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[]
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["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":19,"n_cols":193,"rows_kept":19,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[11,5,12,5],[8,6,10,6],[11,6,12,6],[18,2,18,3],[19,2,19,3],[20,2,20,3],[18,4,18,8],[19,4,19,8],[20,4,20,8],[11,4,12,4],[8,4,10,4],[8,5,10,5],[17,20,17,22],[15,20,15,22],[16,20,16,22],[15,0,15,1],[4,6,5,6],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[17,2,17,3],[17,4,17,8],[16,1,16,8],[6,6,7,6],[6,7,7,7],[6,4,7,4],[6,5,7,5],[11,7,12,7],[6,0,12,0],[6,2,12,2],[6,3,12,3],[8,7,10,7],[6,1,12,1],[16,35,16,37],[17,35,17,37],[15,50,15,52],[16,50,16,52],[17,50,17,52],[3,29,3,42],[4,37,4,42],[15,35,15,37],[4,52,4,57],[3,44,3,57],[4,43,5,43],[11,41,12,41],[11,42,12,42],[15,95,15,97],[16,95,16,97],[17,95,17,97],[15,110,15,112],[16,110,16,112],[17,110,17,112],[15,65,15,67],[16,65,16,67],[17,65,17,67],[15,80,15,82],[16,80,16,82],[17,80,17,82],[16,125,16,127],[17,125,17,127],[3,134,3,147],[4,142,4,147],[15,140,15,142],[16,140,16,142],[17,140,17,142],[3,119,3,132],[4,127,4,132],[15,125,15,127],[4,138,4,141],[4,119,4,122],[4,123,4,126],[4,134,4,137],[16,185,16,187],[17,185,17,187],[3,179,3,192],[4,187,4,192],[15,185,15,187],[16,155,16,157],[17,155,17,157],[3,164,3,177],[4,172,4,177],[15,170,15,172],[16,170,16,172],[17,170,17,172],[3,149,3,162],[4,157,4,162],[15,155,15,157],[4,149,4,152],[4,153,4,156],[4,164,4,167],[4,168,4,171],[4,179,4,182],[4,183,4,186],[2,0,2,2],[4,10,5,10],[4,14,4,17],[4,18,4,21],[4,5,5,5],[0,11,0,12],[0,0,1,2],[3,14,3,27],[3,0,3,12],[4,2,5,2],[4,22,4,27],[2,8,2,12],[4,9,5,9],[0,3,1,10],[2,3,2,6],[3,59,3,72],[4,67,4,72],[4,29,4,32],[4,33,4,36],[4,44,4,47],[4,48,4,51],[4,59,4,62],[4,63,4,66],[3,104,3,117],[4,112,4,117],[3,89,3,102],[4,97,4,102],[3,74,3,87],[4,82,4,87],[4,74,4,77],[4,78,4,81],[4,89,4,92],[4,93,4,96],[4,104,4,107],[4,108,4,111]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"Proceso: Gestión de atención al ciudadano",null,null,null,"RESPONSABLE:","Jefe Departamento de Atención al Ciudadano"]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la ación","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,"RESPONSABLE SCI","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Administración de riesgos. ","2022-03-31","Materialización del Riesgo de Gestión 29G “Posible incumplimiento de los términos establecidos por la ley en la respuesta de PQRSDF”.","Asignación de PQRSDF vencidas y con días transcurridos desde la SEJUD",0,"AM","Dar cumplimiento o implementar a lo dispuesto por el tribunal para la paz respecto al tratamiento de los derechos de petición al interior de la JEP mediante las decisiones: SRT-ST-022, SRT-ST-094 de 2022 y TP-SA 294 de 2022.\n\n","Capacitar a los servidores y contratistas de las distintas áreas de la Secretaría Ejecutiva responsables de asignar, clasificar y otorgar respuestas a las PQRSDF.","Listados de asistencia","Jefe del DCRJ","2022-07-15","2022-09-30",null,"Jefe del DCRJ","2022-10-13","El Departamento de Conceptos y Representación Jurídica realizó la Capacitación el 28 de septiembre de 2022 a los servidores y contratistas de las distintas áreas de la Secretaría Ejecutiva responsables de asignar, clasificar y otorgar respuestas a las PQRSDF.\n\nEvidencias: correo solicitando la capacitación por parte de la Jefe de DAC al Jefe DCRJ el 8 de agosto de 2022 y citación a la capacitación por teams denominada \"SOCIALIZACIÓN DE PROVIDENCIAS - PLAN DE MEJORAMIENTO PQRSDF\", el 28 de septiembre de 2022 y listados de asistencia.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta a cargo del Departamentos de Conceptos y representación Jurídica, toda vez que el 28/09/2022 se realizó capacitación \"SOCIALIZACIÓN DE PROVIDENCIAS -PLAN DE MEJORAMIENTO PQRSDF\" de 3 a 5 pm. Lo anterior se soporta con imagen de citación donde se visualiza el nombre del evento y la cantidad de participantes (30)","Cerrada","Profesional SCI","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica, llevó a cabo la capacitación \"SOCIALIZACIÓN DE PROVIDENCIAS -PLAN DE MEJORAMIENTO PQRSDF\", el día 28/09/2022. Lo anterior se soporta con los siguientes documentos:\n\n1. Correo electrónico de fecha 8 de agosto de 2022 en el cual la Jefe del Departamento de Atención al Ciudadano solicitó al Jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica la capacitación para los servidores y contratistas de las distintas áreas de la Secretaría Ejecutiva responsables de asignar, clasificar y otorgar respuestas a las PQRSDF, en relación con sentencias SRT-ST-022, SRT-ST-094 de 2022 y TP-SA 294 de 2022.\n2. Citación a la capacitación por teams denominada \"SOCIALIZACIÓN DE PROVIDENCIAS - PLAN DE MEJORAMIENTO PQRSDF\", el 28 de septiembre de 2022.\n3. Listado de asistencia de la capacitación, en la que se observa un total de 13 participantes (se evidencia inconsistencia en la fecha de la capacitación, toda vez que, el listado indica 27 de septiembre y la citación es del 28 de septiembre).\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad e informa que la evaluación de la eficacia se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo y evidencias aportadas por el proceso, sin embargo, se indica que la cantidad de participantes en la capacitación fue de 30, no obstante, en el listado de asistencia se observa \"Participantes que asistieron\t 13\".","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestres anteriores","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Revisar y actualizar los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) desde el Departamento de gestión documental con las áreas correspondientes, para definir los criterios de asignación de los trámites judiciales y de PQRSFD.","ANS ajustados en matriz y parametrizados en los sistemas","Jefe DGD y áreas comprometidas","2022-08-01","2022-11-30",null,"Jefe DGD y áreas comprometidas","2022-10-13","Desde el mes de agosto se iniciaron las gestiones para revisar y actualizar las ANS, por medio de correo electrónico institucional del 8 de agosto de 2022, donde se solicitó al Jefe del Departamento de Gestión Documental la revisión y actualización de las ANS, de las áreas de la Secretaría Ejecutiva para que se definieran los criterios de asignación de los trámites judiciales y de las PQRSDF teniendo en cuenta lo dispuesto en las sentencias SRT - ST-022, SRT-ST-094 de 2022 y DP-SA294 de 2022.\n\nEvidencia: correo electrónico","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al monitoreo y soporte presentado se observa el inicio de la gestión para el cumplimiento de esta actividad, la cual para su continuidad, depende de la generación de una información del DAC para el departamento de Gestión Documental. Por lo tanto esta actividad continua abierta y en espera para que el próximo seguimiento avancen y se actualicen los ANS","Abierta","Profesional SCI","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidenció el correo electrónico de fecha 8 de agosto de 2022 en el cual la Jefe del Departamento de Atención al Ciudadano solicitó al Jefe del Departamento de Gestión Documenta la revisión y actualización de los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS), de las áreas de la Secretaría Ejecutiva con el propósito de definir los criterios de asignación de los trámites judiciales y de las PQRSDF teniendo en cuenta lo dispuesto en las sentencias SRT - ST-022, SRT-ST-094 de 2022 y DP-SA294 de 2022.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara el estado de la actividad como \"Abierta\" y recomienda al proceso continuar con las acciones necesarias para dar cumplimiento a la actividad conforme a lo planificado, se realice la revisión y actualización de los ANS, la cual tiene fecha de finalización el 30 de noviembre de 2022. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo y evidencias aportadas por el proceso, determinando el avance en el cumplimiento de la actividad.","Abierta",null,null,null,"Profesional especializada II","2023-03-06","Dando cumplimiento a la actividad planificada que dice \" revisar y actualizar los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) desde el Departamento de gestión documental con las áreas correspondientes, para definir los criterios de asignación de los trámites judiciales y de PQRSFD\";  se realizó el ajuste de los Acuerdos de Niveles de Servicio de la Ventanilla Única de la Jurisdicción desde el mes de agosto hasta octubre de la vigencia 2022.\n\nSe adjunta comunicado remitido por el Departamento de gestión documental, con la descripción de las reuniones realizadas para la actualización de las ANS.\n- Se adjunta matriz excel con las ANS de la ventanilla unica.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-03-06","Conforme al reporte presentado se observa la ejecución de las actividades tendientes al cumplimiento de la actividad. Lo anterior teniendo en cuenta comunicado del jefe del departamento de Gestión Documental informando la actualización de los ANS relacionados con PQRSDF. Adicionalmente se adjunta matriz de ANS donde se visualiza en el ítem 3 las \"SOLICITUDES PQRSDF\" Ruta 58 con la prioridad asignada y tiempos en el sistema","Cerrada","Contratista","2023-03-09","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme al  monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se puede observar  cumplimiento de la actividad, toda vez que, realizaron ajustes a los Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS) de la ventanilla única de la JEP, entre los meses de agosto y octubre de 2022. \nLo anterior, se puede evidenciar en los soportes presentados: i) Oficio Plan de Mejoramiento de Acuerdos de Niveles de Servicio de Ventanilla Única y ii) Matriz Acuerdos De Niveles De Servicio ANS- Ventanilla Única.\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. ","Cerrada",null,null,"JOAO"]
[null,null,null,null,"Vencimiento de la PQRSDF en el usuario responsable","1.2","AM","Utilizar el mecanismo de respuesta para ampliación de términos ","Adjuntar al correo de reporte diario que remite el Departamento de Atención al Ciudadano sobre el vencimiento de términos al usuario responsable en CONTi una plantilla para facilitar el diligenciamiento y utilización de la opción de ampliación de terminos","Correo electrónico enviado, con plantilla adjunta","Jefe Departamento de Atención al Ciudadano","2022-08-01","2022-12-31",null,"Jefe Departamento de Atención al Ciudadano","2022-10-13","Se inicia el 1 de agosto con el envío del adjunto al correo de reporte diario que remite el Departamento de Atención al Ciudadano sobre el vencimiento de términos al usuario responsable en CONTi que incluye plantilla para facilitar el diligenciamiento y utilización de la opción de ampliación de terminos.\n\nEvidencia: correos electrónicos enviados del 1 de julio al 30 de septiembre de 2022.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a adjuntar al correo diario que remite el  DAC sobre el vencimiento de términos, una plantilla que facilite oficiar la ampliación de términos al solicitante. Lo anterior se visualiza en PDF que contiene cientos de correos (881 paginas) y a partir de agosto se menciona que se adjunta lo respectivo. Aunque el proceso deja abierta la actividad, esta subdirección considera que es viable declarar su cierre, toda vez que ya es una práctica estandarizada en el envío de correos de vencimiento a las PQRSDF","Cerrada","Profesional SCI","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa avance en el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidenciaron 281 documentos PDF con la trazabilidad de los correos electrónicos diarios remitidos por el Departamento de Atención al Ciudadano en los meses de agosto y septiembre de 2022 a las diferentes dependencias de la JEP responsables en Conti de las respuestas a las PQRSDF, en los cuales se incluye la relación de PQRSDF vencidas o próximas, así como la plantilla para facilitar el diligenciamiento y utilización de la opción de ampliación de términos.\n\nSe requiere que los soportes del avance en el cumplimiento de la actividad sean posteriores a la fecha de inicio de esta, toda vez que, se evidenciaron correos electrónicos del mes de julio de 2022, es decir, anterior al inicio de la actividad 01/08/2022.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara el estado de la actividad como \"Abierta\" y recomienda al proceso continuar con las acciones necesarias para dar cumplimiento a la actividad conforme a lo planificado, se continue con el envío de correos diarios de alerta de vencimientos y el fomento del uso de la plantilla para ampliación de términos, la cual tiene fecha de finalización el 31 de diciembre de 2022. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo y evidencias aportadas por el proceso, determinando el cierre de la actividad.","Abierta",null,null,null,"Profesional especializada II","2023-03-06","Dando cumplimiento a la actividad planificada ue dice \"adjuntar al correo de reporte diario que remite el Departamento de Atención al Ciudadano sobre el vencimiento de términos al usuario responsable en CONTi una plantilla para facilitar el diligenciamiento y utilización de la opción de ampliación de terminos\" se adjunta todos los correos  remitidos a los usuarios de los meses de octubre, noviembre y diciembre del 2022.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-03-06","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a adjuntar al correo diario que remite el  DAC sobre el vencimiento de términos, una plantilla que facilite oficiar la ampliación de términos al solicitante. Lo anterior se visualiza en PDF que contiene cientos de correos (705 paginas), Nuevamente se recomienda el cierre puesto que ya es una práctica estandarizada en el envío de correos de vencimiento a las PQRSDF","Cerrada","Contratista","2023-03-09","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme al monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo observar cumplimiento de la actividad, toda vez que,  adjuntan al correo diario que remite el  DAC sobre el vencimiento de términos, una plantilla que facilita oficiar la ampliación de términos al solicitante. Lo anterior, se visualiza en documento PDF de 705 páginas, con el consolidado de correos remitidos de PQRSDF diarios oct-dic- 2022, dando cumplimiento al entregable planificado.\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Lo anterior, aportando elementos que facilitan la labor de evaluación. ","Cerrada",null,null,"JOAO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestionar la parametrización de la actual funcionalidad que permite la ampliación de términos para facilitar el seguimiento y monitoreo a las PQRSDF próximas a vencer.","* Solicitud realizada\n* Acta de entrega de funcionalidad parametrizada","Jefe Departamento de Atención al Ciudadano","2022-07-29","2022-09-30",null,"Jefe Departamento de Atención al Ciudadano","2022-10-13","Se gestionó la parametrización de la actual funcionalidad, la cual permite informar a las áreas sobre las PQRSDF próximas a vencer con 3 días de anticipación, la cual empezó a aplicarse a partir del día 13 de septiembre de 2022.\n\nEvidencia: correos electrónicos y acta de funcionalidad.","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta, teniendo en cuenta que la funcionalidad que permite la ampliación de términos fue requerida y parametrizada en los tiempos propuestos. Lo anterior se soporta con la solicitud de desarrollo  y la entrega de la funcionalidad","Cerrada","Profesional SCI","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidenciaron los siguientes documentos que soportan la gestión realizada, así:\n\n1. Correos electrónicos de fechas 29 de julio, 4 y 11 de agosto de 2022 que muestran la trazabilidad de la gestión realizada por el Departamento de Atención al Ciudadano con el Consultor Líder de Procesos de SERVISOFT, proveedor del Sistema de Gestión Documental Conti, para la parametrización de la funcionalidad que permite la ampliación de términos a las respuestas de las PQRSDF.\n2. Anexo respuesta de SERVISOFT - Diagrama PQRSDF.\n3. Acta descripción funcionalidades de fecha 6 de septiembre de 2022, suscrita por los equipos de los Departamentos de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y el Consultor Líder de Procesos de SERVISOFT, en la cual se hizo entrega de la funcionalidad en el sistema Conti en el ambiente de producción.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad e informa que la evaluación de la eficacia se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo y evidencias aportadas por el proceso, determinando el cierre de la actividad. ","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestres anteriores","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Capacitar a todas las áreas de la Jurisdicción en el uso del mecanismo implementado dentro del sistema de gestión documental CONTi, para emitir respuesta que amplie el término e interrumpa el vencimiento.","* Listados de asistencia sobre funcionamiento del mecanismo de ampliación de términos","DGD y DAC","2022-09-30","2022-11-30",null,"DGD y DAC","2022-10-13","A esta actividad se le solicitará ampliación de fecha de finalización, a la Subdirección de Control Interno, teniendo en cuenta que se están realizando los ajustes de la parametrización realizada y presentada.  Luego de concluida la actividad se programarán las capacitaciones, durante la presente vigencia.\n\nEvidencia: correo enviado a la Subdirección de Control Interno.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Esta actividad no ha logrado ejecutarse debido a que esta depende de la finalización de los ajustes a la parametrización, sin la cual no es posible realizar capacitación.\nEn consecuencia y atendiendo la justificación del proceso se actualiza la fecha de finalización del 15/10/2022 al 30/11/2022.","Abierta","Profesional SCI","2022-10-28","Teniendo en cuenta la fecha de inicio de la actividad 30/09/2022, no aplica la evaluación de la Subdirección de Control Interno. \n\nSin embargo, teniendo en cuenta el correo electrónico de fecha 13/10/2022 y el monitoreo realizado por el proceso, para esta actividad se solicitó la ampliación de la fecha de finalización al 30/11/2022 y se indicó: \"(...) se están realizando los ajustes de la parametrización realizada y presentada. Luego de concluida la actividad se programarán las capacitaciones, durante la presente vigencia\". Por lo anterior, no se presentaron avances en el cumplimiento de la actividad planificada.","Abierta",null,null,null,"Profesional especializada II","2023-03-06","Dando cumplimiento a la actividad planificada que dice \"capacitar a todas las áreas de la Jurisdicción en el uso del mecanismo implementado dentro del sistema de gestión documental CONTi, para emitir respuesta que amplie el término e interrumpa el vencimiento\".\n\nSe adjunta listados de asistencia de los meses de octubre, noviembre y diciembre en referencia a la funcionalidad de los flujos de PQRSDF.","Cerrada","Profesional Especializado II","2023-03-06","Conforme a los soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a realizar capacitaciones relacionadas con la ampliación de términos. En las evidencias aportadas, se encontró la ejecución de 2 sesiones en octubre 2022 con 34 participantes - 5 sesiones en noviembre con 71 participantes y 3 sesiones en diciembre con 29 participantes. Estas últimas de diciembre se encuentran posterior a la fecha de finalización de la actividad (30/11/2022)\nSe recomienda al proceso reforzar el reporte de monitoreo y ampliar información para la evaluación que realizará Control Interno, respecto al cumplimiento de \"capacitar a todas las áreas\", puesto que con el reporte y soportes presentados no se identifica esto claramente.","Cerrada","Contratista","2023-03-09","EVALUACIÓN I LÍNEA DE DEFENSA: \nConforme al monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso se pudo observar cumplimiento de la actividad, toda vez que,  realizaron capacitaciones enfocadas en el uso del mecanismo implementado dentro del sistema de gestión documental CONTi, para emitir respuesta que amplie el término e interrumpa el vencimiento, así: dos (2) sesiones en octubre 2022 con 34 participantes ; cinco (5) sesiones en noviembre con 71 participantes y tres (3) sesiones en diciembre con 29 participantes. Como soporte de lo anterior cargan \"listado de asistencia a capacitaciones de los meses de octubre a diciembre de 2022\", dando cumplimiento al entregable planificado.\nSe informa al Proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda verificar la no repetición de esta y declarar la eficacia de la acción.   Es preciso mencionar que la declaración de la eficacia se realiza por ítem y no por actividad, es decir, una vez se observe el cierre de todas las actividades planificadas para el presente ítem.\n\nEVALUACIÓN II LÍNEA DE DEFENSA: \nRespecto del seguimiento realizado por la II Línea de Defensa, este describe el análisis del monitoreo y las evidencias aportadas determinando el cumplimiento de la actividad. Asimismo, realizan recomendación, que debe ser tenida en cuenta por el proceso, referente a reforzar el reporte de monitoreo, ampliando información respecto de la capacitación, a todas las áreas de la JEP, en el uso del mecanismo implementado dentro del sistema de gestión documental CONTi, para emitir respuesta que amplie el término e interrumpa el vencimiento. Lo anterior aportando elementos que facilitan el proceso de evaluación. ","Cerrada",null,null,"JOAO"]
[null,null,null,null,"Ausencia de cultura de autocontrol","1.3","AM","Fortalecimiento de la cultura del Autocontrol ","Solicitar la elaboración de piezas de comunicación a la Subdirección de Comunicaciones, con destino a los servidores y contratistas, sobre las implicaciones administrativas y disciplinarias al no dar respuestas oportunas a las PQRSDF.","* Solicitud de piezas comunicativas\n* Correo electrónicos de piezas comunicativas a servidores y contratistas","Jefe Departamento de Atención al Ciudadano","2022-08-15","2022-12-31",null,"Jefe Departamento de Atención al Ciudadano","2022-10-13","Se solicito a la Subdirección de Comunicaciones el 11 de agosto de 2022, la elaboración de piezas comunicativas.\nSe elaboraron piezas comunicativas que fueron enviadas por correo electrónico a funcionarios y contratistas de la JEP a través de la comunicación corporativa - Ana Rosa.\nLos días 18, 25, 30 de agosto y 8 de septiembre.\n\nEvidencias:\n- Correo electrónico enviado a la Subdirección de Comunicaciones el 11 de agosto de 2022, solicitando la elaboración de piezas comunicativas.\n- Se adjuntan piezas comunicativas.","Abierta","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta en cuanto a la solicitud de elaboración de piezas comunicativas y en especial la divulgación de las mismas informando sobre los aspectos a tener en cuenta para responder las PQRSDF, las herramientas y las posibles acciones que se desprenden de no obedecer los términos de Ley.\nAunque el proceso deja abierta la actividad, esta subdirección considera que es viable declarar su cierre, toda vez que ya se  dio cumplimiento a la totalidad de la actividad. No obstante lo anterior se insta al proceso para continuar con este tipo de actividades en pro de la mejora continua.","Cerrada","Profesional SCI","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, se evidenció la gestión realizada por el Departamento de Atención al Ciudadano (DAC) ante la Subdirección de Comunicaciones para la emisión de piezas comunicativas a los servidores y contratistas sobre las implicaciones administrativas y disciplinarias, por el incumplimiento de los términos en las respuestas a las PQRSDF. Lo anterior, se soporta con los siguientes documentos:\n1. Citación a la reunión \"Piezas de comunicación PQRSDF\" del DAC el 10 de agosto de 2022.\n2. Dos correos electrónicos de fecha 11 de agosto de 2022, con la solicitud del DAC y respuesta de la Subdirección de Comunicaciones, respecto de la construcción de las piezas comunicativas.\n3. Registros de 4 piezas comunicativas enviadas a través de la comunicación corporativa - Ana Rosa, los días 18, 25, 30 de agosto y 8 de septiembre de 2022, así: \"RESPONDAMOS A TIEMPO\" y \"CONTESTEMOS A TIEMPO\".\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad e informa que la evaluación de la eficacia se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo y evidencias aportadas por el proceso, determinando el cierre de la actividad.  ","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestres anteriores","Cerrada","No","La acción de mejora propuesta como \"Fortalecimiento de la cultura del Autocontrol\" presenta  el cumplimiento de las dos (2) actividades planificadas  \"Solicitar la elaboración de piezas de comunicación a la Subdirección de Comunicaciones, con destino a los servidores y contratistas, sobre las implicaciones administrativas y disciplinarias al no dar respuestas oportunas a las PQRSDF\" y \"Presentar ante el comité directivo la necesidad de comunicar desde el nivel directivo las implicaciones administrativas y disciplinarias por la inoportunidad en las respuestas de las PQRSDF.\nSin embargo,  no se determina la eficacia de la acción, toda vez que, se evidencia la materialización del riesgo de gestión 22G \"Posible incumplimiento de los términos establecidos por la ley en la respuesta de PQRSDF\", en el tercer cuatrimestre de 2022 debido al vencimiento de 298 radicados, según lo informado por el proceso, así: \n“Septiembre: se reportó 873 radicados, de los cuales 54 se vencieron. Se enviaron 549 correos electrónicos realizando seguimiento a las PQRSDF próximas a vencer, con el fin de recordar al responsable brindar la respuesta de manera oportuna.\nOctubre: se reportó 846 radicados, de los cuales 58 se vencieron. Se enviaron 387 correos electrónicos realizando seguimiento a las PQRSDF próximas a vencer, con el fin de recordar al responsable brindar la respuesta de manera oportuna.\nNoviembre: se reportó 836 radicados, de los cuales 93 se vencieron. Se enviaron 488 correos electrónicos realizando seguimiento a las PQRSDF próximas a vencer, con el fin de recordar al responsable brindar la respuesta de manera oportuna.\nDiciembre: se reportó 742 radicados, de los cuales 93 se vencieron. Se enviaron 416 correos electrónicos realizando seguimiento a las PQRSDF próximas a vencer, con el fin de recordar al responsable brindar la respuesta de manera oportuna.”\nSe recomienda al proceso:\n1. Revisar y fortalecer, en conjunto con la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, las acciones de mejora definidas para evitar el incumplimiento de los términos en las respuestas de las PQRSDF y proceder de acuerdo con la actividad No 10 del procedimiento JEP-PT-02-02 \"Acciones correctivas y de mejora \"(...) si la acción no es eficaz se solicita al líder del proceso \nestablecer nuevas acciones que conlleven al cierre de la \ndebilidad u oportunidad de mejora. Ir a la actividad No. 2 (...)\"\n2. Escalar a instancias superiores como la Subsecretaría, el Secretario Ejecutivo o el Comité de Coordinación de Control Interno (CCSCI), las causas identificadas de la materialización del riesgo; con el fin de tomar medidas que permitan subsanar la situación.\n3. Proceder de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 5 parágrafo de la Resolución 602 de 2020 y continuar con las acciones tendientes  al cierre de la debilidad establecida. ","JOAO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Presentar ante el comité directivo la necesidad de comunicar desde el nivel directivo las implicaciones administrativas y disciplinarias por la inoportunidad en las respuestas de las PQRSDF.","Acta de comité","Subsecretaria Ejecutiva","2022-08-02","2022-08-30",null,"Subsecretaria Ejecutiva","2022-10-13","Se presentó ante el Comité Primario de la Subsecretaría del 10 de agosto de 2022 las implicaciones administrativas y disciplinarias por la inoportunidad en las respuestas de las PQRSDF.  Posteriormente  ante el Comité Directivo de fecha 17 de agosto la Secretaría Ejecutiva dió a conocer las implicaciones administrativas y disciplinarias por el vencimiento de términos y solicitó el compromiso de todos para que esto no siga sucediendo.\n\nEvidencias: Acta de comité (17/08/2022) y listado de asistencia","Cerrada","Profesional Especializado II","2022-10-14","Conforme al monitoreo y soportes presentados se observa el cumplimiento de la actividad propuesta, en donde para el comité directivo del 17 de agosto de 2022 se presentó el tema de la necesidad del seguimiento y control por parte de todos los lideres de dependencias y las implicaciones de no contestar en términos.","Cerrada","Profesional SCI","2022-10-28","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que, el Departamento de Atención al Ciudadano presentó ante el Comité Directivo de fecha 17 de agosto de 2022 las implicaciones administrativas y disciplinarias por el vencimiento de términos y solicitó el compromiso de todos para que esta situación no se continue presentando. Lo anterior se soporta con los siguientes documentos:\n\n1. Agenda de reunión Directiva del 17 de agosto de 2022, en la cual se incluyó en el punto 2, lo siguiente: \"Seguimiento PQRS (...)\".\n2. Acta de reunión directiva de la Secretaría Ejecutiva del 17 de agosto de 2022, que contiene el desarrollo del punto 2 \"Seguimiento PQRS\".\n3. Presentación en PowerPoint \"PQRSDF Vencidas 2021 y Enero - Agosto 2022​ Secretaria Ejecutiva\".\n4. Listado de asistencia de reunión Directiva del 17 de agosto de 2022.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad e informa que la evaluación de la eficacia se realizará mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento realiza una descripción del monitoreo y evidencias aportadas por el proceso, determinando el cierre de la actividad.  ","Cerrada",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Contratista","2023-03-09","Actividad cerrada en trimestres anteriores","Cerrada",null,null,"JOAO"]
[]
[]
[]
[null,"Control de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]
[null,"2022-10-28","Subdirección de Control Interno",null,"En cumplimiento del Plan Anual de Auditorías vigencia 2022, se establece la evaluación del cumplimiento de las acciones del Plan de Mejoramiento."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":28,"n_cols":9,"rows_kept":28,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[0,0,0,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Escriba la causa raíz"]