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["Fuentes"]
["Auditorías internas y externas. "]
["Medición al desempeño del proceso (indicadores) "]
["Administración de riesgos. "]
["Evaluación de los planes institucionales. "]
["Actividades de autocontrol. "]

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":1,"n_rows":25,"n_cols":193,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[16,7,17,7],[20,3,21,3],[20,4,21,4],[25,2,25,3],[26,2,26,3],[27,2,27,3],[25,4,25,8],[26,4,26,8],[27,4,27,8],[16,6,17,6],[24,20,24,22],[22,20,22,22],[23,20,23,22],[22,0,22,1],[7,6,8,6],[7,0,8,0],[7,1,8,1],[7,7,8,7],[7,8,8,8],[7,3,8,3],[7,4,8,4],[24,2,24,3],[24,4,24,8],[23,1,23,8],[11,0,12,0],[11,1,12,1],[11,2,12,2],[11,3,12,3],[11,4,12,4],[14,0,15,0],[14,1,15,1],[14,2,15,2],[14,3,15,3],[14,4,15,4],[20,1,21,1],[20,0,21,0],[20,2,21,2],[23,35,23,37],[24,35,24,37],[22,50,22,52],[23,50,23,52],[24,50,24,52],[6,29,6,42],[7,37,7,42],[22,35,22,37],[7,52,7,57],[6,44,6,57],[18,0,19,0],[18,1,19,1],[18,2,19,2],[18,3,19,3],[18,4,19,4],[16,0,17,0],[16,1,17,1],[16,2,17,2],[16,3,17,3],[16,4,17,4],[16,5,17,5],[22,95,22,97],[23,95,23,97],[24,95,24,97],[22,110,22,112],[23,110,23,112],[24,110,24,112],[22,65,22,67],[23,65,23,67],[24,65,24,67],[22,80,22,82],[23,80,23,82],[24,80,24,82],[23,125,23,127],[24,125,24,127],[6,134,6,147],[7,142,7,147],[22,140,22,142],[23,140,23,142],[24,140,24,142],[6,119,6,132],[7,127,7,132],[22,125,22,127],[7,138,7,141],[7,119,7,122],[7,123,7,126],[7,134,7,137],[23,185,23,187],[24,185,24,187],[6,179,6,192],[7,187,7,192],[22,185,22,187],[23,155,23,157],[24,155,24,157],[6,164,6,177],[7,172,7,177],[22,170,22,172],[23,170,23,172],[24,170,24,172],[6,149,6,162],[7,157,7,162],[22,155,22,157],[7,149,7,152],[7,153,7,156],[7,164,7,167],[7,168,7,171],[7,179,7,182],[7,183,7,186],[5,0,5,2],[7,10,8,10],[7,14,7,17],[7,18,7,21],[7,5,8,5],[3,11,3,12],[3,0,4,2],[6,59,6,72],[7,67,7,72],[6,14,6,27],[6,0,6,12],[7,2,8,2],[7,22,7,27],[5,8,5,12],[7,9,8,9],[3,3,4,10],[5,3,5,6],[7,29,7,32],[7,33,7,36],[7,44,7,47],[7,48,7,51],[7,59,7,62],[7,63,7,66],[6,104,6,117],[7,112,7,117],[6,89,6,102],[7,97,7,102],[6,74,6,87],[7,82,7,87],[7,74,7,77],[7,78,7,81],[7,89,7,92],[7,93,7,96],[7,104,7,107],[7,108,7,111]]}
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[null,null,null,"FORMATO\nPlan de Mejoramiento (PM)",null,null,null,null,null,null,null,"JEP-FR-02-12"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión: 3.0","2022-02-01"]
["PROCESO - PROYECTO - ACTIVIDAD:",null,null,"Administración de bienes y servicios",null,null,null,"RESPONSABLE:","Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura"]
["Formulación por parte de los responsables",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"PRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"TERCER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CUARTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"QUINTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEXTO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"SEPTIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"OCTAVO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"NOVENO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMOPRIMER MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DECIMO SEGUNDO MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN"]
["Ítem","Fuente","Fecha de fuente DD/MM/AAAA","Descripción de la debilidad u oportunidad de mejora","Causa raíz","Código de la acción","Tipo de Acción","Acción a implementar","Actividades","Entregable","Responsable","Fecha de inicio de la actividad","Fecha de finalización de la actividad",null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO",null,null,null,null,null,null,"MONITOREO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL PROCESO",null,null,null,"SEGUIMIENTO DEL ESTADO POR PARTE DE LA    \nSUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO",null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"DD/MM/AAAA","DD/MM/AAAA",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia",null,"Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","Responsable","Fecha","Resultado","Estado","¿La acción fue eficaz?","Justificación de la eficacia"]
[1,"Auditorías internas y externas. ","2023-10-31","1. Protocolo JEP-PC-09-03 “Gestión de seguridad y protección en los desplazamientos”, versión 0.0 del 01-09-2021.\nDe un universo de 4.367 comisiones tramitadas durante el periodo objeto de evaluación, se seleccionó una muestra de 70 comisiones, de las cuales en 45 comisiones que representan el 64% de la muestra, se presentó inobservancia de los soportes que dan cumplimiento a las pautas y recomendaciones de seguridad antes de iniciar los desplazamientos, numerales 3, 4 y 5 relacionados con la documentación soporte afín a los tramites que debe realizar la OASP ante los organismos de seguridad del Estado ubicados a donde los servidores y/o contratistas van a realizar sus labores en representación de la Entidad a nivel nacional (comisiones y/o desplazamientos), así: \n“La OASP realiza la coordinación logística con los organismos de seguridad del Estado o entidades gubernamentales, solicitando información de las personas que cumplen con el servicio de protección, las características de los vehículos a utilizar en el desplazamiento y el contacto de seguridad de la zona del desplazamiento que realizará el servidor(a) beneficiario(a) de medidas de protección, de conformidad con la normativa vigente”.5,71%\n“La OASP informa a los organismos de seguridad del Estado, los desplazamientos de los servidores y contratistas que no son beneficiarios de las medidas de protección, para que se realicen las acciones preventivas de su competencia”.44,29%\n“La OASP informa el contacto de emergencia de la zona del desplazamiento, a los servidores y contratistas a través del teléfono celular (mensaje de texto o aplicaciones de mensajería) o correo electrónico”.64,29%\nTeniendo en cuenta que la OASP informó que estas actividades se coordinaron por medio telefónico ante los organismos de seguridad del Estado donde los servidores y/o contratistas van a realizar las labores sin dejar soporte alguno de su ejecución, se recomienda la toma de acciones que permitan tramitar las medidas de seguridad protectiva en las comisiones y/o desplazamientos, de conformidad con lo establecido por la Entidad en los lineamientos, evitando así, situaciones que puedan poner en riesgo la integridad de estos.","Ausencia de mecanismos de registros de las gestiones realizadas con los Organismos de seguridad del Estado.","1.1","AM","Implementar mecanismos de control y registro de las gestiones realizadas con Organismos de Seguridad del Estado.","1.1.1 Elaborar e implementar  matriz de  registro de las gestiones  adelantadas por la OASP con los Organismos de seguridad del Estado.","Matriz de registro.","Asesor III -OASP","2023-12-01","2024-03-31"]
[2,"Auditorías internas y externas. ","2023-10-31","2. Convenios y/o contratos suscritos con la JEP.\n2.1 Convenio JEP-804-2022 Unidad Nacional de Protección (UNP). (En ejecución). \na. Verificación administrativa y financiera:\nDebilidad respecto al seguimiento financiero y contable realizado por el supervisor a los informes presentados por la UNP y a los informes de ejecución financiera, así como lo establecido en la obligación No. 4 del convenio, que dispone, el informe financiero debe detallar los costos incurridos de los esquemas de protección efectivamente prestados del mes vencido y los soportes correspondientes de cada rubro indicando esquema asignado, identificación del vehículo, valor, detalle del combustible generado para cada esquema, peajes, servicios adicionales y viáticos de escoltas, toda vez que, tanto en los informes de ejecución operativa y financiera UNP, los informes de supervisión de contratos / convenios, como en las facturas electrónicas presentadas por la UNP correspondientes al periodo comprendido entre el mes de noviembre de 2022 a junio de 2023, se evidenció que los días de servicio no coincidían con los días de ejecución pactados en el convenio respecto a los vehículos de los esquemas y los hombres de protección, al igual que los servicios adicionales donde no se detallaron los costos de combustible, peajes, viáticos y tiquetes.\nSe muestra que la descripción de los servicios prestados no coinciden con la cantidad y valores de los servicios descritos en la tabla de costos incorporados en la minuta del convenio y en el informe de ejecución operacional y financiera mensual aportado por la UNP, al igual que las facturas electrónicas e informes de supervisión de la JEP, lo cual no permitió documentar los hechos económicos y no ofreció información relevante al cooperante, a la comunidad o partes interesadas del servicio recibido, imposibilitando que las autoridades respectivas realicen  el correcto control.\nAdicionalmente, aportaron un documento denominado “INFORME AREA RESPONSABLE EJECUCIÓN DEL CONVENIO SUSCRITO POR LA UNP. -SUPERVISIÓN OPERATIVA”, en el cual relacionaron la descripción de los servicios prestados durante el período de noviembre del 2022, detallando la cantidad de hombres que prestaron servicio de protección, nombre de esquema, número de escoltas, nombre del escolta, número de documento, fecha de inicio, fecha de corte, y días de nómina, sin embargo, estos no estaban valorizados y ajustados al valor de la factura generada; igualmente, dicho documento incluía una relación de 58 vehículos que operaron con cargo al convenio, cantidad que difiere respecto de los 59 vehículos certificados en el periodo por el supervisor del convenio.\nEn ese sentido, se presentaron debilidades frente a lo establecido en la minuta del convenio, específicamente en la cláusula cuarta “Soportes correspondientes de cada rubro (indicando esquema asignado, identificación del vehículo, valor, detalle del combustible generado para cada esquema, peajes, servicios adicionales y viáticos de los escoltas)” y el PARÁGRAFO 1 “Los documentos descritos anteriormente son requisito para la autorización del desembolso y hacen parte del expediente contractual”, toda vez que, en la facturación presentada y cargada en SECOP II, no se observó la discriminación de los criterios anteriormente relacionados. Con esta situación, se evidenció inobservancia del manual de supervisión, específicamente del numeral 2.7.4 respecto al seguimiento financiero y contable, el cual establece de manera taxativa: “Esta dirigido a controlar el buen manejo e inversión de los recursos del contrato, a revisar y aprobar las cuentas del contratista (según se establezca en el contrato), y autorizar los pagos” y “Verificar la forma de pago y sus condiciones”. \nAsimismo, cabe aclarar que la debilidad aquí descrita está orientada a las situaciones evidenciadas relacionadas con las funciones de la supervisión, mas no a las obligaciones contractuales de la UNP asociadas a la generación de la factura ni se hace referencia a posibles inconsistencias en los pagos realizados.\nEs importante mencionar que, la situación anteriormente descrita, también se presentó durante la ejecución del Convenio Interadministrativo JEP-686-2022 suscrito con la UNP, el cual finalizó el 26 de noviembre del 2022.  ","La factura de la UNP no discrimina los valores de manera clara.\n","2.1","AM","Asegurar que  en el informe de supervisión se incluya  el detalle  de los servicios efectivamente prestados.  ","2.1.1 Incluir en los informes de supervisión  el detalle de los rubros,  las cantidades y los costos de los servicios efectivamente prestados, y que den claridad a lo relacionado en la factura.\n","Informe de supervisión con el detalle de las rubros, cantidades y los costos de los servicios efectivamente prestados.","\nAsesor III -OASP","2023-11-14","2024-03-31"]
[3,"Auditorías internas y externas. ","2023-10-31","2. Convenios y/o contratos suscritos con la JEP.\n2.1 Convenio JEP-804-2022 Unidad Nacional de Protección (UNP). (En ejecución). \nb. Verificación Jurídica:  \nAl respecto se identificaron debilidades en la aplicación de los manuales de supervisión JEP-MA-08-02 y contratación JEP-MA-08-01 de la JEP, y en el cumplimiento de las obligaciones específicas pactadas en la minuta del convenio, así: \n• Incumplimiento de lo establecido en la cláusula séptima, numeral 1 de las obligaciones de la UNP contenidas en la minuta del convenio, que establece: “Presentar al inicio del convenio el procedimiento por escrito en cuanto a: el uso, la conservación, reparación, de los vehículos y demás medidas asignadas a los esquemas de protección en virtud del convenio suscrito y otros procedimientos. Para posteriormente validarlos y aprobarlos por parte de LA JEP”, toda vez que, dichos lineamientos fueron entregados por el cooperante hasta el 17 de enero de 2023, de acuerdo con lo informado por la OASP, es decir, tres meses después de iniciar el convenio","\nCláusula con actividad de validación no necesaria","3.1","AC","Realizar la validación y aprobación  del procedimiento de uso, la conservación, reparación, de los vehículos y demás medidas asignadas a los esquemas de protección","3.1.1 Validar y aprobar  mediante acta con la UNP. el procedimiento de uso, la conservación, reparación, de los vehículos y demás medidas asignadas a los esquemas de protección .","Acta de  la validación y aprobación.","Asesor III -OASP","2023-11-14","2023-12-31"]
[null,null,null,null,null,"3.2","AM","Ajustar la obligación de la cláusula del nuevo convenio","3.2.1 Ajustar la obligación de la UNP cláusula séptima, numeral 1 del  convenios subsiguientes, de tal manera que no requiera validación y  aprobación por parte de la JEP.","Minuta del nuevo convenio ajustada frente a dicha obligación","Asesor III -OASP","2023-12-01","2024-03-31"]
[4,"Auditorías internas y externas. ","2023-10-31","2. Convenios y/o contratos suscritos con la JEP.\n2.1 Convenio JEP-804-2022 Unidad Nacional de Protección (UNP). (En ejecución). \nb. Verificación Jurídica:  \n• Incumplimiento de lo establecido en la cláusula séptima, numeral 10 de las obligaciones de la UNP contenidas en la minuta del convenio, la cual establece: \"Designar un enlace operativo para que actúe en permanente coordinación con el supervisor del convenio y que a su vez interactúe con los diferentes funcionarios de la UNP, responsables de atender eficiente y adecuadamente las gestiones a nivel operativo, financiero, jurídico, solicitud de apoyos, viáticos y adicionales que se requieran para el buen funcionamiento los esquemas de seguridad vigentes para las personas objeto de protección\", lo anterior, toda vez que, de acuerdo con lo observado en los informes de supervisión, se pudo evidenciar que durante los meses de noviembre y diciembre del 2022, no se contó con un enlace operativo de carácter permanente tal y como reza taxativamente el numeral precitado. ","No exigencia al cumplimiento de la presentación del enlace por parte de la JEP. ","4.1","AM","Exigir el cumplimiento de la obligación del convenio relacionada con la presentación del enlace operativo de la UNP para el nuevo convenio.","4.1.1 Exigir a la UNP  la presentación del enlace  operativo conforme a lo descrito en la obligación del convenio.","Oficio de presentación  del enlace operativo  o designado temporal , asignado a la JEP.\n","Asesor III -OASP","2023-12-01","2024-03-31"]
[5,"Auditorías internas y externas. ","2023-10-31","2. Convenios y/o contratos suscritos con la JEP.\n2.1 Convenio JEP-804-2022 Unidad Nacional de Protección (UNP). (En ejecución). \nb. Verificación Jurídica:  \n• Se evidenció el incumplimiento de la obligación 11 establecida para la UNP prevista en la cláusula séptima de la minuta del convenio que reza: \"Definir mediante documento informativo, dentro los primeros días de inicio del convenio: los lineamientos de Vehículos, en el ítem de mantenimientos de Vehículos Preventivos y correctivos, el dato del kilometraje exacto, al que deben ser llevados los vehículos para su respectiva revisión”, lo anterior, teniendo en cuenta que no se encontró el documento mencionado. \n  \n","No exigencia al cumplimiento  de la presentación de los lineamientos de vehículos ","5.1","AC","Obtener documento informativo a la UNP .","5.1.1 Realizar la solicitud de la presentación del documento informativo","Documento informativo presentado por la UNP","Asesor III -OASP","2023-11-14","2023-12-29"]
[null,null,null,null,null,"5.2","AM","Ajustar la minuta del convenio con la UNP","5.2.1 Ajustar la minuta del nuevo convenio  de  tal manera que la información solicitada sea incorporada en el acta de entrega de vehículos.\n","Minuta del nuevo convenio con la obligación ajustada\n","Asesor III -OASP","2023-12-01","2024-03-31"]
[6,"Auditorías internas y externas. ","2023-10-31","2.2. Contrato JEP-444-2023 Seguridad San Carlos Ltda. (En ejecución)\na. Verificación administrativa y financiera:\nDebilidad respecto al seguimiento financiero y contable a los documentos presentados por la compañía Seguridad San Carlos Ltda., toda vez que, es obligación del supervisor del contrato verificar las facturas y demás soportes para realizar el trámite de pago, lo anterior, teniendo en cuenta que, la factura No.1382 de 2023 detalla 32 ítems que equivalen a 32 servicios facturados de acuerdo al anexo técnico 1, sin embargo, el ítem número 11 de la presente factura relaciona un servicio de vigilancia por 27 días, 12 horas diurnas por valor de $13.996.750 que corresponden al concepto de Administración, Imprevistos y Utilidad (AIUU), el cual no es objeto de facturación puesto que es informativo y es utilizado como base para cálculo de impuesto; cabe aclarar que no afectó el computo para el total de la factura.\nPor otro lado, el informe de ejecución operativo aportado por empresa de seguridad San Carlos no detalla los costos asociados a la prestación del servicio, solo describe actividades operativas realizadas, así mismo, el informe de supervisión de contratos / convenios tampoco incluye los costos asociados a la prestación del servicio y enuncia remitirse al anexo técnico No.1 que relaciona las especificaciones técnicas.  ","La factura de la empresa Seguridad San Carlos incluye información no necesaria y el informe operativo no detalla los costos de los servicios","6.1","AM","Exigir  a la empresa de vigilancia que en el informe de ejecución operativo se incluya  las actividades y los costos detallados de cada servicio efectivamente prestado, para la autorización del pago.\n","6.1.1 Solicitar incluir en el informe de ejecución operativo de la empresa de vigilancia las actividades y los costos detallados de los servicios efectivamente prestados.","Informe de ejecución operativo con el detalle de las actividades, cantidades y los costos de los servicios efectivamente prestados.","Asesor III -OASP","2023-11-14","2024-03-31"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,"6.1.2  Incluir en el informe de supervisión de la JEP la validación de los costos detallados.","Informe de supervisión con el detalle de las actividades, cantidades y los costos de los servicios efectivamente prestados.","Asesor III -OASP","2023-11-14","2024-03-31"]
[7,"Auditorías internas y externas. ","2023-10-31","2.2. Contrato JEP-444-2023 Seguridad San Carlos Ltda. (En ejecución)\nb. Verificación Jurídica:  \nAl respecto se identificaron debilidades en la aplicación de los manuales de supervisión JEP-MA-08-02 y contratación JEP-MA-08-01 de la JEP, y en el cumplimiento de las obligaciones específicas pactadas en la minuta del contrato, así: \n• Incumplimiento de la cláusula primera, especificaciones técnicas No.1.1 de la minuta del contrato que determina: “Las condiciones mínimas requeridas se encuentran descritas en el Anexo técnico No. 1.- Especificaciones Técnicas, el cual forma parte integral del presente contrato, así como la oferta presentada y las condiciones técnicas calificables”, teniendo en cuenta que se debía prestar el servicio de vigilancia y seguridad privada en las instalaciones de la JEP, de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico No. 1.\nIncumplimiento de la obligación especifica No.1.1 de la minuta del contrato, debido a que las especificaciones técnicas hacen parte integral de la misma, razón por la cual se generó inobservancia del numeral 2.7.2 del manual de supervisión correspondiente al seguimiento técnico que señala: “Comprenden aquellas labores encaminadas a determinar si las obras, servicios o bienes se ajustan a las cantidades, especificaciones y calidades establecidas en el \"Documento Justificativo de la Contratación\" (y sus anexos), en las \"Reglas de la Invitación\" (y sus anexos), en la propuesta y en el contrato, o si las obras se ejecutan con sujeción a los diseños, proyectos y planos previamente aprobados, o la evaluación de los cambios y modificaciones que sean necesarios”. \nAdemás de lo anterior, dentro de la ejecución de la auditoria y la documentación encontrada en el expediente físico y en el SECOP II, no se pudo evidenciar el recibo de los equipos con cumplimiento de las especificaciones técnicas pactadas, razón por la cual se realizó la verificación en sitio. ","No verificación de las especificaciones técnicas de los equipos de computo y tablets.\n","7.1","AC","Actualizar los equipos de computo y tablets por parte de la Empresa de Vigilancia  de acuerdo a lo descrito en el anexo técnico.\n","7.1.1 Solicitar  a la empresa de Vigilancia,  subsanar la novedad,  presentando los equipos de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas.","Acta de entrega de los equipos de las características técnicas solicitadas \n ","Asesor III -OASP","2023-11-14","2023-12-15"]
[null,null,null,null,null,"7.2","AM","Asegurar la verificación de las especificaciones técnicas de los equipos de cómputo y tablets para nuevos contratos","7.2.1 Validar el cumplimiento de las especificaciones tánicas de los equipos de cómputo y tablets  (Con el acompañamiento de la Dirección de TI)","Acta de entrega de los equipos de cómputo y tablets con las características técnicas solicitadas.","Asesor III -OASP","2023-12-16","2024-03-31"]
[8,"Auditorías internas y externas. ","2023-10-31","2.3 Contrato JEP-426-2022 Vigías de Colombia SRL LTDA (Finalizado). \na. Verificación Jurídica: \n• Del proceso de acta de balance y cierre final, es importante mencionar que una vez revisada la documentación no se evidenció en el expediente físico ni en el SECOP II, el informe final de supervisión, tal y como lo establece el manual de contratación en el literal b del numeral 2.4.8: “El supervisor o interventor del contrato presentará a la Subdirección de Contratación el informe final de supervisión, la solicitud de Balance Final y Cierre del Contrato junto con la información necesaria para soportarla”.  \nEs importante mencionar que, la solicitud de acta de balance y cierre final se presentarán por el supervisor o interventor dentro de los dos meses siguientes a la fecha de terminación del contrato y contendrán además del proyecto de acta, la certificación de pagos expedida por la Subdirección Financiera y los respectivos soportes contractuales. Adicionalmente, el informe final incluirá como mínimo la siguiente información: - Plazo del contrato, - Valor del contrato con sus adiciones y/o modificaciones, - Consolidado de las actividades realizadas y/o bienes entregados por el contratista en virtud de la ejecución del contrato con las circunstancias que pudieron afectar la normal ejecución del contrato, - Relación de pagos realizados señalando el período o factura y el valor, - Balance económico del contrato, -  La indicación si deben dejarse salvedades a incluirse en el acta de balance final y cierre de la contratación, si aplica, de cara a eventuales reclamaciones, y la calificación al contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones del contrato, referente a su calidad, seriedad y cumplimiento. ","No se realizó el informe final de supervisión.","8.1","AC"," Cargar el informe final de supervisión en el SECOPII y anexarlo en el expediente físico.","8.1.1 Elaborar, cargar en SECOP II y archivar en expediente físico el informe final  de supervisión.","Informe final de supervisión suscrito, cargado en SECOP II y en archivo físico.","Asesor III -OASP","2023-11-02","2023-11-30"]
[null,null,null,null,null,"8.2","AM","Asegurar que los informes  y demás documentos soportes sean realizados y cargados oportunamente en SECOP  y archivados en los expedientes físicos ","8.2.1 Verificar que todos los informes de supervisión y demás documentos soportes sean realizados, cargados, y archivados  oportunamente para futuros contratos.","Informes de supervisión y soportes,  cargados y archivados en los tiempos del contrato en ejecución.","Asesor III -OASP","2023-11-14","2024-03-31"]
[]
[null,"Control de cambios:  actualización de información, acciones o actividades del Plan de Mejoramiento"]
[null,"Fecha\n(aaaa-mm-dd)","Responsable",null,"Observación / Justificación"]

{"sheet":"Analisis de causa ","index":2,"n_rows":28,"n_cols":9,"rows_kept":28,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[15,0,15,9],[16,0,16,9],[17,0,17,9],[4,0,5,9],[6,0,10,9],[11,0,12,9],[13,0,13,9],[14,0,14,9],[0,0,0,9],[27,0,27,9],[28,0,29,9],[19,0,19,1],[19,2,19,3],[19,4,19,5],[19,6,19,7],[19,8,19,9],[20,0,26,1],[20,2,26,3],[20,4,26,5],[20,6,26,7],[20,8,26,9],[18,0,18,9],[2,0,2,9],[3,0,3,9]]}
["Se recomienda la utilización del siguiente formato para realizar el análisis de causas. \nNota: De optar por utilizar una metodología diferente registrarla en esta hoja de cálculo"]
[]
["PROCESO:"]
["DESCRIPCIÓN DEL RIESGO/ DEBILIDAD:"]
["PREPARACIÓN "]
[]
[" 1. Reuna  la mayor cantidad de información  relacionada con la situación a analizar, con el fin de determinar la causa raíz. \n2.  Identifique  los servidores públicos que pueden contribuir con la identificación de las posibles causas."]
[]
[]
[]
[]
["METODOLOGÍA   5 POR QUÉ ?"]
[]
["Es una herramienta que facilita el análisis de causa (causa – efecto) y se desarrolla a  traves de preguntas, con esta técnica se  consigue analizar un problema mediante preguntas consecutivas del ¿por qué?, llegando a la causa raíz del problema."]
["1. Identificar en el primer \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación ( problema)"]
["2. Identificar en el segundo \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del primer porque ?"]
["3. Identificar en el tercer  \" POR QUÉ\"  la razon por la que ocurre la situación del segundo porque ? …y  así sucesivamente hasta el quinto  \"POR QUÉ \""]
[" NOTA: es importante precisar que no es de obligatorio diligenciamiento los \"5 POR QUÉ \", las preguntas se deben hacer hasta considerar que se ha llegado a la causa raíz, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación."]
[]
["1 POR QUÉ",null,"2 POR QUÉ",null,"3 POR QUÉ",null,"4 POR QUÉ",null,"5 POR QUÉ"]
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["Escriba la causa raíz"]