{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":1,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[null,"Fuentes ","Dependencia ","Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Descripción del hallazgo ","Código hallazgo ","Tipo de sistema ","Tipo de hallazgo ","Numeral de la norma ","Tipo de acción ","causa",null,"Nombre del proceso ","Nombre del subproceso ","Numeral de la norma ","Verificación estado acción","Estado de la acción ","corrección ","Acción a implementar(tareas)","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización dela actividad","Responsable de la actividad","Fecha de seguimiento responsable del proceso","Responsable del Seguimiento ","SEGUIMIENTO DE LA  OCI","DIA","MES","AÑO"]
["Auditorías Internas y externas","1 Auditorias Internas de Calidad y ambiental",null,"Apoyo y Evaluación del Control Interno ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ",null,null,"CALIDAD","NO CONFORMIDAD","4.2 Requisitos de la Documentación ","Correctiva - AC",null,null,"Evaluación, seguimiento y mejora ","Gestión y Seguimiento de  Recursos del Presupuesto General de la Nación ","4.2 Requisitos de la Documentación ","Continua abierta","Abierta ","SI",null,"dd/mm/año","dd/mm/año",null,null,"Responsable del proceso","PRIMER TRIMESTRE",1,1,2010]
["Medición y seguimiento del proceso indicadores","2  Auditorías Externas ",null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda",null,null,"MECI","OBSERVACIÒN ","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Mejora - AM",null,null,"Atención y servicios al usuario","Políticas de Vivienda","5.1  Compromiso de la Dirección  ","Continua cerrada","Cerrada","NO",null,null,null,null,null,"Responsable del Subproceso ","SEGUNDO TRIMESTRE",2,2,2013]
["Administración de riesgos.","3 Evaluaciones de satisfacción del Cliente",null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,"AMBIENTE","NA - NO APLICA","5.2  Enfoque al cliente  ",null,null,null,"Direccionamiento estratégico","Políticas de Agua y Saneamiento Básico ","5.2  Enfoque al cliente  ","Se abre  ",null,null,null,null,null,null,null,"Auditor Interno ","TERCER TRIMESTRE",3,3,1214]
["Incumplimiento de planes institucionales","4 Peticiones, quejas y reclamos de clientes internos",null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ",null,null,"MECI - CALIDAD",null,"5.3 Política de Calidad ",null,null,null,"Formulación y seguimiento de políticas","Políticas de Desarrollo Urbano ","5.3 Política de Calidad ",null,null,null,null,null,null,null,null,"Profesional de la OCI","CUARTO TRIMESTRE",4,4,2015]
["Actividades de autocontrol","5 Medición y control de proceso (Aplica también: Indicadores ambientales y metas ambientales)",null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"5.4 Planeación",null,null,null,"Gestión de comunicaciones ","Promoción y Acompañamiento en Desarrollo Urbano ","5.4 Planeación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,5,2016]
[null,"6 Resultados de la revisión por la Dirección ",null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ",null,null,null,null,"5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,"Gestión de recursos","Procesos Disciplinarios ","5.6 Revisión por la Dirección ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,6,2017]
[null,"7 Productos o servicios prestados No Conformes",null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ",null,null,null,null,"6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,"Gestión administrativa, tecnológica y financiera","Gestión Documental ","6.1  Provisión de Recursos  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,7,7,2018]
[null,"8 Peticiones, quejas y reclamos de clientes externos",null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ",null,null,null,null,"6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,"Gestión jurídica","Gestión, Seguimiento y Control del Recurso Financiero ","6.2 Recursos Humanos ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,8,8,2019]
[null,"9 Productos de proveedores no conformes",null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda",null,null,null,null,"6.3  Infraestructura ",null,null,null,"Instrumentación normativa","Normativa  de Vivienda","6.3  Infraestructura ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,9,9,2020]
[null,"10 Incumplimiento de la legislación",null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,"Promoción e instrumentación técnica","Normativa de Desarrollo Urbano ","6.4 Ambiente de Trabajo  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,10,10,2021]
[null,"11 Auditorias independientes de la OCI",null,null,"Conceptos Jurídicos ",null,null,null,null,"7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,"Conceptos Jurídicos ","7.1  Planificación de la Realización del Producto ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,11,11,2022]
[null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ",null,null,null,null,"7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,"Atención Legislativa Especializada ","7.2  Procesos relacionados con el cliente ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,12,12,2023]
[null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ",null,null,null,null,"7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,"Planeación y Orientación Estratégica ","7.3 Diseño y Desarrollo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,13,null,2024]
[null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ",null,null,null,null,"7.4 Compras ",null,null,null,null,"Gestión Tecnológica de información  ","7.4 Compras ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,14,null,2025]
[null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,"7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,"Normativa de Agua y Saneamiento Básico ","7.5  Producción y Prestación del Servicio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,15,null,2026]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ",null,null,null,null,"7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Vivienda ","7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,16,null,2027]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ",null,null,null,null,"8.1 Generalidades",null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Desarrollo Urbano ","8.1 Generalidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,17]
[null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ",null,null,null,null,"8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,"Gestión de Recursos Físicos ","8.2 Seguimiento y Medición ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,18]
[null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ",null,null,null,null,"8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,"Gestión de Soporte Técnico y Apoyo Informático ","8.3 Control del Producto No Conforme ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,19]
[null,null,null,null,"Sistemas Integrados de Gestión ",null,null,null,null,"8.4 Análisis de datos "]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda",null,null,null,null,"8.5 Mejora",null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Vivienda","8.5 Mejora",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,21]
[null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Promoción y Acompañamiento en Agua y Saneamiento Básico","Subsistema: Control Estratégico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,22]
[null,null,null,null,"Procesos Judiciales ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Procesos Judiciales ","Componente: Administración del Riesgo ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,23]
[null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión y Seguimiento de Recursos con Organismos Internacionales",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,24]
[null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Proyectos en Agua y Saneamiento Básico ","NA",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,25]
[null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión del Subsidio ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,26]
[null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Talento Humano ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,27]
[null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestión de Contratación ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,28]
[null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Atención al Usuario ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,29]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,30]
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[null,null,null,"FORMATO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-15-05","Página 1 de 1"]
[null,null,null,"PLAN DE MEJORAMIENTO ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 1.0","2020-12-06"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:",null,null,"GESTION TALENTO HUMANO"]
["PLANIFICACION POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,null,null,null,null,null,"LIDERES DE PROCESO",null,null,null,"GESTOR DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD",null,null,null,"PROFESIONALES DE LA SUBDIRECCION DE CONTROL INTERNO"]
["ITEM","FUENTE","DESCRIPCIÓN DE LA DEBILIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","CAUSA","TIPO DE ACCIÓN","ACCIÓN A IMPLEMENTAR","ACTIVIDADES\n","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN","MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO \n(PRIMERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO \n(SEGUNDA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO\n(TERCERA LINEA DE DEFENSA)",null,null,null,"EFICACIA DE LA ACCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,"RESPONSABLE DEL MONITOREO","FECHA DEL MONITOREO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL MONITOREO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO","FECHA DEL SEGUIMIENTO\nD/M/AÑO","RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO","ESTADO DE LA ACCIÓN","RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nD/M/AÑO","RESULTADO DE LA EVALUACIÓN  REALIZADA","ESTADO DE LA ACCIÓN","LA ACCION FUE EFICAZ ","JUSTIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN"]
[null,null,null,null,null,null,null,"D/M/AÑO\n","D/M/AÑO\n"]
[1,"Informe de Auditoría Interna - Debilidad ","Realizada la verificación de los documentos que hacen parte de las historias laborales ,se evidencio las siguientes inconsistencias , así: \nEn la historia laboral con cedula 37275833 folio 84, se encontró el examen ocupacional correspondiente al expediente con cedula 807226421. \nEn la historia laboral con cedula 37546171 folio 26,27 y 28, se encontraron soportes de afiliación A EPS correspondientes a la cedula 80845498.\nLo anterior , desconociendo lo establecido en la Circular 04 del 6 de junio 2003 del Archivo General de la Nación, que establece los lineamientos generales sobre organización de las historias laborales  y los documentos mínimos que debe contener la historia laboral.","No se hizo una correcta verificación de la información contenida en los documentos y por error se archivo en un historial laboral diferente ","AM","Actualizar el procedimiento JEP-PT-0716 del 4 de abril de 2019, denominado \"Procedimiento de Vinculación y Desvinculación\"  estableciendo un punto de control adicional para la recepción de los documentos que se entregan con la vinculación y los documentos que se reciben para archivar  en  las historias laborales. ","Solicitar a la Subdirección de Fortalecimiento la actualización del procedimiento JEP-PT-0716 del 4 de abril de 2019, con un punto de control adicional para la recepeción de los documentos que se entregan con la vinculación y los documentos qe se reciben para archivar  en  las historias laborales. ","2020-02-15","2020-07-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","º El 01-07-20 la SFI devolvió los formatos y el procedimiento de vinculación y desvinculación para ajustes. (Item 1- Anexo 001- SFI devuelve procedimiento)\nº El 07-07-20 se sostuvo reunión con la SFI y la STH a efectos de clarificar dudas sobre las sugerencias y definir parametros. (Item 1- Anexo 002- Reunión)\nº El 14-07-20 la STH remite los ajustes y documentos a la SFI- de acuerdo con los ajustes solicitados por dicha dependencia (Item 1- Anexo 003- Envio documentos a SFI)\nº El 16-07-20 la SFI informa a la STH que los documentos fueron aprobados y se integraron al SIG.(Item 1-Anexo 004- Aprobación)\nº Los documentos fueron actualizados y se encuentran disponibles en el siguiente enlace: https://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?CT=1601649434236&OR=OWA%2DNT&CID=2109dd2a%2D3267%2D3069%2D405a%2D5a065f85a562&viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F07%20Proceso%20Gestión%20del%20%20Talento%20humano%2F2%2E%20Procedimientos, sin embargo se remiten para facilidad del seguimiento, así: (Item 1- Anexo 005- Procedimiento) (Item 1- Anexo 005- Item 1- Anexo 005-JEP-PT-07-16 Vinculación y desvinculación. V1.0.)  (Item 1- Anexo 006-JEP-FR-07-12 Verificación de Documentación V1.0-2.xls) (Item 1- Anexo 007-JEP-FR-07-14 Información de Seguridad Social y Cuenta Bancaria JEP V1) (Item 1- Anexo 008- JEP-FR-07-09 Entrega puesto de trabajo para el retiro de servidores  V 1.0)\nº El 10 de agosto de 2020 se socializó con los servidores encargados de postulaciones la actualización de los formatos asociados al procedimiento, para materializar el mismo a partir de las vinculaciones del mes de septiembre  (Item 1- Anexo 009- Correo informando actualización.)\nº El 28 de agosto de 2020 y el 02 de septiembre se socializaron con todos los servidores de la JEP la actualización del procedimiento de vinculación y desvinculación y del formato de entrega de puesto de trabajo. (Item 1- Anexo 010- Correo informa actualización procedimiento) (Item 1- Anexo 011- Correo informa actualización formato entrega puesto de trabajo)\n\nEl procedimiento fue actualizado y los formatos incluyeron los controles que se establecieron para la verificación de entrega y  el archivo de la documentación que corresponde con la vinculación de los servidores de la JEP, de igual manera los formatos asociados se aplicaron desde el mes de septiembre por parte del proceso. ","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-15","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en one drive, se evideica el cumplimiento de la actividad planificada en el actualización  del procedimiento \" Vinculación y desvinculación \" y actualización de formatos asociados al mismo. Asegurando el cumplimiento de la acción. el procedimiento se encuentra actualizado en la intranet en el subsitio del sistema de gestión de calidad.\n\n","Cerrada","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de la actividad  planificada,  por cuanto el procedimiento JEP-PT-07-16 denominado \"Procedimiento de Vinculación y Desvinculación\"  se actualizó el 16 de julio de 2020, estableciendo puntos de control  en la recepción de los documentos para la vinculación, y otro, para la los documentos que se reciben para archivar  en  las historias laborales.\n\nDentro de las evidencias se tiene: \ni) Correos electrónicos del 01/07/2020, 14/07/2020 y 16/07/2020, con la trazabilidad de comunicaciones entre las Subdirecciones de Talento Humano y Fortalecimiento Institucional, referentes a la revisión y aprobación de la actualización del procedimiento JEP-PT-07-16.\nii) Pantallazo de reunión a través de la plataforma Teams, el 07/07/2020.\niii) Procedimiento de Vinculación y Desvinculación, JEP-PR-07-16 versión 1.0 del 16/07/2020.\niv) Formatos: JEP-FR-07-12,  Verificación de Documentos V.1,0 16/07/2020; JEP-FR-07-14, Información de Seguridad Social y Cuenta Bancaria, V.1, 16/07/2020 y JEP-FR-07-09, Entrega puesto de trabajo para el retiro de servidores, V.1, 16/07/2020.\nv) correos electrónicos del 10/08/2020, 28/08/2020 y 02/09/2020, mediante los cuales se socializa la actualización del procedimiento, así: a los Magistrados, Director UIA y Secretaria Ejecutiva, los formatos para la postulación de personas para vinculación laboral; y a los servidores de la JEP, mediante piezas comunicativas sobre la actualización del procedimiento y el formato para entrega de puesto.\n \nSe informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres(3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo con base en las evidencias publicadas en el OneDrive y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.\n\n","Cerrada"]
[2,"Informe de Auditoría Interna-Oportunidad de Mejora","Al analizar las historias laborales objeto de la muestra , en algunas de ellas se encontraron fotocopias ilegibles de documentos; sin embargo se recomienda dar aplicación a las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado de la ley 594de 2000 y en especial al contenido del “ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad  y calidad, de acuerdo con las normas nacionales e internacionales que para él, efecto sean acogidas por el archivo General de la Nación . ","No se verificó la calidad de cada uno de los soportes inmersos en los historiales laborales archivados en la Subdirección de Talento Humano. "]
[3,"Informe de Auditoría Interna-Oportunidad de Mejora","La Subdirección de Control Interno recomienda continuar con la validación de la información contenida en las historias laborales de los servidores de la JEP que se posesionaron antes del 1° de agosto de 2019, para dar cumplimiento a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Fúnción  Pública. ","En atención a  que la JEP asumió la administración de la Planta de Pesonal de SIGEP, es necesario validar la información laboral de los servidores públicos posesionados con anterioridad al mes de Agosto de 2019, a traves del aplicativo SIGEP destinado para ello. ","AM","Realizar la validación de la información laboral de todos los servidores públicos posesionados con anterioridad al mes de agosto de 2019.","Realizar la revisión de los documentos cargados en el aplicativo SIGEP correspondientes con los certificados de estudios y experiencia, adicionalmente, informar al servidor y realizar seguimiento para concluir con la acción planteada. ","2020-02-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","º El procedimiento de Vinculaciones y Desvinculaciones  de la Subdirección de Talento Humano, continua con el proceso de verificación de la documentación de los servidores en el aplicativo SIGEP.  En este punto  es importante manifestar que de acuerdo con la evidencia que se adjunta en el presente reporte a 30 de  septiembre de 2020,  se revisaron la totalidad de las hojas de vida de los servidores vinculados en la planta de personal de la Entidad por lo cual se encuentran dos estados:\nValidada: Corresponde con las hojas de vida validadas esto es aprobadas en el sistema de SIGEP que asciende a un total de 626 hojas de vida validadas que corresponde a su turno con el 70,2%del universo de la planta de personal. \nCorreo:  Corresponde con hojas de vida que fueron revisadas, sin embargo hasta la fecha los servidores aún no han finalizado el proceso de actualización, que corresponde con 263  hojas de vida que a su turno reflejan un 29,5% del universo de la planta de personal.  (Item 3 Anexo 01 Estado Revisión Hojas de Vida 30-09-20)\n\nºConsidera oportuno esta Subdireccióninformar que en el trimestre pasado se tenia un porcentaje inferior al 50% pero que para el presente trimestre el porcentaje subió de manera considerable, debido a la estrategia de programar reuniones personalizadas con cada uno de los servidores por la herramienta corporativa TEAMS, a efectos de absolver dudas en el manejo del aplicativo SIGEP, ayudar en la actualización y de ese modo el porcentaje presentado en el presente trimestre ascienda al 70%. Igualmente, es prudente enfatizar lo informado en el reporte anterior   y es que con la situación el marco de la pandemia actual muchas de las actualizaciones requeridas, no han podido atenderse por cuanto las certificaciones laborales  no son expedidas con celeridad por las entidades  a las que se les solita. \n","Abierta","Profesional Especializado II","2020-10-15","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en one drive, se evidenia el cumplimiento parcial  de la actividad planificada \" Realizar la revisión de los documentos cargados en el aplicativo SIGEP correspondientes con los certificados de estudios y experiencia, adicionalmente, informar al servidor y realizar seguimiento para concluir con la acción planteada\" Para el tercer trimestre se validaron 197  hojas de vida, quedando pendiente 263 de 889 hojas de vida del total de servidores del JEP ; para el segundo trimestres se habian validado 429 hojas de vida, con un aumento de 197 para el tercer trimestre . Se denota que el proceso a realizado gestiones tendiente al cumplimiento de la acción planificada.","Abierta","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas, se observa avance en el cumplimiento de la actividad  planificada, por cuanto el proceso continua la revisión y validación de la información laboral de todos los servidores públicos en el aplicativo SIGEP.\n\nDentro de las evidencias se aportó un archivo excel donde están relacionados los 889 servidores vinculados en la planta de personal de la JEP, que registra dos estados:\nValidada: para las hojas de vida aprobadas en el sistema de SIGEP, en un total de 626 hojas de vida validadas,  corresponde a un 70.4%. \nCorreo:  corresponde a 263 hojas de vida que fueron revisadas, y están pendientes de la actualización por parte de los servidores, para un 29,6%  de la planta de personal. \n\nSe alerta al proceso el cumplimiento de la actividad teniendo en cuenta que la misma se vence el 15 de diciembre de 2020.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo con base en las evidencias publicadas en el OneDrive y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.\n","Abierta"]
[4,"Informe de Auditoría Interna -Oportunidad de Mejora","Al revisar las historias laborales seleccionadas, se evidencio que las identificadas con cedulas 91263876 (folios87 a 147) y 1094912390 (a partir del folio 59), reposan informes de comisión de servicio concedidas a servidores públicos. Se recomienda  revisar la pertinencia de estos  dentro de las historias laborales, toda vez que los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación (Circular 004 de 2003) no contempla que dicha información haga parte de dicho expediente. ","La documentación es enviada por la Subdirección de Infraesteructura y Recursos Físicos para archivar y la misma era ingresada a los historiales laborales sin excluir documentación alguna, teniendo en cuenta que la misma se entendia como parte integral de la Comisión de Servicios. ","AM","Retirar los informes de comisión de las historias laborales","Dar cumplimiento al plan de contingencia relacionado con la eliminación de los informes de comisión de de servicios de las historias laborales de los servidores","2020-01-01","2020-07-31","Subdirección de Talento Humano\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","“En la evaluación del II trimestre, realizada por la Subdirección de Control Interno se declaró la eficacia de la actividad”","Cerrada",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso,  se declaró la eficacia de la actividad por parte de la Subdirección de Control Interno.","Cerrada","Contratista","\n27/07/2020\n","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó la realización de acciones orientadas a la verificación de la adecuada implementación del plan de contingencia ejecutado entre el periodo de noviembre de 2019 a febrero de 2020. Para esto, el proceso aportó en scanner tres (3) hojas de vida de las cuales dos (2) contenían los formatos de Hoja de Control Historias Laborales en los cuales se lleva el registro de los documentos que componen el expediente permitiendo a la SCI verificar tanto en el formato de control como en el expediente la ausencia de archivo correspondiente a informes de comisión del servidor.\n\nA continuación, se relacionan las historias laborales de servidores de la Unidad de Investigación y Acusación (UIA) que fueron suministrados como muestra y verificados por la SCI:\n\n1. Santamaria Gómez Ana Victoria. \n2. Mosquera Martínez Diana María.\n3. Villamizar González Hernando. \n\nLa Subdirección de Control Interno declara eficacia de la actividad.\n\n","Cerrada","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que, el poceso realizó acciones durante la vigencia 2020 oientadas a la revisión y depuración de los informes de comisión archivados en la hojas de vida de los servidores de la JEP y así mismo, como control cuenta en el Sistema de Gestión de Calidad con el formato JEP-FR-07-21 \"Hoja de Control historias laborales\" versión 0.0."]
[5,"Informe de Auditoría Interna - Debilidad ","Las actividades programadas en el Plan Institucional de Bienestar Social Laboral no se ejecutaron de acuerdo con lo planeado, en actividades tales como: torneos internos (mayo); actividad de yoga (abril, mayo y junio);  cine (de enero a agosto); aplicación cuestionario de clima organizacional (mayo); informe de resultados del cuestionario (junio); tarde de encuentro (abril y julio); ejecución talleres (agosto); taller sobre finanzas personales (mayo); día de la niñez (abril); feria del vehículo (junio); taller de manualidades (agosto) y taller de música (abril), desconociendo lo documentado en el numeral 8 del procedimiento de Bienestar Social Laboral del 11/04/2019.","El contrato de bienestar se inició en agosto generando retraso en la ejecución de las actividades del Plan, lo anterior por cuanto el procedimiento de bienestar no  determinó la actvidad necesaria para realizar modificación al cronograma de actividades.","AM","Solicitar a la Subdirección de Fortalecimiento la actualización del procedimiento, con una actividad adicional que permita determinar las acciones a seguir cuando se requiera modificar el cronograma de actividades programadas. ","1. Solicitud de modificación del procedimiento de bienestar social laboral a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional\n2. Revisión de ajustes al procedimiento de bienestar social laboral\n3. Aprobación de la modificiación del procedimiento de bienestar social laboral","2020-01-01","2020-05-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","Al realizar el seguimiento a la ejecución contractual y debido a las medidas tomadas en el mes de julio por el aislamiento obligatorio el procedimiento de bienestar social laboral en conjunto con el apoyo jurídico y la Subdirectora de Talento Humano, consideraron necesario y viable realizar la modificación del Cronograma de las actividades del Plan de Bienestar, con anterioridad a la evaluación trimestral del plan, de acuerdo con la situación legal y fáctica del país (Ítem No. 5 - Actividad No. 1- Acta de reunión aplazamiento talleres de formación julio).","Cerrada",null,"2020-10-15","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en one drive, se evidenia el cumplimiento de la actividad planificada \" actualización del procedimiento bienestar social laboral \". Se denota que el proceso a realizado gestiones tendiente al cumplimiento de la acción planificada, teniendo en cuenta que para declar la eficacia de la acción se adjunta una acta de reunión ( 30/07/2020)  donde se evidenica la modificación del cronograma de plan de bienestar social de la JEP.","Cerrada","Contratista","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se aportó un correo electrónico del 24 de abril de 2020 emitido por la Subdirección de Fortalecimiento Institucional comunicando a la Subdirectora de Talento Humano que el Procedimiento Bienestar Social Laboral  JEP-PT-07-03 del 24-04-2020 en su versión 1.0 ya fue actualizado y se encuentra disponible en la intranet de la JEP - Sistema de Gestión de Calidad (Talento Humano), tal y como se observó en el link: \n\nhttps://jepcolombia.sharepoint.com/sites/GSC/Documentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad/Forms/AllItems.aspx?viewid=34e7bf2e%2D260a%2D4721%2Dbdec%2D924e96ba3e27%3Fcsf&id=%2Fsites%2FGSC%2FDocumentos%20del%20Sistema%20de%20Calidad%2F07%20Proceso%20Gesti%C3%B3n%20del%20%20Talento%20humano%2F2%2E%20Procedimientos\n\nDe otra parte, se evidenció en el contenido del procedimiento las acciones a llevar a cabo en caso de modificación del cronograma de actividades del Plan de Bienestar, Actividad 14.\"Si  producto  de  los  informes  trimestrales  descritos  en  el punto 10, surge la necesidad de modificar el Cronograma de las  Actividades  del  Plan  de  Bienestar  o  de  la  acciones relacionadas  con  la  intervención  al  Clima  Laboral,  se realizarán  los  ajustes  correspondientes,  con  aprobación  de la  Subdirector(a)  de  Talento  Humano,  lo  cual  dará  como resultado un nuevo cronograma que se incorporará al Plan.\"\n\nFinalmente, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado, comportamiento y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nPor lo anterior, se da por cumplida la actividad planificada.","Cerrada","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que, el proceso en cumplimiento del procedimiento JEP-PT-07-03 del 24-04-2020 en su versión 1.0, actividad No. 14 que fue incluida para el II trimestre de 2020 aportó el acta de reunión del 30 de julio de 2020 en la cual se aprobó la modificación al cronograma  de las actividades del plan de bienestar laboral 2020. El mismo se encuentra disponible en la intranet de la JEP - Sistema de Gestión de Calidad (Talento Humano), \n"]
[6,"Informe de Auditoría Interna-Oportunidad de Mejora","Se evidencia la presentación de los informes trimestrales del desarrollo de actividades en cumplimiento del Plan Institucional de Bienestar Social Laboral, de acuerdo con lo establecido en el numeral 10 del procedimiento Bienestar Social Laboral – JEP-PT-07-03. Sin embargo, los informes carecen de análisis sobre el comportamiento de las actividades planificadas frente a las ejecutadas, así como, la convocatoria de servidores para cada actividad, teniendo en cuenta que en los informes solo se establece el número de asistentes y encuestados, lo que no permite identificar el índice de ausentismo para la toma de decisiones. De otra parte, los informes carecen de fecha de elaboración y firma de quien aprueba su contenido.","En la estructura del informe no está establecido el análisis cualitativo de las actividades de bienestar ejecutadas y quien aprueba el informe","AM","Realizar una nueva estructura de los informes trimetrales y del informe  anual  de bienestar social laboral"," Documentar una nueva estructura de los  informes trimestrales y del informe  anual de bienestar social laboral.","2019-12-17","2020-01-17","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","En la evaluación del II trimestre realizada por la Subdirección de Control Interno se declaró la eficacia de la actividad.","Cerrada","Profesional Especializado II",null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso,  se declaró la eficacia de la actividad por parte de la Subdirección de Control Interno.","Cerrada","Contratista","2020-07-27","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa que se encuentra vigente el \"PROTOCOLO DE PRESENTACIÓN DE INFORME DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL LABORAL\", emitido por la Subdirección de Talento Humano, así mismo, el proceso suministró el documento preliminar correspondiente al II informe trimestral de gestión 2020, el cual incluye en su desarrollo los criterios establecidos en el protocolo evidenciandose el análisis sobre el comportamiento de las actividades planificadas frente a las ejecutadas.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara eficacia de la actividad.\n","Cerrada","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que, el poceso realizó acciones orientadas a la definición de una estructura para los informes de las actividades de bienestar ejecutadas estableciendo el análisis cualitativo de las mismas, dicha estructura se ha evidenciando en los informes presentados por el proceso."]
[7,"Informe de Auditoría Interna-Oportunidad de Mejora","De acuerdo con el cronograma de actividades ejecutadas del Plan de Bienestar Social Laboral 2019, se evidencia la baja participación de los servidores en algunas de las actividades realizadas, tales como: ludopausas, en el mes de agosto, que fueron convocados 870 servidores y participaron 42, equivalente al 5%; práctica de yoga, que el mes de marzo fueron convocados 875 y no hubo participación; en este mismo mes se convocaron para el programa de prepensionados 105 y solo asistieron 8, lo que equivale al 8% y para limpieza facial 875 convocados y participaron 11, equivalente al 1%. Se recomienda establecer estrategias de motivación para lograr la participación activa de los servidores de la JEP en las diferentes actividades de Bienestar Social Laboral.","Falta de una estrategia motivacional a los(as) servidores(as) para lograr una mayor participación en las actividades bienestar social laboral","AM","Mesas de trabajo para establecer la estrategia de motivación para lograr mayor participación de los servidores y servidoras en las actividades de bienestar social laboral","Se realizará una estrategia de motivación, con base en las mesas de trabajo y seguimiento de la participación de los(as) servidores(as) en las actividades de bienestar social laboral","2019-12-17","2020-12-20","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","El procedimiento de bienestar social laboral realizo dos reuniones (Ítem No. 7 - Actividad No. 1- Acta de reunión revisión estrategia actividades de bienestar e Ítem No. 7 - Actividad No. 2 - Acta de reunión seguimiento estrategia actividades de bienestar) en el mes de julio con Andrés Matheus contratista de la subdirección de fortalecimiento para realizar la revisión de la estrategia de motivación para mejorar la participación de los servidores(as) en las actividades de bienestar. El día 05 de agosto se realiza la presentación a la Subdirectora de Talento humano para su respectiva aprobación (Ítem No. 7 - Actividad No. 3 - Acta de reunión presentación de la estrategia de motivación a la STH), el día 13 de agosto se realiza la presentación a la Subdirección de comunicaciones (Ítem No. 7 - Actividad No. 4 - Acta de reunión presentación estrategia de motivación actividades de bienestar  a la SC) para su revisión y aprobación, quienes solicitan que se debe de realizar ajustes en cuento a texto, color y elementos gráficos por lo cual se solicita que se envíe la presentación a la diseñadora gráfica para realizar dicha actividad. (Ítem No. 7 - Actividad No. 5 – Correos electrónicos con la Subdirección de comunicaciones para revisión y ajustes).","Abierta",null,"2020-10-15","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive, se evidencia que el proceso a realizado gestiones frente a la definición de una  \"estrategia de motivación del plan de bienestar\"  validada por la Subdirectora de Talento Humano en reunión del dia 5 de agosto de 2020. Por otro lado  el proceso realizó presentación de la  estrategia a la Subdirección de Comunicaciones el 13 de agosto, quedando como compromisos por parte de la Subdirección de Comunicaciones realizar unos  ajustes técnicos, a la fecha esta Subdirección no ha remitido estos. Se recomienda al proceso darle celeridad al lanzamiento de la estratégia para dar cumplimiento definitivo a lo planoficado.","Abierta","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas, se observa avance en el cumplimiento de la actividad  planificada, por cuanto el proceso continua adelantando mesas de trabajo referentes al desarrollo de la estrategia de motivación para lograr mayor participación de los servidores y servidoras en las actividades de bienestar social laboral.\n\nDentro de las evidencias se tiene: \n\ni) Cuatro (4) actas de reunión entre las Subdirecciones de Talento Humano y de Comunicaciones, de fechas 7 y 10 de julio, 05 y 13 de agosto de 2020, en las cuales se evidencia la presentación y ajustes efectuados a la estrategia por adoptar.\n\nii) Correos electrónicos del 14 de agosto y 29 de septiembre de 2020, relacionados con el diseño de la estrategia de motivación, ante los cambios sugeridos por el Subdirector de Comunicaciones.\n\nSe requiere al proceso continuar con las gestiones tendientes al cumplimiento de la actividad contemplando el principio de oportunidad. \n\nSe alerta al proceso el cumplimiento de la actividad teniendo en cuenta que la misma se vence el 15 de diciembre de 2020.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa","Abierta"]
[8,"Informe de Auditoría Interna-Oportunidad de Mejora","Analizado el reporte de permisos entregados por la Subdirección de Talento Humano, en el primer semestre de 2019, se evidencia que ha otorgado permiso compensado para estudio a cincuenta (58) servidores públicos de la JEP, lo que corresponde a un 6.6% de la planta de personal. la forma de compensación de permiso de estudio es convenida con el jefe inmediato, quien supervisa el cumplimiento; en el ejercicio de la auditoria, la Subdirección de Talento Humano informó que tiene previsto llevar a cabo el seguimiento una vez termine la vigencia. Por lo anterior, se recomienda que la compensación del permiso de estudio fijado al momento de otorgárselo se soportado en su cumplimiento y remitido a la Subdirección de Talento Humano. ","los responsables de supervisar y certificar el cumplimiento de la compensación del tiempo de compensación para los permiso de estudio, no ha remitido la información a la Subdirección de Talento humano","AM","Verificar el cumplimiento de la reposición del tiempo solicitado para atender los estudios, de acuerdo con el acto administrativo que lo autorizó y los documentos allegados por cada dependencia. ","Incluir en el acto administrativo la obligatoriedad de diligenciar la planilla de reposición de tiempo y reportarla a talento humano; controlando este reporte cada cuatro meses (4) por medio de un correo electronico enviado desde el correo francy.palomino@jep.gov.co.","2020-01-15","2020-12-15","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","El 31 de julio de 2020 se envió correo electrónico dirigido a todos los servidores de la JEP, en el cual se informó que \"Tomando como base el Acto Administravo que concede permiso académico compensado a servidoras y servidores públicos de la entidad, la Subdirección de Talento Humano atentamente requiere que cada jefe inmediato remita el soporte correspondiente , en el cual consten las horas compensadas por la asistencia a los diferentes programas académicos autorizados a cada interesado. Lo anterior, debido a que dicha evidencia debe reposar en la historial laboral de cada servidora o servidor público\". (Item 8-Actividad No. 01-Correo electronico- permisos academicos).","Abierta","Profesional Especializado II","2020-10-15","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive, se evidencia el cumplimiento  de actividad que dice  \" Incluir en el acto administrativo la obligatoriedad de diligenciar la planilla de reposición de tiempo y reportarla a talento humano; controlando este reporte cada cuatro meses (4) por medio de un correo electronico enviado desde el correo francy.palomino@jep.gov.co.\" evidenciado por medio de un correo electronico con fecha 31/07/2020 a los servidores de la JEP, recordandoles la remisión de los soportes correspondientes a la compensación de horas otorgadas para la asistencia de los diferentes programas academicos autorizados. ","Abierta","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa avance en el cumplimiento de la actividad, toda vez que, se anexó correo electrónico del 31 de julio de 2020 enviado por el grupo de Bienestar Talento Humano a todos los funcionarios de la JEP indicando \"Directrices permisos académicos -  solicitud soportes compensación de tiempo\", específicamente informando \"(...) la Subdirección de Talento Humano atentamente requiereque cada jefe inmediato remita el soporte correspondiente, en el cualconste la forma en la cual secompenso las horas otorgadas para la asistencia a los diferentes programasacadémicos autorizados acada interesado durante el primer semestre del año 2020, debido a que dichos soportes deben reposaren el historial laboral de cada servidora o servidor público.  (...)\", lo anterior, en el marco de la actividad planificada que indica: \"(...) controlando este reporte cada cuatro meses (4) por medio de un correo electronico enviado, con lo anterior, se evidenció queTalento Humano ya realizó el envío del correo electrónico para el segundo cuatrimestre.\n\nSe recomienda al  proceso tener presente que, de acuerdo con la actividad planificada la periodicidad establecida para la emisión de los correos electrónicos es cada cuatro (4) meses.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado refiere un análisis cualitativo frente al monitoreo y las evidencias suministradas por el proceso, sin embargo establece la actividad en estado \"CERRADA\" lo cual no es coherente, teniendo en cuenta que, de acuerdo con la actividad planificada dicho reporte se controla cada cuatro meses (4) por medio de un correo electronico enviado por la Subdirección de Talento Humano y a la fecha de la presente evaluación se han evidenciado dos correos emitidos, el primero del 6 de abril de 2020 (I cuatrimestre) y el 31 de julio de 2020 (II cutrimestre).\n ","Abierta"]
[9,"Informe de Auditoria Interna","Teniendo en cuenta la auditoria de seguimiento para la implementación del SG-SST (Resolución 0312 de 2019), se establecieron 10 observaciones para la toma de acciones de mejora, sin embargo, a la fecha de la auditoria interna el proceso no ha determinado el respectivo plan de mejoramiento que permita determinar la corrección y acciones correctivas para garantizar el cumplimiento de la Resolución 0312 de 2019 en un 100%.","Informe frente al grado de implementación del Sg-SST eln la JEP, con base en los requerimientos del Decreto 1072/2015 y Resolución 0312/2019. de Seguimiento para la implementacion  del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo, realizado por la compañía JLT.\n\nNo se cuenta con el plan de mejora frente a los estanderes mínimos del   programa de auditorias de cumplimiento  del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.","AM","Diseñar el plan de mejoramiento y realizar el seguimiento a las actividades descritas  de manera oportuna ","1. Proyectar documento en el cual se definan los objetivos y metas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo los cuales deben estar alineados con la política.","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa) ","2020-10-02","Se elaboró y  proyectó el documento, en el que se definieron  los objetivos y metas, alineados con la política del SG-SST, el cual fue aprobado por parte de la SE, mediante Resolución No. 459 del 8 de julio de 2020, la cual se adjunta para su verificación. Con lo anterior se da cumplimiento del 100% de la actividad formulada y por ende el cierre de la misma.  \nAnexos: \n(Item 9 Actividad 1 Resolución 459 - 2020)","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-15","Conforme al monitoreo realizado por proceso y las evidencias cargadas en one drive se suscribio por la Secretaria Ejecutiva Resolución No. 459 del 8 de julio de 2020 por la cual se adoptan los objetivos del sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de Jurisdicción Especial Para la Paz,  asegurando el cumplimiento de la actividad  planificada.","Cerrada","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo realizado por el proceso y las evidencias suministradas se observa cumplimiento de la actividad planificada, por cuanto mediante Resolución  459 del 08 de julio de 2020, se adoptan los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Jurisdicción Especial para la Paz- JEP”, siendo el Objetivo General: \"Identificar, evaluar y reducir los riesgos de origen laboral y fomentar la cultura de autocuidado, mediante la implementación y mejora del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, contribuyendo así al bienestar físico, psicológico y mental de todas sus servidoras, servidores y contratistas\". Igualmente, se adoptaron los objetivos específicos en el marco del Riesgo Biomecánico, Riesgo Psicosocial, Riesgo Público y Promoción y Prevención del SG-SST.\n\nLa resolución 459 de 2020 fue aportada como evidencia en la carpeta One drive dispuesta por la SCI, así mismo, se encuentra publicada dentro del normograma de la JEP, en siguiente link: https://www.jep.gov.co/secretariaejecutiva/Resoluci%C3%B3n%20459%20de%202020.pdf#search=Resoluci%C3%B3n%20459%20de%202020\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia se realizará una vez se cuente con el cierre de todas las actividades que conforman el ítem No. 9. de conformidad con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Definir la TRD del SG-SST, para facilitar la ubicación de los documentos asociados. \n\n2. Elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique.","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","Se definió la TRD del SG-SST, la cual fue aprobada por parte del Comité de Gestión para la Administración de Justicia  con el Departamento de Gestión Documental, por lo que se  esta cumpliendo con el sistema de archivo y se adjunta como evidencia, el correo del 8 de septiembre de 2020, en el que se reiteró la solicitud de aprobación de la TRD, el acta de comité con la aprobación correspondiente y la TRD de Talento Humano estructurada, la cual incluye el SG-SST. Con lo anterior se da cumplimiento del 100% de la actividad formulada y por ende el cierre de la misma. \nAnexos:\n(Item 9 Actividad 2 Correo electronico)\n(Item 9 Actividad 2 Acta de Comité aprobada) \n(Item 9 Actividad 2 TRD TH-SG-SST)","Cerrada",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por proceso y las evidencias cargadas en one drive,  se da cumplimiento a la actividad que dice \" Definir la TRD del SG-SST, evidenciado en acta de reunión del 28 de mayo , por la cual fue aprobada por parte del Comité de Gestión para la Administración de Justicia  la TRD SGSST con el Departamento de Gestión Documental, asegurando el cumplimiento de la actividad planificada.  Se solicita al proceso especificar que quizo decir en la siguiente actividad \" elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique\" la cual no es clara para realizar el monitoreo.","Cerrada","Contratista","2020-10-22","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de la actividad  planificada, \"1. Definir la TRD del SG-SST, para facilitar la ubicación de los documentos asociados\", toda vez que las TRD fueron aprobadas por el Comité de de Gestión para la Administración de Justicia, identificada con la serie 27, subserie 10 y la serie  29 con subseries 02, 03 y 06. \n\nDentro de las evidencias aportadas  están: \ni)  Archivo excel de las Tablas de Retención Documental de la Subdirección de Talento Humano.\nii) Acta del Comité de Gestión para la Administración de Justicia,  del 28/05/2020 que registra en el numeral 4.3 \"Instrumentos Archivisticos de la JEP\" la aprobación de las tablas de retención documental.\niii) Correo electrónico del 08/09/2020, donde la Subdirección de Talento Humano pesenta requerimiento sobre la definición de las TRD para el SG-SST.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive  y con ello brindando el aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.\n ","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Identificar condiciones y situaciones inseguras provocadas fundamentalmente por el medio ambiente laboral o estado de las instalaciones.\n\n2. Ejecutar inspecciones con la participación del COPASST, de acuerdo al plan de trabajo anual  y al cronograma de ejecución inspecciones planeadas COPASST 2019.\n\n3. Establecer dentro de la entidad la realización de mediciones ambientales requeridas, de conformidad con el Decreto 1072 de 2015.","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","Se informa que de conformidad con las disposiciones del Gobierno Nacional y la Entidad frente a la emergencia sanitaria por el COVID-19, se reactivarian labores en las intalaciones de la JEP, lo que hace parte de una nueva normalidad que implica la adopcion de medidas preventivas adicionales, por lo que se identificaron condiciones y situaciones inseguras provocadas fundamentalmente por el medio ambiente laboral o estado de las instalaciones de acuerdo con el plan de trabajo anual, razon por la cual durante el trimestre se ejecutaron inspecciones relacionadas con mediciones ambientales requeridas, de conformidad con el Decreto 1072 de 2015, realizadas por la ARL Positiva, durante el mes de agosto de 2020, especificamente al funcionamiento del aire acondicionado y ventilacion para el control de aerosoles infecciosos, el cual tuvo por objeto brindar soporte tecnico para determinar las necesidades mínimas de ventilación en areas especificas del trabajo en la JEP, adicionalmente se realizó inspección en septiembre de 2020, en las salas de audiencia con el fin de verificar las condiciones de bioseguridad y viabilidad de instalación de cubiculos de aislamiento. Se adjuntan para su verificacion los respectivos informes de la inspecciones realizadas al aire acondicionado -sistema de ventilación y a las salas de audiencia. \nEs importante mencionar que las inspecciones realizadas por la ARL Positiva contaron con la participación de la Doctora Francy Palomino, en representación del COPASST, en su calidad de presidenta y la Subdirección de Recursos Fisicos e Infraestrcutura. \nCon lo anterior se da cumplimiento del 100% de la actividad formulada y por ende el cierre de la misma. \nAnexos:\n(Item 9 Actividad 3 Inspección ventilación) \n(Item 9 Actividad 3 Inspección salas de audiencias)","Cerrada",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en one drive,  se da cumplimiento a las actividades que dicen \"  i)Identificar condiciones y situaciones inseguras provocadas fundamentalmente por el medio ambiente laboral o estado de las instalaciones ii) establecer dentro de la entidad la realización de mediciones ambientales requeridas, de conformidad con el Decreto 1072 de 2015, teniendo en cuenta que en el one drive se cargo ldos informes presentados por la ARL.","Cerrada","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de las actividades  planificadas, teniendo en cuenta que dentro de las evidencias aportadas por el proceso están dos informes presentados por Positiva Compañia de Seguros S.A./ARL, titulados :  Asistencia técnica para la elaboración de inspecciones de seguridad, que incluye informe técnico y documento para la asesoría de higiene ocupacional, recomendaciones de ventilación para el control de aerosoles infecciosos. Estos informes hacen referencia a las acciones que deben adoptarse en las entidades públicas y privadas, para la contención de la pandemia del COVID-19, siguiendo los parametros de la Resolución 666 del 24 de abril de 2020. \n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando el aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.\n ","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Identificar el personal que requiere EPP.\n\n3. Entrega periódica de EPP.\n\n","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","Se continuo con la identificación del personal que requiere EPP´S, mediante la suscripción del contrato JEP-371 de 2020, el cual tiene por objeto la adquisicion de elementos que contribuyan a la debida aplicación y desarrollo del SG-SST, así como para la proteccion personal para la prevención del COVID-19, en el cual se tuvieron en cuenta las actividades especificas desarrolladas en cada depéndencia para determinar en el Anexo Nro. 1 especificaciones tecnicas, los EPP´S requeridos, asi mismo mediante adición de agosto del 2020 se incluyeron EPP´S adicionales, teniendo en cuenta las disposiciones del Gobierno Nacional y de la Entidad frente a la emergencia sanitaria por el COVID-19, en cuanto a la reactivación de labores de la JEP y la nueva normalidad. Se adjunta para su verificación el contrato JEP-371 de 2020, Anexo de especificaciones técnicas y la adicion del contrato.\nAdicionalmente  se dio cumplimiento a la entrega periódica de los EPP´S  y se adjunta evidencia de entrega de los mismos durante el tercer trimestre. \nCon lo anterior, se da cumplimiento con el reporte requerido para la evaluacion de la eficacia de la actividad.  \nAnexos:\n(Item 9 Actividad 4 Contrato EPP)\n(Item 9 Actividad 4 Anexo Nro.1 EPP) \n(Item 9 Actividad 4 Adición EPP) \n(Item 9 Actividad 4 Entrega EPP Julio 2020) \n(Item 9 Actividad 4 Entrega EPP Agosto 2020)\n(Item 9 Actividad 4 Entrega EPP Septiembre 2020)","Cerrada",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive, se evidenia cumplimiento de la actividad planificada teniendo en cuenta que enel mes de agosto se realizo una adición al contrato 371/2020 por necesidades de los Enlaces territoriales y la  Unidad de Investigación y Acusación del grupo de apoyo técnico forense el cual requeria unos elementos de protección especiales por la naturaleza de sus funciones, demostrando el cumplimiento de la misma. La Subdirección de Control Interno dio por cumplida la actividad en la evaluación del segundo trimestre.","Cerrada","Contratista","27/07/2020\n30/10/2020","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó cumplimiento de la actividad, toda vez que, se suministró listados de asistencia y otros formatos de fechas 19, 23, 25, 26, 27, 28, 29 y 30 de junio de 2020, en los cuales se relaciona como objetivo la entrega de elementos de bioseguridad a diferentes servidores de la JEP, tales como guantes y tapabocas. \n\nFinalmente, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado, comportamiento y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nPor lo anterior, se da por cumplida la actividad planificada.\n\nEVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: La Subdirección de Control Interno declaró en estado \"CERRADA\" la actividad durante la evaluación realizada en el II trimestre de 2020, toda vez que se dio cumplimiento a lo planificado. Sin embargo, se realiza análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso para el III trimestre de 2020 observando que se continuo con la identificación del personal que requiere EPP´S, por el desarrollo de labores en las instalaciones de la Entidad y se ejecutó el contrato JEP-371 de 2020,cuyo objeto es la adquisicion de elementos que contribuyan a la debida aplicación y desarrollo del SG-SST, así como para la proteccion personal para la prevención del COVID-19,  y su adición del 20 de agosto de 2020, para la adquisión  de EPP´S adicionales, ante la reactivación de labores de la JEP y la nueva normalidad. Así mismo, se observaron quince (15) Planillas de entrega periódica de los EPP´S, firmadas por los receptores de estos elementos durante el tercer trimestre de 2020. \n\nLa Subdirección de Control Interno declaró cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia se realizará una vez se cuente con el cierre de todas las actividades que conforman el ítem No. 9, de conformidad con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive  y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa\n","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Implementar el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, que identifique las amenazas, evalúe y analice la vulnerabilidad .\n\n2. Convocar a todos los servidores y contratistas de la JEP a hacer parte de la Brigada de Emergencias y una vez conformada incluir en el plan de capacitación la formación para dichos integrantes y entrega de la dotación.\n\n","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","De conformidad con la evaluación del trimestre pasado, a continuación se realaciona como se llevo la implementacion del plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, especificanente en cuanto a sus numerales 14. Programa de capacitación, 15, Implementación y 17, Actualización, así:\nNumeral 14. Programa de capacitación: Se estructuró programa de capacitacion en el que se realiza seguimiento de lo planeado Vs lo ejecutado y se incluyeron las actividades en las filas desde la 53 a la 62, relacionadas con capacitaciones del plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, la brigada de Emergencia y el Comité Operativo de Emergencias COE, las cuales se adjuntan para su verificación. Asi mismo es importante mencionar que dentro del Programa de capacitación se encuentran incluidas parte de las actividades del numeral 15. Implementación relacionadas con divulgación, que se adjunta para su verificacion, definicion del plan y actividades de seguimiento y ajuste. Se adjunta para su verificación el programa de capacitación.\nNumeral 15.implemencion: el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias se esta implementando mediante el cumplimiento del plan anual de trabajo del SG-SST, desde la actividad 22 a la 28, relacionadas con la brigada de Emergencia y el Comité Operativo de Emergencias COE, asi mismo, mediante el cumplimiento de la resolución 267 del 13 de marzo de 2020, se da cumplimiento a la estrutura de conformó del Comité Operativo ante Emergencias COE y finalmente mediante la adquisicion de recursos y elementos complementarios , como botiquines, camillas, magafonos, extintores entre otros necesarios para atención de emergencias se puede evidenciar la implementacion del citado plan. Se adjunta el plan anual de trabajo del SG-SST y la resolucion 267 de 2020 para su verificación.\nNumeral 17. Actualizacion: Se da cumplimiento mediante el plan de trabajo anual del SG-SS.\nCon lo anterior, se da cumplimiento con el reporte requerido para la evaluacion de la eficacia de la actividad.  \nAnexos:\n(Item 9 Actividad 5 Programa capacitación SG-SST)\n(Item 9 Actividad 5 Plan Anual trabajo SG-SST) \n(Item 9 Actividad 5 Resolución 267 de 2020) \n(Item 9 Actividad 5 Socialización Plan Emergencias)\n(Item 9 Actividad 5 Capacitacion Brigada E-1)\n(Item 9 Actividad 5 Capacitacion Brigada E-2)\n(Item 9 Actividad 5 Capacitacion Brigada E-3)\n(Item 9 Actividad 5 Capacitacion Brigada E-4)\n(Item 9 Actividad 5 Capacitación Brigada E-5)\n(Item 9 Actividad 5 Capacitacion COE-1)\n(Item 9 Actividad 5 Capacitacion COE-2)","Abierta",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas en el one drive, se da cumplimiento parcial de la actividad que dice\" Implementar el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, que identifique las amenazas, evalúe y analice la vulnerabilidad\" se evidencia la resolución 267 de 2020 por la cual se crea y conforma el cómite operativo de emergencia -COVID y la brigada de mergencias de la Jurisdicción Especial para la Paz, se anexa el plan de capacitación ( 5 capacitaciones a los brigadista y 2 capacitaciones a los miembros de cómite durante el trimeste evaluado). En segundo trimestre del  monitoreo del proceso se cumplio la actividad que dice \"Convocar a todos los servidores y contratistas de la JEP a hacer parte de la Brigada de Emergencias y una vez conformada incluir en el plan de capacitación la formación para dichos integrantes y entrega de la dotación.","Abierta","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas, se observa avance de cumplimiento de la actividad  planificada \"1. Implementar el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, que identifique las amenazas, evalúe y analice la vulnerabilidad\".\n\nDentro de las evidencias están:\ni)Plan Anual trabajo SG-SST, que incluye las actividades del SGSST de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 y Resolución 3219 de 2019, con el fin de garantizar lo determinado por la Entidad en la Política de seguridad y salud en el trabajo.\nii)  Programa capacitación SG-SST, en el cual se detalla la relación de las actividades planeadas vs. las ejecutadas, mostrando que se encuentra pendiente de ejecutar y/o implementar las actividades programadas a partir del mes de septiembre de 2020.\niii) Resolución 267 de 2020, mediante la cual se crea el COE, disposición que se encuentra publicada en el normograma de la JEP, en el siguiente link:  \nhttps://www.jep.gov.co/secretariaejecutiva/Resoluci%C3%B3n%20267%20de%202020.pdf#search=Resoluci%C3%B3n%20267%20de%202020\niv) Capacitación Brigada, en tres (3) jornadas, así: 10/07/2020, duración 1 hora, listado de 10 asistentes, donde no se evidencia el tema tratado, 21/08/2020 sin intensidad horaria, 9 asistentes y el tema: Atención prehospitalaria y un (1) listado de asistencia en Excel sin/fecha y sin intensidad horaria, 5 participantes, Control de fuego y contado de incendios.\n\nEs preciso mencionar que, las evidencias deben corresponder a las gestiones realizadas por el proceso durante el trimestre a evaluar, toda vez que, se remitió un listado de asistencia de una capacitación integral para brigadas de emergencia del 22/11/2019, duración 10.5 horas, 19 participantes. \n\nv) Capacitación COE, 2 actividades, así:  10/07/2020, 1 hora, con la participación de 9 personas, entre directivos y resposables del SGSST, no se especifica el tema tratado y del 30/09/2020, 1 hora, con 11 asistentes, y el tema relacionado con las Funciones del COE.\n\nSin embargo, se requiere que el proceso culmine la implementación de las actividades establecidas en el  plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias mediante el cumplimiento del plan anual de trabajo del SG-SST, desde la actividad 22 a la 28, relacionadas con la brigada de Emergencia y el Comité Operativo de Emergencias COE y remita las evidencias respectivas. Así mismo, reportar su cumplimieno teniendo en cuenta que la fecha de finalización es el 31 de diciembre de 2020.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Evaluar desde la Alta Dirección el estado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.","2020-01-01","2021-01-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","Se continúan adelantando actividades para las revisiones de la alta dirección","Abierta",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso, se informa que se estan adelantando  actividades para las revisiones de la alta dirección","Abieta","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  El proceso Gestión del Talento Humano conforme con el monitoreo relacionado reporta que se encuentra adelantando gestiones orientadas al cumplimiento de la actividad planificada \" Evaluar desde la Alta Dirección el estado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo\", por lo tanto, no se suministran evidencias a la Subdirección de Control Interno.\n\nFinalmente, se requiere continuar con las gestiones tendientes al cumplimiento de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: Respecto al seguimiento realizado, el mismo presenta análisis  del resultado del monitoreo y con ello brinda el aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa. ","Abierta"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Actualización matriz legal del 2018","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","Se elaboró la matriz legal inicial el 28 de junio de 2018, se realizó la primera actualizacion el 19 de junio de 2019 y la segunda actualización se realizó el 22 de julio de 2020, de acuerdo con la normatividad legal vigente en SG-SST, la cual se adjunta para su verificación junto con el informe correspondiente a la actualizacion realizada en el 2020. Con lo anterior se da cumplimiento del 100% de la actividad formulada y por ende el cierre de la misma. \nAnexo: \n(Item 9 Actividad 7 Matriz Legal 2020) \n(Item 9 Actividad 7 Informe Matriz Legal 2020) ","Cerrada",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas one drive se verifica el informe y matriz  legal con fecha de actualización julio 22 , de acuerdo con la normatividad legal vigente en SG-SST, dandocumplimiento a la acción planificada.\n","Cerrada","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo, realizado por el proceso se evidencia de cumplimiento de la actividad planificada.\n\nDentro de las evidencias aportadas, están:\ni) Archivo excel titulado MATRIZ LEGAL - REQUISITOS NORMATIVOS APLICABLES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO POR LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ - JEP, para los siguientes temas: Afiliaciones y aportes, Agentes biológicos, químicos y físicos, Sustancias psicoactivas, tabaco, y embriaguez, Accidente y enfermedad laboral, Atención de emergencias, Sistema general de riesgos laborales, Prevención de riesgos laborales, Medicina laboral, Evaluaciones médicas, Obligaciones del empleador, Obligaciones de los trabajadores, Copasst, Comité de convivencia laboral y acoso laboral, Higiene industrial, Elementos de protección personal, Edificaciones, Riesgo eléctrico, Sustancias químicas, Riesgo  psicosocial, Seguridad vial, Contratistas, Agua, Licencias de trabajo, Derechos y garantías de las personas y  Riesgo biológico.\nii) Informe sobre actualización de la matriz de identificación de requisitos legales en SST y ambientales, presentado por ACL ASOCIADOS LTDA, el 22 de julio de 2020, donde presentan unas oportunidades de mejora y recomendaciones.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia se realizará una vez se cuente con el cierre de todas las actividades que conforman el ítem No. 9, de conformidad con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Actualización de la matriz de identificación de peligros ","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","Se elaboró la matriz de identificación de peligros inicial el 20 de septiembre de 2018, se realizó la primera actualización el 23 de julio 2019 y la segunda actualización se realizó el 23 de julio de 2020 de acuerdo con los manuales de funciones adoptados por la JEP, la cual se adjunta para su verifocación  junto con el informe correspondiente a la actualizacion realizada en el 2020. Con lo anterior se da cumplimiento del 100% de la actividad formulada y por ende el cierre de la misma.\nAnexo:\n(Item 9 Actividad 8  Matriz de peligros 2020)  \n(Item 9 Actividad 8 Informe Matriz de peligros 2020) ","Cerrada",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas one drive se verifíca la matriz de peligros con fecha de actualización 23 de julio de 2020 de acuerdo con los manuales de funciones adoptados por la JEP, dando cumplimiento a la acción planificada.\n","Cerrada","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo, realizado por el proceso se evidencia cumplimiento de la actividad planificada, \"1. Actualización de la matriz de identificación de peligro\".\n\nDentro de las evidencias aportadas, están:\ni) Archivo excel titulado MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y VALORACION DE RIESGO - GTC 45, con fundamento en los cargos y tareas, en la siguiente distribución: Presidencia-Tribunal-Salas de Justicia-Secretaria Judicial, UIA y la Secretaria Ejecutiva \nii) Informe sobre actualización de la matriz de peligros riesgo biológico covid 19, elaborado por la Dra. Kelly Melissa Palencia Báez, médico especialista en salud ocupacional licencia S.O. 4624/2014, en cumplimiento del contrato de prestación de servicios.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia se realizará una vez se cuente con el cierre de todas las actividades que conforman el ítem No. 9, de conformidad con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la evaluación de la III línea de defensa.\n","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Implementación de procedimiento de mantenimiento de equipos especiales. \n2. Elaborar matriz de incompatibilidad de productos químicos y definir fichas técnicas de químicos utilizados en la Entidad\n3. Estructurar Programa de riesgo químico .\n\n","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa) ","2020-10-02","De conformidad con la evaluación realizada del trimestre pasado, se remiten las evidencias correspondientes a la implementación del procedimiento de mantenimiento de equipos especiales  JEP-PT-09-05, el cual se adjunta para su verificacion, especificamente en los literales e,f,g de los lineamientos generales y la actividad No.10 en los que hace referncia al mantenimiento de equipos especiales (ascensores, aire acondicionado, ventilación mecánica, planta eléctrica, motobombas, redes eléctricas, red de extinción de incendios, tanques de agua, transferencia automática, pararrayos, puesta tierra y helipuerto), se encuentra a cargo de la Administración del edificio Torre Squadra asi:\nMantenimiento preventivo \"se ejecuta el cronograma de actividades del Anexo   No.   2   del   contrato,   denominado  “Servicios  de Operación y Mantenimiento”. \nMantenimiento correctivo: se realiza la programación de las actividades segun corresponda.\nEs importante mencionar que el seguimiento al cumplimiento de los mantenimientos se realiza de manera articulada con la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestrctura. Se adjunta evidencia de los mantenimientos realizados a los equipos especiales. \nCon lo anterior se da cumplimiento del 100% de la actividad formulada y por ende el cierre de la misma.\nAnexo:\n(Item 9 Actividad 9 Procedimiento mantenimiento)\n(Item 9 Actividad 9 Mantenimiento preventivo y correctivo)","Cerrada",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas one drive se verifica cumplimiento de la actividad denominada \" Implementación de procedimiento de mantenimiento de equipos especiales\" evidenciando el procedimiento y subcarpetas con evidencias de los mantenimientos ( aire acondicionado, ascensores, cubiertas, elipuerto, electrico, motobambas, pararayos, plantas electricas, red contra incencidio, tanques de agua, tranferencia automatica, tuberia de bombas y ventilación mecánica. Asegurando el cumplimiento de la misma.","Cerrada","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de la actividad  planificada,  por cuanto, de conformidad con lo dispuesto en el procedimiento JEP-PT-07-05 denominado \"Procedimiento mantenimiento, adecuaciones e infraestructura  V.1 del 28/11/2019\", se determinan los mantenimientos por desarrollar y sus condiciones, así: el correctivo \"...es el destinado a la reparación de instalaciones y mobiliario, mediante el reemplazo de piezas averiadas por el deterioro físico o fallas...\" y el preventivo, \"...es  el  destinado  a  la  conservación  de  instalaciones  y  mobiliario, mediante  la  realizaciónde  revisiones  y  reparaciones  simples  periódicas  que  garanticen  su  buen funcionamiento sin necesidad de reemplazar piezas\". Igualmente, en los lineamientos generales del procedimiento (literales e, f y g) se hace referencia al mantenimiento de equipos especiales (ascensores, aire acondicionado, ventilación mecánica, planta eléctrica, motobombas, redes eléctricas, red de extinción de incendios, tanques de agua, transferencia automática, pararrayos, puesta tierra y helipuerto) se remitió como soporte de la implementación del mismo:\n\ni) Informes de mantenimientos de equipos especiales (aire acondicionado, ascensores, cubierta y helipuerto, electrico, motobombas, pararrayos, plantas eléctricas, red contra incendio, tanques de agua, transferencia automática, tuberia de bombas y ventilación mecánica) a cargo de la Administración del Edificio, teniendo en cuenta el Contrato de Administración, cuyo seguimiento se realiza de manera articulada entre las Subdirecciones de Recursos Físicos e Infraestrctura y Talento Humano. \n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia se realizará una vez se cuente con el cierre de todas las actividades que conforman el ítem No. 9, de conformidad con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: El seguimiento este carece de análisis cualitativo frente a las evidencias y reporte del monitoreo realizado por el proceso, el cual no brinda el aseguramiento requerido para la evaluación por parte de la III línea de defensa (SCI).","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Implementación de base de datos con la relación de cambios realizados en la Entidad \n","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","2020-10-02","Se implementó la base de datos con la realción de cambios realizados en la Entidad, la cual se estructuró de manera articulada con la Subdirección de Recursos Físicos e Infrestructura, en la cual se reloacionan cambios de puesto de trabajo y adecuaciones realizadas a las instalaciones, la cual se adjunta para su verificación.\nCon lo anterior se da cumplimiento al 100% de la actividad formulada y por ende el cierre de la misma.\nAnexo:\n(Item 9 Actividad 10 Base de datos)","Cerrada",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas one drive se verifica cumplimiento de la actividad denominada \"Implementación de base de datos con la relación de cambios realizados en la Entidad \" toda ves que la Subdirección de Recursos fisicos e infraestructura tiene un repositorio \" sharepoint \" donde se realizan las solictudes de mantenimientos preventivos y correptivos por parte de los servidores de la JEP. Asugurando el cumplimiento de la actividad.","Cerrada","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo, realizado por el proceso se evidencia cumplimiento de la actividad planificada, \"1. Implementación de base de datos con la relación de cambios realizados en la Entidad\", teniendo en cuenta que, se observó la base de datos con la relación de cambios realizados, donde se detallan las solicitudes de cambios y/o arreglos, donde se identifica el # solicitud, fecha de creación, requerimiento, nombre solicitante, área (dependencia), atención, piso y   fecha de atención.  En el archivo se observa que del 20 de diciembre de 2019 al 29 de septiembre de 2020, los servidores de la JEP han presentado 18 requerimientos, los cuales fueron resueltos en su totalidad.\n\nLas solicitudes  de mantenimientos preventivos y correptivos se realizan a través del repositorio sharepoint dispuesto por la Subdirección de Recursos Físicos e Infraestructura. \n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia se realizará una vez se cuente con el cierre de todas las actividades que conforman el ítem No. 9, de conformidad con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa\n","Cerrada"]
[10,"Informe de Auditoria Interna","No se evidencia actividades de prevención de consumo de alcohol y sustancias psicoactivas dentro del programa de estilos de vida y entornos saludables, estan pendientes por ejecutar para el 2019.\n\nNo se cuenta con funciones y responsabilidades del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST por niveles y funciones de la JEP\n\nAuditorias internas al SGSST. No se evidencia la participación del COPASST en la planeación de las auditorias internas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo\"\n\nNo hay evidencia de la redención de cuentas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo SGSST\"","Informe frente al grado de implementación del Sg-SST eln la JEP, con base en los requerimientos del Decreto 1072/2015 y Resolución 0312/2019. de Seguimiento para la implementacion  del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo, realizado por la compañía JLT.\n\nNo se cuenta con el plan de mejora frente a los estanderes mínimos del   programa de auditorias de cumplimiento  del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.","AM","Diseñar el plan de mejoramiento y realizar el seguimiento a las actividades descritas  de manera oportuna ","Condiciones de salud en el trabajo. \n\n3.1.7 Estilos de vida y entornos saludables (controles tabaquismo, alcoholismo, farmacodependencia y otros).\n\n\n","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa)","02/10/202020","De conformidad con la evaluación realizada el trimestre pasado, se informa que la manera como se ejecutan las actividades de prevención de consumo de alcohol y sustancias psicoactivas dentro del programa de estilos de vida y entornos saludables, es mediante la socialización de la política de prevención de consumo de alcohol, tabaco y otras sustancias psicoactivas en la JEP a servidores(ras) y contratistas , lo cual incluye sensibilización, ante las consecuencias y enfermedades que podrian desencadenar. Se adjunta como evidencia los listados de asistencia de las socializaciones y sesibilizaciones realizadas virtualmente.\nCon lo anterior se da cumplimiento del 100% de la actividad formulada y por ende el cierre de la misma. \nAnexos: \n(Item 10 Actividad 1 Estilos de vida y entornos saludables -1)\n(Item 10 Actividad 1 Estilos de vida y entornos saludables -2)","Cerrada",null,"2020-10-15","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas one drive se verifica cumplimiento de la actividad denominada \" \"Estilos de vida y entornos saludables (controles tabaquismo, alcoholismo, farmacodependencia y otros)\", toda ves que se realizaron jornadas de sensibilización en prevención de no consumo de alcohol, tabaco y otras sustancias psicoactivas en le mes de julio y agosto, asegurando el cumplimiento de la actividad. ","Cerrada","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo, realizado por el proceso se evidencia de cumplimiento de la actividad planificada, \"Condiciones de salud en el trabajo. 3.1.7 Estilos de vida y entornos saludables (controles tabaquismo, alcoholismo, farmacodependencia y otros)\", por cuanto en el periodo de evaluación se desarrollaron dos (2) actividades de socialización de la Política de prevención del consumo de alcohol, tabaco y otras sustancias psicoactivas en la Jurisdicción Especial para la Paz JEP y peligros para la salud derivados del consumo de estas sustancias. \n\nEstas jornadas de socialización se desarrollaron, así:\ni)  Julio de 2020 (30 y 31), con la participación de ciento trece (113) personas.\nii) Agosto de 2020 ( 18, 19, 20, 21, 24, 25, 26, 27, 28), con doscientos cuarenta y dos (242) asistentes.\n\nLa Subdirección de Control Interno declara cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia se realizará una vez se cuente con el cierre de todas las actividades que conforman el ítem No. 10, de conformidad con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Definir el alcance del Decreto 1072/2015 (Art. 2.2.4.6.8 numeral 2, Art. 2.2.4.6.10, Art. 2.2.4.6.12 numeral 2) , para establecer las responsabilidades en el SG-SST a todos los niveles de la JEP.\n\n2. Asignar, documentar y divulgar las responsabilidades del SG-SST a todos los niveles de la JEP. \n\n3. Proyectar documento que contenga la asignación y documentación de las responsabilidades en Seguridad y Salud en el Trabajo a todos los niveles de la JEP (Alta dirección, Trabajadores, Coordinador SST).",null,null,null,null,"Se dio cumplimiento a la definición del alcance de las responsabilidades del SG-SST a todos los niveles de la JEP, de conformidad con el Decreto 1072 de 2015, con lo cual se elaboró y  proyectó el documento con la asignación de las responsabilidades definidas, el cual fue aprobado por parte de la SE, mediante Resolución No. 460 del 8 de julio de 2020 y se adjunta para su verificación.\nCon lo anterior se da cumplimiento del 100% de la actividad formulada y por ende el cierre de la misma. \n\nLa Resolución 460 de 2020, fue  publicada en la página web de la Entidad el 15 de julio de 2020 , tal como se evidencia en la captura de pantalla adjunta. \nAnexo:\n(Item 10 Actividad 2 Resolución 460 - 2020) \n(Item 10 Actividad 2 Publicación Resolución 460 -2020)","Cerrada",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas one drive se verifica cumplimiento parcial  de la actividad planificada, toda ves que se público en la pagina web la resolución \" responsabilidades especificas en seguridad y salud en el trabajo a todos los niveles de la Jurisdicción Especial para la Paz- JEP del 8 de julio de 2020. Se encuentra pendiente por el proceso realizar la divulgación de la resolución a los servidores.","Cerrada","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA:  Conforme con el reporte de monitoreo y las evidencias aportadas, se observa cumplimiento de la actividad  planificada,  por cuanto mediante Resolución 460 del 08 de julio de 2020 se definieron las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el trabajo a todos los niveles de la Jurisdicción Especial para la Paz -JEP y así se da cumplimiento al alcance del Decreto 1072/2015 (Art. 2.2.4.6.8 numeral 2, Art. 2.2.4.6.10, Art. 2.2.4.6.12 numeral 2). Este acto adminnistrativo se encuentra publicado para acceso y consulta en el normograma de la Entidad, en el siguiente link : https://www.jep.gov.co/secretariaejecutiva/Resoluci%C3%B3n%20460%20de%202020.pdf#search=Resoluci%C3%B3n%20460%20de%202020\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento de la II línea de defensa, presenta análisis del resultado del monitoreo, con base en las evidencias publicadas en el OneDrive dispuesto por la SCI y con ello brindando aseguramiento de la información reportada por el proceso para la  evaluación de la III línea de defensa. \n\n","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"Gestión y resultados del SG-SST .\n\n6.1.4 Planificar auditoría con el COPASST. ",null,null,null,null,"De conformidad con la evaluación realizada el trimestre pasado, se adjunta para su vericación el informe de la auditoria realizada al SG-SST con el resultado obtenido.\nCon lo anterior se da por cumplida esta actividad al 100%, por lo que se solicita el cierre de la misma\n(Item 10 Actividad 3 Informe Auditoria SG-SST)","Cerrada",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas one drive se verifica cumplimiento de la actividad planificada,  adjuntando un  informe de la auditoria realizada al SG-SST con el resultado obtenido.\nAsegurando el cumplimiento de la actividad denominada\" Planificar auditoria con el COPASST\"","Cerrada","Contratista","27/07/2020\n30/10/2020","Conforme al monitoreo y cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observó cumplimiento de la actividad, toda vez que, se evidenció Acta de Comité, el cual fue convocado por la presidencia del COPASST el día 27 de diciembre de 2019, en esta se reflejan dos actividades asociadas a las auditorias a realizar al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, así:\n\n* Numeral 3. Solicitud a Fortalecimiento Institucional para la inclusión de un curso de formación de auditores en SGSST para la vigencia 2020 quedando como compromiso su planificación en el programa de capacitación.\n* Numeral 8. Proposiciones y varios, en este punto se informa que desde el COPASST se realizó la planeación y aprobación para aplicar con un auditor externo la autoevaluación de los estándares mínimos del SG-SST de conformidad con la Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015 y que la misma se llevó a cabo el 20 de diciembre de 2019 con la participación del Coordinador del SG-SST. \n\nSe recomienda en el próximo monitoreo remitir los resultados obtenidos a raiz de la aplicación de la auditoria externa y los soportes de la ejecución o avnce en la gestión del curso de auditores señalado en Acta de Comité.\n\nFinalmente, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado, comportamiento y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nPor lo anterior, se da por cumplida la actividad planificada.\n\nEVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: La Subdirección de Control Interno declaró en estado \"CERRADA\" la actividad durante la evaluación realizada en el II trimestre de 2020, toda vez que se dio cumplimiento a lo planificado. Sin embargo, se realiza análisis del monitoreo y las evidencias aportadas por el proceso para el III trimestre de 2020 observando que se remitió el informe \"AUDITORIA DE SEGUIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓNDELSISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - Resolución 312/2019.\" \n\nLa Subdirección de Control Interno declaró cerrada la actividad; no obstante, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia se realizará una vez se cuente con el cierre de todas las actividades que conforman el ítem No. 10, de conformidad con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora.","Cerrada"]
[null,null,null,null,null,null,"1. Garantizar que la rendición de cuentas se realice por quienes les sean asignadas responsabilidades en el sistema .\n\n2. Establecer mecanismo y fecha de rendición de cuentas. Se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. \n\nImplementar la revisión por la alta dirección, en forma tal que se garantice el cumplimiento de todos los requisitos incorporados en la Resolución 0312",null,null,null,null,"Se elaboró y presentó informe de rendición de cuentas del SG-SST de la JEP por parte del responsable, se establecieron los mecanismos para la rendición de cuentas de manera escrita y verbal, adicionalmente se llevo a cabo la revision por parte de la alta direccion en reunión realizada el 21 de julio de 2020. Se adjunta citacion y acta de reunion de rendición de cuentas. En dicha reunión se presentó los resultados del Sistema de Gestión  de Seguridad y Salud en el Trabajo para el año 2019.\nCon lo anterior se da por cumplida esta actividad al 100%, por lo que se solicita el cierre de la misma\nAnexos: \n(Item 10 Actividad 4 Citación rendicion cuentas SG-SST)\n(Item 10 Actividad 4 Acta rendición cuentas SG-SST)\n(Item 10 Actividad 4 Presentación rendición de cuentas)","Abierta",null,null,"Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas one drive se verifica cumplimiento parcial de la actividad planificada,  se evidenicio pantallazo de la convocatoria a la presentación de los resultados de la rendición de cuentas del SGSST el 21 de julio del 2020 y acta de reunión, con la participación de la Directora Administriva y Financiera.  Esta pendiente realizar la revisión por la Dirección con la Secretaria Ejecutiva para dar cumplimiento definitivo a la actividad planificada.","Abierta","Contratista","2020-10-30","EVALUACIÓN I LINEA DE DEFENSA: De acuerdo con el reporte de monitoreo, realizado por el proceso se evidencia avance de cumplimiento de la actividad planificada, \"1. Garantizar que la rendición de cuentas se realice por quienes les sean asignadas responsabilidades en el sistema\",por cuanto en el periodo de evaluación se realizó una reunión a través de la plataforma Teams, para la rendición de cuentas del SG SST, en la cual participaron la Alta Dirección y servidores de la Subdirección de Talento Humano, proceso líder del SG SST.\n\nDentro de las evidencias aportadas está el Acta de Comité, del 21 /07/2020, pantallazos del correo electrónico de la convocatoria a la reunión y del desarrollo de la misma, vía Teams y la presentación en formato power point \"RENDICIÓN DE CUENTAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA  SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST - VIGENCIA 2019\"\n\nSin embargo, no se observa el cumplimiento de la actividad \"2. Establecer mecanismo y fecha de rendición de cuentas. Se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables\" e Implementar la revisión por la alta dirección, en forma tal que se garantice el cumplimiento de todos los requisitos incorporados en la Resolución 0312...\",  Se requiere que, el proceso remita las evidencias en cumplimiento de lo establecido en el procedimiento JEP-PT-07-14 \"Revisión por la dirección del SGSST\" que indica:  \"Alta dirección:la revisión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para la JEP por parte de la Alta Dirección corresponde al representante legal que para el caso estará en cabeza dela Secretaría Ejecutiva, quien estará acompañada de los directores de las diferentes áreas que dependen de ella\"\n\nPor lo anterior, se deja abierta la actividad y se insta al proceso adelantar las acciones para el cumplimiento de la actividad.\n\nEVALUACIÓN II LINEA DE DEFENSA: En cuanto al seguimiento, este carece de análisis cualitativo frente a las evidencias y reporte del monitoreo realizado por el proceso, el cual no brinda el aseguramiento requerido para la evaluación por parte de la III línea de defensa (SCI).\n","Abierta"]
[11,"Informe de Auditoria Interna","\"No hay evidencias de actividades de inducción y reinducción aplicado a todas las partes interesadas funcionarios directos y contratistas  que afecte al SGSTT\"(…) \"En cuanto al numeral 3 del punto 10,2 del informe de auditoria de marzo de 2019,respetuosamente le informamos que la actividad de inducción y reinducción  en SST fue ejecutada por la Subdirección de Fortalecimiento en el mes de mayo de 2019, por lo anterior las evidencias se encuentran bajo custodia dicha Subdirección\"  (...) \"El mantenimiento del aire acondicionado, mantenimiento del aire acondicionado, mantenimiento de los gabinetes (,,,) Sin embargo es responsabilidad del proceso auditado suministrar las evidencias en el ejercicio auditor del cumplimiento de las actividades en el marco del liderazgo. ","Informe frente al grado de implementación del Sg-SST eln la JEP, con base en los requerimientos del Decreto 1072/2015 y Resolución 0312/2019. de Seguimiento para la implementacion  del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo, realizado por la compañía JLT.\n\nNo se cuenta con el plan de mejora frente a los estanderes mínimos del   programa de auditorias de cumplimiento  del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.","AM","Diseñar el plan de mejoramiento y realizar el seguimiento a las actividades descritas  de manera oportuna ","1. Se definió a la Subdirección de Fortalecimiento de la JEP, como el responsable de ejecutar la actividad de inducción y reinducción que aplica para todos los servidores de la Entidad.\n\n 2. Incluir dentro del programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo, el cumplimiento de la inducción y reinducción para los trabajadores dependientes, cooperados, en  misión y contratistas.\n\n3. Incluir los elementos asociados al SG-SST en los procesos de inducción y re inducción.","2020-01-01","2020-12-31","Subdirección de Talento Humano (e )\n(Adriana Gamboa) ","2020-10-05","De conformidad con la evaluación del trimestre pasado, se remiten listados de asistencia de charlas brindadas sobre inducción y reinduccion al SG-SST y adicionalmente, se remiten los correos masivos enviasdos por Fortalecimiento Institucional, mediante Comunicaciones con la invitacioon a un curso de inducción y reinducción dentro de lo cual se encuenttra incluido el SG-SST. \nCon lo anterior, se da cumplimiento con el reporte requerido para la evaluacion de la eficacia de la actividad.  \nAnexos:\n(Item 11 Actividad 1 Induccion -Reinduccion SG-SST-1)\n(Item 11 Actividad 1 Induccion -Reinduccion SG-SST-2)\n(Item 11 Actividad 1 Induccion -Reinduccion SG-SST-3)\n(Item 11 Actividad 1 Induccion -Reinduccion SG-SST-4)\n","Cerrada","Profesional Especializado II","2020-10-15","Conforme al monitoreo realizado por el proceso y las evidencias cargadas one drive se verifica cumplimiento de la actividad planificada, toda ves que la Subdirección de Fortalecimiento Institucional realizo el lanzamiento de un curso virtual  de \"Inducción y Reiducción  de la JEP\" cuatro horas y esta disponible hasta el 15 de diciembre de 2020, adicionalmente se adjuntal listados de asistencia a capacitaciones del SGSST. Asegurando el cumplimiento de la actividad.","Cerrada","Contratista","2020-07-27","Conforme al cargue de evidencias suministradas por el proceso, se observa cumplimiento de la actividad, toda vez que, se evidenció:\n\n* Programa de capacitación anual vigencia 2020.\n* Invitación para asistir a la inducción de la JEP enviada a través de correo electrónico del 19 de junio de 2020 y programada para realizarse el 24 de junio de 2020.\n* Pantallazo de correo electrónico enviado el 23 de junio de2020 a la Subdirección de Fortalecimiento Institucional adjuntando la presentación de inducción del proceso de Talento Humano.\n* Pieza comunicativa que relaciona la agenda de la capacitación de inducción del 24 de junio de 2020.\n* Presentación en formato power point correspondiente a la \"INDUCCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO\".\n* Reporte consolidado de inducción y reinducción virtual del mes de junio de 2020 que registra 135 asistentes de diferentes dependencias de la JEP a las capacitaciones virtuales brindadas por la Administradora de Riesgos Laborales ARL Positiva que tuvieron lugar los días 8, 9, 12, 16, 18, 24, 25, 26 y 30 de junio de 2020.\n\nSe recomienda para el próximo monitoreo remitir la evidencia correspondiente al Programa de capacitación anual vigencia 2020 con el diligenciamiento de los campos dispuestos en el cronograma de actividades y así validar el comportamiento de la actividad \"Realizar el proceso de inducción y reinducción al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo- SG-SST (Políticas, objetivos, programas, plan de emergencias)\" establecida en el tema \"PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST.\" del programa de capacitación, a fin de verificar el nivel de cobertura y/o cumplimiento de lo planificado.\n\nFinalmente, se informa al proceso que la evaluación de la eficacia de acuerdo con lo establecido en el lineamiento procedimental de acciones correctivas y de mejora, se puede realizar mínimo tres (3) meses después de cumplida la actividad, por lo tanto, se recomienda al proceso en el próximo monitoreo a realizar, registrar un reporte a la fecha del estado, comportamiento y/o novedades presentadas en el marco de la actividad establecida en el plan de mejoramiento para este ítem, a fin de que la SCI pueda declarar la eficacia.\n\nPor lo anterior, se da por cumplida la actividad planificada.\n","Cerrada","SI","Se establece eficacia de la acción, toda vez que, se continuo con la implementación de actividades de inducción y reinducción del SG - SST, a los servidores de la Entidad a través de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional tal y como consta en las evidencias aportadas con una representación del 37,2% de los servidores de la Entidad. "]
[12,"Auditorías Internas y externas","El proceso Gestión del Talento Humano en el marco del SG-SST realizó durante el alcance de la presente auditoría un total de cinco (5) comisiones, de las cuales el 100% fueron legalizadas de manera extemporánea, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales establecidos en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”. \n(El periodo objeto de evaluación de la auditoria correspondió a la gestión realizada durante la vigencia 2019 y el I semestre de la vigencia 2020).","Falta de seguimiento al trámite de revisión y aprobación del informe de comisión para ser radicado y legalizado oportunamente.","AC","Realizar seguimiento a la legalización oportuna de comisiones de la Subdirección de Talento Humano.","Implementar matriz de seguimiento de legalización de comisiones realizadas por la Subdirección de Talento Humano, con el fin de llevar un control y radicar en los tiempos establecidos por la Entidad.","2021-01-15","2021-06-30"]
[]
["FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO"]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,null,"Francy Elena Palomino Millán"]
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[]
[null,null,"ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN "]
[null,null,"FECHA \n(Registrar la última fecha de actualización )","RESPONSABLE","ACTUALIZACIÓN\n(Registrar los cambios realizados al plan de mejoramiento )"]
[null,null,"2020-04-29","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-07-27","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-10-22","Subdirección de Control Interno","En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria vigencia 2020, se establece la evaluación del Plan de Mejoramiento."]
[null,null,"2020-11-25","Subdirección de Control Interno","Se realiza ampliación de fecha de terminación del item No. 3 conforme a solicitud por parte del proceso.  Asi mismo, se ocultan los item 4,5,6 y 11 porque haberse declaradado la eficacia de la acción."]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":27,"n_cols":9,"rows_kept":27,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[17,0,17,9],[0,0,0,9],[1,0,1,9],[2,0,2,9],[3,0,4,9],[5,0,9,9],[10,0,11,9],[12,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[26,0,26,9],[27,0,28,9],[18,0,18,1],[18,2,18,3],[18,4,18,5],[18,6,18,7],[18,8,18,9],[19,0,25,1],[19,2,25,3],[19,4,25,5],[19,6,25,7],[19,8,25,9]]}
["PROCESO: Gestión de Talento Humano"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD: El proceso Gestión del Talento Humano en el marco del SG-SST realizó durante el alcance de la presente auditoría un total de cinco (5) comisiones, de las cuales el 100% fueron legalizadas de manera extemporánea, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento JEP-PT-09-07 “Comisiones y autorizaciones de desplazamiento” versión 2.0 del 16 de junio de 2020, específicamente en los lineamientos generales establecidos en el literal V que indica: “El plazo para legalizar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento es de tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de esta; en caso de incumplimiento no se autorizará una nueva comisión o autorización de desplazamiento”"]
["FECHA: 12/01/2020"]
["PREPARACIÓN "]
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[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
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["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
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["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" PORQUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"PORQUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 PORQUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
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["1 PORQUÉ",null,"2 PORQUÉ",null,"3 PORQUÉ",null,"4 PORQUÉ",null,"5 PORQUÉ"]
["El tiempo establecido para la elaboración del informe de legalización de las comisiones resulta insuficiente.",null,"Se exceden los tiempos establecidos, debido a que previa a la radicación del informe de comisión para su legalización, debe surtir un proceso de revisión y aprobación ante la Dirección Administrativa y Secretaria Ejecutiva.  ",null,"Falta de seguimiento al trámite de revisión y aprobación del informe de comisión para ser radicado y legalizado oportunamente."]
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["Escriba la causa raíz: Se exceden los tiempos establecidos, debido a que previa a la radicación del informe de comisión para su legalización, debe surtir un proceso de revisión y aprobación ante la Dirección Administrativa y Secretaria Ejecutiva."]