{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["lista desplegables ","Plan de mejoramiento","Analisis de causa "],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":2,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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[]
[]
["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":14,"n_cols":193,"rows_kept":14,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[3,104,3,117],[4,112,4,117],[3,89,3,102],[4,97,4,102],[3,74,3,87],[4,82,4,87],[4,74,4,77],[4,78,4,81],[4,89,4,92],[4,93,4,96],[4,104,4,107],[4,108,4,111],[2,0,2,2],[4,10,5,10],[4,14,4,17],[4,18,4,21],[4,5,5,5],[0,11,0,12],[0,0,1,2],[3,59,3,72],[4,67,4,72],[3,14,3,27],[3,0,3,12],[4,2,5,2],[4,22,4,27],[2,8,2,12],[4,9,5,9],[0,3,1,10],[2,3,2,6],[4,29,4,32],[4,33,4,36],[4,44,4,47],[4,48,4,51],[4,59,4,62],[4,63,4,66],[12,185,12,187],[13,185,13,187],[3,179,3,192],[4,187,4,192],[11,185,11,187],[12,155,12,157],[13,155,13,157],[3,164,3,177],[4,172,4,177],[11,170,11,172],[12,170,12,172],[13,170,13,172],[3,149,3,162],[4,157,4,162],[11,155,11,157],[4,149,4,152],[4,153,4,156],[4,164,4,167],[4,168,4,171],[4,179,4,182],[4,183,4,186],[12,125,12,127],[13,125,13,127],[3,134,3,147],[4,142,4,147],[11,140,11,142],[12,140,12,142],[13,140,13,142],[3,119,3,132],[4,127,4,132],[11,125,11,127],[4,138,4,141],[4,119,4,122],[4,123,4,126],[4,134,4,137],[11,95,11,97],[12,95,12,97],[13,95,13,97],[11,110,11,112],[12,110,12,112],[13,110,13,112],[11,65,11,67],[12,65,12,67],[13,65,13,67],[11,80,11,82],[12,80,12,82],[13,80,13,82],[12,35,12,37],[13,35,13,37],[11,50,11,52],[12,50,12,52],[13,50,13,52],[3,29,3,42],[4,37,4,42],[11,35,11,37],[4,52,4,57],[3,44,3,57],[13,20,13,22],[11,20,11,22],[12,20,12,22],[11,0,11,1],[4,6,5,6],[4,0,5,0],[4,1,5,1],[4,7,5,7],[4,8,5,8],[4,3,5,3],[4,4,5,4],[13,2,13,3],[13,4,13,8],[12,1,12,8],[8,0,9,0],[8,1,9,1],[8,2,9,2],[8,3,9,3],[8,4,9,4],[8,5,9,5],[8,6,9,6],[8,7,9,7],[6,7,7,7],[6,6,7,6],[6,2,7,2],[6,1,7,1],[6,0,7,0],[14,2,14,3],[15,2,15,3],[16,2,16,3],[14,4,14,8],[15,4,15,8],[16,4,16,8],[6,5,7,5],[6,4,7,4],[6,3,7,3]]}
[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"Proceso: Gestión Jurídica",null,null,null,"RESPONSABLE:","Director de Asuntos Jurídicos"]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la acción","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2023-10-30","No se está llevando a cabo la Actividad (No. #)  en las condiciones dispuestas en el “Procedimiento de Respuesta a Tutelas JEP-PT-11-03”:  No. 1, debido a que las notificaciones de vinculación a los trámites de tutela se están realizando a la Dirección de Asuntos Jurídicos a través de correo electrónico y no al jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica a través del Sistema de Gestión Documental; lo que puede ocasionar reprocesos al recibir la notificación del auto mediante el cual se vincula a la Secretaría Ejecutiva o a la JEP.\nNo. 2 , debido a que el reparto de tutelas para análisis y respuesta se están realizando a través de correo electrónico al profesional del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica y no a través del Sistema de Gestión Documental por parte del jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica; lo que puede ocasionar reprocesos al recibir la notificación del auto mediante el cual se vincula a la Secretaría Ejecutiva o a la JEP; lo que puede ocasionar reprocesos al momento de realizar el reparto de tutelas.\nNo. 7, toda vez que la respuesta a las tutelas se está realizando por parte del Director de Asuntos Jurídicos y no por parte de la Secretaria Ejecutiva; situación que puede generar reproceso al momento de firmar la respuesta a la tutela por parte del Secretario Ejecutivo.\nNo. 8, debido a que el envío de la respuesta de tutela la autoridad que avocó conocimiento se está realizando a través de correo electrónico y no a través del Sistema de Gestión Documental, lo que genera posible reproceso al momento de enviar la respuesta a la autoridad judicial.\nNo. 9, toda vez que la recepción de la notificación de la sentencia que resuelve la demanda de tutela se está realizando a la Dirección de Asuntos Jurídicos a través de correo electrónico, así como también a través del Sistema de Gestión Documental al Profesional del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica y no al jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica a través del Sistema de Gestión Documental; situación que puede conllevar a dificultades en la recepción de la notificación de la sentencia.\nNo. 10, toda vez que, el reparto de la sentencia de tutela al profesional a cargo, se está realizando a la Dirección de Asuntos Jurídicos a través de correo electrónico, así como también a través del Sistema de Gestión Documental al Profesional del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica y no por parte de jefe del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica al profesional través del Sistema de Gestión Documental.\nNo. 13 a la 17, ya que para los fallos de tutela de primera instancia de la vigencia 2023 no se elaboró el informe de cumplimiento del fallo de la tutela; situación que puede conllevar a reprocesos en la elaboración del proyecto de informe de cumplimiento del fallo de tutela y al envío del informe, en respuesta a la autoridad judicial.","\nNo actualización del procedimiento de respuesta a tutelas conforme a la realidad actual","1.1","AM","Actualizar el Procedimiento JEP-PT-11-03 Respuesta a tutelas conforme a las actividades que se realizan  en la actualidad por parte de la Dirección de Asuntos Jurídicos","\nRevisar el procedimiento JEP-PT-11-03 con el fin de ajustarlo conforme a las actividades que en la actualidad se realizan para aprobación del Director de Asuntos Jurídicos","Propuesta de actualización del procedimiento JEP-PT-11-03 aprobada","Jefe Departamento de Conceptos y Representación Jurídica","2023-11-20","2024-04-05"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"Gestionar la actualización del procedimiento de tutelas y su publicación ante  la Subdirección de Fortalecimiento ","Procedimiento JEP-PT-11-03 actualizado y publicado en el Sistema de Gestión de Calidad","Jefe Departamento de Conceptos y Representación Jurídica","2024-03-15","2024-04-15"]
[2,"Auditorías internas y externas. ","2023-10-30","Se evidenció en la “Guía de expedición de actos administrativos”, ausencia de revisión y aprobación por parte de la Dirección de Asuntos Jurídicos o del Departamento de Conceptos y Representación Jurídica, de los actos administrativos referenciados en el apartado de este documento; situación que debe subsanarse, toda vez que, va en contravía de lo dispuesto en la guía en mención particularmente en lo dispuesto en el numeral 5.3 “Redacción y firma”, en donde se especifica que “(…) Se deberá surtir la cadena de revisión y aprobación, por el área que corresponda y de la Dirección de Asuntos Jurídicos, desde donde se remitirá a firma del Secretario Ejecutivo, cuando se trate de actos para firma del/la Secretario/a Ejecutivo/a. La remisión del proyecto de acto administrativo a la Dirección de Asuntos Jurídicos deberá ir acompañada de los soportes y de los estudios de impacto, especialmente del Estudio de Impacto Normativo","No se cuenta con la evidencia de la cadena de revisión y aprobación de los actos administrativos suscritos por el/la Secretario/a Ejecutivo/a.\n","2.1","AM","Registrar la trazabilidad de los participantes en la construcción de los actos administrativos suscritos por el (la) Secretario/a Ejecutivo/a","2.1.1. Implementar plantilla de registro de firmas que permita visualizar la cadena de revisión y aprobación de los actos administrativos  que requieren  la firma del(a)  Secretario(a) Ejecutivo","Plantilla de firmas en la cual conste la cadena de revisión","Departamento de Conceptos y Representación Jurídica","2023-11-20","2024-01-30"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"2.1.2. Implementar un repositorio de actos administrativos que se revisen y aprueben por la Dirección de Asuntos Jurídicos y/o el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica","Repositorio digital de los actos administrativos que se revisen y aprueben por la Dirección de Asuntos Jurídicos y/o el Departamento de Conceptos y Representación Jurídica","Departamento de Conceptos y Representación Jurídica","2023-11-20","2024-01-30"]
[]
[]
[null,"Control de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":28,"n_cols":9,"rows_kept":28,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[0,0,0,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9],[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
["No se está cumpliento las actividades del procedimiento",null,"No se actualizó el procedimiento"]
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[]
[]
["Escriba la causa raíz"]