales del DAC para verificar que dicha exclusión fue empleada correctamente por no ser una PQRSDF,y no por otras circunstancias. ( Esta actividad es definida como monitoreo a las PQRSDF que son solicitadas por excluir por parte de las Dependencias.)\n\nEs importante resaltar que la \"exclusión\" se soporta en el articulo 37 de la Resolución 602/2020 -JEP , pues se refiere a las funciones jurisdiccionales, las cuales son amparadas por los derechos fundamentales al debido proceso judicial y al acceso a la administración de justicia o a la tutela judicial efectiva. Así como de las solicitudes de acreditación como víctima después del Auto TP SA 1125/2022, y con anterioridad a la implementación de la ruta de workflow de ACREDITACIÓN DE VÍCTIMAS.\n\nSe sube en el one drive,  base de datos de las exclusiones realizadas en la vigencia 2022 extraidas del sistema de gestión documental CONTI.",null,"Profesional Especializado II","2022-01-25","Teniendo en cuenta el seguimiento y evaluación del trimestre anterior, en donde se solicita al proceso explicar como se realizó el monitoreo a las PQRSDF excluidas por el flujo Conti para asegurar la aplicación en términos normativos, el proceso detalla la ruta para este reporte de monitoreo.\nAsí mismo, soporta su monitoreo con la base de datos de las exclusiones realizadas en la vigencia 2022 (extraidas de CONTI)\nPor lo anteiror se considera el cierre de la actividad y se solicita al proceso en el próximo seguimiento brindar información respecto a la efectividad de esta ruta con el fin de declarar eficacia por parte de la Subdirección de Control Interno","Cerrada","Contratista","2023-03-09","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme con el monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo observar cumplimiento de la actividad, toda vez que, explican como se realizó el monitoreo a las PQRSDF excluidas por el flujo Conti, para asegurar la aplicación en términos normativos, así: \n\"Una vez recibida la PQRSDF desde ventanilla unica y  el  formulario de la pagina web de PQRSDF; se analiza y se  tipifica la modalidad del derecho de petición con la respectiva  escogencia del termino en las rutas de PQRSDF.\nEn caso de que no sea una PQRSDF existen dos momentos para enviar el radicado a la ruta de exclusión:\n1. El profesional del DAC analiza la solicitud,  si no es una PQRSDF se inicia el flujo en Workflow 94- exclusión, realiza la devolución a ventanilla única para que desde alli se envie al usiario responsables del tramite judicial o administrativo.\n2. Una vez enviada la PQRSDF del DAC a la Dependencia, el profesional responsable de dar respuesta establece o analiza que no es una PQRSDF. Por tanto, el profesional deja el comentario en Workflow- CONTi, e inicia el Flujo 94- Exclusión .Allí el radicado llega automáticamente a los profesionales del DAC para verificar que dicha exclusión fue empleada correctamente por no ser una PQRSDF,y no por otras circunstancias. ( Esta actividad es definida como monitoreo a las PQRSDF que son solicitadas por excluir por parte de las Dependencias.)\nEs importante resaltar que la \"exclusión\" se soporta en el articulo 37 de la Resolución 602/2020 -JEP , pues se refiere a las funciones jurisdiccionales, las cuales son amparadas por los derechos fundamentales al debido proceso judicial y al acceso a la administración de justicia o a la tutela judicial efectiva. Así como de las solicitudes de acreditación como víctima después del Auto TP SA 1125/2022, y con anterioridad a la implementación de la ruta de workflow de ACREDITACIÓN DE VÍCTIMAS\".\nComo soporte de lo anterior presentan \"Base de datos ruta de exclusión de PQRSDF vigencia 2022\", dando cumplimiento al entregable planificado.\n\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la evaluación. ","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JOAO"]
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[null,"Conotrol de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]
[null,"2023-12-18","Jefe de Atención al Ciudadano. Constanza Cañon ",null,"Modificación del entregable de la actividad 2 de la acción 2.1: cuyo entregable es “informe” por “acta de comité de conciliación y defensa judicial”, toda vez que es el soporte que da cuenta del cumplimiento de la actividad definida."]

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["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]